BAB II

PROFIL PERUSAHAAN PTPN III MEDAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara III disingkat PTPN III (Persero), merupakan

salah satu dari 14 Badan Usaha Milik Negara (BUMN) Perkebunan yang bergerak

dalam bidang usaha perkebunan, pengolahan, dan pemasaran hasil perkebunan.

Kegiatan usaha perseroan mencakup usaha budidaya dan pengolahan tanaman

kelapa sawit dan dan karet. Produk utama perseroan adalah minyak sawit (CPO)

dan inti sawit (krenel) dan produk hilir karet.

Sejarah perseroan diawali dengan proses pengambilalihan perusahaan-

perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia pada

tahun 1958 yang dikenal dengan proses Nasionalisasi Perusahaan Perkebunan

Asing menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN). Pada tahun 1968 PPN

direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan

(PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 bentuk badan hukumnya diubah menjadi

PT.Perkebunan (Persero).

Guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan

BUMN, Pemerintah merestrukturisasi BUMN sub sektor, perkebunan dengan

melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi dan

perampingan struktur organisasi. Diawali dengan langkah penggabungan

manajemen pada tahun 1994, 3 (tiga) BUMN Perkebunan yang terdiri dari

PT.Perkebunan III (Persero), PT.Perkebunan IV (Persero), PT.Perkebunan V

Universitas Sumatera Utara

(Persero) distukan pengelolaannya kedalam manajemen PT.Perkebunan Nusantara

III (Persero).

Selanjutnya melalui Peraturan Pemerintah (PP) No.8 Tahun 1996 tanggal

14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberinama

PT.Perkebunan Nusantara III Persero yang bekedudukan di Medan, Sumatera

Utara.

PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) didrikan dengan Akte Notaris

Harun Kamil, SH, No.36 tanggal 11 Maret 1996 dan telah disahkan Menteri

Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2-

8331.HT.01.01.th.96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara

Republik Indonesia No.81 tahun 1996 Tambahan Berita Negara No. 8674 Tahun

1996.

1. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

Adapun yang menjdi visi perusahaan adalah menjadi perusahaan agri-

bisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata-kelola

bisnis terbaik pada tahun 2008.

b. Misi

Adapun yang menjadi misi perusahaan PTPN III Medan adalah.

1) Mengembangkan Industri Hilir berbasis Perkebunan secara

berkesinambungan.

2) Menghasilkan produk yang berkualitas untuk pelanggan.

Universitas Sumatera Utara

3) Memperlakukan karyawan sebagai aset strategik dan mengembangkannya

secara optimal.

4) Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan ‘imbal balik’

terbaik bagi para investor.

5) Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

6) Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan

komunitas.

7) Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.

2. Paradigma Baru

Sadar bahwa bertanggung jawab pembangunan masa depan PTPN III ada

pada seluruh karyawan, untuk itu kami bertekad mewujudkan paradigma

bisnis baru PTPN III.

a. Perubahan, perbaikan dan peningkatan metoda dan kinerja adalah satu

keharusan.

b. Kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama untuk memenangkan

persaingan.

c. Setiap kegiatan bisnis baru menghasilkan nilai tambahbagi perusahaan.

d. Pengambangan hubungan industrial yang egaliter berdasarkan

keterbukaan, kesetaraan dan kebhinekaan.

e. Pengembangan SDM yang terintegrasiuntuk membangun kapital insani

(Human) dan intelektual yang dibutuhkan perusahaan.

Universitas Sumatera Utara

f. Kepemimpinan yang efektif membangun pengaruh melalui kemampuan

mengajar dan membagi ilmu, membagi hubungan baik, dan menjadi

panutan.

g. Penghargaan diberikan kepada karyawan berdasarkan kompetensi dan

kinerjanya.

h. Efektivitas operasional harus didukung oleh struktur organisasi yang

sederhana dan dinamis.

i. Pemanfaatan teknologi sebagai perangkat untuk peningkatkan

produktivitas kerrja dan keunggulan kompetitif.

j. Keputusan bisnis diambil berdasarkan fakta dan data akurat.

k. Setiap tugas dan operasional perusahaan dilaksanakan dengan cepat

tanggap, cepat tindak lanjut, tuntas, berkualitas dan penuh tanggung

jawab.

l. Seluruh aktifitas perusahaan harus berorientasi pada peningkatan mutu.

B. Uraian Tugas

1. Direktur Utama

Fungsi utama dari direktur utama adalah mengarahkan, memberdayakan,

seluruh sumber daya perusahaan secara optimal untuk mewujudkan visi dan

misi perusahaan.

a. Adapun sasaran dari direktur utama adalah.

1) Terciptanya perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis dengan skor

Baldrige minimum 750.

Universitas Sumatera Utara

2) Tercapainya Net Profit margin (NPM) 15% dan Return On Assets (ROA)

20%.

b. Adapun tugas dari direktur utama adalah.

1) Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agribisnis.

2) Melaksanakan prinsip tata kelola perusahaan yang baik (GCG) disemua

jajaran.

3) Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Business Success

Model yang tercermin dalam indikator kerja utama (IKU).

4) Mewujudkan portofolio bisnis perusahaan yang memberikan keuntungan

dan nilai tambah.

5) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000 dan

SMK3.

6) Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan secara maksimal.

2. Direktur Produksi

Adapun fungsi utama direktur utama adalah mengelola dan memberdayakan

sumber daya produksi, sarana dan prasarana sehingga tercapainya kinerja

bidang produksi secara optimal.

a. Sasaran dari direktur utama adalah .

1) Tercapainya komposisi umur tanaman, kelapa sawit (TBM 12%,dan TM

84%), Karet (TBM 16% dan TM 80%), peremajaan tanaman kelapa

10

Universitas Sumatera Utara

 sawit/karet 4% setiap tahun dan komposisi komoditi tanaman kelapa sawit

70% serta tanaman karet 30%.

2) Produktivitas tanaman kelapa sawit sebesar 25 ton TBS/Ha/Thn dan

produktivitas tanaman karet sebesar 1600 Kg KK/Ha/Thn.

3) Tersedianya kapasitas olahan PKS min.90% untuk 30 Ton TBS/Jam dan

83% untuk 60 Ton /Jam dengan tingkat efisiensi sebesar 91-93% dan

kapasitas pabrik karet sesuai dengan permintaan dan tidak melampauai

kapasitas tersedia.

4) Tercapainya rendemen CPO sebesar 24% dan inti sawit sebesar 5%.

5) Tercapainya kualitas hasil olah produksi sesuai standard.

6) Tercapainya harga pokok produksi (harga pokok kebun) 65% terhadap

harga jual.

7) Terwujudnya proses produksi sesuai dengan standard ISO 9000, ISO

14000 dan SMK3.

b. Tugas dari direktur utama adalah:

1) Menetapkan dan mewujudkan sasaran strategic dibidang produksi.

2) Menetapkan upaya strategik dibidang produksi

3) Menetapkan sistem kerja (work system) bidang produksi untuk

mewujudkan operational excellence.

4) Menterjemahkan kebutuhan pasar menjadi pelaksanaan operasional

bidang produksi.

5) Melaksanakan program sertifikasi ISO 9000 dan ISO 14000 dan

SMK3.

11

Universitas Sumatera Utara

 6) Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien.

7) Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan secara maksimal.

3. Direktur Keuangan

Adapun fungsi utama dari direktur keuangan adalah mengelola dan

memberdayakan sumber daya keuangan secara tepat guna, sehingga

tercapainya cash flow, dan biaya operasional perusahaan yang efektif dan

efisien.

a. Sasaran dari direktur keuangan adalah.

1) Terciptanya cost effectiveness pada tingkat harga pokok (FOB) ≤ 80% dari

nilai penjualan, dan tercapainya Assets Turn Over (ATO) sebesar 1,1kali.

2) Terpeliharanya solvabilitas pada tingkat DER ≤ 40:60.

3) Terpeliharanya likuaditas pada tingkat ≥ 150%.

b. Tugas dari direktur keuangan adalah .

1) Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan profitabilitas perusahaan.

2) Melaksanakan Assets Assesment secara berkesinambungan untuk

memberdayakan aset potensial.

3) Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi (harga pokok FOB) melalui

pemanfaatan Activity Based Costing (ABC).

4) Memelihara Cash Reserve Requirment minimum 2(dua) bulan kebutuhan

dana operasional.

12

Universitas Sumatera Utara

5) Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam penyusunan

KAP/RKOP dan RJP.

6) Mencari sumber dana bagi pertumbuhan perusahaan.

7) Membuat laporan manajemen interim dan laporan keuangan

konsolidasian.

8) Menjalin hubungan yang harmoni dengan stakeholders.

9) Membangun sarana dan prasarana informasi menejemen keuangan melalui

teknologi informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan secara maksimal.

10) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000 dan ISO 14000

dan SMK3.

11) Menetapkan system sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan secara maksimal.

4. Direktur Pemasaran

Adapun fungsi utama direktur pemasaran adalah mengelola dan

memberdayakan sumber daya pemasaran dan pengadaan secara optimal,

sehingga tercapainya kepuasan pelanggan dan pemasok.

a. Sasaran direktur pemasaran adalah.

1) Tercapainya peningkatan nilai penjualan sebesar 10% setiap tahun.

2) Terwujudnya kepuasan pelanggan dengan indeks kepuasan pelanggan

80%.

3) Tercapainya Account Recivable (A/R) Turn Over ≤ 14 hari.

13

Universitas Sumatera Utara

4) Tercapainya finished goods inventory turn over 16 kali.

5) Tercapainya inventory turn over 8 kali.

6) Tercapainya economic order quantity 2 kali (pupuk) dan 4 kali (barang

lainnya).

7) Tercapainya kepuasan pemasok pada tingkat 70%.

b. Tugas direktur pemasaran adalah.

1) Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategik dan kebijakan pemasaran

serta pengadaan barang dan jasa.

2) Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis (pemasok dan

pelanggan) serta mitra aliansi.

3) Menetapkan system pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan

baku dan pelengkap.

4) Menetapkan pedoman hara barang dan jasa.

5) Menetapkan kebijakan dan menyiasati perkembangan pasar dan perilaku

pesaing (market intelligence).

6) Menginformasikan kebutuhan pasar sacara berkesinambungan. kepada

direktur produksi.

7) Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang

pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operational axcellence.

8) Memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai penjualan

optimal tercapainya kepuasan pelanggan.

9) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien, serta

terwujudnya pembinaan pemasok.

14

Universitas Sumatera Utara

10) Mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat yang

efisien.

11) Mensukseskan pelaksanaan system manajemen ISO 9000, ISO 14000 serta

SMK3.

12) Menetapkan sistem saran dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan secara maksimal.

5. Direktur SDM dan Umum

Fungsi Utama direktur SDM dan Umum adalah mengelola dan

memberdayakan sumber daya manusia dan sarana pendukung lainnya

sehingga tercapain kinerja bidang SDM dan Umum yang optimal.

a. Sasaran direktur SDM dan Umum adalah.

1) Terwujudnya jumlah tenaga kerja sesuai dengan rasio yang ditetapkan.

2) Terwujudnya competence level index (CLI) :10

3) Terwujudnya employee satisfaction index (ESI) : 75%.

4) Terwujudnya seluruh aspek legal perusahaan pada tingkat Zero Risk.

5) Terwujudnya lingkungan kerja yang aman pada tingkat Conflict dabt Zero

Accident.

b. Tugas direktur SDM dan Umum adalah.

1) Menetapkan kebutuhan SDM (kompetensi, kuantitas dan waktu) sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

2) Menetapkan sistem kerja (work sistem) bidang SDM untuk mewujudkan

operational excellence.

15

Universitas Sumatera Utara

3) Melaksanakan mapping personil secara periodik.

4) Menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan.

5) Menetapkan dan melaksanakan sistem penilaian karya.

6) Menetapkan sistem kompensasi dan remunerasi.

7) Menetapkan sistem rekrutmen karyawan.

8) Menetapkan sistem jenjang karir karyawan.

9) Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (Quality Of Life).

10) Menetapkan sistem survey kepuasan karyawan.

11) Menetapkan kebijakan untuk memenuhi aspek legal perusahaan.

12) Menjalin hubungan yang harmonis dengan stakeholders.

13) Menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan.

14) Mengendalikan biaya Pembinaan SDM dan Umum secara efisien.

15) Mensukseskan pelaksanaan sistem Manajemen ISO 9000, ISO 14000 serta

SMK3.

16) Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi

informasi (TI) yang terintegrasi dan berbasis data base, serta

memberdayagunakan sacara maksimal.

6. Kepala Bagian Sekretaris Korporat

Fungsi Utama Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah melaksanakan fungsi

manajemen dengan memberdayakan sumber daya yang berhubungan dengan

aspek legal dan kepatuhan, aspek manajemen hubungan dengan investor

sehingga terwujudnya Image Corporate yang positif dari stakeholders.

a. Sasaran Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah.

16

Universitas Sumatera Utara

1) Terkordinasinya pencapaian strategik target perusahaan setiap tahun.

2) Terwujudnya opini positif dari stakeholders terhadap perusahaan dengan

tingkat Zero Complain.

b. Tugas dari Kepala Bagian Sekretaris Korporat adalah.

1) Memberi informasi kepada direksi mengenai mitra strategik, privatisasi

perkembangan pasar modal dan peraturan pelaksanaanya.

2) Membuat dan mengusulkan Annual Report dan Company Profile.

3) Mengusulkan penetapan kebijakan investasi.

4) Melaksanakan surat menyurat intern dan ekstern.

5) Mengkoordonir penyelenggaraan press release dan press conference serta

kegiatan wawancara dengan para insan pers.

6) Melaksanakan prosedur pemakaian uang kerja direksi.

7) Mendistribusikan hasil keputusan rapat direksi, dengan dewan komisaris

dan RUPS.

8) Membina hubungan dengan masyarakat, mass media, calon investor,

kreditor, lembaga keuangan dan relasi bisnis dengan cara

mempublikasikan perusahaan sehingga tercipta citra perusahaan yang

baik.

9) Membina dan menjalin hubungan dengan instansi luar, seperti instansi

pemerintah Badan Usaha Milik Negara dan Swasta, media massa, serta

melakukan kegiatan perusahaan yang bersifat protokoler.

17

Universitas Sumatera Utara

10) Mengusulkan RKAP/Rencana Kerja Operasional (RKO) Bagian Sekretaris

Korporat.

11) Menyiapkan bahan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Rencana

Jangka Panjang (RJP), Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), dan

laporan Tahunan.

12) Mengusulkan Strategik Planning (SO) dan Rencana Jangka Panjang di

Bagian CS.

13) Melaksanakan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000, dan SMK3.

14) Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).

15) Melaksanakan pengendalian sistem komputerisasi yang terintegrasi

berbasis data base secara konsisten dan up to date.

18

Universitas Sumatera Utara

 C. Struktur Organisasi Perusahaan RUPS

DEWAN KOMITE
KOMISARIS AUDIT

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR

KABAG.
KABAG. KABAG. KABAG. KABAG. SEKRETARI
TANAMAN PEMBIAYAAN UMUM PEMASARA

KEBAG. SPI
KABAG. KABAG. KABAG. KABAG.
TEKNIK KEMITRAAN SDM PENGADA
DAN BINA KABAG. TI.
KABAG.
TEKNOLOGI/

DM.W. DM.W. DM.W. DM.W. DM.W. DM.W. DM.W. DM.W. GM. GM

LABUHA LABUH LABUHA ASAHAN DELISE DELI TAPANUL RUMAH PIK
SIMAL
N BATU - AN N BATU- I
UNGU RDANG SERDANG- SAKIT
I
BATU II

MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER MANAJER MANAJE MANAJER MANAJER

R
Gambar 2.1 Struktur organisasi Organisasi Perusahaan PTPN III

19

Universitas Sumatera Utara

 D. Rekapitulasi Karyawan PTPN III Medan

TABEL 1:REKAPITULASI KARY.PIMPINAN DAN KARY.PELAKSANA PTPN-III

BERDASARKA USIA DAN GOLONGAN

Posisi Mei 2012

Usia
No Uraian/Gol 26- 31- 36- 41- 46- 51- Jumlah
< 26 30 35 40 45 50 55 MBT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Kary.
Pimpinan
1 CKP 59 31 3 1 5 - - - 99
2 IIIA 36 96 33 23 44 59 5 - 269
3 IIIB - 18 69 18 26 37 13 - 181
4 IIIC - - - 11 10 17 25 2 66
5 IIID - - - 48 46 26 25 6 152
6 IVA - - - 10 26 36 22 2 97
7 IVB - - - - 2 24 31 7 64
8 IVC - - - - 1 14 25 2 42
9 IVD - - - - - 9 28 3 40
Jlh.Pimpinan 95 145 108 111 160 222 174 22 1037
Kary.
Pelaksana
1 IA 2.237 3.498 2.188 1320 1.418 1.093 673 58 12.485
2 IB 1 166 742 1.439 2.149 2.731 2.389 471 10.088
3 IC 1 9 92 346 661 750 312 58 2.229
4 ID - - 9 114 448 634 353 56 1.614
5 IIA - - - 24 105 230 169 20 548
6 IIAB - - - 4 59 177 174 29 443
7 IIC - - - 9 35 74 117 14 249
8 IID - - - - 10 88 115 20 233
Jlh.Pelaksana 2.239 3.673 3.031 3.256 4.885 5.777 4.302 726 27.889
Jlh.Pimp.+Pelak 2.334 3.818 3.319 3.367 5.045 5.999 4.476 748 28.926

20

Universitas Sumatera Utara

 E. Bentuk-Bentuk Komunikasi dan Pola-pola Komunikasi

1. Bentuk- bentuk Komunikasi

a. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal berarti komunikasi melalui kata-kata, baik secara

tertulis maupun secara lisan. Lisan merupakan komunikasi dengan mengadakan

suatu pembicaraan ataupun percakapan. Sedangkan komunikasi tertulis

menunjukkan adanya suatu bukti tertulis. Komunikasi verbal sangat penting

dalam suatu organisasi dan merupakan kunci sukses suatu organisasi maupun

karir seseorang. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi

ini organisasi tidak dapat berfungsi. Kantor PTPN III Medan mengadakan buku

pedoman organisasi. buku pedoman tata kerja dan buku pedoman kumpulan

peraturan, misalnya: buku pedoman dasar instruksi kerja, yang berisi uraian tugas,

wewenang dan tanggung jawab, buku pedoman progran pembinnan karyawan,

yang berisi tentang kewajiban-kewajiban bagi karyawan dan larangan-larangan

bagi karyawan.

Komunikasi dapat digolongkan menjadi 2 bentuk, yaitu: Komunikasi Satu

Arah (One Way Communication) dan Komunikasi Dua Arah (Two Way

Communication). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung

disatu pihak saja, yaitu dari pihak komunikatornya. Dalam hal ini pihak penerima

memberikan reaksi terhadap pesan-pesan yang diterima pihak pengirim berita,

yaitu komunikatornya. Sedangkan komunikasi dua arah adalah komunikkasi yang

bersifat timbal-balik, baik dari pihak komunikasi maupun pihak komunikan.

21

Universitas Sumatera Utara

 Komunikasi verbal dapat berupa kontak tatap muka, wawancara,

konsultasi, dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi yang

paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi-instruksi, permintaan-

permintaan, penyampaian informasi dan lain sebagainya. Komunikasi tatap muka

ini memiliki beberapa kelebihan, yakni komunikator dapat mengetahui apakah

penerima pesan sudah mengerti dengan pesan yang disampaikan. Dengan

demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan mengenai

pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara penyampaian suatu pesan.

Disamping itu juga, dengan menggunakan komunikasi tatap muka

penerima dapat meminta penjelasan secara langsung dari komunikator, apabila

diperlukan. Apabila kontak itu dalam bentuk diskusi, maka masing-masing

peserta dapat memberikan pendapat sekiranya diperlukan untuk menyampaikan

sesuatu.

Namun selain kelebihan yang telah disampaikan diatas, komunikasi tatap

muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni, pada saat penerima pesan

memerlukan petunjuk untuk menjelaskan tugasnya, maka tanpa adanya catatan

tertulis ada kemunginan tugas yang ditujukan menjadi kurang sesuai dengan yang

diperintahkan, tentunya hal ini sangat merugikan. Kekurangan lainnya, dengan

tidak adanya bukti apa yang telah disetujui, mungkin saja terjadi perselisihan

sesudah itu mengenai instruksi yang sesungguhnya atau wewenang apa yang telah

diberikan. Selain itu, apabila komunikator tidak cakap dalam menyatakan

pendapatnya, maka dapat terjadi kesalahtafsiran.

22

Universitas Sumatera Utara

 Wawancara merupakan suatu pelaksanaan komunikasi dua arah.

Wawancara sering dilakukan pada saat mewawancarai calon pegawai, wawancara

untuk promosi, wawancara disiplin, pembicaraan mengenai masalah-masalah

perusahaan dan sebagainya. Maksud utama wawancara adalah untuk mendapatkan

dan memberikan informasi dan untuk mengadakan penilaian perseorangan. Oleh

karena itu dalam wawancara harus melibatkan dua pihak.

Pidato dapat dilakukan sebagai bagian dari program pendidikan juga pada

orang-orang yang mempunyai kepentingan umum, misalnya pada suatu

konferensi orang-orang profesi atau kepada mereka yang membutuhkan

informasi. Selain itu pidato jugaa dilakukan untuk mengumumkan keputusan

kebijaksanaan, misalnya pidato seorang direktur kepada tenaga kerja mengenai

perselisihan yang terjadi didalam perusahaan.

b. Komunikasi Nonverbal.

Komunikasi non-verbal berarti menyampaikan informasi dengan

menggunakan syarat-syarat atau tanpa menggunakan kata-kata. Pesan nonverbal

ini dapat dismpaikan melalui gerak badan, bentuk tubuh, postur tubuh, ekspresi

wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan kepala. Aspek-

aspek nonverbal ini banyak sekali mempengaruhi jalannya pembicaraan antara

orang-orang, baik didalam suatu organisasi ataupun lingkungan social lainnya.

Seperti aspek dari ekspresi wajah adalah menaikkan dan menurunkan alis mata.

Bila menunjukkan kaget biasanya seseorang akan menaikkan alis matanya.

Sedangkn bila marah seseorangan biasanya akan mengkerutkan alis matanya,

sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara terus-menerus tentang

23

Universitas Sumatera Utara

apa yang dikatakan pembicara. Kemungkinan daerah sekitar mulut juga bisa

menunjukkan tanda-tanda yang sama, yang dapat memperlihatkan kesenangan

dan kesedihan.

Komuniksi nonverbal merupakan suatu tambahan yang sangat berharga

pada komunikasi yang dinyatakan dalam kata-kata. Komunikasi nonverbal

menyatakan segi emosional dari suatu komunikasi, akan tetapi kita sebaiknya

membaca kode komunikasi nonverbal dalam hubungan dengan kata-kata yang

menyertainya. Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga

baik bagi pembaca kode.

2. Pola-pola Komunikasi.

Secara umum pola komunikasi dikelompokka menjadi 2 (dua) yaitu:

1) saluran komunikasi formal,

Dalam struktur organisasi garis, fungsi maupun matriks, terlihat berbagai macam

posisi atau kedudukan, masing-masing sesuai batas-batas tanggung jawab dan

wewenang. Saluran komuniasi formal terdiri dari:

a. komunikasi dari Atas ke Bawah (Down Ward Communication),

Komunikasi dari bawah ke atas berbentuk perintah, instruksi, dan prosedur

yang harus oleh para bawahan, yaitu rapat yang dipimpin oleh kepala dinas dan

dihadiri kepala sub dinas dan seluruh karyawan. kepala dinas memberikan

perintah untuk menyelesaikan semua kudeta yang dihadapi, misalnya mengenai

masalah terjadinya penurunan penurunan hasil produksi minyak kelapa sawit

(CPO), peningkatan biaya-biaya produksi untuk membuat produk-produk turunan

kelapa sawit, dan lain-lain.

24

Universitas Sumatera Utara

 Komunikasi kebawah ini mempunyai kelemahan yaitu penyaringan

informasi yang ditterima para bawahan, karena informasi yang diterima tidak

lengkap atau tidak sesuai dengan aslinya.

b. komunikasi dari Bawah ke Atas ( Up Down Communication),

Komunikasi dari bawah keatas sangat membantu didalam memecahkan

masalah-masalah yang terjadi di organisasi dan untuk mengambi keputusan secara

tepat. Dalam komunikasi ini para manajer harus mempunyai rasa percaya kepada

bawahannya, karena kalau tidak informasi sebagus apapun dari bawahan tidak

akan bermanfaat bagi manajer, karena yang ada hanya rasa ketedakpercayaan

terhada informasi. Komunikasi dari Bawah ke Atas juga diterapkan di Kantor

PTPN III Medan. Misalnya pada saat rapat bulanan, yaitu rapat yang dipimpin

oleh kepala bagian dan dihadiri oleh kepala sub bagian dan kepala sub unit pada

setiap bulan. Rapat bertujuan untuk menyelesaikan semua rencana kerja yang

akan dilaksanakan, misalnya membahas mengenai pertanggung jawaban hasil

kerja karyawan dalam bentuk laporan-laporan.

Kelemahan komunikasi ini adalah bawahan hanya menyampaikan

informasi yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang negatif tidak

disampaikan demi menyelamatkan posisinya.

c. komunikasi Horizontal (Horizontal Communication),

Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-

bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu oorganisasi.

Tujuan komunikasi ini antara lain adalah untuk melakukan parsuasi,

mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang

25

Universitas Sumatera Utara

memiliki kededukan sejajar. Pada Kantor PTPN III Medan juga berlangsung

komunikasi horizontal, yaitu sebagai contoh komunikasi antara kepala bagian

produksi dengan kepala bagian sumber daya manusia, komunikasi antara kepala

bagian keuangan dengan kepala bagian umum, dan lain-lain.

d. komunikasi Diagonal,

Bentuk komunikasi diagonal melibatkan dua tingkat organisasi yang

berbeda dan bentuk komunikasi ini tidak sama dengan komunikasi dari atas ke

bawah dan komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak

diterapkan pada organisasi yang berskala besar, dimana terdapat saling

ketergantungann yang cukup besar antara bagian-bagian atau departemen-

departemen dalam organisasi tersebut. Komunikasi diagonal pada kantor PTPN III

Medan, misalnya komunikasi antara kepala bagian tanaman dengan sub unit

pembibitan.

Kelemahan komunikasi ini adalah dapat mengganggu jalur komunikasi

yang telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Selain itu, dalam organisasi

yang berskala besar akan sulit dikendalikan secara efektif.

2) saluran komunikasi informal.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang dalam organisasi tanpa

memperdulikan jenjang hirarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, sehingga

dapat berkomunikasi dengan leluasa. Komunikasi yang mereka bicaakan biasanya

bersifat umum seperti musik, acara film, anak-anak, keluarga dan sebagainya.

Komunikasi ini juga berlangsung pada kantor PTPN III Medan yakni

mengadakan pertemuan informal dengan kepala bagian, kepala sub unit yang

26

Universitas Sumatera Utara

diikuti oleh karyawan-karyawan lainnya. Hal ini dilakukan dalam jangka waktu

tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan, seperti diantaranya setiap hari

jum’at di setiap pekannya akan diadakan senam kesehatan jasmani (SKJ), contoh

lain adaah saat-saat perusahaan merayakan hari-hari Besar Keagamaan, Rresepsi,

dan lain-lain, apda saat-saat seperti itulah diharapkan kepala bagian dan kepala

sub dinas dapat mempererat ikatan emosional sebagai kolega dalam pekerjaan

agar tidak canggung dalam bertukar pikiran guna menyelesaikan masalah-masalah

baik yang akan dihadapi maupun yang akan dihadapi pada masa yang akan

datang.

F. Proses Komunikasi

Kelangsungan hidup perusahaan berkaitan dengan kemampuan

manajemen untuk menerima, menyampaikan dan melaksanakan komunikasi.

Proses komunikasi mengubungkan organisasi dengan lingkungan, termasuk

kegiatannya. Informasi mengalir ke dan dari organisasi itu didalam organisasi itu

sendiri.

Proses komunikasi menghidupkan organisasi melalui informasi yang

dikomunkasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar

perencanaan, lalu rencana itu dikomunikasikan kepada pihak lain.

Atasan harus berkomunikasi dengan bawahan dan sebaliknya juga antar

sesame manajer dan sesama bawahan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana

setiap orang adalah pemberi dan penerima kounikasi.

Komunikasi yang berlangsung antar komunikator atau (pengirim pesan)

dan komunikan (penerima pesan), menyangkut beberapaunsur yang terlibat dalam

27

Universitas Sumatera Utara

proses penyampaian pesan kepada uman balik. Proses komunikan itu dapat

digambarkan didalam gambar berikut:

28

Universitas Sumatera Utara

 UMPAN BALIK

PENGGUNAAN SALURAN
UNTUK PENYAMPAIAN
PIKIRAN PENGOLAHAN PEMAHAMAN PENGOLAHAN PENERIMAAN
INFORMASI

PENGIRIM PENERIMA

GANGGUAN

Gambar 2.2 Proses Komunikasi

Sumber: Harorld Koonzt, Manajemen Hal 171

29

Universitas Sumatera Utara

Pengirim pesan komunikasi dapat dimulai oleh pengirim pesan yang memiliki ide

atau pikiran-pikiran, ide ini sehingga dapat dimengerti oleh pengirim atau

penerima pesan tersebut. Proses pengolahan ide ini disebut sebuah”encoding” ,

ide tau pemikiran dari pengirim yang telah di encoding tersebut akan disampaikan

kepada penerima melalui saluran penyampaian pesan. Pesan yang disampaikan

dalam bentuk lisan, tulisan, atau berbentuk nonverbal, agar komunikasi dapat

berlangsung secara efektif dan efisien, maka saluran penyampaian pesan harus

sesuai dengan pesan yang disampaikan, misalnya menyampaikan informasi

tentang blue print, suatu konstruksi bangunan malalui pembicaraan telepon kurang

sesuai, pesan ini lebih sesuai bila disampaikan lewat pos cepat. Jadi penting bagi

komunikator atau komunikan untuk memilih saluran penyampaian pesan yang

sesuai.

Penerima pesan adalah orang yang menerima dan mengolah pesan dari

pengirim. Komunikasi akan berhasil bila penerima pesan dapat menerima pesan

dengan baik dan dan mengerti secara tepat apa yang disampaikan oleh pengirim.

Pesan yang disampaikan kepada penerima harus berjalan dengan latar belakang

pikiran penerima pesan tersebut. Pada saat menerima pesan, ia mengolah pesan itu

untuk memahami maksud si pengirim pesan. Proses ini disebut “decoding”.

Proses decoding ini dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain:

pengalaman masa lalu si penerima, penilaian pribadi penerima atau symbol dan

gerak-gerik yang digunakan, harapan dan kesatuan paham antara pengirim dan

penerima pesan.

30

Universitas Sumatera Utara

 Proses komunikasi tidak selalu berjalan lancer, namun kerap kali juga

mengalami gangguan kominikasi yang disebut “noise”. Noise didefenisikan

sebagai segala suatu faktor yang mengganggu, membingungkan proses

komunikasi yang effektif.

Menurut Schermerhorn, Hunt, Osborn (1991,401), Ada 6 (enam)

sumber gangguan informasi, yaitu :

1. physical distractions (hambatan-hambatan fisik),

2. semantic problem (masalah bahasa),

3. cultural difference (perbedaan-perbedaan budaya),

4. mix message (pesan-pesan yang bercampur),

5. the absences of feed back (tidak adanya timbal balik),

6. the status effects (efek-efek yang diakibatkan perbedaan status).

Umpan balik adalah perbaikan dari proses komunikasi melalui reaksi

terhadap komunikasi dari pengirim yang diekspresikan oleh penerima. Umpan

balik penting untuk mengetahui apakah komunikasi telah berjalan secara efektif

atau tidak. Bila umpan balik diterima oleh komunikator cocok dengan pesan yang

disampaikan, komunikasi telah berjalan efektif, dengan adanya umpan balik

dalam konteks komunikasi pada organisasi, maka dapat diketahui apakah tujuan

komunikasi tercapai atau tidak.

Komunikasi dalam perusahaan merupakan sarana bagi upaya stimulasi

terhadap individu-individu sehingga anggota organisasi perusahaan untuk

mencapai rencana perusahaan secara sukarela dan rasa antusias yang besar.

Namun demikian, masalah yang sering mempengaruhi pencapaian komunikasi

31

Universitas Sumatera Utara

yang efektif dalam perusahaan adalah latar belakang, pengalaman dan tujuan yang

berbeda dari masing-masing individu.

Contohmya ada beberapa manajer sering membatasi komunikasi dengan

bawahan dalam batas-batas pemberian perintah, padahal seharusnya komunikasi

tersebut meliputi bidang yang lebih luas, yaitu kesediaan untuk mendengarkan

supaya tercipta komunikasi dialogis. Ketidaksediaan untuk mendengarkan bisa

merupakan bagian dari pengalaman ketika mereka menjadi bawahan diperlakukan

seperti itu.

Menetapkan pokok-pokok spesifik yang harus dikomunikasikan dengan

bawahan bukanlah merupakan hal yang gampang. Manajer yang beramsumsi

bahwa apapun yang dia komunikasikan kepada bawahannya pasti akan cocok,

bukan saja menyumbat komunikasi dengan hal-hal sepele dan tidak penting, tetapi

dapat merusak operasional perusahaan lewat penyampaian informasi yang salah.

Untuk memelihara kerja sama karyawan dalam rangka pencapaian tujuan

perusahaan, maka kebutuhan karyawan dipertimbangkan dan dikomunikasikan.

Pada dasarnya karyawan menginginkan informasi-informasi tertentu

secara mendasar ingin mereka ketahui yaitu :

1. posisi mereka dalam hubungannya terhadap struktur organisasi formal,

2. posisi mereka dalam hubungn organisasi informal dengan

pengkomunikasian terhadap kecermatan status individual dan lain

sebagainya,

3. peristiwa yang bertujuan dengan keamana ekonomi mereka pribadi dan

perusahaan atau instansi,

32

Universitas Sumatera Utara

 4. informasi operasional yang akan memampukan mereka untuk

mengembangkan rasa bangga terhadap pekerjaan mereka.

Memberikan perhatian kepada kepentingan dan keperluan karyawan dalam

mendorong karyawan untuk bertujuan aktif dalam arus komunikasi. Kegagalan

pihak manajemen untuk memperoleh informasi ataupun umpan balik dapat timbul

sebagai dampak dari perasaan pihak karyawan yang dalam proses komunikasi

tersebut.

Media yang digunakan dalam berkomunikasi pada Kantor PTPN III

Medan adalah sebagai berikut:

a. telepon, yaitu mengadakan hubungan dan memperlancar hubungan

komunikasi internal kantor dan lingkungan eksternal kantor,

b. airphone, yaitu memperlancar hubungan komunikasi internal kantor,

c. papan pengumuman, yaitu menginformasikan kepada seluruh karyawan

tentang kegiatan informasi yang dilakukan di Kantor PTPN III Medan,

d. komputer, yaitu mentimpan, mengolah data serta menginformasikan data

dan informasi,

e. faxmile, yaitu menerima dan mengirimkan data informasi yang sama

dengan hasilnya baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu singkat

tanpa merusak aslinya,

f. surat-menyurat, yitu menyampaikan suatu bahan komunikasi secara

tertulis,

g. majalah, yaitu PT Perkebunan Nusantara III Persero yang dietrbitkan oleh

anak perusahaan PTPN III Medan.

33

Universitas Sumatera Utara

 G. Peranan Komunikasi

Organisasi tidak mungkin ada tanpa orang atau karyawan. Apabila tidak

ada komunikasi, para karyawan tidak dapat mengetahui apa yang akan dilakukan

rekan sekerja,pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi dari para

bawahan dan para penyelia tidak dapat memberikan instruksi.

Komunikasi efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan

informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua belah

piahk dan pengambil tindakan yang tepat terdapat pertukaran informasi.

Seorang pimpinan selalu mempertimbangkan biaya dan akibat dari

komunikasi yang efisien dan efektif dalam pemilihan dan penggunaan saluran-

saluran organisasi komunikasi formal dan informal guna menambah sebesar-

besarnya pelaksanaan pekerjaan perusahaan dan pertumbuhan serta

pengembangan pegawai. Dalam usahanya untuk mengembangkan dan

memperbaiki komunikasi informal, manajemen hendaknya tidak mengembangkan

peranan yang dilakukan oleh komunikasi formal dalam organisasi. Dengan

mengetahui peranan dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan suatu

dasar untuk memperbaiki komunikasi formal dan bahkan untuk mengadakan

perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan komunikasi dapat

dikurangi.

Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang komunikator

hendaklah memberikan pesan secara ringkas dan jelas, menggunakan bahasa yang

sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan intelektual dan penerima pesan dan

juga dengan menggunakan media yang tepat. Media yang paling tepat sebenarnya

34

Universitas Sumatera Utara

tergantung apa yang dikomunikasikan dan kemana komunikasi tersebut akan

disampaikan.

American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh T. Hani

Handoko (1993,294) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut

“The Ten Commandments of good Communication” (sepuluh pedoman

komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan

efektivitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut :

1. cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan,

2. teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi,

3. pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja

komunikasi akan dilakukan,

4. konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan

komunikasi,

5. perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama

berkomunikasi,

6. ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang

membantu ataupun umpan balik,

7. ikut lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan,

8. perhatikan konsentrasi komunikasi,

9. tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi,

10. jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimenerti

tetapi untuk mengerti.

35

Universitas Sumatera Utara

 Prinsip-prinsip AMA ini memberikan pedoman kepada para pemimpin

untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Jadi apabila para pimpinan

melaksanakan komunikasi yang baik, maka akan dapat mengambil manfaat atau

keuntungan-keuntungan seperti kelancaran tugas-tugas dapat lebih terjamin,

biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan partisipasi serta

pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.

Berdasarkan uraian diatas, maka peran penting komunikasi adalah

memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan

karyawan, serta mengembalikan dan memelihara kepercayaan, menjadi jelas bagi

lebih banyak orang dan untuk menggerakkan orang agar bertindak membuat

orang-orang melakukan hal-hal yang akan mendorong sebuah organisasi untuk

mencapai tujuan bisnisnya.

H. Faktor-Faktor Penghambat dalam Komunikasi

Adakalanya kebutuhan komunikasi (communication break downs)

merupakan masalah yang penting harus dihadapi oleh para pimpinan dalam

organisasi. Perencanaan yang tidak baik boleh jadi merupakan sebab dari

ketidakmenentuan arah perusahaan. Struktur organisasi yang dirancang bangun

secara buruk tidak dapat mengkomunikasikan hubungan organisasi secara jelas,

dengan demikian pimpinan yang perspektif terlebih dahulu akan mencari sebab

timbulnya masalah komunikasi dan bukan sekedar menanggulangi masalah

tersebut.

Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan komunikasi dapat dibagi menjadi

4 (empat) yaitu:

36

Universitas Sumatera Utara

 1. hambatan psikologis,

Hambatan psikologis ini terjadi karena berbagai hal misalnya, karena

komunikasi yang disampaikan seringkali keliru dan diralat, turunnya kewibawaan

dari atasan dan sebagainya. Jika komunikasi yang disampaikan sering salah, maka

dapat saja menimbulkan ketidakpercayaan dari penerima komunikasi sehingga

ada rasa keengganan untuk melaksanakannya/pelaksanaan komunikasi yang

disampaikan hanya lewat begitu saja tanpa adanya perhatian yang serius dari

penerima komunikasi. Berdasarkan hal itu, setiap perusahaan harus mampu

menghilangkan hambatan-hambatan yang dapat menyebabkan penyimpangan-

penyimpangan komunikasi.

2. hambatan kurangnya motivasi,

Kemampuan perusahaan untuk memotivasi orang-orang yang merupakan

kunci mau tidaknya orang-orang melaksanakan rencana-rencana, instruksi-

instruksi, petunjuk-petunjuk, saran-saran dan sebagainya tidak dilaksanakan

sepenuhnya dengan rencana yang diinginkan.

3. hambatan karena banyaknya perantara,.

Suatu komunikasi dalam penyampaian mungkin harus melalui beberapa

perantara, dan mungkin perantara yang harus dilalui dalam penyampaian

komunikasi ini cukup banyak. Dan sebenarnya hambatan komunikasi tersebut

semakin besar pula. Hal ini dapat dimaklumi karena perantara mempunyai

kecenderungan untuk mengubah komunikasi tersebut sesuai dengan kepentingan

pribadinya. Apabila komunikasi yang disampaikan adalah merupakan komunikasi

yang lisan, meskipun demikian tidak berarti komunikasi tertulis pun dengan

37

Universitas Sumatera Utara

adanya perantara yang banyak terhindar dari resiko perubahan. Untuk itu, banyak

perusahaan-perusahaan adakalanya saat-saat yang mengharuskan tiap perantara

yang menyampaikan informasi, kembali harus memfoto copy surat tersebut dan

pihak yang bersangkutan hanya cukup menandatangani dan menstempel foto copy

disurat tersebut, oleh karena itulah, apabila dilakukan dalam lisan, maka kita harus

berusaha mencegah kemungkinan timbulnya perubahan terhadap komunikasi

yang disampaikan tersebut.

4. hambatan kurangnya partisipasi,

Partisipasi antara yang satu dengan yang lain ditingkatkan baik antara

atasan dengan bawahan maupun tingkat-tingkat yang sejajar. Kurangnya

partisipasi antara pihak yang satu dengan pihak yang lain terutama antara pihak

atasan dan bawahan merupakan hambatan terhadap komunikasi yang

disampaikan. Sebab bila kurang, dapat menyebabkan rasa kurang tanggung jawab

dari penerima komunikasi sehingga kemingkinan komunikasi yang disampaikan

tidak dilaksanakan atau dilaksanakan semaunya sendiri. Untuk meningkatkan

partisipasi, maka perlu diperhatikan hal-hal seperti, mengikutsertakan bawahan

yang kita anggap perlu untuk ikut serta dalam pembuatan rencana-rencana,

dengan mengikutsertakan, maka mereka akan merasa dihargai dan ini akan

menyebabkan mereka itu lebih merasa bertanggung jawab dalaam melaksanakan

tugas-tugasnya.

38

Universitas Sumatera Utara

 I. Pengertian Produktivitas

Para Ekonom mendefenisikan produktivitas sebagai “ratio output” fisik

dibandingkan dengan “input Fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan dengan

industri secara keseluruhan sektor-sektor didalam perekonomian.

Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi

barang-barang dengan cara pemanfaatan secara baik terhadap sumber dalam

memproduksi barang-barang. Menurut Raviyanto (1991,113):

“Produktivitas total adalah perbandingan jumlah yang dihasilkan (output)

suatu unit kegiatan terhadap jumlah keseluruhan sumber-sumber yang

dipergunakan oleh unit tersebut (input)”

Atau apabila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut:

Ukuran produktivitas yang paling dikenal berkaitan dengan tenaga kerja yang

dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan jumlah yang digunakan atau

jumlah jam kerja karyawan.

J. Sistem Komunikasi yang Diterapkan pada Kantor PTPN III Medan

Sistem komunikasi yang diterapkan di Kantor PTPN III Medan ini adalah

sistem komunikasi satu arah dan sistem komunikasi dua arah.

Komunikasi satu arah ini seperti melalui surat-menyurat atau

korespondensi dan juga memo. Surat-menyurat atau korespondensi dalam kantor

ini terdiri dari dua, yakni korespondensi eksternl yaitu hubungan korespondensi

yang dilakukan oleh Kantor PTPN III Medan dan bagian-bagiannya dengan

39

Universitas Sumatera Utara

pihak-pihak luar. Korespondensi internal adalah hubungan korespondensi antar

orang-orang atau pejabat-pejabat dalam kantor PTPN III Medan termasuk kantor

pusat dengan kantor cabangnya. Sedangkan memo digunakan untuk surat-

menyurat internal kantor yang diadakan oleh pejabat-pejabat kantor yang

bersangkutan, isinya mengenai pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

Papan pengumuman, majalah, dan email, faxmail, telepon, juga diterapkan

sebagai komunikasi satu aran pada Kantor PTPN III Medan. Kantor menyediakan

papan pengumuman untuk mengumumkan berita-berita terkini yang harus

diketahui oleh seluruh karyawan kantor. majalah yang diterbitkan setiap bulannya

dan dibagikan keseluruh bagian dan sub unit agar dapat dibaca oleh setiap

karyawan guna mengetahui perkembangan bisnis perusahaan. email merupakan

komunikasi yang dilakukan melalui komputer. Karyawan juga bisa mengadakan

korespondensi eksternal maupun internal kantor, dengan faxmail, pimpinan atau

karyawan dapat mmeneriman dan mengirimkan data informasi dalam waktu

singkat, dengan adanya telepon, juga dapat memperlancar hubungan komunikasi

antara pimpinan dengan karyawan, karyawan dengan karyawan, karyawan dengan

lingkungan eksternal kantor.

Sedangkan komunikasi dua arah yaitu, pimpinan memberi petunjuk-

petunjuk, instruksi-instruksi, informasi-informasi kepada karyawan, dan karyawan

memberikan laporan-laporan saran-saran, pengaduan-pengaduan dan sebagainya

kepada pimpinan. Komunikasi dua arah ini bisa komunikasi antar top manager

dengan middle manager . komunikasi antara top manager dengan para karyawan

dan antar karyawan dengan karyawan.

40

Universitas Sumatera Utara

 Karena sistem komunikasi yang diterapkan pada Kantor PTPN III Medan

adalah dua arah, maka sudah barang tentu proses komunikasi dalam kegiatan

sehari-hari cukup baik. Karyawan dihargai sebagai karyawan atau sumber daya

manusia yang mempunyai perasaan. Hubungan antar karyawan benar-benar

dilakukan dengan baik.

Sistem komunikasi dua arah di Kantor PTPN III Medan ini, seperti

komunikasi dengan pimpinan dengan karyawan atau sebaliknya antar karyawan

dengan pimpinan dan antar karyawan dengan karyawan. Komunikasi pimpinan

dengan bawahan misalnya, kepala bagian menyampaikan informasi kepada

karyawan, maka pimpinan menyampaikan informasi tersebut kepada kepala sub

unit dan kepala sub unit akan menyampaikan informasi tersebut kepada para

karyawan atau bisa juga pimpinan menyampaikan informasi tersebut kepada

karyawan secara langsung. Komunikasi karyawan dengan pimpinan misalnya, jika

karyawan ingin menyampaikan suatu masalah yang menyangkut dengan masalah

pada akntor tersebut, maka karyawan bisa berkomunikasi kepada kepala sub unit

dan kepala sub unit akan menyampaikan kepada kepala bagian dan kemudian

kepala bagian akan menyampaikannya kepada pimpinan. Bahkan bisa juga

langsung berkomunikasi dengan pimpinan. Komunikasi karyawan dengan

karyawan misalnya, jika karyawan ingin berhubungan dengan karyawan lain

seperti menanyakan sesuatu hal yang berhubungan dengan pekerjaan atau

menyampaikan informasi, maka karyawan dapat langsung mendatangi meja

karyawan yang diperlukan. Hal ini dapat dilakukan karena kantor tersebut

memiliki ruang kerja yang berdekatan.

41

Universitas Sumatera Utara

 Rapat juga merpakan system komunikasi dua arah yang diterapkan di

Kantor PTPN III Medan. Rapat ini dipimpin langsung oleh kepala-kepala bagian

dan dihadiri oleh para karyawan. Adakalanya rapat diadakan antara pimpinan

dengan para kepala bagian. Dalam rapat ini karyawan atau kepala bagian

menyampiankan informasi mengenai hasil kerjanya atau hasil kerja bawahannya

kepada pimpinan dalam bentuk laporan-laporan. Dimana pimpinan menanggapi

hasil dari laporan-laporan tersebut dengan memberikan pendapat yang mampu

memberikan informasi yang akurat bagi karyawan.

Sistem komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah yang diterapkan di

Kantor PTPN III Medan telah dijalankan dengan baik, sehingga produktivitasnya

pun turut meningkat. Komunikasi satu arah dan komunikasi dua arah ini mampu

memberikan kemudahan bagi para karyawan untuk menerima dan menyampaikan

informasi dengan efektif dan efisien, maka hal ini dapat memperlancar dan

meningkatkan aktifitas kerja dan kinerja karyawan. Dengan system komunikasi

satu arah dan komunikasi dua arah ini, karyawan Kantor PPN III Medan juga

lebih giat dalam bekerja, bergairah dalam melaksanakan tugas, dan lebih

semangat dalam meraih prestasi kerja.

42

Universitas Sumatera Utara