2.4.

1 Denah Lokasi

GOMBONG

APOTEK DEMANGSARI

PUSKESMAS APOTEK SEMPOR

AYAH I APOTEK HARYA
FARMA
GOA JATIJAJAR

Dr. YENI
RATNAWATI

Dr PRANAWA

APOTEK GALENICA

Dr. SONI ANANTO

GOA PETRUK

APOTEK AYAH

PANTAI AYAH
2.4.2 Denah Ruang Tunggu

Rak Obat Bebas dan Alkes Penyimpanan

Barang Tidak
Terpakai

Etalase Obat Bebas

Tempat Gudang
Ruang
Meracik
Tunggu
Obat

Praktek Dokter

WC
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sumber Daya Manusia

Pelayanan Kefarmasian di Apotek diselenggarakan oleh Apoteker, dapat
dibantu oleh Apoteker pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian yang
memiliki Surat Tanda Registrasi dan Surat Izin Praktik Dalam melakukan Pelayanan
Kefarmasian Apoteker harus memenuhi kriteria:
1. Memiliki ijazah dari institusi pendidikan farmasi yang terakreditasi
2. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
3. Memiliki sertifikat kompetensi yang masih berlaku 4. Memiliki Surat Izin Praktik
Apoteker (SIPA)
Sumber daya manusia yang ada di Apotek Galenica terdiri dari 3 orang yaitu
apoteker pengelola apotek, asiste apoteker dengan lulusan SMK Farmasi dan
Administrasi dengan lulusan SMA Apotek Galenica membuka pelayanan
kefarmasian mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 20.00. terdapat tempat
praktik dokter yang melayani dari jam 16.00 sampai dengan 20.00.
3.2 Pengelolaan Obat di Apotek
1.1.1. Jenis-jenis Obat di Apotek Galenica
a. Obat bebas adalah
b. Obat bebas terbatas adalah
c. Obat wajib apotek adalah
d. Obat precursor adalah
e. Obat psikotropika adalah
3.3 Perencanaan Obat
Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan
tugas pekerjaannya dengan baik. Sebelum perencanaan ditetapkan, umumnya
didahului oleh prediksI tentang peristiwa yang akan datang (Seto, 2015).
Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga
perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, sehingga untuk
menghindari ketidaksesuaian kekosongan obat dapat digunakan metode yang tepat.
Dalam perencanaan pengadaan obat secara umum terdapat 3 metode yang sering
dipakai yaitu :
a. Metode Epidemiologi, yaitu perencanaan yang didasarkan atas kejadian penyakit
terbanyak didaerah tersebut. Metode ini membutuhkan data jumlah penduduk
dan pola penyakit daerah tersebut.
Metode Konsumsi, yaitu perencanaan dibuat berdasarkan data pengeluaran
periode sebelumnya dalam menentukan obat apa yang akan diadakan di periode
 sekarang. Sehingga kita perlu melakukan pngelompokan barang menjadi 2 yaitu
fast moving dan slow moving.
b. Metode Kombinasi, yaitu gabungan dari metode epidemiologi dan metode
konsumsi. Perencanaan dan pengadaan barang di apotek menggunakan metode
kombinasi didasarkan pada jumlah barang yang menipis, hal ini dapat dilihat
dalam buku defecta.
Penerapan pelaksanaan perencanaan obat di Apotek Galenica memakai metode
konsumsi yaitu dengan melihat obat yang sering keluar dalam resep dokter dan
dengan mempertimbangkan penyakit yang sering terjadi.

3.4 Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan kegiatan yang berkesinambungan mulai dari pemilihan,
penentuan jumlah yang dibutuhkan, juga penyesuaian antara kebutuhan dan dana
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi
kebutuhan operasional yang telah ditetapkan didalam fungsi perencanaan, penentuan
kebutuhan, maupun penganggaran. Pengadaan merupakan kegiatan yang
dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif
harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar. Pengadaan merupakan kegiatan yang
berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan jumlah yang dibutuhkan,
penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, pemilihan
pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses pengadaan, dan
pembayaran.
Kegiatan pengadaan di Apotek Galenica dilakukan oleh Apoteker dan dibantu
oleh 2 karyawan dengan cara mengecek stock minimum, kemudian dituliskan di
buku defecta yang merupakan catatan sediaan yang akan dipesan ke PBF. Jumlah
PBF yang masuk ke Apotik Galenica kurang lebih 25 PBF.
Mekanisme order dilakukan dengan 2 cara yaitu langsung (lewat sales) dan
tidak langsung (lewat aplikasi). Order secara langsung (lewat sales) dilakukan
tergantung dari masing-masing PBF, sedangkan secara tidak langsung (lewat
aplikasi) dilakukan apabila stok di gudang hampir habis. Kelengkapan administrasi
dalam pengadaan meliputi surat pesanan. Obat dipesan dari PBF dengan disertai SP
(surat pesanan) yang ditandatangani oleh apoteker sehingga ada tanggung jawab
penuh terhadap obat yang akan dibeli. Surat pesanan (SP) yang digunakan di
Apotek Galenica yaitu SP obat bebas, SP obat bebas tertentu, SP obat prekursor dan
SP obat psokotropika.
Minimal faktur atau minimal order di Apotek Galenica tergantung PBFnya
tersendiri . Untuk PBF PT. PRIMA minimal order lima ratus ribu rupiah. Untuk PBF
lainnya tidak ada minimal order ketika dilakukan pemesanan.
3.5 Penerimaan Obat
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan
 kondisi fisik yang diterima. Penerimaan obat merupakan salah satu tanggung jawab
Apoteker dan Karyawan yang bertujuan untuk menghindari kesalahan pemesanan.
Penerimaan obat harus disesuaikan dengan surat pesanan. Penerimaan obat
dilakukan oleh apoteker ataupun oleh karyawan yang berada di apotek, termasuk
obat psikotropika.
Pengiriman barang disertai faktur (memuat nama PBF, tanggal, jenis dan jumlah
barang), kemudian dicocokkan/pengecekan (ED, keadaan fisik obat, sesuai dengan
permintaan jenis dan jumlah obat). Jika sesuai maka faktur ditandatangani
Apoteker /AA (nama terang, SK, cap apotek), dan faktur asli akan diperoleh jika
sudah melunasi pembayaran obat. Obat yang diperoleh dicatat di buku
penerimaan/ED, menyangkut nama PBF yang mengirim barang, harga barang, dan
no.batch. No.batch penting karena sewaktu-waktu BPOM bisa menarik obat tertentu
dengan no.batch tertentu.
3.6 Penyimpanan Obat
Obat/bahan Obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal
pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus
dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah
baru. Wadah sekurang- kurangnya memuat nama Obat, nomor batch dan tanggal
kadaluwarsa.. Semua Obat/bahan Obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai
sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. Sistem penyimpanan perbekalan
farmasi di Apotek Galenica dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan
disusun secara alfabetis dan penggolongan Obat (obat bebas, obat bebas
terbatas,obat psikotropika, kosmetik dan alat kesehatan). Pengeluaran Obat memakai
sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out).
Manjemen obat kadaluarsa di Apotik Galenica dilakukan dengan cara
pengecekan tanggal kadaluarsa. Obat dengan tanggal kadaluarsa yang paling awal
dikeluarkan atau dijual terlebih dahulu, sehingga tidak ada kasus obat yang
kadaluarsa.
3.7 Penjualan Obat
3.8 Pencatatan Obat
Pencatatan adalah suatu kegiatan dimana setiap obat yang masuk atau keluar
harus dicatat dalam buku pembelian atau buku pendapatan. Dalam buku pembelian
berisi semua catatan pembelian obat yang sudah dipesankan dan disesuaikan dengan
faktur. Dalam buku pendapatan berisi semua catatan pengeluaran obat.
3.9 Pelaporan Obat
Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan,
faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan
pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan. Pelaporan terdiri dari pelaporan
internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan
untuk kebutuhan manajemen Apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan
lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi
kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi
pelaporan narkotika, psikotropika dan pelaporan lainnya. Pelaporan eksternal yaitu
pelaporan obat psikotropika di Apotik Galenica dilakukan sebulan sekali dengan 2
cara yaitu secara online dan pelaporan langsung ke Dinas Kesehatan.