14

Bab 3 The Project Management Process

Groups: A Case Study
Opening Case
Erica Bell adalah penanggungjawab Project Management Office (PMO) di perusahaan konsultannya.
Perusahaan itu, JWD – Job Well Done – Consulting, telah tumbuh berkembang hingga memiliki 200 orang
konsultan full-time dan lebih banyak lagi konsultan part-time. JWD Consulting menyediakan berbagai
layanan konsultasi untuk membantu organisasi-organisasi dalam memilih dan mengelola proyek teknologi
informasi. Perusahaan JWD berfokus untuk mendapatkan dan mengelola proyek yang memberi hasil
tinggi dan membangun metrik yang kuat untuk mengukur kinerja proyek dan memberi keuntungan
organisasi setelah proyek diterapkan. Penekanan perusahaan pada metrik dan bekerja secara kolaboratif
dengan pelanggannya memberi keunggulan terhadap pesaingnya.

Joe Flemming, CEO JWD Consulting, ingin agar perusahaannya terus tumbuh dan menjadi perusahaan
konsultan klas dunia. Karena inti bisnisnya adalah membantu organisasi lain yang sedang mengerjakan
proyek mereka, ia merasa bahwa sangat penting bagi JWD Consulting untuk memiliki proses-proses
pengelolaan proyek sendiri yang baik yang dapat dicontoh. Ia meminta Erica untuk bekerja dengan timnya
dan konsultan yang lain dalam perusahaan untuk membangun beberapa aplikasi situs intranet yang bisa
digunakan oleh mereka untuk berbagi pengetahuan pengelolaan proyek mereka. Ia juga berpikir bahwa
ada baiknya untuk menyediakan sebagian informasi bagi klien perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan
dapat menyediakan template, tools, artikel-artikel manajemen proyek, link ke situs lain, dan sebuah fitur
“Ask the Expert” untuk membantu membangun hubungan dengan klien yang sekarang dan klien yang
akan datang. Karena JWD Consulting menekankan pentingnya proyek-proyek dengan hasil tinggi, Joe juga
ingin melihat a business case untuk proyek ini sebelum melanjutkan.

Grup Proses Manajemen Proyek

 Sebuah proses adalah serangkaian aksi yang ditujukan untuk suatu hasil tertentu
 Manajemen proyek dapat dipandang sebagai sejumlah proses-proses yang saling terkait
 Grup proses manajemen proyek meliputi :
◦ Initiating (peng-awalan): mendefinisikan dan meng-otorisasi sebuah proyek atau
fase proyek. Menginisiasi proses dikerjakan disetiap fase proyek. Oleh karena itu, grup
proses tidak sama dengan fase-fase proyek. Ingat bahwa terdapat fase-fase proyek yang
berbeda, tetapi semua proyek akan melibatkan kelima grup proses.
◦ Planning (perencanaan): membuat dan memelihara skema yang dapat dikerjakan
untuk memastikan bahwa proyek mengerjakan kebutuhan organisasi. Terdapat
beberapa rencana untuk proyek, misalnya rencana manajemen lingkup, rencana
manajemen jadwal, rencana manajemen biaya, rencana manajemen pengadaan, dsb,
yang mendefinisikan setiap bidang pengetahuan yang berhubungan dengan proyek
pada satu titik waktu. Sebagai contoh, tim proyek harus membuat rencana untuk
mendefinisikan pekerjaan apa saja yang harus diselesaikan pada proyek, untuk
menjadwal aktivitas yang diperlukan pekerjaan tersebut, untuk mengestimasi biaya
untuk menyelesaikan pekerjaan, untuk menentukan sumber daya apa saja yang harus
disediakan untuk mengerjakan pekerjaan itu, dsb. Untuk menghadapi kondisi yang

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 15

berubah pada proyek dan organisasi, tim proyek seringkali harus merevisi rencana
dalam setiap fase pada siklus proyek.
◦ Executing (pelaksanaan): mengkoordinasikan orang dan sumber daya yang lain
untuk mengerjakan berbagai rencana dan menghasilkan produk, layanan atau hasil
proyek atau fase proyek. Sebagai contoh, diantaranya adalah, mendapatkan anggota
tim dan membentuk tim, melakukan penjaminan kualitas, mendistribusikan informasi,
melakukan pengadaan barang, dsb.
◦ Monitoring and controlling (pemantauan dan pengendalian): mengukur dan
memonitor secara reguler kemajuan proyek untuk memastikan bahwa tim proyek
berhasil memenuhi tujuan proyek. Manajer proyek dan staf memonitor dan mengukur
kemajuan proyek dengan membandingkan dengan rencana proyek dan melakukan
tindakan perbaikan jika diperlukan.
◦ Closing (penutupan): penerimaan proyek atau fase proyek secara formal dan
mengakhirinya secara efisien. Aktivitas administratif seringkali dilakukan di grup proses
ini, seperti mengarsipkan file proyek, menutup kontrak, mendokumentasikan “pelajaran
– yang dapat diambil”, dan menerima secara formal pekerjaan yang telah diselesaikan.
Grup-grup proses ini tidaklah berdiri sendiri-sendiri. Misalnya, manajer proyek harus memantau
dan mengendalikan proses di seluruh waktu pengerjaan proyek.Tingkat dan lamanya aktivitas
untuk setiap grup proses berbeda-beda untuk setiap proyek.

Masing-masing dari kelima grup proses manajemen proyek ditandai dengan selesainya pekerjaan-
pekerjaan tertentu. Manajer proyek dan tim proyek harus memutuskan output apa yang diperlukan
untuk proyek tertentu mereka.

Output dari proses perencanaan meliputi selesainya pernyataan lingkup proyek, WBS, jadwal proyek,
dll.

Hasil utama dari grup proses Executing adalah selesainya pekerjaan yang sesungguhnya dari proyek.
Misalnya, jika suatu proyek teknologi informasi meliputi penyediaan hardware dan pelatihan, maka
proses eksekusi/pelaksanaan adalah memimpin tim proyek dan stakeholders lain untuk membeli
hardware dan menyelenggarakan pelatihan.

Hasil utama dari pemantauan dan pengendalian adalah laporan kinerja.

Hasil utama dari grup proses penutupan adalah penerimaan resmi dari pekerjaan proyek dan
penyelesaian dokumen penutupan, seperti laporan akhir proyek.

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 16

Memetakan Grup proses ke Bidang-bidang Pengetahuan

Bidang Grup Proses Manajemen Proyek
Pengetahuan
Initiating Planning Executing Monitoring and Closing
Controlling

Manajemen Menyusun project Menyusun rencana mana- Mengarahkan dan Memonitor dan mengen- Menutup
Integrasi Proyek charter jemen proyek mengelola eksekusi dalikan pekerjaan proyek. proyek atau
proyek Melaksanakan fase proyek
pengendalian perubahan
terintegrasi

Manajemen Mengumpulkan requirements Memverifikasi lingkup.

Lingkup (Scope) Mendefinisikan lingkup. Mengendalikan lingkup
Proyek Membuat WBS

Manajemen Waktu Mendefinisikan aktivitas Mengendalikan jadwal

Proyek Mengurutkan aktivitas
Mengestimasi sumberdaya
aktivitas.
Mengestimasi durasi aktivitas.
Menyusun jadwal

Mnjm Biaya Proyek Mengestimasi biaya. Mengendali-kan biaya

Menentukan anggaran

Mnjm Kualitas Merencanakan kualitas Melaksanakan Melakukan pengendalian

Proyek penjaminan kualitas kualitas

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 17

Mnjm sumber daya Menyusun rencana sumber Mendapatkan tim

manusia Proyek daya manusia proyek.
Menyusun tim proyek.
Mengelola tim poyek

Mnjm Komunikasi Mengidentifikasi Merencanakan komunikasi Mendistribusikan Melaporkan kinerja

Proyek stakeholders informasi.
Mengelola harapan
stakeholders

Mnjm Resiko Merencanakan manajemen Memonitor dan mengendali

Proyek resiko kan resiko
Mengidentifikasi resiko.
Melakukan analisis resiko
kualitatif.
Melakukan analisis resiko
kuantitatif
Merencanakan respon resiko

Mnjm Pengadaan Merencanakan pengadaan. Melakukan pengadaan Mengadministrasikan Menutup

Proyek pengadaan pengadaan

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 18

Case Study:
JWD Consulting’s Project Management Intranet Site Project
Project Pre-Initiation and Initiation
Dalam manajemen proyek, peng-awalan meliputi pengidentifikasian proyek. Organisasi harus benar-
benar memikirkan pemilihan/penentuan proyek untuk memastikan bahwa organisasi memilih dan
memulai suatu proyek dengan alasan yang benar. Organisasi juga harus memahami dan
merencanakan dukungan terus-menerus yang seringkali diperlukan setelah mengimplementasikan
sistem baru atau produk atau layanan baru yang dihasilkan oleh proyek. Salah satu alasan paling
penting memulai proyek teknologi informasi adalah untuk mendukung tercapainya tujuan bisnis.

Sebagaimana digambarkan dalam Opening Case, JWD Consulting ingin memberi contoh proses
pengelolaan proyek karena bisnis inti dari JWD Consulting adalah membantu organisasi/perusahaan
lain dalam mengelola proyek mereka. Membangun intranet untuk berbagi pengetahun menajemen
proyeknya dapat membantu JWD Consulting mengurangi biaya internal dengan cara bekerja secara
efektif, dan dengan mengijinkan pelanggan yang ada dan calon palanggan untuk mengakses
beberapa informasi milik JWD Consulting. JWD Consulting juga dapat meningkatkan revenue dengan
bisnis tambahan. Oleh karena itu, mereka akan menggunakan metrik ini – mengurangi biaya internal
dan meningkatkan pendapatan – untuk mengukur kinerja mereka pada proyek ini.

Pre-Initiation Tasks (Tugas-tugas pre-inisiasi)

 Suatu praktek yang sebaiknya diikuti adalah membuat dan meletakkan landasan terlebih dulu
bagi sebuah proyek sebelum secara resmi proyek itu dimulai.
 Manajer senior perusahaan/organisasi pemilik proyek sering kali mengerjakan beberapa tugas
pre-initiation, termasuk hal-hal berikut:
◦ Menentukan kendala lingkup, waktu, dan biaya untuk proyek
◦ Mengidentifikasi sponsor proyek
◦ Memilih manajer proyek
◦ Menyusun kasus bisnis untuk proyek
◦ Bertemu manajer proyek untuk mereview proses dan harapan untuk mengelola proyek
◦ Menentukan apakah proyek perlu dibagi menjadi dua proyek yang lebih kecil atau lebih

Dalam kasus JWD Consulting, Joe Flemming – CEO, mendefinisikan lingkup besar (high-level) proyek
dan menetapkan dirinya sendiri sebagai sponsor proyek karena proyek ini merupakan idenya dan
proyek ini penting dan strategis bagi bisnis. Ia ingin Erica Bell, Direktur PMO, untuk mengelola
proyek setelah menunjukkan ada alasan sangat kuat secara bisnis (business case) untuk memulai
proyek. Untuk menjustifikasi investasi proyek, Erica membuat draft dokumen busines case (dasar
alasan bisnis) untuk proyek, mendapatkan masukan dan feedback dari Joe, dari salah satu staff
senior dalam PMO, dan dari staff Finance Departemen.

Isi dokumen business case meliputi:

 Pendahuluan / Latar belakang
 Tujuan bisnis

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 19

 Keadaan sekarang dan pernyataan persoalan/kesempatan

 Asumsi dan kendala kritis
 Analisis atas pilihan-pilihan dan rekomendasi
 Project requirements awal
 Estimasi anggaran dan analisis finansial
 Estimasi jadwal
 Resiko potensial
 Exhibits

Karena proyek situs intranet JWD Consulting relatif kecil dan dari sponsor internal, maka business
case tidak sepanjang business case lain. Erica mengkaji business case bersama Joe dan ia setuju
bahwa proyek layak untuk dikerjakan.

Kasus bisnis JWD Consulting (JWD Consulting’s business case)

1.0 Introduction/Background
Tujuan bisnis inti JWD Consulting adalah untuk memberi layanan konsultasi manajemen proyek kelas-
dunia ke berbagai organisasi/perusahaan. The CEO, Joe Flemming, percaya bahwa perusahaannya ini
(JWD Consulting) dapat merampingkan operasinya dan meningkatkan bisnisnya dengan menyediakan
informasi terkait dengan manajemen proyek di situs intranetnya, menjadikan beberapa informasi dan
layanan dapat diakses oleh klien atau bakal-klien.

2.0 Business Objective

Tujuan strategis JWD Consulting meliputi pertumbuhan dan profitabilitas yang kontinyu. Proyek Situs
Intranet Manajemen Proyek akan mendukung tujuan-tujuan ini dengan cara meningkatkan visibilitas
kepakaran perusahaan kepada klien dan bakal-klien, yaitu dengan mengijinkan klien dan publik untuk
mengakses beberapa bagian dari intranet. Intranet ini juga akan meningkatkan profitabilitas karena
mengurangi biaya internal, yaitu dengan menyediakan alat-alat (tools), teknik-teknik, templates, dan
pengetahuan manajemen proyek standar ke semua konsultan internal. Karena JWD Consulting fokus pada
pengidentifikasian proyek-proyek yang menguntungkan dan pengukuran nilai proyek-proyek itu setelah
selesai, proyek ini harus memenuhi tiga kriteria.

3.0 Current Situation and Problem/Opportunity Statement

JWD Consulting memiliki sebuah Website korporat dan sebuah intranet. Perusahaan saat ini
menggunakan Website untuk informasi pemasaran. Penggunaan utama intranet adalah untuk informasi
sumberdaya manusia, misalnya sebagai tempat bagi konsultan untuk memasukkan jam kerja pada
berbagai proyek, mengubah dan melihat informasi benefit mereka, mengakses direktori online dan sistem
e-mail berbasis Web dan sebagainya. Perusahaan ini juga menggunakan sistem manajemen proyek
enterprise-wide untuk melacak semua informasi proyek, yang difokuskan pada status dari deliverables
dan pada pemenuhan lingkup, waktu, dan biaya. Terdapat peluang/ kesempatan untuk menyediakan
bagian baru pada intranet yang khusus digunakan untuk berbagi pengetahuan-manajemen-proyeknya
konsultan ke seluruh bagian organisasi/perusahaan. JWD Consulting hanya mempekerjakan konsultan
berpengalaman dan memberi mereka kebebasan untuk mengelola proyek sesuai dengan kebutuhan.
Namun, bersamaan dengan tumbuhnya bisnis perusahaan ini dan proyek menjadi lebih kompleks,
manajer proyek yang berpengalaman sekalipun memerlukan saran-saran tentang bagaimana bekerja
secara lebih efektif.

4.0 Critical Assumption and Constraints

Situs intranet yang diusulkan haruslah merupakan aset yang sangat bernilai bagi JWD Consulting.
Konsultan dan klien harus secara aktif mendukung proyek ini, dan proyek ini harus impas dalam waktu
satu tahun dengan adanya pengurangan biaya operasi internal dan menghasilkan bisnis baru. Manajer the
Information Technology Project Management, 6 th ed.
Kathy Schwalbe
 20

Project Management Office harus memimpin usaha ini, dan tim proyek harus mengikutsertakan
partisipan dari beberapa bagian perusahaan, juga klien perusahaan. Sistem baru harus berjalan/bekerja
pada hardware dan software yang telah ada dan digunakan saat ini, dan sistem baru ini haruslah hanya
memerlukan dukungan teknis minimal. Sistem baru ini harus dapat dengan mudah diakses oleh
konsultan dan klien dan harus aman dari pengguna yang tidak berhak.

5.0 Analysis of Options and Recommendation

Terdapat tiga opsi untuk menangani kesempatan ini:
1. Tidak melakukan apa-apa (Do nothing). Bisnis berjalan dengan baik, dan kita dapat melanjutkan
operasi bisnis tanpa proyek baru ini.
2. Membeli akses ke software khusus untuk mendukung kapabilitas intranet baru yang diinginkan
ini dengan hanya sedikit pengembangan secara in-house.
3. Merancang dan mengimplementasikan kapabilitas intranet baru yang diinginkan ini secara in-
house dengan menggunakan sebagian besar hardware dan software yang sudah ada.
Berdasarkan pada diskusi dengan stakeholders, kami percaya bahwa opsi ke 3 adalah pilihan terbaik.

6.0 Preliminary Project Requirements

Ciri utama dari situs intranet manajemen proyek meliputi hal-hal berikut:
1. Akses ke beberapa template dan tools manajemen proyek. Users harus bisa mencari (search)
templates dan tools, membaca instruksi tentang penggunaan templates dan tools ini, dan melihat
contoh-contoh bagaimana mengaplikasikan templates dan tools pada proyek-proyek yang nyata.
Users harus bisa menyerahkan (submit) templates dan tools baru, yang harus terlebih dahulu
disaring atau diedit oleh the Project Management Office.
2. Akses ke artikel-artikel manajemen proyek yang relevan. Banyak konsultan dan klien merasa seakan-
akan terjadi banjir informasi (information overload) ketika mereka mencari informasi manajemen
proyek. Mereka sering membuang-buang waktu yang seharusnya digunakan bersama-sama dengan
klien mereka. Intranet baru harus meliputi akses ke beberapa artikel penting tentang berbagai topik
manajemen proyek, yang dapat dicari berdasarkan topik, dan mengijinkan users untuk meminta staff
the Project Management Office untuk mencarikan artikel tambahan untuk memenuhi kebutuhan
mereka (konsultan).
3. Link-link ke situs Web up-to-date yang lain, dengan deskripsi ringkas ciri utama dari situs eksternal.
4. Sebuah fitur “Ask the Expert” untuk membantu membangun hubungan dengan klien aktif dan calon
klien dan berbagi pengetahuan dengan konsultan internal.
5. Keamanan yang memadai agar seluruh bagian situs intranet dapat diakses oleh konsultan internal
dan bagian tertentu dapat diakses oleh pihak lain.
6. Kemampuan meminta bayaran untuk pengaksesan beberapa informasi. Beberapa informasi dan fitur
situs intranet ini harus bisa memberitahu users eksternal untuk membayar atas informasi atau
layanan yang diakses. Cara-cara pembayaran harus meliputi pilihan penggunaan kartu kredit atau
transaksi pembayaran online yang semacam itu. Setelah sistem memverifikasi pembayaran, user itu
harus bisa mengakses atau mengunduh informasi yang diinginkan.
7. Ciri atau fitur layanan yang disarankan oleh users, jika layanan itu memberi nilai tambah bagi bisnis.

7.0 Budget Estimate and Financial Analysis

Estimasi awal biaya untuk seluruh proyek adalah $140,000,-. Estimasi ini didasarkan pada manajer
proyek bekerja sekitar 20 jam per minggu selama enam bulan dan staff internal lain yang bekerja total 60
jam per minggu selama enam bulan. Wakil customer tidak akan dibayar untuk asistensi mereka. Seorang
staff manajer proyek akan memperoleh $50 per jam. Tarif per jam untuk anggota tim proyek yang lain
adalah $70, karena beberapa jam yang normalnya ditagihkan kepada klien mungkin diperlukan untuk
proyek ini. Estimasi biaya awal juga memasukkan $10,000,- untuk pembelian software dan layanan dari

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 21

supplier. Setelah proyek selesai, biaya pemeliharaan $40,000 per tahun , khususnya untuk mengupdate
informasi dan mengkoordinasikan fitur the “Ask the Expert” dan artikel online.

Proyeksi keuntungan didasarkan pada pengurangan jam yang digunakan konsultan meriset informasi
manajemen proyek, tools dan templates yang sesuai dan sebagainya. Proyeksi keuntungan juga
didasarkan pada peningkatan kecil profit karena bisnis baru yang dihasilkan oleh proyek ini. Jika setiap
konsultan dari lebih dari 400 orang menghemat waktu 40 jam setiap tahunnya (kurang dari satu jam per
minggu) dan dapat menagihkan waktu tersebut ke proyek lain yang menghasilkan profit dengan estimasi
konservatif $10 per jam, maka proyeksi keuntungan menjadi $160,000 per tahun. Jika intranet baru
menaikkan bisnis sekitar 1 persen, dengan menggunakan informasi profit yang lalu, kenaikan profit
karena bisnis baru akan menjadi sekurang-kurangnya $40,000 setiap tahun. Karena itu, proyeksi
keuntungan adalah sekitar $200,000 per tahun.

Exhibit A memberi ringkasan proyeksi biaya dan keuntungan dan menunjukkan estimasi net present
value (NPV), return on investment (ROI), dan tahun kapan payback terjadi. Ringkasan itu juga
menunjukkan daftar asumsi yang dibuat dalam melakukan analisis keuangan awal. Semua estimasi
keuangan sangat memberi dorongan positif. Estimasi waktu impas adalah satu tahun, sebagaimana
diminta oleh sponsor. NPVnya adalah $272,800, dan discounted ROI yang didasarkan pada masa hidup
sistem tiga tahun sangat bagus (excellent), yaitu sebesar 112 persen.

8.0 Schedule estimate

Sponsor proyek menginginkan proyek selesai dalam enam bulan, tetapi ada fleksibilitas untuk jadwal ini.
Kita juga mengasumsikan bahwa sistem baru akan memiliki masa hidup yang bermanfaat sekurang-
kurangnya tiga tahun.

9.0 Potential Risks

Ada beberapa resiko yang terlibat dalam proyek ini. Yang pertama sekali adalah kurangnya interes
kepada sistem baru oleh konsultan internal dan klien eksternal. Input dari users sangat penting untuk
menambah banyaknya informasi ke dalam sistem ini dan merealisasikan benefit potensial dari
penggunan sistem ini. Terdapat beberapa resiko teknis dalam memilih jenis software yang digunakan
untuk pencarian sistem, memeriksa keamanan, memproses pembayaran, dan lain-lain, tetapi fitur-fitur
sistem ini semuanya menggunakan teknologi yang sudah terbukti baik. Resiko bisnis utama adalah
penginvestasian waktu dan uang ke dalam proyek ini dan tidak bisa merealisasikan keuntungan yang
diproyeksikan.

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 22

10.0 Exhibits.
Exhibit A. Analisis Keuangan untuk Proyek Situs Manajemen Proyek
Discount rate 8%
Asumsi proyek dikerjakan dalam waktu 6 bulan Year
0 1 2 3 Total
Costs 140,000 40,000 40,000 40,000
Discount factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted costs 140,000 37,037 34,294 31,753 243,084

Benefits 0 200,000 200,000 200,000

Discount factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted benefits 0 186,185 171,468 158,756 515,419

Discounted benefits – costs (140,000) 148,148 137,174 127,013

Discounted benefits – costs (140,000) 8,148 145,322 272,336 NPV
Payback in Year 1
Discounted life cycle ROI 112%

Assumptions
Costs # hours
PM (500 hours, $50/hour) 25,000
Staff (1500 hours, $70/hour) 105,000
Outsourced software and services 10,000
Total project costs (all applied in year 0) 140,000
Benefits
# consultants 400
Hours saved 40
$/hour profit 10
Benefits from saving time 160,000
Benefits from 1% increase in profits 40,000
Total annual projected benefits 200,000

Initiating
Untuk mengawali Proyek Situs Intranet Manajemen Proyek secara resmi, Erica tahu bahwa
tugas/task utama adalah mengidentifkasi semua stakeholders proyek dan membuat piagam proyek
(project charter)

Bidang Pengetahuan Proses Peng-awalan Outputs

Manajemen Integrasi Proyek Membuat piagam proyek Piagam proyek
Manajemen Komunikasi Proyek Mengidentifikasi stakeholders Register Stakeholders
Strategi manajemen stakeholders

Untuk mengidentifikasi Stakeholders Proyek, Erica sebagai Manajer Proyek, bertemu Joe Flemming,
selaku sponsor proyek, untuk mendiskusikan dan mengidentifikasi stakeholders kunci untuk proyek
ini. Stakeholders proyek adalah orang-orang yang terlibat pada atau terkena dampak oleh aktivitas
proyek dan meliputi sponsor proyek, tim proyek, staff pendukung, pelanggan, pengguna, suppliers,
dan bahkan orang yang tidak setuju thd proyek. Hasil indentifikasi dinyatakan dalam Stakeholders
Register

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 23

Strategi manajemen stakeholders adalah suatu pendekatan untuk membantu meningkatkan

dukungan stakeholders terhadap proyek secara keseluruhan. Seringkali dokumen ini dipandang
bersifat rahasia, bahkan beberapa manajer proyek tidak mendokumenkan strategi ini karena isinya
bersifat sensitif.

Membuat Piagam Proyek (Project charter)

Erica selaku manajer proyek membuat draft piagam proyek. Ia menunjukkan piagam proyek ini
kepada anggota tim proyek, kemudian menunjukkan kepada Joe selaku sponsor untuk review.
Piagam Proyek terdiri atas satu atau dua halaman saja.

Piagam Proyek (Project Charter)

Project Title: Proyek Situs Intranet Manajemen Proyek

Project Start Date: 2 Mei Projected Finish Date: 4 Nopember

Budget Information: Perusahaan telah mengalokasikan $140,000 untuk proyek ini. Sebagian besar biaya untuk
proyek ini adalah untuk tenaga kerja internal. Estimasi awal memberikan total 80 jam per week.

Project Manajer: Erica, Bell (310) 5555-5896, erica_bell@jwdconsulting.com

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 24

Project objectives: Membangun kemampuan baru yang dapat diakses pada situs intranet JWD Consulting
untuk membantu konsultan internal dan pelanggan eksternal mengelola proyek secara lebih efektif. Situs
intranet akan meliputi beberapa templates dan tools yang dapat diunduh oleh users, contoh-contoh templates
yang sudah terisi lengkap dan dokumen-dokumen terkait dengan manajemen proyek yang telah digunakan
pada proyek yang nyata, artikel-artikel penting yang berhubungan dengan topik manajemen proyek akhir-akhir
ini, sebuah layanan pengambilan (retrieval) artikel, tautan-tautan (links) ke situs lain dengan informasi yang
bermanfaat, dan sebuah fitur “Ask the Expert” tempat users memposting pertanyaan yang mereka hadapi
tentang proyek mereka dan menerima saran-saran dari ahli di bidangnya. Beberapa bagian dari situs intranet
akan dapat diakses secara bebas oleh publik, bagian lain hanya akan dapat diakses oleh pelanggan sekarang
dan/atau konsultan internal, dan bagian lain dari situs intranet hanya dapat diakses secara berbayar.

Main Project Success Criteria: Proyek harus impas dalam satu tahun setelah penyelesaian

Approach:
 Menjalankan survei untuk menentukan fitur-fitur penting situs intranet baru dan meminta masukan
dari konsultan dan pelanggan
 Mereview templates internal dan eksternal dan contoh-contoh dokumen manajemen proyek
 Meneliti software untuk menyediakan keamanan, mengelola input dari user, dan memfasilitas
pengambilan artikel dan fitur “Ask the Expert”
 Membangun situs intranet dengan menggunakan pendekatan iteratif, mengumpulkan sebanyak
mungkin umpanbalik dari user
 Menentukan cara untuk mengukur nilai situs intranet dalam hal pengurangan biaya dan pendapatan
baru, keduanya selama proyek berjalan dan satu tahun setelah penyelesaian proyek.

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Name Role Position Contact Information
Joe Flemming Sponsor JWD Consulting, CEO Joe_flemming@jwdconsulting.com
Erica Bell Manajer Proyek JWD Consulting, manajer Erica_bell@jwdconsulting.com
Michael Chen Anggota Tim JWD Consulting, konsultan Michael_chen@jwdconsulting.com
senior
Jessie Faue Anggota Tim JWD Consulting, konsultan Jessie_faue@jwdconsulting.com
Kevin Dodge Anggota Tim JWD Consulting, departemen TI Kevin_dodge@jwdconsulting.com
Cindy Dawson Anggota Tim JWD Consulting, departemen TI Cindy_dawson@jwdconsulting.com
Kim Phuong Penasehat Wakil klien Kim_phuong@client1.com
Page Miller Penasehat Wakil klien Page_miller@client2.com

Sign-off: (Tanda tangan semua stakeholders di atas)

Comments: (Komentar tulisan tangan dan diketik dari stakeholders di atas, jika mungkin)
“Saya akan mendukung proyek ini jika waktu memungkinkan, tetapi saya percaya proyek klien saya
akan diprioritaskan. Saya akan menyiapkan salah satu asisten saya untuk mendukung proyek ini jika
diperlukan” – Michael Chen
“Kita harus sangat berhati-hati menguji sistem baru ini, khususnya keamanan dalam memberi akses
ke sebagian dari situs intranet kepada publik dan klien.” – Kevin Dodge dan Cindy Dawson.

Menyelenggarakan Kick-Off Meeting Proyek

Sebaiknya mengadakan a kick-off meeting pada awal proyek sehingga stakeholders bisa saling bertemu,
mereview tujuan proyek dan mendiskusikan rencana berikutnya.

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 25

Project planning
Perencanaan biasanya adalah proses paling sulit tetapi paling tidak dihargai dalam manajemen proyek. Karena
perencanaan tidak selalu digunakan untuk memfasilitasi suatu tindakan, banyak orang menganggap secara
negatif. Kegunaan utama rencana proyek adalah memandu pelaksanaan proyek. Sebagai pemandu maka
rencana harus realistik dan berguna, sehingga waktu dan usaha yang cukup harus dialokasikan pada proses
perencanaan; orang yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan perlu merencanakan pekerjaan.

Ada banyak output yang dihasilkan dari proses perencanaan. Semua bidang pengetahuan diperlukan dalam
proses perencanaan.

Untuk Proyek Situs Intranet manajemen proyek JWD Consulting yang relatif kecil, Erica mengindentifikasi
dokumen-dokumen penting perencanaan sebagai berikut:

 Kontrak tim
 Pernyataan lingkup proyek
 Work breakdown structure (WBS)
 Jadwal proyek, dalam bentuk Gantt chart, lengkap dengan semua dependensi dan sumberdaya
 Daftar prioritas resiko.

Erica menyediakan dokumen tersebut dan dokumen lain di website proyek. Website khusus ini
memudahkan komunikasi dan mendokumenkan informasi proyek.

Setelah tim proyek menandatangani piagam proyek, Erica mengorganisasikan pertemuan

pengembangan tim (team-building meeting). Pertemuan ini untuk membuat anggota tim saling
mengenal secara personal. Erica meminta anggota untuk menyusun dokumen team contract yang

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 26

ditandatangani oleh anggota dengan leluasa. Team contract ini untuk membangun team work dan
menjelaskan team communication.

Yang dikerjakan Erica berikutnya adalah mengklarifikasi lingkup proyek dengan membangun
pernyataan lingkup proyek dan WBS. Ia melibatkan tim proyek dengan meminta mereka
menjelaskan ttg apa yang menjadi deliverables utama proyek, peran mereka dalam menghasilkan
deliverables ini, dan area mana dari lingkup proyek yang memerlukan klarifikasi. Berdasarkan
masukan dari anggota tim, pada pertemuan berikutnya, Erica bersama tim proyek mendiskusikan
pernyataan lingkup dan memulai membuat WBS. Pernyataan lingkup memuat karakteristik dan
requirements produk, ringkasan deliverables, dan menggambarkan kriteria keberhasilan proyek.

Scope Statement
(Pernyataan Lingkup)
Project Title: Proyek Situs Intranet Manajemen Proyek
Date: 18 Mei
Prepared by: Erica Bell, Manajer Proyek , erica_bell@jwdconsilting.com

Project Summary and Justification: Joe Flemming, CEO of JWD Consulting, meminta proyek ini dikerjakan
untuk mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan strategis. Situs Intranet baru akan meningkatkan
visibilitas dari keahlian-keahlian yang dimiliki oleh perusahaan kepada klien dan calon klien. Intranet ini juga
akan membantu mengurangi biaya internal dan meningkatkan profitabilitas dengan cara menyediakan tools,
teknik, dan template standar, serta pengetahuan manajemen proyek kepada semua konsultan internal.
Anggaran untuk proyek sebesar $140,000. Sangat penting bagi proyek bahwa sistem nantinya harus impas/
kembali modal dalam satu tahun setelah proyek selesai.

Product Characteristics and Requirements:

1. Template and tools: Situs intranet mengijinkan pengguna resmi untuk mengunduh files yang dapat
mereka gunakan untuk membuat dokumen manajemen proyek dan membantu mereka menggunakan
management tools. File-file ini dalam format MS Word, Excel, Access, Project, or in HTML, or format PDF.
2. User submissions: Users akan didorong untuk mengemailkan file template dan tools sampel ke
Webmaster. Webmaster akan meneruskan file tersebut ke pihak yang relevan untuk dikaji dan
memposting file itu ke situs intranet diperlukan.
3. Article: Artikel yang diposting pada situs intranet akan memiliki copyright permission yang sesuai. Format
yang disarankan untuk artikel adalah PDF. Manajer proyek mungkin menyetujui proyek yang lain, jika
perlu.
4. Request for article: Situs intranet akan memiliki fasilitas bagi users untuk request ke seseorang dari Kantor
Manajemen Proyek di JWD Consulting untuk mencarikan artikel yang sesuai untuk users tersebut.
Manajer KMP harus menyetujui terlebih dahulu request itu dan menegosiasikan pembayaran, jika perlu.
5. Links: Semua link harus diuji seminggu sekali. Link yang putus harus diperbaiki dalam waktu 5 hari setelah
ditemukan.
6. The “Ask the Expert” feature: Situs intranet harus memuat fitur pencarian bagi users berdasarkan topik,
key words, dll.
7. Security: Situs intranet menyediakan tingkatan-tingkatan keamanan tertentu. Semua pegawai internal
akan memiliki akses ke seluruh bagian situs intranet ketika mereka memasukkan informasi keamanan
untuk mengakses intranet utama perusahaan. Sebagian dari intranet akan tersedia untuk umum dari
website perusahaan. Sebagian lain dari intranet akan tersedia bagi pelanggan berdasarkan verifikasi pada
database klien saat ini. Porsi yang lain dari intranet akan tersedia setelah negosiasi fee atau memasukkan
pembayaran tertentu menggunakan metode pembayaran pre-authorised.
Information Technology Project Management, 6 th ed.
Kathy Schwalbe
 27

8. Search feature: Situs intranet harus memiliki fitur search bagi users untuk pencarian berdasarkan topik,
keywords, dll
9. The intranet must accessible dengan menggunakan browser Internet standar.
10. The intranet must be availabile 24/7 dengan 1 jam pemeliharaan per minggu.

Summary of Project Deliverables

Project management-related deliverables:
Business case, project charter, team contract, scope statement, WBS, schedule, cost baseline, progress
reports, final project presentation, final project report, lesson-learned report, dan dokumen lain yang
diperlukan untuk mengelola proyek.

Product-related deliverables:
1. Survey: Survei thd konsultan dan klien untuk menentukan content dan features yang diinginkan untuk
situs intranet.
2. Files for templates: Situs intranet akan meliputi sekurang-kurangnya 20 dokumen template ketika sistem
pertama kali diimplementasikan, dan akan memiliki kapasitas menyimpan sampai 100 dokumen. Team
proyek akan memutuskan 20 dokumen template awal berdasarkan hasil survei.
3. Example of completed templates: Situs intranet akan memuat contoh-contoh proyek yang telah
menggunakan template-template yang tersedia di situs intranet. Contoh, jika terdapat template untuk
sebuah business case, maka akan ada contoh business case yang nyata yang menggunakan template
tersebut.
4. Instruction for using project management tools: Situs intranet akan memuat informasi tentang bagaimana
menggunakan beberap piranti manajemen proyek, termasuk (minimum) terdiri atas: WBS, Gantt cahrts,
network diagram, cost estimates, dan earned value management. Jika cocok, file sampel akan disediakan
di dalam software aplikasi yang sesuai untuk piranti tsb.
5. Example application of tools: Situs intranet akan memuat contoh-contoh dari proyek yang nyata yang
telah menerapkan piranti yang disebut di no.4 di atas.
6. Articles: situs intranet akan memuat sekurang-kurangnya 10 artikel yang bermanfaat tentang topik-topik
relevan dengan manajemen proyek. Situs intranet akan memiliki kapasitas untuk menyimpan 1000 artikel
dalam format pdf dengan rata-rata panjang artikel masing-masing 10 halaman.
7. Links: Situs intranet akan memuat link dengan deskripsi ringkas untuk sekurang-kurangnya 20 situs
bermanfaaat. Link akan mengkategorikan dalam kelompok-kelompok.
8. Expert database: dalam rangka mendeliver fitur “Ask the Expert”, sistem harus menyertakan dan
mengakses database ekspert yang disetujui dan informasi kontaknya. User akan bisa melakukan pencarian
expert berdasarkan topik pre-defined.
9. User request feature: Memuat aplikasi untuk solicit dan memproses permintaan dari users.
10. Intranet site design: Rancangan awal dari situs intranet baru akan meliputi peta situs, format-format yang
disarankan, grafik yang sesuai, dll. Rancangan akhir akan memasukkan komentar dari users pada
rancangan awal.
11. Intranet site content: situs intranet akan menyertakan konten untuk bagian template dan piranti, bagian
artikel, bagian retrieva artikel, bagian links, bagian “Ask the Expert”, fitur User Requests, fitur keamanan,
dan pembayaran.
12. Test plan: Rencana pengujian adalah dokumen ttg bagaimana intranet akan diuji, siapa yang menguji, dan
bagaimana bugs akan dilaporkan.
13. Promotion: Sebuah rencana untuk mempromosikan untuk situs intranet akan menggambarkan berbagai
pendekatan untuk meminta masukan selama perancangan.
14. Project benefit management plan: rencana benefit proyek akan mengukur nilai finansial dari situs intranet.

Kriteria Keberhasilan Proyek:

Information Technology Project Management, 6 th ed.
Kathy Schwalbe
 28

Goal kita adalah menyelesaikan proyek ini dalam waktu enam bulan dengan biaya tidak lebih dari $140,000.
Sponsor proyek, Joe Flemming, telah menekankan pentingnya kemampuan proyek untuk membiayai dirinya
sendiri dalam waktu satu tahun setelah situs intranet selesai. Untuk memenuhi goal keuangan, situs intranet
harus memiliki strong user inputs. Kita juga harus membangun metode untuk mendapatkan benefit ketika
intranet sedang dikembangkan dan diuji, dan setelah peluncuran. Jika proyek memerlukan waktu sedikit lebih
lama untuk menyelesaikannya atau memerlukan biaya sedikit lebih banyak dari yang dianggarkan, perusahaan
masih akan menganggapnya berhasil jika intranet memiliki good payback dan membantu mempromosikan
citra perusahaan sebagai organisasi konsultan yang prima.

Bersamaan dengan penyusunan pernyataan lingkup, tim proyek juga membuat work breadown
structure (WBS) untuk proyek. WBS adalah alat penting dalam manajemen proyek karena menjadi
dasar bagaimana mengerjakan pekerjaan proyek, menjadi dasar untuk membuat jadwal proyek dan
melakukan earned value management untuk mengukur dan memprediksi kinerja proyek.

Untuk proyek situs intranet manajemen proyek JWD Consulting, Erica dan timnya memutuskan
untuk menggunakan grup proses manajemen proyek sebagai kategori utama pada WBS. Di WBS ini
mereka menyertakan beberapa tonggak (milestone), misalnya selesainya beberapa deliverable
utama.

WBS proyek intranet manajemen proyek JWD Consulting

1.0 Peng-awalan
1.1 Mengidentifikasi stakeholders kunci
1.2 Menyusun piagam proyek
1.3 Melaksanakan kick-off meeting
2.0 Perencanaan
2.1 Melaksanakan pertemuan team planning
2.2 Menyusun team contract
2.3 Menyusun pernyataan lingkup
2.4 Menyusun WBS
2.5 Menyusun jadwal dan cost baseline
2.5.1 Menentukan sumberdaya setiap pekerjaan
2.5.2 Menentukan durasi setiap pekerjaan
2.5.3 Menentukan dependensi setiap pekerjaan
2.5.4 Membuat draft Gantt chart
2.5.5 Mereview dan menfinalisasi Gant chart
2.6 Mengidentifikasi, mendiskusikan, dan memprioritaskan resiko
3.0 Pelaksanaan
3.1 Melakukan survei
3.2 Mendapatkan masukan dari users (user inputs)
3.3 Menetapkan isi intranet
3.3.1 Template dan tools
3.3.2 Artikel-artikel
3.3.3 Links
3.3.4 Ask the expert
3.3.5 User requests feature
3.4 Merancang situs intranet
3.5 Mengkonstruksikan situs intranet
3.6 Menguji situs intranet
3.7 Mempromosikan situs intranet
3.8 Meresmikan penggunaan situs intranet
3.9 Mengukur benefits proyek

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 29

4.0 Pemantauan dan pengendalian

4.1 Melaporkan kemajuan
5.0 Penutupan
5.1 Menyiapkan laporan akhir proyek
5.2 Menyiapkan presentasi akhir proyek
5.3 Menyiapkan dokumen lesson-learned

Dengan menggunakan masukan dari anggota tim proyek, Erica memasukkan data proyek ini ke
Microsoft Project yang meliputi: pekerjaan-pekerjaan (tasks), estimasi durasi task, dependensi dari
tasks, menjadi sebuah Gantt chart. Kemudian ke dalam Gantt char dimasukkan data ttg sumberdaya
tasks dan biaya.

Gantt chart

Erica bersama tim proyek mendiskusikan resiko-resiko proyek yang mungkin terjadi dan harus
diantisipasi. Resiko-resiko ini disusun dalam sebuah daftar yang diurutkan berdasarkan besarnya
dampak atas resiko tadi.

Rankin Resiko potensial

g
1 Kurangnya masukan dari konsultan internal
2 Kurangnya masukan dari wakil klien
3 Keamanan sistem baru
4 Outsourcing / pembelian untuk fitur-fitur article retrieval dan “Ask the Expert”
5 Outsourcing / pembelian untuk pemrosesan transaksi pembayaran online
6 Mengorganisasikan template dan contoh-contoh dengan cara yang bermanfaat
7 Menyediakan fitur search yang efisien
8 Mendapatkan feedback yang baik dari Michael Chen dan konsultas senior yang lain
9 Mempromosikan secara efektif sistem baru
10 Mewujudkan benefit sistem baru dalam waktu satu tahun

Project Execution
Mengeksekusi proyek meliputi tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa
aktivitas-aktivitas dalam rencana proyek dikerjakan dan selesai. Termasuk di antaranya pekerjaan-
pekerjaan memasang perangkat keras, perangkat lunak dan prosedur baru. Produk proyek dihasilkan
selama eksekusi, dan biasanya memerlukan paling banyak sumber daya untuk menyelesaikan proses
Information Technology Project Management, 6 th ed.
Kathy Schwalbe
 30

eksekusi ini. Banyak sponsor dan pelanggan fokus pada deliverables yang berhubungan dengan
penyediaan produk, layanan, atau hasil yang diinginkan dari proyek.

Untuk proyek JWD Consulting, Erica selaku manajer proyek bekerja erat dengan anggota tim untuk
memastikan bhawa mereka menghasilkan produk pekerjaan yang diinginkan. Ia juga menggunakan
ketrampilan “networking” untuk mendapatkan masukan dari orang-orang di dalam perusahaan dan
dari luar perusahaan. Erica juga membuat laporan kemajuan proyek berdasarkan milestone kepada
Joe Flemming selaku sponsor. Ia juga menyampaikan potensi masalah yang mungkin timbul.

Selama proses pelaksanaan proyek, masalah-masalah yang berhubungan dengan sumber daya
manusia juga sering timbul, misalnya konflik. Juga, anggota tim yang tidak bisa meluangkan waktu
untuk petemuan-pertemuan, tetapi tetap bisa mengerjakan aktivitas proyek yang menjadi
tanggungjawabnya. Atau, anggota tim yang ingin mengerjakan sendiri pembuatan software,
walaupun membeli bisa lebih baik dari berbagai sisi. Selain itu, respon yang rendah dari para
konsultan pegawai JWD Consulting untuk memberi input juga menjadi masalah.

Project monitoring and Controlling

Pemantauan dan pengendalian adalah proses pengukuran kemajuan dalam mencapai tujuan proyek,
pemantauan penyimpangan dari rencana, dan mengambil tindakan perbaikan agar kemajuan sesuai
dengan rencana. Pemantauan dan pengendalian dikerjakan selama masa pengerjaan proyek.
Anggota tim proyek mengumpulkan laporan kemajuan setiap hari tertentu.

Laporan Mingguan Kemajuan Proyek

Nama Proyek: Proyek Intranet Manajemen proyek
Nama Anggota Tim: Cindy Dawson, cindy_dawson@jwdconsulting.com
Date: 5 Agustus
Pekerjaan yang telah diselesaikan minggu ini:
- Bekerja dengan Kevin untuk memulai konstruksi situs intranet
- Mengorganisasikan semua file konten

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe
 31

- Mulai membuat skema penamaan file untuk file konten

- Melanjutkan pekerjaan ttg “Ask the Expert” dan fitur User Requests
- Bertemu dengan supplier yang terpilih
- Memverifikasi softwarenya supplier apakah sesuai dengan kebutuhan kita
- Menemukan kebutuhan untuk beberapa customization

Pekerjaan yang harus diselesaikan minggu berikutnya:

- Melanjutkan pekerjaan konstruksi situs intranet
- Menyiapkan draft dokumen kontrak dengan supplier terpilih
- Menyusun estimasi biaya yang baru untuk pekerjaan yang dioutsource.

Pekerjaan yang berjalan baik dan mengapa:

Pekerjaan konstruksi situs intranet dimulai dengan baik. Rancangan sangat jelas dan mudah diikuti. Kevin tahu
betul apa yang harus dikerjakan.

Pekerjaan yang tidak berjalan dengan baik dan mengapa:

Sangat sulit untuk memutuskan bagaimana mengorganisasikan template dan examples di situs. Memerlukan
lebih banyak masukan dari konsultan dan klien.

Saran-saran/Masalah:
- Selenggarakan pertemuan khusus untuk memutuskan bagaimana mengorganisasikan templates dan
examples di situs intranet.
- Ambil beberapa contoh dokumen kontrak dan bantu dalam bernegosiasi dengan supplier terpilih.

Perubahan proyek:
Saya pikir kita tetap sesuai jadwal, tetapi sepertinya kita memerlukan tambahan sebesar $10,000 untuk
outsourcing. Hal ini membuat anggaran di bidang ini menjadi berlipat dua.

Project closing
Proses penutupan melibatkan proses mendapatkan penerimaan stakeholders dan pelanggan atas
produk dan layanan akhir proyek dan mengakhiri proyek dengan baik. Termasuk di antaranya
memverifikasi bahwa semua deliverables lengkap, serta laporan dan presentasi akhir proyek.

Juga sangat penting untuk merencanakan dan mengeksekusi transisi yang mulus dari proyek ke
operasi normal perusahaan. Setelah presentasi biasanya diadakan acara penutupan untuk tim
proyek.

Information Technology Project Management, 6 th ed.

Kathy Schwalbe