Fasya Yosifa

1619103006

PROCEDURE STATEMENTS

1. Introduction
Prosedur adalah metode standar untuk menyelesaikan tugas, biasanya terdiri dari
serangkaian langkah yang diikuti dalam urutan yang pasti dan teratur. Prosedur
tipikal mengidentifikasi tujuan untuk menyelesaikannya, serta posisi pekerjaan apa
yang bertanggung jawab untuk setiap tugas di dalamnya dan bagaimana setiap
tugas harus diselesaikan.
2. Writing Style
 penggunaan garis besar dan kata kerja aktif yang konsisten, dan menghindari
kesalahan tata bahasa yang mengganggu, akan memastikan keterbacaan
secara keseluruhan.
 membagi teks menjadi format garis besar, yang memungkinkan penyusunnya
dengan mudah bergerak melalui berbagai langkah pemrosesan dari suatu
prosedur.
 Format kerangka standar adalah pendekatan yang paling fleksibel bila ada
banyak sublapisan aktivitas dalam suatu prosedur. Garis besar yang dihasilkan
adalah:
 menggunakan kata kerja aktif jika memungkinkan untuk secara paksa
mendorong pembaca melalui narasi prosedur. Cara terbaik untuk
menggambarkan masalahnya adalah dengan contoh berikut:

Akuntan biasanya menggunakan kata kerja aktif ini:

  Masalah utama saat menulis prosedur adalah kemampuan seseorang untuk
menyimpan dokumen yang dihasilkan semudah mungkin untuk dibaca.

3. Writing Mechanics
 Mekanisme penulisan meliputi makalah, gaya jenis, perangkat keras, cara
penggandaan, penggunaan logo, skema penomoran, indeks, dan judul terkait
dengan penyelesaian prosedur. Panduan ini memberikan beberapa aturan untuk
masing-masing item ini :
- Warna Gunakan warna untuk menunjukkan tujuan akuntansi yang berbeda.
- Distribusi Catat jabatan atau departemen tempat prosedur akan
didistribusikan. Ini akan membantu dalam mendistribusikan prosedur.
- Tanggal penerbitan Daftar tanggal aktual di mana prosedur dirilis. Ini
memberi tahu pembaca jika tanggal pada prosedur yang dia baca cocok
dengan tanggal rilis terbaru.
- Logo Cantumkan logo perusahaan pada segala bentuk dan prosedur
sesering mungkin.
- Margin Gunakan margin satu inci di kedua sisi halaman mana pun, serta di
bagian bawah. Jika margin atas berisi logo atau informasi lain, gunakan
margin atas setengah inci; jika tidak, gunakan margin satu inci di bagian atas
halaman.
- Penomoran halaman. Beri nomor semua halaman dalam bentuk “Halaman 1
dari 2” sehingga pembaca dapat melihat berapa halaman yang seharusnya
dimasukkan dalam suatu prosedur, dan dapat dengan melihat apakah ada
yang hilang.
- Kertas Jangan gunakan kertas yang sangat tipis sehingga teks di sisi
belakang dapat menembusnya.
- Nomor pengambilan. Tetapkan nomor pengambilan permanen ke dokumen
saat pertama kali dibuat, yang (seperti namanya) dapat digunakan untuk
mengambilnya dari penyimpanan. Nomor ini juga dapat digunakan sebagai
nama file pengenal dimana dokumen tersebut disimpan dalam sistem
komputer. Jika tidak banyak dokumen yang diharapkan untuk dimasukkan
 dalam manual prosedur, maka nomor pengambilan bisa sesingkat tiga digit,
dan dapat dibagi dengan cara berikut untuk menyisakan ruang untuk
dokumen dari semua departemen:

Skema ini rusak dalam organisasi yang lebih besar, di mana mungkin
terdapat banyak departemen dan berbagai bentuk dan prosedur. Dalam
kasus ini, lebih baik untuk mengidentifikasi departemen dengan nomor dua
digit, diikuti dengan tanda hubung, diikuti dengan nomor tiga atau empat digit
yang mengidentifikasi dokumen. Misalnya, berikut adalah rentang angka yang
dapat digunakan dalam departemen akuntansi, dengan departemen yang
diberi kode keseluruhan 10:

- Menggantikan. Jika prosedur baru menggantikan yang sebelumnya, catat

nomor pengambilan dari prosedur yang dihilangkan sehingga penerima dapat
menghapusnya dari manual prosedur yang ada.
- Jenis ukuran. Gunakan font Times New Roman standar.
4. Flowcharting for a Procedures Manual
 Introduction
- Diagram alir adalah tambahan yang berharga untuk setiap manual yang
menjelaskan aliran langkah-langkah dalam suatu proses.
 - Serangkaian contoh mencakup aliran proses yang lebih mendasar untuk
transaksi akuntansi utama.
 When to Use Flowchart
- Diagram alir sebaiknya hanya digunakan dalam sebagian kecil situasi di
mana pokok bahasannya begitu kompleks sehingga dokumen tertulis yang
panjang mungkin tidak menyampaikan informasi kunci kepada pengguna
tanpa sejumlah pengulangan. Situasi ini paling sering muncul ketika ada
banyak titik keputusan dalam suatu proses, di mana seseorang dapat
berpindah ke sejumlah jalur alternatif dalam suatu prosedur.
- Dengan mengubah contoh ini menjadi format diagram alir, dapat sangat
menyederhanakan proses pengambilan keputusan bagi pengguna prosedur.
- Diagram alir digunakan khusus untuk melatih karyawan baru.
- Diagram alir juga dapat digunakan sebagai lembar check-off sekali pakai.
- diagram alur secara selektif dapat sangat meningkatkan tingkat pemahaman
pengguna tentang prosedur yang lebih kompleks
 Flowcharting Symbol
 Flow to The Flowchart
- Aliran informasi umum harus dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan.
- Saat menggunakan simbol keputusan, jawaban "ya" yang keluar dari simbol
biasanya harus mengikuti aliran utama proses, sementara jawaban "tidak"
dialihkan ke kemungkinan di kedua sisi aliran proses utama.
- Poin terakhir adalah hanya membahas tindakan dan keputusan dalam
diagram alur. Dengan mengurangi atau menghilangkan keberadaan simbol
yang terkait dengan input, output, keputusan yang jelas, atau langkah-
langkah proses tanpa aktivitas yang terlihat, produk yang sangat efisien yang
jelas dan mudah dimengerti akan dihasilkan.
 Proper uSe a Flowline
- Flowlines adalah garis yang menghubungkan simbol di dalam diagram alur
dan menunjukkan arah aliran proses
- garis alur dapat menghasilkan presentasi yang rapi yang tidak
membingungkan pembaca. Berikut adalah beberapa poin utama yang harus
diperhatikan saat membuat garis alur
 Gabungkan alur yang memiliki tujuan yang sama. Jika ada sejumlah alur
yang berasal dari titik yang berbeda dalam diagram alur, yang semuanya
terhubung ke simbol yang sama, maka seseorang dapat sangat
mengurangi jumlah garis yang muncul pada diagram alur dengan
menggabungkannya bersama di titik paling awal sehingga hanya satu
garis tunggal yang tiba di simbol.
 Tambahkan panah ke garis alur yang panjang. Jika garis alur sangat
panjang sehingga melampaui halaman, atau melingkari satu atau
beberapa simbol, pembaca mungkin tidak memahami arahnya.
 Hindari garis aliran yang bersilangan. Aliran proses akan hampir tidak
terlihat jika garis aliran berulang kali saling bersilangan.
 Flowchart Procedure Example
5. Format of The Procedure
 Sebuah prosedur harus mengikuti format standar semaksimal mungkin sehingga
kumpulan informasi tambahan yang sama — seperti nomor pengambilan dan
tanggal penerbitan — dapat disertakan secara seragam dalam semua dokumen.
 Sebuah prosedur mendokumentasikan aliran data dan apa yang dilakukan setiap
area kerja yang dijelaskan pada data tersebut untuk diproses dan diteruskan ke
area kerja berikutnya.
 Bagian pertama dari prosedur ini adalah bagian tajuk, yang mencakup
sekumpulan informasi identifikasi standar.
 Bagian naratif dari suatu prosedur dimulai tepat di bawah blok header. pola
naratif umum untuk prosedur adalah paragraf pembuka tentang latar belakang
subjek dan maksud prosedur. Paragraf ini diikuti dengan perincian rinci dari
 prosedur baru. Jika pengguna mungkin memerlukan informasi tambahan, bagian
bawah prosedur dapat menyertakan nama kontak atau nomor telepon untuk
dihubungi. Jika ada lampiran ke prosedur, seperti diagram alir atau formulir, itu
dijelaskan di akhir prosedur, dan diidentifikasi menggunakan nama header persis
yang digunakan untuk lampiran. Satu juga dapat menyertakan daftar distribusi
yang mengidentifikasi departemen atau posisi ke mana prosedur harus dikirim.
 Paragraf latar belakang harus menjelaskan masalah mendasar dari kekurangan
bahan baku dan kemungkinan penyebabnya, dan bagian berikutnya akan
menjelaskan prosedur penimbangan dan pelaporan yang direvisi, serta
perubahan formulir yang menciptakan ruang untuk melaporkan bobot yang
diterima sebenarnya. Distribusi akan dilakukan ke semua akuntan yang terlibat
dalam pengendalian inventaris, dan seluruh departemen penerima.
 Setelah serangkaian prosedur dibuat, seseorang harus mengkategorikannya
dalam prosedur masterindex sehingga seseorang dapat dengan mudah
menentukan prosedur apa yang tersedia, kapan dibuat, di mana lokasinya, dan
kepada siapa prosedur tersebut dikeluarkan.
6. Work Steps for Constructing a Procedures Manual
Menyusun manual prosedur adalah proyek besar untuk semua kecuali organisasi
terkecil. Langkah-langkah ini dirancang untuk memberikan struktur pada proses dan
menciptakan batasan atas jumlah prosedur yang diproduksi, yang akan menjaga
organisasi agar tidak terjebak dalam siklus prosedur tanpa akhir. pembuatan dan
pembaruan.
- Tentukan proyeknya
- Dapatkan sponsor proyek.
- Tentukan ukuran tim proyek
- Dapatkan anggaran yang disetujui.
- Tentukan jumlah prosedur yang akan ditulis
- Prioritaskan prosedurnya.
- Tetapkan garis waktu.
- Keluarkan permintaan untuk prosedur yang ada.
- Lakukan wawancara awal.
 - Kirimkan prosedur awal untuk ditinjau.
- Perbarui prosedur awal.
- Setujui prosedur.
- Pasang manual prosedur.
- Tentukan prosedur daftar distribusi.
- Mendistribusikan manual prosedur.
- Tentukan frekuensi tinjauan.
- Dapatkan persetujuan kelanjutan anggaran.
- Tulis review proyek.
7. Suggested List of Procedures
prosedur yang dipilih untuk dimasukkan dalam manual prosedur akan sangat
bervariasi menurut perusahaan. Daftar singkat dari prosedur yang lebih umum dapat
digunakan sebagai dasar untuk manual prosedur:
 Cash
- Otorisasi pembayaran transfer kawat.
- Proses penerimaan tunai.
- Proses pembayaran kartu kredit.
- Proses pengembalian dana kartu kredit.
- Rekonsiliasi laporan bank ke saldo buku.
- Rekonsiliasi kas kecil.
 Laporan keuangan
- Akumulasi untuk mendapatkan waktu liburan.
- Akumulasi untuk pajak pendapatan yang terhutang.
- Akumulasi untuk gaji yang belum dibayar.
- Akumulasi untuk biaya jaminan.
- Hitung pendapatan per saham.
- Hitung biaya overhead dan penerapannya.
- Buat entri jurnal.
- Buat anggaran.
- Hitung akrual Masukkan anggaran ke dalam laporan laporan keuangan.
 dll
8. Other Uses for Procedures Manuals
Departemen akuntansi bukanlah satu-satunya fungsi perusahaan yang dapat
memperoleh keuntungan dari penggunaan manual prosedur yang dibuat dan
dipelihara dengan baik. Ini juga berguna dalam situasi apa pun di mana operasi
departemen bisa mendapatkan keuntungan dari serangkaian prosedur yang
dilakukan secara konsisten.
9. Accounting for Post Employment Benefits.
 Scope
Kebijakan ini menetapkan perlakuan akuntansi untuk manfaat yang diantisipasi
untuk mantan atau karyawan tidak aktif, penerima manfaat, dan tanggungan
yang ditanggung.
Tunjangan dapat dibayarkan sebagai akibat dari kecacatan, PHK, kematian, atau
peristiwa lain dan dapat dibayarkan segera setelah penghentian pekerjaan aktif
atau selama jangka waktu tertentu.
 Policy
Imbalan kerja pasca-kerja dan kewajiban perusahaan harus diakrualkan ketika
kondisi spesifik terpenuhi bagi karyawan untuk menerima kompensasi atas
ketidakhadiran di masa depan. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK)
No. 43, “Akuntansi untuk Ketidakhadiran yang Dikompensasikan,”
menginstruksikan bahwa “pemberi kerja harus mengakumulasi kewajiban untuk
kompensasi karyawan atas ketidakhadiran di masa depan jika semua kondisi
berikut terpenuhi:
A. Kewajiban pemberi kerja yang terkait dengan hak karyawan untuk
menerima kompensasi atas ketidakhadiran di masa mendatang
disebabkan oleh layanan karyawan yang telah diberikan,
B. Kewajiban terkait dengan hak yang vest (yaitu, pemberi kerja memiliki
kewajiban untuk melakukan pembayaran) atau mengakumulasi (yaitu, hak
yang diperoleh tetapi hak yang tidak digunakan dapat dialihkan),
C. Pembayaran kompensasi kemungkinan besar, dan
D. Jumlahnya bisa diperkirakan secara wajar
 Kebijakan ini tidak berlaku untuk:

 Imbalan pascakerja yang diberikan melalui program pensiun atau imbalan

pascakerja
 Pengaturan kompensasi tangguhan individual
 Imbalan pemutusan hubungan kerja khusus atau kontraktual
 Program kompensasi saham
 Procedure
Dokumentasi untuk mendukung penghitungan dan akrual entri jurnal harus
dijaga sesuai dengan kebijakan dan prosedur Entri Jurnal. Dokumentasi harus
mencakup tetapi tidak terbatas pada:
 Nama setiap karyawan dan kontak terkait atau informasi identitas
 Deskripsi jenis manfaat pascakerja dan syarat dan ketentuan terkait
 Persetujuan dari departemen SDM, Hukum, dan Keuangan
 Durasi manfaat, termasuk tanggal mulai dan berhenti yang diantisipasi,
 Perkiraan nilai pascakerja manfaat, termasuk asumsi tentang
kemungkinan kondisi tersebut akan terpenuhi
 Nilai sekarang dari estimasi nilai manfaat pasca kerja

HR akan meneruskan atau menyediakan daftar karyawan imbalan pasca kerja

yang disetujui untuk digaji. Saat imbalan pasca kerja jatuh tempo dan dilepaskan
untuk pembayaran, departemen Penggajian harus mengonfirmasi bahwa
karyawan tersebut telah disetujui untuk menerima tunjangan.

Akuntansi imbalan pascakerja harus mencakup entri jurnal awal untuk Beban
Gaji / Gaji dan Cadangan untuk Imbalan Pascakerja. Cadangan harus dikurangi
saat karyawan mulai menagih imbalan pasca kerja.

 Control/Areas of Responsibility
Penggajian harus diinformasikan ketika ada perubahan status karyawan,
termasuk perubahan kompensasi dan status aktif.
Perwakilan SDM, Hukum, dan Keuangan area bisnis harus meninjau dan
 menyetujui setiap proposal untuk tunjangan pasca-kerja sebelum mengirimkan
proposal ke Bagian SDM dan Keuangan Perusahaan untuk otorisasi dan
persetujuan.
Akun harus direkonsiliasi sesuai dengan kebijakan Rekonsiliasi Akun

 Contacts
Finance
Human Resources
Legal

10. Accounting for Restructuring and Reorganization.

 Scope
Biaya yang terkait dengan aktivitas keluar, termasuk manfaat pemutusan
hubungan kerja satu kali, biaya yang timbul untuk mengakhiri sewa nonkapital,
dan biaya untuk mengkonsolidasikan fasilitas atau merelokasi karyawan,
tercakup dalam kebijakan ini.

Aktivitas keluar yang dimulai sehubungan dengan entitas yang baru diakuisisi
dalam kombinasi bisnis atau terkait dengan pelepasan aset tetap diatur oleh
standar akuntansi yang berbeda dan tercakup dalam kebijakan terpisah (lihat
kebijakan dan prosedur untuk Kombinasi dan Konsolidasi Bisnis dan
Perumahan, tanaman dan peralatan)
 Policy
- Background/Accounting Literature
Statement of Financial Accounting Standards (SFAS) No. 146 , “Akuntansi
Biaya Terkait Aktivitas Keluar atau Pelepasan,” berlaku untuk biaya yang
terkait dengan aktivitas keluar. Hal ini mensyaratkan bahwa kewajiban untuk
biaya yang terkait dengan aktivitas keluar harus diakui pada saat kewajiban
tersebut timbul. Pernyataan tersebut juga menetapkan nilai wajar sebagai
tujuan pengukuran awal liabilitas. Biaya umum yang terkait dengan rencana
keluar termasuk tetapi tidak terbatas pada:
  Imbalan pemutusan kontrak kerja satu kali yang diberikan kepada
karyawan saat ini yang secara tidak sengaja diberhentikan
 Biaya pemutusan kontrak
 Biaya terkait lainnya
- Manfaat Penghentian Satu Kali
Imbalan pemutusan hubungan kerja adalah imbalan yang diberikan kepada
karyawan saat ini yang secara tidak sengaja diberhentikan berdasarkan
ketentuan pengaturan imbalan satu kali. Pengaturan manfaat satu kali dibuat
dengan rencana penghentian yang berlaku untuk peristiwa penghentian
tertentu atau untuk periode masa depan tertentu. Manfaat satu kali ada dan
kewajiban harus diakui sejak tanggal rencana penghentian memenuhi semua
kriteria berikut dan telah dikomunikasikan kepada karyawan (yang juga dapat
disebut sebagai tanggal komunikasi):
 Sesuai dengan Otorisasi
 Rencana tersebut secara spesifik mengidentifikasi jumlah karyawan yang
akan diberhentikan, klasifikasi atau fungsi pekerjaan, lokasi mereka, dan
tanggal penyelesaian yang diharapkan.
 Program tersebut menetapkan ketentuan pengaturan imbalan dengan
cukup rinci agar karyawan dapat menentukan jenis dan jumlah imbalan
yang akan mereka terima jika mereka dihentikan secara tidak sengaja.
 Tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana menunjukkan
bahwa tidak ada perubahan signifikan pada rencana yang mungkin terjadi
atau bahwa rencana tersebut akan ditarik.
- Pengakuan dan Pengukuran Kewajiban untuk Manfaat Pengakhiran Satu Kali
Waktu dan pengukuran liabilitas untuk pesangon pemutusan kontrak kerja
satu kali bergantung pada apakah karyawan diharuskan untuk memberikan
layanan sampai mereka diberhentikan untuk menerima pesangon pemutusan
hubungan kerja dan, jika demikian, apakah karyawan akan dipertahankan
untuk memberikan layanan di luar retensi minimum. jangka waktu yang tidak
melebihi jangka waktu pemberitahuan hukum atau 60 hari jika tidak ada
pemberitahuan hukum.
 - Biaya Pengakhiran Kontrak
Biaya pengakhiran kontrak meliputi: (1) biaya untuk mengakhiri kontrak
(misalnya, sewa operasi) sebelum berakhirnya jangka waktunya atau (2)
biaya yang akan terus dikeluarkan berdasarkan kontrak untuk sisa jangka
waktunya tanpa manfaat ekonomi bagi entitas.

Sesuai dengan ketentuan kewajiban kontrak untuk biaya untuk mengakhiri

kontrak sebelum akhir jangka waktunya harus diakui dan diukur pada nilai
wajarnya ketika entitas mengakhiri kontrak.
- Biaya Terkait Lainnya
Biaya lain yang terkait dengan aktivitas keluar atau pembuangan termasuk,
tetapi tidak terbatas pada, biaya untuk mengkonsolidasikan atau menutup
fasilitas dan merelokasi karyawan. Kewajiban untuk biaya lain yang terkait
dengan aktivitas keluar atau pelepasan harus diakui dan diukur pada nilai
wajarnya pada periode di mana kewajiban tersebut timbul secara umum pada
saat barang dan jasa yang terkait dengan aktivitas tersebut diterima.
 Procedure
- Sumber Daya Manusia, yang menghitung manfaat pemutusan hubungan
kerja untuk karyawan yang terputus.
- Layanan Korporat (misalnya, Fasilitas Korporat, Real Estat, dan manajemen
aset tetap), yang menentukan biaya pemutusan kontrak dan, jika berlaku,
biaya untuk menutup fasilitas dan / atau merelokasi karyawan. Perbaikan
kepemilikan yang ada terkait dengan fasilitas sewa yang dihentikan
diperlakukan sebagai aset yang mengalami penurunan nilai dan harus
dimasukkan dalam ketentuan.
- Undang-undang, yang memberikan nasihat dan nasihat tentang dampak dan
risiko lokal serta perusahaan.
- Komunikasi, yang memberikan panduan tentang cara berkomunikasi dengan
karyawan dan publik.
- Pajak Perusahaan harus diberitahukan untuk mengidentifikasi implikasi pajak
dan jika diperlukan, membahas peraturan pajak setempat.
 - Pajak Perusahaan serta Transaksi Antar Perusahaan harus diberitahukan
mengenai pembayaran ke / dari Perusahaan atas nama unit bisnis
internasional.
- Perbendaharaan Perusahaan harus diberitahu untuk memperbarui rekening
bank dan otorisasi tanda tangan.
- Akuntansi Perusahaan meninjau rencana keluar untuk menentukan apakah
biaya penghentian dihitung dan diklasifikasikan sesuai dengan SAK AS.
Pelaporan Perusahaan menentukan pengungkapan akuntansi yang sesuai.

Akuntansi Korporat juga bertanggung jawab untuk merekonsiliasi cadangan

setiap bulan dan untuk mendapatkan dan memelihara dokumentasi untuk semua
biaya yang mencapai cadangan. Setelah reorganisasi dan restrukturisasi selesai,
cadangan ditutup.

 Control/Areas of Responsibility
Unit Bisnis bertanggung jawab untuk mempersiapkan analisis dampak bisnis,
restrukturisasi, dan biaya reorganisasi dan mendapatkan persetujuan
manajemen yang diperlukan.
Akuntansi Perusahaan merekonsiliasi cadangan setiap bulan sesuai dengan
kebijakan dan prosedur Rekonsiliasi Rekening.
 Contacts
Chief Accounting Officer
11. Accounting for Sales Compensation: Expense, Accrual, Reconciliation.
 Scope
Akun pelanggan dan manajer penjualan perusahaan.
 Policy
kebijakan untuk memberikan kompensasi kepada perwakilan penjualannya untuk
pengembangan dan pemeliharaan bisnis Perusahaan dalam akun atau wilayah
yang ditetapkan dan sesuai dengan rencana Kompensasi Insentif Perusahaan.
Semua insentif pendapatan dan non-pendapatan akan dibayarkan sesuai
dengan rencana kompensasi individu perwakilan penjualan. Insentif berbasis
pendapatan akan dibayarkan pada pendapatan yang diakui sesuai dengan
Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) A.S. Karyawan yang
memenuhi syarat harus menyetujui dan menandatangani rencana kompensasi
penjualan mereka dan mengembalikannya ke Administrasi Komisi Penjualan
Sumber Daya Manusia (SDM) selambat-lambatnya pada akhir kuartal pertama
atau dalam 30 hari kerja. Jika rencana yang disetujui dan ditandatangani tidak
diterima, komisi mungkin tidak dianggap diperoleh dan karena itu dapat hangus.
 Procedure
Perwakilan penjualan dan manajer akun pelanggan yang memenuhi syarat
memiliki tujuan pendapatan target, terdiri dari gaji pokok ditambah kompensasi
insentif yang terutama diperoleh dari penjualan
- Gaji pokok umumnya mewakili 20 persen dari kompensasi yang diharapkan
perwakilan penjualan, termasuk komisi.
- Kompensasi insentif bervariasi menurut karyawan, tergantung pada rencana
penjualan yang diikuti karyawan tersebut.
 Establishing Quotas
Selama jadwal Perencanaan dan Analisis Keuangan tahunan,
Pembiayaan Penjualan mengembangkan kuota pendapatan dan target
kompensasi secara global dan geografis. Kuota ditetapkan berdasarkan
seperangkat indikator perencanaan yang mempertimbangkan indikator
ekonomi dan potensi pasar masing-masing daerah.
 Di tingkat geografi dan regional, biaya kompensasi penjualan dihitung
berdasarkan rumus yang dijelaskan dalam rencana kompensasi
penjualan. Beban kompensasi penjualan meliputi gaji pokok dan
kompensasi insentif. Dana untuk penghargaan dan bonus tambahan
dapat ditentukan dan dimasukkan sebagai bagian dari kompensasi
penjualan dan disimpan hanya di Operasi Penjualan Perusahaan.
 Geografi / Wilayah
Aktivitas akun multinasional dan geografis harus direncanakan pada
tingkat global dan aktivitas lokal dialokasikan menggunakan pemisahan
intra- / antar area / regional; alokasi harus sama dan tidak melebihi 100%.
Berdasarkan wilayah, akun pelanggan diidentifikasi oleh penjual; dengan
staf penjualan yang bertindak sebagai manajer hubungan pelanggan
utama.
Pengaturan pembagian biaya yang diperbolehkan adalah 80/20, 70/30,
60/40, dan 50/50.
 Penghormatan terhadap Batas Wilayah
Perwakilan penjualan dan manajemen mereka diharapkan untuk
menghormati batas geografis yang diidentifikasi sebagai "wilayah".
Penjualan di luar wilayah yang ditentukan mengakibatkan kredit kinerja
tidak mencapai kuota target mereka. Biasanya ditentukan setiap awal
bulan.
 Membentuk Komisi
Komisi dihitung berdasarkan nilai kontrak baru bersih yang ditambahkan
selama periode tersebut.
Komite Kompensasi Penjualan atas kebijakannya sendiri menentukan
apakah persyaratan pembayaran komisi untuk setiap transaksi telah
dipenuhi dan keputusannya bersifat final dan mengikat semua pihak yang
terpengaruh. Perusahaan tidak akan membayar komisi untuk transaksi
dalam situasi berikut:
 Default pelanggan atau penghentian transaksi
 Transaksi beta dan uji coba produk
  Percobaan
 Pengembalian produk

Kuota nilai kontrak baru bersih dipecah menjadi ekspektasi bulanan.

Umumnya, kuota tahunan dibagikan sepanjang tahun untuk
memperlancar "ritme bisnis" yang disediakan oleh Perencanaan dan
Analisis Keuangan. "Irama bisnis" umumnya menunjukkan jumlah dolar
per kontrak yang tumbuh dari kuartal ke kuartal hingga kuartal keempat,
yang mewakili kuartal volume penjualan tersibuk Perusahaan.

Kecuali ditentukan oleh hukum dan peraturan setempat, komisi yang

harus dibayarkan kepada karyawan dibayarkan pada periode pembayaran
terakhir bulan tersebut dan 30 hari setelah transaksi dianggap selesai.

Berdasarkan laporan transaksi dan aktivitas, administrasi Penjualan

bertanggung jawab untuk menghitung kompensasi penjualan yang
dibayarkan kepada manajer penjualan dan perwakilan.

Sesuai dengan kebijakan akrual, akrual bulanan akan dihitung oleh

administrasi Penjualan untuk komisi penjualan yang diperoleh dan belum
dibayarkan. Akrual harus dibalik pada bulan berikutnya.

 Pengukuran Kinerja
Pengukuran kinerja dan pencapaian kuota didasarkan pada nilai kontrak
baru bersih yang dihasilkan dari pesanan yang diterima. Setidaknya setiap
tiga bulan, manajer penjualan dan perwakilan penjualan secara resmi
menilai pencapaian kuota dan manajemen kinerja
 Penghargaan Lingkaran Pemenang
Lingkaran Pemenang adalah penghargaan tahunan untuk perwakilan
penjualan terpilih, yang manajemen eksekutif atas kebijakannya sendiri
dapat menawarkan kepada persentase dari perwakilan penjualan dan
manajer akun yang memenuhi syarat yang telah mencapai kuota
penjualan mereka. Rincian penghargaan ini ditentukan oleh Komite
 Kompensasi Penjualan dan mungkin termasuk sertifikat hadiah,
perjalanan, atau bonus tunai.
 Perubahan Kuota
Untuk menyeimbangkan kinerja dan memaksimalkan penjualan untuk
suatu geografi, Eksekutif penjualan dapat menyetujui perubahan pada
kuota individu karyawan jika tidak memengaruhi kuota area geografis.
Perubahan harus diserahkan ke administrasi Penjualan setidaknya satu
minggu sebelum tanggal efektif. Kuota akan didistribusikan sepenuhnya
kepada manajer akun individu tanpa kuota yang dimiliki di tingkat
manajemen kecuali jika manajer memegang kuota yang mencakup
periode sampai staf penjualan baru ditunjuk. Perubahan kuota harus
mempengaruhi hanya periode mendatang.
 Rekrut / Transfer Baru ke Posisi dengan Rencana Insentif

Atas kebijakannya sendiri, manajemen Penjualan dengan administrasi

Penjualan bertanggung jawab atas penugasan akun / wilayah dan
pembuatan kuota untuk karyawan baru atau karyawan transfer. Kuota
harus mempertimbangkan pertimbangan waktu dan peluang
 Pemutusan Hubungan Kerja
Jika terjadi pemutusan hubungan kerja karyawan, kompensasi insentif
penjualan harus dibayarkan sesuai dengan ketentuan pembayaran dari
rencana kompensasi insentif karyawan.
 Penghentian Rencana.
Jika seorang karyawan pindah ke posisi tanpa rencana insentif atau ke
posisi dengan rencana yang berbeda, perwakilan penjualan akan
menerima jumlah yang memenuhi syarat yang diperoleh dari posisi
sebelumnya dan tunduk pada rencana komisi baru di posisi baru.
 Audit Transaksi. Untuk memastikan bahwa transaksi selaras dengan
tujuan bisnis Perusahaan, Perusahaan, atas kebijakannya sendiri, berhak
untuk meninjau dan mengaudit setiap dan semua transaksi secara berkala
dan tanpa pemberitahuan sebelumnya.
 Eksekutif mana pun yang dengan sengaja berpartisipasi dalam transaksi
yang dirancang untuk dan / atau tidak menghindari ketentuan rencana
penjualan akan diberhentikan.
 Control/Areas of Responsibility
Administrasi SDM yang bertanggung jawab atas kompensasi penjualan
menyimpan data master untuk semua manajer penjualan dan perwakilan yang
memenuhi syarat untuk menerima kompensasi penjualan. Tidak boleh ada
perjanjian sampingan atau kontrak dengan karyawan.

Perencanaan dan Analisis Keuangan bertanggung jawab untuk menyetujui dan

memantau:
o Insentif Penjualan
o Rencana kompensasi
o Kuota penjualan negara dan geografi
o Target biaya kompensasi

Administrasi penjualan bertanggung jawab untuk:

o Memberikan persetujuan dan pemrosesan pembayaran komisi yang tepat

waktu dan akurat
o Memantau dan melacak perubahan pada wilayah dan pemisahan akun
o Melakukan audit spot atas perhitungan pembayaran komisi

Manajemen Penjualan dan Pengendali Area bertanggung jawab atas

persetujuan rencana Kompensasi Penjualan, perubahan kuota, dan perubahan
akun atau wilayah tengah tahun dan biaya kompensasi penjualan.

Kompensasi penjualan diproses melalui departemen Penggajian.

Karyawan bertanggung jawab untuk menyampaikan setiap perbedaan, positif

atau negatif, secara tertulis kepada administrasi Penjualan dalam waktu 30 hari
sejak penerbitan pernyataan.
  Contacts
Corporate Controller

12. Accounts Payable - Request for Payment to Third Party Vendors

 Scope
Dokumen tersebut berlaku untuk semua badan hukum, anak perusahaan, dan
unit bisnis IDEAL LLP dan mencakup semua permintaan pembayaran yang
dilakukan oleh vendor pihak.
 Policy
Merupakan kebijakan IDEAL LLP (Perusahaan) untuk mencatat dan membayar
hanya faktur yang sah dan resmi, yang mewakili kewajiban Perusahaan yang
sah. Prosedur akuntansi diterapkan untuk memastikan keakuratan jumlah,
pengkodean akun buku besar, otorisasi yang sesuai, dan waktu pembayaran.
Fungsi Hutang Usaha (A / P) adalah satu-satunya area yang bertanggung jawab
untuk mengeluarkan cek dan memulai permintaan pembayaran Automated
Clearing House (ACH) kepada vendor pihak ketiga.

Departemen Keuangan Perusahaan dapat mengeluarkan wire transfer untuk

penyelesaian perdagangan pihak ketiga dengan persetujuan dari A / P.

Semua jumlah yang dibayarkan harus didasarkan pada faktur vendor yang
disetujui dan valid dan / atau daftar permintaan cek yang didukung oleh
Purchase Order (PO) yang valid / terkini dan dibuktikan dengan penerimaan
barang dan / atau jasa.

Faktur yang disalin atau dikirim ulang akan diselidiki dan diselesaikan untuk
menghindari pembayaran ganda. Pembayaran harus dilakukan dari faktur vendor
dan bukan dari pernyataan vendor. Dokumentasi yang tepat harus dipelihara
untuk mendukung audit hukum dan persyaratan peraturan yang berkaitan
dengan faktur vendor berbayar.
 Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam
perjanjian induk vendor. Persyaratan standar Perusahaan adalah 45 hari sejak
tanggal faktur. Permintaan untuk mempercepat atau menunda pembayaran
membutuhkan persetujuan dari Pengendali Perusahaan.

Jumlah yang berkaitan dengan faktur yang tidak diproses oleh A / P yang
kewajibannya ada dalam periode akuntansi harus diakrualkan sesuai dengan
kebijakan Akrual.
 Procedure
- Data Induk Vendor
Data induk vendor dapat diatur dan dikelola hanya oleh karyawan resmi yang
diberi tanggung jawab. Seorang Master Data Supervisor bertanggung jawab
untuk meninjau, menyetujui, dan merekam semua perubahan ke database
vendor master.
Departemen Pembelian dan A / P bertanggung jawab untuk meninjau laporan
aktivitas vendor untuk mengurangi risiko penambahan atau pengeditan
vendor yang tidak sah atau tidak akurat.
- Pemrosesan Faktur
Faktur dari vendor akan diperlakukan sebagai dokumen hukum yang
mewakili komitmen untuk membayar vendor yang telah mengirimkan produk
atau memberikan layanan kepada Perusahaan. Faktur bonafide adalah
kewajiban keuangan yang, jika tidak dicatat secara tepat waktu dan akurat,
dapat mengakibatkan kesalahan penyajian catatan keuangan Perusahaan
(lihat kebijakan Akrual).
Faktur vendor harus menyertakan dan tidak terbatas pada informasi berikut:
o Nama vendor, alamat, kontak, nomor referensi vendor, syarat pengiriman,
dan syarat pembayaran
o Informasi vendor mengenai di mana / bagaimana pembayaran harus
dilakukan (misalnya, alamat, nomor referensi)
o Informasi referensi perusahaan seperti nomor PO, nama kontak, alamat,
atau lokasi tempat produk dan / atau layanan dikirimkan
 o Untuk faktur terkait produk dan barang: Daftar produk menurut nomor
bagian atau referensi item baris lainnya, termasuk kuantitas, harga
satuan, diskon, dan penjualan atau pajak pertambahan nilai lainnya
o Untuk kontrak layanan harga tetap: Daftar layanan yang disediakan oleh
tugas
o atau kontrak layanan harga variabel (misalnya, perjanjian konsultasi dan
yang dikutip sebagai waktu dan materi), berikut ini harus disediakan:
 Daftar layanan yang disediakan oleh tugas
 Untuk biaya terkait waktu: Jam kerja, peran atau level konsultan
yang menyediakan layanan, dan tarif per jam
 Untuk biaya terkait bahan: Daftar detail untuk bahan dan / atau
pengeluaran:
 Untuk suku cadang dan produk: Daftar detail suku cadang
dan produk:
 Untuk pengeluaran, biaya terkait mencakup tingkat detail
untuk mendukung jumlah faktur vendor (yaitu, item dolar
yang lebih besar memerlukan detail yang lebih besar):

Semua faktur vendor harus langsung diterima ke A / P untuk diproses dan

didistribusikan ke karyawan A / P yang sesuai untuk validasi dan pemrosesan.
Jika karena alasan tertentu, faktur diterima oleh departemen asal, faktur harus
divalidasi dan diteruskan ke A / P untuk diproses tepat waktu (yaitu lima hari
kerja). Akrual bulanan harus dicatat sesuai dengan kebijakan akrual.

Tiga cara atau, dalam beberapa keadaan, pencocokan dua arah harus dilakukan
sebelum faktur disetujui untuk pembayaran. Pencocokan tiga arah mencakup
pencocokan PO dengan konfirmasi tanda terima ke faktur vendor. Konfirmasi
tanda terima memvalidasi rincian barang dan / atau jasa yang diterima (misalnya,
deskripsi dan jumlah barang atau jasa yang diperoleh dan rincian harga satuan
untuk menjumlahkan jumlah yang harus dibayarkan. Semua informasi (misalnya,
nama vendor, alamat, deskripsi dan jumlah barang atau layanan yang diperoleh
dan jumlah yang harus dibayar) harus disetujui sebelum pembayaran disetujui
untuk diproses.

Faktur yang diterima yang tidak memenuhi tujuan di atas atau tidak lengkap
harus dikembalikan ke departemen asal atau ke vendor untuk menyelesaikan
masalah yang belum diselesaikan. A / P harus menyimpan catatan untuk faktur
yang ditolak ini dan memantau tanggapan untuk penyelesaian tepat waktu

- Kembali ke Vendor
Karyawan yang mengembalikan pembelian secara langsung atau yang
meminta layanan atau penyesuaian biaya kembali dari vendor harus segera
memberi tahu A / P. A / P harus mengejar semua kredit setelah semua
dokumentasi pendukung diterima dari karyawan atau vendor.

Dokumentasi pendukung harus mencakup dan tidak terbatas pada: Referensi

ke nomor PO asli, alasan dan deskripsi ketidaksesuaian di mana perusahaan
mencari retribusi, penghitungan untuk mendukung jumlah yang diklaim dan
nama kontak.
- Proses pembayaran
Jika berlaku dan sesuai (misalnya, bergantung pada strategi arus kas dan
biaya vs. manfaat diskon vendor) diskon vendor harus diambil. Nilai diskon
vendor harus didasarkan pada materialitas relatif dari faktur dan biaya uang
bagi Perusahaan. Selain itu, dan jika sesuai, perwakilan pengadaan
perusahaan dapat menegosiasikan persyaratan pembayaran yang lebih
menguntungkan, persyaratan pembayaran vendor yang lebih lama dapat
dibuat.

A / P bertanggung jawab atas semua catatan yang diteruskan ke departemen

untuk diproses serta analisis dan laporan yang dihasilkan sebagai bagian dari
subledger A / P.
- Distribusi Cek
A / P akan menerbitkan dan mendistribusikan melalui pembayaran surat
eksternal langsung ke vendor. Dengan pengecualian tertentu (misalnya,
pembayaran pajak dan penyelesaian hukum) dan dengan persetujuan awal
oleh manajer A / P Perusahaan, cek vendor dapat didistribusikan ke
karyawan Perusahaan. Dalam keadaan seperti itu, karyawan harus
menandatangani tanda terima cek dan bertanggung jawab atas distribusinya
kepada penerima pembayaran.
Catatan: Pembayaran pajak dan cek penyelesaian hukum sering dilampirkan
dan didistribusikan dengan file terkait.
Dalam keadaan apa pun, pemeriksaan vendor pihak ketiga tidak boleh
dibayarkan kepada karyawan Perusahaan.
- Cek yang Tidak Diklaim
Cek kepada vendor yang tidak mencairkan pembayaran Perusahaan dan
yang tidak dapat dihubungi untuk menyelesaikan masalah harus diperlakukan
sebagai cek yang tidak diklaim. Setiap upaya harus dilakukan untuk
menemukan penerima cek yang tidak diklaim. Cek ini dilacak dan dilaporkan
ke Corporate Accounting untuk diproses di bawah aturan escheat (lihat
kebijakan dan prosedur Escheat, Properti Terbengkalai, dan Cek yang Tidak
Diklaim).
- Check Paper Stock and Signature Plate Controls
A / P Perusahaan dapat mendelegasikan persiapan dan penerbitan cek ke
penyedia layanan outsourcing (misalnya, bank XXX).

A / P bertanggung jawab untuk menghitung semua cek yang disiapkan dan

dikeluarkan melalui A / P dan keamanan dari, yaitu, kertas cek stok tempat
cek dicetak. Ini termasuk penyimpanan terkait dan penggunaan kartu dan
pelat tanda tangan elektronik. Hanya karyawan A / P resmi atau penyedia
layanan outsourcing resmi yang boleh mengakses stok kertas cek dan pelat
tanda tangan.
 - Wire and Other Electronic Transfers
dapat diatur melalui Corporate Treasury (atau pusat perbendaharaan
daerah). Permintaan transfer elektronik ke pihak ketiga untuk pembayaran
vendor harus diproses melalui A / P sesuai dengan yang di atas.
- Penyimpanan Catatan
Dokumentasi terkait A / P, termasuk dukungan untuk pembayaran resmi dan
bukti pembayaran, harus disimpan sesuai dengan kebijakan dan prosedur
Manajemen Informasi Catatan dan jadwal penyimpanan catatan.
 Control/Areas of Responsibility
Individu dalam A / P harus independen dari fungsi pembelian dan penerimaan
serta kontrol data master vendor.

Fungsi atau area A / P harus meninjau analisis penuaan untuk memastikan

pembayaran yang akurat dan tepat waktu kepada vendor. Subledger A / P
direkonsiliasi ke akun kontrol buku besar setiap bulan. Semua tagihan yang
lewat jatuh tempo harus diselidiki dan diselesaikan tepat waktu oleh individu
yang sesuai.

Setelah verifikasi untuk barang atau jasa yang diterima telah didokumentasikan,
hanya karyawan Perusahaan yang berwenang (yaitu, pemegang anggaran yang
diakui) yang harus merilis faktur untuk pembayaran. Faktur tidak boleh disetujui
oleh staf administrasi atas nama manajer yang menandatangani PO.

Semua dokumentasi yang sesuai yang mendukung A / P dan pembayaran

vendor harus disimpan dan diatur secara tertib dan tersedia untuk mendukung
pajak, audit, dan / atau persyaratan hukum lainnya.
 Contacts
Accounts Payable Manager