Fasya Yosifa

1619103006

Maintaning and Distributing Accounting Manual

1. Introduction
Setelah pembuatan kebijakan dan prosedur manual akuntansi, distribusi merupakan
hal terpenting selanjutnya yang harus dilakukan dimana semua kebijakan dan
prosedur dari manual akuntansi dapat tersampaikan dan dipahami oleh setiap
orang. Selain itu, seiring perkembangan jaman maka akan diberikan pertimbangan
untuk melakukan inovasi pada manual akuntasi yaitu dibuat dalam format elektronik.
2. Maintaining Accounting Manuals
Pemeliharaan kebijakan manual akuntansi penting dilakukan. Dengan menimbang
apakah perlu dilakukan perubahan seperti menambah, mengahapus sesuatu,
menambah catatan, akun atau prosedur, atau bahkan melakukan klarifikasi rilis
sebelumnya. Perubahan manual akuntansi dapat dilakukan dengan pemeliharaan
dokumentasi dimana perubahan dapat berupa hal kecil hingga besar, atau
memengaruhi pekerjaan beberapa orang atau melakukan perubahan besar seperti
menambah sistem atau prosedur pada suatu perusahaan.

Terdapat tiga cara untuk memberitahukan perubahan pada manual akuntansi. Yaitu
dengan mengeluarkan memorandum. Dalam memorandum tersebut berisi hal yang
dirubah pada manual akuntansi sebelumnya, klarifikasi perubahan dengan informasi
yang cukup untuk memungkinkan penerima memasukkan perubahan dalam salinan
manual yang tepat miliknya.

Perubahan antara, seperti penggantian sebagian besar manual, pengenalan formulir

baru, perubahan signifikan dalam bentuk yang sudah ada, atau kebijakan atau
perubahan prosedur yang dapat mempengaruhi sebagian besar operasi dalam
perusahaan, diungkapkan melalui sistem pernyataan kebijakan / prosedur (P / PS),
mungkin berhubungan dengan bagian pengganti dari manual sebagai lampiran.
Untuk perubahan besar yang mempengaruhi perusahaan maka diperlukan
penulisan ulang manual akuntansi. Pemeliharaan manual akuntansi dilakukan oleh
orang atau kelompok tertentu.

Setiap manual memerlukan tingkat dan metode pelaporan perubahan yang terkait
dengan item perawatan umum:

Manual Akuntansi Umum

Perubahan kecil yang hanya berdampak pada satu- dua orang atau departemen
dapat dilakukan dengan mengirimkan memorandum kepada orang yang
bersangkutan atau orang yang akan terkena dampak.

Perubahan ang akan memiliki sedikit damapak pada manual akuntansi lebih baik
dilakukan dilaporkan melalui sistem P / PS. Di sinilah informasi latar belakang dapat
dilaporkan, perubahan dapat dijelaskan dengan detail berapa pun yang diinginkan,
dan distribusi dapat ditangani secara efektif. Namun, jika beberapa pernyataan P /
PS dikeluarkan dalam periode waktu yang singkat, harus mempertimbangkan untuk
menerbitkan kembali manual atau subbagian utama — sebuah perubahan besar.

Perubahan besar dalam manual akuntansi umum akan menjadi pengenalan banyak
akun baru, sistem akuntansi umum baru atau subsistem utama, reorganisasi
sebagian besar operasi perusahaan, atau perubahan substansial dalam
pemrosesan entri data atau metode pemrosesan dan laporan.

Pernyataan Kebijakan dan Prosedur Pernyataan

kebijakan dan prosedur tidak pernah diperbarui; mereka digantikan dan P / PS baru
dirilis. Judul P / PS baru akan menunjukkan nomor pengambilan yang digantikan;
badan P / PS baru hanya akan menyebutkan yang digantikan di bagian informasi
latar belakang secara umum.

Manual Kartu Pembelian Manual

kartu pembelian relatif singkat, dan harus memerlukan sedikit perubahan secara
berkelanjutan. Dengan demikian, perubahan itu harus dirilis hanya sebagai bagian
dari manual yang sama sekali baru. Ini sangat penting karena manual digunakan
sebagai dokumen pelatihan bagi pengguna baru kartu pembelian perusahaan.

Manual Kontrol Akuntansi

Isi manual kontrol akuntansi kemungkinan akan berubah setiap beberapa bulan,
perubahan pada sistem dan transaksi memerlukan perubahan pada sistem kontrol
yang mendasarinya.Karena kontrol biasanya saling berhubungan, yang terbaik
adalah mengeluarkan dokumen kontrol baru untuk seluruh area transaksional setiap
kali modifikasi kontrol dilakukan di dalam area itu.

Manual Akhir Periode Manual akhir

periode harus dalam keadaan revisi konstan, karena bagian dari prosedur
penutupan adalah untuk meninjau tugas yang diselesaikan dan melihat apakah
peningkatan efisiensi dapat diperoleh dengan merevisi waktu atau instruksi kerja di
manual. Akibatnya, manual ini harus direvisi secara bertahap dan dirilis secara
keseluruhan setelah sebagian besar penutupan akhir bulan, dan dirombak total
setidaknya setahun sekali.

Manual Penganggaran Manual

penganggaran biasanya diperbarui hanya sekali setahun dan dirilis sebagai versi
baru sebagai bagian dari proses penganggaran, biasanya menjelang akhir tahun
fiskal saat ini. Pada saat ini, semua versi manual penganggaran harus dikumpulkan
dan dihancurkan sehingga tidak ada yang menggunakan prosedur penganggaran
dari versi yang sudah kadaluwarsa.

Manual Akuntansi Properti Manual

akuntansi properti pada dasarnya adalah bagian yang sangat spesifik dari manual
formulir, yang berhubungan secara ketat dengan pencatatan transaksi untuk aset
tetap. Dengan demikian, aturan yang sama yang berkaitan dengan manual formulir
berlaku untuk manual akuntansi properti.

Forms Manual Forms

manual adalah rangkaian formulir dan instruksi untuk mengisi formulir akuntansi.
Pembaruan biasanya terdiri dari penggantian instruksi atau formulir, atau keduanya.
Prosedur ini merupakan pengecualian dari aturan yang meminta pengguna untuk
memperbarui manual dengan menghapus dan mengganti halaman harus dihindari.
Jika manual formulir memiliki urutan yang diketahui, seperti nomor formulir atau
judul resmi, memasukkan halaman baru tidak memberatkan. Saat menerbitkan
formulir baru atau formulir pengganti, memorandum yang mencakup harus
menjelaskan tujuan dan lokasinya dalam manual formulir. Jika menghapus formulir
dari sistem akuntansi, memorandum antar kantor adalah satu-satunya metode yang
tersedia untuk memberi tahu pemegang formulir manual penghapusan. Jika manual
formulir memiliki indeks yang diterbitkan, itu harus diterbitkan kembali setelah dua
atau tiga perubahan dilakukan pada isi manual.

Manual Manajemen Dokumen Manual

manajemen dokumen jarang berubah. Selain itu, karena ini adalah area berisiko
rendah, secara umum aman untuk membiarkan perubahan pada manual
terakumulasi, dan mengeluarkan manual baru hanya pada interval yang relatif
panjang, seperti setahun sekali.

∗Panduan Pengguna Panduan

pengguna adalah jenis manual rilis berkala, pada dasarnya untuk menginformasikan
karyawan baru setelah periode keluar masuk karyawan. Namun, jika manual tetap
secara substansial tidak berubah, pemeliharaan ditangani dengan cara yang sama
seperti manual akuntansi umum. Pemeliharaan ringan tidak perlu dilaporkan karena
orang yang terkena dampak diberi informasi melalui memorandum atau surat. Jika
formulir baru atau pengganti yang termasuk dalam panduan pengguna sedang
diterbitkan, pemegang buku panduan pengguna harus diberitahu oleh memoor
melalui sistem P / PS. Jika perubahannya besar — seperti sistem akuntansi baru
atau perubahan substansial darinya, atau perubahan kebijakan besar meniadakan
sebagian besar manual — maka manual baru harus ditulis dan diterbitkan dan
pemegangnya diberitahu untuk menghancurkan manual lama. Panduan pengguna
harus diberi tanggal sehingga, jika pengguna membuat pertanyaan tentang
akuntansi, kedua belah pihak akan mengacu pada publikasi yang sama.Jika
karyawan yang baru dipekerjakan membutuhkan panduan pengguna, mereka harus
menerima manual terbaru dengan pembaruan yang dicatat atau salinan surat
perubahan atau memo disertakan. Jika manual digunakan sebagai dasar sesi
pelatihan untuk karyawan baru, perubahan akan dibahas sebagai bagian dari
instruksi.

∗Manual Teknologi Informasi Beberapa

bagian dari manual ini mirip dengan manual formulir dalam gaya dan isinya.
Perubahan dalam tata letak rekaman, masukan batch atau pemrosesan formulir,
dan tata letak laporan keluaran ditangani dengan meminta setiap penerima manual
untuk menghapus halaman yang ada dan menyisipkan catatan atau tata letak
laporan. Jika ada banyak perubahan, atau sistem sedang diubah atau diganti secara
drastis , maka manual baru harus disusun dan diterbitkan, bersama dengan instruksi
untuk menghancurkan manual lama.

∗Manual Sumber Daya Manusia Manual

ini berisi sejumlah kebijakan yang berdampak langsung pada cara perusahaan
menangani karyawannya. Untuk alasan ini, perubahan kebijakan dari waktu ke
waktu akan berdampak pada tunjangan, gaji, dan kebijakan perekrutan perusahaan,
yang akan berdampak moneter langsung pada karyawan. Dengan demikian, manual
sumber daya manusia dapat digunakan sebagai dasar tuntutan hukum oleh
karyawan terhadap perusahaan apabila tindakan perusahaan menyimpang dari
kebijakan yang diuraikan dalam manual. Untuk alasan ini, sangat penting untuk
menggabungkan semua perubahan yang disarankan ke dalam manual sekaligus,
dan kemudian merilis manual baru ke semua penerima pada saat yang sama,
 berhati-hatilah dalam mengumpulkan dan menghancurkan semua manual lama
yang diganti. Mengingat risiko tuntutan hukum, setidaknya satu salinan dari setiap
versi lama dari manual ini harus disimpan di lokasi terkunci dan tahan api. Selain itu,
penerima harus menandatangani dokumen yang menyatakan bahwa mereka telah
menerima manual baru dan menyerahkan versi lama sehingga tidak ada
kemungkinan manual lama diperlakukan sebagai manual saat ini.

Penyusun manual atau dokumentasi sistem harus menyimpan catatan distribusi

setiap jenis rilis jika pembaruan dan rilis baru akan didistribusikan ke penerima asli
secara tertib. Jumlah minimum informasi yang terkandung dalam catatan distribusi
harus:

Nama dokumen yang dirilis

Tanggal diterbitkan
Nomor pengambilan (jika ada)
Daftar distribusi

Untuk rilis terbitan kecil, seperti manual akuntansi umum, nama dan judul tertentu
dapat dicatat. Untuk rilis yang lebih besar dan lebih umum, nama umum grup
karyawan dapat dicantumkan. Misalnya, jika P / PS dirilis ke supervisor, kepala
departemen, dan manajemen senior, nama tidak akan diperlukan karena rilis
berikutnya, bahkan jika itu adalah pembaruan dari publikasi sebelumnya, akan
ditangani dengan cara yang sama.

3. Responsibility for Maintenance of Manuals

Untuk mendokumentasikan sistem akuntansi diperlukan orang yang memang cukup
komprehensif mengenai sistem praktik akuntansi modern, memiliki integritas dalam
menyelesaikan tugas,memiliki pengetahuan tentang organisasi. Di perusahaan
besar, orang yang memiliki spesialis dipercayakan dalam melakukan hal ini.
Kewenangan akan diberikan setara auditor internal pada posisi ini, dimana diberikan
akses penuh ke pejabat dan manajer departemen, dokumen, dan prosedur yang
digunakan saat ini. Jabatan jabatan harus menunjukkan rentang kewenangan,
seperti Direktur Dokumentasi Sistem.

Di banyak organisasi, tugas mendokumentasikan sistem akuntansi dapat diberikan

kepada pengontrol, yang dapat menetapkan area atau tugas tertentu kepada
supervisor berpengetahuan yang melapor kepadanya. Pengontrol kemudian menjadi
editor, pemberi persetujuan, dan penerbit manual akun. Bagaimanapun, penugasan
harus berhubungan erat dengan dan dipantau oleh kantor pengawas, karena di
sinilah, pada tingkat pengetahuan tertinggi, bahwa prosedur akun kerja
dikendalikan, diubah bila perlu, dan dipelihara dengan tepat. adalah ringkasan
singkat dari dokumenter yang paling tepat untuk setiap manual akuntansi:

Manual Akuntansi Umum

Pengontrol adalah pilihan logis untuk mengembangkan manual ini. Departemen atau
pengawas fungsional penggajian, hutang, penerimaan kas, investasi, akuntansi
biaya, aset tetap, dan sebagainya dapat diberi tugas dokumentasi khusus yang
berkaitan dengan operasi mereka atau operasi akuntansi umum. Pengontrol akan
mengawasi pengeditan, pencetakan, dan penerbitan. Dalam organisasi besar, posisi
staf dapat ditambahkan untuk menangani tugas-tugas ini.
Pernyataan Kebijakan Pernyataan
kebijakan harus diubah hanya oleh manajemen senior, terkadang membutuhkan
persetujuan dari dewan direksi. Akibatnya, kepala keuangan atau pengawas harus
bertanggung jawab atas pembaruan manual ini, dengan persetujuan yang
didokumentasikan dengan benar dan disimpan untuk tinjauan audit nanti.
Pernyataan Prosedur Pernyataan
Karena Kebijakan dan prosedur adalah jantung dari operasi akuntansi yang sedang
berjalan, ini harus berada di bawah yurisdiksi pengontrol. Sebagian besar
pernyataan P / PS berasal dari departemen, dan sistem yang membawa kebijakan
atau prosedur ke pengontrol dengan permintaan untuk mempublikasikannya adalah
solusi yang paling memuaskan.
Manual Kartu Pembelian
Manajer program kartu pembelian bertanggung jawab atas pemeliharaan manual
kartu pembelian. Orang ini biasanya berada dalam yurisdiksi departemen pembelian
atau manajemen material. Jika orang tersebut tidak ada, tanggung jawab dapat
dialihkan kepada manajer hutang dagang.
Manual Kontrol Akuntansi Kontrol
akuntansi adalah bagian penting dari sistem manajemen risiko perusahaan, dan
harus menjadi tanggung jawab dari kepala keuangan (yang juga bertanggung jawab
untuk manajemen risiko). Dalam situasi apapun, tanggung jawab ini tidak boleh
dialihkan terlalu rendah dalam organisasi, kepada supervisor tingkat transaksi,
karena mereka akan tergoda untuk menghilangkan kontrol demi menciptakan sistem
yang lebih ramping.
Manual Akhir Periode
Penyusun logis dari manual akhir periode adalah asisten pengendali yang
bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan, bekerja sama dengan
direktur auditor internal, manajer audit yang berpengetahuan, terutama jika orang
tersebut bekerja sama dengan auditor eksternal untuk memfasilitasi audit keuangan
organisasi yang cepat dan efektif. Spesialis audit harus mampu menulis program
pemeriksaan yang efektif untuk fungsi audit tertentu. Jika ditangani secara efektif,
tinjauan pra-audit yang komprehensif dan manual akhir periode yang terperinci
dapat mengurangi biaya audit independen secara signifikan.
Manual Penganggaran Manual
penganggaran pada dasarnya adalah instruksi kerja untuk area di mana manajer
penganggaran memiliki tanggung jawab penuh; karenanya, orang ini harus
bertanggung jawab atas manual tersebut. Jika sebuah perusahaan terlalu kecil
untuk mempekerjakan manajer penganggaran, maka tanggung jawab atas manual
harus dialihkan kembali ke pengawas.
Manual Akuntansi
Properti Formulir akuntansi properti dan instruksi terkait sepenuhnya berada dalam
area tanggung jawab akuntan aset tetap, jadi posisi ini harus memiliki tanggung
jawab untuk manual ini. Jika tidak ada akuntan aset tetap, maka tanggung jawab
harus dialihkan kembali ke pengontrol.
Formulir Manual
Sekali lagi, pengontrol dipilih untuk memusatkan akumulasi bentuk dan deskripsi
formulir. Sebuah gugus tugas kerja kecil dapat diatur untuk memperbarui semua
formulir saat ini dan kemudian menjelaskan bagaimana setiap formulir harus diisi
dan digunakan. Setelah manual formulir total tersedia, tidak sulit untuk membuat
penambahan atau penghapusan untuk perubahan yang relatif jarang terjadi dalam
bentuk operasi.
Manual Manajemen Dokumen
Tanggung jawab untuk manual manajemen dokumen dapat ditempatkan pada
berbagai posisi, tetapi umumnya ditugaskan ke asisten pengontrol atau posisi
akuntansi tingkat menengah yang serupa. Persyaratan utama untuk posisi ini adalah
pengetahuan terkini tentang persyaratan hukum untuk penyimpanan catatan.

∗Panduan Pengguna Manual

ini cocok untuk menjadi departemen kooperatif atau proyek fungsional, dipimpin oleh
pengontrol atau asisten staf untuk pengontrol. Setiap departemen atau area
fungsional mengetahui formulir yang digunakan, data yang tepat untuk dimasukkan,
persetujuan, dan masalah terkait berdasarkan pertanyaan dan keluhan pengguna
luar sebelumnya. Setiap penulis pendahuluan harus diinstruksikan untuk menulis
hanya apa yang perlu diketahui oleh pengguna. Tidak perlu mendeskripsikan semua
cara kerja bagian dalam, kontrol, atau prosedur yang digunakan untuk mengedit,
memasukkan, meringkas, dan melaporkan data atau membuat laporan hasil akhir;
manual ini hanya mencakup formulir dan prosedur input dasar yang terkait dengan
informasi yang diberikan pengguna yang diperlukan oleh formulir.
∗Manual Teknologi Informasi
Penulis manual ini harus memiliki pengetahuan tentang pengolahan data bisnis
dasar. Namun, banyak dari isi manual yang dibutuhkan dapat ditentukan dengan
wawancara ekstensif dari personel pengguna dan analis komputer serta
pemrograman. Pemasok sistem akuntansi yang dikemas harus menyediakan
dokumentasi pengguna. Dalam kebanyakan kasus, dokumentasi pengguna ini harus
disesuaikan dengan metode dan prosedur khusus organisasi.
 ∗Manual Sumber Daya Manusia
Sebagian besar kebijakan, prosedur, dan formulir yang dirinci dalam manual ini akan
disusun oleh staf sumber daya manusia, dengan pengecualian beberapa instruksi
yang mungkin dihasilkan sehubungan dengan fungsi penggajian departemen
akuntansi. Oleh karena itu, tanggung jawab untuk manual ini sebagian besar akan
berada pada manajer sumber daya manusia, sehubungan dengan beberapa
bantuan dari staf penggajian. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan yang
menunjukkan sifat-sifat yang diinginkan pada seorang karyawan yang akan diberi
tugas menulis dan menyusun, dan kriteria untuk memilih konsultan luar yang
mungkin dipekerjakan untuk menghasilkan manual akuntansi tertentu.

Documenter Job Description

 Gelar dalam akuntansi
 Pengalaman bisnis perusahaan besar
 Pengetahuan tentang kontrol akuntansi internal
 Kemampuan menulis yang baik (gaya)
 Keinginan untuk menghabiskan beberapa tahun dalam pekerjaan ini
 Teknik wawancara yang baik
Kriteria Seleksi Konsultan
 Pengalaman signifikan dalam menulis dokumentasi untuk akuntansi,
pemrosesan data, atau operasi serupa
 Rencana yang dirancang dengan baik untuk menggunakan karyawan internal
sebanyak mungkin untuk bahan permulaan
 . Gaya penulisan yang baik dan mudah dibaca. (Tinjau beberapa laporan terbaru
atau dokumentasi aktual yang disiapkan oleh konsultan yang akan ditugaskan
untuk pekerjaan itu).
 Pemahaman penuh tentang persyaratan pasti dari manual spesifik yang akan dia
selesaikan.

4. Physical Construction of The Manual’s Binder

Sebelum menerbitkan buku pedoman akuntansi, subset dari kebijakan, prosedur,
formulir, dan diagram alir yang telah dikembangkan sebelumnya harus dirangkai
menjadi satu kesatuan yang kohesif. ada beberapa kehalusan dalam pembelian
binder yang harus diperhatikan:

 Gunakan loose-leaf binder. Setiap manual akuntansi akan mulai ketinggalan

zaman saat dirilis untuk penggunaan umum, hanya karena sistem perusahaan
selalu berubah untuk mencerminkan perubahan dalam bisnis. Oleh karena itu,
manual akuntansi harus disimpan dalam binder yang dapat dibuka dengan
mudah sehingga halaman dapat disisipkan atau dihapus kapan saja di masa
mendatang.
 Beli pengikat versi cincin-miring. Jika ada pilihan, lebih baik membeli pengikat
dengan model cincin-miring. Ini karena versi cincin-miring menampung lebih
banyak halaman daripada cincin melingkar standar, dan juga cenderung
menghasilkan lebih sedikit kemacetan halaman. Fitur-fitur ini dengan mudah
melebihi sedikit peningkatan biayanya.
 Beli binder yang terlalu besar Saat pertama kali membuat manual akuntansi,
kemungkinan besar jumlah dokumen yang dibuat tidak akan mencakup semua
topik yang mungkin, jika hanya karena akan ada tekanan untuk merilis beberapa
jenis dokumen untuk membantu departemen akuntansi sebagai secepatnya.
Masalahnya adalah bahwa binder yang dibeli untuk rilis pertama ini mungkin
tidak cukup besar untuk mencakup halaman tambahan yang akan ditambahkan
selama rilis mendatang. Karenanya, penjilid yang dibeli harus lebih lebar dari
ukuran yang dibutuhkan untuk menampung halaman yang diproduksi untuk rilis
pertama.
 Ukuran dasar pengikat pada lebar cincin. Pengikat yang lebih murah cenderung
lebih murah karena pabrikan mereka telah mengurangi ukuran cincin di dalam
pengikat, sambil tetap membuat pengikat yang memiliki tulang belakang lebar
yang mengesankan. Pembeli dari binder semacam itu akan menemukan bahwa
binder tersebut akan menampung lebih sedikit halaman dari yang diharapkan.
Cara yang jauh lebih baik untuk memprediksi kapasitas halaman pengikat adalah
 dengan mendasarkannya pada diameter bagian dalam cincin; diameter cincin
satu inci akan menampung kira-kira 200 halaman kertas (meskipun ini akan
bervariasi jika jenis kertas yang lebih berat digunakan).
 Beli binder kaku. Penutup binder yang kaku lebih disukai, karena jenis binder ini
lebih mungkin untuk berdiri tegak untuk penyimpanan, dan akan lebih terlihat
oleh pengguna. Alternatifnya, pengikat lunak lebih mungkin disimpan secara
horizontal, sehingga mungkin terkubur di bawah tumpukan kertas lain, yang
membuatnya tidak terlihat oleh pengguna, dan kemungkinan kecil akan
digunakan.
 Beli pengikat dengan penutup overlay plastik.Tidak dapat diterima untuk
mengeluarkan manual akuntansi yang sama sekali tidak teridentifikasi oleh
semua jenis penandaan; itu pasti akan dikocok dengan pengikat pengguna lain
yang juga tidak bertanda, dan tidak akan pernah digunakan sama sekali.
Sebagai gantinya, harus ada penutup overlay plastik di bagian depan, belakang,
dan punggung. Jenis lembar identifikasi yang tepat yang digunakan dalam
hamparan ini tergantung pada tim pengembangan manual; sarannya adalah
menggunakan sisipan warna yang berbeda untuk jenis pengikat yang berbeda.
Misalnya, manual akuntansi mungkin memiliki sampul biru, dan manual sumber
daya manusia mungkin merah. Hal ini memudahkan tim pengembangan manual
untuk membedakan manual saat mempersiapkannya untuk dikirimkan ke
penerima.
 Gunakan tab indeks yang terlihat jelas. Hindari tab indeks yang rata dengan tepi
halaman, karena ini tidak akan terlihat jelas oleh pengguna. Sebaliknya, semua
jenis tab indeks yang menonjol dengan jelas lebih disukai. Beberapa pengguna
mungkin lebih suka jenis tertentu yang diberi kode warna berdasarkan topik,
tetapi pengguna mungkin tidak akan memahami skema warna jika ada banyak
topik (yang membutuhkan banyak warna).
 Nomor prosedur referensi pada tab indeks. Sangat umum untuk
mengelompokkan prosedur berdasarkan departemen atau fungsi pada tab
indeks. Namun, pendekatan ini mungkin tidak berfungsi jika nama atau proses
departemen berubah seiring waktu, yang akan membutuhkan distribusi tab baru,
 dan mungkin manual yang sangat diatur ulang. Sebaliknya, tab harus
mengidentifikasi kelompok prosedur dengan kisaran nomor pengenalnya.

Meskipun topik yang tampaknya kecil, bagian ini mencakup delapan poin yang
terutama menargetkan jenis pengikat yang digunakan untuk manual akuntansi. Ini
adalah item yang halus, tetapi dapat membuat perbedaan antara manual yang
terlihat profesional dan banyak digunakan dan manual yang tidak dibedakan dan
jarang digunakan.

5. Creation and Storage of The Master Manual Copy

Dengan semua penjilid selesai, sekarang perlu untuk membuat dokumen induk
lengkap untuk terbitan manual akuntansi ini. Ada beberapa alasan untuk
melakukannya. Salah satunya adalah bahwa proses distribusi dapat berlangsung
selama beberapa minggu atau bulan, tergantung pada bagaimana rencana
peluncuran telah dikembangkan (seperti memberikan pelatihan bersama dengan
manual baru, yang cenderung menghasilkan roll yang jauh lebih lambat, meskipun
lebih menyeluruh, -di luar). Jika ada jeda yang lama antara pengiriman pertama dan
terakhir, ada beberapa bahaya bahwa penerima selanjutnya akan menerima
dokumen yang berisi perubahan yang lebih baru daripada yang dikirim ke penerima
sebelumnya; hal ini dapat mengakibatkan perbedaan dalam proses transaksional di
seluruh perusahaan. Masalah lainnya adalah bahwa perusahaan dapat memilih
untuk mengajukan gugatan terhadap karyawan karena tidak menyelesaikan
prosedur atau mengikuti kebijakan dengan tidak benar. Jika demikian, karyawan
tersebut dapat menggunakan pembelaan karena telah mengandalkan versi manual
yang lebih awal atau yang lebih baru. Sulit untuk melawan pembelaan ini kecuali
ada salinan master dari manual yang ada yang berhubungan dengan periode yang
sedang dibahas.

Mengingat poin-poin ini, seseorang harus membahas langkah-langkah berikut untuk

membuat salinan master dari manual:
1. Tetapkan tanggal rilis yang sama untuk semua dokumen. Semua halaman baru
yang akan disisipkan dalam manual harus diberi tanggal rilis yang diharapkan untuk
manual , bukan tanggal sebelumnya ketika mereka benar-benar dibuat. Hal ini
menghindari anggapan bahwa beberapa tanggal lain pada dokumen menunjukkan
bahwa ada rilis dokumen yang terpisah dan lebih awal.
2. Perbarui riwayat revisi Jika manual berisi daftar tanggal ketika setiap dokumen
diperbarui, pastikan untuk memasukkan tanggal revisi baru dalam daftar ini.Ini
sangat berguna untuk alasan hukum, memungkinkan perusahaan untuk
membuktikan riwayat lengkap dari ketika dokumen baru dikeluarkan untuk
karyawan.
3. Verifikasi bahwa versi halaman lama diganti Jika versi baru dari dokumen telah
dibuat untuk salinan master terbaru ini, verifikasi (beberapa kali) bahwa halaman
lama telah dikeluarkan dari manual dan diganti dengan yang baru. Tidak dapat
diterima untuk mengirimkan manual dengan halaman duplikat atau hilang karena ini
membingungkan pembaca.
4. Buat beberapa daftar isi. Setelah semua halaman disisipkan atau dihapus, buat
dua daftar isi untuk manual. Seseorang harus diurutkan berdasarkan topik subjek,
seperti yang ditunjukkan pada Tampilan 4.2. Seorang pembaca dapat mencari topik
di tabel ini, kemudian menggunakan nomor dokumen terkait untuk menemukannya
di dalam manual. Ini adalah daftar isi yang paling banyak digunakan, dan harus
menjadi yang pertama dari dua tabel. Tabel kedua harus memerinci isi manual
dengan nomor dokumen berurutan. Contoh ditunjukkan pada Tampilan 4.3. Tabel ini
mencerminkan urutan sebenarnya di mana manual itu disusun; ini mungkin berguna
bagi karyawan yang sudah terbiasa dengan pengelompokan umum dokumen di
dalam manual, memungkinkan mereka untuk lebih mudah menemukan dokumen
dengan jenis presentasi ini.
5. Perbarui daftar isi yang ada Jika manual sudah ada dan hanya diperbarui, maka
langkah sebelumnya dapat dihilangkan. Sebaliknya, tim desain dokumen hanya
perlu memverifikasi bahwa semua perubahan dokumen terbaru telah tercermin
dengan benar dalam dua daftar isi.
 6. Kunci master copy Setelah kumpulan dokumen selesai, masalah utama yang
tersisa adalah memastikan bahwa tidak ada yang mengubah isinya tanpa
persetujuan formal Salinan fisik harus dikunci, sebaiknya di brankas tahan api.
Salinan elektronik dari manual tersebut harus diberi perlindungan kata sandi dalam
sistem komputer sehingga hanya personel yang berwenang yang dapat
mengubahnya. Ini tidak berarti bahwa salinan master sebelumnya harus dibuang
ketika yang baru telah selesai. Sebaliknya, dan seperti disebutkan di awal bagian ini,
ada alasan hukum untuk menyimpan salinan lama manual ini. Oleh karena itu,
salinan master yang lebih lama harus diberi label yang jelas dengan tanggal
penyelesaiannya, dan disimpan dalam penyimpanan. Departemen hukum harus
memberi tahu tim manual tentang tanggal salinan lama ini dapat dihancurkan
dengan aman.

6. Creation and Maintenance of The Distribution Mailing List

Cara termahal untuk mendistribusikan manual adalah dengan melakukan
pengiriman massal ke setiap karyawan di organisasi. Ini bisa menjadi sangat mahal
jika ada banyak karyawan. Ini juga tidak masuk akal dari perspektif memperbarui
informasi yang terkandung di dalamnya, karena banyak karyawan tidak dapat
diganggu dengan mengganti halaman dalam manual mereka. Seperti disebutkan di
bagian terakhir, memperbarui manual juga merupakan masalah dari perspektif
hukum, karena ada risiko bahwa karyawan akan mendasarkan tindakan mereka
pada manual versi lama. Pendekatan yang lebih baik dan jauh lebih murah adalah
dengan membuat daftar posisi dalam perusahaan yang paling mungkin
menggunakan manual, dan yang akan bertanggung jawab untuk membuat isinya
tersedia untuk karyawan lain. Ini Biasanya berarti bahwa supervisor adalah orang
yang paling mungkin berada di milis untuk manual. Setelah milis ditentukan, itu
dapat diubah menjadi matriks, seperti yang ditunjukkan pada Tampilan 4.4. Yang
satu ini telah mengubah nama penerima menjadi jabatan mereka, karena kepergian
dan perekrutan karyawan akan membuat milis menjadi usang dengan sangat cepat.
Matriks tersebut juga mencantumkan jenis buku pedoman yang harus diterima
setiap orang. Dengan membagi jumlah manual menjadi beberapa subset untuk
 setiap penerima, perusahaan dapat mengurangi biaya pembuatan manual dalam
jumlah yang berlebihan. Catatan khusus adalah bahwa ada tanggal yang tercantum
dalam matriks untuk setiap manual yang telah dikirim ke setiap orang di milis. Ini
adalah tanggal pembaruan terbaru dikirim, dan sangat berharga bagi tim desain
manual dalam menentukan siapa yang belum menerima pembaruan terbaru untuk
manual. Dengan matriks milis di tangan, perusahaan dapat dengan mudah
menentukan manual apa yang dikeluarkan untuk posisi pekerjaan tertentu, serta
tanggal terakhir diperbarui, yang sangat membantu dalam proses pengiriman
informasi terbaru.
7. Physical Distribution Process
Dengan semua materi distribusi yang sekarang sudah siap, serta daftar penerima,
bagaimana kita sebenarnya mendistribusikan manual?

Langkah pertama adalah membuat surat lamaran yang sesuai dengan manual,
menjelaskan mengapa manual dikirim dan perubahan apa yang telah dilakukan
sejak rilis terakhir. Perlu beberapa waktu untuk menulis bagian surat ini: Deskripsi
yang jelas tentang perubahan kunci adalah cara terbaik untuk membuat pembaca
segera meninjau materi terlampir. Jika hanya sebagian rilis yang diterbitkan, maka
surat itu juga harus menyertakan daftar rinci tentang halaman-halaman manual lama
yang sedang diganti. Jika kelas pelatihan terkait dengan manual telah
dikembangkan saat ini, surat itu juga harus menyertakan daftar tanggal dan lokasi
pelatihan. Selain itu, juga harus mencantumkan nama dan nomor telepon seseorang
pada tim pengembangan manual yang dapat dihubungi jika penerima merasa ada
masalah dengannya. Surat ini harus digabungkan dengan surat dengan daftar
distribusi untuk mempersonalisasikannya dengan nama penerima. Tim
pengembangan manual sekarang telah menyelesaikan semua materi yang
dibutuhkan untuk mendistribusikan manual. Pada titik ini, ini dapat mengalihkan
proses distribusi fisik ke ruang surat perusahaan, yang lebih siap untuk menangani
tugas distribusi. Namun, banyak organisasi kecil yang tidak memiliki ruang surat,
sehingga tim pengembangan harus menangani tugas ini juga. Jika demikian,
langkah-langkah berikut harus diikuti:
1. Cocokkan surat pengantar dengan manual Jika ada beberapa manual yang
berbeda, seperti manual akuntansi dan manual sumber daya manusia, maka staf
harus mencocokkan surat pengantar untuk setiap orang ke jenis manual yang
benar. Ini mungkin memerlukan pemeriksaan ganda untuk menghindari kesalahan.
2. Paket manual dengan aman. Pengiriman internal mungkin memerlukan
pengemasan minimal, terutama jika pengikat sekuat mungkin telah diperoleh untuk
menyimpan dokumen manual. Namun, apa pun yang ditujukan untuk pengiriman
eksternal mungkin menerima penanganan yang kasar, dan harus dikemas sesuai. 3.
Rutekan pengiriman lokal melalui penghentian surat internal. Jika ada sistem
pengiriman internal perusahaan, maka tim pengembangan harus menentukan
pemberhentian surat yang benar untuk setiap penerima, alamat paket yang akan
dikirim, dan mengirimkannya dalam perjalanan. 4. Merutekan pengiriman eksternal
melalui layanan verifikasi pengiriman Jika ada dokumen yang dikirim di luar sistem
pengiriman perusahaan, maka tim pengembangan akan ingin memverifikasi bahwa
mereka telah diterima oleh orang yang mereka kirim. Ini membutuhkan pengiriman
melalui layanan, seperti Federal Express (FedEx) atau United Parcel Service (UPS),
yang akan mencatat nama orang yang menerima paket. Alternatifnya adalah
menghubungi semua penerima beberapa hari setelah tanggal pengiriman untuk
memverifikasi penerimaan paket.

Manual terutama dikirim ke orang-orang di posisi manajemen, jadi sangat penting

bagi mereka untuk membagikan informasi ini dengan staf mereka. Beberapa
manajer tidak pandai dalam tugas ini, yang menghasilkan sekelompok karyawan
yang tidak paham dengan prosedur terkini. Ada beberapa cara di mana tim
pengembangan manual dapat langsung menghubungi karyawan untuk memberitahu
mereka bahwa manual baru telah dikeluarkan, dan mereka harus melihat supervisor
mereka untuk memeriksanya. Salah satu pendekatannya adalah memasukkan
informasi ini ke dalam buletin yang dapat dipasang di papan buletin perusahaan dan
tempat umum lainnya. Alternatif lain adalah dengan memasukkan pemberitahuan
dalam buletin perusahaan, seperti ini:
 Sumber Daya Manusia Karyawan: Manual sumber daya manusia baru telah
dikeluarkan untuk semua manajer di departemen Sumber Daya Manusia pada
tanggal 3 Oktober. Karena manual ini berisi pembaruan ekstensif untuk kebijakan,
prosedur, dan formulir yang ada, kami sangat menganjurkan agar Anda berbicara
dengan supervisor Anda tentang meninjaunya.

Alternatif lain adalah menyimpan salinan manual versi terbaru di tempat umum,
seperti ruang fotokopi (nyaman untuk membuat salinan dari halaman yang paling
relevan) atau kafetaria. Satu-satunya masalah dengan pendekatan ini adalah bahwa
manual dapat mengalami banyak penggunaan dan perlu diganti dengan frekuensi
yang tinggi.
8. Issuances to New Employees
Karyawan baru dapat dipekerjakan kapan saja, dan kemungkinan besar mereka
tidak akan tiba pada tanggal yang persis sama ketika manual baru dirilis. Akibatnya,
mereka mungkin dibiarkan tanpa pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur
perusahaan untuk beberapa waktu. Ada beberapa cara untuk menghindari masalah
ini.

Salah satu pendekatannya adalah dengan membuat formulir untuk digunakan oleh
departemen sumber daya manusia, yang diteruskan ke grup pengembangan manual
setiap kali karyawan baru dipekerjakan. Ini Harus berfungsi sebagai pemberitahuan
yang memadai bahwa manual harus dikirim ke orang itu, yang juga harus
ditambahkan ke milis yang sedang berlangsung untuk pembaruan di masa
mendatang.

Pendekatan lain adalah meminta staf sumber daya manusia mengirimkan

pemberitahuan kepada supervisor karyawan baru sebagai pengingat untuk
memeriksa salinan manual supervisor. Langkah selanjutnya mungkin meminta
atasan untuk menandatangani dokumen yang membuktikan penyelesaian pelatihan
tersebut, dan mengirimkannya kembali untuk dimasukkan dalam file karyawan.
 Pendekatan lain adalah dengan menjadwalkan semua karyawan baru untuk
mendapatkan pelatihan dalam penggunaan dan isi manual perusahaan sebagai
bagian dari indoktrinasi karyawan baru mereka. Ini mungkin termasuk penjadwalan
kelas-kelas selanjutnya yang mencakup manual secara lebih rinci. Jika pendekatan
ini digunakan, maka staf sumber daya manusia juga harus memelihara database
yang mencantumkan siapa yang telah menghadiri kelas-kelas ini, jika pesan
pengingat harus dikirim.
9. Manual Retrieval
Beberapa perusahaan berusaha keras untuk menentukan lokasi manual yang telah
ditinggalkan oleh karyawan yang diberhentikan, bahkan sampai ekstrim menahan
gaji terakhir sampai manual diserahkan atau mengurangi biaya mereka dari gaji
terakhir. Alasan yang diberikan adalah bahwa manual perusahaan adalah dokumen
rahasia yang tidak boleh diungkapkan kepada pihak luar, dan merupakan dokumen
berharga yang sulit untuk direproduksi.

Seseorang harus benar-benar mengabaikan kedua argumen ini. Jika seorang

karyawan ingin menyebarkan isi manual ke semua kemungkinan pesaing, yang
dibutuhkan hanyalah satu jam di mesin fotokopi lokal — dan sangat sedikit yang
dapat dilakukan perusahaan untuk menghentikan perilaku semacam ini. Adapun
untuk mengambil manual berharga untuk digunakan nanti, bagaimana perasaan
karyawan yang masuk tentang diberi manual akuntansi manual yang dicampur
dengan catatan dan coretan? Lebih baik membuang semua manual "bekas" dan
menerbitkan yang baru, meskipun biayanya tidak terlalu mahal.

Satu-satunya alasan mengapa manual harus diambil ketika seorang karyawan

keluar adalah karena itu cenderung tidak dipertahankan dengan pembaruan
dokumen baru, dan pada akhirnya akan berisi informasi yang kurang akurat.
Akibatnya, harus ada catatan dalam formulir wawancara keluar yang mengingatkan
pewawancara untuk menanyakan apakah manual telah diserahkan. Ini adalah
 pendekatan yang jauh lebih masuk akal daripada memaksa karyawan yang
diberhentikan untuk membayar manual yang tidak dikembalikan.

10. Benefits of Using Electronic Manuals

Mengapa beralih ke manual elektronik? Di antara alasan yang sangat baik untuk
melakukannya adalah pengurangan biaya persiapan, pemutakhiran, dan (terutama)
pendistribusian informasi manual akuntansi kepada pengguna. Selain itu, dan mungkin
yang paling penting, perpaduan presentasi elektronik yang dirancang dengan baik
dapat mempermudah pengguna untuk menemukan informasi prosedural yang mereka
butuhkan, yang akan sangat meningkatkan pemahaman dan penggunaan keseluruhan
informasi yang terdapat dalam manual akuntansi. Beberapa keuntungan utama adalah:

 Tidak dapat kehilangan manual Dalam departemen akuntansi besar di mana

terdapat banyak pengguna potensial dari satu set manual akuntansi, itu lebih
merupakan aturan daripada pengecualian untuk beberapa manual yang hilang
saat orang mengambilnya Untuk tujuan referensi Ini adalah masalah bagi siapa
saja yang membutuhkan jawaban cepat untuk masalah prosedural.Namun,
dengan menggunakan manual elektronik, semua pengguna dapat mengakses
data yang sama sepanjang waktu, dan manual tersebut tidak dapat hilang.
 Akses lebih cepat ke informasi yang diinginkan. Manual akuntansi tradisional
akan berisi daftar isi, dan dalam kasus yang jarang terjadi, indeks juga. Bentuk
referensi ini mungkin tidak cukup untuk memungkinkan pengguna dengan cepat
menemukan informasi prosedural yang tepat yang dibutuhkan dalam waktu
singkat. Dokumen elektronik, di sisi lain, mungkin termasuk layar bantuan pull-
down yang berisi informasi yang diperlukan, atau indeks informasi terkait yang
dapat diakses di seluruh dokumen, atau hypertext tertanam yang dapat diklik
untuk mengalihkan pengguna ke informasi terkait. mungkin juga untuk
melakukan pencarian seluruh dokumen berdasarkan beberapa kata kunci.
Dengan adanya semua alternatif untuk mengakses informasi ini, jauh lebih
mudah bagi pengguna untuk menemukan informasi tertentu dengan manual
elektronik daripada dengan manual berbasis kertas.
 Frekuensi pembaruan yang lebih besar.Sistem tradisional untuk memperbarui
dokumentasi akan mengharuskan perubahan diakumulasikan secara bertahap
hingga ada cukup biaya untuk mengirimkan halaman pengganti ke manual yang
ada. Mungkin butuh beberapa bulan sebelum ini terjadi, jadi semua perubahan
prosedural yang telah diminta untuk sementara akan ditunda. Dengan beralih ke
manual elektronik, masalah ini dieliminasi dan penyesuaian tambahan dapat
dilakukan pada dokumen sekaligus; dokumen yang direvisi dapat diposting untuk
distribusi elektronik. Satu-satunya masalah di sini adalah bahwa pengguna
mungkin tidak mengetahui bahwa perubahan telah dilakukan pada dokumen
elektronik kecuali pemberitahuan, seperti email, dikirimkan kepada mereka yang
menjelaskan perubahan tersebut; mereka kemudian dapat mengakses teks yang
relevan di dalam dokumen elektronik dan mencetak atau mengunduh perubahan
yang mereka butuhkan.
 Akses data instan Saat menggunakan manual elektronik, kecepatan akses data
biasanya akan lebih baik dari penggunaan manual berbasis kertas. Beberapa klik
mouse akan membawa teks yang relevan ke komputer pengguna, sedangkan
pengguna manual tradisional membutuhkan lebih banyak waktu untuk
menemukannya di manual, merujuk ke daftar isi, dan kemudian mengakses
informasi yang sesuai. Manfaat tambahan dari memiliki akses data instan adalah
bahwa pengguna akan lebih cenderung mengakses informasi di manual ketika
mereka tidak yakin tentang prosedur tertentu, daripada menebak-nebak
pendekatan yang benar. Dengan demikian, kepatuhan yang lebih besar terhadap
kebijakan dan prosedur perusahaan menjadi lebih mungkin.
 Memberikan kemampuan bantuan tambahan. Manual akuntansi tradisional
cenderung merupakan kumpulan kebijakan, prosedur, dan formulir yang agak
kering. Namun, ketika manual elektronik digunakan, dimungkinkan juga untuk
menggunakan menu drop-down yang menyediakan akses ke informasi bantuan,
serta hypertext yang dapat mengirim pengguna ke definisi atau contoh yang
terkait langsung dengan informasi yang sedang ditinjau. Meskipun
menambahkan fitur ini ke dokumen elektronik tentu saja meningkatkan waktu
 yang dibutuhkan untuk membuatnya, presentasi yang dihasilkan akan
menghasilkan tingkat pemahaman pengguna yang jauh lebih tinggi.
 Mengurangi biaya distribusi Jika dokumen dapat disediakan untuk diunduh oleh
pengguna, dokumen dapat diakses saat diperlukan tanpa perlu biaya pengiriman
dan penanganan yang mahal. Satu-satunya kasus di mana masih ada biaya
distribusi adalah dalam memperoleh peralatan untuk karyawan yang harus
mengakses informasi tetapi saat ini tidak memiliki akses komputer.
 Mengurangi biaya pelacakan dokumentasi. Ketika satu set manual berbasis
kertas yang mahal dikeluarkan untuk pengguna, entitas penerbit harus melacak
siapa yang telah menerimanya sehingga dapat menerbitkan dokumen revisi
secara berkala. Jika ada banyak penerima seperti itu, ini dapat menjadi masalah
administratif, karena lembur penerima akan mengubah lokasi mereka di dalam
perusahaan, dan mungkin tidak akan selalu menghubungi grup pengembangan
manual untuk menginformasikan fakta ini kepada mereka. Dengan beralih ke
manual elektronik, seseorang dapat menghindari keharusan untuk melacak
alamat surat. Meskipun demikian, seseorang tetap harus melacak alamat email
dari kelompok pengguna yang mungkin sehingga pemberitahuan dapat dikirim
ketika ada perubahan pada dokumen elektronik. Ini tidak berarti bahwa alamat
email individu tertentu harus dilacak, namun alamat email dari semua
kemungkinan pengguna manual dapat digabungkan untuk pemberitahuan grup;
misalnya, semua personel piutang harus menerima pemberitahuan jika sebagian
dari manual yang berlaku untuk mereka diubah, tetapi tidak ada anggota
organisasi lainnya.
 Kirim komentar ke pengelola manual. Siapapun dapat mengirim memo kembali
ke tim desain dokumentasi sehubungan dengan saran untuk perbaikan manual
akuntansi — namun, perlu waktu untuk menulis memo dan mempostingnya
melalui surat antar kantor atau layanan pos . Mengingat upaya yang diperlukan,
sebagian besar tim desain tidak mendengar kabar dari pengguna manualnya.
Namun, ketika tombol email ditambahkan ke presentasi manual elektronik, itu
adalah masalah sederhana bagi pengguna untuk mengajukan permintaan
 perubahan. Hasilnya adalah aliran komentar produktif dari pengguna kembali ke
tim desain.

Banyak keuntungan yang tercantum di sini terkait dengan logistik — cara mendapatkan
produksi terbaru (mis., Pembaruan produk) kepada pelanggan (mis., Pengguna
manual) dengan biaya distribusi serendah mungkin. Pekerjaan dasar pengumpulan
informasi tentang alur proses dan prosedur penulisan tentangnya tidak berubah sama
sekali, hanya kompilasi, penyajian, dan distribusi informasi yang dihasilkan (kecuali jika
fasilitas bantuan ditambahkan ke teks dasar).

11. Disadvantages of Using Electronic Manuals

Meskipun keuntungan yang baru saja dicatat dari penggunaan manual elektronik
adalah keuntungan yang kuat, ada juga beberapa masalah yang harus diperhatikan.
Dalam beberapa kasus, ini mungkin cukup penting untuk membatasi penggunaan
manual elektronik:
 Biaya pencetakan ulang dokumen elektronik Meskipun staf pengembangan
manual dapat menghemat sejumlah besar uang karena tidak lagi harus
mencetak manual akuntansi, ini tidak berarti bahwa kertas biaya dihilangkan
sama sekali. Sebaliknya, setiap pengguna manual elektronik mungkin merasa
terdorong untuk mencetaknya, baik karena tingkat kenyamanan yang lebih tinggi
dengan dokumen berbasis kertas atau karena akses ke manual elektronik relatif
terbatas. Hal ini dapat mengakibatkan biaya pencetakan yang lebih besar di
seluruh perusahaan daripada yang terjadi sebelumnya untuk staf pengembangan
manual.
 Penggunaan duplikat dari manual berbasis kertas dan elektronik. Mungkin ada
kasus dimana beberapa penggunaan manual berbasis kertas yang ada harus
dilanjutkan, selain penggunaan manual elektronik. Salah satu alasan untuk
situasi ini adalah ketika karyawan lama yang menggunakan manual lama tidak
mau mencoba beberapa hal baru. Alasan lain adalah bahwa beberapa karyawan
mungkin tidak memiliki akses komputer yang siap ke dokumentasi elektronik.
 Apa pun alasannya, situasi ini akan memerlukan penyimpanan sebagian besar
sistem yang ada (dan biaya) yang diperlukan untuk membuat, mendistribusikan,
dan memperbarui manual berbasis kertas, serta sistem baru (dan biaya) untuk
versi elektronik.
 Persyaratan pemformatan yang lebih kompleks. Ada berbagai cara di mana
manual elektronik dapat diformat — sering kali memanggil lebih dari satu format
pada saat yang bersamaan. Misalnya, mungkin perlu memasukkan beberapa
prosedur di bidang "Bantuan" yang dilampirkan ke perangkat lunak akuntansi
perusahaan, serta versi terpisah yang diformat untuk diunduh dan dicetak oleh
pengguna, sementara versi ketiga disiapkan dengan tautan interaktif dan
demonstrasi online, dengan tujuan untuk digunakan lebih sering oleh pengguna
pertama kali. Semua format memiliki penggunaan yang berbeda, dan mungkin
sangat meningkatkan kegunaan manual elektronik, tetapi mereka juga
membutuhkan upaya pemformatan yang jauh lebih besar dari pihak staf
pengembangan manual.
 Diperlukan metode akses elektronik.Meski semakin tidak mungkin di dunia yang
saling terhubung saat ini, beberapa calon pengguna manual elektronik mungkin
tidak memiliki akses siap ke komputer atau koneksi intranet / Internet yang
mereka butuhkan untuk mendapatkan akses ke manual elektronik. Jika ini
merupakan masalah, biaya untuk melengkapi karyawan ini dengan benar dapat
jauh melebihi manfaat yang mungkin diperoleh dari penggunaan manual
elektronik. Di sisi lain, ini mungkin hanya satu lagi alasan untuk memberikan
akses komputer kepada karyawan ini, dan memberikan dukungan untuk
melakukannya.
 Tidak ada akses jika sistem komputer mati. Meskipun keandalan komputer yang
lebih tinggi membuat pemadaman sistem menjadi masalah yang semakin kecil,
ada kalanya kesalahan dalam jaringan atau di komputer akan menghalangi
pengguna untuk mengakses manual elektronik. Kemungkinan masalah ini dapat
dikurangi lebih jauh dengan penggunaan cadangan baterai untuk semua
komputer dan server jaringan, serta pemasangan kabel serat optik di lingkungan
di mana emisi manufaktur dapat mengganggu aliran data melalui kabel. Jika
 masalah tetap ada, maka mungkin perlu menambahkan manual berbasis kertas
ke campuran opsi yang tersedia bagi pengguna.

Salah satu masalah utama yang dicatat di sini adalah bahwa dokumen elektronik
mungkin tidak sepenuhnya menggantikan manual berbasis kertas yang ada karena
berbagai alasan. Akibatnya, sistem terpisah digunakan untuk memelihara manual
elektronik, serta pendahulunya. Hal ini akan menghasilkan biaya yang lebih besar
daripada kasus sebelumnya, jadi manajer harus menganalisis dengan cermat dampak
konversi ini untuk menentukan apakah biaya memang akan meningkat sebagai akibat
dari peralihan tersebut.

12. Basic Electronic Manual

Dalam bentuknya yang paling dasar, apakah manual akuntansi online itu? Ini pada
dasarnya adalah pernyataan kembali langsung dari manual berbasis kertas yang ada,
tanpa perangkat tambahan seperti tutorial interaktif, menu bantuan, atau klip suara atau
video. Terlepas dari kekurangan fitur tambahan ini, manual akuntansi online dasar
dapat menjadi pilihan yang cukup menarik, karena memerlukan keterampilan terbatas
untuk mentransfer dokumen ke format online. File-file tersebut diposting langsung ke
intranet perusahaan, atau dimasukkan ke dalam layar bantuan yang digunakan dalam
perangkat lunak akuntansi perusahaan. Dengan menggunakan pendekatan ini, sebuah
perusahaan dapat memiliki manualnya yang tersedia bagi perusahaan secara
keseluruhan dengan sedikit usaha.

Dalam format ini, pengguna diharapkan mengunduh file yang diperlukan dan
memeriksanya di komputernya, atau memeriksanya di layar saat diakses melalui sistem
akuntansi. Meskipun ini adalah pendekatan yang masuk akal untuk mengakses
informasi yang diperlukan, dan akan menyajikan informasi yang serupa dengan apa
yang diharapkan pengguna, ini tidak menghasilkan lingkungan belajar yang ditingkatkan
di mana alat baru ditambahkan ke file manual dasar. Akibatnya, manual online yang
paling dasar harus diperlakukan sebagai titik awal, dari mana banyak fitur lainnya dapat
ditambahkan untuk membuat manual elektronik ini benar-benar menyenangkan bagi
pengguna untuk diakses dan dijelajahi. Fitur tambahan ini dijelaskan di beberapa
bagian berikut.

13. Accounting Manual on an Intranet, Extranet, or the Internet

Seseorang mungkin pernah mendengar tentang sejumlah istilah berbeda yang

berhubungan dengan penyimpanan terpusat dan penyebaran informasi (untuk tujuan
kita, manual akuntansi) —Internet, intranet, dan ekstranet. Apa itu, dan bagaimana
mereka dapat digunakan sebagai media penyimpanan untuk manual elektronik?

Internet didasarkan pada penggunaan hypertext, yang memungkinkan siapa pun yang
memiliki akses ke browser Internet untuk beralih di antara tautan informasi di banyak
komputer berbeda, yang terletak di mana pun di planet ini. Ini adalah bentuk komunikasi
yang sangat terbuka, tetapi dapat menyebabkan pengguna berpotensi melimpahnya
informasi, karena mungkin ada jutaan kemungkinan lokasi tempat data disimpan.

Intranet pada dasarnya sama dengan Internet, di mana hypertext digunakan dan
perangkat lunak browser cukup untuk akses umum. Namun, pengguna luar dibatasi dari
akses oleh firewall perusahaan. Selain itu, file yang masuk dapat ditolak (atau
setidaknya disaring dari virus) oleh perangkat lunak firewall. Dengan demikian,
perusahaan memiliki kemampuan yang jauh lebih besar untuk mengontrol jenis dan
volume informasi yang mengalir melalui intranet. Di intranet inilah kebanyakan manual
elektronik dapat ditemukan, daripada diposting untuk akses umum di Internet. Alasan
untuk tingkat akses yang dibatasi ini sebagian karena pihak luar tidak benar-benar perlu
melihat manual akuntansi, dan juga beberapa informasi yang terkandung di dalam
manual tersebut dapat dianggap rahasia.
Ekstranet hanyalah kumpulan intranet yang dapat diakses oleh pengguna, meskipun
jumlah akses mungkin dibatasi di antara intranet. Pengguna juga umumnya diberikan
akses dari ekstranet ke Internet. Konsep ini paling umum digunakan untuk berbagi
informasi dengan mitra bisnis (baik pelanggan maupun pemasok). Ada beberapa
penerapan terbatas untuk manual elektronik di dalam ekstranet, tetapi hanya untuk
kebijakan, prosedur, dan formulir yang harus diakses oleh mitra bisnis untuk memahami
bagaimana melakukan transaksi dengan perusahaan.

Untuk keperluan pembahasan di bagian berikut, kami akan mengasumsikan bahwa

perusahaan telah memasang manual elektroniknya di intranet perusahaan, karena ini
adalah lokasi yang paling mungkin untuk ditempatkan.

14. Accounts Receivable - Allow for Doubtful Accounts.

 Scope
Kebijakan ini berlaku untuk semua unit bisnis di seluruh dunia. Penyisihan
Piutang Tak Tertagih mengacu pada jumlah yang dianggap tidak dapat ditagih
oleh departemen Penagihan. Lihat Kebijakan dan prosedur Piutang: Pelanggan
dan Perdagangan Pihak Ketiga.

Definisi
Penyisihan Piutang Tak Tertagih adalah akun penilaian yang digunakan untuk
mencadangkan potensi penurunan nilai Piutang Usaha di neraca. Istilah kredit
macet didefinisikan sebagai faktur dan jumlah sisa yang belum dibayar karena
kebangkrutan, kebangkrutan, arus kas, atau masalah keuangan lainnya.
Biasanya, barang-barang ini dapat dirujuk ke agen penagihan atau pengacara
untuk tindakan penagihan. Kredit macet tidak termasuk item yang belum dibayar
karena perselisihan karena fungsi produk, harga, masalah pengembalian, pajak,
atau masalah lain yang tidak terkait dengan kemampuan keuangan obligor
 Policy
Ini adalah kebijakan Ideal LLP (Perusahaan) bahwa Piutang Usaha (A / R) harus
dicatat pada nilai nominal dan bahwa rekening cadangan saling hapus harus
dibuat untuk estimasi A / R yang tidak tertagih (juga dikenal sebagai piutang tak
tertagih atau piutang tak tertagih). Penyisihan Piutang Tak Tertagih digunakan
untuk memperkirakan dan menghapus saldo A / R yang tidak dapat ditagih.
Rekening tidak boleh digunakan untuk mencerminkan keadaan yang disepakati
untuk mengurangi faktur pelanggan atau harga penjualan. Rekening cadangan
harus ditetapkan pada tingkat tertentu sehingga saldo penutupan A / R ke nilai
realisasi bersih yang diperkirakan sesuai dengan prosedur yang diidentifikasi di
bawah ini.
 Procedure

Faktur akan berusia sejak tanggal faktur dikeluarkan kepada Pelanggan dan bukan
pada saat faktur jatuh tempo.

Metode Penyisihan memberikan beban untuk piutang tak tertagih yang diantisipasi
sebelum penghapusannya. Tunjangan menyediakan cadangan umum tanpa
mencoba mencocokkan Tunjangan dengan akun pelanggan tertentu.

Akun Penyisihan Piutang Tak Tertagih (Penyisihan) akan dinilai untuk menutupi
piutang, yang secara khusus diidentifikasi sebagai kemungkinan besar atau sangat
mungkin untuk tidak ditagih. Tunjangan terdiri dari tiga komponen yang menentukan
faktor-faktor yang harus dipertimbangkan saat mengevaluasi saldo penutupan yang
diwajibkan dalam Tunjangan:

1. Tunjangan umum — Semua faktur terbuka dengan tanggal jatuh tempo

pembayaran lebih dari 180 hari sebelum tanggal penyisihan dihitung . Ini tidak
termasuk semua faktur terbuka yang pengakuan pendapatannya ditahan untuk
alasan apa pun dan di mana pendapatan harus diakui atas dasar kas serta setiap
faktur yang, menurut kebijaksanaan departemen Collection, dianggap memiliki risiko
kerugian yang tinggi dan tercakup dalam cadangan berikut.
2. Diidentifikasi secara khusus — Semua faktur, terlepas dari usianya, di mana
pelanggan telah dinyatakan pailit (baik sukarela atau tidak sukarela), dalam bentuk
penerima atau telah dialihkan asetnya untuk kepentingan kreditor.

3. Diidentifikasi secara spesifik — Faktur lainnya yang terbuka atau sebagian

dibayar, terlepas dari umurnya, yang dianggap memiliki kemungkinan pengumpulan
yang rendah. Ini akan mencakup faktur yang telah ditetapkan ke agen penagihan
komersial, pengacara luar atau agen lain untuk melakukan penagihan atau faktur (s)
yang diidentifikasi oleh koleksi.

4. Pertimbangan manajemen lainnya, termasuk namun tidak terbatas pada:

 Komposisi keseluruhan dari penuaan A / R

 Riwayat penghapusan A / R
 Riwayat sebelumnya Penyisihan sebanding dengan saldo piutang secara
keseluruhan
 Jenis
 pelanggan Komposisi saldo pelanggan tertentu (mis. , kas yang belum
digunakan, kas di rekening, kredit)
 Pengetahuan sehari-hari tentang pelanggan tertentu yang dapat menimbulkan
masalah penagihan (masukan sebagai hasil komunikasi antara kolektor, klien,
dan jaringan penjualan)
 Konsesi sebelumnya diberikan kepada pelanggan tertentu
 Likuidasi , proses penerimaan, atau reorganisasi pelanggan

Jumlah dari empat klasifikasi di atas adalah jumlah yang harus disediakan dalam
Penyisihan dan mewakili saldo penutupan Penyisihan Piutang Tak Tertagih.

Saldo penutupan yang diinginkan dibandingkan dengan saldo akun Penyisihan saat
ini, dengan jurnal yang disiapkan untuk mengakui kenaikan atau penurunan yang
diperlukan untuk Penyisihan dan kenaikan atau penurunan yang sesuai untuk
Beban Piutang Tak Tertagih.
Penghapusan

Secara berkala, mungkin perlu untuk menghapus jumlah yang terkandung dalam
Penyisihan Piutang Tak Tertagih yang dianggap tidak dapat ditagih dan semua
sarana penagihan yang wajar telah habis. Dalam hal ini, permintaan tertulis yang
berisi informasi berikut akan dikirimkan ke Manajer departemen koleksi.

 Nama dan alamat pelanggan

 Nomor rekening Nomor
 faktur / dokumen yang akan dihapuskan
 Jumlah Total
 Alasan
 Diperlukan tanda tangan persetujuan

Otoritas untuk menyetujui penghapusan atau penurunan pembayaran komitmen

yang tercermin dalam A / R adalah sebagai berikut (jumlah agregat per pelanggan):

Penghapusan A / R menghapus piutang dari akun pelanggan dan dihapuskan ke

Penyisihan Piutang Tak Tertagih.

Pelaporan

Bulanan, departemen Penagihan mendistribusikan daftar rekening pelanggan yang

memiliki risiko kredit signifikan dan yang akan dipertimbangkan untuk dimasukkan
dalam bagian "yang diidentifikasi secara khusus" dari penghitungan Penyisihan.
Daftar ini didistribusikan ke tim akun penjualan.
 Sebelum penyelesaian penutupan bulanan, Koleksi menyiapkan laporan ringkasan
Keuangan yang memperkirakan kebutuhan pendanaan saat ini untuk Penyisihan.
Pada akhir setiap kuartal, sebelum penutupan akuntansi, analisis rinci tentang
Tunjangan disiapkan dan diserahkan kepada Pelaporan Perusahaan dan anggota
lain dari tim Manajemen Keuangan untuk ditinjau. Laporan ini dievaluasi oleh
Manajemen untuk menentukan apakah diperlukan penyesuaian tambahan pada
akrual bulanan Beban Piutang Tak Tertagih dan / atau Penyisihan Piutang Tak
Tertagih.

 Control/ Areas of Responsibility

Keuangan meninjau dan memantau saldo penutupan di akun Penyisihan. Analisis

komparatif dilakukan untuk menguji kecukupan pertanggungan dalam Penyisihan.
Penyisihan Piutang Diragukan direkonsiliasi sesuai dengan kebijakan Rekonsiliasi
Rekening. Departemen Penagihan bertanggung jawab untuk melaporkan dan
mengkomunikasikan "pelanggan berisiko" dan mereka yang secara khusus
diidentifikasi sebagai tidak tertagih ke Administrasi Kredit dan Manajemen Akun
Penjualan. Manajer Koleksi bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui
permintaan penghapusan.

 Contact
Accounts Receivable Manager
15. Accounts Receivable – Credit, Collection and Cash Applications.
 Scope

Kebijakan ini menetapkan pedoman di mana IDEAL LLP mengelola perpanjangan

batas kredit dan memfasilitasi pengumpulan dan aplikasi pembayaran tunai untuk
penjualan langsung, layanan, dan pelanggan perdagangan tidak langsungnya.

 Policy
Merupakan kebijakan IDEAL LLP (Perusahaan) untuk menetapkan standar kredit dan
penagihan yang efektif yang mendukung tujuan Perusahaan untuk memaksimalkan
penjualan sambil menyeimbangkan risiko kredit macet dari Piutang Usaha (A / R) yang
tidak tertagih. Departemen A / R memiliki tanggung jawab utama untuk memberikan
kredit, pengumpulan, dan penerapan uang tunai yang dikumpulkan ke saldo A / R
pelanggan.
 Menilai analisis kredit untuk klien baru dan yang sudah ada.
 Memfasilitasi pengumpulan perdagangan A / R.
 Beri tahu pelanggan tentang tunggakan pembayaran.
 Dukung penjualan dengan memberikan masukan tentang pelanggan yang baik
dan yang membayar lambat.
 Pengajuan kas menerapkan uang tunai yang diterima ke saldo faktur A / R
Pelanggan yang belum dibayar.
Corporate Treasury tetap bertanggung jawab untuk menentukan apakah, kapan, dan
akun mana yang dapat menjadi bagian dari portofolio sekuritisasi.

 Procedure

Syarat dan ketentuan kredit A / R biasanya melibatkan parameter untuk

memperpanjang kredit, syarat pembayaran dan ukuran keuangan. Alternatif syarat dan
ketentuan kredit A/R dinilai, dievaluasi dan ditentukan dengan masukan dari Sales,
Legal, Treasury dan Finance. Berikut adalah prosedur A / R untuk pengelolaan dan
pemrosesan analisis dan administrasi Kredit, Penagihan, dan aplikasi Kas.

Analisis Kredit dan Administrasi

Analisis kredit merupakan proses penting untuk mendukung persyaratan kolektibilitas
pengakuan pendapatan (lihat kebijakan Pengakuan Pendapatan).
Fungsi Analisis dan Administrasi Kredit menyediakan analisis dan penilaian untuk:
 Pelanggan baru yang meminta batas dan ketentuan kredit A / R pertama kali
 Pelanggan yang ada
o Ketika akun pelanggan tidak aktif selama setidaknya enam bulan
o Saat akun pelanggan dilepaskan dari penangguhan kredit
 o Dengan a pesanan penjualan yang jumlah pesanan penjualannya
melebihi batas kredit A / R yang disetujui oleh pelanggan
Administrasi Kredit melakukan hal-hal berikut yang selanjutnya dijelaskan di bawah ini:

A. Mengevaluasi kelayakan kredit pelanggan dan menetapkan batas kredit. 

Penilaian kredit harus dilakukan sebelum menyiapkan pelanggan baru dalam database
pelanggan A / R atau mempresentasikan kontrak penjualan kepada pelanggan yang
sudah ada. 

Permintaan dari organisasi Penjualan (misalnya Manajer Akun Penjualan) untuk

menetapkan kredit bagi pelanggan baru harus mengidentifikasi batas kredit yang
disarankan dan disertai dengan atau merujuk pada dokumen berikut:

 Laporan keuangan terkini pelanggan atau laporan tahunan terbaru

 Jika pelanggan berhak atas pembebasan pajak , salinan sertifikat pembebasan
pajak pelanggan untuk semua lokasi pengiriman ke lokasi

Administrasi Kredit menetapkan batas kredit berdasarkan penilaian keuangan dari data
yang diberikan dan dengan masukan dari layanan pelaporan kredit luar (misalnya,
Dunn & Bradstreet). File kredit pelanggan akan disimpan untuk semua aplikasi terlepas
dari apakah aplikasi kredit disetujui. 

Tunduk pada batas kredit penilaian kredit A / R dapat ditingkatkan atas permintaan
Manajer Akun Penjualan selama pelanggan aktif dan mempertahankan riwayat
pembayaran terkini dan konsisten.

Administrasi Kredit harus membalikkan permintaan persetujuan kredit tepat waktu,

umumnya pada akhir hari kerja berikutnya. Saat menilai batas kredit, pastikan bahwa
semua anak perusahaan dan variasi pada nama pelanggan dicari. Saat menyiapkan
pelanggan di database master pelanggan, pastikan bahwa hanya ada satu entri untuk
perusahaan terlepas dari jumlah dan nama anak perusahaan. 

Perwakilan Penjualan dan Manajemen Kredit dan Koleksi harus saling menjaga
informasi tentang perubahan dalam penjualan pelanggan, kredit, atau riwayat
penagihan dan kondisi masa depan yang diantisipasi.

B. Memantau rekening nasabah untuk menentukan risiko kredit.

Aktivitas penjualan, kredit, dan pembayaran akan dipantau oleh fungsi Kredit dan
Koleksi. Kadang-kadang dan jika dianggap perlu, untuk memberikan kredit kepada
jaminan pelanggan dalam bentuk letter of credit yang telah dikonfirmasi dan tidak dapat
dibatalkan, surat kredit siaga, atau pembayaran di muka mungkin diperlukan.

C. Menonaktifkan atau menghentikan batas kredit dengan menempatkan pelanggan

pada "penangguhan kredit".

Penangguhan kredit mengacu pada penangguhan akun A / R pelanggan, yaitu, tidak

memberikan kredit tambahan hingga pelanggan telah membayar akun yang telah jatuh
tempo, menyerahkan surat kredit yang dikonfirmasi atau jaminan lain yang sesuai, dan
menunjukkan kesediaan dan solvabilitas untuk memenuhi kewajiban kredit .

Fungsi Kredit dan Penagihan menempatkan pelanggan pada Penangguhan Kredit

ketika pelanggan menjadi tunggakan atau tidak konsisten dengan memenuhi kewajiban
pembayaran A / R atau jika pelanggan memiliki masalah hukum atau solvabilitas terkait
lainnya yang dapat menghalangi Perusahaan untuk menerima atau menagih kewajiban
pelanggan. . 

Manajer Akun Penjualan harus diberi tahu saat pelanggan akan ditangguhkan
kreditnya. Manajer Akun Penjualan akan memfasilitasi penyelesaian antara pelanggan
dan Kredit dan Koleksi. 
Batas kredit pelanggan harus dinilai kembali setelah enam bulan tidak aktif atau jika
akun pelanggan menjadi tunggakan dan membutuhkan tindakan hukum selanjutnya. 

Akun pelanggan dapat dipulihkan sekali. Administrasi Kredit telah menilai kembali profil
kredit pelanggan dan yakin bahwa kewajiban pembayaran pelanggan di masa
mendatang dapat dipenuhi.

D. Membuat dan memelihara catatan manajemen kredit pelanggan.

Data master pelanggan dapat diatur dan dikelola hanya oleh karyawan resmi yang
diberi tanggung jawab. Seorang supervisor data master bertanggung jawab untuk
meninjau, menyetujui, dan merekam perubahan ke database master pelanggan. Harus
ada pemisahan tugas yang sesuai antara mereka yang memiliki akses ke data induk
pelanggan dan mereka yang terlibat dengan penjualan, distribusi / pengiriman produk
dan / atau layanan, atau pengumpulan dan aplikasi pembayaran tunai. Departemen
Pengumpulan dan Administrasi Penjualan bertanggung jawab untuk meninjau laporan
aktivitas Pelanggan untuk mengurangi risiko penambahan atau pengeditan pelanggan
yang tidak sah atau tidak akurat. 
Perubahan pada database ini harus diminta oleh Sales representative atau A / R
collector, dan divalidasi dan disetujui oleh Administrasi Kredit. Jika dianggap perlu oleh
Administrasi Kredit, perubahan database ini mungkin memerlukan persetujuan tertulis
dari pelanggan.

Koleksi A / R

Fungsi Koleksi meninjau saldo A / R Pelanggan dan jatuh tempo faktur. Laporan
penuaan A / R disiapkan dan digunakan untuk hal-hal berikut yang akan dijelaskan
lebih lanjut di bawah ini:

A. Menganalisis dan memprediksi arus kas masa depan 

Departemen Penagihan menyiapkan prakiraan kas bulanan untuk mengantisipasi dan
memperkirakan kas yang akan dikumpulkan. Informasi ini dikirimkan ke Corporate
Treasury sebagai masukan dan untuk dimasukkan dalam Laporan Arus Kas. 

B. Saldo akun pelanggan saat ini, termasuk status saat ini dan jatuh tempo
Laporan penuaan A / R didasarkan pada tagihan pelanggan yang belum dibayar yang
berumur pada tanggal faktur. Transaksi antara tanggal faktur dan tanggal jatuh tempo
(yang mungkin berbeda menurut pelanggan sesuai dengan syarat dan ketentuan
penjualan) akan dianggap terkini. Tanggal jatuh tempo pelanggan (dan syarat dan
ketentuan penjualan lainnya) dicatat dalam database master pelanggan sebagai bagian
dari profil A / R Pelanggan. 

Ini adalah tanggung jawab kolektor untuk menyelesaikan pembayaran lambat,

pembayaran pendek (yaitu, pemotongan pelanggan) dan tidak ada masalah
pembayaran. Kolektor memberi tahu Manajer Akun Penjualan untuk membantu
menyelesaikan masalah pembayaran.

Metode pengumpulan termasuk tetapi tidak terbatas pada yang berikut:

 Panggilan penagihan harus dilakukan secara profesional oleh kolektor dan harus
sesuai dengan peraturan negara bagian atau regional. Tujuan dari panggilan
penagihan tidak hanya untuk menagih piutang yang telah jatuh tempo tetapi juga
untuk menyelesaikan masalah pelanggan. Ringkasan panggilan harus dicatat
dalam database koleksi.
 Panggilan dan komunikasi dengan pelanggan dapat mencakup panggilan
kehormatan sebelum tanggal jatuh tempo faktur dan selama periode penagihan. 
 Surat Dunning terkait dengan faktur jatuh tempo dapat dikirim secara berkala
dengan bahasa penagihan dan konsekuensi progresif.
 Pada waktu yang tepat dan atas kebijaksanaan Manajer Koleksi, setiap akun
yang jatuh tempo harus ditinjau untuk kemungkinan diajukan ke Bagian Hukum
atau agen penagihan luar. 
Ketika saldo A / R Pelanggan hampir mencapai atau melebihi batas kredit yang
disetujui, kolektor memberi tahu Manajer Akun Penjualan dan evaluasi dilakukan untuk
menilai apakah batas kredit Pelanggan dapat ditingkatkan.

Kadang-kadang dan jika perlu, Pengumpul juga bertanggung jawab untuk memulai
permintaan untuk menyesuaikan saldo A / R Pelanggan.

Untuk mengurangi jumlah hutang kepada Perusahaan, kolektor dapat mengisi formulir
Permintaan Penyesuaian Kredit Pelanggan. Kolektor melampirkan cadangan dari
pelanggan untuk mendukung jumlah pengurangan yang diminta dan meneruskannya ke
supervisor Collection dan Penjualan untuk persetujuan. Persetujuan diperlukan sesuai
matriks berikut. Persetujuan untuk memproses kredit pelanggan adalah sebagai berikut,
yang semuanya membutuhkan persetujuan dari Bagian Penjualan dan Keuangan.
Permintaan harus mengacu pada pesanan penjualan dan nomor faktur Perusahaan dan
permintaan baru harus dibuka untuk setiap pesanan penjualan dan / atau faktur
pelanggan.

Sebuah akun dianggap terlambat ketika tanggal jatuh tempo telah lewat. Prosedur
penagihan dimulai sebelum rekening jatuh tempo 30 hari. 

Pelanggan dapat menunjukkan dan meminta kolektor untuk memfasilitasi penjualan

tambahan atau pembatalan produk. Kolektor harus meneruskan permintaan ini ke
Administrasi Penjualan untuk diproses.

Pelanggan yang lambat membayar dan tidak membayar dapat ditempatkan dalam
daftar tunggu kredit. Daftar penangguhan kredit mengidentifikasi bahwa tidak ada kredit
baru atau tambahan yang dapat diberikan kepada pelanggan ini sampai saldo A / R
terutang dilunasi. Penagihan harus memberi tahu Manajer Akun Penjualan untuk
membantu menyelesaikan masalah pembayaran terutang. Daftar penangguhan kredit
dinilai setidaknya setiap bulan untuk memastikan tindakan tepat waktu diambil. 

C. Tentukan jumlah yang diperlukan dalam penyisihan piutang tak tertagih

Setidaknya setiap bulan, kolektor meninjau portofolio A / R yang sudah tua untuk akun
berisiko. Akun risiko adalah akun di mana kolektor ragu bahwa saldo akan
dikumpulkan. Alasan untuk memasukkan akun ke dalam daftar berisiko tinggi termasuk
namun tidak terbatas pada:
 Pemberitahuan kebangkrutan, dengan kolektor segera meneruskan informasi
tersebut ke departemen Hukum Penjualan.
 Masalah arus kas seperti yang ditunjukkan oleh pelanggan, dengan janji
pembayaran yang rusak atau cek yang telah dikembalikan karena dana tidak
mencukupi, dengan kolektor memberi tahu tim akun Penjualan. 
Dengan dokumentasi yang sesuai, individu berikut dapat menyetujui penghapusan A /
R:
 Pengumpul individu dapat "membersihkan" perbedaan kecil dan menghapus
hingga $ 50 USD per pelanggan.
 Semua penghapusan lainnya harus mengikuti matriks persetujuan di atas untuk
mengurangi jumlah hutang pelanggan.
Untuk transaksi di mana penghapusan melebihi $ 1.000 USD, penjelasan rinci tentang
keadaan pelanggan dan tindakan kolektor harus didokumentasikan dan dipertahankan. 
* Lihat kebijakan Penyisihan Piutang Tak Tertagih.

D. Menentukan pengukuran internal untuk hari penjualan beredar (DSO)

Pengukuran internal ini dilaporkan ke manajemen setiap bulan dan mewakili efisiensi
proses penjualan dan pengumpulan. Perhitungan DSO ditentukan berdasarkan rumus
berikut. Tren mungkin menunjukkan bahwa diperlukan perubahan pada syarat dan
ketentuan A / R perusahaan. Lihat Indikator Keuangan utama untuk rumus DSO.
Aplikasi Kas

Tunai Penyelesaian tunai untuk rekening A / R yang belum dibayar dapat diterima dari
sumber-sumber berikut:

 Surat langsung (yaitu, surat yang diterima di lokasi Perusahaan)

 Kotak kunci bank (yaitu, pelanggan diarahkan untuk mengirimkan pengiriman
uang mereka langsung ke bank); ini termasuk transfer dana elektronik (EFT)

Pembayaran yang diterima melalui surat langsung diterima di kantor surat Perusahaan.
Petugas surat membuka surat dan mencatat informasi berikut ke dalam register surat:
tanggal, nama dan alamat pengirim, jenis pengiriman uang (misalnya, cek), dan jumlah.
Surat bersama dengan enve-lope pengirim kemudian dikirim ke manajer aplikasi kas. 

Manajer aplikasi kas menyimpan catatan terpisah, dan setelah pembayaran diproses ke
A / R pelanggan, cek harus disetorkan ke bank setiap hari. Informasi referensi setoran
bank tambahan berikut (misalnya, tanggal setoran, cabang disimpan, dan cek yang
mewakili setoran) dicatat dalam log surat langsung. Salinan cek dan slip setoran
disimpan sampai bank mengkonfirmasi setoran dengan pernyataan bank dan
diverifikasi bahwa akun pelanggan telah diperbarui.

Perwakilan aplikasi kas mencocokkan pembayaran yang diterima dengan faktur

terbuka. Pelanggan seharusnya mengirimkan slip pembayaran yang mengidentifikasi
faktur terutang yang dirujuk oleh pembayaran tersebut. Setiap pembayaran singkat atau
kelebihan pembayaran menurut catatan kami harus dicatat sebagai bagian dari
database aplikasi kas A / R dan diselesaikan dengan pelanggan oleh departemen
Koleksi.

“Pembayaran singkat umumnya terjadi ketika pelanggan yakin bahwa pengurangan

saldo A / R terutang adalah karena mereka (misalnya, karena barang dagangan yang
dikembalikan). Catatan kami mungkin tidak sesuai dengan pemrosesan internal memo
pengurangan A / R. Kelebihan pembayaran dapat terjadi karena kesalahan pelanggan
atau ketidakakuratan dalam membuat daftar faktur yang harus dibayar. “

Bank lockbox atau pemrosesan A / R pihak ketiga lainnya adalah cara bagi perusahaan
untuk melakukan outsourcing beberapa prosedur aplikasi kas. Pelanggan mengirimkan
pembayaran A / R mereka ke bank atau penyedia layanan lain yang disetujui
perusahaan. Bank atau penyedia layanan memiliki akses real-time ke subledger A / R
perusahaan. Saat cek dibuka dan diproses, cek tersebut dicocokkan dengan faktur
terbuka. Selama ada yang sama persis, bank akan menerapkan pembayaran ke faktur.

Cek dan referensi faktur yang tidak cocok tersebut diteruskan ke perusahaan untuk
diproses. Bank menyimpan cek asli dan fotokopi atau scan cek yang dikirim ke
Perusahaan untuk penyelidikan atau penyelesaian lebih lanjut. 

Setiap hari, bank mengirimkan kepada perusahaan laporan yang dibuat oleh sistem
yang mengidentifikasi tanggal dan setiap nama pembayar, alamat, dan referensi faktur.
Laporan ini berfungsi sama seperti slip setoran perusahaan. 

Penerimaan laporan ini direkonsiliasi dengan perubahan saldo rekening nasabah A / R.

EFT diperlakukan dengan cara yang sama seperti lockbox bank, dengan dana langsung
masuk ke bank. Secara elektronik, pembayar mencantumkan faktur dan jumlah yang
harus dibayar dan daftar tersebut secara elektronik dicocokkan dengan catatan
perusahaan untuk saldo A / R pelanggan.

Analisis dan rekonsiliasi harian terjadi melalui hal-hal berikut:

 Setoran ke laporan bank
 Pembayaran pelanggan A / R yang dikumpulkan dari daftar A / R dicocokkan
dengan simpanan
 subledger A / R ke saldo buku besar A / R
 Control/Areas of Responsibility

 Dokumen analisis kredit harus disimpan untuk pelanggan baru dan yang sudah
ada selama kontrak aktif. Informasi harus disimpan sesuai dengan kebijakan dan
prosedur manajemen informasi catatan. 
 Perwakilan akun Penjualan adalah titik kontak dengan pelanggan untuk transaksi
penjualan dan tidak ada kesepakatan yang harus dibuat dengan pelanggan
terkait dengan batas kredit atau persyaratan pembayaran tanpa izin dari
Administrasi Kredit.
 Fungsi Koleksi adalah titik kontak utama Perusahaan dengan pelanggan terkait
pembayaran saldo A / R yang terutang. Kolektor bertanggung jawab untuk: 
o Mengkomunikasikan masalah manajemen yang mempengaruhi
pencapaian tujuan pengumpulan 
o Menerapkan kegiatan pengumpulan yang tepat dan rajin dan memenuhi
tujuan DSO Perusahaan
 Laporan penuaan A / R serta daftar pelanggan yang ditahan kredit dan mereka
yang memiliki pemotongan yang disengketakan dan rekening yang telah jatuh
tempo diedarkan ke manajer Penjualan dan Keuangan setiap minggu untuk
penyelesaian dan tindakan.
 Sesuai dengan kebijakan Rekonsiliasi Rekening, rekonsiliasi bulanan antara
subledger A / R dan saldo buku besar dilakukan, dengan perbedaan yang
diselidiki. 
 Untuk memastikan pemisahan tugas, rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi akun
A / R dilakukan oleh akuntansi umum dan bukan fungsi A / R.

 Contact
Accounts Receivable