STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

( S O P )

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG

TAHUN 2017
 DAFTAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
SETDA KABUPATEN MALANG

SOP SUBAG PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN INFORMASI

1. SOP Penyusunan Sambutan
2. SOP Kliping dan Analisa Berita
3. SOP Penjilidan Sambutan & Kliping
4. SOP Penyusunan Himpunan Kliping
5. SOP Pengadministrasian Data Pegawai
6. SOP Penerimaan Telepon
7. SOP Pembuatan Surat Tugas
8. SOP Pengusulan Pembuatan KARIS/KARSU
9. SOP Pengusulan Kenaikan Pangkat
10. SOP Pengusulan Kenaikan Berkala
11. SOP Pembuatan Surat Perjalanan Dinas
12. SOP Pengusulan MPP
13. SOP Pengusulan Pensiun
14. SOP Pengisian Buku Cuti
15. SOP Pengajuan Cuti
16. SOP Penyusunan DUK
17. SOP Pembuatan Undangan Rapat
18. SOP Pengagendaan Surat Masuk
19. SOP Pengagendaan Surat keluar
20. SOP Pengiriman Surat/Pendokumentasian Dokumen
SOP SUBAG PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI
21. SOP Penyusunan Peliputan Berita / Pers Release
22. SOP Majalah Kanjuruhan
23. SOP Prosedur Kerjasama Pers
24. SOP Penyusunan Pengawasan Mata Anggaran
25. SOP Pengajuan SPP
26. SOP Penyusunan SPJ
27. SOP Pengajuan SPM
28. SOP Penyusunan Laporan Bulanan
29. SOP Penyusunan RKA
30. SOP Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi
31. SOP Penyusunan Laporan Semesteran
32. SOP Penyusunan Laporan Tahunan
33. SOP Pembantu Bendahara
 34. SOP Bendahara Pengeluaran
35. SOP Pendokumentasian Foto dan Video
36. SOP Cetak Banner/ Spanduk/ Baliho
37. SOP Editing Vidio
38. SOP Desain Grafis
39. SOP Penyusunan Buku Inventaris Barang
40. SOP Penyusunan Laporan Inventaris Barang
41. SOP Penyusunan Inventaris Ruangan
SOP SUBAG PROTOKOL
42. SOP Penerimaan Pejabat Di Bandara
43. SOP Kunjungan Kerja DPRD / Pemerintah Daerah
44. SOP Kunjungan Kerja Kepala Daerah
SOP CARAKA
45. SOP Pembersihan Ruangan Kantor
46. SOP Pembersihan Kendaraan Dinas
47. SOP Pengamanan Ruangan Kantor
48. SOP Kebersihan (Jumat Bersih)
49. SOP Ijin Keluar
SOP SAKIP
50. SOP Penyusunan Renstra
51. SOP Penyusunan Renja
52. SOP Penyusunan IKU
53. SOP Penyusunan DPA
54. SOP Penyusunan Lakip
SOP UMUM
55. SOP Presensi
56. SOP Internal Disiplin
57. SOP Jurnal Kerja
 No. SOP 065/55/35.07.033/2017
Tanggal Pembuatan 13 Februari 2012
Tgl. Revisi 17 Mei 2017
SEKRETARIAT DAERAH Tgl. Efektif 17 Mei 2017
Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Disahkan Oleh

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SOP PRESENSI
SETDA KABUPATEN MALANG

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan 1.Seluruh staf
Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1.bolpoin
2.Buku jurnal harian

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan
pelaksanaan tugas harian.
SOP PRESENSI

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan
KABAG KASUBAG STAF Kelengkapan Waktu Output

Pegawai Datang menuju Lapangan

1 kertas 3 menit
Apel

10
2 Melaksanakan Apel Pagi kertas
menit
Pegawai melakukan
presensi sebanyak 4x
3 Mengisi Daftar Hadir disposisi 3 menit Daftar hadir jam 8, jam 10, jam 13
dan sore
Daftar hadir
10
4 Daftar Hadir Direkap Setiap Minggu dan
menit
rekapnya

Daftar hadir dan rekapitulasinya

5 3 menit Daftar hadir
ditandatangani Kabag setiap minggu

6 Dibuatkan surat pengantar 5 menit Daftar hadir

7 Daftar hadir diserahkan ke BKD 1 jam Daftar hadir

8 Foto copy daftar hadir diarsipkan 3 menit Daftar hadir

 No. SOP 065/56/35.07.033/2017
Tanggal Pembuatan 13 Februari 2012
Tgl. Revisi 17 Mei 2017
SEKRETARIAT DAERAH Tgl. Efektif 17 Mei 2017
Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Disahkan Oleh

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SOP INTERNAL DISIPLIN

SETDA KABUPATEN MALANG

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan 1.Seluruh staf
Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Presensi 1.bolpoin
2.Buku jurnal harian

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan
pelaksanaan tugas harian.
SOP INTERNAL DISIPLIN

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan
KABAG KASUBAG STAF Kelengkapan Waktu Output

Pegawai Datang menuju Lapangan

1 kertas 3 menit
Apel

2 Melaksanakan Apel Pagi kertas 10 menit

Daftar
3 Mengisi Daftar Hadir disposisi 3 menit
hadir

surat
4 Masuk Ruangan data 5 menit
ijin

Melaksanakan tugas sesuai yang

5
diperintahkan

6 Melaksanakan ISHOMA 30 menit

Mengisi daftar hadir sesuai jam yang

7 Daftar hadir 2 menit
telah ditentukan (4 x sehari)

Jika ada pelanggaran, Kasubag

memberikan peringatan secara lisan. surat
8 kertas 5 menit
Jika sudah beberapa kali diberikan teguran
surat teguran oleh Kabag
 No. SOP 065/57/35.07.033/2017
Tanggal Pembuatan 13 Februari 2012
Tgl. Revisi 17 Mei 2017
SEKRETARIAT DAERAH Tgl. Efektif 17 Mei 2017
Kabag Humas dan Protokol Setda Kab. Malang

Disahkan Oleh

Dr. Ir. Budiar, M.Si

Nip. 19701119 199603 1 004

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SOP JURNAL KERJA

SETDA KABUPATEN MALANG

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1.Peraturan Daerah No 9 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan 1.Seluruh staf
Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Malang 2.Mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan baik

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. SOP Kabag Humas 1.bolpoin
2. SOP Kasubag Pul Info 2.Buku jurnal harian
3. SOP Kasubag Dokumentasi
4. SOP Kasubag Peliputan Pemberitaan & Kerjasa Pers
5.Lintas bagian

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

1. Diperlukan ketaatan untuk mengisi buku jurnal sebagai acuan
pelaksanaan tugas harian.
SOP JURNAL KERJA

URAIAN PELAKSANA MUTU BAKU KETERANGAN

PROSEDUR/AKTIVITAS

PENGADMINISTRASI
PERSYARATAN/
PERJALANAN DINAS KABAG KASUBAG STAF WAKTU OUTPUT
KELENGKAPAN

1. Perintah harian dari

kabag/ kasubag kertas 3 menit

2. Melaksanakan pekerjaan
1 jam
sesuai dengan perintah
(sesuai
atasan (Kabag/Kasubag) Kertas, disposisi
jenis
atau sesuai tupoksi
pekerjaan)
3. Laporan atas hasil
pekerjaan yang telah
dilakukan. Jika sudah
benar dapat dilanjutkan . Laporan
disposisi 10 Menit
Jika masih ada yang hasil kerja
kurang dilakukan
pembenahan sampai
benar

4. Hasil pekerjaan yang

sudah benar jika berupa Laporan
Data 3 Menit
laporan / file dapat hasil kerja
diarsipkan

5. Penulisan kegiatan yang

sudah dilakukan di buku
Data 5 meniit dokumen
harian kerja
SOP PEMBANTU BENDAHARA

_No. Aktifitas PELAKSANA (AKTOR) MUTU BAKU

Kabag Kasubag Staf KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
1. Membantu semua proses pencatatan Bukti pengeluaran 5 hari Buku pengeluaran harian
semua bukti pengeluaran kedalam
buku pengeluaran harian
2. Menghimpun dan Bukti pengeluaran 5 hari SPJ
menggolongkan,serta menggandakan
bukti pengeluaran sebagai
kelengkapan dalam penyusunan SPJ
3. Membantu mempersiapkan data DPA 2 hari Tersedianya Data
guna kelengkapan dalam
mengajukan: SPP GU dan SPP LS
4. Membantu bendahara pengeluaran DPA dan SPM 1 hari Terdistibusinya SPM ke DPPKA
dalam mendistribusikan pencairan
anggaran : kegiatan GU dan kegiatan
LS
5. Membantu persiapan data guna DPA 5 hari Tersusunnya SPJ
kelengkapan SPJ
6. Membuat laporan bulanan keadaan DPA,SPM,SPP,BKU 2 hari Laporan
keuangan
7. Mempersiapkan data aliran kas DPA,SPM,SPP,BKU 2 hari Data aliran kas
sebagai bahan rapat Kasubag Bina
Mental
8. Membantu pelaksanaan evaluasi dan Data 3 hari Tersusunnya Laporan akuntabilitas
penyusunan laporan akuntabilitas keuangan
keuangan
 SOP Bendahara Pengeluaran
Pelaksana Mutu Baku
Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Bendahara pengeluaran Kelengkapan
1. Melaksanakan pembayaran Kwitansi, uang 30 menit Kegiatan
sesuai dengan kebutuhan terlaksana
kegiatan masing – masing
Sub Bagian
2. Menghimpun, Kwitansi, kertas, dll 1 Jam Bukti SPJ
mengklasifikasi data,
menggandakan bukti
pengeluaran sebagai
kelengkapan dalam
penyusunan SPJ
3. Mempersiapkan data guna Komputer, kertas 1 jam SPP
kelengkapan dalam
pengajuan SPP ke DPPKA
4 Melaksanakan pencatatan Buku akuntansi, 15 menit Bukti tercatat
semua bukti pengeluaran ke buku harian
dalam buku penerimaan keuangan
harian
5 Menerima dan Komputer, kertas 1 Jam Kegiatan
mendistribusikan pencairan terlaksana
anggaran kegiatan GU dan
kegiatan LS
6 Membuat dan menyusun Komputer, kertas 1 Jam Alur Kas jelas
laporan aliran kas

7 Membantu mempersiapkan Kwitansi, Nota,dll 30 Menit Data SPJ

data guna kelengkapan SPJ

8 Membuat dan menyusun Komputer, kertas, 1 Jam Laporan

laporan bulanan keadaan data
keuangan
Prosedur Peliputan Berita/ Pers Release

Uraian Prosedur / Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Peliputan Berita/ Pers Release Persyaratan/

Staf Kasubag Kabag Waktu Output
Kelengkapan
1. Daftar Pertanyaan (TOR) Agenda kegiatan 15 menit TOR (Daftar Minimal 5 W +
bupati pertanyaan) IH
2. Peliputan berita kegiatan Data, Tape 1 Jam Data/ bahan
pemerintah daerah Recorder, Laptop,
Flash disc

3. Penyusunan pers release Komputer, Data 30 menit Berita Kegiatan/ Memenuhi

Pers release unsure 5 W + I
H
4. Koreksi dan editing pers
release

5. Upload berita ke website Komputer, Data, 15 menit Berita Kegiatan,

Kab. Malang Foto, Internet foto
Prosedur Penyusunan Majalah Kanjuruhan

Uraian Prosedur / Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Staf Kasubag Kabag Persyaratan/ Waktu Output

Penyusunan Majalah Kelengkapan
Kanjuruhan
1. Pengajuan bahan tulisan Komputer, data 1 jam Disposisi
majalah (sumber press
release, talkshow/ sumber
lainnya)

2. Pengembangan tulisan Komputer, data 1 hari Tulisan

majalah

3. Editing bahasa jurnalistik Komputer, data 1 hari Tulisan

4. Pengajuan bahan majalah Komputer, kertas, 1 hari Bahan hasil

data layout

5. Layout dan grafis Komputer, kertas 1 hari Bahan Siap cetak Proses 1-5
dilakukan
berulang-ulang
hingga bahan
mencukupi
6. Rapat redaksi guna Laptop, bolpoint, 1 hari Draft majalah Minggu ke 3
pemilihan data hasil layout kertas bulan ke-3
majalah Kanjuruhan

7. Dummy (Lay out Bahan siap cetak 1 hari Siap cetak

keseluruhan)
8. Cetak - 1 minggu Majalah

9. Pendistribusian Tanda terima 1 minggu - Proses 1-9

dikoordinir
redaksi
pelaksana
Prosedur Kerjasama Pers

Uraian Prosedur / Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Persyaratan/ Waktu Output

Kerjasama Pers Staf Kasubag Kabag Kelengkapan
1. Advetorial Data 30 menit Pemberitaan
kegiatan
pemerintahan
2. Event by order Data, Informasi 1 Jam Data dan Hasil
kegiatan kesepakatan
Prosedur Penyusunan Pengawasan Mata Anggaran

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

PPK Bendahara Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

Konsep
Mengumpulkan SP2D dan membuat
1 SP2D 1 hari pengawasan mata
konsep pengawasan mata anggaran
anggaran
Konsep
Mengetik Laporan pengawasan mata Konsep pengawasan
2 1 hari pengawasan mata
anggaran mata anggaran
anggaran
Memeriksa Laporan. Jika setuju,
diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, Pengawasan mata 10 Pengawasan mata
3
diserahkan ke Bendahara untuk anggaran menit anggaran
diperbaiki
Pengawasan mata
Pengawasan mata 10
4 Memberi paraf anggaran yang
anggaran menit
sudah diparaf
Pengawasan mata
Memberi tanda tangan, memerintahkan Pengawasan mata
anggaran yang
5 untuk menggandakan dan pendistibusian anggaran yang sudah 1 hari
sudah
ke Kasubag. diparaf
ditandatangani
Pengawasan mata
Pengawasan mata
10 anggaran yang
6 Mendistribusikan ke bidang2 anggaran yang sudah
menit sudah
ditandatangani
ditandatangani
Pengawasan mata
Pengawasan mata
Mendatangani Pengawasan Mata 10 anggaran yang
7 anggaran yang sudah
anggaran menit sudah
ditandatangani
ditandatangani
Prosedur Pengajuan SPP

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Bendahara Keterangan

PPK Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output
Pengeluaran

Dokumen
Konsep Bahan
1 Mengumpulkan bahan ajuan Pelaksanaan 2 hari
ajuan SPP
Anggaran
Konsep Bahan ajuan
2 Membuat ajuan SPP 2 hari Bahan Ajuan SPP
SPP

Memeriksa Ajuan SPP. Jika setuju,

diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, 30
3 Bahan Ajuan SPP Bahan Ajuan SPP
diserahkan ke Bendahara untuk menit
diperbaiki

Memeriksa ajuan SPP. Dan Memberi 20 Ajuan SPP yg

4 Bahan Ajuan SPP
Tanda Tangan menit sudah ditandangani

Ajuan SPP yg sudah SPP yang sudah

5 Memberi tandatangan 1 hari
diparaf ditandatangani

SPP yang sudah 10 SPP yang sudah

6 Memerintahkan untuk pengiriman
ditandatangani menit ditandatangani

Memerintahkan untuk mengagenda, SOP Pengagendaan

SPP yang sudah 30 SPP yang sudah
7 memberi Nomor surat keluar, dan
pengiriman
ditandatangani menit ditandatangani surat keluar

Mengagenda, memberi Nomor surat SPP yang sudah 15 Bukti pengiriman

8
keluar, dan mengirimkan SPP ditandatangani menit SPP
Prosedur Penyusunan SPJ

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Bendahara Keterangan

PPK Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output
Pengeluaran

Bahan SPJ dari Bahan SPJ dari

Mengumpulkan bahan SPJ dari masing- 45
1 bidang dan bidang dan
masing Kasubag menit
sekretariat sekretariat
Bahan SPJ dari
SPJ yang telah
2 Menyusun SPJ bidang dan 2 jam
tersusun
sekretariat

Memeriksa konsep SPJ. Bila setuju, SPJ yang telah

SPJ yang telah 30
3 diserahkan ke Kasubag. Jika tidak, tersusun dan
tersusun menit
diserahkan ke bendahara utk diperbaiki. terkoreksi

SPJ yang telah

SPJ yang telah
4 Memeriksa dan memberikan paraf tersusun dan 5 menit
diparaf
terkoreksi

Memberi tanda tangan, memerintahkan SPJ yang telah SPJ yang telah
5 5 menit
untuk penggandaan diparaf ditandatangani

Memerintahkan untuk penggandaan dan SPJ yang telah SPJ yang telah SOP Pengagendaan
6 5 menit
pengarsipan ditandatangani ditandatangani Surat Keluar

SPJ yang telah

7 Menggandakan dan mengarsipkan 5 menit Arsip SPJ
ditandatangani
Prosedur Pengajuan SPM

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Bendahara Keterangan

PPK Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output
Pengeluaran

Konsep Bahan SOP Pengajuan

1 Mengumpulkan bahan ajuan Ajuan SPP 1 hari
ajuan SPM SPP

Konsep Bahan ajuan

2 Membuat ajuan SPM 1 hari Bahan Ajuan SPM
SPM

Memeriksa Ajuan SPM. Jika setuju,

diserahkan ke Kasubag. Jika Tidak, 30
3 Bahan Ajuan SPM Bahan Ajuan SPM
diserahkan ke Bendahara untuk menit
diperbaiki

Memeriksa ajuan SPM. Dan Memberi 20 Ajuan SPP yg

4 Bahan Ajuan SPM
Tanda Tangan menit sudah ditandangani

Ajuan SPM yg sudah SPM yang sudah

5 Memberi tandatangan 1 hari
diparaf ditandatangani

SPM yang sudah 10 SPM yang sudah

6 Memerintahkan untuk pengiriman
ditandatangani menit ditandatangani

Memerintahkan untuk mengagenda, SOP Pengagendaan

SPM yang sudah 30 SPM yang sudah
7 memberi Nomor surat keluar, dan
pengiriman
ditandatangani menit ditandatangani surat

Mengagenda, memberi Nomor surat SPM yang sudah 15 Bukti pengiriman

8
keluar, dan mengirimkan SPM ditandatangani menit SPM
Prosedur Penyusunan Laporan Bulanan

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output
Kasubag

Laporan Realisasi 20 Bahan Penyusunan

1 Mengumpulkan bahan laporan
Anggaran, DPA menit Laporan
Konsep
Bahan Penyusunan 20
2 Mengetik Laporan Penyusunan
Laporan menit
Laporan
Memeriksa Laporan dan memberi
paraf, Jika setuju, diserahkan ke Konsep Penyusunan 10
3 Kabag. Jika Tidak, diserahkan ke Staf Laporan Bulanan
Laporan menit
untuk diperbaiki

Laporan Bulanan
Laporan Bulanan
4 Memberi tandatangan 1 hari yang sudah
yang sudah diparaf
ditandatangani

Disposisi pada
Memerintahkan untuk mengagenda,
Laporan Bulanan
5 memberi Nomor surat keluar, dan 5 menit Laporan Bulanan
yang sudah
mendistribusikan laporan
ditandatangani

Mengagenda, memberi Nomor surat 10 Bukti Pengiriman,

6 Laporan Bulanan SOP Pengiriman
keluar, dan mendistribusikan laporan menit laporan
Prosedur Penyusunan RKA

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Tim Staf Kelengkapan Waktu Output

20
1 Memerintahkan untuk penyusunan RKA Struktur organisasi Draft Anggota Tim
menit

Membentuk Tim Penyusun RKA, 20 Terbentuknya Tim

2 Draft Anggota Tim
memberi pengarahan penyusunan RKA menit Kerja

Menyusun konsep Rencana Kegiatan

3 Daftar Harga Satuan 1 hari Draft RKA
dan Anggaran

Menghimpun Konsep Rencana Kegiatan

4 Draft RKA 1 hari Draft RKA
Anggaran dan memeriksa konsep.

5 Mengetik Konsep Rencana Kegiatan Draft RKA 2 hari Konsep RKA

Memeriksa hasil ketikan Konsep RKA,

Jika setuju diserahkan ke Kabag. Jika 30
6 tidak Konsep RKA Dokumen RKA
tidak diserahkan kepada staf untuk menit
diperbaiki.
ya

Dokumen RKA yg
9 Memberi tanda tangan Dokumen RKA 1 hari sudah
ditandatangani
 Disposisi pd
Memerintahkan Staf untuk
Dokumen RKA yg Dokumen RKA yg
10 menggandakan dan mengagenda serta 5 menit
sudah ditandatangani sudah
pendistribusian
ditandatangani

Menggandakan, mengagenda serta 15 SOP

11 Bukti pengiriman
pendisribusian menit Pengiriman
Prosedur Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Tim Staf Kelengkapan Waktu Output

Memerintahkan untuk melaksanakan 15

1 Struktur Organisasi Draft Tim Monitoring
monitoring menit

30
2 Membentuk Tim Monitoring Draft Tim Monitoring Tim Monitoring
menit

Rencana Kegiatan SOP Perjalanan

Menyusun rencana kegiatan,
3 Tim Monitoring 3 hari Monitoring, dan Dinas, SOP Surat
Pelaksanaan kegiatan monitoring
data monitoring Tugas

Menghimpun data monitoring, Konsep laporan

4 Data monitoring 1 hari
menyusun konsep laporan Monev

Konsep laporan Konsep laporan

5 Mengetik Konsep laporan 1 hari
Monev Monev

Memeriksa hasil ketikan Konsep

laporan, Jika setuju diserahkan ke Konsep laporan 30
6 tidak Laporan Monev
Kabag. Jika tidak setuju, diserahkan Monev menit
kepada staf untuk diperbaiki.
ya

Laporan Monev
Laporan Monev yang
9 Memberi tanda tangan 1 hari yang sudah
sudah diparaf
ditandatangani
 Memerintahkan Staf untuk Laporan Monev
Laporan Monev yang 15
10 menggandakan, mengagenda dan yang sudah
sudah ditandatangani menit
mengarsipkan. ditandatangani

Menggandakan,mengagenda dan Laporan Monev yang Penulisan di buku

11 1 hari
mengarsipkan sudah ditandatangani agenda
Prosedur Penyusunan Laporan Semesteran

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

Laporan Bulanan, Bahan Penyusunan

1 Mengumpulkan bahan laporan 1 hari
DPA Laporan

Konsep
Bahan Penyusunan
2 Mengetik Laporan 1 hari Penyusunan
Laporan
Laporan
Memeriksa Laporan. Jika setuju,
Konsep Penyusunan 10 Laporan
3 diserahkan ke Kabag. Jika Tidak, tidak
Laporan menit Semesteran
diserahkan ke Staf untuk diperbaiki

ya
Laporan
Laporan Semesteran
4 Memberi tandatangan 1 hari Semesteran yang
yang telah diparaf
telah ditandatangani

Laporan Semesteran Laporan

Memerintahkan untuk mengagenda, 10
5 yang telah Semesteran yang
menggandakan dan pendistibusian menit
ditandatangani telah ditandatangani

Laporan Semesteran
Menggandakan,mengagenda dan Penulisan di buku
6 yang telah 1 hari SOP Pengiriman
mengarsipkan agenda
ditandatangani
Prosedur Penyusunan Laporan Tahunan

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

Laporan Realisasi
Bahan Penyusunan
1 Mengumpulkan bahan laporan Anggaran, DPA, 1 hari
Laporan
Laporan semesteran

Konsep
Bahan Penyusunan
2 Mengetik Laporan 1 hari Penyusunan
Laporan
Laporan
Memeriksa Laporan. Jika setuju,
Konsep Penyusunan 10
3 diserahkan ke Sekretaris. Jika Tidak, tidak Laporan Tahunan
Laporan menit
diserahkan ke Staf untuk diperbaiki

ya
Laporan Tahunan
Laporan Tahunan
4 Memberi tandatangan 1 hari yang telah
yang telah diparaf
ditandatangani

Laporan Tahunan Laporan Tahunan

Memerintahkan untuk mengagenda, 10
5 yang telah yang telah
menggandakan dan pendistibusian menit
ditandatangani ditandatangani

Laporan Tahunan
Menggandakan,mengagenda dan 10 Penulisan di buku
6 yang telah SOP Pengiriman
mengarsipkan menit agenda
ditandatangani
 SOP Pendokumentasian Foto dan Video
Pelaksana Mutu Baku
Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Pendokumentasian Foto dan Kelengkapan
Video

1. Pengambilan gambar foto Data, kamera, 3 jam Kegiatan

dan video setiap kegiatan video shooting
Kepala daerah/Wakil Ka
Daerah
2. Menyusun album foto Folder foto, album 2 jam Hasil foto kegiatan
foto

3. Menyusun bank data video Komputer, data 3 jam Hasil video

kegiatan kegiatan

4. Membuat cover foto & video Komputer, data 2 jam Hasil Foto & video
kegiatan kegiatan dijadikan
cover CD
5. Render gambar video Komputer, data 3 jam Produk film
kegiatan

6. Capture foto Komputer, data 1 jam Hasil foto &

kegiatan kegiatan
 SOP Cetak Banner / Spanduk / Baliho
Pelaksana Mutu Baku Keterangan
Uraian Prosedur / Aktivitas
Pihak
Cetak Banner/ Spanduk/ Ketiga/ Persyaratan/
Baliho Staf Kasubag Kabag SKPD Waktu Output
Kelengkapan

1. Permintaan pembuatan Surat 3 jam Data foto

banner/ spanduk/ baliho

2. Desain Komputer, data 5 jam Gambar

banner/baliho/spanduk foto desain

3. Cetak Tentatif Banner/

banner/spanduk/baliho baliho

4. Pemasangan Tentatif Sudah

banner/baliho/spanduk terpasang

5. Bongkar banner/ baliho/ Tentatif Sudah

spanduk dilepas
 SOP Editing Video

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Editing Video Kelengkapan
1. Render Gambar Video Komputer, hasil 4 jam Menghasilkan
data video kegiatan gambar video
2. Proses editing video Komputer, hasil 8 jam Laporan
tayangan Batu TV data video kegiatan Penyempurnaan
video tayangan

3. Bumper tayangan Komputer 4 jam Tayangan

pembuka

4. Pembuatan script narasi Komputer, hasil 4 jam Menghasilkan

data peliputan naskah tayangan
5. Browsing data pendukung Komputer, internet 2 jam Data
 SOP Desain Grafis
Pelaksana Mutu Baku
Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Desain Grafis Kelengkapan
1. Pengumpulan bahan desain Komputer 1 jam Data foto
banner/baliho
2. Desain Komputer 3 jam Banner/ baliho
banner/baliho/spanduk

3. Cetak Komputer 1 jam Banner/ baliho

banner/spanduk/baliho

4. Pemasangan 2 jam Sudah terpasang

banner/baliho/spanduk
 SOP Penyusunan Buku Inventaris Barang

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memerintahkan untuk menyusun buku 5

1 Disposisi
inventaris barang menit

Mengumpulkan bahan untuk

Data inventaris Konsep buku
2 penyusunan buku inventaris barang, 2 hari
barang inventaris barang
mengetik konsep

Memeriksa konsep buku inventaris

Buku inventaris
barang. Jika setuju di paraf, dan Buku inventaris
3 2 hari barang yang telah
diserahkan ke Kabag. Jika tidak, barang
dikoreksi dan diparaf
diserahkan ke staf untuk diperbaiki.
Buku inventaris Buku inventaris
10
4 Memberi tanda tangan barang yang telah barang yang telah
menit
diparaf ditandatangani

Buku inventaris Buku inventaris

Memerintahkan staf untuk 10
5 barang yang telah barang yang telah
menggandakan dan mengarsipkan menit
ditandatangani ditandatangani

Arsip Buku
Buku inventaris
30 inventaris barang
6 Menggandakan dan mengarsipkan barang yang telah
menit yang telah
ditandatangani
ditandatangani
 SOP Penyusunan Laporan Inventaris Barang
Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memerintahkan untuk penyusunan Data inventaris Konsep inventaris

1 2 hari
inventaris barang barang barang

Menyusun konsep inventaris barang,

Data inventaris Konsep inventaris
2 mencocokkan dgn asset yang ada dan 2 hari
barang barang
mengetik

Memeriksa ketikan dan mencocokkan

Daftar inventaris
dengan asset. Jika setuju diparaf dan Daftar inventaris
3 2 hari ruangan yang telah
diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju barang
dikoreksi dan diparaf
diserahkan ke staf untuk diperbaiki.
Daftar inventaris Daftar inventaris
10
4 Memberi tanda tangan barang yang telah barang yang telah
menit
diparaf ditandatangani

Daftar inventaris Daftar inventaris

Memerintahkan untuk penggandaan dan 10
5 barang yang telah barang yang telah
pengiriman menit
ditandatangani ditandatangani

Daftar inventaris
30
6 Menggandakan dan mengirimkan barang yang telah Bukti pengiriman
menit
ditandatangani
 SOP Penyusunan Inventaris Ruangan
Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memerintahkan Menyusun konsep Data inventaris Konsep inventaris

1 2 hari
inventaris ruangan barang barang

Mengetik konsep, mencocokkan dengan Konsep inventaris Daftar inventaris

2 2 hari
asset yang ada. barang ruangan

Memeriksa ketikan dan mencocokkan

Daftar inventaris
dengan asset. Jika setuju di paraf, Daftar inventaris
3 2 hari ruangan yang telah
diserahkan ke Kabag. Jika tidak setuju ruangan
dikoreksi dan diparaf
diserahkan ke staf untuk diperbaiki.
Daftar inventaris Daftar inventaris
10
4 Memberi tanda tangan ruangan yang telah ruangan yang telah
menit
diparaf ditandatangani

Daftar inventaris Daftar inventaris

Memerintahkan untuk membeli pigura 10
5 ruangan yang telah ruangan yang telah
dan dipasang di tiap ruangan menit
ditandatangani ditandatangani

Daftar inventaris Daftar inventaris

Membeli pigura, memasang di tiap 30
6 ruangan yang telah ruangan dipasang di
ruangan menit
ditandatangani tiap ruangan
 Prosedur Penyusunan Sambutan

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan / Waktu Output
Penyusunan Sambutan
Kelengkapan
1. Penerimaan Surat Perintah Disposisi 15 menit
Pembuatan Sambutan Kabag, Surat
Permintaan
Sambutan /
Agenda
Kegiatan
Bupati / Wakil
Bupati
2. Pengumpulan bahan dan Materi 60 Menit Data
materi sambutan Sambutan Dari terinventarisa
SKPD, si dan
Referensi atau tersedianya
Data bahan
Penunjang penyusunan
Lain sambutan
3. Proses penyusunan naskah Komputer, 45 Menit Draft naskah
sambutan data, kertas, sambutan
Printer

4. Proses editing dan evaluasi, Draft Naskah 30 Menit Naskah

revisi draft naskah sambutan, sambutan
sambutan data
5. Pembukuan naskah Naskah 30 Menit Arsip
sambutan & pengiriman Sambutan sambutan
 Prosedur Kliping dan Analisis Berita

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Kliping dan Analisa Berita Kelengkapan
1. Pemilahan berita yang Koran 60 Menit Data
dimuat di media cetak terinventarisasi

2. Pembuatan kliping dan Koran, kertas, 60 Menit Kliping Berita

penjilidan gunting, lem, mesin
foto copy, alat tulis
3. Proses analisis berita, Kliping Berita, 30 Menit Resume Kliping &
pengetikan resume berita Komputer Hasil analisis
dan rekap berita
4. Pembukuan kliping & Alat Tulis, Kliping 15 Menit Kliping di meja
ekspedisi berita, Resume Bupati / Sekretaris
Kliping Daerah
 Prosedur Penjilidan Sambutan & Kliping

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Penjilidan Sambutan & Kliping Kelengkapan
1. Proses Pengumpulan Arsip Berkas Sambutan, 120 Menit Arsip Terkumpul
Sambutan & Kliping dalam 1 Kliping, Printer
Bulan

2. Pengklasifikasian Naskah Arsip Sambutan 60 Menit Arsip Sambutan

Sambutan dan Kliping dan Kliping dan Kliping
terklasifikasi
3. Pra Penjilidan Kliping Berita, 60 Menit Kumpulan naskah
Komputer sambutan &
kliping siap jilid
 Prosedur Penyusunan Himpunan Kliping

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Penyusunan Himpunan Kliping Kelengkapan
1. Pemilihan Berita Kliping 30 Menit Kliping Pilihan

2. Pengetikan Berita
Kliping Pilihan 60 Menit Kliping Pilihan
terketik

3. Pembukuan dan Kliping Berita, 30 Menit Kumpulan naskah

pengarsipan Komputer kliping pilihan siap
jilid
 Prosedur Pengadministrasian Data Pegawai

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

Mengumpulkan Data Pegawai, Membuat SOP Kenaikan

Berkas pegawai, Konsep data
1 konsep data administrasi pegawai, 2 hari Berkala, SOP
konsep data pegawai pegawai
mengetik Pensiun, SOP MPP

Memeriksa konsep data pegawai. Jika

setuju diparaf, diserahkan ke Kabag. Jika Data pegawai yang
2 Konsep data pegawai 1 hari
tidak setuju,diserahkan ke staf untuk telah dikoreksi
diperbaiki

Data pegawai yang 10 Data pegawai yang

3 Memberi tandatangan
telah diparaf menit telah ditandatangani

Memerintahkan untuk penggandaan dan Data pegawai yang 10 Data pegawai yang
4
pengarsipan telah ditandatangani menit telah ditandatangani

Data pegawai yang 10

5 Menggandakan dan mengarsipkan Arsip Data Pegawai
telah ditandatangani menit
 Prosedur Penerimaan Telepon

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Publik Staf Kasubag Kelengkapan Waktu Output

Publik mengirimkan pertanyaan kepada 5

1 Pertanyaan, permohonan Informasi
Bagian Humas melalui telepon klarifikasi, permintaan menit
penjelasan , telepon

Petugas/pelaksana menerima 5
2 Pertanyaan, permohonan Informasi
pertanyaan klarifikasi, permintaan menit
penjelasan , telepon

Apabila pertanyaan diluar pengetahuan Pertanyaan, permohonan

5
3 petugas, maka sambungan akan klarifikasi, permintaan Informasi
menit
dialihkan ke Kasubag penjelasan , telepon

Kasubag memberikan jawaban atas Pertanyaan, permohonan 10

4 klarifikasi, permintaan Informasi
pertanyaan publik menit
penjelasan , telepon

10
5 Publik menerima jawaban Telepon Informasi
menit
 Prosedur Pembuatan Surat Tugas

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Penerimaan surat masuk, Mengagenda 10 Surat masuk yang

1 Surat Masuk
dan memberi lembar disposisi menit sudah diagenda

Surat masuk yang 10 Surat masuk yang

2 Pengecekan surat masuk
sudah diagenda menit sudah diagenda

Memberikan disposisi dan penugasan Surat masuk yang 10 Disposisi pada surat
3
personil sudah diagenda menit masuk

Memerintahkan untuk membuat surat Disposisi pada surat 5 Disposisi pada surat
4
tugas masuk menit masuk

Disposisi pada surat 20

5 Membuat konsep surat tugas, mengetik Konsep surat tugas
masuk menit

Memeriksa surat tugas. Jika setuju

diparaf,diserahkan kepada Kabag. Jika 15 Surat tugas yang
6 Konsep surat tugas
tidak setuju, diserahkan kepada staf menit sudah diparaf
untuk diperbaiki

Surat tugas yang

Surat tugas yang 5
7 Menandatangani surat tugas
sudah diparaf menit
sudah
ditandatangani
 Surat tugas yang
Memerintahkan mengagenda, Surat tugas yang 5
8 sudah
menggandakan dan mendistribusikan sudah ditandatangani menit
ditandatangani

Mengagenda, menggandakan dan Surat tugas yang 10

9 Bukti pengiriman
mendistribusikan sudah ditandatangani menit
 Prosedur Pengusulan Pembuatan KARIS/KARSU

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memeriksa daftar pegawai yang belum

10 Konsep surat
1 memiliki KARIS/KARSU. Membuat surat Data Pegawai
menit pengantar
pengantar

Konsep surat 10 Konsep surat

2 Membuat surat pengantar
pengantar menit pengantar

Memeriksa konsep surat pengantar. Bila

setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag, Konsep surat 10 Surat Pengantar
3
bila tidak setuju diserahkan ke staf untuk pengantar menit yang sudah diparaf
diperbaiki
Surat Pengantar
Surat Pengantar yang 5
4 Memberikan tanda tangan yang sudah
sudah diparaf menit
ditandatangani

Memerintahkan untuk mengagenda, Surat Pengantar

Surat Pengantar yang 5 SOP Pengiriman
5 menggandakan dan mengirimkan ke yang sudah
sudah ditandatangani menit Surat
BKD ditandatangani

Mengagenda, menggandakan dan Surat Pengantar yang 5

6 Bukti pengiriman
mengirimkan ke BKD sudah ditandatangani menit
 Prosedur Pengusulan Kenaikan Pangkat

No. Pelaksana Mutu Baku

Kegiatan Keterangan
Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memeriksa buku penjagaan kenaikan

Berkas kenaikan
pangkat, Mengumpulkan berkas ajuan Buku Penjagaan 10
1 pangkat, konsep
kenaikan pangkat, membuat surat Kenaikan Pangkat menit
surat pengantar
pengantar
Memeriksa konsep surat pengantar. Bila
setuju diparaf diserahkan ke Kabag, bila Konsep surat 10 Surat Pengantar
2
tidak setuju diserahkan ke staf untuk pengantar menit yang sudah diparaf
diperbaiki

Surat Pengantar
Surat Pengantar yang 5
3 Memberikan tanda tangan yang sudah
sudah diparaf menit
ditandatangani

Surat Pengantar
Memerintahkan untuk mengagenda, Surat Pengantar yang 5 SOP Pengiriman
4 yang sudah
menggandakan dan mengirimkan sudah ditandatangani menit Surat
ditandatangani

Mengagenda, menggandakan dan Surat Pengantar yang 5

5 Bukti pengiriman
mengirimkan. sudah ditandatangani menit
 Prosedur Kenaikan Berkala

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Memeriksa Buku Penjagaan Kenaikan

Buku Penjagaan 10 Konsep usulan
1 Berkala, Membuat usulan kenaikan
Kenaikan Berkala menit kenaikan berkala
berkala

Konsep usulan 10 Konsep usulan

2 Mengetik surat usulan kenaikan berkala
kenaikan berkala menit kenaikan berkala

Memeriksa surat usulan kenaikan

berkala. Jika setuju di paraf dan Surat usulan
Konsep usulan 10
3 diserahkan kepada Kabag. Jika tidak
kenaikan berkala menit
kenaikan berkala
setuju, dikembalikan kepada staf untuk yang sudah diparaf
diperbaiki.
Surat usulan
Surat usulan kenaikan
5 kenaikan berkala
4 Memberi tanda tangan berkala yang sudah
menit yang sudah
diparaf
ditandatangani
Surat usulan
Surat usulan kenaikan
5 kenaikan berkala SOP Pengiriman
5 Memerintahkan untuk mengirimkan berkala yang sudah
menit yang sudah surat
ditandatangani
ditandatangani
Surat usulan
Memerintahkan untuk mengagenda, Surat usulan kenaikan
5 kenaikan berkala
6 menggandakan dan mengirimkan ke berkala yang sudah
menit yang sudah
BKD ditandatangani
ditandatangani
 Prosedur Pembuatan Surat Perjalanan Dinas

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

5 Surat masuk yang

1 Memberikan disposisi dan penugasan Surat Masuk
menit telah didisposisi

Surat masuk yang 5 Surat masuk yang

2 Memerintahkan pembuatan surat tugas
telah didisposisi menit telah didisposisi

10
3 Mengetik surat tugas Konsep surat tugas Konsep surat tugas
menit

Memeriksa konsep surat tugas. Jika

setuju diparaf dan diserahkan ke Kabag. 5 Surat tugas yang
4 Konsep surat tugas
Jika tidak, diserahkan kepada staf untuk menit telah diparaf
diperbaiki.

Surat tugas yang telah 5 Surat tugas yang

5 Memberi tanda tangan
diparaf menit telah ditandatangani

Memerintahkan untuk mengagenda,

Surat tugas yang telah 5 Surat tugas yang
6 menggandakan dan menyerahkan SOP Pengiriman
ditandatangani menit telah ditandatangani
kepada yang diberi tugas

Surat tugas yang telah

Mengagenda, menggandakan dan 10
7 ditandatangani dan Bukti pengiriman
menyerahkan kepada yang diberi tugas menit
diagenda
 Prosedur Pengusulan Masa Persiapan Pensiun

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

PNS Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

20 Surat ajuan
1 Mengajukan persetujuan MPP Berkas Pegawai
menit persetujuan MPP

Surat ajuan
Memberi disposisi pada surat ajuan Surat ajuan 10
2 persetujuan MPP yg
persetujuan MPP persetujuan MPP menit
sudah didisposisi

Memerintahkan untuk membuat surat Surat ajuan Surat ajuan

10
3 pengajuan MPP kepada Bupati Cq. persetujuan MPP yg persetujuan MPP yg
menit
Kepala BKD sudah didisposisi sudah didisposisi

Konsep surat 15 Konsep surat

4 Mengetik surat pengajuan MPP
pengajuan MPP menit pengajuan MPP

Memeriksa surat pengajuan MPP. Jika

setuju diparaf dan , diserahkan ke Konsep surat 10 Surat ajuan MPP
5
sekretaris. Jika tidak setuju diserahkan pengajuan MPP menit yang sudah diparaf
ke staf untuk diperbaiki.
Surat ajuan MPP
Surat ajuan MPP yang 5
6 Memberi tanda tangan yang sudah
sudah diparaf menit
ditandatangani

Memerintah untuk mengagenda, Surat ajuan MPP SOP Pengiriman

Surat ajuan MPP yang 5
7 menggandakan dan mengirimkan ke yang sudah
BKD
sudah ditandatangani menit
ditandatangani Surat

Mengagenda, menggandakan dan

Surat ajuan MPP yang 5
8 mengirimkan ke BKD, serta Bukti pengiriman
sudah ditandatangani menit
memberikan arsip kpd PNS ybs
 Menerima arsip surat pengajuan dan Surat ajuan MPP yang 5 Arsip surat ajuan
9
menunggu surat jawaban dari BKD sudah ditandatangani menit MPP
 Prosedur Pengusulan Pensiun

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

PNS Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

20 Surat Permohonan
1 Mengajukan permohonan Pensiun Berkas Pegawai
menit Pensiun

Surat permohonan
Memberi disposisi pada surat Surat Permohonan 10
2 pensiun yg sudah
permohonan pensiun Pensiun menit
didisposisi

Surat ajuan
Memerintahkan untuk membuat surat Surat ajuan
10 persetujuan MPP
3 pengajuan pensiun kepada Bupati Cq. persetujuan MPP yg
menit yg sudah
Kepala BKD sudah didisposisi
didisposisi
Surat ajuan
Membuat konsep surat pengajuan 15 Konsep surat
4 persetujuan MPP yg
Pensiun dan melengkapi berkas PNS menit pengajuan MPP
sudah didisposisi
Memeriksa surat pengajuan Pensiun.
Surat ajuan
Jika setuju di paraf, diserahkan ke Konsep surat 10
5 pensiun yang
Kabag. Jika tidak setuju diserahkan ke pengajuan Pensiun menit
sudah diparaf
staf untuk diperbaiki.
Surat ajuan
Surat ajuan pensiun 5 Pensiun yang
6 Memberi tanda tangan
yang sudah diparaf menit sudah
ditandatangani
Surat ajuan
Memerintah untuk mengagenda, Surat ajuan Pensiun
5 Pensiun yang
7 menggandakan dan mengirimkan ke yang sudah
menit sudah
BKD ditandatangani
ditandatangani

Mengagenda, menggandakan dan Surat ajuan Pensiun

5
8 mengirimkan ke BKD, serta yang sudah Bukti pengiriman
menit
memberikan arsip kpd PNS ybs ditandatangani
 Surat ajuan
Surat ajuan Pensiun
Menerima arsip surat pengajuan dan 5 Pensiun yang
9 yang sudah
menunggu surat jawaban dari BKD menit sudah
ditandatangani
ditandatangani
 Prosedur Pengisian Buku Cuti

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Buku Penjagaan
Menyiapkan buku cuti dan 15
1 Buku penjagaan cuti Cuti dan Berkas Cuti
memerintahkan untuk mengisi buku cuti menit
Pegawai

Buku Penjagaan Cuti

20 Buku Penjagaan
2 Menulis buku cuti pegawai dan Berkas Cuti
menit Cuti
Pegawai

Memeriksa buku cuti. Jika benar,

Buku Penjagaan
memerintahkan untuk diarsipkan. Jika 10
3 Buku Penjagaan Cuti Cuti yang telah
tidak benar diserahkan kepada staf untuk menit
dikoreksi
diperbaiki
Buku Penjagaan
Buku Penjagaan Cuti 15
4 Mengarsipkan buku cuti Cuti yang telah
yang telah dikoreksi menit
dikoreksi tersimpan
 Prosedur Pengajuan Cuti

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

PNS Kasubag Staf Kabag Kelengkapan Waktu Output

15 Blanko yang sudah

1 Mengajukan permohonan cuti Blanko cuti
menit ditandatangani PNS

Meneliti sisa cuti tahunan. Jika masih

ada, dibuatkan surat pengantar. Jika 45 Konsep surat
2 Buku penjagaan cuti
tidak ada sisa cuti diberikan penjelasan menit pengantar cuti
kpd PNS ybs

Konsep surat 10 Konsep surat

3 Mengetik surat pengantar
pengantar cuti menit pengantar cuti

Memeriksa surat pengantar. Jika setuju

15 Surat Pengantar
4 diparaf dan diserahkan ke Kabag. Jika Surat Pengantar Cuti
menit Cuti
tidak diserahkan ke staf untuk diperbaiki
Surat pengantar cuti
Surat pengantar cuti
10 dan blanko cuti
5 Memberi tanda tangan dan blanko cuti yang
menit yang sudah
sudah diparaf
ditandatangani
Surat pengantar cuti
Surat pengantar cuti
Memerintahkan untuk mengagenda dan 10 dan blanko cuti
6 dan blanko cuti yang
mengirimkan ke BKD menit yang sudah
sudah ditandatangani
ditandatangani
Surat pengantar cuti
10
7 Mengagenda dan mengirimkan ke BKD dan blanko cuti yang Bukti Pengiriman
menit
sudah ditandatangani

PNS menerima surat 10

8 Pegawai cuti PNS Cuti
cuti menit
 Prosedur Penyusunan DUK

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

staf Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

Mengumpulkan bahan penyusunan DUK,

1 Data pegawai 2 hari Konsep DUK
membuat konsep DUK

2 Mengetik konsep DUK Konsep DUK 2 hari Konsep DUK

Memeriksa konsep DUK. Bila benar

diparaf dan diserahkan ke Kabag. Bila DUK yang sudah DUK yang sudah
3 1 hari
tidak benar, diserahkan ke staf untuk diparaf dikoreksi
diperbaiki

DUK yang sudah 10 DUK yang sudah

4 Memberikan tanda tangan
dikoreksi menit ditandatangani

Memerintahkan untuk menggandakan, DUK yang sudah 10 DUK yang sudah SOP Pengiriman
5
mengagenda dan mengirimkan ke BKD ditandatangani menit ditandatangani surat

Menggandakan, mengagenda dan DUK yang sudah 10

6 Bukti Pengiriman
mengirimkan ke BKD ditandatangani menit
 Prosedur Pembuatan Undangan Rapat

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Peserta rapat Kelengkapan Waktu Output

Memerintahkan untuk mengadakan

1 Nota / Disposisi
rapat

Memerintahkan Staf untuk membuat

20 Daftar peserta rapat,
2 undangan dan mengarahkan Nota / Disposisi
menit lokasi rapat
persiapannya

Membuat konsep undangan dan Daftar peserta rapat, 20 Konsep undangan

3
mengetik lokasi rapat menit rapat

Memeriksa konsep undangan. Jika

setuju diparaf dan diserahkan ke 20
4 Undangan Rapat Undangan Rapat
Kabag. Jika tidak, diserahkan ke staf menit
untuk diperbaiki

Undangan Rapat
Undangan Rapat 10
5 Menandatangani undangan rapat yang sudah
yang sudah diparaf menit
ditandatangani

Undangan Rapat Undangan Rapat

Memerintahkan untuk mengagenda, 10
6 yang sudah yang sudah SOP surat keluar
menggandakan dan mendistribusikan menit
ditandatangani ditandatangani

Undangan Rapat
Mengagenda, menggandakan dan 10
7 yang sudah Bukti pengiriman
mendistribusikan menit
ditandatangani

8 Rapat Pelaksanaan rapat 2 jam Hasil Rapat

 45
9 Membuat notulensi rapat Hasil Rapat Notulensi rapat
menit
 Prosedur Pengagendaan Surat Masuk

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Staf Kasubag Kabag Kelengkapan Waktu Output

Surat masuk yang

Menerima surat masuk, mengagenda, Buku agenda dan 10 sudah diagenda dan
1
memberi lembar disposisi surat masuk menit diberi lembar
disposisi
Surat masuk yang
Memeriksa buku agenda dan surat Buku agenda dan 10 sudah diagenda dan
2
masuk, menyediakan surat ke sekretaris surat masuk menit diberi lembar
disposisi

Surat masuk yang

Surat masuk yang 10
3 Memberi disposisi dan paraf sudah diparaf dan
diparaf menit
diberi disposisi

Surat masuk yang Surat masuk yang

Memerintahkan untuk menggandakan, 10
4 sudah diparaf dan sudah diparaf dan
dan mendistribusikan sesuai disposisi menit
diberi disposisi diberi disposisi

Surat masuk yang

10
5 Menggandakan dan mendistribusikan sudah diparaf dan Bukti pengiriman
menit
diberi disposisi
 Prosedur Pengagendaan Surat Keluar

Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kabag Kasubag Staf Kelengkapan Waktu Output

Surat keluar yang

10
1 Menandatangani Surat Keluar Surat keluar sudah
menit
ditandatangani

Surat keluar yang

Memerintahkan untuk mengagenda, Surat keluar yang 5
2 sudah
menggandakan, dan mendistribusikan. sudah ditandatangani menit
ditandatangani

Mengagenda, menggandakan dan Surat keluar yang 15

3 Bukti pengiriman
mendistribusikan sudah ditandatangani menit
Prosedur Pengiriman Surat / Pendokumentasian Dokumen

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Kasubag Staf Caraka Kelengkapan Waktu Output

SOP Kenaikan
Memerintahkan untuk mengagenda, Surat Keluar Yang Surat Keluar Yang
1 5 menit Berkala, SOP
menggandakan dan Mendistribusikan Sudah Ditandatangani Sudah Ditandatangani
Pensiun, SOP MPP

Surat Keluar Yang

Surat Keluar Yang Sudah Ditandatangani,
2 Menagenda da Menggandakan 10 menit
Sudah Ditandatangani diagenda dan
digandakan

Surat Keluar Yang

Sudah Ditandatangani,
3 Mengirimkan Surat Sesuai Tujuan 10 menit Bukti Pengiriman
diagenda dan
digandakan
 SOP Penerimaan Pejabat Negara di Bandara (Tamu VIP / VVIP)

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan / Waktu Output
Kunjungan Tamu VIP / VVIP
Kelengkapan
1. Penerimaan Surat / Agenda Disposisi Kabag, 15 menit Disposisi Staf Petugas
Surat / Agenda
Kegiatan Bupati /
Wakil Bupati / Sekda
2. Koordinasi Dengan Protokol Petugas 30 Menit Rundown Kegiatan, Data
LS/Paspampers & Lanud Tamu
Abd Saleh
3. Cek VIP Room Bandara, Petugas, HT, Name 30 Menit Mengetahui Tata Tempat,
Konsumsi dan Seat, Payung Tata Penghormatan, Tata
Perlengkapan Acara,

4. Mempersiapkan Rangkaian Petugas, HT 30 Menit Cek Patwal, rangkaian mobil

Mobil Penjemputan

5. Acara Penerimaan Petugas, HT 30 Menit Mengarahkan Tempat dan

Pergerakan Kepala Daerah
6. Acara Selesai Petugas 30 Menit Mengarahkan Ramah
Tamah, Mengantarkan KD
Sampai Masuk Mobil
 SOP KUNJUNGAN KERJA DPRD / PEMERINTAH DAERAH

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan / Waktu Output
Kunjungan Kerja DPRD /
Kelengkapan
Pemerinrah Daerah

1. Penerimaan Surat / Agenda Disposisi Kabag, 15 menit Petugas Disposisi staf /

Surat / Agenda Pembagian Petugas
Kegiatan Bupati /
Wakil Bupati / Sekda
2. Acara Penerimaan Petugas, Nampan, 60 Menit Mengarahkan Tempat dan
Souvenir / Plakat, Pergerakan Tamu dan
annoncement Kepala Daerah
3. Acara Selesai Petugas 30 Menit Mengarahkan Ramah Tamah
 SOP Kunjungan Kerja Kepala Daerah

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Keterangan
Kabag Kasubag Staf Persyaratan / Waktu Output
Kunjungan Kerja Kepala Daerah
Kelengkapan
1. Penerimaan Surat / Agenda Disposisi Kabag, 15 menit Pembagian petugas.
Surat / Agenda
Kegiatan Bupati /
Wakil Bupati / Sekda
2. Koordinasi Dengan LS & Petugas, komputer, 30 Menit rundown kegiatan
Pimpinan telepon dan data tamu VIP.
3. Cek Tempat Transit, Kamar Name Seat / Table 60 Menit Mengetahui Tata
Mandi & Tempat Acara Name, palu, Tempat, Tata
nampan, label Penghormatandan
penerima, gunting, tata acara
HT.
4. Acara Petugas, 60 Menit Cek Sound, Cek
announcement, HT Petugas Do'a dan
Penerima Bantuan,
Mengarahkan
Tempat dan
Pergerakan Kepala
Daerah
5. Acara Selesai Petugas, HT 30 Menit Mengarahkan
Ramah Tamah,
Mengantarkan KD
Sampai Masuk Mobil
Prosedur Pembersihan Ruangan Kantor

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Staf (Caraka) Kelengkapan Waktu Output

Mengambil Peralatan (lap, sapu, air Lap, sapu, air, 10 Tersedianya alat
1
dan peralatan pel) peralatan pel menit kebersihan

20 Meja kursi tertata

2 Mengelap dan menata meja kursi Lap
menit rapi

20 Ruangan sudah
Menyapu ruangan Sapu
menit tersapu

20 Ruangan sudah di
4 Mengepel Air dan peralatan pel
menit pel

Lap, sapu, air, 10 Peralatan sudah

5 Membersihkan peralatan
peralatan pel menit bersih

Mengembalikan ke tempat Lap, sapu, air, 10 Peralatan sudah

6
penyimpanan peralatan pel menit tersimpan
Prosedur Pembersihan Kendaraan Dinas

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Driver Kelengkapan Waktu Output

10
1 Mengambil peralatan Lap, Sabun, Air Peralatan tersedia
menit

10 Kendaraan sudah
2 Menyiram Kendaraan Air
menit disiram

10 Kendaraan sudah
3 Menyabuni Sabun,lap
menit disabuni

10 Kendaraan sudah
4 Menyiram Kendaraan Air
menit disiram

10
5 Mengeringkan Lap Kendaraan kering
menit
Prosedur Pengamanan Ruangan Kantor

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Caraka Kelengkapan Waktu Output

10
1 Mengambil peralatan Kunci Peralatan tersedia
menit

10
2 Menutup jendela dan pintu Kunci Pintu terkunci
menit

Semua pintu dan

Memeriksa kembali semua pintu dan 10
3 Kunci jendela sudah
jendela menit
terkunci
 Prosedur Ijin Keluar
Pelaksana Mutu Baku
Uraian Prosedur / Aktivitas
Ket
Bupati/ Sekda/ Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
A. Administrasi Asisten Kelengkapan
1. Staf ijin untuk keluar pada Blanko dan buku 5 menit Blangko & data di
saat jam dinas dengan buku
mengisi blanko surat ijin
keluar dan buku ijin keluar

2. Kasubbag memberikan ijin Blanko dan paraf 2 menit Informasi

dengan memberikan paraf
3. Laporan diteruskan ke Blanko dan tanda- 2 menit Informasi
Kabag untuk memperoleh tangan
ijin keluar dan mendapat
pengesahan
4. Staf menerima surat ijin Blanko 2 menit Informasi
keluar

5. Setelah selesai Blanko dan arsip 5 menit Informasi

melakukan ijin keluar,
blanko dikembalikan untuk
dijadikan arsip ke staf
bagian kepegawaian.
 Nomor SOP 065/48/35.07.033/2017

Tgl Pembuatan 01 Maret 2013

SEKRETARIAT DAERAH
Tgl Revisi 17 Mei 2017

Tgl Pengesahan 17 Mei 2017

Disahkan oleh Kepala Bagian Humas Setda Kab. Malang

Dr. Ir.Budiar. M.Si

Nip. 19701119 199603 1

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SETDA KABUPATEN MALANG Nama SOP Kebersihan (Jumat Bersih)

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2013 tentang 1. Memiliki sifat suka pada kebersihan
Perubahan Ketiga Perda No.1 Tahun 2008 tentang 2. Memiliki sifat disiplin waktu
Organisasi Perangkat Daerah 3. Memiliki ketelitian

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

Lintas Sub Bagian 1. Peralatan Kebersihan (lap, air, sapu, alat pel)

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Kerja bakti dilakukan oleh masing-masing staf di lingkungan 1. Kabag :
kerja setelah apel pagi 3. Kasubag :
4. Staf :
SOP Kebersihan (Jumat Bersih)

Pelaksana Mutu Baku

Uraian Prosedur / Aktivitas
Ket
Bupati/ Sekda/ Kabag Kasubag Staf Persyaratan/ Waktu Output
Asisten Kelengkapan
1. Kepala Bagian memberi Pemberitahuan 10 menit Informasi
pengarahan kepada
Kasubbag untuk
melaksanakan kerja bakti

2. Kasubbag memberi Pemberitahuan 10 menit Informasi

pengarahan kepada staf
untuk melaksanakan kerja
bakti

3. Staf beserta Kasubbag Alat-alat 45 menit Dokumentasi

dan Kabag melaksanakan kebersihan,
kerja bakti dokumentasi/foto