LECTURE NOTES

Information System Concept

Week 1

Information to Information System

&

Organizational Strategy, Competitive

Advantage, and Information System

ISYS6299– Information System Concept

 LEARNING OUTCOMES

Tujuan Pembelajaran:
1. Menjelaskan mengapa menjadi seorang “informed user” sangat penting sekarang ini.
2. Menjelaskan beberapa tipe dari Computer-Based Information Systems
3. Menjelaskan pengaruh IT bagi manajer dan non-manajer
4. Menjelaskan dampak sosial baik positif maupun negatif terhadap penggunaan teknologi
informasi

Pengantar Sistem Informasi

 Mengapa harus mempelajari sistem informasi
 Sekilas mengenai Computer-Based Information Systems
 Dampak IT terhadap organisasi
 Pentingnya sistem informasi bagi masyarakat

Tujuan Pembelajaran:
1. Menjelaskan cara-cara dimana sistem informasi memungkinkan cross-functional business
processes dan proses bisnis untuk satu area fungsional.
2. Menjelaskan definisi proses bisnis, pengukuran, dan analisis.
3. Membandingkan business process improvement, business process reengineering, dan
business process management dalam hal kekurangan dan kelebihan masing-masing.
4. Menjelaskan respon TI yang efektif untuk berbagai jenis tekanan bisnis.
5. Menjelaskan strategi yang digunakan organisasi untuk mengatasi lima tekanan kompetitif
dari model porter
6. Menjelaskan karakteristik efektif dari keselarasan bisnis dan teknologi informasi.

Chapter Outline
 Proses Bisnis
 Business Process Improvement, Business Process Reengineering, dan Business
Process Management
 Tekanan bisnis, respon organisasi, dan dukungan teknologi informasi
 Keunggulan bersaing dan sistem informasi strategis
 Kesejajaran strategi bisnis dan teknologi informasi

ISYS6299– Information System Concept

 Chapter 1

Introduction to
Information Systems

Mengapa Harus Mempelajari Sistem Informasi.

Silakan buka “http://www.technologyreview.com/featuredstory/406015/homo-

conexus/“ dari MIT Technology Review yang menuliskan tentang Homo Conexus.
Perkembangan teknologi sangat pesat sekali sangat berbeda jauh dengan kondisi dua puluh
tahun yang lalu.
Tahun 2009, YOGYAKOMTEK mengusung thema “CONNECTIVITY.” Apa makna
dari CONNECTIVITY? Tidak lain karena TECHNOLOGY CONVERGENCE. Itu yang
telah terjadi sekarang. The MIT Technology Review (Rainer & Turban, 2009) menyebut
manusia sekarang sebagai HOMO CONEXUS karena merupakan generasi yang terkoneksi
dalam sejarah, di mana manusia sekarang dikelilingi oleh jaringan informasi personal/mobile.
Batasan antara manusia dan manusia lain sudah tidak ada lagi (anytime and anywhere).
Kemampuan teknologi untuk menghampiri ruang hidup dan tingkah laku manusia tanpa
mengenal batasan waktu dan tempat. Oleh karena itu, Mobilitas menjadi ciri utama
konvergensi antara manusia dan teknologi, it’s a lifestyle ! (Sumber: http://apkomindo-
diy.org/two-thumbs-up-for-yogyakomtek-2010/)
Informed user yaitu orang yang memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan
teknologi informasi. Ada beberapa keuntungan sebagai informed user antara lain dapat
dengan segera menempati posisi yang direkomendasikan (mendapatkan peluang yang lebih
besar dalam berkarir), keuntungan lainnya dapat dilihat dari buku teks.
IT menawarkan peluang karir antara lain Chief Information Officer, IS Director,
Information Center manager, Applications Development Manager, Project Manager, System
Manager, Operations Manager, Programming Manager, Systems Analyst, Business Analyst,
Systems Programmer, Applications Programmer, Emerging Technology Manager, Network
Manager, Database Administrator, Auditing or Computer Security Manager, Webmaster,
Web Designer. Banyak karir baru bermunculan dengan semakin berkembangnya teknologi

ISYS6299– Information System Concept

informasi. Silakan mempelajari table 1.1 dari buku teks tentang masing-masing deskripsi
pekerjaan tersebut.
Terdapat perubahan peranan departemen sistem informasi pada organisasi modern
sekarang ini dibandingkan dengan beberapa waktu lampau (fungsi tradisional departemen
sistem informasi dengan fungsi baru (consultative) dari departemen sistem informasi. Silakan
mempelajari table 1.2 dari buku teks untuk mempelajari perbedaannya.

Sekilas mengenai Computer-Based Information Systems

Data items refer to an elementary description of things, events, activities, and
transactions that are recorded, classified, and stored but are not organized to convey any
specific meaning. Singkatnya data merupakan fakta-fakta mentah yang belum diolah yang
belum memiliki arti yang khusus.
Information refers to data that have been organized so that they have meaning and
value to the recipient. Informasi merupakan data yang telah diolah sehingga memiliki arti dan
bernilai bagi yang menerimanya.
Knowledge consists of data and/or information that have been organized and
processed to convey understanding, experience, accumulated learning, and expertise as they
apply to a current business problem. Berarti pengetahuan terdiri dari data dan atau informasi
yang telah diorganisir dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman,
akumulasi pembelajaran, dan keahlian. Pengetahuan ini diterapkan untuk menyelesaikan
permasalahan-permasalahan bisnis yang ada.
A Computer-based information system is an information system that uses computer
technology to perform some or all of its intended tasks. Dapat diartikan Computer-based
information system adalah sistem informasi yang menggunakan atau berbasis teknologi
komputer untuk melakukan tugas-tugasnya. Komponen-komponen computer-based
information systems ini adalah hardware, software, database, network, procedures dan
people.
An application program is a computer program designed to support a specific task, a
business process, or another application program. Berdasarkan kalimat di atas maka
program aplikasi adalah program komputer yang dirancang untuk mendukung tugas tertentu,
proses bisnis, atau program aplikasi lain. Program aplikasi ini merupakan bagian dari
computer-based information system.

ISYS6299– Information System Concept

 kemampuan utama dari sistem informasi (Major Capabilities of Information
Systems), terutama karena berbasis teknologi komputer maka mampu melakukan perhitungan
dengan kecepatan tinggi, menghitung dalam jumlah yang sangat banyak, akurat, dapat
berkolaborasi baik di dalam maupun di luar organisasi, dan lain-lain. Silakan mempelajari
table 1.3 dari buku teks tentang kemampuan utama dari sistem informasi.

Tabel 1.4. Types of Organizational Information Systems

Type of System Function Example

Supports the activities within specific System for processing
Functional area IS
functional area. payroll.

Transaction Processes transaction data from business Walmart checkout point-

processing system events of-sale terminal.

Enterprise resource Integrates all functional areas of the

Oracle, SAP system.
planning organizations.

Office automation Supports daily work activities of individual

Microsoft ® Office
system and groups.

Produces reports summarized from

Management Report on total sales for
transaction data, usually in one functional
information system each customer
area.

Decision support “What-if” analysis of

Provides access to data and analysis tools
system changes in budget.

Mimics human expert in a particular area Credit card approval

Expert system
and makes decisions. analysis.

Presents structured, summarized

Status of sales by
Executive dashboard information about aspects of business
product.
important to executives.

Walmart Retail Link

Supply chain Manages flows of products, services, and
system connecting
management system information among organizations.
suppliers to Walmart.

Electronic commerce Enables transaction among organizations www.dell.com

ISYS6299– Information System Concept

system and between organizations and customers.

Information Systems Inside an Organization

Information Systems Among Organizations

Dampak IT terhadap organisasi

Dampak IT terhadap manajer dalam organisasi:
 IT dapat mengurangi jumlah manajer menengah.

ISYS6299– Information System Concept

  IT akan menyediakan informasi yang real-time kepada manajer, sehingga manajer
akan cepat membuat keputusan.
 IT akan meningkatkan kemungkinan manajer dapat mengawasi karyawan dan tim
yang berada dalam geografis yang tersebar.

Dampak IT terhadap pekerja nonmanagerial dalam organisasi:

 IT dapat menghilangkan pekerjaan.
 IT dapat menyebabkan karyawan mengalami kehilangan identitas.
 IT dapat menyebabkan stres kerja dan masalah fisik, seperti cedera stres yang
berulang.

Pentingnya Sistem Informasi Bagi Masyarakat

Dampak social yang positif bagi masyarakat karena penggunaan teknologi informasi:
 IT dapat memberikan kesempatan bagi para penyandang cacat untuk melakukan
aktifitas atau pekerjaan.
 IT dapat memberikan fleksibilitas seseorang dalam melakukan pekerjaannya
(misalnya, bekerja dari mana saja, kapan saja).
 Robot akan mengambil alih tugas-tugas yang dikerjakan manusia sehingga lebih
efektif dan efisien.
 IT akan memungkinkan perbaikan dalam perawatan kesehatan.

Dampak social yang negatip bagi masyarakat karena penggunaan teknologi informasi:
 IT dapat menyebabkan masalah kesehatan bagi individu.
 IT dapat menempatkan karyawan pada panggilan terus menerus.
 IT berpotensi dapat memberi informasi yang salah kepada pasien tentang masalah
kesehatan mereka.

ISYS6299– Information System Concept

 Chapter 2
Organizational Strategy,
Competitive Advantage, and Information Systems

Proses Bisnis

A business process is a collection of related activities that produce a product or a

service of value to the organization, its business partners, and/or its customers. Bisnis proses
berdasarkan kalimat di atas adalah sekumpulan aktifitas-aktifitas yang saling berkaitan yang
menghasilkan suatu produk atau jasa yang bernilai bagi organisasi, mitra bisnis, dan/atau
pelanggan.
A cross-functional business process is one in which no single functional area is
responsible for its execution. Sedangkan cross-functional business process (proses bisnis
lintas fungsional) adalah tidak hanya satu fungsional area saja yang bertanggung jawab untuk
pelaksanaan proses bisnis tetapi seluruh fungsional area yang berkaitan.
Contoh dari proses bisnis dalam akunting, marketing, sumber daya manusia,
keuangan, produksi / operasional, sistem informasi manajemen dapat dilihat pada table 2-1
(examples of Business Processes) dalam buku teks.
Di bawah ini merupakan contoh proses bisnis pada bidang travel. Silakan mempelajari
aktifitas-aktifitas apa saja yang terdapat dalam proses bisnis tersebut mulai dari awal sampai
dengan akhir. Apa yang menjadi tujugan proses bisnis ini? Siapa saja yang terkait di dalam
proses bisnis ini? Apa yang terjadi bila proses bisnis ini tidak berjalan dengan baik? Pihak-
pihak mana saja yang dirugikan? Bila berjalan dengan baik, efektif dan efisien, pihak-pihak
mana saja yang diuntungkan? Apa saja yang harus diperhatikan supaya proses bisnis ini
berjalan sesuai dengan tujuannya?

ISYS6299– Information System Concept

Business Process Improvement, Business Process Reengineering, and Business Process
Management

Keunggulan dalam melaksanakan proses bisnis secara luas diakui sebagai dasar yang
mendasari untuk semua langkah yang signifikan dari kinerja kompetitif dalam suatu
organisasi. Pertimbangan pengukuran-pengukurannya, misalnya:
 Kepuasan pelanggan: Hasil mengoptimalkan dan menyelaraskan proses bisnis untuk
memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan.
 Pengurangan biaya: Hasil mengoptimalkan operasional dan proses pasokan.
 Pengurangan Siklus dan pemenuhan waktu: Hasil mengoptimalkan proses
manufaktur dan logistik.
 Kualitas: Hasil mengoptimalkan proses desain, pengembangan, dan produksi.
 Diferensiasi: Hasil mengoptimalkan proses pemasaran dan inovasi.
 Produktivitas: Hasil mengoptimalkan proses kerja masing-masing individu.

Business Process Reengineering (BPR) is a radical redesign of an organization’s

business process that is intended to improve the efficiency and effectiveness of these
processes. Business Process Reengineering adalah desain ulang secara radikal proses bisnis
organisasi dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis. Karena

ISYS6299– Information System Concept

BPR terbukti sulit untuk diterapkan maka organisasi berpaling ke Business Process
Improvement.
Business Process Improvement (BPR) adalah sebuah pendekatan incremental untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari sebuah proses, BPI lebih tidak beresiko dan lebih
murah dibandingkan dengan BPR. BPI bergantung pada pendekatan terstruktur (define
(mendefinisikan), measure (mengukur), analyze (menganalisa), improve (memperbaiki), and
control (mengontrol), or DMAIC), dan banyak metodologi lain seperti Six Sigma, yang
digunakan untuk mendukung langkah-langkah yang diperlukan.

Berikut perbedaan antara BPI dan BPR:

BPI
• Low risk / low cost
• Incremental change
• Bottom-up approach
• Takes less time
• Quantifiable results
• All employees trained in BPI
BPR
• High risk / high cost
• Radical redesign
• Top-down approach
• Time consuming
• Impacts can be overwhelming
• High failure rate

Business Process Management (BPM) adalah sebuah teknik manajemen yang

mencakup metode dan alat untuk mendukung dokumentasi, desain, analisis, implementasi,
manajemen, dan optimalisasi proses bisnis. BPM mengkoordinasikan kegiatan BPI individu
dan menciptakan sebuah pusat penyimpanan (repository) dari proses perusahaan, umumnya
dengan memanfaatkan software seperti BPMS.

Komponen penting dari BPM:

 Pemodelan Proses
 Teknologi Web
 Business Activity Monitoring (BAM)

Business Process Management Suite (BPMS) merupakan sebuah aplikasi terintegrasi

yang digunakan untuk BPM. Munculnya trend BPM sosial yaitu teknologi yang

ISYS6299– Information System Concept

memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi antar fungsi internal dan eksternal
menggunakan alat media sosial.

Tekanan bisnis, respon organisasi, dan dukungan teknologi informasi

Tekanan Bisnis (Business pressures):
 Market Pressures (Economic)
 Global economy and strong competition (Globalization)
 Need for real-time operations
 The Changing Nature of the Workforce
 Powerful customers
 Technology Pressures
 Technological innovations and obsolescence
 Information overload
 Societal / Political / Legal Pressures
 Social responsibility
 Compliance with government regulations and deregulations
 Protection against Terrorist Attacks
 Ethical Issues

Tahapan Globalisasi (Dari Thomas Friedman dalam The World is Flat)

ISYS6299– Information System Concept

Globalisasi 1.0 (1492-1800)
 World went from large to medium-size
 All about countries and muscles
 Key agents of change: brawn and horsepower

Globalisasi 2.0 (1800-2000)

 World has shrunk from medium to small-size
 Key agent of change: multinational companies
 First half: global integration powered by falling transportation costs (steam engine
and railroad)
 Second half: global integration powered by falling telecommunications costs
(telephone, PC, satellites, fiber-optic cable)

Globalisasi 3.0 (2000 - sekarang)

 World is now tiny (everyone is everyone else’s close neighbor)
 Competitive playing field is being leveled
 Key agent of change: software, in conjunction with the global fiber-optic network
 Enabling people to collaborate and compete globally

Tahapan Globalisasi (From Thomas Friedman in The World is Flat) dari Table 2.2 –
Friedman’s Ten Flatteners
 Kejatuhan Tembok Berlin pada 9 November 1989.
 Netscape go public pada 9 Agustus 1995.
 Pengembangan work-flow software.
 Uploading
 Outsourcing
 Offshoring
 Supply Chaining
 Insourcing
 Informing
 The Steroids

ISYS6299– Information System Concept

Respon Organisasi (Organizational Responses)
Sebuah Strategic Systems (sistem strategic) yaitu sistem yang memberikan
keuntungan yang memungkinkan organisasi untuk meningkatkan pangsa pasar dan/atau
keuntungan, untuk lebih memudahkan bernegosiasi dengan pemasok, atau mencegah
pesaing-pesaing memasuki pasar mereka. Organisasi melakukan customer focus, make-to-
order, mass customization, e-business dan e-commerce.

 Customer Focus (fokus pada pelanggan) perbedaan antara menarik dan

mempertahankan pelanggan dengan menyediakan layanan pelanggan yang luar biasa
untuk mencegah hilang atau beralihnya mereka kepada pelanggan.

 Make-to-Order adalah strategi menghasilkan produk dan layanan yang dapat

disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

 Mass Customization adalah strategi memproduksi sejumlah besar tetapi tetap dapat
menyesuaikan sesuai dengan keinginan setiap pelanggan. Reebok and Bodymetrics
merupakan contoh dari mass customization.

 E-business dan E-commerce: membeli dan menjual produk dan jasa secara
elektronik. E-Business merupakan konsep yang lebih luas daripada e-commerce.

Keunggulan Bersaing dan Sistem Informasi Strategis

Competitive Advantage (Keunggulan Bersaing) adalah sebuah keunggulan yang

melebihi pesaing dalam beberapa ukuran seperti biaya, kualitas, atau kecepatan, penguasaan
pasar dan melebih keuntungan di atas rata-rata.

Strategic Information Systems (Sistem Informasi Strategik) merupakan sistem

informasi yang memberikan suatu keunggulan bersaing yang membantu organisasi untuk
melaksanakan tujuan strategis dan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas.

ISYS6299– Information System Concept

Porter’s Competitive Forces Model

Porter’s Competitive Forces Model:

 Threat of entry of new competitors
Ancaman masuknya pesaing baru tinggi bila pesaing mudah untuk memasuki pasar
dan rendah ketika ada hambatan yang signifikan untuk memasuki pasar.
 Bagi kebanyakan organisasi, Internet meningkatkan ancaman pesaing baru
akan memasuki pasar.
 The bargaining power of suppliers
Daya tawar pemasok tinggi ketika pembeli memiliki beberapa pilihan dan rendah
ketika pembeli memiliki banyak pilihan.
 Internet memudahkan pembeli mendapatkan informasi. Pembeli dapat
menemukan alternative pemasok dan membandingkan harga lebih mudah, hal
ini mengurangi kekuatan daya tawar pemasok.
 Di sisi lain, perusahaan menggunakan Internet untuk mengintegrasikan rantai
pasokan mereka, sehingga pemasok dapat mengunci pelanggan.
 The bargaining power of buyers
Kekuatan daya tawar pembeli tinggi ketika pembeli memiliki banyak pilihan dan
rendah ketika pembeli memiliki beberapa pilihan.
 Akses Internet memudahkan pembeli mendapatkan informasi, hal ini
meningkatkan daya tawar pembeli.

ISYS6299– Information System Concept

  Internet mengurangi biaya peralihan (switching cost), yaitu biaya, dalam uang
dan waktu, untuk membeli di tempat lain. Hal Ini juga meningkatkan daya
tawar pembeli.

 The threat of substitute products or services

Ancaman produk atau jasa pengganti tinggi ketika ada banyak pengganti untuk
produk atau jasa yang dihasilkan organisasi dan rendah di mana hanya ada beberapa
pengganti.
 Industri yang berbasis Informasi berada dalam bahaya terbesar dari ancaman
ini (misalnya, musik, buku, perangkat lunak). Internet dapat menyampaikan
informasi digital dengan cepat dan efisien.
 The rivalry among firms in an industry
Persaingan antar perusahaan dalam industri yang sama tinggi ketika ada persaingan
sengit dan rendah bila tidak ada.

Porter’s Value Chain Model

 Primary activities (kegiatan utama) adalah kegiatan usaha yang berhubungan dengan
produksi dan distribusi dari produk dan jasa perusahaan, sehingga menciptakan nilai
bagi pelanggan sehingga bersedia membayar atas produk dan jasa tersebut.
 Support activities (kegiatan pendukung) adalah kegiatan yang tidak langsung
menambah nilai pada produk dan jasa perusahaan, tetapi mendukung kegiatan utama.

ISYS6299– Information System Concept

 Silakan mempelajari buku teks halaman 49;
Figure 2.4 Porter’s Value Chain Model.

Strategies for Competitive Advantage (Strategi untuk Keunggulan Kompetitif):

 Cost Leadership (Kepemimpinan dalam biaya). Menghasilkan produk dan/atau jasa
dengan biaya terendah dalam industry tersebut.
 Differentiation (Diferensiasi). Menawarkan produk yang berbeda, fitur produk dan
jasa yang berbeda.
 Innovation (Inovasi). Memperkenalkan produk dan layanan baru, menambahkan fitur
baru untuk produk dan jasa yang ada atau mengembangkan cara-cara baru untuk
menghasilkan produk dan jasa.
 Operational Effectiveness (Efektivitas Operasional). Meningkatkan cara di mana
menjalankan proses bisnis internal sedemikian rupa sehingga suatu perusahaan
melakukan kegiatan serupa lebih baik dari para pesaingnya.
 Customer-orientation (Berorientasi pada pelanggan). Berkonsentrasi untuk membuat
pelanggan senang.

ISYS6299– Information System Concept

Business – Information Technology Alignment
Business-Information Technology alignment adalah integrasi yang kuat dari fungsi Teknologi
Informasi (TI) dengan strategi, misi dan tujuan organisasi.
Ada enam karakteristik penyelarasan efektif:
 Organisasi melihat IT sebagai mesin inovasi yang terus-menerus mengubah bisnis.
 Organisasi melihat pelanggan dan layanan pelanggan sebagai hal yang amat penting.
 Organisasi melibatkan bisnis dan profesional TI di seluruh departemen dan fungsi
pekerjaan.
 Organisasi memberikan kejelasan, tujuan yang menyeluruh bagi seluruh karyawan.
 Organisasi memastikan bahwa karyawan TI memahami bagaimana perusahaan
membuat (atau kehilangan) uang.
 Organisasi menciptakan budaya perusahaan yang hidup.

---O0O---

ISYS6299– Information System Concept

 DAFTAR PUSTAKA

1. Introduction to Information Systems. Rainer, Prince, Cegielski, 5th edition (2014).

John Willey & Sons, Inc.Michigan. ISBN: 978-1-118-80855-9

ISYS6299– Information System Concept