ANALISA HASIL EFEKTIFITAS TRAINNING INTERNAL

Analisis Kebutuhan Pelatihan

 Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk

menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kondisi yang ada saat ini
dengan kondisi standard atau kondisi yang diharapkan, maka dalam hal ini analisis kebutuhan
pelatihan merupakan alat untuk menganalisis gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisa
apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu
dengan analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan dapat memperkirakan
manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai
individu, lembaga, maupun pihak penyelenggara pelatihan itu sendiri.

Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan,
diantaranya adalah:

1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki
masalah atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kelompok sasaran.
2. Memastikan bahwa para partisipan baik individu maupun lembaga yang mengikuti
pelatihan benar-benar sasaran yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang menjadi pembelajaran selama
pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen yang dituntut dari suatu capaian
tertentu.
4. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau
materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan,
keterampilan, dan sikap-sikap tertentu bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa
diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah
pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih/gap antara
pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan
keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau lembaga serta selisih/gap antara kondisi
yang diminta dengan kondisi yang telah dicapai.
Dengan analisa ini, maka akan diketahui adanya "gap" dari kebutuhan. Gap inilah yang menjadi
dasar ditetapkannya program pelatihan. Artinya, pelatihan yang dilakukan didasarkan pada
kebutuhan bukan pada pemenuhan semata adanya pelatihan.

Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawali dengan analisa kebutuhan pelatihan
yang tepat. Ada tiga jenis analisa kebutuhan pelatihan yang bisa dijadikan sebagai alat untuk
menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis, dan
organizational-based analysis (Cascio, 1992; Schuler, 1993). Penjelasannya adalah sebagai
berikut:

1. 1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)

Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu.
Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang
dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan.
Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang
posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam kurikulum
pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini kemudian menjadi
pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ?

 Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan
dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?
 Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi
tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?

Gambar 1: Model Task Analysis

1. 2. Analisis Tingkatan Individu (Person Analysis)

Analisis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa
ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang
tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang
tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar
level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki ?

 Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ?
  Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ? Pelatihan di
ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan
trainer dari luar atau dari dalam organisasi ?

Gambar 2: Model Person Analysis

1. 3. Analisis Tingkatan Organisasi (Organizational Analysis)

Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi.

Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok :

 Strategi kelompok/organisasi
 Nilai-nilai kelompok/organisasi
 

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ?

 Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi
kelompok/organisasi ?
 Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi
kelompok/organisasi ?

Gambar 3: Model Organizational Analysis

Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh
kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam kelompok/organisasi
untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi.
 

Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai kelompok/organisasi

baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan tertentu, kemampuan dan
keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi kelompok/organisasi. Untuk
menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan, perlu dipetakan hasil identifikasi
tersebut. Selanjutnya hasil training need assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan
pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan. Produk
akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan. Adapun bentuk matriknya dapat dilihat pada
tabel sebagai berikut:

Tingkatan Tugas (Task)

Jenis Uraian Kompetensi Kompetensi yang "Gap" kompetensi

tugas pelaksanaan yang ada harus dimiliki Kebutuhan
tugas pelatihan
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       

Tabel 1: Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)

Tingkatan Individu (Person)

Daftar Individu Kompetensi yang Kompetensi yang "Gap" kompetensi

ada saat ini diharapkan Kebutuhan
pelatihan
     
     
     
     
      
     
     
     
     
     
     
     
     
     

Tabel 2: Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis)

Tingkatan Kelompok/organisasi (Organizational)

Visi, value, dan Faktor kunci Analisis kekuatan dan Kesenjangan

strategi efektivitas dan kelemahan faktor yang faktor
kelompok/organisasi keberhasilan mempengaruhi pencapaian
organisasi visi organisasi
Faktor yang Faktor yang Kebutuhan
kuat lemah pelatihan
       
       
       
Visi
       
       
       
       
       
       
Value
       
       
       
Strategy        
       
       
       
       
        

Tabel 3: Contoh matrik tabel analisa tingkatan kelompok/organisasi (Organizational Analysis)

 
Bagian 2:

Training Need Assessment

Bagian ini menguraikan dua hal tentang Training Need Assessment, yaitu:

ü  Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

ü  Analisis Kebutuhan Pelatihan

Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

Secara umum identifikasi kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan
data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang perlu
diperbaiki atau ditingkatkan agar tujuan pelatihan tercapai. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk
memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.
Veithzal Rifai (2004) mendefinisikan kebutuhan pelatihan “adalah untuk memenuhi kekurangan
pengetahuan, meningkatkan keterampilan atau sikap dengan masing-masing kadar yang
bervariasi”. Sementara Suryana Sumantri (2005) mendefinisikan ”kebutuhan pelatihan
merupakan keadaan dimana terdapat kesenjangan antara keadaan yang diinginkan dengan
keadaan nyata”.

Identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan untuk menyiapkan rencana/program pelatihan. Hasil

identifikasi kebutuhan pelatihan diperlukan sebagai dasar untuk merencanakan sebuah program
pelatihan (terkait isu/tema, tujuan, sasaran/hasil yang akan dicapai, kelompok sasaran,
pendekatan, metode, teknik, serta pelaksanaan dan evaluasi program pelatihan).

Pelatihan yang baik adalah pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan. Tidak ada manfaatnya jika
pelatihan yang dilaksanakan tidak atau kurang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, sebagai
langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Ada
beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Menggali informasi langsung dari sasaran melalui diskusi kelompok yang terfokus. Perlu
diadakan suatu pertemuan/ diskusi khusus antara sasaran (pihak yang akan mendapatkan
pelatihan) dengan pihak penyelenggara pelatihan. Dalam diskusi ini ditanyakan apa
masalah yang dihadapi, pengetahuan atau keterampilan apa yang dibutuhkan dan apakah
perlu ada atau diselenggarakannya pelatihan. Perlunya pelatihan biasanya terkait dengan
permasalahan yang dihadapi. Usul perlunya pelatihan seyogyanya datang dari kelompok
sasaran, demikian juga jenis/isu/tema pelatihan yang akan dilakukan.
2. Menggali informasi melalui kegiatan PRA (Participatory Rural Appraisal). Melalui
pelaksanaan PRA dilanjutkan dengan rencana-rencana peningkatan kegiatan ditingkat
kelompok sasaran, dengan ini dapat diperoleh informasi kebutuhan pelatihan yang
berasal dari kelompok sasaran sendiri.
3. Menggali informasi melalui wawancara dengan beberapa tokoh (key informan) dari
kelompok sasaran, disertai dengan pengamatan langsung terhadap kondisi di lapangan
(kondisi kelompok sasaran).
4. Penelitian konvensional yang dilakukan oleh ahli atau pihak lain. Melalui penelitian 
terhadap kelompok sasaran yang mencangkup tingkat pengetahuan dan tingkat
keterampilan kelompok sasaran dalam melakukan usahanya yang berkaitan dengan isu
tertentu dapat diperoleh mengenai informasi kebutuhan pelatihan. Informasi dari hasil
penelitian ini masih perlu di konsultasikan dengan kelompok sasaran tersebut untuk
memperoleh kepastian pelatihan yang diperlukan.

Untuk melaksanakan sebagaimana yang tertera diatas ada metode yang dapat dipergunakan
untuk mengumpulkan dan menghimpun informasi serta data untuk identifikasi kebutuhan
pelatihan. Metode-metode tersebut antara lain adalah:

1. Survei

Survei merupakan cara yang sering dilakukan untuk mengumpulkan data. Dari survei dapat
diperoleh data yang kemudian dibuat tabulasinya. Pertanyaan survei harus diperhatikan agar
terhindar dari umpan balik yang bias. Pertanyaan survei harus benar sehingga tidak terjadi
interpretasi yang keliru dari para responden. Keuntungan penggunaan metode ini adalah: 1)
dapat diterapkan pada populasi yang besar, 2) cara yang mudah dalam memperoleh feedback, 3)
bias dapat diminimumkan, dan 4) mengisi kuesioner relatif mudah.

1. Observasi umum

Kebutuhan pelatihan dapat pula ditentukan melalui teknik observasi. Observasi sangat baik
digunakan jika terdapat keterbatasan sumber daya dan jika kelompok atau proses yang akan
diobservasi terlalu besar dan kompleks. Observasi hendaknya dilakukan oleh orang yang terlatih
dalam teknik observasi dan juga yang mengenal prosedur atau proses yang diobservasi.
 1. Wawancara

Wawancara individu biasanya digunakan bersama dengan survai tertulis, meskipun demikian
dapat juga digunakan secara independen. Wawancara dapat juga ditujukan untuk mengetahui
valid tidaknya umpan balik tertulis yang diperoleh dari survai. Wawancara dapat menyediakan
informasi tambahan berkaitan dengan hal yang sedang diidentifikasi. Keuntungan menggunakan
wawancara adalah kesempatan untuk mengadakan interaksi secara langsung antara
penyelenggara pelatihan dengan individu/kelompok yang kebutuhan pelatihannya sedang
dipertimbangkan.

1. Focus Group Discussion

Focus Group Discussion digunakan untuk mengadakan brainstorming mengenai hal tertentu.
Kelemahan penggunaan metode ini adalah biaya yang besar. Biaya yang dikeluarkan antara lain
untuk mengadakan pertemuan regular dan juga apabila anggota kelompok berasal dari daerah
yang berbeda. Meskipun biaya penyelenggaraan besar, kelompok ini menyediakan informasi
yang berguna sebagai dasar investigasi lebih lanjut melalui survai atau wawancara.

Beberapa elemen penting yang dapat dipertimbangkan dalam melakukan identifikasi kebutuhan
pelatihan adalah:

 Tingkat ketepatan yang diperlukan

 Waktu yang diperlukan
 Ketersediaan sumber daya manusia yang berpengalaman (internal maupun eksternal)
untuk mengadakan identifikasi kebutuhan pelatihan
 Faktor biaya, baik menggunakan sumber biaya dari pihak luar ataupun sumber biaya
internal.

Identifiksi kebutuhan pelatihan merupakan langkah yang paling penting dalam pengembangan
program pelatihan. Dalam identifiksi kebutuhan dapat digunakan tiga tingkat analisis yaitu
analisis pada tingkat organisasi, analisis pada tingkat tugas atau operasi dan analisis pada tingkat
individu/person. Ketiga alat analisis ini yang disebut dengan analisis kebutuhan pelatihan.

Analisis Kebutuhan Pelatihan

 
Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan
atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kondisi yang ada saat ini dengan kondisi
standard atau kondisi yang diharapkan, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan
merupakan alat untuk menganalisis gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisa apakah
gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan
analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan dapat memperkirakan manfaat-
manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu,
lembaga, maupun pihak penyelenggara pelatihan itu sendiri.

Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan,
diantaranya adalah:

1. Memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki
masalah atau meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kelompok sasaran.
2. Memastikan bahwa para partisipan baik individu maupun lembaga yang mengikuti
pelatihan benar-benar sasaran yang tepat.
3. Memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan yang menjadi pembelajaran selama
pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen yang dituntut dari suatu capaian
tertentu.
4. Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau
materi pelatihan.
5. Memastikan bahwa masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan,
keterampilan, dan sikap-sikap tertentu bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa
diselesaikan melalui pelatihan.
6. Memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah
pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Secara garis besar dapat dikatakan bahwa kebutuhan pelatihan adalah selisih/gap antara
pengetahuan, sikap dan keterampilan yang diharapkan/diminta dengan pengetahuan, sikap dan
keterampilan yang telah dimiliki oleh seseorang atau lembaga serta selisih/gap antara kondisi
yang diminta dengan kondisi yang telah dicapai.

Dengan analisa ini, maka akan diketahui adanya "gap" dari kebutuhan. Gap inilah yang menjadi
dasar ditetapkannya program pelatihan. Artinya, pelatihan yang dilakukan didasarkan pada
kebutuhan bukan pada pemenuhan semata adanya pelatihan.

Proses pelatihan akan berjalan lebih optimal jika diawali dengan analisa kebutuhan pelatihan
yang tepat. Ada tiga jenis analisa kebutuhan pelatihan yang bisa dijadikan sebagai alat untuk
menilai kebutuhan pelatihan, yakni: task-based analysis, person/individu-based analysis, dan
organizational-based analysis (Cascio, 1992; Schuler, 1993). Penjelasannya adalah sebagai
berikut:
 

1. 1. Analisis Tingkatan Tugas (Task Analysis)

Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi tertentu.
Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa yang
dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang diperlukan.
Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang memegang
posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam kurikulum
pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini kemudian menjadi
pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki posisi/fungsi tersebut.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ?

 Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan
dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?
 Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi
tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?

Gambar 1: Model Task Analysis

1. 2. Analisis Tingkatan Individu (Person Analysis)

Analisis yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa
ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang
tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk orang
tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan juga standar
level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki ?

 Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ?
 Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ? Pelatihan di
ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih baik menggunakan
trainer dari luar atau dari dalam organisasi ?

Gambar 2: Model Person Analysis

 

1. 3. Analisis Tingkatan Organisasi (Organizational Analysis)

Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis kelompok/organisasi.

Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu pada dua elemen pokok :

 Strategi kelompok/organisasi
 Nilai-nilai kelompok/organisasi

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

 Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ?

 Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi
kelompok/organisasi ?
 Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi
kelompok/organisasi ?

 
 

Gambar 3: Model Organizational Analysis

Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh
kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam kelompok/organisasi
untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi.

Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai kelompok/organisasi

baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan tertentu, kemampuan dan
keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi kelompok/organisasi. Untuk
menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan, perlu dipetakan hasil identifikasi
tersebut. Selanjutnya hasil training need assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan
pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan. Produk
akhirnya adalah daftar atau list kebutuhan pelatihan. Adapun bentuk matriknya dapat dilihat pada
tabel sebagai berikut:

Tingkatan Tugas (Task)

Jenis Uraian Kompetensi Kompetensi yang "Gap" kompetensi

tugas pelaksanaan yang ada harus dimiliki Kebutuhan
tugas pelatihan
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       

Tabel 1: Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)

 
 Tingkatan Individu (Person)

Daftar Individu Kompetensi yang Kompetensi yang "Gap" kompetensi

ada saat ini diharapkan Kebutuhan
pelatihan
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

Tabel 2: Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis)

Tingkatan Kelompok/organisasi (Organizational)

Visi, value, dan Faktor kunci Analisis kekuatan dan Kesenjangan

strategi efektivitas dan kelemahan faktor yang faktor
kelompok/organisasi keberhasilan mempengaruhi pencapaian
organisasi visi organisasi
Faktor yang Faktor yang Kebutuhan
kuat lemah pelatihan
       
       
       
Visi
       
       
       
Value        
       
        
       
       
       
       
       
       
Strategy
       
       
       

Read more: Training Need Assessment | The Indonesian Coral Reef Foundation
http://www.terangi.or.id/index.php?option=com_content&view=article&id=120:training-need-
assessment&catid=64:pendidikan&Itemid=52&lang=en#ixzz2mkjOKaaL