AZAS-AZAS MANAJEMEN
TENTANG
DISUSUN OLEH
YOSEP RIZAL
NIM 191263201088
2020
DAFTAR ISI
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Pembahasan
D. Batasan Masalah
Bab II Pembahasan
A. Manajemen Komplain dalam Bentuk Layanan Pengaduan
B. Bentuk-Bentuk Layanan Komplain/ Pengaduan di DISDUKCAPIL
C. Perbandingan Teori dengan Komplain dilayanan DISDUKCAPIL
Bab III Penutup
A. Kesimpulan
B. Saran
Daftar Pustaka
i
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta
hidayah-Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga kami
bisa menyelesaikan makalah mata kuliah “AZAS-AZAS MANAJEMEN”.
Shalawat serta salam kita sampaikan kepada Nabi besar kita Muhammad
SAW yang telah memberikan pedoman hidup yakni Al-Qur’an dan sunnah
untuk keselamatan umat di dunia.
Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Azas-azas
manajemen di program studi Ilmu Administrasi Negara pada Yayasan
STIA Adabiah Padang. Selanjutnya penulis mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada Bapak/Ibu selaku dosen pembimbing
mata kuliah azas-azas manajemen dan kepada segenap pihak yang telah
memberikan bimbingan serta arahan selama penulisan makalah ini.
Penulis menyadari bahwa terdapat banyak kekurangan dalam
penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca demi kesempurnaan makalah
ini.
ii
iii
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Permasalahan
D. Batasan Masalah
2
BAB II
1.1 Pengertian
3
Dari kedua pendapat para ahli tersebut penulis dapat simpulkan
bahwa komplain adalah keluhan atau pengaduan yang timbul
akibat adanya perbedaan persepsi dan ekspetasi
4
Keluhan pelanggan bagi perusahaan itu sendiri dijadikan sebagai
bentuk evaluasi diri dari kinerja yang telah dilakukan oleh
perusahaan. Dengan adanya keluhan pelanggan perusahaan
dapat mengetahui kelemahan yang ada pada perusahaan dan
memperbaiki kelemahan tersebut.
5
3. Dukungan sumber daya manusia tim pengelola
a. Perencanan
b. Kepemimpinan
c. Review
6
Proses review merupakan satu-satunya alat yang efektif bagi
manajemen untuk mengubah perilaku organisasi. Proses ini
merupakan suatu mekanisme yang menjamin dengan adanya
perhatian konstan dan terus menenrus untuk mencapai kualitas.
Dalam hal ini, baik manajemen puncak maupun pekerja-pekerja
dibawahnya akan selalu merujuk pada dokmen perencanaan
sebagai alat ukur apakah layanan sesuai dengan tujuan atau
belum.
d. Komunikasi
e. Penghargaan
f. Pendidikan
7
Dari sebanyak prinsip kualitas pelayanan tergantung dari
seseorang dalam mengelola manajemen, dan kepemimpinan
serta mewujudkan kualitas dalam layanan publik yang lebih
kompeten dan menjadi contoh bagi masyarakat.
1.3 Peranan
8
Konsumen telah bersedia menukarkan “pengorbanan” berupa
uang, berupa tenaga, dan berusaha mendatangi tempat.
Merekalah yang paling berhak merasa puas dan tidak puas. Jika
mereka kberatan, merasa tidak puas, sudah sepantasnya mereka
mengemukakan ketidak puasannya.
2. Karyawan/ Staf
3. Pimpinan/ Owner
4. Dinas/Instansi Pemerintah
9
pemerintah akan mengajukan komplain, mengatur, menegur,
melarang, bahkan menghentikan kegiatan usaha bisnis tersebut.
10
1. Layanan komplain publik pemerintahan
11
Karena begitu pentingnya pengelolaan pengaduan pelayanan
publik, hampir diseluruh peraturan yang mengatur tentang
pelayanan publik terdapat pasal tentang pengelolaan pengaduan,
contohnya Permendagri nomor 19 Tahun 2018 tentang
Peningkatan kualitas layanan administrasi kependudukan,
Permenkes Nomor 04 Tahun 2018 tentang kewajiban rumah sakit
dan kewajiban pasien, Permendikbud nomor 16 Tahun 2016
sebagaimana diubah dengan Permendikbud nomor 9 Tahun 2018
tentang Program Indonesia Pintar.
12
berbeda-beda. Namun yang harus diingat, me-review komplain
pelanggan ini merupakan hal yang sangat penting untuk
kelangsungan bisnis.
13
Adapun layanan komplain bersifat umum ini tidak terintregitas dari
pihak manapun, maka dari itu tujuannya hanya bersifat, umum
dan khusus. Layanan bersifat umum tujuannya adalah
14
c. Membantu agar lebih mengenal/dekat dengan kesempatan
kerja dan pendidikan dilingkungan masyarakat
a.) Langsung
15
kepada orang yang lebih paham dari masalah yang sedang
dialami, karena ini bisa mempermudah jalan mengajukan
komplain itu sendiri
b.) Lisan
1. Agresif komplainer
16
- Secara terbuka menunjukan kemarahanya
2. Pasif complainer
17
Konsumen yang tidak merasa puas memiliki kemungkinan untuk
tidak mengajukan tuntutan, dengan kata lain membiarkan ketidak
puasanya. Walaupun hali ini terlihat baik bagi perusahaan,
terutama karena tidak memberikan masalah bagi para front liner
yang berlangsung berhadapan dengan konsumen, namun
sesungguhnya perusahaan tidak mendapat manfaat apapun dari
ketidakpuasan yang terjadi. Selain kehilangan kesempatan untuk
menyempurnakan produk ataupun jasa yang disediakan, karena
perusahaan tidak mengetahui tentang ketidakpuasan.
18
3. Meningkatkan kemampuan dalam menangani komplain
pelanggan sehingga kita dapat melayani pelanggan dengan lebih
baik lagi.
19
Setelah Anda paham inti keluhan yang dihadapi pelanggan dan
meminta maaf karenanya, kini Anda bisa menawarkan solusi yang
tepat untuk mengatasinya. Jelaskan solusinya kepada pelanggan
dan konfirmasikan apakah solusi tersebut dapat menyelesaikan
masalah mereka.
20
Begitu mendengarkan keluhan yang disampaikan pelanggan,
Anda pun bisa memahami dengan baik masalah apa yang
sebetulnya dihadapi. Setelah itu, lakukan analisis secara cepat,
apakah sebelumnya Anda juga pernah mendapat keluhan
serupa? Jika iya, solusi apa yang dulu Anda tawarkan dan
terapkan? Apakah solusi tersebut berhasil mengatasi keluhan
pelanggan? Apabila berhasil, Anda bisa kembali menggunakan
solusi tersebut untuk menangani keluhan yang kali ini
disampaikan pelanggan. Itulah mengapa penting bagi Anda untuk
mencatat setiap komplain yang masuk dan cara-cara yang Anda
lakukan untuk menanganinya. Jika ada satu komplain yang terus
menerus disampaikan pelanggan, jadikan hal tersebut sebagai
peringatan keras bahwa Anda harus mengambil tindakan serius.
2. Mengakui Kesalahan
3. Percakapan Offline
8. Follow Up
21
9. Jangan Menghapus Komentar Negatif
22
urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang kependudukan
dan pencatatan sipil. Berdasarkan Undang- Undang Nomor 23
Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Padang melaksanakan
pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
1. Pelayanan kependudukan, berupa KTP, KK, surat pindah, surat
keterangan kematian, surat tanda peganti identitas dan lainnya.
Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan
dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data
kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pengelolaan
informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk
pelayanan publik, pemerintahan dan pembangunan.
Peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk
yang harus dilaporkan karena implikasi/pengaruhnya terhadap
penerbitan atau perubahan KK, KTP dan/atau Surat Keterangan
Kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat,
tinggal sementara serta perubahan status orang asing dari status
kunjungan menjadi tinggal terbatas atau dari status tinggal
terbatas menjadi tinggal tetap.
2. Pelayanan catatan sipil, berupa akte kelahiran, akte kematian,
akte perkawinan. Pencatatan sipil adalah proses pembuatan
catatan peristiwa penting dalam kehidupan seseorang, pada
register akta yang disediakan oleh Pemerintah Daerah sebagai
dasar pembuatan kutipan atau salinan akta.
Catatan Sipil artinya catatan mengenai peristiwa perdata yang
dialami oleh seseorang atau untuk memastikan status perdata
seseorang. Ada lima peristiwa hukum dalam kehidupan manusia
yang perlu dilakukan pencatatan, yaitu :
1. Kelahiran, menentukan status hukum seseorang sebagai subyek
hukum pendukung hak dan kewajiban.
2. Perkawinan, menentukan status hukum seseorang sebagai suami
atau isteri dalam ikatan perkawinan menurut hukum.
23
3. Perceraian, menentukan status hukum seseorang sebagai janda
atau duda yang bebas dari ikatan suatu perkawinan.
4. Kematian, menentukan status hukum seseorang sebagai ahli
waris, sebagai janda atau duda dari almarhum/almarhumah.
5. Penggantian nama, menentukan status hukum seseorang dengan
identitas tertentu dalam hukum perdata.
24
- Server bermasalah
- Susah upload dokumen pendukung
Sebagian besar tidak mengerti sepenuhnya permasalahan teknis
yang terjadi di aplikasi Online tersebut sehingga banyak keluhan
masyarakat yang tidak puas dengan jawaban yang diberikan
akibat ketidak seragaman jawaban yang diberikan terkait
permasalahan aplikasi Online
2. Permasalah dan komplain masyarakat secara langsung banyak
juga terjadi diantara dari komplain itu contoh:
- Kosongnya blangko ktp
- Pembuatan akta lahir yang lama
- Tidak adanya standar waktu pembuatan dokumen
Maka itu sebaiknya pemerintah membuat standar waktu
pengerjaan dokumen kependudukan. Standarnya pun harus
sama, baik di kantor desa, kecamatan, maupun Disdukcapil.
3. Prosedur dan birokrasi yang diterapkan terkesan dipersulit.
Banyak warga yang protes dan mengeluh dan seakan dipersulit
untuk mengurus dokumen itu sendiri contohnya untuk mengurus
satu berkas saja, mereka harus bolak-balik dengan jaraknya
yang tidak dekat.
4. Disdukcapil, dimana untuk pembuatan KTP harus yang
bersangkutan mengambil sendiri. “Tidak sedikit ada warga
yang telah berusia lanjut kesulitan mengurus KTP. Untuk
permasalahan ini sebenarnya sudah disampaikan ke
Kecamatan agar bisa dikoordinasikan ke dinas terkait,
namun sampai saat ini belum juga disikapi.
5. Pendaftaran antrean di Disdukcapil turun menjadi
sorotan, karena ada pembatasan antrean oleh pihak
Disdukcapil setiap hari pelayanan.
6. Pegawai atau aparat sendiri tidak terlalu peduli dan
terkesan cuek .
25
7. Masih maraknya calo. Ini harus ditekankan dan ditindak
oleh DISDUKCAPIL PADANG karena ini terkesan merusak
sistem manajemen pelayanan khususnya di capil.
Adapun masalah ataupun komplain dari masyarakat itu
selaku pemerintah wajib memberikan dan menangani kasus
permasalahan ini. Untuk menciptakan hubungan yang
harmonis dan kerja yang jujur dan adil. Terkait dengan
komplain dari masyarakat disdukcapil kota padang akan
terus berbenah demi tercapainya keinginan masyarakat.
Tanggapan atas komplain atau keluhan dari masyarakat
dapat dilakukan melalui :
1. Melalui e-mai
3. Melalui SMS
4. Melalui telepon
6. Melalui web.
26
C.Perbandingan Teori dengan Komplain dilayanan
DISDUKCAPIL
Dari toeri yang telah diterangkan di bab1 dengan komplain
layanan diDISDUKCAPIL disimpulkan.
1. Menurut teori Menurut Azzahra (2015) dari komplain itu kita
mengambil point dari para ahli yaitu keluhan atau pengaduan
konsumen pada produsen. Komplain merupakan masukan penting
untuk membantu dalam peningkatan kepuasan pelanggan
Sesuai dengan standar layanan DISDUKCAPIL bahwa pelayanan
nomor satu dan tingkat kepuasaan pelayanan diutamakan
2. Menurut Kotler (2005): “Keluhan pelanggan adalah bentuk
aspirasi pelanggan yang terjadi karena adanya ketidakpuasan
terhadap suatu barang atau jasa. Macam-macam keluhan
pelanggan pada dasarnya terbagi 2 yakni keluhan yang
disampaikan lewat lisan dan keluhan yang disampaikan secara
tertulis”. Di DISDUKCAPIL telah dapat dtemukan tipe komplain
seperi ini yaitu secara lisan dan tertulis. Yaitu secara lisan bisa
dihotline dan langsung dengan komplain secara langsung dengan
menyatakan sikap secara langsung.
3. Tujuan dari aspek komplain itu sendiri Tujuan dari
manajemen terciptanya alur yang lebih baik dan tanggap respon
dari kedua belah pihak. Baik dipihak pelayanan maupun dengan
pihak komplain karena dengan ini tujuan komplain dapat diatasi
dengan saling tanggap dan respon disinilah tercipta hubungan
antara pelayanan dan yang dilayani.
4. Tujuan dari itu terciptanya infrastruktur operasional sehari-
hari. Dari teori yang dikemukan sudah ditemukan aspek-aspek
tersebut
5. Untuk mengitegrasikan pengelolaan pengaduan secara
nasional, Pemerintah Pusat melalui Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Ombudsman Republik
Indonesia, dan Kantor Staf Presiden telah meluncurkan layanan
27
pengaduan yang bernama Layanan Aspirasi dan Pengaduan
Online. Maka dari ini terlihat dari sistem pengaduan atau layanan
komplain dari DISDUKCAPIL telah terintregiritas dengan layanan
online sesuai dengan misinya Mewujudkan Update Database
Kependudukan Yang Akurat Melalui Pelayanan Menggunakan
SIAK Secara ONLINE.
6. Mengenai tempat terjadinya komplain itu sendiri sudah pasti
beradanya di lingkungan pemerintahan yaitu dikantor
diDISDUKCAPIL sesuai dengan Definisi pengaduan terdapat
dibanyak peraturan, salah satunya terdapat pada Peraturan
Presiden Nomor 76 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Pengaduan,
dalam Pasal 1 angka 8 dijelaskan bahwa Pengaduan adalah
penyampaian keluhan yang disampaikan pengadu kepada
pengelola pengaduan pelayanan publik atas pelayanan pelaksana
yang tidak sesuai dengan standar pelayanan, atau pengabaian
kewajiban dan/atau pelanggaran larangan oleh penyelenggara.
7. Dalam pembahasan kapan komplain itu DISDUKCAPIL
sendiri sudah menanggapi baik secara langsung maupun lisan
baik itu secara online maupun dengan bicara langsung tanggapan
komplain sendiri itu sudah diberi jangka waktu 2x24 jam sesuai
prosedur yang dilaksanakan.
28
Dari point delapan teori dari manajemen komplain sudah
terpenuhi walaupun masih banyak komplain yang belum terjawab.
Dan kedepan langkah-langkah menindaklanjuti komplain itu maka
DISDUKCAPIL terus berbenah dan memperbaiki administrasi baik
segi pelayananya dan komplain masyarakat sendiri.
29
A. Kesimpulan
B. Saran
30
Daftar Pustaka
31
32
33
34