A.

TEORI BARANG DAN JASA PUBLIK

1. Sifat dan Lingkup Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Government procurement is the acquisition of goods, services, and public works in a timely
manner results in best value to the government and the people. (Salvatore Schiavo-Campo
dan Pachampet Sundaram, 2000)

Kalimat di atas menunjukkan definisi pengadaan barang dan jasa pemerintah, yaitu perolehan
barang, jasa, dan pekerjaan publik dalam cara dan waktu tertentu yang menghasilkan nilai
terbaik bagi pemerintah serta masyarakat. Proporsi utama pengeluaran publik pada setiap
level organisasi sektor publik adalah pengadaan barang dan jasa serta aktivitas konstruksi.
Lemahnya manajemen pengadaan barang dan jasa tersebut akan berdampak terhadap kualitas
pelaksanaan proyek dan fungsi sektor publik bersangkutan. Selain itu, dampak tersebut juga
dapat berupa penundaan kegiatan atau pencairan dana sehingga manfaat program yang
diharapkan masyarakat turut tertunda. Berdasarkan sejarahnya, peran pelayanan publik dalam
mengadakan barang dan jasa ditujukan untuk melayani raja. Hal ini tercatat pada abad ke-17
di kerajaan Inggris oleh Samuel Pepys (1662). Dalam catatan tersebut pengadaan barang dan
jasa, dilakukan untuk menghasilkan kapal dan persediaannya dengan kualitas tinggi.

Dalam organisasi sektor publik, yang termasuk pengadaan barang dan jasa publik adalah
pengadaan barang dan jasa bagi seluruh bagian organisasi sektor publik. Pengadaan barang
dan jasa dalam arti luas mencakup isu strategi pengadaan barang dan jasa, penyimpanan,
distribusi, pemantauan kontrak, dan manajemen penyedia layanan. proses ini sama dengan
proses pengelolaan rantai persediaan organisasi sektor publik secara keseluruhan. Pengadaan
barang dan jasa merupakan aliran konsumsi dan disajikan sebagai input antara; sedangkan
pekerjaan publik dan konstruksi (jalan, jembatan, gedung dan lainnya) mewakili output akhir
yang berwujud. Dengan demikian, standar dan spesifikasi untuk tender pengadaan konstruksi
serta pengadaan barang dan jasa yang lain merupakan hal yang berbeda. Penadaan barang dan
jasa dapat dilakukan dengan sistem sentralisasi atau desentralisasi pada derajat yang berbeda
pada sistem sentralisasi diberbagai pemerintahan, bagian pengadaan diorganisasi sektor
publik Sedangkan pada system desentralisasi, otonomi diterapkan sehingga pejabat pelaksana
fleksibel dalam mendapatkan barang dan jasa di bawah program yang didanai bagian
pengadaan, atau sebagai entitas yang berfungsi membawa kepentingan bagian pengadaan di
unit kerja.

Dalam pengadaan barang dan jasa, terdapat perbedaan yang mendasar antara proses
pengadaan barang dan jasa di pemerintah dan di perusahaan swasta. Perusahaan swasta
kurang menekankan persaingan penawaran secara formal, prosedur yang didokumentasikan,
dan mendesak konflik kepentingan yang terkait pemerintah.

Kesalahan atau pelanggaran dalam pengadaan barang dan jasa publik dapat menimbulkan
dampak politis yang luas, sehingga media dan publik ditempatkan sebagai subjek. Pengadaan
barang dan jasa publik sering kali digunakan sebagai alat bagi tujuan kebijakan publik, seperti
membantu mengembangkan pertumbuhan industry kecil di daerah, kelompok perempuan,
atau kelompok marginal (tidak mendapatkan manfaat pembangunan).

2. Tujuan Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Ekonomi

Dalam pengadaan barang dan jasa publik serta swasta, criteria ekonomi mengacu pada
bagaimana memperoleh barang dan jasa dengan spesifikasi dasar waktu serta harga terendah.
Ekonomi adalah kriteria yang berguna untuk tujuan administratif, sebagaimana ekonomi
terhubung dengan kinerja fungsi pengadaan barang dan jasa. Namun, sudut pandang ekonomi
tergolong masih dibawah kriteria efisiensi yang luas, seperti unit biaya produksi terendah.

Substitusi Impor

Strategi pengadaan barang dan jasa organisasi publik dapat mendorong pertumbuhan industri
lokal dengan memberikan pilihan kepada pemasok lokal, atau membatasi pembelian pada
perusahaan asing. Ada beberapa pilihan yang dimiliki perusahaan domestik dalam
menghadapi persaingan penawaran internasional secara tradisional dikenali oleh organisasi
donor, seperti Bank Dunia.

Pengembangan Persaingan

Persaingan dalam pengadaan barang dan jasa didefinisikan sebagai kesempatan yang sama
bagi pemasok (supplier) yang memenuhi klasifikasi untuk bersaing dalam mencapai kontrak
publik. Peningkatan persaingan dalam pengadaan barang dan jasa publik merupakan tujuan
dari organisasi sektor publik yang didukung organisasi-organisasi internasional. Di Negara
berkembang, persaingan sering kali dibatasi oleh pasar tidak sempurna, seperti rintangan
untuk masuk dan kesenjangan informasi bagi pemasok kecil serta kurang berpengalaman.

Dimensi Penataan

Prinsip utama dalam good governance menyiratkan prinsip serta peraturan pangadaan barang
dan jasa yang konsisten, kualifikasi kontraktor, penyerahan penawaran, dan manajemen
kontrak. Akuntabilitas dan transparansi adalah hal yang sangat vital bagi manajemen
pengadaan barang dan jasa yang baik. Kurangnya mekanisme pemeriksaan untuk memastikan
akuntabilitas dapat mengurangi kapasitas pemerintah untuk menjamin kepercayaan diri
kontraktor dalam proses pengadaan barang dan jasa publik, serta kepercayaan masyarakat
dalam menggunakan dana publik yang lebih tepat.

Perlindungan terhadap Kepentingan Masyarakat

Ada tidaknya pertanggungjawaban atas kebijakan pelayanan merupakan hal yang terpisah
dari pemberian pelayanan itu sendiri. Organisasi sektor publik bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa pelayanan tersebut dapat menjangkau masyarakat.

Perlindungan Lingkungan

PBB menganjurkan pemeliharaan kualitas lingkungan dan pengurangan sampah sebagai

bagian dari pengadaan barang dan jasa. Organisasi sektor publik dapat mereview kebijakan
pembelian pada bagian dab unit kerjanya untuk memperbaiki dampak lingkungan akibat
kebijakan pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan tersebut, termasuk pengemasan dan
proses daur ulang.

3. Isu-Isu Organisasi Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa

Pengabaian Sistematis

Permasalahan mendasar dalam pengadaan barang dan jasa publik adalah perasaan tidak
memiiki kepentingan, dan sikap pengabaian oleh bagian operasi pengadaan di mana tanggung
jawab pengadaan barang dan jasa secara moral diserahkan ke "specialists". Keterlibatan
manajemen biasanya dipandang sebagai campur tangan yang member nilai tambah dan
kehormatan. Berikut adalah hal-hal yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa yang
menyebabkan tidak baiknya hubungan antarbagian administrasi publik. Pertama, seluruh
bidang administarasi publik mempunyai sejarah kegagalan implementasi sistem pengadaan
barang dan jasa. Kedua, efektivitas bagian pengadaan organisasi sektor publik sangat
tergantung pada pencapaian keseimbangan antara pengendalian dan fleksibilitas, antara
kesamaan sistem perlindungan dan penyediaan insentif secara individual bagi kinerjanya,
serta antara hasil jangka pendek dan keberlangsungan jangka panjang.

Penetapan Organisasional

Manfaat utama sentralisasi adalah bahwa pegawai pengadaan barang dan jasa di organisasi
sektor publik mengetahui hukum, kebijakan, dan prosedur, serta mempunyai daya ingat
kelembagaan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal bagi organisasi sektor publik.
Pada sisi lain, desentralisasi akan mempercepat proses dan penempatan yang besar dengan
penekanan pada pelayanan serta barang yang harus diberikan . Membangun mekanisme
konsultasi dalam proses pengadaan barang dan jasa akan sangat berguna tidak hanya untuk
member organisasi publik manfaat atas pembelanjaan ‘nasihat’ ahli, namun juga untuk
mengecek kelalaian dalam pengadaan barang dan jasa.

4. Apa Yang Didelegasikan dan Kapan?

Isu Umum

Isu pendelegasian dan desentralisasi berputar menuju keseimbangan antara efisiensi dan
risiko. Risiko meningkat dengan adanya pendelegasian pengadaan barang dan jasa . namun,
solusinya bukanlah sentralisasi pengadaan barang dan jasa. Risiko harus dikaitkan dengan
semua unit yang terkait. Pada umumnya, tiga variabel yang menentukan derajat risiko adalah:

 Kekhususan

 Strukturpasar

 Ukurandankerumitantransaksi

Kekhususan produk dan kontrak berkebalikan dengan risiko. Dengan adanya produk atau
kontrak tersebut mengurangi peluang adanya manipulasi dalam proses pengadaan barang dan
jasa. Kekhususan atau rincian tersebut dapat dmasukkan dalam standar untuk berbagai
pemasok khusus.

5. Menjaga Keterpaduan Dalam Pengadaan Barang Dan Jasa

Area Korupsi

Korupsi dapat terjadi dalam pengadaan barang dan jasa, terutama pada kondisi berikut:

 Aturannya tidak jelas dan tidak mudah diakses publik

 Dokumen penawaran kurang baik atau banyak interpretasi

 Spesifikasi dan standar tidak jelas serta pengawasan kontarak lepas

Dengan kondisi tersebut, baik unit pengadaan barang dan jasa maupun penawar dapat
mengorupsi proses pengadaan barang dan jasa. Unit pengadaan barang dan jasa dapat:

a. Menyesuaikan spesifikasi untuk memberikan manfaat kepada pemasok khusus atau

kontraktor
b. Membatasi informasi tentang kesempatan penawaran hanya pada beberapa penawar
potensial

c. Menegaskan pentingnya pernyataan untuk memberikan kontrak dengan dasar sumber

daya tunggal

d. Memberikan penawar yang lebih disukai informasi rahasia ketimbang penawar yang lain

e. Mendiskualifikasi pemasok potensial melalui prekualifikasi yang tidak layak atau biaya
penawaran yang berlebihan

f. Terlibat langsung dalam kolusi dengan penawar, atau keterlibatan lain untuk mengubah
proses secara keseluruhan.

Para penawar dapat mengambil beberapa tindakan untuk mengubah proses penawaran dan
outcame nya seperti:

 Bersekongkol antar penawar untuk menentukan harga penawaran.

 Bersekongkol untuk menetapkan perputaran atau sistem lainnya, dimana penawar tidak
akan berpatisipasi dalam perubahan atau dengan sengaja mengajukan usulan yang tidak
akan diterima atau secara teknis tidak sesuai.

 Mempromosikan standar teknis yang dikriminatif.

 Menggunakan pengaruhnya atau menyuap dalam rangka mendesak pengambil keputusan

atau pejabat publik untuk campur tangan dalam evaluasi penawaran.

Upaya-upaya internasional untuk Menjamin Keterpaduan dalam Pengadaan Barang dan

Jasa

Lembaga pemberi pinjaman internasional, seperti Persatuan Bangsa-Bangsa (PBB), Bank

Dunia,dan ADB berkontribusi secara signifikan dalam pemberantasan korupsi pada
pengadaan barang dan jasa.Prinsip umum pengadaan barang dan jasa pada PBB adalah
mensyaratkan seluruh pegawai pengadaan barang dan jasa organisasi publik untuk menjaga
keterpaduan standar yang tidak dapat disangsikan dalam menjamin hubungan bisnisnya, baik
keluar maupun kedalam organisasi yang dipekerjakan, dan tidak memanfaatkan organisasinya
demi keuntungan pribadi.

Pengembangan Kapasitas Pengadaan Barang dan Jasa Publik

Walsh dan Leigland (dalam Perry 1986), menyatakan bahwa standar keahlian dan
profesionalitas pegawai pengadaan barang dan jasa tidaklah mudah dicapai. Administrasi
pasca kontrak dan pengamatan membutuhkan keahlian khusus untuk memastikan bahwa
kewajiban kontrak dipenuhi secara tepat waktu dan memecahkan permasalahan yang ada.
Manajemen membutuhkan arahan teknis (moduler) dalam pelatihan manajemen pengadaan
barang dan jasa untuk pelayanan sipil. Kamar dagang dan asosiasi kontraktor di negara-
negara yang berbeda, dapat juga mengembangkan jaringan serta praktek pengadaan barang
dan jasa yang baik, melalui program pelatihan untuk manajer pengadaan barang dan jasa
publik.

6. Barang Dan Jasa Publik VS Barang Dan Jasa Swasta

Barang publik adalah barang kolektif yang harus dikuasai oleh organisasi sektor publik.
Sifatnya tidak eksklusif dan diperuntukan bagi kepentingan seluruh warga dalam skala luas.
Sedangkan barang swasta adalah barang khusus yang dimiliki oleh swasta. Sifatnya eksklusif
dan hanya bisa dinikmati oleh mereka yang mampu membelinya, karena harganya
disesuaikan dengan harga pasar menurut rumus sang penjual. Adalagi barang setengah
kolektif yang dimiliki oleh swasta atau patungan swasta dan pemerintah. Seharusnya barang
ini tidak boleh bersifat eksklusif, dan pemerintah harus ikut menentukan harga penjualannya,
yang biasanya tidak terjangkau oleh rakyat kecil.

Penyediaan Pelayaan

Alasan mengapa sektor swasta cenderung bekerja lebih efisien dan efektif;

 Sektor swasta mempunyai fleksibilitas dalam hal pengelolaan sumber daya, sehingga
perubahan permintaan pasar mudah ditanggapi.

 Adanya persaingan pelayanan mendorong lebih baiknya mutu pelayanan dengan harga
yang lebih murah bagi pelanggan.

Beberapa pengecualian dalam pemenuhan kepentingan pelanggan:

 Pelanggan tidak mampu menilai mutu pelayanan. Jika ini terjadi, sektor publik harus
menetapkan sejumlah standar mutu untuk melindungi konsumen.

 Tidak terjadi persaingan antara para pemberi pelayanan. Jika terjadi monopoli secara
alamiah, maka sektor swasta kurang mendapat insentif untuk beroperasi secara efisien.
Maka intervensi publik sekali lagi dibutuhkan untuk menjamin terpenuhinya standar
harga, mutu, dan persaingan.

 Adanya faktor luar yang negatif yang mempengaruhi pelayanan. Jika pemberian suatu
pelayanan atau barang mempunyai dampak negatif terhadap orang lain yang bukan
 produsen atau konsumen pelayanan/barang itu maka pemerintah harus mengintervensi
untuk menghilangkan faktor tersebut atau setidaknya menjamin ganti rugi pantas.

Pemberian pelayanan membutuhkan kemitraan antara sektor swasta, publik, dan organisasi
kolektif.

Perubahan Kelembagaan

Ketidakmampuan untuk memahami cara baru dalam mengerjakan sesuatu disebut kebutaan
paradigma. Agar sebuah lembaga pemerintah terbuka terhadap asaran-saran dari lembaga
yang mewakili konsumen, atau bersedia mempertimbangkan pengalihan ke sektor swasta,
suatu perubahan persepsi atau paradigma baru perlu dilakukan. Langkah awal dalam
mengatasi kebutaan paradigm adalah mencari apa yang bisa dilakukan untuk mengubah cara
kerja.

7. Standar Harga

Rancangan anggaran pendapatan dan belanja pada dasarnya memuat rencana keuangan yang
diperoleh dan digunakan organisasi sektor publik demi melaksanakan kewenangannya dalam
penyelenggaraan kegiatan operasi organisasi, serta pelayanan umum selama satu tahun
anggaran, baik itu pelayanan pengadaan barang yang berbentuk fisik maupun barang dalam
arti jasa (pelayanan publik). Untuk menyusun anggaran pendapatan dan belanja, organisasi
sektor publik membutuhkan standar harga sebagai acuan bagi unit kerja/dinas untuk
mengukur aktivitas dalam rancangan anggaran pendapatan dan belanja.

Tujuan dan Manfaat Standar Harga

Penerapan standar harga pada dasarnya akan memberikan tujuan serta manfaat berikut:

a) Menghindari adanya belanja yang kurang efektif dalam upaya pencapaian kinerja

b) Terciptanya acuan standar harga yang normal mengenai barang dan jasa yang dapat
dijadikan acuan bagi unit kerja yang ada di organisasi pemerintahan maupun organisasi
publik lainnya

c) Terciptanya komunikasi yang lebih efektif dalam penyusunan anggaran

8. Kebijakan Pengadaan Barang Dan Jasa Publik

Organisasi telah mengambil beberapa inisiatif untuk memperbaiki penyelenggaraan

organisasi, antara lain:

a) Reformasi peraturan.
b) Perumusan strategi reformasi pegawai atau keanggotaan organisasi.

c) Rancangan peraturan organisasi untuk memantapkan manajemen keuangan organisasi.

d) Pembentukan komisi anti korupsi pada organisasi.

e) Pembentukan kemitraan bagi pembaruan tata organisasi.

Demikian pula dalam bidang pengadaan barang dan jasa, peraturan harus ditetapkan demi
mengatur tata laksana pengadaan barang dan jasa. Keppres 61 Tahun 2004 telah mengatur
dengan tegas dan jelas mengenai prosedur pengadaan barang dana jasa, termasuk pembinaan
dan pengawasannya.

B. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA PUBLIK

1. Kerangka Kerja Hukum dan Peraturan Bagi Pengadaan Barang dan Jasa

Pengadaan Barang dan Jasa Publik serta Hukumnya

Kerangka kerja hukum bagi pengadaan barang dan jasa publik termasuk kewajiban
internasional, perundang-undangan khusus pengadaan barang dan jasa, kontrak dan hukum
perdagangan secara umum, serta hukum hak paten dan hak cipta, hukum ketenagakerjaan,
hukum sewa menyewa dan kesepakatan sewa-beli, arbitrasi, serta konsolidasi.

Kerangka Kerja Aturan

Banyak Negara yang mengandalkan undang-undang kontrak umum untuk mengatur

pengadaan barang dan jasa publik menerapkan aturan internal yang menentukan proses
formal penawaran, evaluasi penawaran, penyerahan dan kesimpulan kontrak, serta
pengelolaan kontrak. Regulasi pengadaan barang dan jasa seerta aturan audit menempatkan
kepercayaan yang besar pada persaingan dan tujuan pembuatan keputusan, kecuali dalam
keadaan darurat, seperti bencana alam. Pendekatan ini sering kali menghasilkan aturan
pengendalian yang luas. Setelah pengaturan kontrak, regulasi yang tegas tentang pelanggaran
kontrak dan kinerja kontraktor yang tidak memuaskan perlu diterbitkan. Rumitnya tata aturan
yang ada menyebabkan munculnya pergerakan untuk mempersingkat dan menggabungkan
hukum serta undang-undang mengenai transaksi pengadaan barang dan jasa.

2. Penggunaan Kode Model (Model Codes)

Pada tahun-tahun belakangan ini, penekanan ditempatkan pada penyeragaman kode

pengadaan barang dan jasa dalam mengatur kerangka kerja dasar pengadaan barang dan jasa
yang dilengkapi dengan aturan yang lebih rinci oleh organisasi sektor publik. Di tingkat
daerah, satu upaya pertama kali pada penyeragaman kode pengadaan barang dan jasa adalah
Model Procurement Code for State and Local Governments di Amerika Serikat. Sedangkan
Uni Eropa meminta dengan tegas penyelenggaraan model kode pengadaan barang dan jasa
yang sesuai dengan kondisi Negara-negara anggotanya.

3. Manual dan Prosedur

Manual pengadaan barang dan jasa publik terdiri dari (i) manual kebijakan yang termasuk
aturan pembelian dan prosedur administrasi; (ii) manual dan prosedur operasi praktek
internal; dan (iii) manual vendor yang sering kali berbentuk booklet mengenai bagaimana
melakukan kerjasama dengan organisasi sektor publik. Organisasi yang mengadakan barang
dan jasa harus mempunyai dokumentasi kebijakan, petunjuk, norma, standar, manual,
prosedur, catatan, dan kertas kerja terkait. Unsure utama sistem dokumentasi pengadaan
barang dan jasa adalah:

 Manual kualitas (Quality Manual)

 Standar prosedurpelaksanaan (Standard operating procedures=SOP)

 Perubahankebijakanpengawasan (change control policy)

 Kode pelaksanaan (code of conduct) = aturan pelaksanaan

 Petunjukmengenaikonflikkepentingan (guidelines on conflict of interest)

 Daftar prakualifikasi produk dan organisasi pemasok barang dan jasa (list of prequalified
products and manufacturers)

 Penyelenggaraancatatan (maintenance of records)

C. Siklus Pengadaan Barang Dan Jasa Sektor Publik

1. Penetapan Peraturan Pelaksana Anggaran

Tahapan pertama dari siklus pengadaan barang dan jasa publik adalah menetapkan aturan
dalam melaksanakan anggaran yang telah ditetapkan agar pelaksanaannya dapat dikendalikan.

2. Distribusi Anggaran ke Masing-Masing Organisasi/ Unit

Setelah aturan dalam pengadaan barang dan jasa publik ditetapkan, tahapan yang kedua
adalah pendistribusian anggaran untuk masing-masing unit atau organisasi yang
membutuhkan.

3. Pembuatan Peraturan Pengadaan Barang dan Jasa

Tahapan ketiga adalah anggaran didistribusikan ke masing-masing unit organisasi adalah
pembuatan peraturan dalam pengadaan barang dan jasa publik. Hal ini akan memberikan
arahan dan pengendalian bagi setiap organisasi atau unit dalam pengadaan barang dan jasa
publik, sehingga barang atau jasa yang diinginkan bisa didapatkan, sesuai keinginan dan
anggaran yang disediakan.

4. Penentuan Program yang Membutuhkan Pengadaan Barang dan Jasa

Setelah peraturan pengadaan barang dan jasa dibuat, tahapan selanjutnya adalah menentukan
program-program kegiatan apa yang membutuhkan pengadaan barang dan jasa. Dengan kata
lain, tahapan ini mengidentifikasi kegiatan/program yang memerlukan pengadaan barang dan
jasa.

5. Analisis Anggaran Penggadaan

Setelah ditemukan atau teridentifikasi program/kegiatan apa saja yang membutuhkan

pengadaan barang dan jasa, analisis anggaran yang disediakan dibandingkan dengan barang
dan jasa dibutuhkan, sehingga anggaran yang disedikan tersebut dapat digunakan secara
optimal dalam pemenuhan kebutuhan barang dan jasa.

6. Pengumuman Pengadaan

Tahapan selanjutnya adalah pengumuman pengadaan barang dan jasa, atau kegiatan
pemberitahuan kepada khalayak atau pihak-pihak yang mampu memenuhi barang dan jasa
yang dibutuhkan organisasi sektor publik tersebut dalam mengirimkan surat penawaran atas
barang atau jasa yang dibutuhkan.

7. Proses Tendering

Tahap berikutnya adalah proses tendering. Dalam proses ini, organisasi sekotr publik atau
pemerintah daerah melakukan seleksi atas surat penawaran barang dan jasa yang telah dikirim
oleh pihak-pihak yang mampu menyediakan, kemudian dipilih penawaran yang paling
mampu memenuhi kriteria yang diajukan oleh organisasi sektor publik.

8. Pengumuman Hasil Pengadaan

Setelah melakukan proses tendering atau proses seleksi surat penawaran barang dan jasa,
tahapan selanjutnya adalah mengumumkan pihak yang berhak memasok kebutuhan barang
dan jasa bagi organisasi sektor publik.

9. Penandatanganan Surat Perjanjian Kerja (SPK)

Setelah pengumuman hasil pengadaan dan pemberitahuan kepada pihak yang bersangkutan,
tahapan selanjutnya adalah penandatanganan surat kerjasama antara organisasi sektor publik
dan pihak yang menyediakan barang dan jasa.

10. Pengerjaan Pengadaan

Tahapan selanjutnya adalah pihak yang memenangkan tender pengadaan barang dan jasa
yang dibutuhkan organisasi sektor publik memulai pengerjaan/proses produksi barang atau
jasa yang diperlukan.
 11. Serah Terima Barang atau Jasa

Setelah barang dan jasa yang diinginkan siap pakai, tahapan selanjutnya adalah serah terima
barang dan jasa dari pihak yang mengadakan atau memproduksi barang dan jasa tersebut
dengan pihak organisasi sektor publik.

12. Proses Kepemilikan Serta Penggunaan Barang dan Jasa

Setelah diterima oleh organisasi sektor publik barang dan jasa sah menjadi milik organisasi
sektor publik dan siap digunakan dalam menunjang kegiatan atau program yang telah
direncanakan. Apabila organisasi sektor publik ingin melakukan pengadaan barang dan jasa
kembali, tahapannya akan kembali lagi dari awal.

D. TEKNIK PENGADAAN BARANG DAN JASA SEKTOR PUBLIK

1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa

a. Bentuk dan tahapan pengadaan barang dan jasa

Bentuk pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di berbagai organisasi sektor publik
tergantungg pada sifat barang dan jasa, ukuran dan kerumitan kontrak, tingkatan
administratif, serta struktur pasar. Tata cara pengadaan secara global dan jenis dokumen
penawaran dapat diketahui secara umum. Prosedur pengadaan barang dan jasa secara khusus
dapat dikembangkan serta diaplikasikan pada kasus tertentu, seperti :

- Penawaran yang kompetitif (internasional atau nasional)

- Pembelanjaan (internasional atau nasional)
- Kontrak langsung (terkadang disebut dengan sumber kontrak tunggal atau pemilihan
langsung)
- Pengadaan barang dan jasa melalui agen

Persaingan penawaran

Penawaran yang kompetitif adalah penentuan ambang nilai dalam pengadaan barang dan jasa,
di mana yang dipilih harus berada di atas ambang tersebut. Di samping pemasok swasta,
penawar potensial juga termasuk unit kerja di bawah organisasi nonpemerintah dan organisasi
nirlaba. Kompleksitas proses tergantung pada nilai serta sifat barang dan jasa yang diadakan.
Sementara itu, permintaan penawaran kompetitif sama di semua kasus dan memungkinkan
penggunaan bentuk-bentuk lain pengadaan barang dan jasa :

 Deskripsi yang jelas dan adil apa yang dibeli

 Publikasi kesempatan untuk menawar
 Kriteria yang adil untuk pemilihan dan pembuatan keputusan
 Menerima tawaran dari pemasok yang bertanggungjawab (atau kontraktor)
 Perbandingan penawaran dan penetapan penawaran yang terbaik, yang sesuai dengan
aturan pemilihan yang ditentukan dan dipublikasikan sebelumnya
 Pemberian kontrak
Terkait dengan proses, tahapan proses penawaran kompetitif adalah:

 Prapenawaran (prebid)
 Pengumuman dan undangan penawaran kepada publik
 Pembukaan dan evaluasi penawaran
 Pemecahan keluhan
 Pemberian kontrak dan kesimpulan

Proses Prapenawaran (Prebid Process)

Kebutuhan prapenawaran meliputi standar penawaran dan dokumen tender, aturan

pengklasifikasian dan pendaftaran kontraktor serta pemasok, aturan prekualifikasi, panitia
evaluasi penawaran (jika diperlukan), dan proses pengambilan keputusan menyangkut
perolehan penawaran. Dokumen harus berisi spesifikasi yang jelas, petunjuk kepada penawar,
dan syarat-syarat kontrak. Kebutuhan utama dari proses yang adil dan terbuka adalah
dokumen penawaran harus dalam bahasa yang mudah dipahami oleh semua penawar.
Sejumlah negara memberikan informasi dan dokumen dalam bentuk elektronik melalui
saluran yang mudah di jangkau atau melalui perkumpulan kontraktor.

Pengumuman dan Undangan Publik untuk Menawar

Pengumuman kesempatan penawaran merupakan hal yang sangat mendasar dalam penawaran
yang kompetitif. Pengumuman itu harus dipublikasikan di surat kabar lokal dan nasional,
lembaran kantor, atau buletin elektronik untuk menyesuaikan sifat serta ukuran proyek.
Informasi tentang undangan penawaran harus ada di organisasi sektor publik dan unit kerja di
bawahnya. Pengumuman penawaran harus dipublikasikan dengan bahasa yang lebih mudah
dipahami, sehingga kontraktor kecil dan organisasi masyarakat dapat mengikuti penawaran.
Penawaran internasional juga harus dipublikasikan di jurnal perdagangan dan surat kabar
serta internet.

Dokumen penawaran harus memberikan semua informasi kepada calon penawar barang, jasa,
atau pekerjaan yang disediakan.

Dokumen penawaran biasanya terdiri dari :

 Undangan penawaran
 Instruksi kepada penawar, termasuk kriteria untuk evaluasi penawaran
 Formulir penawaran
 Formulir/bentuk kontrak
 Kondisi umum dan khusus dari kontrak
 Spesifikasi (dan digambarkan jika relevan)
 Daftar barang dan kuantitasnya
 Pemberian waktu atau skedul pemenuhan
 Kebutuhan lampiran untuk beberapa item, seperti jenis deposit atau jaminan keamanan.

Dokumen itu harus menggunakan bahasa lokal atau internasional (biasanya bahasa
lnggris).Untuk mendampingi organisasi sektor publik di negara berkembang, organisasi
internasional mempunyai standar dokumen penawaran untuk berbagai jenis pengadaan barang
dan jasa. Pada beberapa penawaran tertentu, organisasi sektor publik yang menerima bantuan
diminta menggunakan standar dokumen penawaran dan organisasi donor.

Pembukaan dan Evaluasi Penawaran

Kunci bagi terciptanya transparansi dan keadilan adalah membuka penawaran pada waktu dan
tempat telah ditentukan, yang dihadapi oleh seluruh penawar atau perwakilannya. Beberapa
pembukaan penawaran publik akan mengurangi risiko bahwa penawaran akan bocor kepada
pesaing, hilang, atau dimanipulasi. Setelah penawaran dibuka dan pemenangnya diumumkan,
tidak ada lagi informasi tentang evaluasi penawaran dan rekomendasi penyerahan yang akan
diperlihatkan. Ini merupakan salah satu tahapan yang paling sulit dilaksanakan secara benar
dan adil dalam proses pengadaan barang dan jasa, serta salah satu tahapan yang paling mudah
dimanipulasi.

Beberapa organisasi sektor publik menyediakan panitia evaluasi penawaran bagi proses
pengadaan barang dan jasa. Para ahli diundang untuk mendampingi pelaksanaan evaluasi
penawaran yang kompleks. Keputusan penawaran bernilai kecil diserahkan kepada tingkatan
yang lebih rendah. Laporan evaluasi penawaran harus dipersiapkan dengan memberikan
alasan khusus bagi rekomendasi.

Perolehan kontrak

Organisasi memberikan kontrak dalam periode penawaran yang sah kepada penawar yang
telah ditentukan. Penentuan ini dilakukan dengan mengevaluasi dokumen penawaran yang
memiliki biaya yang memadai. Penawar tidak diharuskan untuk memikul tanggungjawab
yang tidak ditentukan dalam dokumen penawaran atau sebaliknya. Jika pemenang penawaran
melebihi perkiraan pada prapenawaran, organisasi dapat bernegosiasi dengan pemenang
penawaran menyangkut kontrak yang lebih murah dari harga kontrak dengan mengurangi
lingkup pekerjaan atau realokasi pertanggungjawaban. Proses ini harus transparan dan terkait
dengan kriteria tujuan.

Ganti Rugi terhadap Kelalaian

Kesempatan yang tersedia bagi penawar untuk mengajukan keluhan dan pengaduan
menyangkut keadilan serta kepastian proses dan klasifikasi kelengkapan. Kebanyakan
organisasi sektor publik menyediakan prosedur pada bagian pengadaan barang dan jasa itu
sendiri untuk menginvestigasi keluhan kontraktor beserta ganti rugi atau pembagiannya.
Sebagai contoh, di jepang unit khusus dalam kabinet mempertimbangkan keluhan persaingan
penawaran internasional.

2. Bentuk Pengadaan Barang dan Jasa

Sumber Pengadaan Barang dan Jasa Tunggal

Pengadaan barang dan jasa publik dengan sumber tunggal disebut single-tender purchase atau
pilihan langsung atau kontak langsung. Hal ini layak dilakukan menyangkut pembelian sistem
dan peralatan dalam kondisi darurat atau bencana alam, dengan memenuhi kondisi
standardisasi perlengkapan atau suku cadang (dan harga yang pantas). Pemilihan langsung
juga sesuai dan efektif dalam pengadaan pelayanan konsultasi, di mana jejak catatan
kompetensi teknik merupakan pertimbangan utama menyangkut kesesuaian rentang waktu
pelaksanaan. Hal ini sering kali terjadi pada kasus pelayanan manajemen sektor publik di
mana kontrak bernilai kecil dan konsultasi individu sangat dibutuhkan.

Permintaan Proposal (Requests for Proposals)

Permintaan proposal adalah negosiasi penawaran di mana pihak-pihak yang terlibat

memasukan kontrak setelah mendiskusikan istilah, kelengkapan, biaya, dan unsur lainnya.
Tidak ada penawaran formal yang biasa terjadi dalam konsultasi atau pelayanan profesional
pribadi, misalnya arsitek. Tidak seperti undangan penawaran yang berfokus pada kualifikasi
minimal, permintaan proposal berfokus pada kualitas. Permintaan proposal juga
menggunakan satu pemasok untuk produk khusus, misalnya software komputer atau paten
khusus.

Proses permintaan proposal dimulai dengan mendefinisikan lingkup pelayanan/jasa, yaitu

identifikasi penawar yang mungkin terkait ‘siapa’yang mendorong membuat penawaran
penyediaan jasa atau produk. Kemudian, harga dan kondisi pelaksanaan dinegosiasikan.

Pengadaan Barang dan Jasa dari Entitas Organisasi Publik

Kontrak antarpemerintah merupakan pilihan pemberian layanan di mana satu unit organisasi
setuju menyediakan pelayanan kepada unit pemerintah lain(Rehfuss 1989). Contoh kontrak
semacam ini adalah kabupaten A setuju mengumpulkan sampah untuk kota lain di mana
pelayanan ini biasanya dibayar langsung oleh penduduk. Kabupaten itu dapat menerima
pembayaran dari kota atau menggunakan pajak properti untuk membiayainya.

Pembelian dalam Skala Kecil (Small Purchases)

Seluruh organisasi sektor publik dan organisasi internasional telah menetapkan nilai ambang,
di mana penawaran tidak dibutuhkan serta pengadaan barang dan jasa dialihkan ke tingkatan
yang lebih rendah atau prosedur pembelanjaan yang diizinkan. Bagian pengadaan organisasi
sektor publik mengikuti perolehan kontrak berdasarkan evaluasi sederhana atas tiga penawar
dari sejumlah pemasok yang telah dikenal. Kontrak kesepakatan itu bersifat sederhana dan
sering kali hanya terdiri dari sebuah surat saja.

Pengadaan Barang dan Jasa dari Organisasi Nirlaba serta Organisasi Masyarakat

Masyarakat lokal atau organisasi nonpemerintah didorong untuk berpartisipasi dalam kontrak
di sejumlah negara dan bahkan dalam proyek yang didampingi oleh agen donor. Tujuannya
adalah untuk menaikkan kelangsungan proyek mencapai tujuan khusus sosial,
mengembangkan rasa memiliki proyek di tingkat lokal, menemukan kebutuhan pengguna
secara lebih tepat, atau mengurangi biaya transaksi. Pendekatan yang relevan adalah
pemberian pelayanan sosial kepada kelompok yang dituju. Sifat dari pengadaan barang dan
jasa berbasis masyarakat akan tergantung pada keadaan lokal.

Penawaran dalam Proyek yang Didanai Agen Donor

Karena pentingnya pengadaan barang dan jasa publik dalam manajemen pengeluaran publik
serta penggunaan bantuan eksternal secara baik, organisasi multilateral seperti UN, ADB,
World Bank, EU mempunyai petunjuk bagi proyek pengadaan barang dan jasa publik yang
dibiayainya.
Empat pertimbangan yang mengarahkan syarat organisasi bantuan (World Bank 1995):

 Ekonomi dan efisiensi dalam pelaksanaan proyek;

 Kesempatan bagi semua penawar yang memenuhi syarat dari negara maju dan negara
berkembang untuk bersaing memperebutkan hak menyediakan barang dan jasa yang
didanai organisasi;
 Mempromosikan kontrak domestik dan industri manufaktur dinegara penerima bantuan;
 Transparansi dalam proses pengadaan barang dan jasa.

3. Administrasi Kontrak dan Pengawasan

Pentingnya Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak dan pengawasan merupakan area yang terabaikan di berbagai organisasi
sektor publik, yang mencerminkan kapabilitas pelaksanaan yang rendah di organisasi sektor
publik. Secara umum, kontrak harus dilaksanakan dan diawasi secara hati-hati. Memisahkan
kembali kontrak dengan pihak swasta tidak akan memecahkan masalah birokrasi. Proses
birokrasi yang rumit banyak menghabiskan biaya dan sering memunculkan praktek korupsi,
kolusi, dan nepotisme(KKN) di pemerintahan.

4. Pengawasan Pelaksanaan Kontrak

Jaminan Kualitas

Kualitas adalah komponen ekonomi dan jaminan kualitas adalah bagian yang penting dalam
pengamatan kontrak. Hal ini terkait dengan draft teknis yang jelas dan karakter lain dari
produk, pekerjaan, atau pelayanan yang disediakan menurut kontrak. Sifat jaminan kualitas
akan bergantung pada sifat output. Berbagai organisasi sektor publik telah menetapkan unit
pengendalian kualitas pada bagian pekerjaan publik.

5. Pengadaan Barang dan Jasa Militer

Pengadaan barang dan jasa militer berbeda dengan pengadaan barang dan jasa sipi. Hal ini
terjadi atas pertimbangan keamanan sosial akibat pelaksanaan yang kurang transparan
dibandingkan dengan bentuk lain dari pengadaan barang dan jasa. Pada sisi persediaan biaya
tetap yang stabil dan skala ekonomi yang ada dalam produksi peralatan pertahanan serta
kebutuhan penelitian yang tinggi, dan pengembangan investasi dengan tekonologi baru akan
semakin meningkatkan rintangan bagi “pendatang baru”.

E. CONTOH PRAKTEK PENGADAAN BARANG DAN JASA DI ORGANISASI

SEKTOR PUBLIK

a. Pemerintah Pusat

Dalam organisasi pemerintah pusat, kegiatan pengadaan barang dan jasa dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan akan barang atau jasa dalam mendukung kegiatan operasional
kenegaraan serta pelayanan kepada rakyat dengan menggunakan dana APBN. Salah satu
contoh pengadaan barang dan jasa yang dilakukan pemerintah pusat adalah pengadaan
peralatan serta mesin-mesin untuk BUMN.
b. Pemerintah Daerah

Pada intinya, proses dan prosedur pengadaan barang dan jasa di pemerintah daerah sama
dengan di pemerintah pusat, hanya ruang lingkup dan tingkatan/ strukturalnya saja yang
berbeda. Pemerintah daerah terbatas pada lingkungan pemerintahan atau masyarakat di daerah
tersebut. Sebagai contoh, pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan pilkada yang dilakukan
oleh KPUD kabupaten yang bersangkutan, kebutuhan rehabilitasi dan rekonstruksi jalan kota
atau provinsi, pengembangan perumahan dan pemukiman, peningkatan sarana dan prasarana
kantor kabupaten, serta lain sebagainya.

c. LSM

LSM adalah organisasi swasta yang kegiatannya ditujukan untuk membebaskan penderitaan,
memajukan kepentingan kaum miskin, melindungi lingkungan, menyediakan pelayanan dasar
masyarakat, atau menangani pengembangan masyarakat. LSM adalah organisasi berbasis nilai
yang secara keseluruhan, atau sebagian, tergantung pada lembaga donor. Pada dasarnya,
tujuan pengadaan barang dan jasa dalam LSM adalah untuk mendukung penyediaan layanan
dasar kepada masyarakat. Contohnya adalah kebutuhan akan barang atau jasa yang digunakan
dalam melakukan analisis dampak lingkungan, penegakan HAM, dan pemonitoran kegiatan
pemilu.

d. Yayasan

Pada dasarnya, yayasan adalah sebuah badan hukum yang memiliki kekayaan yang
dipisahkan dan diperuntukkan untuk mencapai tujuan tertentu di bidang sosial, keagamaan,
serta kemanusiaan. Yayasan dapat melakukan kegiatan usaha untuk menunjang pencapaian
maksud dan tujuannya dengan cara mendirikan badan usaha, dan/atau ikut serta dalam suatu
badan usaha.

e. Partai Politik

Partai politik adalah institusi politik organisasi nonpemerintah yang didirikan untuk
memperjuangkan hak dan kewajiban warga negara dalam rangka pencapaian kesejahteraan
serta kedaulatan rakyat.