Suatu pemrogram harus paham lokasi fisik dan layout catatan. Proses ini akan semakin kompleks apabila terdapat beberapa file yang digunakan. Layout catatan, dokumen yang menunjukkan item yang disimpan dalam file, termasuk urutan dan panjang field data serta tipe data. Penyelesaian permasalahan dengan pisahkan penyimpanan atas data dari penggunaan elemen data dilakukan oleh sistem database. Dua tampilan data pendekatan database : a. Tampilan logis (logical view), secara konseptual kelola dan pahami hubungan antra-item data. b. Tampialn fisik (physical view), data secara fisik diatur dan disimpan dalam sistem komputer. Pemisahan tampilan logis dan fisik data berarti pengguna dpaat ubah tampilan logis data untuk tingkatkan kinerja sistem tanpa pengaruhi pengguna atau program aplikasi. 2. Skema Deskripsi elemen data dalam database. Hubungan dan model logika yang digunaakan untuk kelola dan jelaskan data. 3 level skema dijelaskan sebagai berikut : a. Konseptual, tampilkan keseluruhan database, daftar semua elemen data dan hubungannya. b. Eksternal, tampilan pengguna individu pada bagian database, masing- masing mengacu pada subskema. c. Internal, tampilan level rendah, jelaskan bagaimana data disimpan dan diakses, termasuk layout, catatan, definisi, alamat, dan indeks. Setiap subskema dpaat cegah akses untuk porsi-porsi database yang tidak mengaplikasikannya. 3. Kamus Data Berisi informasi tentang struktur database. Kamus data disimpan oleh DBMS yang inputnya termasuk elemen data baru atau yang terhapus, dan ubah nama elemen data, penjelasan, dan penggunaannya. Outputnya ialah laporan untuk para pemrogram, desainer, pengguna. Contoh output, program atau laporan yang gunakan item data, sinonim elemen data dalam file, dan elemen data yang digunakan pengguna. Laporan tsb akan digunakan sebagai bagian dari jejak audit. 4. Bahasa DBMS Bahasa definisi data, bangun kamus data, buat database, jelaskan tampilan logis tiap pengguna, dan rinci catatan atau hambatan keamanan field. Bahasa manipulasi data, ubah isi database, termasuk buat, perbarui, sisipkan, dan hapus elemen data. Bahasa query data, bahasa level tinggi seperti bahasa inggris berisi perintah kuat dan mudah digunakan agar pengguna dapat ambil, sortir, pesan, serta tunjukkan data. Penulis laporan, sederhakanan pembuatan laporan. Pengguna akan tentukan elemen data yang ingin dicetak dan penulis akan cari database, ekstrak elemen data, dan cetak dalam format yang diinginkan pengguna. Bahasa query data dan penulis laporan tersedia untuk pengguna. Bahasa definisi data dan bahasa manipulasi data sebaiknya dibatasi untuk megotorisasi administrator dan pemogram.