BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Observasi merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam
mengetahui bagaimana cara pengadaan. Dalam hal ini kami selaku
mahasiswa Politeknik Pos Indonesia jurusan Logistik Bisnis
melakakukan observasi di PT. Lestari Mahaputra Buana Padalarang,
untuk memenuhi tugas dalam bentuk laporan observasi pembelajaran di
kelas, khususnya mata kuliah Manajemen Pembelian. Dengan adanya
observasi ini diharapkan kami dapat mengetahui bagaimana perusahaan
melakukan kegiatan logistik, khususnya pada bagian pengadaan.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi,
dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien
membantu tercapainya perusahaan. Pengadaan juga kerap diartikan
sebagai pola hubungan yang berkaitan untuk melakukan kegiatan
memproses data kebutuhan barang dan jasa untuk produksi atau
pendukung produksi yang tidak terpenuhi dan proses pembeliannya,
sehingga kebutuhan tersebut terpenuhi dan dihasilkan data yang cepat,
tepat, dan akurat, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Barang atau jasa adalah barang yang penggunaannya terkait dengan
kepentinngan masyarakat banyak baik secara berkelompok maupun
secara umum, sedangkan barang atau jasa privat merupakan barang
yang hanya digunakan secara individual atau kelempok tertentu.
PT. Lestari Mahaputra Buana merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang jasa pembuatan pensil. Pensil adalah alat tulis dan
lukis yang awalnya terbuat dari grafit murni. Penulisan dilakukan
dengan menggoreskan grafit tersebut ke atas media . Namun grafit
murni cenderung mudah patah, terlalu lembut, memberi efek kotor saat
media bergesekan dengan kamar, dan mengotori tangan saat di
peggang. Karena itu kemudian diciptakan campuran grafit dengan tanah

1
 liat agar komposisinya lebih keras.selanjutnya komposisi campuran ini
di balut dengan kertas atau kayu.

1.2 Tujuan Observasi

Tujuan dilakukannya observasi dan penyusunan laporan ini yaitu :
1. Untuk mendapatkan pengetahuan tentang pemilihan supplier atau
vendor pada PT. Lestari Mahaputra Buana
2. Untuk mendapatkan informasi tentang proses pengadaan/pembelian
pada PT. Lestari Mahaputra Buana
3. Untuk mendapatkan informasi tentang proses logistik pada PT.
Lestari Mahaputra Buana

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Observasi dilakukan pada:
Hari/Tangga : Jum’at, 15 Mei 2015
l
Tempat : PT. Lestari Mahaputra Buana
Jl. Raya Padalarang No. 273
Bandung Barat 440553

1.4 Sumber dan Teknik Pengumpulan Data

Metode yang dipakai yaitu:
1. Observasi Perusahaan
2. Wawancara

1.5 Sistematika Penulisan Laporan

Dalam penyusunan laporan ini, terdiri dari 3 bab yang satu dan
lainnya berkaitan dalam memecahkan permasalahan yang ada. Adapun
sistematika penulisan untuk setiap bab dalam makalah kunjungan
industri perusahaan Tomkins adalah sebagai berikut :

2
BAB I Pendahuluan

Pada bab ini berisi uraian penjelasan tentang latar

belakang, tujuan, metode, waktu dan tempat
pelaksanaan, sumber pengumpulan data dan
sistematika penulisan makalah.

BAB II Pembahasan

Pada bab ini berisi mengenai penjelasan-penjelasan

pemilihan supplier atau vendor, prosedur
pengadaan, dan juga proses logistik yang berada
pada PT. Lestari Mahaputra Buana.

BAB III Kesimpulan

Pada bab ini berisi jawaban dari perumusan masalah

dan tujuan pemecahan masalah.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Profil Perusahaan

PT. Lestari Mahaputra Buana adalah perusahaan yang bergerak di
bidang manufaktur pada proses pembuatan pensil, perusahaan ini
merupakan perusahaan yang menerima permintaan pemesanan dari
ratusan customer di seluruh dunia contohnya Cina, Vietnam, Jepang,
Jerman, dan Amerika.
Visi
“ To Be The Best End Biggest Slat End Pencil Manufacturer in Asia”
Misi
“Giving the Best To Customers With Continuously in Proving Product
Human Quallity and Production Process Quallity. Pacticipate in
Protecting The Environment as Well as World Foresed’s Sustai
Nability End Offer Resistance To Illegal Logging”

Nama Perusahaan : PT. Lestari Mahaputra Buana

Alamat : Jl. Raya Padalarang No. 273 Bandung
Barat, 40553
Telepon : 022-6807878
Fax : 022-6808010
Email : ptimb@bdg.centrin.net.id
Tanggal Pendirian : 24 Januari 1996
Legal Status : Perseroan Terbatas (PT)
Kategori Perusahaan : Perusahaan Swasta Nasional
Bidang usaha : Pensil Slate Industri
Kapasitas Produksi : Pensil Slates – 15.0 mllion gross p.a.
Pasar : Eksport
Kapitalisasi : Authorized capital Rp 10.000.000.000
Issued capital Rp 3.000.000.000
Piadup capital Rp 3.000.000.000
Pemegang Saham : Mr. Kwee Tjing Sung
Mrs. Theresa Weena Worang
Total Investasi : Owned Capitel – Rp 10.000 million
Bankir : PT. Bank Central Asia.Tbk

4
 PT. Bank Internasional Indonesia.Tbk
Mulai Beroprasi : 1997
Jumlah Karyawan : 2.500
Supervisior : Member (S) - Mrs. Theresa Weenang
Worang
Dewan Manajemen : Director (S) – Mr. Kwee Tjing Sung
General Manager – Mr. Ferry Sumekar
Asosiasi Kompani : Member of The Xylo Indah Pratama Group

2.2 Pemilihan Supplier atau Vendor

PT. Lestari Mahaputra Buana (LMB) dalam proses pemilihan
supplier atau vendor dengan cara menyeleksi supplier yang akan
menjalin kerja sama dengan beberapa persyaratan yang harus di penuhi
oleh vendor tersebut, seperti mempunyai harga material yang lebih
murah dari vendor lain, dengan harga yang murah tetapi dengan kualitas
material yang baik, memiliki track record yang baik dalam menjadi
vendor, memiliki jadwal pengiriman yang tepat waktu dikarenakan PT.
Lestari Mahaputra Buana mempunyai persiapan buffer stock 5% dari
total yang akan dipesan. Dalam sistim pembayaran PT. Lestari
Mahaputra Buana mengharapkan dapat melakukan pembayaran pada
saat material tersebut tiba di perusahaan dan jika vendor yang dapat
memenuhi kriteria tersebut maka vendor tersebut akan dipilih untuk
menjadi supplier/vemdor. Selain itu perusahaan memiliki beberapa
vendor/supplier, jika terdapat vendor yang tidak dapat memenuhi
permintaan dari perusahaan maka perusahaan akan memakai jasa vendor
lainya sehingga perusahaan tidak bergantung pada satu vendor saja,
karena jika hanya mengandalkan satu vendor saja maka dapat
mengakibatkan keterlambatan peroduksi jika vendor tersebut tidak dapat
memenuhi permintaan perusahaan.
PT. Lestari Mahaputra Buana dalam melakukan pemilihan supplier
tidak hanya melibatkan supplier yang ada pada dalam negeri tetapi dari
luar negeripun di ikutsertakan. Perusahaan memiliki banyak supplier
untuk menghendle tiap-tiap kebutuhan material dalam memproduksi

5
 pensil yang di pesan oleh customer, seperti vendor untuk menyediakan
material lead (isi pensil), cat, kayu, foil, rubbertrip, dus, dan lem,
sehingga perusahaan harus memiliki banyak vendor agar kebutuhan
material dapat terpenuhi.

2.3 Proses Pengadaan / Pembelian

PT. Lestari Mahaputra Buana yang bergerak dibidang jasa dan
manufacturing melakukan proses pengadaan atau pembelian dengan cara
:
2.3.1 Identifikasi Kebutuhan
PT. Lestari Mahaputra Buana melakukan penentuan permintaan
barang yang akan dibutuhkan dengan berbagai macam cara
sesuai dengan bahan baku yang akan di gunakan. Jika jumlah
material berada pada posisi dibawah stock minimal, maka bagian
gudang akan membuat Permintaan Pembelian (PP) sesuai dengan
jumlah yang diminta atau sejumlah kebutuhan terhadap bahan
baku dan bahan pendukung yang disetujui oleh manajer produksi.
Bahan baku pembuatan pensil terdiri dari Lead, Cat, Foil,
Rubberttip, Packing, dan Lem.
1. Lead
Perencanaan untuk mempersiapkan lead biasanya sesuai
dengan order dan melihat stock lead dan stock bebas.

2. Cat
Perencanaan untuk mempersiapkan cat dengan melihat
kebutuhan cat, memesan menurut kelipatannya dan
kelebihannya disimpan di produksi.
3. Foil
Perencanaan pada pemenuhan kebutuhan foil dengan cara
menghitung panjang foil yang akan digunakan.

6
 4. Rubbertrip
Menentukan pemenuhan barang eraser dan ferrule harus
sejenis, dan memperkirakan mana yang harus di stock dan
melihat pemakaian tahun-tahun sebelumnya (fluktuatif)
5. Packing
Menetukan perencananaa untuk mempersiapkan dus harus
melihat stock yang ada dan allowance.
6. Lem
Menentukan perencananaan pembelian lem dengan cara
melihat batas minimun.

2.3.2 Pemilihan Sumber

Dalam melakukan proses produksi PT. Lestari Mahaputra
Buana malakukan pemilihan sumber langsung dari vendor-
vendor yang sudah bekerja sama atau menjalin kemitraan
dengan perusahaan tersebut, sesuai dengan ketentuan yang
telah di sepakati oleh kedua belah pihak. Vendor PT. Lestari
Mahaputra Buana terdapat di dalam negeri (Bekasi) dan luar
negeri (China).
2.3.3 Identifikasi Supplier
Cara pemilihan Supplier PT. Lestari Mahaputra Buana
dilakukan dengan memiliki beberapa persyaratan yang harus
dipenuhi oleh vendor, seperti meiliki harga metrial yang lebih
murah dari vendor lain, dengan harga yang murah tetapi
dengan kualitas material yang baik, dan miliki jadwal
pengiriman yang tepat waktu. Perusahaan ini juga
menggunakan vendor yang sudah di percaya dan sudah lama
menjalin kerjasama, seperti Sianghai dari China yang bahan
bakunya berbentuk grafit. Apabila vendor tidak dapat
memenuhi kebutuhan, maka pihak perusahaan akan
melakukan musyarawarah kepada pihak vendor terkait

7
 dengan kelanjutan kerja samanya dan jika tidak ada tindak
lanjut dari vendor, maka perusahaan akan mengehntikan
kontrak terhadap vendor tersebut.
2.3.4 Pembuatan Surat Pemesanan
Surat pemesanan di keluarkan oleh bagian pembelian sesuai
dengan bahan baku yang akan di butuhkan pada proses
produksi, PO atau Purchase Order isinya harus
mencantumkan spesifikasi barang, jumlah barang yang akan
dipesan secara lengkap.
2.3.5 Proses Monitoring
PT. Lestari Mahaputra Buana melakukan monitoring secara
periodik dari satu bulan sebelum tanggal jatuh tempo,
memberi teguran kepada supplier jika terjadi keterlambatan
sebanyak tiga kali berupa surat ketegasan sanggup supply dan
memberikan hukuman berupa pembayaran ganti rugi yang di
keluarkan oleh bagian keuangan, maksimal 5% dari total nilai
PO.
2.3.6 Proses Penerimaan Barang
Apabila material yang di pesan oleh pihak PT. Lestari
Mahaputra Buana telah sampai yang isinya sesuai dengan PO
dan menerima surat jalan serta packing list, barang akan di
masukkan ke gudang barang baku. Bagian penerimaan akan
melakukan penerimaan dan pengontrolan apakah material ini
sudah memenuhi kriteria atau belim. Material yang tidak
sesuai dengan kriteria, akan di kembalikan kepada pihak
vendor. Lalu material yang telah lulus uji akan masuk ke
gudang barang baku dan akan di lanjutkan ke proses
produksi.
2.3.7 Invoive Verification
Perusahaan akan melakukan pengecekan kesesuaian terhadap
bahan baku yang diterima dengan keterangan yang terdapat

8
 di dalam invoice, jika terdapat ketidak sesuaian antara
invoice dengan material yang diterima maka perusahaan tidak
akan melakukan pembayaran hingga material terpenuhi
sesuai dengan PO.
2.3.8 Paymant Purchasing
PT. Lestari Mahaputra Buana melakukan pembayaran dengan
contrabound, setelah bahan baku datang dan terpenuhi maka
contrabound baru dapat di cairkan.

2.4 Proses Logistik

PT. Lestari Mahaputra Buana merupakan perusahaan yang
didalamnya terdapat proses logistik dan terdapat setruktur
organisasi logistik.

2.4.1 Proses kegiatan logistik pada PT. Lestari Mahaputra

Buana meliputi :

Raw Material Supplier Manufacturing

End customer Distribution

Gambar 1.1 Proses Logistik

2.4.1.1 Raw Matererial

Pada tahap ini perusahaan akan memesan dan
menyiapkan seluruh bahan baku dan bahan
pendukung untuk proses prosuksi pensil. Bahan baku
yang di butuhkan dalam setiap produksi antara lain
lead, cat, foil, rubbertrip, dus, lem. Selain bahan baku
perusahaan ini memiliki bahan pendukung yang
digunakan dalam proses produksi, antara lain :

9
 Table 1.1 Bahan Pendukung PT. LMB

No. Nama Bahan Penggunaan

Sumber : Arsip PT. 1. Lem Kayu 0,082 gr/pcs
Lestari Mahaputra 2. Lem Lead 0,125 gr/pcs
3. Sealer 0,13 – 0,14 gr/pcs
Buana
4. Cat 0,13 – 0,14 gr/pcs
5. Gloss 0,13 – 0,14 gr/pcs
6. Talk putih 1 kg/258pcs
7. Foil 61m/1200pcs

2.4.1.2 Supplier
Setelah persiapan pada raw material selesai, maka
tahap selanjutnya adalah menentukan supplier. PT.
Lestari Mahaputra Buana (LMB) dalam proses
pemilihan supplier atau vendor dengan cara
menyeleksi supplier yang akan menjalin kerja sama
dengan beberapa persyaratan yang harus di penuhi
oleh vendor tersebut, seperti mempunyai harga
material yang lebih murah dari vendor lain, dengan
harga yang murah tetapi dengan kualitas material
yang baik, memiliki track record yang baik dalam
menjadi vendor, memiliki jadwal pengiriman yang
tepat waktu dikarenakan PT. Lestari Mahaputra
Buana mempunyai persiapan buffer stock 5% dari
total yang akan dipesan.

2.4.1.3 Manufacturing
Manufacturing merupakan proses pembuatan pensil,
proses yang di lakukan adalah sebagai berikut :
1. Moulding

10
 Moulding adalah proses pembetukan pensil,
bentuk dan ukuran harus sesuai dengan
permintaan customer.

Gambar 2.1 Proses Moulding di PT. LMB

Gambar 2.2 Hasil dari Proses Moulding

2. Grooving
Grooving merupakan proses pembuatan alur
sesuai dengan dimensi atau diameter lead yang di
pesan oleh customer. Setelah itu alur yang telah
terisi lead (isi pensil) akan berikan lem sebanyak
0,125 gr/pcs untuk proses penyatuan, kemudian
dilakukan pengeringan selama tiga sampai empat
jam.

11
 Gambar 2.3 Hasil dari Proses Grooving

3. Shortir
Setelah pensil dibentuk di mesin moulding,
kemudian pensil akan di sortir. Apabila terdapat
kecacatan atau reject pada pensil, maka bagian
yang bolong tersebut akan dilakukan penutupan
dengan catatan penutupan lubang di lakukan
untuk pensil yang akan di lakukan pengecatan,
kemudia pensil lulus uji akan masuk ke tahap
berikutnya.

Gambar 2.4 Proses Penyortiran Pensil

4. Pengontrolan
Pensil yang telah selesai pada tahap sortir akan di
lakukan pengecekan, apakah pensil tersebut telah
sesuai kualitasnya dengan ketentuan perusahaan
atau belum. Pensil yang telah sesuai dengan
kriteria perusahaan akan di beri label untuk masuk
ke tahap painting atau pengecetan.

12
 Gambar 2.5 Proses Mengontrol Kualitas Pensil

5. Painting
Pada proses painting terdapat tiga tahapan, yaitu :
a. Tahapan menutupi dasar pensil
Proses ini dilakukan untuk menutupi bagian
kayu supaya tidak kasar, proses ini di lakukan
dua kali proses.

Gambar 2.6 Proses Painting Pensil agar tidak

kasar

b. Proses pengecatan
Proses pengecatan dilakukan beberapa kali,
jika terlihat belum rata maka akan di lakukan
pengecatan sebanyak tiga sampai empat kali.

13
 Gambar 2.7 Proses Pengecatan Pensil
c. Gloss atau proses mengkilapkan
Dilakukan dengan memberikan efek kilap
pada pensil yang telah diberi cat sebelumnya.

Gambar 2.8 Proses akhir Painting

Proses Pengkilapan Pensil
6. Finishing
Bagian ini merupakan bagian akhir dari
pembuatan pensil, dilakukan dengan dua cara,
yaitu proses stempling dan proses pointing.
a. Stempling
Stempling dilakukan dengan cara memberikan
merek atau cap pada permukaan pensil sesuai
keinginan customer masing-masing, misalnya
dengan merek Stabilo 2B.
Proses stempling ini harus jelas setiap
hurufnya dan diwajibkan untuk terkena foil
agar setiap huruf terbaca dengan jelas.

14
 Gambar 2.9 Proses Pemberian Merek
sesuai Keinginan Customer

b. Pointing
Pointing adalah proses meruncingkan atau
penyerutan pensil dengan menggunakan mesin
sesuai dengan ketentuan perusahaan ukuran
panjangnya. Selain kedua proses tersebut, ada
pula proses pemberian penghapus pada ujung
pensil, pemberian penghapus ini sesuai dari
permintaan customer.

Gam
bar 2.10 Proses Peruncingan Pensil (Tergantung
Keinginan Customer)
7. Quality Control
Melakukan pengecekan terhadap pensil yang
rusak atau reject dan pensil yang sudah sesuai
ketentuan, baik dari raw pensil, pointing,
finishing, dan pengepakan. Barang yang reject
tersebut akan dikirim ke gudang finish good untuk
dicatat dalam buku penerimaan dan pengeluaran

15
 khusus untuk pensil reject. Selanjutnya pensil
reject tersebut akan dikirim ke PT. LMB untuk
diproses lebih lanjut, memakai surat jalan.
Kemudian pensil yang telah lulus uji akan masuk
ke proses selanjutnya, yaitu proses pengepakan.

Gambar 2.11 Pengontrolan Kualitas Pensil

8. Pengepakan/Packing
Pengepakan menggunakan sistem set, yaitu
dilakukan dengan cara menyusun dari warna
termuda sampai warna tertua dengan urutan yang
sudah ada ketentuannya. Kemudian pada proses
pengepakan ada yang menggunakan dus dan ada
pula yang menggunakan kaleng, pada proses
pengepakan ini juga dilakukan proses press
dengan plastik pada kaleng. Proses ini bertujuan
untuk menjaga kualitas dari kemasan agar
terhindar dari kotor dan rusak. Kemudian pensil
dimasukkan ke gudang finish good.

Gambar 2.12 Proses Pengepakan Pensil ke dalam

Kemasan

16
 Gambar 2.13 Pengepakan Pensil dalam Kemasan Ke
dalam Kemasan besar (Dus)

2.4.1.4 Distribution
Selanjutnya setelah selesai dari proses
manufacturing, pensil yang berada di gudang barang
jadi dan telah lulus uji akan di distribusikan ke
customer yang telah melakukan pemesanan kepada
PT. Lestari Mahaputra Buana yang berada di berbagai
macam negara, sebagai contoh Amerika, Jepang,
Cina, dan Vietnam. Perusahaan akan
mendistribusikan pensil ke negara tersebut dengan
menggunakan container yang akan diangkut oleh
kapal laut, dan pendistribusian pensil di dalam negeri
akan di lakukan dengan menggunakan container
dengan jalur darat.

2.4.1.5 End Customer

Tahap ini merupakan tahap akhir dari proses
logistik, setelah PT. LMB mendistribusikan
barangnya ke customer yang telah menggunakan jasa
perusahaan tersebut, maka customer akan menjual
pensil kepada konsumen akhir. Konsumen akhir inilah

17
 yang akan merasakan kepuasan dari produk pensil
yang di hasilkan oleh PT. Lestari Mahaputra Buana.

2.4.2 Struktur Organisasi Logistik

Manager
Logistik
Assistant
Manager Logistik

Kabag Kabag Material

Logistik Planning

Administrasi Staf Mat

Logistik Plannin

Kasie Kasie gudang finish

Kasie gudang gudang good
bahan baku spare part
bahan
pembantu

Gambar2.14 Struktur Organisasi Logistik

Sumber : Arsip PT. Lestari Mahaputra Buana

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Observasi yang dilaksanakan ini merupakan observasi yang
ditunjuk untuk melihat proses dan kegiatan yang terdapat di PT.
Lestari Mahaputra Buana.  Observasi ini sangatlah bermanfaat bagi

18
 kami yang telah melakukan observasi. Banyak hal yang dapat kami
pelajari dari hasil observasi ini.

Observasi ini bisa dikatakan agak sulit dalam

pelaksanaannya. Tetapi dengan segala hal pendukung serta
penghambat yang bisa dikatakan seimbang, kami dapat melakukan
observasi dengan baik.

Dari hasil observasi di PT. Lestari Mahaputra Buana kami

mendapatkan berbagai informasi mengenai hal-hal yang terdapat di
perusahaan . PT. Lestari Mahaputra Buana merupakan perusahaan
yang bergerak di bidang jasa pembuatan pensil, yang pada akhirnya
didistribusikan ke konsumen. Wilayah pendistribusiannya adalah
dalam negeri bahkan ke luar negeri yaitu China, Jepang, Vietnam,
Jerman dan Amerika, itupun tergantung pemesanan konsumen itu
sendiri. Dari proses pengadaan,pemilihan supplier atau vendor,
proses manufaktur dan logistik di perusahaan tersebut baik dan
jelas.

3.2 Saran
Hasil observasi diharapakan dapat dijadikan sebagai
pengalaman berharga, dan ilmu yang didapat bisa diaplikasikan
dalam kehidupan.

3.2.1 Saran untuk Kelompok Observasi Selanjutnya

 Bila ingin melakukan penelitian, diharapkan agar lebih
cermat dalam pemilihan perusahaan supaya dapat
mempermudah saat observasi.
 Diharapakan bisa mengorganisir dan memange waktu yang
disediakan dalam proses observasi.

19
3.2.2 Saran untuk Pembaca
Kami menyadari bahwa Makalah Observasi ini masih
terdapat kekurangan dan kelemahannya, oleh karena itu kritik
dan saran para pembaca akan kami terima dengan senang hati
demi penyempurnaan Laporan Observasi ini dimasa yang
akan datang.

20