Pedoman Apotek Tahun 2017 - Cetak

PEDOMAN PENGELOLAAN APOTEK
1
KEPUTUSAN DIREKSI PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA
Nomor : 053-BMS/KEP/I/1217
TENTANG
PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA
DIREKSI PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA
Menimbang : a. Bahwa Pedoman Pengelolaan Apotek yang di tetapkan dengan

Keputusan Direksi PT. BMS Nomor 008-BMS/Kep/I/0212 sudah
tidak sesuai lagi dengan Operasional pengelolaan di Apotek PT.
BMS.
b. Bahwa oleh karenanya perlu dilakukan penyempurnaan Pedoman

Pengelolaan Apotek.
c. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu menetapkan

kembali Pedoman Pengelolaan Apotek dengan Surat Keputusan
Direksi sebagai landasan kerja Operasional Apotek PT. Bhakti
Medika Sejahtera.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
2. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas

Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 tentang Apotek.
3. Peraturan Pemerintah No. 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan

Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan (Lembaran Negara Tahun 1998
Nomor 138, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 3781).
4. Keputusan Mentri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002

tentang perubahan Permenkes No. 922/Menkes/Per/X/1993
tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek.
5. Keputusan Mentri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.
6. Akte Pendiri PT. Bhakti Medika Sejahtera, melalui Akta Notaris

N.M.Dipo Nusantara Pua Upa, SH No. 8 tanggal 26 Januari 2010.
7. Keputusan Mentri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI No. AHU-

06089.AH01.01.Tahun 2010 tentang Pengesahan Badan Hukum
Perseroan.
8. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 09 Tahun 2017 tentang

Apotek.
2
MEMUTUSKAN
Menetapkan : PEDOMAN PENGELOLAAN APOTEK PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA
PERTAMA : Menetapkan dan memberlakukan Pengelolaan Apotek PT. Bhakti

Medika Sejahtera sebagaimana terlampir dalam Surat Keputusan
ini, sebagai pedoman dalam Pengelolaan Apotek-Apotek milik PT.
Bhakti Medika Sejahtera.
KEDUA : Kepada seluruh penyelenggara di Apotek milik PT. Bhakti Medika

Sejahtera agar melaksanakan Operasional Pengelolaan Apotek
sesuai dengan pedoman ini.
KETIGA : Dengan ditetapkannya Keputusan ini maka Pedoman Pengelolaan

Apotek yang ditetapkan dengan Keputusan Direksi PT. BMS Nomor
008-BMS/Kep/I/0212 dinyatakan tidak berlaku.
KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan keputusan
ini akan diperbaiki sebagaimana mestinya.
DITETAPKAN DI : JAKARTA
PADA TANGGAL : 26 DESEMBER 2017
PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA
DRS. HERMAN R. SARAGIH, MM.

DIREKTUR
1. Yth, Komisaris PT.BMS

2. Manager PT. BMS
3. Manager Apotek PT. BMS
4. Apoteker Pengelola Apotek PT. BMS
5. Pertinggal
DAFTAR ISI
3
DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………………. i

....................................................................................................................
COVER.......................................................................................................... 1
....................................................................................................................
BAB I. PENDAHULUAN.................................................................................. 2
A. LATAR BELAKANG.............................................................................. 2
.........................................................................................................
B. TUJUAN............................................................................................. 2
C. RUANG LINGKUP............................................................................... 2
D. DEFINISI/PENGERTIAN....................................................................... 2
BAB II. TUGAS POKOK DAN FUNGSI.............................................................. 9
A. MANAGER APOTEK............................................................................ 9
B. APOTEKER PENGELOLA...................................................................... 9
C. APOTEKER PENDAMING (APING) ....................................................... 10
D. KOORDINATOR PELAYANAN.............................................................. 10
E. ASISTEN APOTEKER (AA).................................................................... 11
F. PELAYANAN...................................................................................... 11
G. PEMBELIAN....................................................................................... 12
.........................................................................................................
H. GUDANG........................................................................................... 12
I. KEPALA SEKSI KEUANGAN DAN UMUM.............................................. 12
J. ADMINISTRASI TAGIHAN................................................................... 13
BAB III. PENGELOLAAN OBAT....................................................................... 14
A. OBAT NON NARKOTIK DAN PSIKOTROPIK........................................... 14

B. NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA........................................................ 17
C. PEMUSNAHAN RESEP........................................................................ 20
D. PENGENDALIAN PERSEDIAAN............................................................ 20
LAIN – LAIN…………………………………………………………………………………………………. 21
LAMPIRAN................................................................................................... 22
Lampiran 1. Instruksi Kerja.................................................................... 22

Lampiran 2. Struktur Organisasi Apotek PT. Bhakti Medika Sejahtera...... 26
Lampiran 3. Contoh Format Defekta...................................................... 27
4
Lampiran 4. Contoh Format Laporan Pembelian..................................... 27

Lampiran 5. Contoh Format Buku Register Surat Pesanan....................... 28
Lampiran 6. Format Buku Penerimaan Barang........................................ 28
Lampiran 7. Format Laporan Expire Date Barang.................................... 29
Lampiran 8. Format Laporan Kerusakan/Kehilangan Barang................... 29
Lampiran 9. Format Laporan Penjualan Harian....................................... 30
Lampiran 10. Format Data Penolakan Resep............................................ 30
Lampiran 11. Format Data Keluhan Konsumen......................................... 31
Lampiran 12. Format Buku Penggunaan Narkotika................................... 31
Lampiran 13. Format Laporan Kinerja Operasional & Laporan Persediaan 32
Lampiran 14. Format Laporan Narkotika.................................................. 33
Lampiran 15. Format Laporan Psikotropika.............................................. 33
Lampiran 16. Struktur Alur Pengadaan Dan Penerimaan Barang............... 34
Lampiran 17. Transaksi Penjualan Kredit (BPJS dan Inhealth).................... 35
Lampiran 18. Transaksi Penjualan Kredit Pelayanan Khusus...................... 36
Lampiran 19. Transaksi Penjualan Tunai.................................................. 37
Lampiran 20. Surat Pemesanan............................................................... 38
Lampiran 21. Kartu Stock Gudang............................................................ 39
Lampiran 22. Kartu Stock Harian.............................................................. 40
Lampiran 23. Surat Pesanan Psikotropik.................................................. 41
Lampiran 24. Surat Pesanan Narkotika..................................................... 42
5
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Apotek adalah suatu usaha bisnis yang memperdagangkan perbekalan farmasi dan perbekalan
kesehatan secara eceran kepada masyarakat, sehingga dalam pelaksanaan kegiatan bisnisnya
apotek harus tetap taat pada peraturan perundangan Farmasi yang berlaku.
Setiap kesalahan dalam pengolahan apotek dan pelayanan kefarmasian diapotek yang
merugikan konsumen/pasien dapat berakibat tidak hanya menurunkan citra apotek sebagai
sarana pelayanan kefarmasian yang legal tapi juga dapat merugikan apotek secara finansial.
Koreksi atau perbaikan terhadap Pedoman yang ada mutlak dilakukan seiring dengan adanya
perkembangan di lapangan dan atau perubahan peraturan perundangan.
Dengan memperhatikan hal tersebut diatas agar pengelola apotek PT. Bhakti Medika Sejahtera
(BMS) dapat terlaksana secara efisien dan efektif perlu di rumusakan pedoman pengelolaan
apotek yang berlaku di apotek – apotek milik PT. BMS.
B. TUJUAN
Agar pengelolaan apotek dapat terlaksana dengan baik, efektif dan efisien.
C. RUANG LINGKUP
Pedoman pengelolaan apotek hanya berlaku pada apotek – apotek milik PT. BMS.
D. DEFINISI / PENGERTIAN
1. Apotek Adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek

kefarmasian oleh Apoteker.
2. Fasilitas Adalah sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan

Kefarmasian kefarmasian.
3. Tenaga Adalah tenaga yang melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri

Kefarmasian atas Apoteker dan Tenaga teknis Kefarmasian.
4. Apoteker Adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah
mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
5. Tenaga Adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalankan

Teknis pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya
6
Kefarmasian Farmasi dan Analis Farmasi.
6. Surat Tanda Adalah bukti tertulis yang diberikan oleh konsil tenaga kefarmasian
Registrasi kepada apoteker yang telah diregistrasi.
Apoteker
(STRA)
7. Surat Izin Adalah bukti tertulis yang diberikan oleh pemerintah daerah
Apotek (SIA) kabupaten/ kota kepada Apoteker sebagai izin untuk
menyelenggarakan Apotek.
Praktek kabupaten/ kota kepada Apoteker sebagai pemberian kewenangan
Apoteker untuk menjalankan praktik kefarmasian.
(SIPA)
Praktik kabupaten/ kota kepada tenaga teknis kefarmasian sebagai
Tenaga pemberian kewenangan untuk menjalankan praktik kefarmasian.
Teknis
Kefarmasian
(STRTTK)
10. Resep Adalah permintaan tertulis dari dokter, dokter gigi, atau dokter
hewan kepada Apoteker, baik dalam bentuk kertas maupun
elektronik untuk menyediakan dan menyerahkan sediaan farmasi
dan/ atau alat kesehatan bagi pasien.
11. Sediaan Adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetika.
Farmasi
12. Alat Adalah instrumen, aparatus, mesin dan/ atau implan yang tidak
Kesehatan mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,
menyembuhkan dan meringankan penyakit,merawat orang sakit,
memulihkan kesehatan pada manusia, dan/ atau membentuk
struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
13. Bahan Medis Adalah alat kesehatan yang ditujukan untuk penggunaan sekali pakai
Habis Pakai (single use) yang daftar produknya diatur dalam peraturan
perundang – undangan.
7
14. Apoteker Adalah Apoteker Pengelola Apotek yang memiliki Surat Izin Apotek
Pengelola (SIA) / Pemberian Izin Penyelenggaraan Apotek dan terikat
Apotek kerjasamanya dengan PT. BMS.
(APA)
15. Apoteker Adalah Apoteker yang bekerja di Apotek disamping Apoteker

Pendamping Pengelola Apotek dan atau menggantikannya pada jam – jam
(APING) tertentu pada hari buka Apotek.
16. Manager Adalah seseorang yang di tunjuk oleh Direksi PT. BMS yang
bertanggung jawab terhadap pengelolaan apotek sebagai suatu unit
usaha PT. BMS.
17. Koordinator Adalah Pejabat apotek yang mempunyai latar belakang pendidikan
Pelayanan Tenaga kefarmasian (Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian) yang
berdasarkan pada peraturan perundangan farmasi mempunyai
kewenangan bekerja di bidang kefarmasian (Apotek) dan
bertanggung jawab serta mengkoordinir pelaksanaan fungsi
pembelian, penyimpanan dan pelayanan di apotek.
18. Kepala Seksi Adalah Pejabat apotek yang bertanggung jawab pada pengelolaan
Keuangan keuangan, ketatausahaan dan umum.
dan Umum
19. Asisten Adalah Tenaga teknis kefarmasian yang secara peraturan

Apoteker perundangan farmasi berhak melakukan pekerjaan sebagai Asisten
Apoteker (SMF, D3 Farmasi/S1 Farmasi).
20. Penanggung Adalah Tenaga teknis kefarmasian (Asisten Apoteker) petugas yang
jawab bertanggung jawab menerima, menyimpan dan mendistribusikan
Gudang Obat dan Alkes.
21. Petugas Adalah Petugas yang bertanggung jawab terhadap kebenaran

admnistrasi tagihan kredit Apotek.
tagihan
22. Kasir Adalah Petugas yang bertanggung jawab terhadap penerimaan dan
pembayaran hasil transaksi penjualan di apotek.
8
23. Perbekalan Adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan
kesehatan untuk upaya kesehatan.
24. Obat OTC Adalah Over The Counter atau Obat Tanpa Resep yakni Obat yang
(OTR) dapat di jual tanpa resep Dokter.
25. Obat Ethical Adalah obat yang di jual Apotek berdasarkan resep Dokter/Obat
(ODR) dengan Resep.
26. Jasa Adalah Biaya yang ditambahkan pada harga obat yang merupakan
Pelayanan jasa profesi bagi Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian.
Resep
27. Stock Adalah proses pengendalian persediaan, dimana dalam proses ini
Opname akan dilakukan perhitungan stok secara fisik untuk dicocockan
dengan stok yang tercatat di dalam kartu stock. Proses ini dilakukan
1 (satu)bulan sekali. Bertujuan untuk mengetahui nilai persediaan
apotek.
28. Defecta Adalah Buku catatan yang membuat daftar barang yang kosong atau
hampir habis.
29. Order List Adalah Permintaan obat dari penjualan/pelayanan ke gudang.
30. Surat Adalah Surat untuk melakukan pemesanan obat kepada PBF yang di
Pemesanan tandatangani oleh Apoteker dan di ketahui oleh manager.
(SP)
31. Pedagang Adalah badan hukum perseroan terbatas atau koperasi yang
Besar memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
Farmasi/ perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang
Distributor – undangan yang berlaku.
32. Faktur Adalah Bukti administrasi pengiriman barang dan penagihan yang
diterbitkan oleh PBF.
33. FIFO Adalah First In First Out yakni Metode dalam distribusi obat di
9
apotek yang mengharuskan obat yang diterima lebih dahulu harus

dikeluarkan lebih dahulu dan perhitungan nilai stok berdasarkan
pada harga beli terakhir.
34. FEFO Adalah First Expiredate First Out yakni metode dalam distribusi obat
diapotik dimana obat yang kadaluarsanya lebih singkat harus lebih
dahulu digunakan/dikeluarkan.
35. FORNAS Adalah daftar obat yang disusun oleh komite nasional yang
(Formulariu ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, didasarkan pada bukti ilmiah
m Nasional) mutakhir berkhasiat, aman, dan dengan harga yang terjangkau yang
disediakan sertra digunakan sebagai acuan penggunaan obat dalam
jaminan kesehatan nasional.
36. E - Catalogue Adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis,
spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai penyedia
barang/jasa Pemerintah.
37. E - Adalah tatacara pembelian barang/jasa melalui sistem E-Catalogue.

Purchasing
38. DOI Adalah Daftar Obat In Health yang diterbitkan oleh PT. Asuransi Jiwa
In Health Indonesia khusus untuk peserta PT. Asuransi Jiwa In Health
Indonesia.
39. HPP Adalah Harga Pokok Penjualan (Cost of Good Sold) yang merupakan
perhitungan biaya langsung dalam perhitungan laba/rugi.
Rumus HPP (Persediaan Awal + Pembelian) – Persediaan Akhir)

Penjualan / Omzet
40. Inventory Adalah permintaan persediaan obat mulai pembelian sampai

Turn penjualan.
Over/ITO
10
Harga pokok Penjualan (HPP)

Rumus ITO Rata-rata persediaan
(Persediaan awal + Persediaan Akhir)
2
41. Rumus Umur 30

Persediaan ITO
42. Waktu Adalah Waktu yang di pergunakan oleh pasien dari penyerahan
Tunggu resep sampai mendapatkan Obat. Obat Jadi 15 menit dan obat racik
30 menit.
Rumus
Waktu Jumlah waktu tunggu pasien untuk layanan obat jadi/racik
Tunggu Jumlah Pasien
43. Program Adalah pelayanan kesehatan yang diberikan bagi penderita penyakit
Rujuk Balik kronis dengan kondisi stabil dan masih membutuhkan pengobatan
(PRB) atau asuhan keperawatan jangka panjang yang dilaksanakan di
Faskes Tingkat Pertama atas rekomendasi / rujukan dari dokter
spesialis/ sub – spesialis yang merawat.
44. Penyakit Adalah Penyakit Diabetes Melitus, Hipertensi, Penyakit Jantung,

Kronis Yang Asma, Penyakit Paru Obstruktif Kronik (PPOK), Epilepsi, gangguan
Termasuk kesehatan jiwa kronik, stroke dan Sindroma Lupus Eritematosus
Dalam (SLE) dan penyakit kronis lain yang yang ditetapkan oleh Menteri.
Pelayanan
Program
Rujuk Balik
45. Pelayanan Adalah pemberian obat – obatan penyakit kronis di Faskes tingkat
Obat pertama sebagai bagian dari pelayanan program rujuk balik.
Program
Rujuk Balik
11
46. Formulir Adalah formulir baku yang dikeluarkan oleh PIHAK KESATU yang
Pengajuan wajib diisi oleh PIHAK KEDUA dan disertakan sebagai salah satu
Klaim (FPK) syarat dalam pengajuan klaim/ tagihan atas biaya pelayanan
kesehatan.
47. Keluhan Adalah Keluhan yang di sampaikan pelanggan yang berkaitan dengan
Pelanggan pelayanan di apotek baik pada saat pelayanan maupun setelah
pelayanan.
48. Keluhan Adalah keluhan terhadap Kecepatan pelayan, Kebersihan ruang

Biasa tunggu, harga dan lain – lain yang tidak membahayakan jiwa
(Common konsumen.
Complain)
49. Keluhan Adalah Keluhan terhadap pelayanan setelah membeli obat antara
Berbahaya lain (Obat rusak, Tertukar, Jumlah kurang) yang dapat
(Critical membahayakan jiwa konsumen.
Complain)
50. Cash On Adalah Pembayaran yang dilakukan secara tunai paling lambat 7 hari
delivery setelah barang diterima dengan mendapat diskon cash 1 – 1,75 %.
(COD)
51. Delivery Adalah suatu layanan jemput resep antar obat kepada pasien.
Order
12
BAB II
TUGAS POKOK DAN FUNGSI
A. MANAGER APOTEK
1. Fungsi :
Membantu Direksi dalam hal pengelolaan keuangan, persedian obat, perpajakan, sumber
daya manusia dan sumber daya sarana Apotek serta bertanggung jawab terhadap kegiatan
operasional Apotek.
2. Uraian Tugas :
a) Membantu Direksi dalam hal pengelolaan Apotek yang menjadi tanggung jawabnya.
b) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Apotek.
c) Melaksanakan, memimpin dan bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional
Apotek.
d) Menyepakati dan bertanggung jawab terhadap pencapaian target penjualan dan target
laba tahunan.
e) Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, pengelolaan
barang, persediaan obat dan perpajakan.
f) Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sumber Daya Manusia.
g) Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan Sumber Daya Sarana.
h) Membantu menyusun upaya – upaya peningkatan dan pengembangan usaha di wilayah
kerjanya.
i) Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Direksi.
j) Menyusun dan menyampaikan laporan bulanan, triwulan dan tahunan.
k) Manager Apotek membawahi Kepala Seksi Keuangan dan Umum.
l) Turut bertanggungjawab dalam menjaga ketersediaan obat.
B. APOTEKER PENGELOLA APOTEK (APA)

1. Fungsi :
Mengelola Apotek dari segi teknis kefarmasian dan bertanggung jawab di bidang teknis
kefarmasian dalam hal pengadaan, penyimpanan dan pelayanan.
2. Uraian Tugas :
Memimpin dan mengelola apotek serta bertanggung jawab terhadap operasional apotek
meliputi :
a) Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran/prosesing serta
pemberian obat terutama obat – obat yang diberikan dengan memakai resep dokter
dan penyimpanan.
13
b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pengelolaan obat dan bahan obat.

c) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi sesuai dengan undang – undang,
peraturan pemerintah dan atau peraturan Menteri Kesehatan.
d) Melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
e) Menjaga dan memelihara kontiniutas ketersediaan obat – obatan sesuai kebutuhan.
f) Memastikan semua bisnis proses di Apotek dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
g) Melaporkan tugas kepada Manager Apotek segala operasional Apotek meliputi :
- Nilai persediaan
- Laporan Pembelian
- Pemusnahan Persediaan dan Resep
h) Melaporkan obat – obat psikotropika dan Narkotika ke Instansi terkait.
C. APOTEKER PENDAMPING (APING)

1. Fungsi :
Mendampingi APA dalam mengelola Apotek dari segi teknis kefarmasian dan
bertanggungjawab di bidang teknis kefarmasian dalam hal pengadaan, penyimpanan dan
pelayanan.
2. Uraian Tugas :
Memimpin dan mengelola apotek serta bertanggungjawab terhadap operasional apotek
meliputi :
a) Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran/prosesing serta
pemberian obat terutama obat – obat yang diberikan dengan memakai resep dokter
dan penyimpanan.
b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pengelolaan obat dan bahan obat.
c) Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi sesuai dengan undang – undang,
peraturan pemerintah dan atau peraturan Mentri Kesehatan.
d) Melakukan pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
e) Menjaga dan memelihara kontiniutas ketersediaan obat – obatan sesuai kebutuhan.
f) Memastikan semua bisnis proses di apotek dilaksanakan sesuai dengan ketentuan.
g) Melaporkan tugas kepada Manager Apotek segala operasional Apotek meliputi :
- Nilai persediaan
- Laporan Pembelian
- Pemusnahan Persediaan dan Resep
D. KOORDINATOR PELAYANAN
1. Fungsi
Mempunyai fungsi pelayanan, rencana pengadaan dan penyimpanan (gudang).
2. Uraian Tugas
a) Melakukan Stock Opname Apotek.
14
b) Merencanakan pengadaan obat sesuai kebutuhan dengan memperhatikan prinsip

pengadaan yang efisien.
c) Melaksanakan pencatatan dan penyimpanan obat.
d) Melakukan pelayanan obat kepada pelanggan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
e) Mengkoordinir pelaksanaan tugas pelayanan AA dan Juru resep.
f) Memonitor kewajiban kepada pihak ketiga (vendor).
g) Menyusun dan menyampaikan laporan kepada APA.
E. ASISTEN APOTEKER (AA)

1. Fungsi
Mempunyai fungsi pelayanan, pencatatan buku defecta dan pencatatan kartu stok.
2. Uraian Tugas
a) Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima pasien sampai
menyerahkan obat yang diperlukan).
b) Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bag. pembelian).
c) Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
d) Menyusun resep menurut nomor urut dan tanggal setiap hari.
e) Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat.
f) Menyusun obat – obat dan mencatat keluar masuknya obat dengan adanya kartu stock.
g) Bertanggung jawab kepada koordinator pelayanan sesuai dengan tugas yang diberikan.
h) Melakukan Stock Opname.
i) Berwewenang untuk melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk dari
koordinator pelayanan atau pimpinan Apotek (APA).
F. PELAYANAN
1. Fungsi
Memberikan Pelayanan Kepada Konsumen di Apotek, pencatatan buku defecta dan
pencatatan kartu stok.
2. Uraian Tugas
(a) Dalam pelayanan obat bebas dan resep (mulai dari menerima pasien sampai
menyerahkan obat yang di perlukan).
(b) Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan.
(c) Menyusun buku defecta setiap pagi (membantu bagian pembalian).
(d) Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat.
(e) Menyusun obat – obat dan mencatat keluar masuknya obat dengan adanya kartu stok.
(f) Bertanggung jawab kepada koordinator pelayanan sesuai dengan tugas yang diberikan.
(g) Menjaga kenyamanan ruang tunggu.
(h) Melayani konsumen dengan ramah, santun.
(i) Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen.
(j) Membina hubungan baik dengan pelanggan.
15
(k) Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat.

(l) Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat di Penjualan.
G. PEMBELIAN
1. Fungsi
Melakukan pemesanan dan pembelian barang kepada pemasok.
2. Uraian Tugas
a) Mendata kebutuhan barang.
b) Mendata pemasok.
c) Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan kebutuhan.
d) Membuat Surat Pesanan obat.
e) Membuat rekapan pembelian setiap bulannya.
f) Melakukan Stock Opname.
g) Berwewenang untuk melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk dari
koordinator pelayanan atau pimpianan Apoek (APA).
h) Melaporkan penggunaan Surat Pesanan kepada APA dengan melampirkan salinan Surat
Pesanan (hard copy atau soft copy).
H. GUDANG
1. Fungsi
Melakukan penerimaan, penyimpanan dan distribusi barang – barang.
2. Uraian Tugas
a) Menerima dan mengeluarkan barang berdasarkan fisik barang.
b) Mencatat barang masuk dan keluar di kartu stock gudang.
c) Menata, merawat dan menjaga keamanan barang.
d) Membuat rekapan pengeluaran barang.
e) Melakukan Stock Opname.
f) Berwewenang untuk melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk dari
koordinator pelayanan atau pimpinan Apotek (APA).
I. KEPALA SEKSI KEUANGAN DAN UMUM

1. Fungsi
Membantu Manager Apotek dalam hal pengelolaan keuangan dan akuntansi, tagihan,
perpajakan dan fungsi SDM dan SDS.
2. Uraian Tugas
a) Mengelola keuangan apotek.
b) Melaksanakan akuntansi apotek.
c) Melaksanakan administrasi perpajakan.
d) Melaksanakan fungsi penagihan.
16
e) Melakukan pembayaran kepada pihak ketiga sesuai dengan prinsip pengelolaan

keuangan.
f) Melakukan pengelolaan SDM dan SDS.
g) Melakukan administrasi dan tata persuratan.
h) Membuat laporan keuangan Apotek.
i) Bertanggung jawab kepada Manager Apotek.
J. ADMINISTRASI TAGIHAN
1. Fungsi
Membantu dalam proses verifikasi Resep BPJS Kesehatan dan Inhealth, serta Badan
lainnya.
2. Uraian Tugas
a) Entry data resep
b) Membuat Formulir Pengajuan Klaim.
c) Arsip dokumen penagihan.
d) Menyusun resep menurut nomer urut dan tanggal.
e) Bertanggung jawab kepada Ka.si Keuangan.
17
BAB III
PENGELOLAAN OBAT
A. OBAT NON NARKOTIK DAN PSIKOTROPIK
1. Pembelian
Pelaksanaan pembelian barang seperti obat – obatan dan alat kesehatan berdasarkan
kebutuhan konsumen dengan mempertimbangkan faktor ekonomi, stock persediaan yang
ada.
Petugas pembelian mengumpulkan data barang yang harus disediakan kedalam buku
defekta (lampiran 3) dari bagian gudang. Untuk obat – obat narkotik dan psikotropik dibuat
surat pesanan khusus yang ditandatangani apoteker pengelola apotek dan dikirim langsung
ke distributor.
Pembelian menggunakan Surat Pesanan (lampiran 20) yang harus ditandatangani Apoteker
dan diketahui oleh manager.
2. Penerimaan
Di apotek penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang. Barang yang diterima dicek
ulang kesesuaiannya dengan yang tercatat di bukti Faktur, kemudian data tersebut dicatat
dibuku penerimaan barang (lampiran 6) dan dimasukan kedalam program komputer. Barang
yang terdapat di Apotek antara lain :
a) Obat bebas, yaitu obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter.
b) Obat bebas terbatas, yaitu obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter dengan
pembatasan tertentu.
c) Obat keras, yaitu obat yang dapat diperoleh di apotek dengan resep dokter.
d) Obat Wajib Apotek (OWA), yaitu obat keras yang dapat diserahkan oleh apoteker tanpa
resep dokter sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku.
e) Obat psikotropika, yaitu obat yang dapat menstimulasi susunan syaraf pusat baik
berupa obat dengan zat aktif tunggal ataupun campuran.
f) Obat narkotika, yaitu obat yang menstimulasi susunan syaraf pusat dan dapat
menyebabkan ketergantungan fisik dan psikis.
g) Alat kesehatan, yaitu alat yang digunakan untuk mendiagnosa penyakit atau
memperbaiki kerja anggota tubuh.
h) Kosmetika, obat trsdisional dan lain – lain.
3. Penyimpanan
Obat bebas, obat bebas terbatas, jarum dan alat kesehatan untuk penjualan bebas langsung
disimpan dan disusun sebaik mungkin di etalase depan farmasi sehingga tampak menarik
18
dan mudah dilihat oleh konsumen. Sedangkan obat keras, psikotropika dan narkotika untuk
pelayanan resep disimpan dalam lemari diruang peracikan. Penyimpanan dilakukan dalam
skala kecil dan disusun secara alfabetis dan dikelompokan berdasarkan bentuk sediaan obat
dan pada masing – masing kotak obat memiliki kartu stok (lampiran 21,22) untuk mencatat
keluar masuknya barang yang berisi data tanggal, nomor dokumen, jumlah barang yang
masuk atau keluar, jumlah sisa barang dan paraf, sehingga persediaan barang yang dapat
dikontrol dengan baik.
Sistem penyimpanan barang menggunakan sistem FIFO (first in first out). Untuk obat – obat
golongan psikotropika dan narkotika disimpan secara terpisah juga. Khusus untuk obat
golongan narkotika penyimpanan dilakukan dilemari terpisah dan terkunci sesuai dengan
peraturan yang telah ditetapkan.
Obat – obat yang mempunyai Expire date dicatat dalam buku tersendiri untuk memudahkan
monitoring obat yang Expire date lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu (FEFO).
4. Penjualan (Pelayanan)
Kegiatan penjualan di apotek Sanafarma meliputi :
a) Pelayanan resep dokter
Penjualan dengan resep dokter terbagi menjadi 2 yaitu :
1) Pelayanan resep tunai
Penjualan dengan resep tunai dilakuakan terhadap pelanggan/pasien yang langsung
datang ke apotek untuk menebus obat yang dibutuhkandan dibayar secara tunai.
Prosedur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut :
(a) Pasien menyerahkan resep kepada asisten apoteker.
(b) Asisten apoteker memeriksa kelengkapan resep, pelayanan resep, keabsahan
resep dan ketersediaan obat.
(c) Asisten Apoteker memeriksa persediaan dan harga obat di Aplikasi program
Apotek dan menginformasikan ke pasien.
(d) Apabila pasien setuju, maka di cetak nota harga dan melakukan pembayaran
kepada kasir dan pasien diberi nomer tunggu, dan dipersilahkan menunggu.
(e) Resep diserahkan pada bagian peracikan untuk disiapkan, diberi etiket sesuai
dengan nama pasien dan aturan cara pakainya, kemudian obat dimasukkan
kedalam kantong obat, diperiksa kembali kebenaran obat, jumlah dan etiketnya
oleh asisten apoteker.
(f) Untuk obat yang dibeli sebagian atau tidak diambil akan dibuat salinan
resep/copy resep yang ditanda tangani oleh apoteker atau asistan apoteker dan
diberi stampel apotek. Bagi pasien yang memerlukan kwitansi akan dibuat
kwitansinya.
(g) Obat yang telah selesai dikerjakan, harus diserahkan kepada pasien disertai
penjelasan tentang cara pakai dan informasi lainnya.
19
(h) Setiap penjualan selalu dilakukan pencatatan menggunakan sistim

komputerisasi. Data dalam lembar resep asli disimpan menurut nomor urut dan
tanggal penerimaan resepnya sekurang – kurangnya 3 tahun.
2) Pelayanan Resep Kredit

Resep kredit adalah permintaan obat yang ditulis oleh dokter yang berkerja sama
dengan instansi atau perusahaan tertentu suatu persetujuan kerja sama. Prosedur
pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, yang
membedakan nya adalah cara pembayaran yang ditagih setiap 1 bulan sekali kepada
instansi pelanggan.
Instansi yang dilayani Apotek PT. Bhakti Medika Sejahtera dimana pemberian
obat untuk jangka waktu minimal 1 bulan dan obat – obat yang diberikan harus
sesuai dengan daftar obat sesuai plafon obat instansi tersebut.
Pelayanan resep kredit terdiri dari obat BPJS Kesehatan dan obat Inhealth.
Prosedur pelayanan resep kredit obat BPJS Kesehatan (PRB, Prolanis) :

(a) Peserta menyerahkan resep dari Faskes Tingkat Pertama serta menunjukkan
Surat Rujuk Balik (SRB) atau Surat pernyataan tidak bersedia di rujuk balik, Buku
Kontrol Peserta (Buku Obat) dan foto copy Kartu BPJS Kesehatan.
(b) Petugas Apotek melakukan verifikasi resep obat yang berasal dari FKTP tempat
peserta terdaftar dan pengambilan obat sesuai Apotek yang ditunjuk.
(c) Petugas Apotek melakukan verifikasi resep obat dengan menggunakan Aplikasi
Apotek yang berlaku.
Pemberian obat mengacu pada restriksi yang tercantum dalam Formularium
Nasional. Apabila terdapat pelayanan obat yang melebihi restriksi, maka biaya
obat menjadi beban Apotek.
(d) Petugas Apotek melakukan pengentrian obat yang akan diberikan kepada
peserta melalui Aplikasi Apotek.
(e) Petugas Apotek memberikan nomer resep dan nomer antrian.
(f) Setelah etiket ditulis diteruskan ke bagian pelayanan atau bagian peracikan.
(g) Setelah selesai Resep dan obatnya diserahkan kepada bagian penyerahan obat.
(h) Bagian penyerahan obat memeriksa apakah obat dan cara pakai sudah sesuai
dengan resep kemudian pasien di panggil dengan menyebut nama pasien dan
nomer antrian serta alamat pasien. Obat diserahkan kepada pasien dengan
penjelasan cara pemakaian dan penjelasan lain yang diperlukan sambil
mengucapkan terima kasih dan semoga lekas sembuh.
Peserta harus menandatangani bukti penerimaan obat.
(i) Resep di kelompok kan sesuai dengan instansi penjamin dan nomor urut Resep.
(j) Resep – Resep tersebut diserahkan kepada petugas Administrasi tagihan untuk
diperiksa kebenaran entry, kemudian diserahkan kepada verifikator untuk
verifikasi. Lalu di buat Formulir Pengajuan Klaim (FPK). Untuk penagihan ke BPJS
Kesehatan sesudah ditanda tangani oleh Manager.
20
Prosedur pelayanan resep obat PT. Mandiri Inhealth :

(a) Peserta Inhealth menyerahkan resep dari Dokter keluarga, Klinik yang bekerja
sama dengan PT. Inhealth, disertai foto copy Kartu Inhealth.
(b) Petugas memeriksa resep dan kelengkapannya.
(c) Petugas memberikan nomer resep dan nomer antrian.
(d) Resep diteruskan ke Petugas penulisan etiket.
(e) Setelah etiket ditulis diteruskan ke bagian pelayanan atau bagian peracikan.
(f) Resep di kelompok kan sesuai dengan instansi penjamin dan nomor urut Resep.
(g) Resep – Resep tersebut diserahkan kepada petugas Administrasi tagihan untuk
diperiksa kebenaran entry, kemudian diserahkan kepada verifikator untuk
verifikasi. Lalu di buat Formulir Pengajuan Klaim (FPK). Untuk penagihan ke PT.
Mandiri Inhealth sesudah ditanda tangani oleh Manager.
b) Penjualan Bebas
Penjualan bebas disebut juga OTC (Over The Counter) yang dilakukan terhadap obat
atau barang yang dapat dibeli tanpa resep dokter, meliputi obat bebas, obat bebas
terbatas, alat kesehatan dan lainnya. Pada setiap transaksi, petugas penjualan OTC
melakukan pencatatan jenis, jumlah dan harga barang kedalam bon penjualan. Setiap
hari petugas penjualan OTC mencatat barang yang habis terjual dalam order list barang
apotek.
c) Penjualan Alat Kesehatan
Prosedur penjualan alat kesehatan sama halnya dengan prosedur penjualan obat ada
yang menggunakan resep dan tanpa resep.
B. NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

Golongan narkotika dan psikotropika memerlukan pengelolaan yang khusus. Hal ini untuk
mengantisipasi terjadinya penyalah gunaan yang dapat menimbulkan efek samping yang
berbahaya, tidak hanya bagi si pemakai tetapi juga bagi lingkungan masyarakat sekitarnya.
1. Pengadaan.
a) Narkotik
Pengadaan narkotika menggunakan Surat Pesanan Khusus (lampiran 24), surat
pemesanan narkotik rangkap empat (satu lembar untuk apotek sebagai arsip dan tiga
lembar untuk PBF Kimia Farma) yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek
(APA) dengan mencantumkan nama jelas, nomor SP, nama SIA, dan nama, alamat serta
stempel apotek. Satu surat pemesanan narkotik hanya berlaku untuk satu macam obat
narkotik. Pemesanan Narkotik hanya pada satu distributor yaitu PT. Kimia Farma.
b) Psikotropik
Pemesanan obat – obat psikotropika di Apotek Sanafarma pada PBF khusus yang
ditunjuk untuk penyaluran obat keras, dengan menggunakan surat pesanan psikotropika
(lampiran 23).
21
2. Penyimpanan.
a) Narkotik
Penyimpanan narkotika sesuai dengan perundangan yang berlaku yaitu :
- Bahan terbuat dari kayu atau bahan lain yang kuat.
- Bila ukuran kurang dari 40 X 80 X 100 cm harus dibaut pada tembok atau lantai.
- Lemari terbagi 2 fungsi dengan kunci yang berlainan
 Fungsi Pertama : penyimpanan perbekalan dan bahan baku morfin, pethidin dan
garam – garamnya.
 Fungsi kedua : penyimpanan perbekalan dan bahan baku narkotik lainnya yang
digunakan sehari – hari.
- Tidak boleh digunakan untuk keperluan lain.
- Tidak boleh terlihat umum.
- Anak kunci dikuasai oleh APA atau asisten apoteker yang telah diberi kuasa.
b) Psikotropik
Obat – obat psikotropika disimpan terpisah dengan obat – obat lain didalam lemari
khusus.
3. Penjualan
a) Narkotik
Penjualan narkotika dilakukan atas permintaan dokter untuk pasien poliklinik atau
rumah sakit berupa resep asli dari dokter atau sebagian dengan salinan resep yang
dibuat oleh Apotek Sanafarma sendiri. Resep narkotik tidak boleh diulang (iter).
Penandaan resep narkotika diapotek adalah dengan menggunakan tinta merah.
b) Psikotropik
Obat – obat psikotropik diserahkan kepada pasien berdasarkan resep dokter. Asisten
apoteker yang bertugas harus mencatat dalam buku tersendiri berdasarkan tanggal,
banyaknya pengeluaran, jenis narkotika – psikotropika, nama dan alamat pasien.
4. Pelaporan.
Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dilakukan setiap awal bulan dan batas akhir
pengiriman selambat – lambatnya tangal 10 setiap bulannya dengan menggunakan SIPNAP.
Laporan ini meliputi :
a) Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika, yang mencantumkan penerimaan dan
penggunaannya.
b) Laporan penggunaan morphin dan petidin, dengan mencantumkan nama serta alamat
dokter dan pasien.
Laporan ini dibuat rangkap empat, ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA)
dan dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota dengan tembusan masing – masing :
22
a) Kepala Balai POM.

b) Penanggung jawab / Manager / Apoteker.
c) Arsip Apotek.
5. Pemusnahan.
a) Narkotik
1) Membuat surat permohonan tertulis yang mencantumkan jenis dan jumlah
narkotika yang akan dimusnahkan dan dilaporkan oleh Apoteker Pengelola Apotek
(APA) ke Direksi untuk disetujui pemusnahannya.
2) Membuat surat permohonan tertulis yang mencantumkan jenis dan jumlah
narkotika yang akan dimusnahkan dan dilaporkan oleh Apoteker Pengelola Apotek
(APA) ke Balai POM untuk diperiksa dan disetujui pemusnahannya.
3) Pemusanahan dilakukan dengan cara yang sesuai sehingga tidak memungkinkan
untuk digunakan lagi oleh orang lain.
4) Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA), Aisten Apoteker (AA)
serta petugas dari Balai POM.
Pada saat pemusanahan dibuat berita acara pemusnahan narkotika yang memuat :
1) Nama, jenis, sifat dan jumlah narkotik yang dimusnahkan.
2) Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan.
3) Nama Apoteker Pengelola Apotek (APA).
4) Nama saksi dari pemerintah dan saksi dari apotek.
5) Cara pemusnahan.
6) Tanda tangan dan identitas APA dan saksi – saksi.
Selanjutnya berita acara ini dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Madya dengan
tembusan :
1) Kepala Kantor Dinas Kesehatan Propinsi.
2) Kepala Balai POM setempat.
3) PT. Bhakti Medika Sejahtera.
4) Arsip Apotek.
b) Psikotropik
Dalam hal pemusnahan psikotropika yang rusak atau tidak memenuhi syarat
penanggung jawab psikotropika di apotek membuat surat permohonan untuk
pemusanahan psikotropika. Surat tersebut berisi jenis dan jumlah psikotropika dan
ditanda tangani oleh APA lalu dikirim ke Balai POM. Setelah itu dilakukan pemusnahan
dan dibuat berita acaranya.
23
C. PEMUSNAHAN RESEP
Tata cara pemusnahan resep telah diatur dalam Keputusan Mentri Kesehatan RI No.
280/Menkes/V/1978 tentang ketentuan dan tata cara pengelolaan apotek pasal 7 disebutkan
tentang resep sebagai berikut :
1. APA mengatur resep menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep, dan harus
disimpan sekurang – kurangnya tiga tahun.
2. Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu tiga tahun dapat dimusnahkan.
3. Pemusnahan resep dilakukan dengan cara dibakar atau cara lain oleh APA bersama – sama
dengan petugas apotek.
Berita acara pemusnahan resep dikirim ke Dinas Kesehatan dengan tembusan Balai
POM dan diarsipkan.
D. PENGENDALIAN PERSEDIAAN
1. Stock Opname
a) Nilai Persediaan
PT. BMS untuk nilai persediaan disesuaikan dengan kebutuhan dan mempertimbangkan
ke ekonomian.
b) Penyimpanan
Pengecekan kondisi fisik persediaan dengan kartu stok persediaan harus tercatat pada
laporan Stock Opname.
c) Pengecekan
- Terhadap Obat Rusak
- Terhadap Obat Expire Date
- Terhadap Obat Dead Stock
2. Pengadaan Persediaan
Pelaksanaan Pengadaan dilakukan 1 minggu 1 kali dengan memperhatikan sisa stock
persediaan agar pelayanan tidak terhambat.
24
LAIN – LAIN
a. Apotek dilarang mempromosikan sarananya dengan cara menjanjikan pemberian hadiah berupa
barang atau lain – lain (UU Perlindungan Konsumen Pasal 13 ayat 2).
b. Apotek Dilarang mengedarkan Sediaan Farmasi berupa obat atau bahan obat yang tidak
memenuhi persyaratan Mutu, Keamanan dan Kemanfaatan (PP No. 71 tahun 1998 Pasal 2 ayat 1
Tentang Pengamanan Sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan).
c. Apotek tidak boleh melakukan sebagai apotek panel yaitu seolah – olah sebagai penerima obat
dari PBF, padahal mendistribusikan pada pihak yang tidak memiliki wewenang.
Jakarta, 26 Desember 2017
PT. Bhakti Medika Sejahtera

Direksi
DRS. HERMAN R. SARAGIH, MM.

DIREKTUR
25
Lampiran 1
Intruksi kerja
1. Intruksi kerja No. 1 Kalibrasi Peralatan Apotek

a. Tujuan : Intruksi kerja digunakan sebagai acuan dalam pemeliharaan/kalibrasi
peralatan apotek.
b. Kompetensi Tugas
1) Apoteker Pengelola Apotek
2) Koordinator Pelayanan
c. Peralatan apotek yang harus dikalibrasi
1) Timbangan gram/miligram
2) Thermometer
d. Koordinator Pelayanan Menyiapkan :
1) Daftar peralatan apotek yang akan dikalibrasi
2) Perkiraan biaya kalibrasi
3) Menghubungi petugas kalibrasi
2. Intruksi Kerja No.2 Pelayanan Pelanggan
a. Tahap I : Penyapaan awal
1) Front office mengucpkan sapaan sambil tersenyum
2) Menerima dan memeriksa kelengkapan resep yang dibutuhkan
3) Petugas Front Office memberikan kelengkapan resep dan mempersilahkan
konsumen untuk menunggu di ruang tunggu
4) Resep di tempel HKTP
5) Memaraf kolom kontrol H = Harga
6) Menyerahkan resep ke admin tagihan
b. Tahap II : Pengentryan resep kredit
Resep diterima oleh administrasi tagihan untuk dientry guna klaim penagihan
kepada rekanan.
c. Tahap III : Pelayanan HTKP
1) Menimbang, mencampur,meracik dan memasukkan wadah obat sesuai dengan
permintaan resep
2) Memeriksa dan mencocokan jumlah dan jenis obatnya dengan permintaan
diresep
3) Memberi etiket (nama,tanggal,cara pakai) sesuai dengan permintaan resep
4) Memaraf kolom kontrol T = Timbang dan K = Kemas
5) Memanggil nama konsumen dengan sebutan
6) Memeriksa ulang kesesuaian antara obat yang akan diserahkan dengan
resepnya
26
7) Menyerahkan obat kepada kosumen dengan mencocokan no.resep dan nama

konsumennya
8) Mencatat alamat dan no.telepon konsumen
9) Menjelaskan cara,waktu pemakaian,jumlah pemakaian obat dan cara
mengatasinya,cara menyimpan obat dirumah
10) Memaraf resep pada kolom P = Penyerahan
d. Tahap IV : Penyapaan akhir
Mengucapkan sapaan akhir dengan senyuman
e. Tahap V : Penyerahan uang hasil penjualan disertai dengan dokumen laporan buku
setoran kepada fungsi keuangan
3. Intruksi Kerja NO.3 Pemusnahan Resep
a. Tujuan : Supaya resep tidak di salah gunakan dan mengurangi penumpukan di
gudang penyimpanan resep
b. Kompetensi Tugas
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA)
c. Resep yang akan dimusnahkan adalah resep yang telah melebihi 3 tahun
d. Cara pemusnahan : Dibakar atau dikubur/ditanam. (TIDAK BOLEH DI PERJUAL
BELIKAN)
e. Pelaksanaan :
1) APA :
a) Membuat jadwal pemusnahan resep
b) Menentukan tempat pemusnahan resep
c) Menentukan tata cara pemusnahan resep
2) Koordinator Pelayanan :
a) Resep > 3 tahun ditimbang atau dihitung lembar resep
b) Memusnahkan sesuai dengan cara yang ditentukan oleh APA
c) Membuat berita acara pemusnahan resep dan ditandatangani oleh APA
koordinator pelayanan dan AA lain sebagai saksi.
4. Intruksi Kerja No. 4 Pemusnahan Sediaan Farmasi (Non Narkotika/Psikotropika ) dan
pembekalan kesehatan
a. Tujuan : supaya sediaan farmasi dan pembekalan kesehatan yang Expired
Date/Rusak/obat palsu tidak di salah gunakan dan mengurangi penumpukan di
gudang penyimpanan.
b. Kompetensi Tugas
1) Apoteker Pengelola Apotek
c. Sediaan Farmasi yang harus dimusnahkan adalah sediaan farmasi yang rusak dan
atau melampaui batas daluarsa (ED) dan obat palsu,agar tidak di salahgunakan.
d. Cara Pemusnahan : dibakar atau ditimbun/ditanam
e. Pelaksanaan :
27
1) Pemusnahan sediaan farmasi harus mendapat persetujuan PT.BMS

2) Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan harus dilaporkan kepada
Menteri.
3) Laporan Pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan sekurang-kurangnya
memuat keterangan :
a) Waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan alat
kesehatan;
b) Jumlah dan jenis sediaan farmasi dan alat kesehatan;
c) Nama penanggung jawab pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan alat
kesehatan;
d) Nama satu orang saksi dalam pelaksanaan pemusnahan sediaan farmasi dan
alat kesehatan.
4) Laporan pemusnahan sediaan farmasi dan alat kesehatan ditandatangani oleh
penanggung jawab dan saksi.
5. Intruksi Kerja No.5 Stok Opname (SO)
a. Tujuan : suatu kontrol terhadap arus masuk dan keluar barang,dimana dalam proses
ini akan dilakukan perhitungan stok secara fisik untuk di cocokan dengan stok yang
tercatat di dalam kartu stock.
b. Kompetensi Tugas
1) Apoteker
3) Petugas Gudang
4) Petugas Pelayanan
c. Cara Pelaksanaan
1) Koordinator pelayanan mengkoordinir kegiatan Stock Opname di apotek setiap
akhir bulan setiap bulannya
2) Petugas gudang harus membandingkan stock fisik obat dengan kartu stock
3) Petugas pelayanan yang di beri tanggung jawab terhadap penyimpanan obat
dipelayanan melakukan hal yang sama seperti petugas gudang. Catat tanggal Exp
date obat dan laporkan ke koordinator pelayanan
4) Koordinator pelayanan membuat rekapitulasi pencatatan pada bagian gudang
obat dan pelayanan kemudian dibuat dalam berita acara stock opname,
Kemudian berita acara stock opname harus ditandatangani oleh semua petugas
yang terlibat di dalam penyimpanan obat dan diketahui oleh APA dan MANAGER.
6. Intruksi Kerja No. 6 Delivery Order
a. Tujuan : Memberikan kemudahan kepada pasien untuk pemesanan obat ke Apotek
b. Kompetensi Tugas :
1) Asisten Apoteker
2) Petugas Delivery Order
c. Cara Pelaksanaan
1) Pasien telepon ke apotek untuk memesan obat OTR/ODR
28
2) Petugas menanyakan obat yang dibutuhkan

3) Petugas Cek Stock, jumlah harga dan alamat pasien
4) Apabila stock ada dan sudah cocok batas harga,jarak area untuk layanan delivery
order
5) Konfirmasi kepada pasien tentang harga
6) Apabila setuju, tanyakan pembayaran menggunakan uang pecahan berapa
(dimaksudkan untuk menyiapkan uang kembaliannya)
7) Petugas kasir melakukan transaksi dan siapkan uang kembalian
8) Petugas delivery order membawa obat, struk dan uang kembalian
9) Setelah selesai pengantaran, petugas delivery memberikan uang kepada petugas
kasir
7. Intruksi Kerja No.7 Cash On Delivery
a. Tujuan : Supaya mendapatkan Discount On Faktur
b. Kompetensi Tugas : Petugas Pembelian
c. Cara Pelaksanaan : Petugas pembelian melakukan negosiasi dengan pihak
Distributor /PBF
8. Intruksi Kerja No. 8 Pelaporan Apotek
Laporan Operasional apotek dikirimkan ke kantor pusat (PT.BMS) dan di tanda tangani
oleh Manager Apotek dan APA,Untuk pelaporan wajib disampaikan n + 10 ( lampiran
13).
29
Lampiran 2
Struktur Organisasi Apotek PT. Bhakti Medika Sejahtera
Dewan Direksi / Direktur
Manager Apotek
Kepala Seksi
Apoteker
Keuangan dan
Pengelola Apotek
Umum
Koordinator
Pelayanan Tagihan
(Koryan)
Pelayanan Akuntansi
Pembelian Kasir
Tata Usaha dan

Gudang
Umum
30
Lampiran 3
Contoh Surat Defekta
Bulan : ……………………………….. No. Defekta : ……………………….
Jumlah
Tgl./Har Permintaan Sisa Nama Petugas
No. Nama Obat di Ket.
i Barang Stock Penerima
Berikan

Lampiran 4
Contoh Format Laporan Pembelian

No. Adm Total Harga Faktur Total Kredit/ Jatuh
Tanggal Nama PBF Ket
Faktur BPJS UMUM BPJS/Umum Tunai Tempo

Lampiran 5
31
Contoh Format Buku Register Surat Pemesanan
PERIODE MINGGU I/II/III/IV

BULAN : …………………
Defekta Nama/Paraf
NO. Surat PBF / Nama
NO Petugas Ket.
Pesanan Distributor Barang Tanggal Nomor Pembelian

Lampiran 6
Format Buku Penerimaan Barang

Faktur Surat Pesanan No. Expir
No Nama Satua Qty Nilai
PBF/Dist. Nomo Nomo Batch e Ket.
. Tanggal Tanggal Barang n . Faktur
r r . Date

LAMPIRAN 7
32
Format Laporan Expire Date Barang
DAFTAR OBAT KADALUARSA (EXPIRE DATE) YANG SUDAH DI RETUR

APOTEK ……………………………….
TAHUN …………………………
Expire Jumlah Harga Obat

No. Nama Obat PBF / Dist. Total Ket.
Date Obat Netto + PPN

Total 0 0
LAMPIRAN 8
Format Laporan Kerusakan/Kehilangan Barang
No. Nama Obat Jumlah Nilai Rupiah Ket.

Koordinator Pelayanan Mengetahui,

Petugas Gudang
( ) ( )
Lampiran 9
Format Laporan Penjualan Harian

33
Tota
Bon Obat Tanpa Resep Obat Dengan Resep Ket.
No Petugas l
Tanggal
. Kasir Nomo Nomo Jumla Nomo Jumlah Jumla
Jumlah Jumlah
r r h r R/ h

Lampiran 10
Format Data Penolakan Resep
No. Tanggal Nama Obat Jumlah Dokter Ket.

Lampiran 11
Format Data Keluhan Konsumen

34
No. Tanggal Jenis Keluhan Solusi Ket.

Lampiran 12
Format Buku Penggunaan Narkotika
Pasien Dokter
Tangal
No. No. Resep Nama Pembekalan Jumlah
Penyerahan Nama Alamat/No telp. Nama Alamat/SIK

Lampiran 13
Format Laporan Kinrja Operasional & Laporan Persediaan
35
No. Uraian RKA/ Target Pencapaian Penjelasan Keterangan
1 HPP Sesuai RKA

2 Omzet Omzet Perbulan
Kredit
Tunai
3 Persediaan 50 % dari Omzet
Obat Rusak 0%
Obat Expired Date 0%
4 Umur Persediaan 10 hari
5 Keluhan Pelanggan 0%
Data Penolakan
6
Resep 0%
7 Waktu Tunggu
Obat Jadi 15 Menit
Obat Racik 30 Menit
No. Uraian Jumlah Rupiah (Rp.) Keterangan
1 Stock Bulan Lalu

2 Stock Bulan Sekarang
3 Total Pembelian
Kredit
Tunai
Lampiran 14
Format Laporan Narkotika
36
LAPORAN NARKOTIKA BULAN ……………. TAHUN …………………
Unit Layanan : Apotek ………………………

Data ini sudah di verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotik : ………………………
Tanggal :
Saldo Pemasukan Penggunaan

Nama Obat Satuan Saldo Akhir
Awal Dari Jumlah Untuk Jumlah

Lampiran 15
Format Laporan Psikotropika
LAPORAN PSIKOTROPIKA BULAN ……………… TAHUN …………………

Unit Layanan : Apotek …………………………
Data ini sudah di verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotik : ……………….
Tanggal :
Saldo Pemasukan Penggunaan

Nama Obat Satuan Saldo Akhir
Awal Dari Jumlah Untuk Jumlah

Lampiran 16
Struktur Alur Pengadaan dan Penerimaan Barang
37
TRANSAKSI PENGADAN BARANG
GUDANG PEMBELIAN SUPPLIER KEUANGAN
TIDAK
PERMINTAAN BARANG DATA
PEMILIHAN MENERIMA
(FRONT OFFICE) PENERIMAAN
SUPPLIER SP
PELAYANAN GUDANG BARANG
YA
PENERIMAAN PEMBUATAN
PENGIRIMAN
BARANG & ORDER
BARANG
SURAT JALAN PEMBELIAN
ENTRY
PENUKARAN
TIDAK FAKTUR
SUPPLIER
CEK BARANG TIDAK APPROVAL OLEH SURAT JALAN FAKTUR OG

(SESUAI) MANAGER OG NO SP NO SP
YA YA VALIDASI FAKTUR
& TERMIN
PEMBAYARAN
TANDA TANGAN ORDER

SURAT JALAN PEMBELIAN
YA
CASH
TERIMA BARANG
& PENCATATAN MENGIRIMKAN SP KE TIDAK
DATA SUPPLIER
PENERIMAAN
REMINDER
TRSNSAKSI
KEMBALIKAN HUTANG
BARANG
BUAT BUKTI
TERIMA BARANG
JATUH TIDAK
TEMPO
BUKTI TERIMA YA
BARANG
VOUCHER
PEMBELIAN
PEMBAYARAN
PENYERAHAN
BARANG ATAS
PERMINTAAN
VALIDASI VOUCHER
PEMBELIAN
SELESAI
PROSES
PENJURNALAN KE
JURNAL UMUM &
BUKU PEMBANTU
Lampiran 17
Transaksi Penjualan Kredit (BPJS dan Inhealth)
38
FRONT OFFICE & PELAYANAN KEUANGAN PAYER
PESERTA KOREKSI
REMINDER
TRANSAKSI
OBAT PASIEN
INVENTORY
OUT
(REMINDER) TIDAK
STANDING
PENERIMAAN VALIDASI
RESEP PAYER
OUT STANDING
OBAT INVOICE YA
TIDAK PENJUALAN
KELENGKAPAN
DOKUMEN TIDAK
YA YA
GANTI
OBAT VALIDASI REKAP INVOICE
ENTRY RESEP INVOICE
TIDAK
VOUCHER
JUMLAH PENJUALAN
SESUAI KETERSEDIAAN PEMBAYARAN
DAFTAR OBAT OBAT
ARSIP
TIDAK
YA YA
SELISIH QTY
TIDAK
DIBELI TUNAI/ TIDAK
TERMASUK E KATALOG
PENYIAPAN
OBAT VALIDASI VOUCHER
PENJUALAN
YA JENIS
DAFTAR OBAT
TIDAK VALIDASI PROSES PENJURNALAN

YA TIDAK INTERNAL KE JURNAL UMUM &
BELI BUKU PEMBANTU
TUNAI
TIDAK
PENJ. 1.CEK OBAT
TUNAI 2.INFO PEMAKAIAN
TIDAK 3.TANDA TANGAN JURNAL UMUM &
GANTI
UPDATE BUKU
OBAT
YA PEMBANTU PIUTANG
PENYERAHAN OBAT
CORET-GANTI PADA PASIEN
PENUTUPAN RESEP
SESUAI DAFTAR OBAT/
DOI
SESUAI
KETENTUAN TIDAK
WAKTU
YA
TUNGGU WAKTU
Lampiran 18
Transaksi Penjualan Kredit Pelayanan Khusus
39
FRONT OFFICE & PELAYANAN KEUANGAN PAYER
PESERTA KOREKSI
REMINDER
TRANSAKSI
OBAT PASIEN
INVENTORY
OUT
(REMINDER) TIDAK
STANDING
PENERIMAAN VALIDASI
RESEP PAYER
OUT STANDING
OBAT INVOICE YA
TIDAK PENJUALAN
KELENGKAPAN
DOKUMEN TIDAK
YA YA
GANTI
OBAT VALIDASI REKAP INVOICE
ENTRY RESEP INVOICE
TIDAK
VOUCHER
JUMLAH PENJUALAN
SESUAI KETERSEDIAAN PEMBAYARAN
DAFTAR OBAT OBAT
ARSIP
TIDAK
YA YA
SELISIH QTY TIDAK
DIBELI TUNAI/ TIDAK
TERMASUK E KATALOG
PENYIAPAN
OBAT VALIDASI VOUCHER
PENJUALAN
YA JENIS
DAFTAR OBAT
TIDAK VALIDASI PROSES PENJURNALAN

YA TIDAK INTERNAL KE JURNAL UMUM &
BELI BUKU PEMBANTU
TUNAI
TIDAK
PENJ. 1.CEK OBAT
TUNAI 2.INFO PEMAKAIAN
TIDAK 3.TANDA TANGAN JURNAL UMUM &
GANTI
UPDATE BUKU
OBAT
YA PEMBANTU PIUTANG
PENYERAHAN OBAT
CORET-GANTI PADA PASIEN
PENUTUPAN RESEP
SESUAI DAFTAR OBAT/
DOI
SESUAI
KETENTUAN TIDAK
WAKTU
YA
TUNGGU WAKTU
Lampiran 19
Transaksi Penjualan Tunai

40
FRONT OFFICE & PELAYANAN KEUANGAN
START YA
(MULAI)
PENGDAAN
PENERIMAAN
PERMINTAAN OBAT OUTSTANDING
TIDAK
YA
DENGAN GANTI
RESEP OBAT
TIDAK
YA
TIDAK
KETERSEDIAAN
OBAT
YA
BUAT COPY RESEP
INFORMASI NILAI
VOUCHER ARSIP
OBAT KPD PASIEN
PENJUALAN
PEMBELI
TIDAK
PASIEN VALIDASI VOUCHER
ENTRY MEMBELI PENJUALAN
PENJUALAN
YA
PENYIAPAN PERMINTAAN PROSES

DAN PENGGUNAAN STOK PENJURNALAN KE
BERDASARKAN EXPIRE JURNAL KAS
TERCEPAT
STRUK PENJUALAN JURNAL KAS
PENUTUPAN
SELESAI
PERMINTAAN
Lampiran 20
Surat Pesanan
41
42
Lampiran 21
Kartu Stock Gudang
43
Lampiran 22
Kartu Stock Harian
44
Lampiran 23
Surat Pesanan Psikotropik
45
Lampiran 24
Surat Pesanan Narkotika
46

Pedoman Apotek Tahun 2017 - Cetak

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Apotek Tahun 2017 - Cetak

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN PENGELOLAAN APOTEK

KEPUTUSAN DIREKSI PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA

DIREKSI PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA

Menimbang : a. Bahwa Pedoman Pengelolaan Apotek yang di tetapkan dengan

b. Bahwa oleh karenanya perlu dilakukan penyempurnaan Pedoman

c. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu menetapkan

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

2. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas

3. Peraturan Pemerintah No. 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan

4. Keputusan Mentri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002

5. Keputusan Mentri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004

6. Akte Pendiri PT. Bhakti Medika Sejahtera, melalui Akta Notaris

7. Keputusan Mentri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI No. AHU-

8. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 09 Tahun 2017 tentang

Menetapkan : PEDOMAN PENGELOLAAN APOTEK PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA

PERTAMA : Menetapkan dan memberlakukan Pengelolaan Apotek PT. Bhakti

KEDUA : Kepada seluruh penyelenggara di Apotek milik PT. Bhakti Medika

KETIGA : Dengan ditetapkannya Keputusan ini maka Pedoman Pengelolaan

PT. BHAKTI MEDIKA SEJAHTERA

DRS. HERMAN R. SARAGIH, MM.

1. Yth, Komisaris PT.BMS

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………………. i

BAB II. TUGAS POKOK DAN FUNGSI.............................................................. 9

BAB III. PENGELOLAAN OBAT....................................................................... 14

A. OBAT NON NARKOTIK DAN PSIKOTROPIK........................................... 14

Lampiran 1. Instruksi Kerja.................................................................... 22

Lampiran 4. Contoh Format Laporan Pembelian..................................... 27

1. Apotek Adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek

2. Fasilitas Adalah sarana yang digunakan untuk melakukan pekerjaan

3. Tenaga Adalah tenaga yang melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri

5. Tenaga Adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalankan

Kefarmasian Farmasi dan Analis Farmasi.

15. Apoteker Adalah Apoteker yang bekerja di Apotek disamping Apoteker

19. Asisten Adalah Tenaga teknis kefarmasian yang secara peraturan

21. Petugas Adalah Petugas yang bertanggung jawab terhadap kebenaran

29. Order List Adalah Permintaan obat dari penjualan/pelayanan ke gudang.

apotek yang mengharuskan obat yang diterima lebih dahulu harus

37. E - Adalah tatacara pembelian barang/jasa melalui sistem E-Catalogue.

Rumus HPP (Persediaan Awal + Pembelian) – Persediaan Akhir)

40. Inventory Adalah permintaan persediaan obat mulai pembelian sampai

Harga pokok Penjualan (HPP)

41. Rumus Umur 30

44. Penyakit Adalah Penyakit Diabetes Melitus, Hipertensi, Penyakit Jantung,

48. Keluhan Adalah keluhan terhadap Kecepatan pelayan, Kebersihan ruang

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

B. APOTEKER PENGELOLA APOTEK (APA)

b) Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pengelolaan obat dan bahan obat.

C. APOTEKER PENDAMPING (APING)

b) Merencanakan pengadaan obat sesuai kebutuhan dengan memperhatikan prinsip

E. ASISTEN APOTEKER (AA)

(k) Memelihara kebersihan ruang peracikan dan lemari obat.

I. KEPALA SEKSI KEUANGAN DAN UMUM

e) Melakukan pembayaran kepada pihak ketiga sesuai dengan prinsip pengelolaan

A. OBAT NON NARKOTIK DAN PSIKOTROPIK

(h) Setiap penjualan selalu dilakukan pencatatan menggunakan sistim

2) Pelayanan Resep Kredit

Prosedur pelayanan resep kredit obat BPJS Kesehatan (PRB, Prolanis) :

Prosedur pelayanan resep obat PT. Mandiri Inhealth :

B. NARKOTIKA DAN PSIKOTROPIKA

a) Kepala Balai POM.

Jakarta, 26 Desember 2017

PT. Bhakti Medika Sejahtera

DRS. HERMAN R. SARAGIH, MM.