E-mail Bisnis Bahasa Jepang

(ビジネスメールの書き方)

Kelompok III

Yosia Dwi Prasetya 18020104037

Eka Ayu Cahyani 18020104039

Moh. Rizal Fahlevi 18020104062

Chintani Kristina 18020104064

PENDIDIKAN BAHASA JEPANG

FAKULTAS BAHASA DAN SENI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat-Nya,
sehingga kelompok kami mampu menyelesaikan makalah yang berjudul “E-mail Bisnis Bahasa
Jepang (ビジネスメールの書き方)” dengan tepat waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti.
Terima kasih kepada Bapak Miftachul Amri, S.Pd., M.Pd., M.Ed sebagai dosen pengampu mata
kuliah Bijinesu Nihongo. Tidak lupa, terima kasih kepada segala pihak yang telah membantu
kami dalam menyelesaikan makalah ini.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Bijinesu Nihongo.
Selain untuk memenuhi tugas kelompok, kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat
dan dapat menambah wawasan baik bagi pembaca maupun penulis. Kami sadar, meskipun isi
makalah ini diambil dari berbagai sumber yang dapat dipercaya, makalah yang kami tulis masih
memiliki keselahan. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca, agar
kami dapat memperbaiki dan tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.

Surabaya, 4 April 2021

Kelompok III

i
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................................................i
DAFTAR ISI...............................................................................................................................................ii
BAB I..........................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.......................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.................................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah............................................................................................................................2
1.3 Tujuan..............................................................................................................................................2
BAB II.........................................................................................................................................................3
ISI................................................................................................................................................................3
2.1 E-mail Bisnis.........................................................................................................................................3
2.2 Bagian-bagian e-mail bisnis..................................................................................................................3
2.3 Tata Cara Penulisan E-mail di dalam Dunia Bisnis di Jepang...............................................................7
BAB III.......................................................................................................................................................9
PENUTUP...................................................................................................................................................9
3.1 Kesimpulan............................................................................................................................................9
3.2 Saran......................................................................................................................................................9
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................................................11

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manusia sebagai makhluk sosial, dalam segala lini kehidupan akan senantiasa
membutuhkan campur tangan atau bantuan dari manusia lain. Manusia tidak bisa bekerja
sendiri untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Oleh karena itu, manusia harus mampu
berinteraksi dan berkomunikasi. Dalam melakukan interaksi dan komunikasi dengan manusia
lain, maka tentuanya setiap manusia berharap apa yang ia maksudkan dapat diterima oleh
manusia tersebut. Namun, hal tersebut tidak selalu mampu berjalan sesuai harapan. Ada
kalanya berjalan sesuai dengan harapan dan juga tidak sesuai dengan harapan. Oleh karena
itu, salah satu usaha yang dapat dilakukan manusia agar maksud dari interaksi dan
komunikasinya dapat diterima oleh manusia lain adalah mempelajari dan memahami
bagaimana kebiasaan atau kebudayaan dari manusia-manusia tersebut.
Salah satu contoh dari penjelasan di atas adalah ketika seorang manusia ingin berinteraksi
dan berkomunikasi dengan manusia yang memiliki budaya yang berbeda dengannya, maka ia
harus mempelajari budaya manusia tersebut agar maksud yang ia inginkan dapat terwujud.
Salah satunya adalah berinteraksi, berkomunikasi atau menjalin hubungan dengan
masyarakat Jepang. Untuk pembahasan kali ini, akan dikhususkan dalam hubungan bisnis
dengan masyarakat Jepang.
Dalam menjalin hubungan bisnis dengan masyarakat Jepang, maka sebelum itu harus
melakukan berbagai persiapan. Salah satunya adalah mempelajari budaya-budaya yang
berhubungan dengan bisnis Jepang. Mulai dari hal kecil seperti menyapa hingga hal besar
seperti menawarkan kesepakatan. Semua aspek-aspek tersebut memiliki budaya-budaya
tertentu yang harus dipahami oleh partner bisnis. Karena dalam menentukan hubungan
bisnis, arena selain kecakapan dalam bekerja, masyarakat Jepang sangat memperhatikan
bagaimana sikap partner bisnis.
Salah satunya adalah penulisan e-mail bisnis. Dalam menulis email bisnis, seseorang
tidak bisa menulisnya dengan sembarangan. Terdapat aturan-aturan dalam menulisnya. Oleh
karena itu, kali ini kelompok kami mencoba untuk melakukan penelitian sederhana mengenai
bagaimana cara menulis e-mail bisnis bahasa Jepang.
1
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Bagaimana cara menulis e-mail bisnis bahasa Jepang?
1.2.2 Apa saja yang harus diperhatikan dalam menulis e-mail bahasa Jepang?

1.3 Tujuan
1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana cara menulis e-mail bahasa Jepang.
1.3.2 Untuk mengetahui dan memahami apa saja yang harus diperhatikan dalam menulis
e-mail bahasa Jepang.

2
 BAB II

ISI

2.1 E-mail Bisnis

E-mail atau surat elektronik merupakan salah satu media berkomunikasi yang sangat
dikenal di masyarakat. Cakupan penggunaannya juga sangat luas, dan salah satunya adalah
bidang pekerjaan atau lebih tepatnya dunia bisnis. Pengguaan e-mail dalam dunia bisnis
adalah hal yang tidak bisa dipisahkan. Pengguaannya juga sangat bervariasi mulai dari
mengirim laporan, membuat janji, dan sebagainya.

2.2 Bagian-bagian e-mail bisnis

Bagian e-mail bisnis terdiri dari tujuh poin, yaitu: alamat, salam, nama, abstrak, detail,
salam penutup, dan tanda tangan. Berikut adalah contoh e-mail bisnis beserta bagian-
bagiannya.

株式会社○○

鈴木太郎様 ....

お世話になっております。....

一般社団法人日本ビジネスメール協会の直井です。....

10 月 25 日(金)にご依頼いただいた見積書を添付にてお送りいたします。....

1 添付 ....

【見積書】株式会社○○御中. pdf

<研修概要>

内容 : ピジネスメールコミュニケーション講座

3
 日時 : 2020 年 1 月 20 日(月) 13 時~16 時(3 時間)場所：株式会社 OO
会議室

住所 : 東京都千代田区○○町 1-2 人数:30 名(子定)

ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

ご確認よろしくお願いいたします。....

一般社団法人日本ピジネスメール協会 直井章子(NAOI Shoko)....

〒101-0052 東京都千代田区神田小川町 2-1 KIMURA BUILDING 5 階

TEL 03-5577-3210 / FAX 03-5577-3238

メール info@businessmail. or. jp

Berikut penjelasan mengenai bagian-bagian dari email tersebut:

2.2.1 Alamat / 宛名

Di bagian alamat, selain menulis alamat dari penerima, jangan lupa untuk menulis
nama orang atau penerima yang ingin Anda kirimi email. Saat mengirim email
kepada penerima yang merupakan orang di luar perusahaan, akan lebih sopan untuk
menuliskan nama perusahaan, nama departemen, dan jabatan pihak lain.
Tuliskan nama perusahaan secara lengkap tanpa menggunakan nama umum atau
singkatan. Gunakan suffix "sama" 【様】 ketika mengirim email kepada orang di luar
perusahaan dan "san" 【さん】 Ketika mengirim email kepada orang yang bekerja di
perusahaan yang sama dengan kita.
Dalam menulis email, penulisan alamat lebih mengacu pada istilah (TO, CC,
BCC). Berikut penjelasannya.
1. TO = Berisi alamat email yang dituju
2. CC = Apabila ingin membagi email kepada orang tertentu, maka dapat
menuliskan alamat email pada kolom ini
4
 3. BCC = Digunanakan apabila pengirim email ingin membagi email kepada orang
tertentu, namun secara rahasia. Sehingga orang yang dikirim email ini, tidak akan
tahu bahwa email juga dikirim ke alamat email yang ada pada kolom BCC.
2.2.2 Salam / 挨拶

Salam pembuka yang biasa digunakan ketika mengirim email kepada orang di

luar perusahaan adalah 【お世話になっております。】 Ketika mengirim e-mail

pada orang di dalam perusahaan, ekspresi atau ungkapan yang digunakan bisa
disesuaikan dengan posisi dan budaya di perusahaan tersebut. Selain itu, salam atau
sapaan yang digunakan dalam e-mail bisa juga menggunakan salam yang disesuaikan

dengan waktu, seperti 【おはようございます】、【こんにちは】、atau 【こん

ばんは】。Selanjutnya, apabila penerima termasuk golongan uchi atau orang yang

bekerja di perusahaan yang sama, cukup menuliskan 「 お 疲 れ 様 で す 。 」 meskipun
jabatan penerima lebih rendah atau lebih tinggi. Setelah itu, dibawahnya bisa
dituliskan perkenalan diri atau identitas diri, misal 「株式会社○○の山田です。」
2.2.3 Menyebutkan nama sebagai pengirim / 名乗り

Setelah salam dan sapaan, sebutkan nama lengkap Anda sebagai pengirim e-mail
tersebut, serta nama perusahaan tempat anda bekerja ketika e-mail yang dikirim
ditujukan untuk orang di luar perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah
penerima untuk mengetahui dari siapa email tersebut dikirim.
2.2.4 Abstrak atau Subjek / 要旨

Bagian ini berisikan penjelasan singkat mengenai isi yang akan disampaikan

secara lebih terinci. Biasanya dituliskan dengan「今から私は○○について書きま

す」Pada bagian ini penulis atau pengirim dari e-mail bisa menuliskan secara garis
besar, tentang isi dari e-mail tersebut. Hal ini juga dapat meminimalisir terjadinya
kesalahpahaman oleh pihak penerima email, dikarenakan sebelumnya sudah
dituliskan secara garis besar tujuan dari pengirim email.
2.2.5 Detail atau rincian / 詳細

5
 Bagian ini juga sering disebut denga nisi, atau 本文 dalam bahasa Jepang. Dalam
bagian ini, penulis harus menuliskan keperluannya secara lengkap namun tidak
bertele-tele, sehingga tidak membingungkan penerima serta tidak menimbulkan
banyak pertanyaan. Tuliskan apa yang benar-benar perlu dan penting disampaikan.

Informasi yang dituliskan sekiranya memuat 6w1h, yaitu 「なぜ（Why）」「何を

（What ）」「誰が（Who）」「誰と・誰に（Whom）」「いつ（When）」

「どこで（Where）」「どのように（How）」「どれだけ（How many）」

「いくら（How much）」

2.2.6 Kata penutup / 結びの挨拶

Salam penutup umum digunakan ketika mengirim e-mail ke orang luar

perusahaan adalah 「よ ろし くお 願い いた しま す。 」 . Tidak perlu menuliskan

salam penutup yang berbelit-belit, cukup tuliskan 「 よ ろ し く お 願 い い た し ま

す 。 」 . Atau jika masih perlu konfirmasi lebih lanjut, pengirim bisa menuliskan,

「ご確認よろしくお願いいたします。」,「今後とも」,「引き続き」, atau

「ご検討」. Untuk penerima e-mail kategori uchi, akan cukup dengan menggunakan
frasa 「どうぞよろしくお願いします。」.
2.2.7 Tanda Tangan /署名

Setelah menulis e-mail, tanda tangan juga perlu untuk dibubuhkan. Dengan
adanya tanda tangan, penerima e-mail dapat memahami bahwa ini adalah bagian
akhir dari e-mail tersebut. Tanda tangan dalam e-mail lebih mengacu pada keterangan
identitas yang berada di akhir e-mail. Tanda tangan atau keterangan identitas
memiliki peran yang sama dengan kartu nama, oleh karena itu, tidak hanya memberi
tahu nama dari pengirimnya, tetapi juga memberikan informasi kontak sehingga
pembaca dapat menghubungi anda sesuai dengan informasi kontak yang tertulis.
Informasi yang biasa dituliskan antara lain: Nama perusahaan, nama departemen,
nama depan dan belakang, bacaan, alamat email, nomor telepon, nomor faks, kode
pos, alamat, URL beranda, dll.
2.3 Tata Cara Penulisan E-mail di dalam Dunia Bisnis di Jepang
6
 Setelah membahas tentang bagian-bagian dari e-mail, selanjutnya adalah
mengenai tata cara penulisan e-mail dalam dunia bisnis di Jepang. Dalam dunia bisnis di
negara Jepang, kemampuan dalam menulis e-mail adalah salah satu kemampuan yang
penting dan wajib untuk dikuasai oleh seorang pekerja, terutama bagi karyawan yang
bekerja di sebuah perusahaan, dimana tentunya terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan sebelum menulis email. Berikut beberapa hal yang harus diketahui dalam
menulis e-mail bisnis di Jepang.
2.3.1 Bahasa Jepang lisan dan tulisan sangat berbeda satu sama lain. Cobalah untuk
tidak menggunakan bahasa informal dan selalu memilih cara sopan atau hormat
yang dalam bahasa Jepang dikenal sebagai keigo.

2.3.2 Pemahaman mengenai hubungan antar partner bisnis harus benar-benar dipahami.
Hal ini bertujuan untuk menentukan penggunaan keigo yang benar.
2.3.3 Dalam menulis e-mail, hendaknya ditulis dengan sederhana dan ringkas.
Penulisan e-mail yang rumit dan terlalu panjang akan membuka adanya risiko
kesalahan yang berlebihan. Oleh karena itu, penulisan e-mail yang rumit dan
panjang hendaknya dihindari.
2.3.4 Dalam menyampaikan pesan, hendaknya tidak berlebihan dan keluar dari topik
atau tujuan dalam menulis e-mail. Apabila hendak melaporkan sesuatu, amak isi
pesan hanya sebatas inti hal yang dilaporkan, tidak membahsa topik lain.
2.3.5 Meminta bantuan orang lain atau rekan kerja untuk mengoreksi e-mail yang
ditulis.

7
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pengguaan e-mail dalam dunia bisnis adalah hal yang tidak bisa dipisahkan. Pengguaannya
juga sangat bervariasi mulai dari mengirim laporan, membuat janji, dan sebagainya. Bagian e-
mail bisnis terdiri dari tujuh poin, yaitu: alamat, salam, nama, abstrak, detail, salam penutup, dan

tanda tangan. Di bagian alamat (宛名), selain menulis alamat dari penerima, jangan lupa untuk

menulis nama orang atau penerima yang ingin Anda kirimi email. Salam pembuka (挨拶) yang

biasa digunakan ketika mengirim e-mail kepada orang di luar perusahaan adalah 【お世話 に

な っ て お り ま す 。 】 . Setelah salam dan sapaan, sebutkan nama lengkap Anda sebagai

pengirim e-mail tersebut ( 名 乗 り ), serta nama perusahaan tempat anda bekerja ketika e-mail

yang dikirim ditujukan untuk orang di luar perusahaan. Abstrak ( 要 旨 ), berisikan penjelasan

singkat mengenai isi yang akan disampaikan secara lebih terinci. Detail atau rincian ( 詳 細 )
Dalam bagian ini, penulis harus menuliskan keperluannya secara lengkap namun tidak bertele-

tele. Lalu salam penutup (結びの挨拶) ditulis dengan singkat dan jelas. Yang terakhir ada tanda

8
tangan (署名), Dengan adanya tanda tangan, penerima e-mail dapat memahami bahwa ini adalah
bagian akhir dari e-mail tersebut.
Tata cara penulisan e-mail dalam dunia bisnis di Jepang, usahakan selalu menggunakan
keigo, memahami hubungan antar partner bisnis, e-mail ditulis sederhana dan ringkas, yang
terakhir mintakah rekan kerja mengoreksi e-mail tersebut.

3.2 Saran

Jepang adalah negara yang menjunjung tinggi kehormatan orang lain, maka dari itu dalam
menyampaikan sesuatu, kita dituntut untuk menyampaikannya dengan benar dan sopan.
Terutama saat mengirim e-mail bisnis, karena berpengaruh terhadap aspek sosial dan ekonomi
maka harus dilakukan dengan benar. Menulis e-mail yang baik sudah dijelaskan secara rinci
dibagian pembahasan atau isi makalah, yang kiranya dapat berguna untuk referensi penulisan e-
mail bisnis bahasa Jepang.

9
DAFTAR PUSTAKA

Jepang, Ohayo. 2019. Dasar-dasar Menulis Email Bisnis di Jepang,

(https://ohayojepang.kompas.com/read/1585/dasar-dasar-menulis-email-bisnis-di-jepang?
page=all#page2), diakses 04 April 2021.

Naoi, Akiko. 2019. “第 6 回 ビジネスメールの基本の型【前編】「宛名・挨拶・名乗

り 」 ”  dalamhttps://www.jtua.or.jp/education/column/businessmail/201911_01/ diakses pada 2
April 2021.
 
Naoi, Akiko. 2019. “第 7 回 ビジネスメールの基本の型【中編】「要旨・詳細・結びの挨
拶 」 ”  dalamhttps://www.jtua.or.jp/education/column/businessmail/201912_01/ diakses pada 2
April 2021.
 
Naoi, Akiko. 2020. “ 第 8 回  ビ ジ ネ ス メ ー ル の 基 本 の 型 【 後 編 】 「 署
名 」 ”  dalamhttps://www.jtua.or.jp/education/column/businessmail/202002_01/ diakses pada 2
April 2021.
Nuraeni, Chusnul. 2014. Menulis E-mail dalam Bahasa Jepang,
(http://chusnulnuraeni.blogspot.com/2014/03/menulis-email-dalam-bahasa-jepang.html?m=1),
diakses 04 April 2021.

10