UNIVERSITAS JAMBI
2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita ucapkan kepada Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga makalah ini dapat diselesaikan dengan baik. Makalah ini berjudul “Fungsi-fungsi Administrasi
dan Manajemen”. Makalah ini disusun agar dapat bermanfaat sebagai media sumber informasi dan
pengetahuan.
Penulis ucapkan terima kasih kepada Dosen Mata Kuliah Pengantar Ilmu Administrasi dan
Manajemen, teman-teman dan semua pihak yang telah terlibat dan memberikan bantuan dalam bentuk
moril maupun materil dalam proses penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat pada
waktunya.
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kritik dan saran yang
bersifat konstruktif sangat dibutuhkan. Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan berguna serta bisa
digunakan sebagaimana mestinya.
PENDAHULUAN
Konsep pembelajaran fungsi-fungsi administrasi telah dikenal sejak lama dengan berbagai
asumsi. Administrasi bisa dikenal sebagai materi, menyuruh orang agar bekerja, mencapai suatu
tujuan melalui upaya orang lain, memanfaatkan manusia, uang, dan sebagainya. Untuk memperoleh
gambaran yang lebih luas dan komperensif, tentang administrasi, makalah ini akan mengemukakan
fungsi dan tujuan yang berlaku dalam administrasi.
Seperti halnya dalam bidang lain, dalam perkembangan administrasi sering terjadi asumsi, teori
dan pandangan yang melengkapi mengubah bahkan mengganti sebagian dengan perombakan itu,
administrasi seolah maju dan berkembang segala kemajuan kehidupan manusia. Hal ini
menunjukkan administrasi hadir dalam kehidupan manusia sejak zaman dahulu sampai yang akan
datang.
Administrasi sebagai suatu kegiatan bersama terdapat dimana-mana selama ada manusia yang
hidup dan bekerjasama dalam kelompok. Jika kita melihat sebuah pabrik bekerja menghasilkan
semacam benda sebagai produknya, maka di situ kita melihat ada administrasi. Jika kita melihat
suatu lembaga yang melatih dan memberikan suatu pelajaran yang akhirnya mereka mendapat
sertifikat dari proses pendidikan itu,maka distu ada administrasi pendidikan.
1.Agar dapat memahami fungsi dari administrasi dan manajemen secara umum
PEMBAHASAN
Keberhasilan suatu kegiatan atau pekerjaan tergantung dari manajemennya. Pekerjaan itu akan
berhasil apabila manajemennya baik dan teratur, dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu
perangkat dengan melakukan proses tertentu dalam fungsi yang terkait. Maksudnya adalah serangkaian
tahap kegiatan mulai awal melakukan kegiatan atau pekerjaan sampai akhir tercapainya tujuan kegiatan
atau pekerjaan.
Telah diketahui bahwa pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi
dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-
kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan
umum yang telah dirumuskan.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang
harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut/diartikan sebagai fungsi-fungsi
administrasi dan manajemen. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat
tentang fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun
terminologi yang dipergunakan.
1. Planning : menentukan tujuan-tujuan yang hendak di capai selama suatu masa yang akan datang dan
apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
2.2.1 Menurut Prof Dr Sondang P Siagian MAdalam bukunya “Fungsi-fungsi managerial” dan “Filsafat
Administrasi” fungsi-fungsi administrasi dan manajemen itu ialah :
Fungsi-fungsi tersebut mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan
untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
A. Perencanaan (Planning)
Salah satu cara yang paling mudah dikemukakan dalarn penyusunan rencana adalah dengan
mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari dan menemukan jawaban terhadap enam
pertanyaan, yaitu :
B. Pengorganisasian (Organizing)
C. Penggerakan (Motivating)
“Motivating” secara implisit berarti bahwa pimpinan organisasi berada di tengah-tengah para
bawahannya dan dengan demikian dapat memberikan bimbingan, instuksi, nasehat dan koreksi jika
diperlukan.
D. Pengawasan (Controling)
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk
menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini jelas terlihat bahwa terdapat hubungan yang
sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Jelas bahwa tanpa rencana pengawasan tidak
mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pengawasan itu. Sebaliknya
rencana tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan dan atau
penyelewengan-penyelewengan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya.
Pengawasan tidak langsung ialah pengawasan dari jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui
laporan yang disampaikan oleh para bawahan
E. Penilaian (Evaluating)
Penilaian adalah proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil pekerjaan yang telah dicapai
dengan hasil-hasil yang seharusnya dicapai. Demikian dapat dikatakan bahwa hakekat dari penilaian
adalah ditujukan kepada satu fase tertentu dalam satu proses, setelah fase itu seluruhnya selesai
dikerjakan.
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan (planning) yaitu menentukan tujuan-tujuan yang hendak dicapai selama suatu
masa yang akan datang dan apa yang harus diperbuat agar dapat mencapai tujuan-tujuan itu.
B. Pengorganisasian (Organizing)
C. Kepegawaian (Staffing)
D. Pemotivasi (Motivating)
Pemotivasi (Motivating) yaitu mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia kearah tujuan-
tujuan.
E. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (Controlling) yaitu mengukur pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, menentukan
sebab-sebab penyimpangan dan mengambil tindakan-tindakan korektif.
A. Staffing (Penyusunan)
Staffing adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil
kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-
fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
B. Planning (Perencanaan)
Planning adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.
C. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang
terstruktur untuk mencapai sejumlah sasaran.
D. Controlling (Pengendalian)
Controlling adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar.
E. Directing (Pengarahan)
Directing adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan,
saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing,
agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
F. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar
tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan,
menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah
dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
2.2.4 Menurut James A. F. Stoner dalam buku "Manajemen" dari Jilid 1 terbitan bahasa Indonesia
fungsi-fungsi manajemen terdiri dari:
A. Perencanaan (Planning)
Menunjukan bahwa para manajer memikirkan tujuan dan kegiatannya sebelum
melaksanakannya. Kegiatan mereka biasanya berdasar suatu cara, rencana, atau logika, bukan asal
tebak saja.
B. Pengorganisasian (Organization)
Berarti para manajer itu mengkoordinir sumber daya manusia dan sumber daya bahan yang
dimiliki organisasi. Sejauh mana efektifnya suatu organisasi tergantung pada kemampuannya untuk
mengerahkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuannya. Tentu saja, dengan makin terpadu
dan makin terarahnya pekerjaan akan menghasilkan makin efektifnya organisasi.
D. Pengendalian (Controlling)
Berarti para manajer berusaha untuk meyakinkan bahwa organisasi bergerak dalam arah tujuan.
Apabila salah satu bagian dari organisasi menuju arah yang salah, para manajer berusaha untuk
mencari sebabnya dan kemudian mengarahkannya kembali ke tujuan yang benar.
A. Planning (Perencanaan)
Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan
datang. Adapun langkah-langkah dalam perencanaan menurut Oei Liang Lee yaitu :
1) Menetapkan tujuan,
B. Organizing (Pengorganisasian)
Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-
komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
Fungsi pengorganisasian sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia
dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada
suatu tujuan.
C. Directing (Pengarahan)
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para
bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien
untuk mencapai tujuan. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa
prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan tujuan dan prinsip
kesatuan komando.
D. Coordinating (Pengkoordinasian)
Koordinasi perlu diadakan agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai. Koordinasi antar bagian dan individu didalam organisasi akan dapat
tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip, yaitu prinsip kontak langsung, prinsip penekanan pada
pentingnya koordinasi dan hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada.
E. Controlling (Pengawasan)
Pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang
telah direncanakan. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah
menciptakan standard, membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard dan melakukan
tindakan koreksi.
2.2.6 Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell fungsi manajemen terdiri dari:
A. Planning (Perencanaan)
Proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa
yang akan datang dan penentuan starategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan
tujuan organisasi.
B. Organizing (Pengorganisasian)
Proses yang menyangkut bagaimana starategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.
C. Staffing (Penyusunan)
Merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak
dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi
daya guna maksimal kepada organisasi.
D. Directing (Pengarahan)
Proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta
proses memotivasinya.
Proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan
dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan.
2.2.7 Menurut Flippo (1994) setidaknya ada sepuluh fungsi-fungsi yang dijalankan oleh manajemen
sumber daya manusia. Flippo membaginya ke dalam dua kelompok besar, yaitu fungsi-fungsi
manajemen, dan fungsi-fungsi operasional.
A. Fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam manajemen sumber daya manusia terdiri dari:
B. Fungsi-fungsi operasional yang dijalankan oleh manajemen sumber daya manusia yaitu:
(3) Kompensasi,
(4) Integrasi,
Salah satu kegiatan penting yang dilakukan dalam manajemen sumber daya manusia khususnya
dalam fungsi perencanaan yaitu analisis pekerjaan. Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan
diketahui tugas-tugas apa yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang
harus dikuasai oleh sumber daya manusia yang akan menduduki posisi itu.
2.3 Fungsi Administrasi
1. Planning (Perencanaan)
Planning atau perencanaan adalah gambaran bagaimana sebuah aktivitas administrasi, mulai dari
pengumpulan data, pengelolahan, hingga penyusunan. Planning digunakan untuk awal mula melakukan
tindakan dalam proses administrasi.
2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah fungsi penyusunan komunikasi antar seseorang dalam pekerjaan. Anggota di
dalamnya wajib berkomunikasi satu sama lain untuk mendiskusikan masalah. Demi tercapaianya
tujuan administrasi perlu fungsi organizing atau penyusunan.
3. Coordinating (Kordinasi)
4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah penyampaian laporan yang berkaitan dengan proses adminstratasi sebagai
hasil akhir pengukuran. Bentuk laporan ada dua masam yaitu laoran lisan dan tulisan. Lisan di
sampaikan dalam keadaan tidak berangka dan hanya perintah. Sedangkan tulisan berkaitan dengan
angka, kesimpulan, dan hasil.
Budgeting adalah fungsi yang berkaitan dengan anggaran. Pengelolaan uang dilakukan dengan
bijaksana agar tidak terjadi penyalahgunaan atau pemborosan anggaran. Perlu adanga
pengkontrolan dalam fungsi budgeting.
6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah fungsi administrasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Penempatan karyawan adalah hal yang penting. Karena kemampuan dan keahlian sesorang datat
menentukan posisi dan pekerjaan.
Directing adalah fungsi administrasi yang berkaitan dengan interaksi organisasi delam
hubungan, perintah, saran, dan pengecekan. Bimbingan dilakukan olah manajer kepada karyawan
untuk mengarahkan pekerjaannya.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Administrasi pendidikan adalah suatu kegiatan kerja sama atau proses pengintegrasian segala sesuatu
baik personal maupun material yang tergabung dalam orgaisasi pendidikan untuk mencapai tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien.
a) Perencanaan,
b) Pengorganisasian,
c) Penyusunan,
d) Pengarahan,
e) Pengkoordinasian,
f) Penganggaran,
g) Pergerakan,
h) Penilaian
3.2 SARAN
Administrasi sangat diperlukan dalam kegiatan pendidikan, guna untuk mengkoordinir kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dan tidak hanya itu dapat juga menginventaris kelengkapan media-media atau sarana
belajar. Apabila suatu sekolah tidak menggunakan administrasi maka sekolah itu tidak akan berhasil
dan cenderung kacau.
DAFTAR PUSTAKA
https://bayu96ekonomos.files.wordpress.com/2013/09/ibnu-kaldun-prilaku-sosial-budaya-pdf.pdf
https://makalah-xyz.blogspot.com/2017/11/pengertian-fungsi-dan-tujuan-manajemen.html
https://www.studimanajemen.com/2012/08/fungsi-manajemen-menurut-james-af-stoner.html
https://www.studimanajemen.com/2012/08/fungsi-manajemen-menurut-george-terry.html
https://www.zonareferensi.com/fungsi-manajemen/
Terry, R. George & Rue, W. Leslie. 1992. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.