Disusun Oleh:
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN MAGANG
Mengetahui,
Dosen PJMK Magang.
BAB I
PENDAHULUAN
Kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis dilaksanakan di Badan Pengkajian dan
Pengembangan Kebijakan (BPPK), bagian Sekretariat dengan sub bagian Tata Usaha.
II.2 Badan Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan (BPPK)
Badan Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan (BPPK) terbentuk pada tahun 2002
sebagai bagian dari proses pembaharuan dan pembenahan diri Departemen Luar Negeri sesuai
Peraturan menteri Luar Negeri republic Indonesia No. 02/A/OT/VIII/2005/01 tahun 2005 tentang
Organisasi dan Tata kerja Departemen Luar Negeri. BPPK sebelumnya dikenal sebagai Badan
Penelitian dan Pengembangan (Litbang). Restrukturisasi Departemen Luar Negeri ini
dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan secara sektoral yang selama ini dirasakan sudah
tidak efektif lagi. Proses restrukturisasi organisasi Departemen Luar negeri pada tahun 2002
dimaksudkan untuk mengkomodir segala perkembanan yang terjadi dalam tata hubungan
internasional.
BPPK berbeda dari kesatuan kerja lain yang melaksanakan kebijakan pada saat ini. BPPK
lebih dari sekedar badan yang melakukan peninjauan dan menganalisa arus kebijakan,
mengeluarkan kebijakan, dan merencanakan kebijakan luar negeri untuk masa depan. BPPK
memiliki policy planning berorientasi ke depan (Future Oriented) sehingga BPPK perlu
memiliki sikap academic mind, kritis menganalisa kebijakan luar negeri saat ini dan bersika
future logic dalam melihat arah kebijakan yang patut dikembangkan ke depan baik itu kebijakan
diplomasi bilateral, regional, dan multilateral.
Aspek strategis yang dilakukan BPPK adalah meberdayakan dan meningkatkan peranan
organisasi dalam berbagai penyusunan rekomendasi dan analisa isu-isu actual, serta melakukan
kerjasam internasional dan mengadaka berbagai pertemuan para kelompok ahli mengenai
hubungan dan politik luar negeri.
C. Struktur Organisasi
• Sekretariat BPPK
• Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan Kawasan Asia Pasifik dan Afrika;
• Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan Kawasan Amerika dan Eropa;
• Pusat Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan pada Organisasi Internasional.
BAB III
LAPORAN KEGIATAN MAGANG
2. Kegiatan Magang
Pelaksanaan magang di Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia menempatkan penulis
di Sekretariat Badan Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan (BPPK) bagian Tata Usaha.
Secara Umum tugas Sekretariat BPPK adalah melaksanakan sebagian tugas BPPK di bidang
rencana dan program kerja, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata usaha, rumah tangga,
pengelolaan perpustakaan, dokumentasi, dan penerbitan. Di samping itu juga melaksanakan
tugas-tugas yang meliputi pelaksanaan kegiatan debriefing mantan Duta Besar, Diskusi terbatas,
reguler dan kajian isu ekonomi global/multilateral yang berdampak langsung ataupun tidak
langsung terhadap Pemerintah Republik Indonesia.
Sedangkan di bagian Tata Usaha di mana penulis ditempatkan mempunyai tugas untuk
melaksanakan sebagian tugas sekretariat BPPK di bidang tata usaha, penyusunan rencana,
program kerja, dan penyusunan laporan serta tugas-tugas lain yang bersifat substantif. Fungsi
dari bagian Tata Usaha antara lain:
Penyusunan rencana dan program kerja
Pengelolaan dan penyusunan data
Penyiapan naskah laporan
Penataan persuratan dan kawat
Pengelolaan arsip
Penyusunan laporan pelaksanaan debriefing mantan Duta Besar dan Substantif serta
draf rekomendasi hasil kajian-kajian yang dilakukan oleh Sekretariat BPPK.
2.1 Pengklasifikasian Surat dan Kawat baik Masuk ataupun Keluar (Filing)
Tugas rutin yang penulis kerjakan selama melaksanakan kegiatan magang adalah
pengklasifikasian atau pengarsipan berbagai bentuk surat masuk dan surat keluar yang dapat
berupa surat dinas, nota dinas, kawat, dan memorandum.
Surat dinas adalah alat penyampaian berita acara secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau usul dan saran atas sesuatu masalah kepada
berbagai Kementerian/Instansi Pemerintah/perorangan di luar Kementerian Luar Negeri. Surat-
surat dapat dikategorikan sebagai surat intern (berasal dari dalam Kementerian Luar Negeri) dan
surat ekstern (berasal dar luar Kementerian Luar Negeri). Surat juga dapat berupa nota dinas
yang adalah sebuah alat komunikasi tertulis intern yang dibuat oleh Pejabat Kementerian Luar
Negeri dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan petunjuk, pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penjelasan, dan laporan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan proses
pematangan suatu kebijaksanaan atau proses penyelesaian persoalan. Bentuk lain dari surat yang
beredar di bagian tata usaha adalah memorandum. Memorandum adalah bentuk naskah dinas
intern yang bersifat mengingat suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan
pendapat kedinasan. Memorandum sendiri dibuat oleh pejabat dalam lingkungan Kementerian
Luar Negeri atau perwakilan RI di luar negeri sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
Selain surat, terdapat juga kawat-kawat diplomatik baik yang bersifat keluar ataupun
masuk yang berasal dari perwakilan RI di luar negeri. Kawat terdiri dari kawat biasa, kawat
rahasia, dan kawat sandi atau sangat rahasia.
Sistemasi surat masuk adalah antara lain, surat masuk dan diterima oleh bagian tata
usaha. Langkah berikutnya yang penulis harus kerjakan adalah mencatat asal dan perihal beserta
nomor surat ke dalam buku agenda surat masuk. Kemudian surat masuk wajib dilampirkan
sebuah lembar disposisi bergantung dengan tujuan surat masuk tersebut apakah kepada Kepala
BPPK atau kepada Sekretaris BPPK. Surat masuk yang telah dilampirkan lembar disposisi
kemudian diserahkan kepada sekretaris pejabat yang dituju untuk dicatat dan kemudian
didistribusikan ke kantor-kantor pusat yang ada dalam unit kerja BPPK. Langkah terakhir
penulis adalah mendistribusikan surat masuk melalui buku ekspedisi surat masuk sesuai dengan
tujuan surat. Prosedur di atas juga berlaku apabila penulis hendak mengarsipkan kawat yang
masuk di bagian tata usaha.
Apabila berhubungan dengan surat keluar, yaitu surat yang berasal dari BPPK dan
ditujukan kepada pihak diluar BPPK, maka penulis membuat catatan dalam buku agenda surat
keluar yang kemudian dilakukan penomoran surat sesuai dengan nomor urut yang tercatat dalam
buku agenda surat keluar. Sedikit berbeda dengan prosedur kawat keluar, yaitu yang berwenang
memberikan nomor dan mengirimkan kawat keluar adalah Pusat Komunikasi.
• Saran
Berdasarkan pengalaman penulis mengenai kegiatan magang yang telah dilakukan tersebut,
penulis sangat menyarankan agar para mahasiswa/mahasiswi dari berbagai jurusan di Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan khususnya daru jurusan Ilmu Hubungan Internasional
Universitas Airlangga agar mengambil mata kuliah magang sebagai salah satu bagian dari
rencana studi. Penulis melihat bahwa sangat banyak manfaat yang dapat diperoleh untuk
memperkaya wawasan diri serta pemahaman yang lebih baik akan dunia kerja melalui kegiatan
magang di suatu instansi, baik yang bersifat pemerintahan maupun non pemerintahan.
Ekspektasi yang muncul adalah bahwa dengan telah dilakukannya kegiatan magang ini, para
mahasiswa/mahasisiwi setelah lulus dari Universitas Airlangga telah memiliki modal tentang
bagaimana harus berperilaku di dalam dunia kerja dan dengan kegiatan pemagangan tersebut
akan memantapkan diri dalam memilih instansi kerja yang seperti apa yang sesuai dengan minat
dan potensi diri. Selain itu, kegiatan magang juga dapat sangat menguntungkan apabila
mahasiswa/mahasiswi sanggup membangun kesinambungan komunikasi ataupun memperluas
jaringan dengan pihak-pihak tertentu guna menjalin hubungan baik untuk ke depannya.
Secara keseluruhan situasi dan kondisi lingkungan kerja di unit kerja sekretariat Badan
Pengkajian dan Pengembangan Kebijakan (BPPK) Kementerian Luar Negeri sangatlah kondusif,
sangat bersifat kekeluargaan sehingga dapat sangat mendukung optimalisasi kinerja. bahkan
sikap dan perilaku disiplin juga ditunjukkan oleh para petugas penjaga kebersihan yang selalu
dapat menjamin ruangan kantor yang bersih dan nyaman sebelum dimulainya kegiatan kantor
pada pagi hari. Saran yang mungkin dapat penulis berikan adalah perlu adanya ketepatan dan
kesepakatan waktu bersama untuk datang dan memulai kegiatan kerja pada pagi hari atau
mungkin dapat sesuai dengan peraturan yang telah tertulis sehingga dapat lebih mencerminkan
kebersamaan. Selain itu, mungkin diperlukan penambahan kuota bagi penerimaan tenaga kerja di
Kementerian Luar Negeri. Hal ini seperti yang dilihat penulis bahwa banyaknya pekerjaan
menjadi sedikit menghambat karena kurangnya tenaga kerja.