Garis Besar HAluan GA

https://www.mopintar.co.
id
GARIS BESAR HALUAN GENERAL AFFAIRS
GENERAL AFFAIRS
General Affairs adalah bagian pendukung

(supporting) semua departemen dalam sebuah
organisasi/ perusahaan, hal ini dapat dikatakan
bahwa tanpa GA perusahaan tidak bisa berjalan
dengan sempurna. Ruang lingkup General Affairs,
diantaranya adalah Building Maintenance, Car
Maintenance, Insurance, Cleaning Service,
Security, Canteen, RPTKA, Perizinan, Outsourcing,
ATK, Kurir, Driver dll.
Melihat banyaknya pekerjaan tersebut, maka perlu

adanya pengelolaan dan pengaturan serta
pelaksanaannya, jika tidak, maka perusahaan akan
rugi secara materiil atau nama baik perusahaan apabila
permasalahannya menyangkut ke khalayak umum.
Karena pentingnya posisi General Affairs dalam implementasi dilapangan, maka kita akan melihat
secar garis besar yang menjadi Haluan GA dalam menjalankan fungsi dan perannya dalam
mendukung visi & misi perusahaan.
Tugas General Affairs
General Affairs mempunyai tugas mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan
barang dan jasa yang dibutuhkan. Pengadaan seluruh peralatan dan kebutuhan kerja meliputi –
namun tidak terbatas pada – alat tulis kantor, meja, kursi, laptop, komputer, AC, aksesoris atau
penghias ruangan, dan lain sebagainya. Tugas ini juga mencakup fasilitas dan sumber daya
penunjang lain seperti kendaraan operasional, office boy, cleaning service, satpam, operator telpon,
dan jasa outsourcing lainnya. Diperlukan kerja sama yang baik dengan departemen terkait untuk
mempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sehingga mendapatkan
produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitas dan tidak melebihi anggaran yang ditentukan.
Fungsi General Affairs
Untuk pengadaan dan pemeliharaan yang sifatnya lebih menyeluruh, General Affairs mengadakan
penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan
anggaran. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada
pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Sebaiknya GA
memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu,
namun ini tentunya tergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering
General Affairs – Mugi Subagyo Page 1

https://www.mopintar.co.id
menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau
pertemuan yang lebih representatif.
Perawatan yang menjadi tanggung jawab GA meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar),
lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai),
kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area
perusahaan), perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical).
Aspek penting lain dari tugas seorang General Affairs adalah membina hubungan baik dengan para
suplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran
tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubungan ini secara
tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan.
GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja

atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal
kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan
berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang
kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK
lainnya.
Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA juga mengadakan survei kepuasan
pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja dalam rangka peningkatan
kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.
Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran,
laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas
investasi internal ini.
General Affairs juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan
perusahaan, dan menjalin hubungan dengan pihak eksternal semerti pemerintah daerah, kepolisian,
muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.
General Affairs Management
License & Permits
External Relation
Building Management
Security System
General Services
GA KPI

Bidang-bidang Pokok yang Menjadi Tanggung Jawab GA

1. Perijinan : Operasional (ijin usaha, TDP, dsb) Akte, Ijin, Domisili, Tenaga Kerja Asing
2. Building Management
3. Cleaning Services
4. Pengelolaan Kantin
5. Pengamanan Manusia dan Asset Perusahaan
6. Reception dan operator telpon
7. Hubungan eksternal : lembaga pemerintah, lembaga masyarakat,/ tokoh masyarakat, tetangga,

preman ?
Contoh Key performance Indicators (KPI) untuk GA

NO. (KPI) – Ukuran Keberhasilan Unit Pengukuran
1 Indeks kepuasan user terhadap GA dalam memenuhi permintaan

- Indeks
user akan sarana perkantoran (Printer, ATK, Komputer, dll).
2 Nilai kebersihan kantor dan lingkungannya (nilai dilakukan oleh - Angka
tim yang independen).
3 Jumlah protes masyarakat sekitar terhadap kegiatan - Angka
perusahaan/pabrik dalam satu tahun.
4 Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aspek - Hari/Minggu/ Bulan
legal perusahaan (pengurusan ijin, pembebasan tanah, dll).
- Persentase
5 Persentase pengurusan aspek legal perusahaan yang dapat
diselesaikan sesuai skedul. - Skala 1 – 5
6 Tingkat kepuasan manajemen terhadap kinerja bagian legal
Hukum Pareto : 80/20

Formula 80/20 yang dapat diterapkan dalam seluruh sendi kehidupan Prinsip Pareto (Pareto
principle) (juga dikenal sebagai aturan 80-20) menyatakan bahwa untuk banyak kejadian, sekitar
80% daripada efeknya disebabkan oleh 20% dari penyebabnya. Sebagai ilustrasi, bahwa 80% dari
kesuksesan yang telah atau akan anda peroleh merupakan hasil dari 20% usaha anda selama ini.
Secara sederhana, Hukum Pareto mengajak kita untuk mempertajam intuisi dan mencari 20% usaha
tersebut. Bayangkan efektifitas waktu, tenaga, pikiran yang bisa kita peroleh jika kita berhasil
menemukan 20% usaha tersebut. (untuk memahami pembuatan pareto, kami sertakan di web ini)

Matrix Pekerjaan & Tugas : Urgensi vs Durasi
Exessive Time Not ExessiveTime
I II
Important
20-25% (D) 65-80%(D)
25-30% 15%
15% (D)
Not Impor- Less than1%
tan
50-60%
(D)
IV
III
Struktur Organisasi (1)
Bod
HRD & GA Production Marketing R&D
Ga HRD
General
Security Safety
Service

genneral
Affairs
facility& cleaning
security administrasi
maintenance service
Perijinan
Akte dan Perijinan Operasional
 Akte 2 (Pendirian dan perubahan-
perubahannya)
 SIUP, IUT
 TDP
 Ijin Domisili
 Ketenagakerjaan
 H. O (undang – undang gangguan)
 Ijin alat angkut & angkat
 Ijin bejana tekan
 Ijin Generator
 Ijin Boiler
 SIM untuk forklift / reachtruck
 PBB, IMB, IPB
 Tanah Daftar Kualifikasi, etc
Instansi Terkait
 Kemenaker / BKPM
 Ditjen Imigrasi
 Kedutaan
 Pemda
 Ditjen Pajak
 Kepolisian

Dokumen – dokumen terkait TKWA

 IKTA
 Laporan keberadaan TKWAP di Kemenaker
 SKTT (Surat Keterangan Tempat Tinggal)
 STM (Surat Tanda Melapor)
 SKPPS (Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara)
 SKLD (Surat Keterangan Lapor Diri)
 Kitas / KIMS
 POA (Pendaftaran Orang Asing)
 Visa
Formaliti TKWAP
 Istansi terkait
 Dokumen – dokumen terkait TKWAP
 Pengurusannya
Passport dan Visa

 Passport : surat perjalananan untuk melakukan perjalanan antar Negara dan merupakan
dokumen resmi dari pejabat berwenang yang terter di passport
 SPLP : Surat Perjalanan Laksana Passport
 Visa : ijin tertulis dari pejabat yang berwenang pada perwakilan suatu Negara (kedutaan)
kepada seseorang guna melakukan kunjungan ke suatu Negara yang tertara dalam passport
Jenis-jenis Passport
 Passport Diplomatik
 Passport biasa
 Passport dinas
 Passport haji
 Passport untuk orang asing
Berbagai visa (ijin untuk memasuki wilayah Indonesia) dan dokumen

keimigrasian
 Visa Diplomatik / Dinas : merupakan kewenangan Kemenlu dalam pengeluarannya dan
penggunaannya
 Visa Transit : hanya singgah di suatu Negara untuk melakukan perjalanan ke Negara lain
 Visa Kunjungan Sosial Budaya : bersifat sosial budaya seperti mengunjungi keluarga, dsb
 Visa Wisata : Ijin untuk wisata
 Visa Bebas Wisata : diberikan untuk mendapat visa untuk kunjungan wisata maksimal 2 bulan

 Visa KUBP : Visa kunjungan usaha beberapa kali perjalanan
 VITAS / VBS : Visa tinggal terbatas atau berdiam sementara
 KIMS Provisonal : KIMS sementara yang bersifat darurat untuk mengurus yang sebenarnya
Dokumen-dokumen Kemenaker / BKPM yang terkait
Dokumen Instansi
Rencana Penggunaan Tenaga Kerja untuk perusahaan PMA/PMDN ke

RPTKA
BKPM. Swasta nasional ke kemenaker
Dokumen perusahaan untuk mendatakan calon TKA yang dikeluarkan oleh

TA01
Kemenaker
SKLD Surat Keterangan Lapor Diri
DPKK Dana Pelatihan Keahlian Kerja, sebesar USD 1,200 perorang TKA per tahun
IKTA Ijin Tenaga Kerja Asing
VKU 457 IKTA sementara 60 hari
STM Surat Tanda Melapor diri di kantor polisi setempat
SKPPS Surat Keterangan Pendaftaran Pendatang Sementara
ERP Exit Re-entry Permit, ijin keluar negeri dan kembali
Multiple Exit Re-entry Permit. Ijin berangkat keluar negeri untuk beberapa
MERP
kali perjalanan dan kembali, bisanya diberikan selama 6 bulan
Exit Permit Only. Dimintakan apabila TKA sudah selesai bekerja di

EPO Indonesia dan hendak dan kembali ke negeri asalnya, maka semua
dokumen imigrasi harus dikembalikan
Kunjungan Ijin Tinggal menjadi ijin tinggal berdiam sementara. Atau ijin
Konversi Ijin Tinggal tinggal berdiam sementara menjadi ijin tinggal berdiam. Ijin tinggal
berdiam menjadi ijin tinggal menetap.
Alih Sponsor TKA berpindah perusahaan
Alih Jabatan TKA ganti jabatan di perusahaan yamg sama

Beberapa Istilah
Istilah Pengertian
Faksim / IMI Fasilitas keimigrasian
Orang asing yang layak mendapat perhatian dan kewaspadaan khusus dari segi
Imigratoir Strategis
keamanan, ideologi, politik, ekonomi dan lain-lain
PLB-Pos lintas batas Dokumen perjalanan khusus melalui pos-pos perbatasan RI
Repatriasi Perjalanan orang asing meninggalkan Indonesia
Surat bukti tanda pendaftaran penduduk. Surat permohonan menjadi penduduk

STP
negara RI
Bentuk perjanjian keimigrasian bagi orang asing yang memiliki status menetap di
SKKA
Indonesia
Tourist Generating
Negara-negra yang potensial membangkitkan pariwisata Indonesia
Countries
Proses IKTA
 Permohonan Baru
 Permohonan Perpanjangan
 Permohonan Pindah Perusahaan
 Permohonan Ganti Job / Jabatan
Permohonan IKTA baru dan dokumen orang asing
Jenis
No Lokasi Syarat & Kelengkapam Permohonan Biaya (RP.) Catatan
Dokumen
KBRI 650.000 / Proses 7 hari

1 VKU Ada formolir yang harus diisi di KBRI
Setempat orang kerja
Polres 250.000 / Proses 3 hari

2 STM Passport
Setempat orang kerja

i.450.000
Imigrasi Isi form, Civp,akte notaris, surat Bisa 6x
3 Perpanjangan ii. 550.000
Setempat sponsor,copy dan asli passport perpanjangan
iii.650.000
Surat sponsor, form KITAS,copy TA

01,copy akte perusahaan bagi jabatan
POA
Imigrasi direktur, ED card dari airport (form D), 500.000 / Proses 7 hari
4 (Pendaftaran
Setempat POTO 3X4 DAN 2X3 sebanyak 4 lembar, orang kerja
Orang Asing
surat tugas, copy dan asli passport, copy
RPTKA
Permohonan IKTA perpanjangan dan dokumen orang asing
Jenis Syarat & Kelengkapan Biaya

No Lokasi Catatan
Dokumen Permohonan (Rp.)
Surat sponsor, copy
akta, copy struktur
organisasi, copy SPT, proses 7
SIUP/TDP,NPWP, TDI, 650.000 hari kerja,
1 RPTKA BKPM/Kemenaker
form RPTKA, prog. / orang berlaku
Diklat, kontrak kerja, setahun
surat domisili, SK
penetapan
Surat sponsor, copy
akta, copy struktur
organisasi, copy SPT,
Rekomendasi BKPM/Kemenaker/Ditjen SIUP/TDP,NPWP, TDI, 150.000 3 hari
2
TA01 Imigrasi form RPTKA, prog. / Orang kerja
Diklat, kontrak kerja,
surat domisili, SK
penetapan, KTP Dirut
Surat sponsor, copy akte
perusahaan bagi jabatan
direktur, program diklat,
copy RPTKA, copy
passport, copy
KITAS/KITAP, copy IKTA,
copy SKLD, surat
pernyataan perusahaan 200.000 Proses 3
3 TA 02 BKPM/Kemenaker
bahwa TKA belum / orang hari kerja
pernah melakukan
tindak pidana kriminal,
SK pendamping, copy
keberadaan TKWNAP,
mengisi form Ppt 2,
rekomendasi TA02
Kemenaker setempat
Surat sponsor, mengisi
form KITAS, copy
passport dan asli, copy
RPTKA, copy TA02, copy Proses 7
Proses
akte perusahaan bagi hari kerja,
KITAS/KIMS 550.000
4 Imigrasi Setempat jabatan direktur, copy POA keluar
POA (blue / orang
dan asli KITAS/KITAP, bersamaan
book
poto 3x4 dan 2x3 = 4 KITAS
lembar, surat tugas,
copy dan asli buku biru,
copy IKTA
200.000
5 Rekomendasi imigrasi setempat kanwill kumdang
/ orang
Isi form yang disediakan USD
Proses 3
6 Bayar DPKK BRI atau BNI sesuai data pribadi TKA 1,200 /
hari kerja
dalam KITAS/KITAP orang
Surat sponsor, copy
RPTKA, copy SK TA 02,
copy passport TKA,copy 250.000 Proses 3
7 SKLD Mabes Polri / Polda
KITAS/KITAP, poto 3x4 = / orang hari kerja
2 lembar, mengisi form
SKLD, kartu sidik jari
Surat sponsor, copy
RPTKA, copy SK TA 02,
copy passport TKA,copy
KITAS/KITAP, poto 3x4 = 500.000 Proses 3
8 IKTA BKPMD / Kemenaker
2 lembar, data-data / orang hari kerja
perusahaan (akte,
NPWP, SIUP, TDP, TDI,
Domisili)
Surat sponsor, copy
Laporan RPTKA, copy SK TA 02,
150.000 Proses 1
9 Lembaran Lurah / Kecamatan copy passport, copy
/ orang hari kerja
TKA KITAS/KITAP, poto 3x2 =
2 lembar, copy IKTA
Surat sponsor, copy
RPTKA, copy SK TA 02, 75.000 Proses 1
10 SKTT Lurah / Kecamatan
copy passport, poto 3x2 / orang hari kerja
= lembar, copy IKTA
Surat sponsor, copy
11 SKPPS Pemda setempat
= lembar, copy IKTA
Surat sponsor, copy
12 STM Polres Setempat
= lembar, copy IKTA

Hubungan Eksternal Perusahaan

Goverment Relations
Di Indonesia, peran untuk melobi pemerintah masih sering dilakukan oleh pemimpin puncak atau
pemilik perusahaan. Kebanyakan pelobi menjalin hubungan yang dekat dengan para pejabat
pemerintahan.
Tugas mereka adalah melobi pemerintah agar investasi mereka aman disini, menembus izin-izin
investasi, perluasan impor, pemakaian tenaga kerja asing, pengurusan pajak, ketenagakerjaan dsb,
dan sebagainya.
Prinsip Dasar Lobi

1. Diluar pembicaraan formal masih diperlukan pembicaraan informal.
2. Pelobi harus mampu menetralisir berbagai keadaan yang bisa menghambat proses pembicaran
informal.
3. Pelobi harus membangun keyakinan pada sasaran lobi bahwa hasil apapun yang diputuskan
tidak menyebabkan hubungan kedua belah pihak menjadi negative.
4. Pelobi harus mampu membantu orang itu mengambil keputusan.
5. Memahami kondisi yang bersifat politis
6. Memegang prinsip saling menguntungkan, dan bisa saling membutuhkan.
7. Kunci keberhasilan lobi terletak kepada kemampuan memodifikasi struktur psikologis internal
orang yang dilobi.
Ukuran Keberhasilan Lobi

1. Lobi bisa untuk mencapai tujuan jangka pendek dan jangka panjang.
2. Tujuan lobi bervariasi bisa berupa mempengaruhi sasaran lobi agar berbagai usulan, rencana
dan program kerja anda, mendapatkan pengertian, pemahaman, persetujuan hingga pada
dukungan.
3. Bisa saja tujuan lobi hanya sekedar tercipta hubungan kerja yang kondusif, saling memahami,
tidak saling mengganggu.
Tips Menghadapi Konflik – Lobi (LSM, Preman, Pemerintah, Pers)

Beberapa cara yang bisa diterapkan untuk menghadi kepribadian pemicu konflik :
 Terhadap pengkritik : Tenangkan hati dan perasaan anda, tetap fokus pada topik lobi.
 Si Agresis : Siapkan data dan informasi, tetap ingatkan, terhadap komitmen yang disepakati
bersama.
 Si tukang gossip, ingatkan dirinya untuk lebih fokus pada topik lobi
 Sang moralis : Hadapi dengan kerendahan hati, sampaikan kita perlu banyak belajar dari dirinya.

 Terhadap si martir : Ucapkan terima kasih, setelah itu agenda lobi harus tetap berjalan sesuai
topik yang akan didiskusikan.
 Tuan perfeksionis, berikan senyum penuh kasih, katakan padanya sarannya dicatat tetapi dalam
waktu singkat ini mohon pengertiannya untuk menerima apa adanya.
 Penggemar hal-hal sepele : Maklumi keterbatasan yang dimilikinya, ajak fokus pada pada topik.
 Si sumbu pendek : Perlu mencari informasi hal-hal apa yang bisa menyebabkan dia cepat
“meledak” ciri mereka adalah ingin mengerjakan hal yang bukan prioritas.
 Si pembual : Utarakan kekaguman anda padanya, hanya itu, kemudian jangan anda tanggapi
lebih lanjut. Ajak dia untuk bicara soal agenda lobi.
 Orang yang sinis : Perlu dimaklumi, jangan terpengaruh kembali arahkan ke topik dan agenda.
 Terhadap seniman yang suka merendahkan diri untuk meremehkan orang lain, anda hanya
perlu membesarkan hati anda sendiri. Jangan mudah tersinggung, besarkan hati karna kita
membutuhkan dia.
 Terhap penipu : Berhati-hatilah. Jangan lupa untuk meminta perjanjian tertulis atau meminta
bukti-bukti otentik manakala harus berhubungan dan mengikat janji dengannya.
Community Development
 Community Development dalam berbagai
bentuk seharusnya merupakan tanggung jawab
sosial perusahaan (Corporate Social
Responsibility / CSR)
 CSR adalah wujud investasi sosial dan
lingkungan dalam rangka pembangunan sosial
masyarakat
Kesadaran Perusahaan Akan Pentingnya Community Development

 Kesdaran etika bisnis mulai dimaknai oleh para pelaku usaha bahwa sesungguhnya mereka
punya “Obligasi” terhadap komunitas sekitar atas dampak yang mereka timbulkan
 Upaya strategis perusahaan menyelamatkan asset dan menjaga kelangsungan usaha
 Pelaku usaha sadar bahwa mereka adalah bagian dari masyarakat di mana mereka beroprasi
dan tidak bisa tidak mereka harus turut serta dalam gerak pertumbuhan bersama masyarakat
 Secara internasional pebisnis menggunakan “social performance” sebagai salah satu tolak ukur
bahwa eksistensi dan kiprah perusahaan layak mendapat apresiasi
Pengertian CD
 Community Development adalah kegiatan pengembangan masyarakat oleh perusahaan yang
diarahkan untuk memperbesar akses masyarakat untuk mencapai kondisi sosial, ekonomi dan
budaya yang lebih baik apabila dibandingkan dengan kondisi sebelumnya
 Community Development merupakan bagian dari Corporate Social Responbility (CSR)
 Perbedaan antara Community Development (ComDev)dan Community Relation (ComRel) :
 ComDev : memberdayakan masyarakat sesuai potensinya

 ComRel : masyarakat dibuat sedemikian rupa sehingga relationship antara industri dengan
masyarakat menjadi enak
 CD harus dimulai dari pengembangan wilayah sebelum kegiatan perusahaan atau industri
masuk
Pelaksanaan CD Oleh Perusahaan

 Skema yang digunakan untuk melaksanakan CD atau tanggung jawab sosial perusahaan :
 Kontribusi perusahaan pada program pengembangan masyarakat
 Pendanaan kegiatan sesuai dengan kerangka legal
 Partisipasi masyarakat dalam bisnis
 Tanggapan atas tekanan kelompok kepentingan
 Pengembangan masyarakat dapat disimpulkan merupakan salah satu dari perwujudan dari
konsep tanggung jawab sosial perusahaan
Keberhasilan program CD dapat dilihat dari tercapainya kondisis masyarakat

yang berdaya, yaitu masyarakat yang mempunyai cirri-ciri sebagai berikut :
 Mampu mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi, merumuskan serta menetapkan
prioritasnya
 Mampu merumuskan alternative untuk merumuskan permasalahan tersebut
 Mampu mengorganisir diri, sebagai salah satu cara penanggulangan secara bersama
 Mampu mengembangkan aturan main, nilai, norma yang disusun, disepakati serta dipatuhi
bersama
 Mampu memperluas kerjasama serta kemitraan yang setara
Best Practice “CD”

Kegiatan CD terintegerasi dalam kebijakan perusahaan
 Mempunyai kebijakan tertulis perusahaan mengenai pentingnya membangun hubungan baik
dengan masyarakat yang terkena dampak operasi perusahaan
 Mempunyai bagian khusus yang menangani CD, dan bagian itu bekerjasama secara efektif
dengan bagian lain yang terkait
 Sumber daya manusia yang memiliki
kapabilitas yang mencukupi yang
diperoleh dari pendidikan, pelatihan
dan pengalaman kerja yang relevan
 Mempunyai rencana kerja strategic
untuk kegiatan CD baik untuk jangka
waktu tahunan maupun 5 tahunan
 Tersedianya dana yang mencukupi
untuk melaksanakan kegiatan CD
yang direncanakan

Program CD dapat mengkompensasi kerusakan/eksternalitas negative

lainnya yang diderita oleh masyarakat sebagai akibat dari beroprasinya
perusahaan
 dilakukan penilaian kerusakan atau dampak negative secara bersama-sama antara perusahaan
dan masyarakat dengan disaksikan oleh pihak lain yang netral
 dilakukan negosiasi harga kompensasi kerusakan/kerugian dengan cara-cara yang jujur, dan
diterima masyarakat setempat
 pembayaran kompensasi sesuai dengan kesepakatan yang dibuat baik secara individu (ganti
rugi) maupun kolektif (program CD)
Manajemen CD yang dilakukan bersama-sama dengan seluruh komponen

masyarakat dan pihak lain yang terkait
 Program CD direncanakan secara partisipatoris dengan memperhitungkan keragaman
kelompok-kelompok masyarakat
 Program CD merupakan komponen dan suplemen dari kegiatan pembangunan yang dilakukan
oleh pemerintah dan pihak-pihak lain
 Kegiatan CD dilaksanakan bersama-sama dengan masyarakat juga pihak-pihak lain yang
memiliki kompetensi yang tepat untuk melakukannya
 Pelaksanaan pemantauan kegiatan CD bersama-sama dengan komponen masyarakat dan
pemangku kepentingan lain
 Dilakukan evaluasi keberhasilan kegiatan CD secara periodik dan menjadi bahan masukan untuk
penyempurnaan pelaksanaan yang akan datang
Hasil-hasil CD memuaskan semua pihak

 Dapat terlaksananya seluruh program CD yang direncanakan
 Terpenuhinya kebutuhan masyarakat sesuai dengan yang direncanakan
 Terpeliharanya integerasi sosial masyarakat
 Program CD berhasil mendorong kea rah kemandirian kelompok-kelompok masyarakat dan
tidak menimbulkan ketergantungan
 Perusahaan secara umum diterima keberadannya ditengah-tengah masyarakat
 Adanya pengakuan dari pemerintah dan pihak lain bahwa perusahan telah berpartisipasi dalam
pembangunan daerah

Management
Gedung/Bangunan
Tuntutan Utama
 Ketersediaan / Kelengkapan
 Kenyamanan
 Keamanan
 Nilai tambah
 Biaya yang ekonomis
Pengertian-pengertian pokok
 Bangunan Gedung : adalah wujud
fisik hasil pekerjaan konstruksi
yang menyatu dengan tempat
kedudukannya, sebagian atau
seluruhnya berada diatas dan / atau di dalam tanah dan / atau air, yang berfungsi sebagai
tempat manusia melakukan kegiatannya, baik untuk hunian atau tempat tinggal, kegiatan
keagamaan, kegiatan usaha, kegiatan sosial, budaya maupun kegiatan khusus
 Penyelenggara bangunan gedung adalah kegiatan pembangunan yang meliputi proses
perencanaan teknis dan konstruksi , serta kegiatan pemafaatan, pelestarian dan pembongkaran
 Pemanfaatan gedung adalah kegiatan memafaatkan bangunan gedung sesuai dengan fungsi
yang telah ditetapkan, termasuk kegiatan pemeliharaan, prawatan dan pemeriksaan secara
berkala
 Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga kehandalan bangunan gedung beserta prasarana dan
sarananya agar selalu laik fungsi
 Pengguna bangunan gedung adalah pemilik bangunan gedung dan atau bukan pemilik gedung,
yang berdasarkan kesepakatan dan pemilik bangunan gedung yang menggunakan dan /
atau mengelola bangunan gedung atau bangunan atau
bagian gedung sesuai dengan fungsi yang
ditetapkan
Hubungan
 Gedung milik sendiri
 Tenant : Adalah pihak yang menyewa
gedung (lantai gedung), sementara
gedung ada pemiliknya dan ada
pengelolanya
 Strata Tittle : Setiap lantai ada
pemiliknya

Siklus Gedung
konsep
penamb
ahan planing
(etc..)
problem rancang
perawat
design
an
pemanfaa
tan pelaksan
(oprasion aan
al)
Persyaratan Bangunan Gedung

1. Setiap bangunan harus memenuhi syarat administratip dan persyaratan teknis sesuai dengan
fungsi bangunan gedung
2. Persyaratan Admistratip Meliputi :
 Persyaratan hak atas tanah (status hak atas tanah, dan / atau izin pemanfaatan dari
pemegang hak atas tanah)
 Status kepemilikan bangunan gedung, dan
 Izin mendirikan bangunan serta izin penggunaan bangunan
3. Persyaratan Teknis Meliputi :
 Persyaratan Tata Bangunan
 Persyaratan peruntukan dan intensitas bangunan gedung : peruntukan lokasi, kepadatan,
ketinggian dan jarak bebas bangunan gedung
 Arsitektur gedung : penampilan, tata ruang dalam, keseimbangan, keserasian dan
keselaraan dengan lingkungan sekitar
 Pengendalian dampak lingkungan, untuk gedung-gedung yang akan berdampak penting
terhadap lingkungan
 Persyaratan Kehandalan Gedung (contd.)

Standar-standar yang Dipergunakan

 PBI : Peraturan Beton Indonesia (1971, lalu 1999)
 PKKI : Peraturan Konstruksi Kayu Indonesia (1969)
 PKBI : Peraturan Konstruksi Baja Indonesia (1963)
 PBBI : Peraturan Bahan Bangunan Indonesia (1985)
 PUIL : Peraturan Umum Instalasi Listrik Indonesia
 Undang-undang Jasa Konstruksi
 Undang-undang Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung
 Etc
Persyaratan Bangunan Gedung

 Persyaratan Teknis Meliputi :
 Persyaratan Kehandalan Gedung
 Keselamatan : kemampuan bangunan gedung untuk mendukung beban muatan (dihitung
berdasarkan fungsi bangunan gedung pada pembebanan maksimum), serta kemampuan
bangunan dalam mencegah dan menanggulangi bahaya kebakaran (proteksi pasif
maupun aktif), gempa dan bahaya petir, (banjir)
 Kesehatan :
 Sistim penghawaan (tata dan sirkulasi / pertukaran udara) – alami atau buatan,
pencahayaan – alami dan atau buatan termasuk pencahayaan darurat,
 Sanitasi – memenuhi kebutuhan air bersih, pembuangan air kotor dan atau air limbah,
kotoran dan sampah serta penyaluran air hujan, dan
 Penggunaan bahan bangunan – aman bagi kesehatan dan tidak berdampak pada
lingkungan
 Kenyamanan :
 Kenyamanan ruang gerak dan hubungan antar ruang
 Kondisi udara dalam ruang
 Pandangan
 Tingkat getaran dan tingkat kebisingan
 Kemudahan Meliputi :
 Kemudahan ke dan dari gedung (aksesabilitas, fasilitas yang mudah, aman dan nyaman)
 Kelengkapan prasarana dan sarana dalam pemanfatan gedung : fasilitas umum seperti
ruang ibadah, ruang ganti, ruang bayi, toilet, parkir, tempat sampah dan fasilitas
komunikasi dan informasi

Sanksi
Setiap pemilik dan / atau pengguna yang tidak memenuhi kewajiban pemenuhan fungsi dan / atau
persyaratan dan / atau penyelenggara bangunan gedung sebagaimana dimaksud dalam UU ini
dikenai sanksi administratip dan / atau sanksi pidana.
 Administratip dan denda

- Admistratip : peringatan tertulis, pembatasan kegiatan pembangunan, penghentian
sementara atau tetap pada pekerjaan pelaksanaan pembangunan, penghentian sementara
atau tetap pada kegiatan pemanfaatan bangunan gedung, pembekuan ijin IMB, pembekuan
sertifikat laik fungsi, pencabutan sertifikat laik fungsi, atau perintah pembongkaran
bangunan gedung
- Denda : dapat dikenakan paling banyak 10% ari nilai bangunan yang sedang atau telah
dibangun.
 Pidana
- Setiap pemilik dan atau pengguna gedung yang tidak sesuai dengan UU, diancam dengan
pida penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan atau denda paling banyak 10% dari nilai gedung,
jika karena mengakibatkan kerugian harta benda orang lain
- Setiap pemilik dan atau pengguna gedung yang tidak sesuai dengan UU, diancam dengan
pida penjara paling lama 4 (empat) tahun dan atau denda paling banyak 15% dari nilai
gedung, jika karenanya mengakibatkan kecelakaan bagi orang lain yang mengakibatkan cacat
seumur hidup
- Setiap pemilik dan atau pengguna yang tidak sesuai dengan UU, diancam dengan pida
penjara 5 (lima) tahun dan atau denda paling banyak 20% dari nilai gedung, jika karenanya
mengakibatkan kecelakaan bagi orang lain yang mengakibatkan hilangnya nyawa orang lain
Lingkup Kerja Dalam Mengelola Gedung

1. House Keeping
 Public Area
 Public Utilitas
 Lobby
 Toilet & Toiletries
 Land Scpaing
 Parking Area
 Fasilitas House Keeping : Front office, carr call, etc
2. Engineering
 AC
 Lift / Escalator
 Plambing
 Fire Protection
 Waste water treatment dan sewage treatment plant
 Building automationsystem, etc
Lingkup Building Maintenance

1. Usia Pakai (Live Time)
Peralatan – Alat – Bagian gedung, seperti interior, dsb
2. Identifikasi Tingkat Kerusakan
Ringan – Sedang – Berat
3. Skala Prioritas
Penting / urgent – Segera – Normal
4. Cara Penanggulangan
Memoles – Menambal – Mengecat – Mengganti
5. Cara Pencegahan
 Melokalisir pencegahan agar tidak menjadi lebih besar / parah
 Memilih material / alat yang cocok, termasuk teknik alternatip
 Dalam lain-lain sesuai kebutuhan
6. Cara Penggantian
 Memperkirakan volume yang harus diganti
 Memperkirakan jenis material yang dipakai
 Menperkirakan waktu dan jangka pelaksanaan
 Metode kerja
7. Perawatan Berkala
Live time (umur material) atau alat, serta – servis (perawatan)
Objective Umum
1. Kebersihan (tingkat kebersihan), misalnya untuk dinding dan plafon adalah 2% dari luar total
2. Tidak ada kebocoran atap
3. Suhu dan kelembaban yang nyaman untuk bekerja
4. Tingkat kebisingan
5. Tingkat pencahayaan
6. Lay out ruangan kerja yang optimal agar proses kerja efektif (terbuka atau setengah tertutup)
Namun tetap harus ekonomis :
 Apa komponen biaya

operasional bangunan
kantor yang paling besar ?
Sekarang banyak gedung
yang menggunakan dinding
kaca, cepat dan murah pada
waktu pembngunan tapi
mahal dalam biaya
operasional

Perawatan Lantai
Media / Cara :
1. Jadwal pembersihan lantai
2. Penggunaan bahan kimia yang tepat
3. Preventive maintenance
Kendala :
1. Kotoran yang bandel
2. Kerusakan alat kerja
3. Boros dalam penggunaan chemical
4. Cuaca, terutama saat musim hujan
Efisiensi :
1. Penggunaan detergen yang langsung dari pabrik
2. Preventive maintenance terutama saat ada kerusakan
keramik harus segera ditangani
Perawatan Dinding Bangunan

Media / cara :
1. Jadwal pembersihan dinding
2. Penggunaan bahan kimia yang tepat
3. Preventive maintenance
Kendala :
1. Banyak paku yang menempel
2. Dinding lembab
3. Cat kusam & kotor
4. Keretakan dinding (penyebab?)
Efisiensi :
1. Penggunaan lukisan / gambar untuk menutupi dinding yang
belum diperbaiki
2. Pemasangan paku / aksesoris dinding perlu pertimbangan
yang mendalam

Jenis Dinding
 Dinding Gypsum
Mempunyai permukaan yang lebih rata & mudah dibentuk tapi tidak bisa dipergunakan untuk
memasang aksesoris yang berat
 Dinding Bata
Bisa dipergunakan untuk memasang aksesoris yang berat tapi permukaan rata & tergantung
dari finishingnya (cat, kramik, batu alam)
 Dinding Batako
Lebih hemat biaya dibanding bata, bisa dipergunakan untuk memasang aksesoris yang berat
tapi permukaan tidak rata & tergantung dari finishingnya (cat, kramik, batu alam)
 Dinding Kramik
Mudah dalam pemeliharaan tapi sulit bila ada aksesoris yang harus ditempel ke dinding
 Dinding Granit / Batu Alam
Dari sisi estetika lebih menarik tapi mahal dalam biaya investasi & pemeliharaan
Perawatan Atap Bangunan

 Pembersihan rutin terutama menjelang musim hujan
 Perbaikan rutin (inspeksi min 1x / bulan)
 Saluran air dipastikan tidak tersumbat
 Lakukan penggantian atap bila sudah banyak yang berlobang
 Yang paling kritikal adalah bagian talang dan lekukan
Perawatan Atap Berdasarkan Jenisnya
 Genteng : tampias
 Seng : karat
 Asbes (awas isu kesehatan)
 Kaca :
 Beton : genangan air, lumut
Perawatan Taman
 Pemotongan rumput (tidak boleh lebih dari 2 cm)
 Buat garis air untuk penahan limbahan tanah saat disiram
 Potong dahan / daun yang kering
 Pemupukan 2x sebulan (bergantian antara pupuk kandang & pupuk kimia)

Perawatan Peralatan
CCTV
 Mekanisme perekaman & media penyimpanan
 Pembersihan lensa
 Re-place (bila ada pergeseran sudut)
 Penggunaan teknologi terkini
Jenis CCTV
 Analog
 Digital
 IP (Internet Protocol)
Hydrant
 Kapasitas tangki (sesuai UU th 1970) : min. bisa dipakai 2 jam dengan 2 titik operasional.
Pompa dan sumber tenaga harus terpisah dengan sumber energy utama gedung
 Pembersihan box hydrant
 Metode perawatan
 Perawatan selang hydrant
 System auto / manual (depend on system)
APAR
 Sesuaikan dengan potensi bahaya api (listrik, kimia atau benda padat yang mudah terbakar)
– ingat prinsip segi 3 api
 Letakan ditempat yang mudah terlihat dan tidak terhalang
 Menempel di dinding dengan tinggi ± 80 – 100 dari lantai / sesuai kesepakatan penghuni
gedung
 Perhatikan tanggal kadaluarsa
 Pergunakan sesuai dengan fungsinya (type A, B, C)
Type APAR
 A = Kebakaran pada benda padat
 B = Benda Cair
 C = Listrik
ALARM, SMOKE DETECTOR, SPRINGKLER

 Inspeksi rutin
 Lakukan annual maintenance
 Rutin lakukan trial untuk memastikan masih berfungsi normal

Warna Kepala Sprinkler

 Jingga -> 57 0C
 Merah -> 68 0C
 Kuning -> 79 0C
 Hijau -> 93 0C
 Biru -> 141 0C
 Perhatikan perawatan rutin untuk memastikan sistem bekerja dengan efektip
Penangkal Petir
 Konvensional / Fraklin
Copper spit di paling atas bangunan, tapi sesungguhnya ini adalah yang paling efektif
 Sangkar Faraday
Hampir sama dengan faklin tetapi jumlah lebih banyak
 Thomas
Lebih efisien (satu gedung cukup 1 penangkal petir)
Pencahayaan
 Maksimalkan gunakan pencahayaan alami
 Hitung ulang penggunaan penerangan listrik
 Gunakan penutup jendela yang meredam panas
Estimasi Kekuatan Cahaya

 Ruang kerja 700 – 1000 lux
 Pabrik jam / peralatan yang kecil 1000 – 5000 lux
 Gudang 200 – 300 lux
 Yang sering menjadi persoalan adalah kedisiplinan dalam menghidupkan dan mematikan
lampu sehingga pemborosan energy (dan cost) dapat dihindari
Sirkulasi Pendingin Udara

 Kapasitas pendingin udara : nyaman : suhu dan kelembaban
 Refresh udara setiap hari AC split untuk ruangan yang tertutup harus dibuka
jendelanya secara teratur, beda dengan AC sentral dan window yang ada pergantian udara
 Building Syndrome (sick building syndrome)
 Exshaust fan / sejenisnya

Perhitungan Sirkulasi Udara Untuk Ruangan Non AC

 Konsep udara yang Nyaman, tanpa AC adalah, 2 kali pergantian udara selama 1 jam
(tergantung jenis pekerjaan)
 Jadi kalau ada sebuah ruangan yang panjangnya sekitar 50 meter dengan lebar 25 meter
serta tinggi rata-rata 3 meter, maka dapat dihitung jumlah pertukaran udaranya sebagai
berikut :
 50 m x 25 m x 3 m = 3750 m (menjadi meter kubik)
=37.500 m3, maka apabila ruangan ingin nyaman maka diperlukan sistem baik alami maupun
mekanis untuk memastikan terjadi pergantiaan udara sebanyak =75.000 m3 dalam satu jam,
selanjutnya tinggal dihitung berapa luas area terbuka untuk udara dan berapa kecepatan
angin. Area terbuka bisa jendela, kisi-kisi angin, pintu, dsb. Jika seandainya diasumsikan luas
area terbuka masuknya angin adalah 30 m2 dan kecepatan angin adalah 1 m3 perdetik,
maka terjadi pergantian angin sebanyak : 20 x 1 x 60 x 60 = 72,000 m3 / jam , sehingga
relatip cukup. Jika kurang lebih dari 10% perlu dibantu secara mekanis (AHU) dsb
Angin yang panas berat jenisnya lebih rendah sehingga sebaiknya bangunan menggunakan
kisi atau kipas exshaust udara panas dibagian atas atau atap bangunan
Cara Perhitungan AC
 (W x H x I x L x E) / 60 = Kebutuhan BTU
W = Panjang ruangan (ft)
H = Tinggi ruangan (ft)
I = 10 -> Berinsulasi / lt. bawah
18 -> Tidak berinsulasi / lt. atas
L = Lebar ruangan (ft)
E = Dinding terpanjang, 16 -> utara, 17 ->timur, 18->selatan, 20->barat
1/ PK = 5000 BTU
2
¾
PK = 7000 BTU
1 PK = 9000 BTU
1.5 PK = 12.000 BTU
2 PK = 18.000 BTU

Contoh
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m (16ft x 10ft) tidak berinsulasi dinding terpanjang menghadap barat
dengan tinggi plafon 3.0 m
Kebutuhan AC =
W = 16 ft
H = 10 ft
I = 18 ft
L = 10 ft
E = 20 ft
Kebutuhan AC = 16 x 10 x 18 x 10 x 20 = 9.600 BTU = 1 PK
Menghitung Beban AC (Cara II)

Kebutuhan AC = P x L x T/3 x 0,07 = … PK (sat dalam m)
Contoh :
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m dengan tinggi plafon 3.0 m
Kebutuhan AC = 5 x 3 x 3/3 x 0,07 = 1,5 PK
Exercise 1
 sebuah bangunan pabrik didirikan dengan ukuran sebagai berkut :
panjang 75 meter dan lebar 40 meter, dan tinggi rata-rata sekitar 3,80 meter. Jika
diasumsikan berbagai peralatan didalamnya adalah sebanyak 2.500 m3, sementara
kecepatan angin adalah 2m/detik. Maka hitunglah berapa meter persegi bukan supaya dapat
tercapai kenyamanan udara dengan pergantian sebanyak 2 kali dalam satu jamnya, dengan
asumsi kecepatan udara adalah 1 m / detik?
Mohon dikerjakan !
Exercise 2
 Hitunglah kapasitas AC, untuk suatu ruangan baru sebagai berikut :

Panjang ruangan 15 meter dan lebar sekitar 8 meter, dengan tinggi plafonsekitar 2,5 meter,
berapa kapasitas AC yang diperlukan untuk pendingnan ruangan yang efektif ?

Pengelolaan Fasilitas Umum

Ruang Meeting
Objective :
Objective:
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Alat tulis, jam dinding, kalender, furniture siap pakai
3. System pendingin ruangan, penerangan & electronic
berjalan normal
4. Jadwal penggunaan teratur rapi
5. Tersedia air minum saat pelaksanaan meeting
Media :
1. Penyusunan jadwal pemakaian ruangan sesuai order
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah
meeting
3. Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
4. Perawatan ruangan & peralatan yang ada
Kendala :
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal (sering bentrok)
2. Alat tulis tidak tersedia
3. Ruangan tidak siap pakai (masih belum bersih / rapi)
Efisiensi :
1. Pencatatan penggunaan alat tulis
2. Penggunaan kertas bekas pakai
3. Perawatan AC dilaksanakan rutin
4. On / off AC, penerangan & peralatan elektronik lainnya
saat tidak dipergunakan

Musholla
Objective :
Objective:
2. Alat tulis, jam dinding, kalender, furniture siap pakai
3. System pendingin ruangan, penerangan & electronic
berjalan normal
4. Jadwal penggunaan teratur rapi
Media :
1. Penyusunan jadwal pemakaian musholla sesuai order
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah
penggunaan
3. Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
4. Perawatan ruangan & peralatan yang ada
5. Pelaksanaan pencucian sajadah, mukena, pembatas
ruangan secara rutin
Kendala :
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal (sering molor)
2. Ruangan tidak siap pakai (masih belum bersih / rapih)
Efisiensi :
1. Pencatatan penggunaan
2. Penggunaan kertas bekas pakai
3. Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
4. On / off AC, penerangan dan peralatan elektronik lainnya

Toilet
Objective :
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
2. Tissue, hansoap, & aksesoris toilet lainnya siap pakai
3. System sanitasi, drainase berjalan baik
4. Jadwal pembersihan toilet rutin minimal perjam
5. Exshaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal
Media :
1. Penyusunan jadwal checklist pembersihan
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala
(wastafel, kloset, lantai dll)
3. Penydiaan material toilet yang tepat waktu
Kendala :
1. Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal (sering molor)
2. Ruangan tidak siap pakai (masih belum bisa / rapi)
Efisiensi :
1. Pencatatan penggunaan tissue dll
2. Volume air dikecilkan
3. Pemasangan tissue secukupnya
4. Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
5. On / off AC, penerangan dan peralatan elektronik lainnya

Lobby
Objective :
2. Koran, majalah, sofa / kursi tunggu siap pakai
3. Jika ada LCD TV berfungsi baik
4. Jadwal pembersihan lobby rutin
Media :
1. Penyusunan jadwal pembersihan
2. Majalah / Koran selalu update terbarru
3. Sofa yang nyaman dipergunakan
4. Display produk tersusun dengan indah
Kendala :
1. Sofa terpakai semua karna banyak tamu yang dating
2. Majalah / Koran tidak update yang terbaru
3. Respon dari recepsionist kurang ramah

Pantry & Janitor
Objective :
•Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
•Alat cuci piring / peralatan kebersihan lainnya siap pakai
•System sanitasi, drainase berjalan baik
•Exshaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal
•Penyusunan barang-barang ergonomis
Media :
•Penyusunan jadwal checklist pembersihan
•Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala (wastafel, dinding, lantai dll)
•Penyediaan material yang dipergunakan tepat waktu
•Tidak meletakan barang yang terpakai
Kendala :
•Ruangan penuh dengan barang tidak berguna
•Ruangan tidak siap pakai (masih belum bersih / rapi)
•Menjadi tempat “nongkrong” para cleaning service
Efisiensi :
•Penggunaan air bersih
•Penggunaan material seperlunya
•Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
•On / off AC, penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak dipergunakan
Ruang Kerja
Objective :
•Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
•Tidak berisik & gaduh
•Penataan meja kerja ergonomis
Media :
•Penyusunan jadwal pembersihan
•Penataan meja sesuai dengan alur kerja
•Tempat sampah, mesin fax, fotocopy, printer diletakan yang mudah terjangkau
•Penggunan almari arsip secara optimal
•Penataan kabel
Kendala :
•Suasana gaduh
•Kertas / sampah berceceran
•Tempat kerja tidak ergonomis
Efisiensi :
•Penggunaan perangkat secara bersama-sama
•Penggunaan mesin fotokopidengan kertas bekas pakai
•Printer disetting fast draft

Yang Dirawat Dalam M/E

Fungsi Mechanical/Electrical
 Merawat fasilitas yang ada
 Memasang peralatan yang baru (scope kecil)
 Pengawasan pemasangan fasilitas baru (scope besar)
 Trouble shooting
Pompa
 Pompa air tanah dangkal
 Pompa air tanah deepwell
 Pompa transfer
 Pompa hydrant
 Pompa banjir / summersible pump
Hydrant (Keuntungan/Kerugian)
 Pemakaian 1m3 / menit
 Automatic
 Manual
Genset / Generator
 Automatic (keuntungan/kerugian)
 Manual (keuntungan/kerugian)
 Pemakaian per jam?
AC (Pendingin Udara)
 Split
 Window
 Cassette
 Split dak
 AC Central
Sumber Air Bersih (Keuntungan & Kerugian)

 Air tanah dangkal
 Air tanah dalam
 PAM
 WWTP / air proses

Penggunaan Air Bersih

 Toilet
 Taman
 Produksi
 Hydrant
Kebutuhan rata-rata Air Bersih

 Toilet = 38 lt / hari / unit, atau hitung cepat adalah rata-rata 2 galon / orang
perhari =38 liter perhari
 Taman = 19 lt / hari / m3
 Produksi = tergantung jenis produksi (liquid / powder / solid)
 Hydrant = 200 m3 (cadangan air), -2 jam pemakaian untuk 2 titik terbuka.
Spare Part yang Harus Tersedia

 Fast moving
 Tingkat kepentingan
 Consumable
 Untuk overhaul
Kebakaran
Yang Perlu Diperhatikan
 Kenali type api & alat pemadamnya
 Selalu pasang nomer telp pemadam kebakaran di lokasi penting
 Hindari merokok / mempergunakan api di lokasi rawan kebakaran
 Letakan APAR di tempat yang strategis
 Latih seluruh karyawan cara mempergunakan APAR
Tangga Darurat
 Lebar minimal 120 cm
 Membesar kea rah bawah
 Terbuat dari bahan tahan api min 2 jam
 Pintu darurat membuka kea rah tangga
 Exshaust fan dibagian atas
 Lampu penerangan darurat
 Tanda panah menuju tangga darurat

Segi Tiga Api / Kebakaran
Panas
Fire
Triangle
Bahan
Oksigen
Bakar
APD – Individual
Atas pertimbangan kesehatan (hygiene)yang harus dimiliki setiap karyawan
Helm Tutup Telinga
Kacamata Sarung Tangan
Masker Sepatu

Sistem Operasi dan Prosedur Manajemen Bangunan Gedung

 Lihat pada contoh SOP lengkap yang sudah diberikan :
- Highrise building
- Medium rise building
 Sesuaikan dengan kebutuhan, dengan pertimbangan efektifitas dan efisiensi
Optimasi Ruangan Dengan 5S

Struktur Kerja 5K
Apakah 5-K ?
KEBUTUHAN KERAPIHAN KEBERSIHAN
MENCIPTAKAN KONDISI
LINGKUNGAN KERJA YANG BAIK
KESAMAAN KEDISPLINAN DIRI

MEMELIHARA DAN MENINGKATKAN
Sasaran 5K
<< 5K >> adalah proses untuk menciptakan dan memelihara tempat kerja yang bersi,
teratur dan berpenampilan indah.
<< 5K >> adalah suatu alat perbaikan berkesinambungan yang membawa ke arah
<<Pabrikan kelas dunia>>
<<5K >> berpengaruh terhadapMutu, Keamanan, Efektivitas dan Keandalan Peralatan
“Kebersihan pabrik mencerminkan mutu pekerjaan yang dilakukan”

mengapa Melakukan 5-K?
MUTU
TINGKAH
BIAYA
LAKU
PENGIRIMAN
Program 5-K
 Step 1 : Kebutuhan – Pemisahan & Pembuangan
 Step 2 : Kerapihan – Penataan & Idebtifikasi
 Step 3 : Kebersihan – Pembersihan harian
 Step 4 : Kesamaan – Prngulangan Secara Teratur
 Step 5 : Kedisiplinan diri – Motivasi Untuk Mempertahankan
Step 1 – Keburtuhan. Pisahkan & Buang

<<Buang Saja Apabila Ragu>>
Step 2 – Kerapihan. Atur & Identifikasi Untuk Kemudahan Pemakaian

<<Setiap orang harus paham penataan yang sederhana dan mengetahui ketidaknormalan>>
Step 3 – Kebersihan. Pembersihan Harian

<<Lingkungan kerja yang bersih meningkatkan mutu, keselamatan dan menjadi kebanggaan>>
Step 4 – Kesamaan. Pengulangan Secara Teratur

<<Jika tidak kotor, tidak perlu dibersihkan>>
Step 5 – Kedisiplinan diri. Motivasi Untuk Mempertahankan

 Kuncinya adalah kepemimpinan
 Manajemen pada semua level harus bertanggung jawab
 Setiap kepala kelompok / area harus memastikan bahwa ruang kerja memenuhi 5-K diakhir
setiap hari kerja
 Gunakan daftar untuk memantau kesesuaian
 Ukur hasil inpeksi ruang kerja
 Tunjukan hasil yang dicapai setiap area
Ringkasan Program 5-K

 Menciptakan lingkungan kerja yang sesuai standar
 Persyaratan awal menuju Mutu yang sempurna
 Mendorong terciptanya pengendalian visual
 Tidak bertoleransi terhadap sampah
 Mengutamakan keselamatan kerja
 Meningkatkan kepuasan karyawan
Teknik Manajemen Visual

Mesin yang tidak berfungsi, kurangnya standar kerja, dsb
Mekanisme Kontrol Visual 5-K

Mekanisme Kontrol Digunakan
 Sistem label merah Langkah 1

 Cetakan (mesin,tempat kerja, tempat sampah, material, kereta) Langkah 2
 Lemari Peralatan (Shadow Board) Langkah 2
 Pelabelan (container, barang supermarket, lemari, persediaan) Langkah 2
 Pengkodean warna (bagian container, lantai, area keselamatan, area kerja) Langkah 2
 Banner promosi (slogan, tema, moto) Langkah 3
 Papan pengumuman (Ringkasan daftar 5-K dispatch boards, dsb.) Langkah 5
Sistem Label Merah

Beri labeh merah benda-benda yang tidak terpakai sehingga :
 Benda tersebut dapat dipindahkan atau disingkirkan

 Benda yang masih terpakai dapat ditata

Strategi Label Merah
Langkah 1 : Lakukan putaran pertama pemberian label merah
Langkah 2 : Tentukan kriteria label merah
Langkah 3 : Identifikasi target label merah
Langkah 4 : Buat label merah
Langkah 5 : Lakukan sesi label merah
Langkah 6 : Evaluasi target label merah
Contoh Label Merah

Area Produksi Area Kantor
Lemari Buku
Komponen Form Kerja
Dokumentasi Lemari
Meteran Katalog
Mesin Surat menyurat
Pengemasa Material Perlengkapan
Suku cadang Majalah
Cetakan Kertas
Rak Suku cadang
Persediaan Sampel
Tabel rak-rak
Perkakas Persediaan
Lap
Sampah

Pelabelan Merah : Petunjuk

 Gunakan log label merah untuk menelusuri disposisi benda
 Berikan pelatihan tata cara pemberian label merah kepada peserta
 Berlaku adil – berlakukan label merah di semua area
 Jangan menempelkan label merah pada orang !
 Jangan berkompromi : jika ragu, buang saja
 Benda yang diperlukan dapat diberikan label merah apabila diketahui atau diusulkan ada
perbaikan
 Jangan memberikan label ganda kepada satu benda yang sama
 Bersikaplah yang layak terhadap benda-benda hiasan, foto keluarga, tanaman, dsb
Implementasi Kerapihan (Penataan)

 Tentukan letak benda berdasarkan frekuensi pemakaian
 Tetapkan bagaimana penyimpanan suatu benda dan wadah penyimpanannya
 Tetapkan wadah lokasi penyimpanan
 Beri label pada wadah & tunjukan secara visual jumlah penyimpanan
 Jadikan suatu penataan yang baik menjadi satu kebiasaan (ikuti langkah 1-4)
Kerapihan : Petunjuk
 WIP
 Peralatan dan jig
 Peralatan potong / meteran / pelumas
Implementasi Kebersihan (Pembersihan Harian)

 Selesaikan langkah 1 (Pisahkan & Buang)
 Bersihkan area kerja sebagai persiapan untuk langkah 2 (Penataan) & langkah 3
(Pembersihan Harian)
 Identifikasi kegiatan kebersihan dan pemeliharaan rutin yang diperlukan
 Tugaskan tanggung jawab kepada anggota kelompok
 Bersihkan area dan lakukan pemeliharaan rutin mesin setiap hari
Implementasi Kesaman (Pengulangan secara teratur)

 Untuk mempertahankan langkah 1, 2, dan 3 : lakukan penanggulangan secara teratur
 Putaran inspeksi akan memperlihatkan penyebab kotoran
 Investigasi penyebab dan tindakan yang diambil untuk pencegahan
<<Jika tidak kotor, maka tidak perlu dibersihkan>>

Implementasi Kedisiplinan diri (Motivasi untuk Mempertahankan)

 Manager & supervisor harus memberikan teladan
 Berpartisipasi pada proses pengawasan adalah penting
 Menyarankan putaran peninjauan
5 Butir “Daftar Periksa Kebutuhan”
Factory Name : ABC Division : Assembly Devision
Date : 07/08/99 Entered by : John Durcan Page : 1 of 1

Proses and Segregate & Arrange & Previous
No Clean Daily Total
Check point Discard Identify Total
1 Assembly Line 1 12 34 5 12 34 5 12 34 5 8 6
2 Assembly Line 2 12 34 5 12 34 5 12 34 5 9 8
3 Welding Cell 1 12 34 5 12 34 5 12 34 5 6 4
4 Welding Cell 2 12 34 5 12 34 5 12 34 5 7 8*
12 34 5 12 34 5 12 34 5
12 34 5 12 34 5 12 34 5
12 34 5 12 34 5 12 34 5
Kunci Keberhasilan 5-K

 Libatkan semua orang
 Padukan perinsip 5-K S principles kedalam kebutuhan kerja harian
 Komunikasikan pentingnya 5-K, peranan setiap peserta, bagaimana implementasinya
 Konsisten dalam mengikuti prinsip 5-K di semua area (kantor/pabrik)
 Keterlibatan senior management secara periodic sangatlah diperlukan
 Tuntaskan – selesaikan yang telah dimulai 5-K membutuhkan upaya dan ketekunan
 Hubungan kegiatan 5-K dengan prakarsa kaizen
Kegiatan 5-K
 Tentukan Area
 Tentukan Anggota Kelompok/Kepala Kelompok
 Mulai Proses 5-K

Proses 5-K
1. Amati/Tanya-jawab/evaluasi
2. Buat area karantina
3. Lakukan proses label merah
4. Tinjau lembar ringkasan dengan rekan kelompok
5. Tentukan sumber daya tambahan yang dibutuhkan
6. Bersihkan seluruh area proyek
7. Lakukan pengamatan lain
8. Evaluasi area dengan menggunakan daftar criteria
9. Analisa akar masalah / lakukan tindakan koreksi
10. Ulangi langkah 6-8 untuk memperbaiki nilai
11. Tempelkan hasil evaluasi pada papan komunikasi
12. Tetapkan putaran tinjauan
Parkir
Objective :
•Tersedia ruang parker yang aman , nyaman
•Mudah dalam akses & penggunan
Media :
•Membuat garis-garis parker dengan memaksimalkan ruang yang ada
•Penentuan proiritas penggunaan parker (tenant, direksi, tamu)
•Pembuatan rambu-rambu yang mudah dilihat
•Permukaan lokasi parker agar rata & terlindung dari matahari
Kendala :
•Lahan yang terbatas
•Pemakaian lahan parker yang tidak optimal
•Skala prioritas penggunaan lahan tidak optimal
Efisiensi :
•Buat papan petunjuk lokasi & penggunaan parker yang jelas
•Optimalkan penggunaan lahan dengan parker yang berurtan
•Petugas parker yang sigap untuk membantu saat parkir
Parkir Tamu / VVIP

 Tempat mudah terjangkau
 Rambu terlihat dari pintu masuk
 Petugas untuk bantu parkir (4 roda)
 VVIP diletakan dilokasi yang dekat pintu masuk
 Gunakan kartu parkir
Parkir Karyawan
 Lokasi yang tersembunyi dari bangunan utama
 Roda dua -> Atap, lantai cor beton / paving
 Roda empat -> Jika di lokasi terbuka usahakan ada pohon pelindung
 Parkir direksi didepan bangunan & ada plang nama
 Marka parkir terlihat jeleas & tidak mengganggu
 Penggunaan sticker & karcis parkir
 Penitipan helm, jaket
Parkir Kendaraan Ekspedisi

 Dipergunakan dijalan yang berbeda dengan jalan akses untuk tamu
 Driver & karnet selalu memakai sepatu & celana panjang
 Disiapkan lokasi untuk istirahat sopir saat loading/unloading
 Koordinasi dengan bag keamanan untuk koordinasi kedatangan kendaraan ekspedisi
Kantin
Objective :
•Tersedia menu yang variatif
•Ruangan yang nyaman & bersih
•Antrian saat makan maksimal 3 orang
Media :
•Pengelola kantin diganti setiap 3 bulan
•Ada beberapa pengelola kantin dalam waktu yang bersamaan
Kendala :
•Menu yang membosankan
•Kantin tidak nyaman & terkesan tidak terawatt
•Jumlah menu tidak sesuai dengan jumlah yang makan
Efisiensi :
•Gunakan perangkat multimedia (TV/DVD Player sehingga suasana terasa nyaman & tenang)
•Gunakan sistim self service sehingga karyawan yang makan merasa seperti di rumah sendiri
•Usahakan tidak langsung bayar tetapi potong gaji karyawan
•Jika memungkinkan gunakan kupon makan sehingga lebih terkendali

SOP Pengelolaan Kantin dan Kesehatannya

 Lihat Lampiran
Mess
Objective :
•Ruangan yang bersih
•Fasilitas umum & pendukung di mess tersedia dengan baik
Media :
•Optimalkan pelaksanaan jadwal penggantian sprei / selimut & toilet
•Preventive maintenance untuk perangkat elektronik (AC / Heater / Penerangan)
Kendala :
•Tidak ada kepeduliaan dari penghuni mess
•Fasilitas yang tersedia sering rusak / hilang
•Ketaatan penghuni terhadap peraturan cukup rendah
Efisiensi :
•Siapkan TV / Majalah / Koran di lobby
•Tegas terhadap pelanggaran peraturan
•Optimalkan penggunaan ruangan
•Matikan perangkat elektronik saat tidak dipergunakan
Laundry
Objective :
•Pakaian yang selesai di laundry dalam keadaan bersih
•Tepat waktu
Media :
•Pengambilan pakaian tepat waktu
•Optimalisasi penggunaan mesin cuci / dryer
•Berikan target jumlah pakaian yang harus diselesaikan
Kendala :
•Kotoran yang bandel
•Kerusakan perusahaan
•Boros dalam penggunaan deterjen & energi
Efisiensi :
•Kesiapan listrik, air, & deterjen
•Pemisahan antara pakaian luntur & tidak
•Preventive maintenance untuk perangkat elektronik
•Cadangan peralataan

Pengelolaan Force Major

Banjir
 System penanggulangan banjir
 Pindahkan barang ke tempat yang aman
 Gunakan asuransi
 Siapkan tim evakuasi force major
 Kenali model, waktu & wilayah
Cara Minimalisasi Kerusakan

 Gunakan struktur tahan gempa dengan strong colomn weak beam
 Bentuk bangunan simetris
 Letakan barang-barang dengan seimbang
 Segera lari ke lokasi lapang saat terjadi gempa bumi
Angin Topan
 Berlindung di tempat yang lapang (tidak ada bangunan / pohon)
 Posisi badan tiarap
 Kenali lokasi yang sering di lewati angin topan
 Kenali gejala akan terjadi angin topan

Pengamanan Orang & Aset (Keamanan)

Element Of Security & Connectivity
SHE Ware
Distribution
house
Assets
SECURITY
Information
Fraud system
Finance IS
Basic Security Management

 Estabilish line organization accountability
 Estabilish security system & procedure.
 Provide training to security guards.
 Conduct security drill (surprise check)
 Watch man clock (regular touring) system
 Security communication system
- Itegrated with local security and Police
- Log book and handy talky

Target/Threat
1. SHE / ASSET :
 Company cars
 Office equipment (fax machine, telephone, computers, LCD)
 People
 Lab. Instrument
 Legal Documents
2. WAREHOUSE / DISTRIBUTION :
 Finish products
 Raw materials
 Packaging materials
 Vehicles
3. IS / INFORMATION SYSTEM :
 Data / intellectual properties (recipe, QMS, RMS)
 Soft ware
 Hardware (server)
4. FINANCE
 Documents
 Cheque & Cash
Basic Strategy for Security
•Security Guards Lighting Signage Gate / barrier Visitor parking

Deter lot
•Entry Control Vehicle Checks Identification badge Metal

Detect detector
Delay •Security touring Escorting Fencing & locking
•Call local security centre Call Police station Activate Crisis

Response Management team

Check
when
unloading
only
Issuing of Patroling
entry pass of site
Gate pass Check on

manageme visitors/
nt Security employee
Responsibilities
Checks on check on
vehicles contractor
Communic
Checks on ation with
employee local
security
Deter
1. Security Guards :
 Physical fitness, working experience, past training
 Guard house in front of the office
 Individual record check with Police (SKBB)
 Orientation training by Police
 On-the-job training by global security consultant foundation
 Communications – log sheet / record book / HT
 24 hours security coverage system
2. Lighting :
 Mercury road lights 250 watt
 Adequate lighting around the building during the night

3. Main Gate and Fencing :
 Main gate, manual operated portal
 Main gate normally closed position
 Fencing around 2 meters height only at the all of side of the plant
4. Visitor Parking Lot :
Visitor parking lot are located inside the plant
Detect
1. Entry Control :
 Entry and Out Procedure
 Visitor record in the log book
 Metal Detector
2. Vehicles check :
 Vehicle check procedure
 Vehicle check training to the security guards
 Report to security for bringing out company wquipments and submit the
documents.
3. Identification Bagdes :
 Identification cards for visitors
 Uniform for employee
Delay
1. Escort Requirement :
 Visitors, vendors as well as Contractors when entering the Plant.
2. Security Touring :
 Security guards doing a plant touring every 30 minutes
 Watchman clock system in place
 Recods are checked by HR admin
Response
Incase of any physical attack :
1. Contact Local security center & global security consultant foundation (24 hours)
2. Contact nearest Police station (0,5 km away)
3. Contact by telephone / walky – talky / paging system to inform on duty Shift leader /
Production manager / HRD Supervisor / Business Manager.

Security Guideline
1. Security Guideline :
a. Entry and leaving plant guideline
b. Vehichle Checking Guideline
c. Bomb Threat management Guideline
d. Emergency Condition
e. Watchman clock
Security Procedure – contd.

1. Procedure guideline of Security task & Responsibility.
2. Procedur of Incoming & out going material & goods
3. Crisis Management
4. Phone tree communication
Tenaga Keamanan
 Bentuk fisik proposional

 Punya kemampuan bela diri
 Tidak kaku (saat menghadapi massa)
 Dari outsourcing (flexible)
 Dilaksanakan dalam shift
 Rutin latihan fisik & keterampilan
Patroli
 Alat patrol (amano, Patrol guard, dll)
 Periode pelaksanaan rutin 24 jam (min 24x/hari)
 Patrol ke seluruh lokasi
 Periksa seluruh obyek vital
 Periksa pintu, kondisi gedung, dll
 Dilakukan bergiliran
 Laporan ditulis detail & disimpan rapi
 Pergunakan kunci / gembok cadangan
 Saat malam hari patroli agar dilaksanakan berdua
 Pergunakan APD, senter, pentungan, alat komukasi
Alat Komunikasi
 Telepon
 Handy Talkie
 Kentongan
 Senter

Komunikasi Lingkungan & Aparat

 Gunakan momen/peristiwa sederhana
 Bangun komunikasi informal
 Komunikasikan perkembangan perusahaan
 Berikan sumbangan yang mendidik
 Rendah hati, supel, extrovert
 Patuhi aturan hukum
 Dengan aparat : sebaiknya tidak terlalu dekat tapi juga jangan sampai ngak kenal
Penanganan Unjuk Rasa

Jenis-jenis Unjuk Rasa
 Internal
 Lingkungan sekitar
 Pihak ketiga
Cara Pencegahan
 Pencegahan (komunikasi intensif)
 Pendekatan informal leader
 Pecahkan massa
 Dialog dengan perwakilan massa
Penanganan
 Hubungan komunikasi dengan instansi keamanan
 Tutup seluruh fasilitas vital
 Lakukan negosiasi di tempat yang netral
 Perjelas maksud unjuk rasa
 5 menit awal negosiasi akan sangan menentukan apakah unjuk rasa tetap akan terjadi atau
tidak
 Panggil ketua aksi untuk diajak berdialog
 Siapkan data-data pendukung
 Beri penjelasan secara rinci

Outsourcing
Outsourcing
 Pilih yang berpengalaman

 Pilih yang berbadan hukum
 Pilih yang berdomisili dekat perusahaan
 Biaya tidak terlalu rendah (standart UMR)
 Ambil karyawan dari warga sekitar
 Penggunaan alat kerja sesuai dengan standar
 Penggunaan seragam kerja sesuai dengan fungsinya
Mengapa Outsorce ?
 Perusahaan dapat fokus kepada kegiatan utama dan mengalihkan sebagian pekerjaan
kepada perusahaan lain yang mempunyai keahlian khusus di bidang tertentu
 Mengurang Resiko : mengurangi kompleksitas administrasi; “tidak perlu mengeluarkan
modal besar”
 Menggunkan sumber daya ahli yang tidak tersedia “internal”, dan dapat menggunakan /
menyewa technical expertise yang selalu ‘globally’ up-dated
 Harusnya bisa menjadi lebih cepat, lebih baik dan lebih banyak
Kapan Melakukan Outsourcing

 Biaya administrasi relatip tinggi
 Tuntutan untuk fokus menangani pekerjaan-pekerjaan strategic dan mengurangi pekerjaan-
pekerjaan administratip yang eksesif waktunya
 Tuntutan bisnis yang kuat : industri / persaingan
 Dan alasan-alasan bisnis lainnya
Alasan-alasan yang sebaiknya dihindari

 Karena sekedar frustasi menangani pekerjaan yang ada tanpa mencari tahu dahulu akar
penyebabnya. Outsourcing bukanlah semacam obat multifungsi

Lalu …… Bagaimana Dengan Resiko

 Janji tidak sesuai yang diharapkan
 Kinerja tidak maksimal
 Biaya juga tidak signifikan lebih hemat
 Sulitnya mencari vendor yang memenuhi syarat secara hukum (perijinan), management dan
kemampuan financial yang mumpuni
 Timbulnya isu-isu perbedaan : anak kandung, anak tiri dan anak kost, serta resistensi dari
serikat pekerja (baik karena alesan solideritas job security maupun karena karyawan
outsourcing tidak akan menjadi anggota serikat pekerja)
 Dan masalah-masalah lainnya
Strategy Perencanaan Karyawan
URGENCY
Tinggi
Kuadran IV Kuadran I
Outsourcing Pro-Hire
COMPETENCY Tinggi
Rendah
Kuadran III Kuadran II
Attaration Program Recruitment
Rendah
Proses Pemilihan
 Kejelasan bidang dan level pekerja yang akan di outsorce
 Mencari vendor yang baik dan potensial
 Site visit (jika perlu)

 Membuat alat untuk menilai (scoring tools)
 Memilih Top 3 potential providers untuk presentasi
Identifying a Provider
 Referrals / Networking
 Newspapers and Megazines
 Internet
 Mailings
 Proffesional Association Lists
Pelayanan Umun
Kurir
 Buat jadwal pengantar sesuai tujuan
 Pilih dokumen berdasarkan kepentingannya
 Lengkapi dengan P3K & alat safety lainnya
 Asuransi jiwa
 Outomatisasi process sepanjang memungkinkan
Syarat OB & Kurir

 Personel bersih, rapi
 Kerja cekatan & tidak serampangan
 Selalu stand by di tempat yang disepakati
 Buatkan checklist
Stationery
 Buat permintaan setiap bulan per dept
 Buat standart penggunaan ATK
 Buat standart merk, jenis & quantity
 Pengambilan harus menyerahkan bekas pakainya
 Buatkan rekap pemakaian dan nilainya setiap departemen untuk mendapatkan kost
awareness

Transportasi
Driver
 Competency Driver
 Perawatan kendaraan
 Stand by di lokasi driver
 Kesehatan
Cara Uji Driver baru

 Valid SIM
 Defensive Safety Driving
 Penguasaan / pengetahuan tentang jalan
 Kemampuan trouble shooting
 Kelincahan di jalan
 Kemampuan PPPK
 Uji di medan berat
 Kenyamanan mengemudi
 Daya tahan terhadap tekanan pekerjaan
Perawatan Kendaraan
 Inspeksi harian
 Kebersihan mobil selalu terjaga
 Perlengkapan K3 selalu tersedia
 Preventive maintenance
 Gunakan bengkel resmi terutama untuk service besar
 Perlengkapan mobil beroprasi normal (AC, powder window)
 Aksesori mobil (tissue, majalah, parfum)
Pengaturan Pemakaian
 Gunakan form peminjaman kendaraan
 Jangka waktu permintaan kendaraan
 Efisiensi perjalanan
 Ratio pemakaian BBM vs jarak
 Pengesiaan BBM di pompa bensi resmi (yang ada digital nota), jika memungkinkan
kerjasama dengan POM sehingga bisa menggunakan voucher

Penanganan Tamu Perusahaan

Greeting
 Ramah, sopan, & rapi
 Mempersilahkan masuk
 Body language
 Penjelasan secara sekilas
 Penggunaan kata-kata yang lugas & tidak bertele tele
Fungsi Utama Receptionist
 Pintu gerbang “wajah” perusahaan

 Menerima, member informasi, pesan, surat, dan telepon
 Menerima tamu, relasi, keluarga karyawan, rekan bisnis
 Sebaiknya disiapkan ruangan khusus, sehingga karyawan menerima tamunya dirungan
tersebut
Persyaratan
 Persiapan product knowledge, PIC, struktur Org, handset, buku telp, yellow pages, info
harga, agenda, dll
 Keperibadian ramah, luwes, berdandan, body language, kecakapan bahasa, bersih
Teknik
 Standarisasi penerimaan tamu, greeting telp, transfer, hold
 Catat prosedur rutin, kebiasaan, nama, orang , suara dll
 Hitung waktu, jumlah telp dan aktivitas selama bekerja
 Gunakan program computer : database, intranet, report activity

Dokumen
Internal Memo
 Gunaka buku ekspedisi
 Selalu catat surat masuk & keluar
 Efisiensi waktu & kertas lebih baik mempergunakan email
Eksternal Memo & Fax

 Patikan setiap memo sudah terkirim engan baik
 Tulis tujuan pengirim dengan jelas
Fotocopy
 Catat penggunaan mesin fotocopy
 Setting toner pada posisi low
 Jika memungkinkan gunakan kertas bolak balik
 Matikan mesin fotocopy saat tidak dipergunakan
 Gunakan kertas standar (A3, A4, legal, folio, dll)
 Hindari penggunaan untuk kepentingan pribadi, gunakan password pada mesin fotocopy
Admistrasi Umum
 Pengunaan Energy (listrik, telp, air, gas)
 Penggunan stationery
 Penggunaan dana taktis
 Perlengkapan house hold
 Food & beverage
 Penggunaan fasilitas umum
Energi
 Pencatatan pemakaian rutin vs beban terpakai
 Penggunaan energy alternatif & efisiensi
 Periksa alat ukur (meteran) dengan cara kalibrasi, kemudian buat perbandingan biaya
bulanan (nilai dan meterennya) sehingga ketika naik dan turun bisa dievaluasi segera dengan
mencari tauh penyebabnya, apakah ada pekerjaan extra, dsb
 Lakukan program efesiensi Listrik (AC) dan Air
- Listrik
 Gunakan kapasitor untuk meratakan tegangan dan meningkatkan kVr
(memboroskan daya, biasanya dari motor, ac dsb)
 Sumber / daya terpasang, biasanya 120% dari beban puncak

 Hamper 60% biaya listrik berasal dari AC pastikan ruangan tidak kelebihan
kapasitas (tapi juga jangan sampai kurang), rawat AC dengan teratur sehingga tidak
boros listrik, untuk ruangan 2 yang sering dipakai sampai larut malam sebaikanya
tidak dipakai AC sentral
 Untuk lampu-lampu koridor, jika memungkinkan gunakan timer dan disett
berdasarkan area
 Buat perbandingan biaya bulanan, sehingga apabila terjadi kenaikan tidak biasa
dapat langsung dianalisis
 Pastikan peralatan tidak terjadi kebocoran, dapatkan awareness karyawan
 Untuk area-area umum pastikan peralatan yang kuat walaupun tidak perlu yang
mewah
 Untuk tempat wudlu buatlah setelan sesuai dengan kebutuhan.
Riwayat Bangunan
 Waktu pembangunan
 Material yang dipergunakan
 Lay out bangunan awal s/d akhir
 Fungsi awal bangunan
 Supplier
 Lay out jaringan telp, data, hydrant, listrik dll
 Gambar-gambar teknis baik arsitektur, sipil maupun M/E
 Sebaiknya dibuat buku log bangunan gedung, sehingga apabila terjadi perubahan diketahuai
kronologis, lokasi, bentuk perubahan dan alasan dilakukannya
Riwayat Peralatan
 Waktu pengadaan
 Catalog produk
 Kartu garansi
 Pencatatan jika dianggap aktiva
 Pengguna
 Sebaiknya dibuat dalam log inventaris
Riwayat Kendaraan
 Service ringan
 Service besar
 Pengguna (jarak, tujuan, medan)
 Ceklist K3
 Penggunaan bahan habis pakai (tissue, parfum, P3K)
 Daftar waktu perpanjangan STNK
 Untuk para karyawan yang disediakan kendaraan sendiri yang dapat dibawanya pilang dan
pergi, dibuatkan juga serah terima sebagai pinjaman, jika COP dibuat pula sesuai dengan kondisi

Contoh Ceklist K3
 Ketebalan ban, termasuk jenis, kode produksidan tahun produksi ban
 Daya pengereman
 Lampu-lampu
 Perangkat keselamatan
Setting Ruang Kerja

 Kemudahan dalam bekerja
 Ergonomic dalam bekerja
 Efisiensi dalam penggunaan ruangan
 Artefak jabatan (standard)
 Lebih lanjut dibahas dalam materi 5S
Hal-hal yang “Mengerikan” Seputar Kantor
leher yang tidak sejajar Hiasan tumbuhan yang

Monitor yang menunduk
dengan monitor berada tidak pada tempatnya
Keyboard membentuk sudut Menggunakan mouse terlalu

posisi sinar lampu tidak tepat
dengan pergelangan tangan jauh
Punggung yang tidak Bantalan yang menekan sisi Kaki yang tidak menyentuh
bersandar dalam paha lantai
Posisi Pengguna Komputer yang IDEAL
Pandangan yang sejajar Tinggi monitor yang sejajar

Kepala tidak menunduk
dengan komputer dengan pandangan
Atur benda benda dalam

Tangan sejajar lengan bawah Posisi bahu yang santai
jangkauan
posisi punggung yang Gunakan bantalan lunak

Kaki pada bantalan kaki
tertopang untuk menopang paha

Acara Perusahaan
Panitia
 Libatkan seluruh bagian (yang punya hubungan langsung)
 Buat time table untuk memudahkan dalam pelaksanaan
 Gunakan komunikasi yang efektif & selalu check & recheck
 Buat laporan kerja
Susunan Acara
 Buat acara yang ringan, menghibur & tidak menonton
 Sisipkan acara ringan
 Durasi acara tidak bertele-tele
 Tapi harus dibedakan anatara acara perusahan sekalipun hiburan dengan sekedar acara
berjalan bersama-sama saja
Pelaksanaan Acara
 Gunakan perangkat multimedia
 Tata letak panggung & tempat letak acara yang mewakili tujuan acara
 Hindari kekosongan / jeda
 Tujuan cara selalu ada dalam satu rangkaian
Asuransi
 Usahakan satu perusahaan asuransi
 Pengalaman yang cukup
 Pilih all yang all risk, force major, & pihak ketiga
 Gedung dan fasilitas yang tidak terawat dan tingkat pengamanan dan safety yang rendah akan
menyebabkan premi menjadi mahal
Jenis-jenis Asuransi
 Kendaraan bermotor
 Produk jadi
 Bangunan
 Jiwa
 Kesehatan

Latihan Akhir : KPI GA

Desipline 2 : Act on the Lead Measure
The 80/20 rule states that 80 percent of result flow from 20 percent of activities
As team, you must ask yourselves : what crictical activities, if I done with excellence, will have the
greatest on result
Mengeksekusi yang Penting Daripada Sekedar Rutin
A
C
A P
C D Breakthrough
Cross – Funcitional
Quantum Leap in proces logic

A
C
Continuous Improvement
In each Funcition
Improve Current Process logic

Membuat KPI GA
(Verb) (Measure) from (X) to (Y) by (When)
Increase Sales from

Verb Measure
USD 200 mio USD 250 mio Dec 31, 2001
X to Y When
Tugas (waktu 20 menit saja)

 Buatlah 3 KPI saudara lengkap dengan ukurannya, sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
dan kepentingan utama pekerjan !
 Bedakan mana yang hanya menjadi PI dan mana yang jadi KPI

Penyusun:
MUGI SUBAGYO
Founder Mopintar
PT. Mopintar Lanwaskita

Jl. Taman Cendana III Blok P3 No.11A
Jaka Setia, Bekasi Selatan
Marketing Office:
Jl. Arabika III Blok AB-2 No.1
Pondok Kopi, Jakarta Timur
Editor:
M. Fathuravi

Garis Besar HAluan GA

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Garis Besar HAluan GA

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

https://www.mopintar.co.

GARIS BESAR HALUAN GENERAL AFFAIRS

General Affairs adalah bagian pendukung

Melihat banyaknya pekerjaan tersebut, maka perlu

Tugas General Affairs

Fungsi General Affairs

General Affairs – Mugi Subagyo Page 1

GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja

General Affairs Management

License & Permits

General Affairs – Mugi Subagyo Page 2

Bidang-bidang Pokok yang Menjadi Tanggung Jawab GA

5. Pengamanan Manusia dan Asset Perusahaan

6. Reception dan operator telpon

7. Hubungan eksternal : lembaga pemerintah, lembaga masyarakat,/ tokoh masyarakat, tetangga,

Contoh Key performance Indicators (KPI) untuk GA

1 Indeks kepuasan user terhadap GA dalam memenuhi permintaan

Hukum Pareto : 80/20

General Affairs – Mugi Subagyo Page 3

Matrix Pekerjaan & Tugas : Urgensi vs Durasi

Exessive Time Not ExessiveTime

Struktur Organisasi (1)

HRD & GA Production Marketing R&D

General Affairs – Mugi Subagyo Page 4

General Affairs – Mugi Subagyo Page 5

Dokumen – dokumen terkait TKWA

Passport dan Visa

Berbagai visa (ijin untuk memasuki wilayah Indonesia) dan dokumen

General Affairs – Mugi Subagyo Page 6

Dokumen-dokumen Kemenaker / BKPM yang terkait

Rencana Penggunaan Tenaga Kerja untuk perusahaan PMA/PMDN ke

Dokumen perusahaan untuk mendatakan calon TKA yang dikeluarkan oleh

SKLD Surat Keterangan Lapor Diri

IKTA Ijin Tenaga Kerja Asing

VKU 457 IKTA sementara 60 hari

STM Surat Tanda Melapor diri di kantor polisi setempat

SKPPS Surat Keterangan Pendaftaran Pendatang Sementara

ERP Exit Re-entry Permit, ijin keluar negeri dan kembali

Exit Permit Only. Dimintakan apabila TKA sudah selesai bekerja di

Alih Sponsor TKA berpindah perusahaan

Alih Jabatan TKA ganti jabatan di perusahaan yamg sama

General Affairs – Mugi Subagyo Page 7

Faksim / IMI Fasilitas keimigrasian

PLB-Pos lintas batas Dokumen perjalanan khusus melalui pos-pos perbatasan RI

Repatriasi Perjalanan orang asing meninggalkan Indonesia

Surat bukti tanda pendaftaran penduduk. Surat permohonan menjadi penduduk

Permohonan IKTA baru dan dokumen orang asing

KBRI 650.000 / Proses 7 hari

Polres 250.000 / Proses 3 hari

General Affairs – Mugi Subagyo Page 8

Surat sponsor, form KITAS,copy TA

Permohonan IKTA perpanjangan dan dokumen orang asing

Jenis Syarat & Kelengkapan Biaya

General Affairs – Mugi Subagyo Page 10

Hubungan Eksternal Perusahaan

Prinsip Dasar Lobi

Ukuran Keberhasilan Lobi

Tips Menghadapi Konflik – Lobi (LSM, Preman, Pemerintah, Pers)

General Affairs – Mugi Subagyo Page 11

Kesadaran Perusahaan Akan Pentingnya Community Development

General Affairs – Mugi Subagyo Page 12

Pelaksanaan CD Oleh Perusahaan

Keberhasilan program CD dapat dilihat dari tercapainya kondisis masyarakat

Best Practice “CD”