Manual Sistem Manajemen Mutu Dan k3
Manual Sistem Manajemen Mutu Dan k3
Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan
untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen
PT. Mega Persada Indonesia
MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN K3
ME HVAC
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN
12
10 08
09 11 11
13 13
09 11 11
13 13
0 04 03
02 05 07
06
Pengelolaan proses bisnis di atas dalam suatu Sistem Manajemen Mutu dan K3
melibatkan fungsi-fungsi / bagian di dalam organisasi PT. Mega Persada Indonesia, yaitu :
1.2 Aplikasi
Aplikasi Sistem Manajemen Mutu dan K3 PT. Mega Persada Indonesia memenuhi
persyaratan dalam OSHAS 18001:2007 dan ISO 9001:2008 dengan pengesampingan
terhadap persyaratan klausul 7.3 tentang Desain dan Pengembangan. PT. Mega Persada
Indonesia tidak melaksanakan proses desain dan pengembangan karena semua desain
produk konstruksi disediakan oleh pelanggan.
Sistem Manajemen Mutu & K3 PT. Mega Persada Indonesia juga mematuhi persyaratan
perundangan yang berlaku terkait dengan industri konstruksi pada umumnya.
1.3 Referensi
- ISO 9001:2008 & SNI ISO-9001:2008 , OSHAS 18001 : 2007 tentang
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu & K3.
- Undang-undang No.18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi
- Klien/Customer adalah pihak yang memberi pekerjaan dan menerima produk atau hasil
pekerjaan yang dimintanya, serta membayar produk tersebut.
- Tender adalah proses lelang pekerjaan yang dilakukan oleh pemilik proyek.
- Konsultan adalah pihak yang ditunjuk oleh klien untuk melakukan perancangan.
- Kontraktor adalah pihak yang ditunjuk klien untuk melaksanakan rancangan yang
dibuat oleh konsultan, dalam hal ini adalah PT. Mega Persada Indonesia.
- Manajemen Konstruksi (MK) adalah pihak yang ditunjuk oleh klien untuk melakukan
koordinasi dan pengawasan kerja yang dilakukan oleh kontraktor.
- Kontrak adalah persyaratan yang disepakati antara kedua belah pihak (klien dan
kontraktor)
- Sub Kontraktor adalah perusahaan / pihak yang menerima dan menjalankan Sub
Kontrak
- Gambar Tender adalah Gambar awal yang diterima dari klien atau konsultan perencana
- Shop Drawing adalah gambar yang merincikan spesifikasi pekerjaan yang akan
dikonstruksi
PT. Mega Persada Indonesia didirikan pada tanggal 9 Juli 2001 di Jl. Condet Raya no.
136 Jakarta oleh Bapak Ir. Markiz Yudiawan dengan akta pendirian perusahaan No. 43
TH.9 Juli 2001 oleh kuasa hukum Dradjat Darmadji, SH.
Visi didirikannya adalah menjadi kontraktor Mekanikal Elektrikal yang memberikan
kepuasan kepada semua pelanggannya, dengan misinya adalah secara konsisten
menjalankan Sistem Manajemen Mutu & K3, Biaya dan Waktu, serta secara
berkesinambungan melakukan perbaikan yang diperlukan.
Bidang Mekanikal
- Instalasi Tata Udara / AC
- Instalasi saluran-saluran air / Plumbing
- Instalasi Pengamanan Kebakaran / Sprinkler dan Hydrant
- dan lain lain
Bidang Elektrikal
- Instalasi Penerangan / Lighting
- Instalasi kelistrikan / Panel and Distribution
- Instalasi Elektronik berupa Tata Suara / Sound System
- Instalasi Elektronik berupa Alarm Kebakaran / Fire Alarm
- Instalasi CCTV dan Security System
- dan lain-lain
2.1.2 Alamat :
Jl. Condet Raya No. 136, Jakarta Timur 13520
Telp : (021) 87792410
Fax : (021) 8092737
E-mail : mpi@megapersada.co.id
Website : www.megapersada.co.id
Direktur
Marketing, Finansial
Procurement/
Estimasi Proyek HRD dan GA dan
Pembelian Administration
dan Tender
2.3.1 Direktur
- Menentukan Visi dan Misi perusahaan
- Menetapkan organisasi perusahaan
- Menetapkan kebijakan mutu dan K3
- Memastikan sasaran mutu dan K3 ditetapkan
- Melaksanakan tinjauan manajemen atas penerapan sistem manajemen mutu dan K3.
Direktur Utama,
4.1. Umum
4.2. Dokumentasi
4.2.1. Umum
a) Menjadi alat komunikasi kebijakan sistem manajemen mutu & K3 serta alur proses di
antara unit kerja maupun antar personel.
b) Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan mutu dan K3, pengendalian,
pencegahan ketidaksesuaian, serta perbaikan yang terus menerus pada kegiatan yang
mempengaruhi mutu dan k3.
c) Memberikan jaminan akan tersedianya sumber daya dan informasinya untuk setiap
proses kegiatan yang dilakukan.
d) Memberikan bukti objektif kepada pihak eksternal yang terkait bahwa telah ada
sistem manajemen mutu dan K3 dan diterapkan.
Dokumentasi sistem manajemen mutu PT. Mega Persada Indonesia dibagi dalam empat
level dokumen yang mencakup :
Level I : Manual Mutu & K3, berikut kebijakan mutu & K3 serta sasaran mutu & K3
Level II : Prosedur mutu dan K3
Level III : Dokumen pendukung lainnya
Level IV : Rekaman atau catatan mutu dan K3
Manajemen PT. Mega Persada Indonesia menetapkan dan memelihara Manual Mutu dan
K3 yang memuat:
a) Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu dan K3 termasuk rincian dan
alasan pengecualian persyaratan.
b) Prosedur yang didokumentasikan untuk penerapan sistem manajemen mutu dan K3
atau referensinya.
c) Penjelasan tentang interaksi dari proses sistem manajemen mutu dan K3
Manual mutu dan k3 yang ditetapkan akan ditinjau dan direvisi sesuai keperluan untuk
tujuan perbaikan.
Dokumen terkait :
- Prosedur Pengendalian Dokumen (MPI-PM-01)
Rekaman dipelihara (disimpan) sebagai bukti penerapan sistem manajemen mutu dan k3.
Rekaman dapat dalam berbagai jenis media (hard copy atau soft copy) dan memiliki
masa simpan yang ditetapkan waktunya.
Setiap unit kerja / bagian menunjuk personil untuk menyimpan catatan agar mudah
diambil dan terhindar dari kerusakan dan atau kehilangan.
Pengendali rekaman bertanggung jawab untuk menarik dan memusnahkan rekaman yang
tidak diperlukan lagi dengan persetujuan Kepala Bagiannya masing-masing.
Dokumen terkait :
- Prosedur Pengendalian Rekaman (MPI-PM-02)
Sasaran Mutu dan K3 ditetapkan pada setiap level dan fungsi di dalam perusahaan untuk
mendukung kebijakan mutu dan k3 perusahaan. Sasaran mutu ditetapkan secara spesifik
dan terukur yang mencerminkan hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu tertentu.
Sararan mutu dipantau pencapaiannya dalam kurun waktu yang ditentukan. Sasaran mutu
dan k3 yang tidak tercapai, dilakukan identifikasi masalah dan tindakan perbaikan yang
diperlukan, termasuk tindakan untuk menghilangkan penyebab masalah yang
diidentifikasi.
Dokumen Terkait :
Manajemen merencanakan sistem manajemen mutu dan k3 PT. Mega Persada Indonesia
yang sesuai dengan persyaratan dalam ISO 9001:2008 ,OSHAS 18001:2007 dan dapat
diterapkan untuk mengelola proses-proses untuk memenuhi persyaratan pelanggan,
persyaratan perundangan yang berlaku, dan persyaratan perusahaan.
Sistem manajemen mutu dan k3 ini selalu dipelihara dan dipertahankan, sehingga jika
dikemudian hari terjadi perubahan terhadap sistem yang ada maupun adanya integrasi
dengan sistem manajemen lain yang diadopsi, maka sistem manajemen mutu tetap dapat
diterapkan dengan penyesuaian kegiatan dilapangan.
Perencanaan dalam sistem manajemen mutu dan k3 ini mencakup pula perencanaan
untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan.
Manajemen mengatur adanya kegiatan komunikasi internal yang dilakukan antar bagian
maupun dalam bagian itu sendiri. Metoda komunikasi yang digunakan dapat berupa rapat
harian, rapat mingguan, rapat kerja, dan lain-lain. Sedang media pencatatannya dapat
berupa risalah rapat, pengumuman, instruksi, memo dan lain-lain.Masing-masing bagian
menyimpan dan memelihara hasil kegiatan komunikasl internal.
5.6.1 Umum
Manajemen meninjau penerapan sistem manajemen mutu dan k3 minimal 1 (satu) tahun
sekali, atau dilakukan lebih sering jika diperlukan,untuk menjamin efektifitasnya.
Tinjauan ini termasuk melihat kemungkinan pengembangan dan perubahan sistem
manajemen serta tinjauan terhadap Kebijakan Mutu K3 dan Sasaran Mutu K3.
Tinjauan manajemen melibatkan semua bagian yang tercakup dalam sistem manajemen
mutu, baik untuk memberi masukan dalam tinjauan maupun menindaklanjuti hasil
tinjauan. Rekaman pelaksanaan tinjauan manajemen dan hasil-hasilnya disimpan.
Dokumen terkait :
- Prosedur Tinjauan Manajemen (MPI-PM-07)
Manajemen PT. Mega Persada Indonesia menentukan dan menyediakan sumber daya
yang dibutuhkan untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan.
Sumber daya yang disediakan mencakup sumber daya manusia (SDM), infrastruktur, dan
lingkungan kerja yang digunakan untuk mengelola proses-proses. Sumber daya yang
disediakan dapat berupa milik PT. Mega Persada Indonesia maupun milik pihak lain yang
digunakan sesuai kepentingan bisnis perusahaan.
6.3. Infrastruktur
Manajemen PT. Mega Persada Indonesia menyediakan sarana kerja, baik perangkat
keras dan lunak, alat transportasi dan komunikasi yang sesuai, sehingga pegawai dapat
bekerja dengan baik untuk menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratannya.
Bagian Personalia dan GA bertanggung jawab untuk menjaga dan memelihara sarana
kerja, mencakup pemeliharaan dan perbaikan gedung, sarana transportasi, sarana
komunikasi, unit komputer, dan fasilitas kantor lainnya.
Bagian Logistik bertanggung jawab untuk menjaga dan memelihara sarana dan peralatan
yang digunakan untuk pelaksanaan proyek.
Dokumen terkait :
- Prosedur Pengendalian Sarana dan Peralatan (MPI-PM-12 )
Manajemen PT. Mega Persada Indonesia mengelola lingkungan kerja yang diperlukan
untuk memenuhi persyaratan produk yang dihasilkan, diantaranya dengan menjaga
kebersihan, keteraturan dan keamanan.
Bagian Personalia dan Umum bertanggung jawab untuk memastikan lingkungan kerja di
lingkungan perusahaan dalam kondisi aman, teratur, dan bersih.
Manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan lingkungan kerja di proyek dalam
kondisi aman dan sesuai untuk pelaksanaan proyek.
7.1 Perencanaan
PT. Mega Persada Indonesia merencanakan dan mengembangkan proses-proses realisasi
produk (proyek konstruksi) yang konsisten dengan persyaratan proses lain dari sistem
manajemen mutu perusahaan, antara lain berupa :
a) Penetapan sasaran mutu dan k3 dan persyaratan yang berkaitan dengan produk
(konstruksi) yang dihasilkan.
b) Penetapan proses, dokumen, dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan
produk, yang dituangkan dalam perencanaan mutu dan k3.
c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, dan inspeksi yang diperlukan serta kriteria
penerimaan produk yang pengaturannya didokumentasikan pada prosedur dan
petunjuk kerja yang terkait.
d) Rekaman yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa proses realisasi dan hasil
produk (konstruksi)memenuhi persyaratan
Dokumen terkait :
- Prosedur Perencanaan dan Pemanatauan Proyek (MPI-PM-11)
Tinjauan ini dilakukan oleh pihak yang berkompeten sesuai bidangnya, seperti bagian
pemasaran, teknik, dan manajemen. Keputusan dari hasil tinjauan dituangkan dalam
dokumen yang selanjutnya menjadi rekaman yang harus disimpan.
Dokumen terkait :
- Prosedur Tinjauan Persyaratan Estimasi dan Tender (MPI-PM-09)
7.4. Pembelian
7.4.1 Proses Pembelian
PT. Mega Persada Indonesia mengendalikan proses pembelian dan mengendalikan
pemasok sesuai dengan status produk yang dibeli, terutama barang yang digunakan untuk
pelaksanaan proyek. Kriteria untuk memilih dan mengevaluasi pemasok ditetapkan.
Bukti pemilihan dan evaluasi pemasok disimpan sebagai rekaman.
Dokumen terkait :
- Prosedur Pembelian (MPI-PM-10)
Setiap pembelian yang dilakukan oleh PT. Mega Persada Indonesia disertai informasi
tentang persyaratan pembelian, antara lain menyangkut spesifikasi produk yang dibeli,
waktu pengiriman, tempat pengiriman, dan persyaratan lain yang spesifik.
Bagian Logistik dan bagian yang terkait bertanggung jawab melaksanakan inspeksi
terhadap barang yang dibeli sesuai dokumen pembelian dan syarat lain yang ditentukan.
Dokumen terkait :
- Prosedur Perencanaan dan Pemantauan Proyek (MPI-PM-11)
Dokumen terkait :
- Prosedur Pengendalian Sarana dan Peralatan (MPI-PM-12)
8.1 Umum
PT. Mega Persada Indonesia merencanakan dan melaksanakan pemantauan, pengukuran,
analisa dan proses peningkatan yang dibutuhkan untuk menjamin kesesuaian sistem
manajemen mutu, dan untuk peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu yang
berkesinambungan :
a) untuk kesesuaian produk konstruksi dilaksanakan pemantauan pelaksanaan proyek
oleh manajemen proyek dan pemeriksaan mutu dan k3 produk oleh tim pemeriksa.
b) untuk menjamin kesesuaian sistem manajemen mutu dan k3 dilaksanakan Audit
Internal;
c) untuk peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu dan k3 yang
berkesinambungan dilaksanakan tinjauan manajemen dan tindakan perbaikan dan
pencegahan.
Dokumen terkait :
- Prosedur Perencanaan dan Pemantauan Proyek (MPI-PM-11)
8.2.2Audit Internal
Audit internal dilaksanakan pada periode yang direncanakan untuk menilai :
a) Kesesuaian sistem manajemen mutu dan k3 dengan aturan yang direncanakan,
persyaratan Standar ISO 9001:2008 dan OSHAS 18001:2007, dan sistem manajemen
mutu dan k3 yang telah ditetapkan oleh PT. Mega Persada Indonesia
b) Efektifitas penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu dan K3.
Dokumen terkait :
- Prosedur Audit Internal (MPI-PM-04)
Bila produk konstruksi yang tidak sesuai tersebut diketahui setelah serah terima ke
pelanggan, PT. Mega Persada Indonesia akan mengambil tindakan yang sesuai dengan
persyaratan yang berlaku.
Dokumen terkait :
- Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (MPI-PM-03)
8.5Peningkatan
8.5.1 Peningkatan Berlanjut
PT. Mega Persada Indonesia secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem
manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu dan k3, sasaran mutu dan k3, hasil
audit, analisa data, tindakan perbaikan dan pencegahan, dan tinjauan manajemen.
Dokumen terkait :
- Prosedur Tindakan Koreksi (MPI-PM-05)
Dokumen terkait :
- Prosedur Tindakan Pencegahan (MPI-PM-06)