ALUR PENDELEGASIAN FKG UB

A. Alur Proposal

1. Proposal pendelegasian di kirim ke email kemenhub (untuk di koreksi kesesuaian

jumlah delegasi yang berangkat dengan dana dipa yang di ajukan). Email :
kemenhubfkgub@gmail.com. Dengan Format: Nama Ketua_Proker/Insidental_Nama
Kegiatan.docx

2. Konfirmasi kepada kemenhub setelah proposal berhasil di kirim.Nomor konfirmasi :

Zalfa (087781018281)/Jazila (087804078590) Id line : zzzalfaaa/jazilafifa
3. PJ dari kemenhub akan mengoreksi proposal yang di ajukan
4. Apabila terdapat revisi, maka PJ dari kemenhub akan memberitahu atau mengadakan
pertemuan dengan yang mengajukan proposal, Kemudian pengirim di wajibkan
secepatnya untuk merevisi proposal. Setelah di revisi PROPOSAL DI KIRIM
KEMBALI KE EMAIL KEMENHUB.
5. Apabila tidak ada revisi, kemenhub akan mengirim proposal ke empus Biro Admin.
PJ Kemenhub akan mengkonfirmasi ke pihak yang mengirimkan proposal bahwa
selanjutnya akan di urus oleh BIRO ADMIN BEM FKG UB.

B. Alur LPJ

1. LPJ pendelegasian di kirim ke email kemenhub (untuk di koreksi kesesuaian jumlah

delegasi yang berangkat dengan dana dipa yang di ajukan). Email :
kemenhubfkgub@gmail.com. Dengan Format: Nama Ketua_Proker/Insidental_Nama
Kegiatan.docx

2. Konfirmasi kepada kemenhub setelah LPJ berhasil di kirim.Nomor konfirmasi : Zalfa

(087781018281)/Jazila (087804078590) Id line : zzzalfaaa/jazilafifa

3. PJ dari kemenhub akan mengoreksi LPJ yang di ajukan

4. Apabila terdapat revisi, maka PJ dari kemenhub akan memberitahu atau mengadakan
pertemuan dengan yang mengajukan LPJ. Kemudian pengirim di wajibkan
secepatnya untuk merevisi LPJ. Setelah di revisi LPJ DI KIRIM KEMBALI KE
EMAIL KEMENHUB.
5. Apabila tidak ada revisi, kemenhub akan mengirim LPJ ke email Biro Admin. PJ
Kemenhub akan mengkonfirmasi ke pihak yang mengirimkan LPJ bahwa selanjutnya
akan di urus oleh BIRO ADMIN BEM FKG UB.

C. SYARAT DAN KETENTUAN PENDELEGASIAN

1. Peserta delegasi diwajibkan untuk mengirim berkas-berkas pendelegasian ke email

KEMENHUB (kemenhubfkgub@gmail.com)
2. Berkas-berkas pendelegasian kategori lomba terdiri dari proposal pendelegasian,
checklist proposal, surat undangan, syarat & ketentuan lomba dan peserta lomba,
rincian dana registrasi lomba.
3. Berkas-berkas pendelegasian kategori non-lomba terdiri dari proposal pendelegasian,
checklist proposal, surat undangan dan proposal dari panitia penyelenggara kegiatan.
4. Untuk proposal pendelegasian insidental yang dibiayai dan dapat diajukan hanya
registrasi dan transportasi.
5. Pendelegasian kategori non lomba ke luar negeri tidak akan dibiayai oleh Fakultas.
6. Proposal pendelegasian wajib dikirimkan ke email kemenhub maksimal H-1 minggu
sebelum keberangkatan.
7. Apabila proposal sudah dikirimkan ke email kemenhub, dimohon untuk segera
konfirmasi ke Zalfa Alzelia FKG’16 (087781018281/zzzalfaaa) / Jazila Afifa
(087804078590/jazilafifa)
8. Untuk penandatanganan proposal pendelegasian, dapat ditandatangi oleh Menteri
Kemenhub (Zalfa Alzelia) atau Wamentri Eksternal Kemenhub (Jazila Afifa
Nu'ma).
9. Delegator (dalam hal ini diwakilkan oleh ketua delegasi) diwajibkan menandatangani
SURAT PERJANJIAN KETUA DELEGATOR dengan diberi materai yang akan
diberikan pada saat penandatanganan proposal pendelegasian.
10. Membuat artikel kegiatan, artikel materi seminar (jika terdapat kegiatan seminar) dan
dokumentasinya maksimal H+3 hari setelah kegiatan pendelegasian.
 SURAT PERJANJIAN KETUA DELEGATOR

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :
NIM :
Pendelegasian :

Saya sebagai ketua delegasi yang mewakili, dengan sadar dan tanpa paksaan dari pihak
manapun, menyatakan bahwa sebagai delegator Fakultas Kedokteran Gigi Universitas
Brawijaya saya akan melaksanakan hal-hal berikut ini :
1. Bertanggung jawab atas apa yang saya lakukan dalam masa pendelegasian sesuai
dengan norma-norma dan aturan yang berlaku.
2. Menjaga nama baik Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya.
3. Menyelesaikan LPJ maksimal H+3 setelah kegiatan pendelegasian.
4. Membuat artikel dan dokumentasi kegiatan penting (pasca pendelegasian) yang akan
diarsipkan dan dipublikasikan.

Apabila saya melanggar saya siap menerima sanksi berupa tidak turunnya uang dari
Dekanat. Demikian surat perjanjian ini saya buat tanpa keterpaksaan pihak manapun dan
dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Malang, 2018

( Nama Ketua Delegasi )

 D. SOP KEGIATAN EKSTERNAL FKG UB – FKG UB

1. Pihak yang akan mengadakan kegiatan ke FKG UB seperti Studi Banding, dsb wajib
menghubungi Menteri Perhubungan BEM FKG UB (Zalfa Alzelia/087781018281) /
Wamentri Eksternal Perhubungan BEM FKG UB (Jazila Afifa Nu'ma/087804078590)
untuk bertanya tentang tanggal , waktu, dan jumlah peserta, kegiatan yang akan
dilakukan pihak eksternal.

2. Pihak FKG UB akan memberikan kesepakatan tanggal, waktu dan kuota dari pihak
eksternal tersebut dan membuat kesepakatan bagaimana acara akan dilangsungkan.

3. Apabila telah terjadi kesepakatan kedua belah pihak, pihak eksternal WAJIB
mengirimkan surat tugas kepada BEM FKG UB maksimal H-1 minggu kegiatan