Tugas Kelompok 4

Proposal Gagasan Tertulis

Sistem Layanan Terpadu Kosan

Information System Concept

OS1 – 2012 – JIBA
Kelompok 1

Dibuat Oleh:
Axel Christmarco Tjindana - 2440126386
Enrico Didan Ramadhani - 2401966621
Kevin Haryanto - 2401963424
Vika Sofiatul Faizah - 2440118131
Yan Septyadi Budiman – 2401964585

BINUS ONLINE LEARNING

2021
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Kos-kosan merupakan sebuah tempat tinggal yang dihuni oleh banyak orang.
Keunikan yang membedakan sebuah kos-kosan dibandingkan dengan rumah biasa
adalah adanya pembagian tempat bagi penghuninya. Dengan adanya banyak
orang, kos-kosan menjadi sebuah tempat yang membutuhkan adanya sistem
pelayanan seperti hotel maupun penginapan lainnya. Kondisi kos-kosan yang
menjadi acuan penulis belum memiliki hal ini. Sehingga menjadi sebuah hal yang
penting adanya sebuah aplikasi dan sistem informasi yang mewadahi kebutuhan
stakeholder yang berada di kosan tersebut.
Menurut Chappell (2011), Aplikasi tidak mudah untuk didefinisikan, dan
banyak orang yang tidak setuju dengan satu makna dari aplikasi. Sedangkan
menurut Johansson dan Andersson (2015), aplikasi awalnya didefinisikan sebagai
perangkat lunak pada komputer yang bertujuan untuk membantu penggunanya
menyelesaikan sebuah tugas. Seturut perkembangan zaman, aplikasi tidak hanya
terbatas pada komputer melainkan juga pada mobile maupun perangkat lainnya.
Jenis-jenis dan fungsi dari aplikasi juga bermacam-macam.
Sistem informasi meliputi berbagai macam teknologi informasi seperti
komputer, perangkat lunak, database, dan lain-lainnya yang bertujuan untuk
melakukan tugas spesifik dan berinteraksi dengan berbagai stakeholder terkait
(Boell & Cecez-Kecmanovic, 2015). Salah satu ciri khas dari sistem informasi ini
adalah dinamis (Paul, 2010). Setiap perusahaan, organisasi, maupun segala hal
yang perlu diorganisir memerlukan adanya pencatatan. Pencatatan ini caranya
berbeda-beda tergantung dari masing-masing stakeholdernya (Paul, 2010). Sama
halnya dengan pengelolaan kosan, pencatatan ini menjadi sangat penting. Salah
satu contoh penting dari pencatatan ini adalah pembayaran penghuni kosan. Hal
inilah yang belum ada, dan menjadi hal yang cukup penting untuk diangkat
sebagai sebuah gagasan.
 Berdasarkan uraian diatas maka penulis mengambil gagasan “Sistem
Pelayanan Terpadu Kos” yang dapat membantu dan memudahkan penghuni kos
sehingga saling terhubung dan dapat dioperasikan melalui perangkat seluler.
Aplikasi ini dibuat untuk memudahkan pemilik kos maupun penghuni kos, karena
pemilik kos dapat mengetahui siapa saja penghuni kos, dari mana penghuni
tersebut berasal, dan bisa mengontrol siapa saja yang sudah melakukan
pembayaran bulanan. Biasanya sebuah kos mencatat data diri penghuni kos dan
catatan keuangan melalui buku, tetapi ada juga pemilik kos yang tidak
mempunyai catatan penghuni sama sekali. Oleh sebab itu kami membuat aplikasi
ini dengan tujuan pendataan lebih terkontrol dan rapi, dan juga proses pelaporan
pembayaran bisa lebih mudah.
Harapannya dengan adanya sistem ini, dapat mengurangi human error yang
mungkin terjadi. Pendekatan terhadap Human error ada 2: individu dan sistem
(Reason, 2000). Berkaitan dengan pelayanan terpadu kosan ini, pendekatan sistem
dirasa lebih tepat. Pendekatan sistem premisnya adalah kesalahan manusia sangat
mungkin terjadi, mengingat banyaknya faktor yang mempengaruhi hal tersebut
(Reason, 2000). Sehingga, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu
semua pihak meminimalisir human error yang mungkin terjadi dalam pengelolaan
kosan.

1.2. Rumusan Masalah

1. Bagaimana konsep rancangan aplikasi sistem pelayanan terpadu kosan
ini?
2. Bagaimana memastikan sistem ini tepat guna?

1.3. Ruang Lingkup Gagasan

1. Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh penghuni kosan tersebut.
2. Pemilik kosan dapat menjadi administrator dari sistem ini. Pemilik kosan
dapat menambah, mengedit, dan menghapus data yang tidak diperlukan.
3. Salah satu fitur dari aplikasi ini adalah tentang pembayaran penghuni
kos.
1.4. Tujuan
Tujuan dari Aplikasi “Sistem Layanan Terpadu Kosan” ini adalah:
1. Membantu pendataan penghuni kosan sehingga dapat lebih tertata
dengan baik dan tepat.
2. Membantu penyedia kos untuk lebih mudah dalam mengontrol dan
mengawasi pembayaran kos.
3. Mengurangi human error pada sistem informasi pembayaran kosan.

1.5. Manfaat yang Ingin dicapai

1. Diharapkan dengan aplikasi ini usaha bisnis kos-kosan dapat berjalan
dengan baik dan fleksibel dalam melakukan pendataan.
2. Pembayaran yang mudah juga memberikan manfaat yang signifikan
dalam usaha kos-kosan tersebut sehingga untuk keterlambatan
pembayaran dapat diminimalisir dengan baik.
3. Pendataan yang baik dalam pembayaran juga dapat membuat penghuni
kos-kosan mendapatkan banyak keuntungan sehingga data transaksi tidak
mungkin salah atau hilang dengan begitu penghuni kos tidak perlu repot-
repot dalam melakukan laporan pembayaran kepada penyedia kos.
4. Diharapkan juga pendataan baru penghuni kos-kosan dapat fleksibel, di
karenakan tidak semua penghuni kos dapat melakukan laporan secara
langsung kepada RT/RW setempat oleh sebab itu dengan adanya
pendataan penghuni kos ini diharapkan dapat membantu RT/RW
melakukan pendataan penghuni kos melalui penyedia kos-kosan
 BAB 2
GAGASAN

2.1. Kondisi saat ini

Dari data yang diperoleh dari pemilik kosan, saat ini kondisi sistem
informasi dari kos-kosan tersebut masih bersifat manual. Belum ada satu
dedicated sistem yang dikhususkan untuk menjadi satu sistem pelayanan terpadu
untuk membantu para pihak-pihak yang terkait dengan kosan. Salah satu contoh
konkret dari kondisi terkini adalah mengenai bagaimana mekanisme sistem
pembayaran. Sistem pembayaran yang digunakan oleh kosan tersebut masih
manual. Pembayarannya sendiri menggunakan transfer ke rekening pribadi dari
pemilik kosan sedangkan untuk validasi pembayarannya dilakukan melalui
personal chat kepada pemilik kosan sebagai tanda bukti sudah bayar. 
Dengan sistem yang masih manual ini, kemungkinan human error yang
terjadi sangat besar. Hal ini karena segalanya masih dilakukan secara manual.
Tidak ada pengecekan sistem maupun sistem kontrol yang bisa mengontrol
pengelolaan dari kosan ini. Berbagai macam kesalahan, baik yang disengaja
maupun yang tidak disengaja sangat mungkin terjadi apabila sistem seperti ini
terus dipertahankan.

2.2. Gambaran Gagasan

Aplikasi “Sistem Pelayanan Terpadu Kos” bertujuan untuk memudahkan
transaksi yang terjadi antara pemilik kos dengan penyewa agar dapat dilakukan
secara mudah dan tidak lagi merepotkan, dimana ada beberapa fitur yang
disediakan seperti sistem pengecekan jadwal pembayaran sewa, pengingat tanggal
jatuh tempo bayar sewa yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh pemilik
kos tersebut.
Berikut gambaran singkat mengenai masing-masing fitur yang ditampilkan
dari aplikasi ini:
1. Pengecekan jadwal pembayaran sewa
Pada pengecekan jadwal ini, penghuni maupun pemilik kosan dapat melakukan
pengecekan terhadap jadwal pembayaran penghuni kosan. Adanya jadwal yang
berbeda-beda dari penghuni tentu saja akan menyulitkan pemilik kosan, dan
harapannya fitur ini dapat membantu masing-masing pihak untuk melakukan
pengecekan jadwal pembayaran sewa.

2. Pengingat tanggal jatuh tempo bayar sewa

Fitur reminder atau pengingat ini menjadi penting bagi penghuni maupun pemilik
kosan. Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, salah satu human error yang
paling mendasar adalah kelalaian yang disebabkan oleh lupa. Dengan adanya
pengingat ini, baik penghuni maupun pemilik kosan dapat dibantu untuk
mengingat tanggal jatuh tempo bayar sewa. Harapannya, agar mengurangi adanya
alasan keterlambatan pembayaran karena lupa tanggal jatuh temponya.

3. Informasi mengenai pembayaran sewa

Adanya sebuah fitur sistem informasi mengenai pembayaran sewa menjadi salah
satu poin plus yang diharapkan dari aplikasi ini. Dalam fitur ini, penghuni dapat
mengecek status bayar, lalu mengecek nominal bayar, dan bahkan mengupload
bukti bayar. Sedangkan dari segi pemilik, pemilik dapat melakukan pengecekan
pembayaran melalui sistem ini. Pemilik tidak perlu lagi melakukan pengecekan
manual terhadap pembayaran dari masing-masing penghuni kosan. Dengan adanya
sistem ini, pemilik tinggal menampilkan data yang ingin ditampilkan. Bahkan
dengan mudah menyortir penghuni yang belum melakukan pembayaran.
Harapannya, fitur ini mempermudah proses pembayaran.

4. Info penghuni kosan

Info penghuni kosan ini menjadi sangat penting bagi pemilik kosan. Pemilik kosan
tentunya harus mengetahui siapa saja yang sedang tinggal di dalam kosannya. Hal
ini tentu saja akan berkaitan dengan kemanan maupun koordinasi dengan RT/RW
setempat. Dengan adanya informasi ini, pemilik kosan tidak harus melakukan
pencatatan secara manual penghuni kosan. Selain itu, jika penghuninya ganti,
dengan sistem ini akan lebih dimudahkan untuk mengganti informasi pemilik suatu
kamar.
2.3. Manfaat Gagasan
Manfaat untuk pemilik Kos
 Menjadi alat bantu untuk mengelola pembayaran dimana pembayaran
yang diterima akan otomatis diperiksa dan dicatat kemudian pemilik dapat
memeriksa siapa saja yang sudah membayar uang sewa tanpa harus
menanyakan kembali ke penghuni yang ada.
 Membantu dalam pembukuan keuangan atas seluruh pembayaran yang
masuk agar pemilik tidak kehilangan catatan atas seluruh transaksi yang
ada.
 Menjadwalkan penagihan pembayaran sewa otomatis sesuai tanggal
dimana penghuni pertama kali mendaftar.
 Memberikan pemberitahuan ketika ada penghuni yang telat membayar
uang sewa sehari setelah tanggal jatuh tempo.
 Mencatat info data profil penghuni dan menyimpan didalam database
dimana contoh data yang disimpan bisa saja seperti info kontak darurat
yang sering kali dilupakan para pemilik kos.

Manfaat untuk penghuni Kos

 Penghuni kos tidak lagi perlu mengirimkan bukti pembayaran secara
manual kepada pemilik kos dikarenakan pembayaran yang terdaftar atas
nama penghuni akan langsung di otorisasi oleh sistem dan langsung
dilaporkan kepada pemilik kos.
 Penghuni akan diberikan pengingat secara otomatis beberapa hari sebelum
tanggal jatuh tempo, sesuai dengan tanggal dimana penyewaan kos
pertama kali dimulai.

2.4. Impact Gagasan

Memudahkan dalam pengelolahan data seperti informasi pembayaran dan
informasi tentang penghuni kos, tanggal mulainya sewa, yang sebelumnya
dilakukan dengan cara manual dan perlu melakukan konfirmasi kembali kepada
pemilik kos setelah melakukan pembayaran. Sistem pembayaran dibuat agar
menjadi mudah untuk diperiksa oleh pemilik melalui aplikasi ini, pemilik kos
dapat melihat dan mengetahui secara langsung siapa saja penghuni yang sudah
melakukan pembayaran dan siapa saja yang belum membayar. Selain itu dengan
aplikasi ini pemilik tidak perlu lagi mencatatat seluruh transaksi yang terjadi
secara manual karena sistem akan membantu membuat pembukuan keuangan
secara otomatis.
 BAB 3
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1. Kesimpulan
Berdasarkan gagasan yang telah dirancang dan akan diimplementasikan
yang telah ditulis adalah pembuatan sebuah aplikasi “Sistem Pelayanan Terpadu
Kos” yang memiliki fungsi untuk menghubungkan antara penyewa atau penghuni
kos dengan pemilik kos dalam suatu platform, yang akan membantu dalam
mengontrol pencatatan data diri dari penghuni kos untuk dikelola oleh pemilik kos
sehingga lebih terorganisir, efektif dan efisien. Melalui pembuatan sistem ini
beberapa hal diharapkan akan dicapai:

● Membantu memberikan fasilitas untuk mendukung pendataan data dan

pembayaran bulanan oleh penghuni kos kepada pemilik kos yang lebih
efektif, efisien dan optimal.
● Diharapkan dengan pembayaran dan pendataan yang baik memudahkan
penyedia kos dalam mengatur kos-kosan, sehingga tidak melakukan secara
manual lagi.
● Meningkatkan tingkat penyewaan kos dengan adanya “Sistem Pelayanan
Terpadu Kos” dikarenakan kemudahannya dalam mendata penghuni dan
kemudahan pencatatan pembayaran sehingga menarik para konsumen
untuk memilih kos yang tepat dan nyaman.

3.2. Saran
Saran dari rencana aplikasi “Sistem Pelayanan Terpadu Kos” tersebut
adalah sebagai berikut:
● Melaksanakan pengembangan aplikasi secara teratur, terorganisir dan
terdokumentasi sesuai dengan perencanaan yang telah disetujui oleh kedua
belah pihak antara penghuni kos dan pemilik kos.
● Melaksanakan pengembangan aplikasi dengan bertanggungjawab dan
dapat memenuhi komitmen.
● Melakukan Research, Knowledge dan Information Gathering dalam
rangka pengembangan aplikasi sehingga pemilik maupun penyewa kos
paham dengan sistem yang dibuat tersebut.
Daftar Pustaka

Boell, S. K., & Cecez-Kecmanovic, D. (2015, January). What is an information

system?. In 2015 48th Hawaii International Conference on System
Sciences (pp. 4959-4968). IEEE.
Chappell, D. (2011). What is an application platform. Available online (retrieved
5 January, 2013): http://www. davidchappell.
com/writing/white_papers/What_is_an_ Application_Platform-Chappell. pdf.
Johansson, D., & Andersson, K. (2012, November). Web-based adaptive
application mobility. In 2012 IEEE 1st International Conference on Cloud
Networking (CLOUDNET) (pp. 87-94). IEEE.
Paul, R. J. (2010). What an information system is, and why is it important to know
this. Journal of computing and information technology, 18(2), 95-99.
Reason, J. (2000). Human error: models and management. Bmj, 320(7237), 768-
770.