Anda di halaman 1dari 16

JURNAL ILMIAH GO INFOTECH

Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI


ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN

Agung Koes I1, Rahajeng R2


STMIK AUB Surakarta

ABSTRACT
Utilization of information technology is very useful in helping management and payroll
administration transaction data at the outlet as at the pump level is very high transaction if only done
manually it is very vulnerable to the occurrence of fraud because reporting systems rely on a human matter.
The purpose of administrative information systems made this gas station is to generate the output / report
transactions quickly and accurately to avoid cheating recaps every shift. Information Systems Administration
and the gas station employee wages made by the keel Microsoft Visual Basic .NET 2005 and SQL Server
2000 database. The results of the study are expected to provide an information system that helps minimize
human error at the outlet in terms of output / administrative reports, thereby reducing the level of corruption.

Keywords : Information Systems Administration, SPBU terjadinya penyalahgunaan pelaporan


kepada mandor / manager atau biasa disebut
kecurangan dengan memanipulasi data,
1. PENDAHULUAN istilah kerennya sekarang adalah korupsi,
Perkembangan teknologi yang sangat dinamis yang bisa menyebabkan kerugian terhadap
telah melahirkan manfaat yang sangat luas. pemilik SPBU. Dari survey yang sudah
Dan tanpa kita sadari telah mempengaruhi dilakukan dilapangan dan sudah terjadi
kehidupan kita sehari-hari Kelebihan dari adalah penyelewengan pelaporan dalam
Sistem Informasi yaitu dapat mengolah data perhitungan penjualan dalam meteran di
dengan volume besar dan tidak kenal lelah, dispenser per teller nya di setiap shift dan
juga efisien dalam pengope-rasiannya. Asas kecurangan ini merugikan pihak pemilik
efisien diperlukan sebagai upaya untuk SPBU hingga puluhan juta rupiah. Semua
meringankan usaha manusia didalam mencapai transaksi penjualan tiap-tiap dispenser per
tujuan organisasi agar lebih cepat dan mudah. teller dicatat secara manual dalam beberapa
Berbicara mengenai efisiensi sebenarnya tidak kertas per shiftnya yang dilakukan seorang
hanya penghematan didalam penggunaan kepala regu kemudian dilaporkan transaksi
tenaga, namun juga menyangkut penghematan tersebut ke mandor / manager. Jadi jika
di dalam penggunaan pikiran, waktu, ruang, SPBU tersebut buka 24 jam maka dalam
dan benda. Cara-cara bekerja secara efisien sehari akan terjadi laporan pencatatan
tersebut misalnya dengan mengusahakan alat secara manual sebanyak 3 kali beserta
bantu seperti halnya komputer untuk absensi karyawan yang masuk digunakan
melengkapi serta menunjang sarana aktifitas di untuk menghitung upah / gaji karyawan
dalam suatu instansi maupun bidang usaha. nantinya. Menurut survey dilapangan
Begitu halnya di lingkungan usaha SPBU tingkat transaksi di SPBU tergolong tinggi
( Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yang tapi masih dilakukan secara manual.
melayani pengisian bahan bakar premium, Sewaktu pemilik meminta laporan
solar, dan pertamax berharap proses penjualan / omzet perminggu atau
pengolahan laporannya dapat memanfaatkan perbualan serta keuntungan bagi pemilik itu
teknologi komputerisasi. Karena selama ini sendiri data yang disajikan begitu lama,
yang penulis lihat dan sudah langsung survey karena mandor / manager harus merekap
ke lokasi bahwa dalam penyusunan laporan / transaksi tersebut secara manual. Dan juga
rekapan tiap hari tiap shifnya masih masalah penggajian kepada karyawan juga
menggunakan sistem yang manual. Dengan dilakukan secara manual, jika karyawan ada
adanya sistem yang menual ini rentan sekali yang tidak masuk akan diketahui secara
manual untuk potongan potongan begitu

Halaman-36
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

juga jika ada karyawan yang lembur. Dengan setiap sistem memiliki subsistemsubsistem,
permasalahan permasalahan ini dan subsistem terdiri dari komponen-
menimbulkan suatu gagasan / ide untuk komponen dan elemen-elemen (Aji
membantu mengatasi masalah bagi pengusaha Supriyanto, 2005 : 238).
SPBU agar usahanya tidak dirugikan / uangnya
2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data
tidak digelapkan, maka diperlukan suatu
yang telah di oleh menjadi bentuk yang berarti
sistem informasi administrasi yang dapat
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
membantu menangani masalah yang saat ini
mengambil keputusan saat ini atau mendatang
dihadapi oleh pemilik / pengusaha SPBU.
(Aji Supriyanto, 2005 : 243).
Maka penulis terdorong untuk merancang dan
membangun sebuah sistem informasi
administrasi SPBU dan Upah karyawan. 2.3 Definisi Sistem Informasi
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9) Sistem
1.1 Tujuan Penelitian Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu
alat untuk menyajikan informasi dengan cara
Sesuai dengan rumusan masalah, penelitian ini
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
bertujuan untuk:
penerimanya, sedangkan menurut Jogiyanto
a. Membangun sistem informasi administrasi
(2005:17) sistem informasi adalah suatu sistem
SPBU untuk menghasilkan output / laporan
didalam suatu organisasi yang
transaksi yang cepat dan akurat.
mempertemukan kebutuhan pengolahan
b. Meminimalisasi human error / kesalahan yang transaksi harian yang mendukung fungsi
dilakukan manusia dalam hal pencatatan dan operasi organisasi yang bersifat manajerial
penghitungan transaksi administrasi di dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi
lingkungan SPBU. untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
c. Memudahkan pemantauan kinerja karyawan tertentu dengan laporan-laporan yang
karena sistem telah mencatat absensi karyawan diperlukan
tiap hari dan juga menghindari kecurangan
kecurangan rekapan yang selama ini terjadi.
2.4 Definisi SPBU
Stasiun Pengisian Bahan Bakar adalah tempat
1.2. Manfaat Penelitian di mana kendaraan bermotor bisa memperoleh
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna bahan bakar di Indoensia Stasiun Pengisian
untuk : Bahan Bakar dikenal dengan nama SPBU
a. Memberikan wawasan yang lebih jelas tentang (singkatan dari Stasiun Pengisian Bahan Bakar
sistem administrasi penjualan di lingkungan Umum). Namun, masyarakat juga memiliki
spbu mengenai prosentase pendapatan dan sebutan lagi bagi SPBU. Misalnya di
pengeluaran BBM serta penanganan masalah kebanyakan daerah, SPBU disebut Pom
upah karyawan. Bensin yang adalah singkatan dari Pompa
b. Dengan adanya sistem informasi spbu ini Bensin.(http://id.wikipedia.org/wiki/Stasiun_p
memudahkan pihak spbu dalam mengontrol engisian_bahan_bakar)
arus penjualan bbm dengan lebih terukur dan
menghindari dapat meminimalisasi tindakan
kecurangan yang dilakukan oleh karyawan III. METODE PENELITIAN
serta dapat mengontrol pengeluaran dan upah
karyawan karena semua telah tersistem dengan 3.1 Obyek Penelitian
baik. Untuk obyek penelitian dilakukan
dilingkungan spbu dan spbu yang dijadikan
II. TINJAUAN PUSTAKA tempat penelitian adalah spbu jalan raya
boyolali klaten.
2.1 Definisi Sistem 3.2 Jenis dan Sumber Data Jenis data dan
Sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau sumber data yang dipakai dalam penulisan
subsistem yang saling berintegrasi dan laporan ini yaitu : a. Data Primer
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi

Halaman-37
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

Data primer yaitu data yang diperoleh secara tatap muka dan mengadakan tanya jawab
langsung dari obyek penelitian. Data primer secara langsung kepada beberapa orang
yang diperoleh diantaranya berupa jadwal yang berhubungan dengan penelitian ini.
kerja karyawan terbagi menjadi 3 shift selama Teknik ini penulis gunakan untuk
24 jam, jumlah dispenser dan teller untuk mendapatkan data-data yang belum penulis
pengisi bahan bakarnya, jenis bahan bakar dapatkan melalui Observasi dan Studi
premium dan solar. Pustaka dan untuk menambah keyakinan
b. Data Sekunder akan kebenaran data yang penulis dapatkan
Data sekunder adalah data yang diperoleh dengan cara Observasi dan Studi Pustaka.
secara tidak langsung dari obyek penelitian. Penulis langsung mengadakan tanya jawab
Seperti diperoleh dari membaca literatur, dengan mandor / manager SPBU mengenai
buku-buku, artikel dan website. sistem administrasi pencatatan transaksi
3.3. Teknik Pengumpulan Data Teknik yang penjualan SPBU, pencatatan penggajian /
digunakan dalam penelitian ini adalah upah karyawan, jatah keamanan dan stok
menggunakan observasi, wawancara dan BBM
dokumentasi. a. Observasi Mengadakan tanya jawab dengan kepala
Observasi adalah teknik pengumpulan data regu masing-masing shift untuk sistem
melalui pengamatan secara langsung pada kerja dan absensi setiap karyawan anak
objek penelitian. Teknik ini merupakan teknik buahnya. Mengadakan tanya jawab dengan
pengumpulan data yang efektif untuk petugas pengisian di masing-masing teller
mempelajari suatu sistem. Dengan teknik ini untuk pencatatan transaksi perhitungan
maka data yang didapat mempunyai nilai yang untuk laporan akhir setiap pergantian shift.
tinggi, karena penulis secara langsung melihat
apa yang sedang dikerjakan. 3.4.Analisis Sistem
Penulis mendatangi langsung tempat yang Analisis sistem adalah penguraian dari suatu
dijadikan penelitian dalam hal ini adalah sistem informasi yang utuh kedalam
SPBU. Dengan menanyakan sistem kinerja bagianbagian komponennya dengan maksud
dilingkungan SPBU selama ini, tentang untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
pengolahan administrasi untuk transaksi permasalahan, kesempatan, hambatan yang
penjualan bahan bakar minyak (bbm) terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
dilingkungan SPBU. Serta menanyakan sehingga dapat diusulkan
tentang sistem upah karyawan atau penggajian perbaikanperbaikannya. a. Identify
di lingkungan SPBU beserta data-data yang Identify yaitu tahap mengidentifikasi pada
diperlukan untuk keperluan penulis. permasalahan yang ada. Adapun
b. Studi Pustaka permasalahan yang ada dalam hal
Studi Pustaka merupakan suatu teknik transportasi adalah pencatatan pelaporan
pengumpulan data dengan cara membaca atau penjualan per shift dilakukan secara manual
mempelajari buku-buku referensi yang dengan menulis di kertas laporan serta
berhubungan dengan masalah yang akan absensi karyawan yang dilakukan secara
dibahas guna memperoleh landasan teori untuk manual juga.
keperluan menganalisis data. b. Understand
Beberpa buku yang digunakan adalah buku Understand yaitu memahami kerja dari
yang berhubungan dengan Konsep Dasar sistem yang ada. Adapun sistem yang telah
Sistem Informasi. Buku yang berhubungan ada yaitu dengan menggunakan microsoft
dengan Konsep Dasar Database, Diagram Arus excel sebagai alat bantu perhitungan
Data, Bagan Alir (Flowchart). Buku yang pelaporan penjualan per shiftnya dan
berhubungan dengan Visual pencatatan absensi dan pengupahan
Basic .Net 2005. karyawan, dalam hal ini masih sangat
c. Wawancara minim sekali dalam hal laporan spesifik
Wawancara adalah teknik yang digunakan yang diinginkan.
Penulis dalam memperoleh data dengan jalan

Halaman-38
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

c. Analyze Data produk

Analyze yaitu menganalisis sistem yang telah


ada dengan cara mencari kekurangan dari
Product.mdf
sistem tersebut. Keyboard

Dengan hanya mengandalkan bantuan dari


program excel sistem pencarian data secara Pengolahan
cepat masih dibutuhkan waktu dan dalam segi Dataproduk

interface / tampilan masih belum begitu


mudah dipahami. Sehingga diperlukan suatu
Data produk
sistem untuk membantu kinerja administrasi
spbu dalam mengelola masalah keuangan,
absensi dan pengupahan karyawan. Gambar 1 Flowchart master data produk.
d. Report
Report yaitu membuat laporan hasil analisis. Flowchart sistem master produk menjelaskan
Pemecahan dari masalah diatas adalah dengan dari proses memasukkan data produk melalui
cara membuat suatu sistem informasi keyboard dan disimpan pada tabel product.
administrasi dilingkungan spbu yang nantinya Selanjutnya disimpan dalam berkas data
berguna untuk mengontrol sistem penjualan produk.
per harinya, pengeluaran yang bisa dikontrol
dengan baik, pendapatan / omset dari
penjualan bahan bakar minyak lebih mudah b. Flowchart Sistem master produk
dikontrol dan dilihat perharinya, sistem
Data customer
absensi karyawan bisa terkontrol dengan baik
dan terperinci, serta perhitungan upah dan
bonus untuk karyawan dapat dilakukan dengan
sistem ini. Keyboard Customer.m
db

3.5.Desain Sistem
Pengolahan
Desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem Datacustomer
dari siklus pengembangan sistem yang meliputi
pendefinisian dari kebutuhankebutuhan
fungsional, persiapan untuk rancang bangun Data customer
implementasi yang menggambarkan bagaimana
suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa
penggambaran, perancangan dan pembuatan Gambar 2 Flowchart master data customer.
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan c.. Flowchart Sistem master data keamanan
berfungsi. Termasuk menyangkut dan Data keamanan
mengkonfigurasi dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu
sistem.
Keyboard
3.5.1 Flowchart Sistem Flowchart merupakan
sebuah gambaran untuk melihat alur program
didalam sistem. Dalam sistem ini terdapat Keamanan.mdb
Pengolahan Data
beberapa flowchart agar pengguna dapat mengerti keamanan
alur dari sistem. Berikut ini flowchart sistem
untuk Sistem Informasi Administrasi SPBU dan
upah karyawan : Data keamanan
a. Flowchart Sistem master produk

Gambar 3 Flowchart master data keamanan.

Halaman-39
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

Flowchart sistem data keamanan menjelaskan dari modul yang lebih kecil. Simbol pengolahan
proses memasukkan data kemanan dan diinput digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat
melalui keyboard dan disimpan pada tabel dalam sistem informasi yang mengolah data
keamanan. Selanjutnya disimpan dalam berkas yang diterima menjadi data yang mengalir
data keamanan. keluar.
Salah satu keuntungan menggunakan diagram
3.5.2. Perancangan Diagram Aliran Data
aliran data adalah memudahkan pemakai atau
Diagram aliran data merupakan model dari sistem
user yang kurang menguasai dibidang
untuk menggambarkan pembagian sistem ke

Halaman-40
ISSN : 1693-590x
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014

komputer data
untuk karyawan,
mengerti penggajian
sistem yang karyawan,
akan pembelian
dikerjakan. produk,
Diagram memperoleh
aliran data informasi
pada Sistem data
Informasi karyawan,
administrasi penggajian
SPBU ini dan data
terdiri dari pembelian.
Diagram Operator
Konteks, menginputka
n data
penjualan
produk,
keamanan,
customer dan
produk,
memperoleh
informasi
data
penjualan,
keamanan,
customer,
produk.
Untuk
pemilik
Gambar 4 hanya bisa
Diagram melihat
Konteks laporan
Diagram pembelian,
konteks di penjualan,
atas dapat stok produk,
dilihat bahwa kuota
admin keamanan.
menginput

Halaman-
41
ISSN : 1693-590x
Gambar 5 dalam
Diagram database.
Arus Data Setelah
Level 0 pengolahan
Diagram Arus data
Data Level 0 menghasilkan
Sistem laporan
informasi penjualan,
administrasi pembelian,
SPBU dan produk, stok
upah dan kuota
karyawan keamanan
dapat yang
dijelaskan dilaporkan
sebagai kepada
berikut. pemilik.
Proses yang 3.6 Desain
terjadi pada Antar Muka
sistem Desain Antar
informasi ini Muka
yang pertama merupakan
adalah admin komunikasi
memasukkan antara
data pemakai dan
pembelian, komputer
penjualan dan agar mudah
menghasilkan berkomunika
posisi stok si. Desain
yang antar muka
kemudian ini digunakan
disimpan untuk
dalam merancang
database. tampilan
Operator layar pada
memasukan komputer
data produk, atau tampilan
keamanan, antar muka
customer, Sistem
margin, pph Informasi
yang Administrasi
kemudian SPBU dan
disimpan

Halaman-
42
ISSN : 1693-590x
Upah operator, untu
Karyawan. admin dan
Rancangan untuk
antar muka pemilik.
pada sistem Desain form
ini yaitu untuk user
desain antar memiliki
muka untuk beberapa
user atau form yang

Halaman-
43
harus diimplement
asikan ke dalam
ISSN program.
: 1693-590x
database,

Gambar
6. Desain Antar Muka
Login

Admin dapat
mengakses semua
tugas admin
menjaga agar isi
dari database tetap
konsisten kepada
tujuan. Admin juga
berhak menghapus
data, mengedit data
dan menambah
data.
3.6.1 Desain Antar
Muka Untuk
Operator Desain
form untuk
operator memiliki

Halaman-
44
ISSN : 1693-590x
beberapa form
yang harus
diimplementasikan
ke dalam program
dengan melibatkan
beberapa tabel
dalam database.
a. De
sai
n
Ant
ar
Mu
ka
Fo
rm
Lo
gin
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014

Menu form database


Login ini maka operator
berfungsi tersebut dapat
untuk masuk ke
menghubungk dalam sistem
an antara dan
operator memanfaatka
dengan n fasilitas
sistem. Form yang ada,
ini meminta begitu juga
masukkan sebaliknya
dari operator apabila salah
yang berupa maka sistem
username dan akan
password. menolaknya
Apabila otomatis
username dan operator tidak
password dapat masuk
sesuai data ke dalam
yang terdapat sistem.
pada

Halaman-
45
ISSN : 1693-590x
b. perangkat
lunak yang
dapat
mendukung
jalannya
sistem yang
dibuat.
Perangkat
keras atau
hardware
yang dapat
digunakan
untuk aplikasi
sistem ini
adalah :
a. Minimal
Gambar spesifikasi
7. komputer
Desain
yang dapat
Antar
digunakan
Muka
:
Menu
Utama 1. Prosess
or Intel
Pentiu
IV. m IV;
HASIL 2. Memor
DAN i 512
PEMBAH MB;
3. Hardis
ASAN k 40
4.1.
GB;
Kebutuhan
4. VGA
Hardware
Card
Dalam
32MB;
membangun
sebuah sistem 5. Monito
informasi r CRT
administrasi Resolu
SPBU ini si 800
diperlukan x 600;
suatu
perangkat
keras dan

Halaman-
46
ISSN : 1693-590x
6. 6.
Keyb Keyb
oard, oard,
Mous Mous
e; e;
7.
4.2
Lancard;
Kebutuhan
b. Spesifikasi
Software
komputer
Penggunaan
yang
software atau
disarankan
perangkat
adalah :
lunak
1. Prosess mempertimba
or Intel ngkan faktor
Pentiu kecepatan
m Core loading,
i3 atau kemudahan
lebih; pemakaian
2. Memor dan efisensi
i 2Gb media
atau penyimpanan.
lebih; Beberapa
3. Hardis perangkat
k 160 lunak yang
GB dibutuhkan
untuk agar sistem
melaku yang dibuat
kan dapat berjalan
proses dilocalhost :
dan a. Sistem
penyim operasi
panan seperti
data; 4.
Windows,
VGA
Windows
Card
NT, Linux
128
atau
MB
sistem
atau
operasi
lebih;
lain yang
5. Monitor
dapat
LCD 17;

Halaman-
47
ISSN : 1693-590x
mendukun Administrasi
g; SPBU dan
b. Microsoft upah
office; karyawan
c. Microsoft yang
visual dirancang.
basic. Net
2005;
d. Database
server
yang
digunakan
adalah sql
server
2000 Gambar 8.
Form Login
4.3.
Cara Halaman
Menjala Menu Utama
nkan
Progra
m
Implementasi
sistem pada
Sistem
Informasi
Administrasi
SPBU dan
upah
karyawan ini,
akan Gambar 9.
disajikan Form Menu
dalam bentuk Utama
screenshot
sesuai V.
aslinya.
Berikut ini KESIMP
merupakan ULAN
implementasi Berdasarkan
dari Sistem pada masalah
Informasi yang timbul,

Halaman-
48
ISSN : 1693-590x
hasil analisis hasil /
dan output
perancangan, secara
kesimpulan cepat dan
yang dapat akurat
diambil 3. Aplikasi
sebagai
berikut. administras
1. Aplikasi i SPBU
administras dan Upah
i SPBU Karyawan
dan Upah membantu
Karyawan manajemen
meminimal dalam
isasi mengelola
kesalahan sistem
manusia administras
dalam hal i SPBU.
laporan DAFTAR
data PUSTAK
kepada A
pimpinan. Al Fatta,
JURNA Hanif
L 2007,
ILMIA Analisis
H GO dan
INFOT Perancan
ECH gan
Volume Sistem
20 No. Informas
2, i,
Desem Yogyaka
ber rta, Andi.
2014
Budiharto,Wi
dodo.Vis
2. Aplikasi
ual Basic
administras
. Net
i SPBU
2005.
dan Upah
Yogyakar
Karyawan
ta :
memudahk
CV.Andi
an dalam
Offset
melihat

Halaman-
49
ISSN : 1693-590x
(Penerbit 2002.
Andi),20 Konsep
06. dan
Perancan
Djuandi,Feri.
gan
2002.SQL
Database
. Andi,
Server.Jakarta
Yogyakar
:Elex Media.
ta.
Jogiyanto. Nugroho, Adi
2005. 2004.
Analisis Konsep
& Desain Pengemb
Sistem angan
Informas Sistem
i : Basis
Pendekat Data.
an Bandung
Terstrukt :Informat
ur, Teori ika.
dan
Praktis Supriyanto,
Aplikasi Aji.
Bisnis. 2005.
Yogyakar Penganta
ta : Andi. r
Teknolog
Kusrini. i
2007.Me Informas
mbangun i. Jakarta
SIA :
dengan Penerbit
Visual Salemba
Basic & Infotek.
Microsof
t SQL Utami,Emma.
server.Yo 2008.RD
gyakarta: BMS
Andi. Using
MS SQL
Kristanto, Server
Haryanto 2000,
, Ir. Graha

Halaman-
50
ISSN : 1693-590x
Ilmu, Yoyakart
a.

Halaman-
51