JURNAL ILMIAH GO INFOTECH

Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI SPBU DAN UPAH KARYAWAN

Agung Koes I1, Rahajeng R2

STMIK AUB Surakarta

ABSTRACT
Utilization of information technology is very useful in helping management and payroll
administration transaction data at the outlet as at the pump level is very high transaction if only done
manually it is very vulnerable to the occurrence of fraud because reporting systems rely on a human matter.
The purpose of administrative information systems made this gas station is to generate the output / report
transactions quickly and accurately to avoid cheating recaps every shift. Information Systems Administration
and the gas station employee wages made by the keel Microsoft Visual Basic .NET 2005 and SQL Server
2000 database. The results of the study are expected to provide an information system that helps minimize
human error at the outlet in terms of output / administrative reports, thereby reducing the level of corruption.

Keywords : Information Systems Administration, SPBU terjadinya penyalahgunaan pelaporan

1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang sangat dinamis
telah melahirkan manfaat yang sangat luas.
Dan tanpa kita sadari telah mempengaruhi
kehidupan kita sehari-hari Kelebihan dari
Sistem Informasi yaitu dapat mengolah data
dengan volume besar dan tidak kenal lelah,
juga efisien dalam pengope-rasiannya. Asas
efisien diperlukan sebagai upaya untuk
meringankan usaha manusia didalam mencapai
tujuan organisasi agar lebih cepat dan mudah.
Berbicara mengenai efisiensi sebenarnya tidak
hanya penghematan didalam penggunaan
tenaga, namun juga menyangkut penghematan
di dalam penggunaan pikiran, waktu, ruang,
dan benda. Cara-cara bekerja secara efisien
tersebut misalnya dengan mengusahakan alat
bantu seperti halnya komputer untuk
melengkapi serta menunjang sarana aktifitas di
dalam suatu instansi maupun bidang usaha.
Begitu halnya di lingkungan usaha SPBU
( Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) yang
melayani pengisian bahan bakar premium,
solar, dan pertamax berharap proses
pengolahan laporannya dapat memanfaatkan
teknologi komputerisasi. Karena selama ini
yang penulis lihat dan sudah langsung survey
ke lokasi bahwa dalam penyusunan laporan /
rekapan tiap hari tiap shifnya masih
menggunakan sistem yang manual. Dengan
adanya sistem yang menual ini rentan sekali
kepada mandor / manager atau biasa disebut
kecurangan dengan memanipulasi data,
istilah kerennya sekarang adalah korupsi,
yang bisa menyebabkan kerugian terhadap
pemilik SPBU. Dari survey yang sudah
dilakukan dilapangan dan sudah terjadi
adalah penyelewengan pelaporan dalam
perhitungan penjualan dalam meteran di
dispenser per teller nya di setiap shift dan
kecurangan ini merugikan pihak pemilik
SPBU hingga puluhan juta rupiah. Semua
transaksi penjualan tiap-tiap dispenser per
teller dicatat secara manual dalam beberapa
kertas per shiftnya yang dilakukan seorang
kepala regu kemudian dilaporkan transaksi
tersebut ke mandor / manager. Jadi jika
SPBU tersebut buka 24 jam maka dalam
sehari akan terjadi laporan pencatatan
secara manual sebanyak 3 kali beserta
absensi karyawan yang masuk digunakan
untuk menghitung upah / gaji karyawan
nantinya. Menurut survey dilapangan
tingkat transaksi di SPBU tergolong tinggi
tapi masih dilakukan secara manual.
Sewaktu pemilik meminta laporan
penjualan / omzet perminggu atau
perbualan serta keuntungan bagi pemilik itu
sendiri data yang disajikan begitu lama,
karena mandor / manager harus merekap
transaksi tersebut secara manual. Dan juga
masalah penggajian kepada karyawan juga
dilakukan secara manual, jika karyawan ada
yang tidak masuk akan diketahui secara
manual untuk potongan potongan begitu

Halaman-36
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

juga jika ada karyawan yang lembur. Dengan
permasalahan permasalahan ini
menimbulkan suatu gagasan / ide untuk
membantu mengatasi masalah bagi pengusaha
SPBU agar usahanya tidak dirugikan / uangnya
tidak digelapkan, maka diperlukan suatu
sistem informasi administrasi yang dapat
membantu menangani masalah yang saat ini
dihadapi oleh pemilik / pengusaha SPBU.
Maka penulis terdorong untuk merancang dan
membangun sebuah sistem informasi
administrasi SPBU dan Upah karyawan.
1.1 Tujuan Penelitian
Sesuai dengan rumusan masalah, penelitian ini
bertujuan untuk:
a. Membangun sistem informasi administrasi
SPBU untuk menghasilkan output / laporan
transaksi yang cepat dan akurat.
b. Meminimalisasi human error / kesalahan yang
dilakukan manusia dalam hal pencatatan dan
penghitungan transaksi administrasi di
lingkungan SPBU.
c. Memudahkan pemantauan kinerja karyawan
karena sistem telah mencatat absensi karyawan
tiap hari dan juga menghindari kecurangan
kecurangan rekapan yang selama ini terjadi.
1.2. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna
untuk :
a. Memberikan wawasan yang lebih jelas tentang
sistem administrasi penjualan di lingkungan
spbu mengenai prosentase pendapatan dan
pengeluaran BBM serta penanganan masalah
upah karyawan.
b. Dengan adanya sistem informasi spbu ini
memudahkan pihak spbu dalam mengontrol
arus penjualan bbm dengan lebih terukur dan
menghindari dapat meminimalisasi tindakan
kecurangan yang dilakukan oleh karyawan III. METODE PENELITIAN
serta dapat mengontrol pengeluaran dan upah
karyawan karena semua telah tersistem dengan 3.1 Obyek Penelitian
baik.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem
Sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau sumber data yang dipakai dalam penulisan
subsistem yang saling berintegrasi dan laporan ini yaitu : a. Data Primer
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi
setiap sistem memiliki subsistemsubsistem,
dan subsistem terdiri dari komponen-
komponen dan elemen-elemen (Aji
Supriyanto, 2005 : 238).
2.2 Definisi Informasi Informasi adalah data
yang telah di oleh menjadi bentuk yang berarti
bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau mendatang
(Aji Supriyanto, 2005 : 243).
2.3 Definisi Sistem Informasi
Menurut Al Fatta, Hanif (2007:9) Sistem
Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu
alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya, sedangkan menurut Jogiyanto
(2005:17) sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi
untuk dapat menyediakan kepada pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan
2.4 Definisi SPBU
Stasiun Pengisian Bahan Bakar adalah tempat
di mana kendaraan bermotor bisa memperoleh
bahan bakar di Indoensia Stasiun Pengisian
Bahan Bakar dikenal dengan nama SPBU
(singkatan dari Stasiun Pengisian Bahan Bakar
Umum). Namun, masyarakat juga memiliki
sebutan lagi bagi SPBU. Misalnya di
kebanyakan daerah, SPBU disebut Pom
Bensin yang adalah singkatan dari Pompa
Bensin.(http://id.wikipedia.org/wiki/Stasiun_p
engisian_bahan_bakar)
Untuk obyek penelitian dilakukan
dilingkungan spbu dan spbu yang dijadikan
tempat penelitian adalah spbu jalan raya
boyolali klaten.
3.2 Jenis dan Sumber Data Jenis data dan

Halaman-37
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014
Data primer yaitu data yang diperoleh secara
langsung dari obyek penelitian. Data primer
yang diperoleh diantaranya berupa jadwal
kerja karyawan terbagi menjadi 3 shift selama
24 jam, jumlah dispenser dan teller untuk
pengisi bahan bakarnya, jenis bahan bakar
premium dan solar.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh
secara tidak langsung dari obyek penelitian.
Seperti diperoleh dari membaca literatur,
buku-buku, artikel dan website.
3.3. Teknik Pengumpulan Data Teknik yang
digunakan dalam penelitian ini adalah
menggunakan observasi, wawancara dan
dokumentasi. a. Observasi
Observasi adalah teknik pengumpulan data
melalui pengamatan secara langsung pada
objek penelitian. Teknik ini merupakan teknik
pengumpulan data yang efektif untuk
mempelajari suatu sistem. Dengan teknik ini
maka data yang didapat mempunyai nilai yang
tinggi, karena penulis secara langsung melihat
apa yang sedang dikerjakan.
Penulis mendatangi langsung tempat yang
dijadikan penelitian dalam hal ini adalah
SPBU. Dengan menanyakan sistem kinerja
dilingkungan SPBU selama ini, tentang
pengolahan administrasi untuk transaksi
penjualan bahan bakar minyak (bbm)
dilingkungan SPBU. Serta menanyakan
tentang sistem upah karyawan atau penggajian
di lingkungan SPBU beserta data-data yang
diperlukan untuk keperluan penulis.
b. Studi Pustaka
Studi Pustaka merupakan suatu teknik
pengumpulan data dengan cara membaca atau
mempelajari buku-buku referensi yang
berhubungan dengan masalah yang akan
dibahas guna memperoleh landasan teori untuk
keperluan menganalisis data.
Beberpa buku yang digunakan adalah buku
yang berhubungan dengan Konsep Dasar
Sistem Informasi. Buku yang berhubungan
dengan Konsep Dasar Database, Diagram Arus
Data, Bagan Alir (Flowchart). Buku yang
berhubungan dengan Visual
Basic .Net 2005.
c. Wawancara
Wawancara adalah teknik yang digunakan
Penulis dalam memperoleh data dengan jalan
Halaman-38
ISSN : 1693-590x
tatap muka dan mengadakan tanya jawab
secara langsung kepada beberapa orang
yang berhubungan dengan penelitian ini.
Teknik ini penulis gunakan untuk
mendapatkan data-data yang belum penulis
dapatkan melalui Observasi dan Studi
Pustaka dan untuk menambah keyakinan
akan kebenaran data yang penulis dapatkan
dengan cara Observasi dan Studi Pustaka.
Penulis langsung mengadakan tanya jawab
dengan mandor / manager SPBU mengenai
sistem administrasi pencatatan transaksi
penjualan SPBU, pencatatan penggajian /
upah karyawan, jatah keamanan dan stok
BBM
Mengadakan tanya jawab dengan kepala
regu masing-masing shift untuk sistem
kerja dan absensi setiap karyawan anak
buahnya. Mengadakan tanya jawab dengan
petugas pengisian di masing-masing teller
untuk pencatatan transaksi perhitungan
untuk laporan akhir setiap pergantian shift.
3.4.Analisis Sistem
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam
bagianbagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan
perbaikanperbaikannya. a. Identify
Identify yaitu tahap mengidentifikasi pada
permasalahan yang ada. Adapun
permasalahan yang ada dalam hal
transportasi adalah pencatatan pelaporan
penjualan per shift dilakukan secara manual
dengan menulis di kertas laporan serta
absensi karyawan yang dilakukan secara
manual juga.
b. Understand
Understand yaitu memahami kerja dari
sistem yang ada. Adapun sistem yang telah
ada yaitu dengan menggunakan microsoft
excel sebagai alat bantu perhitungan
pelaporan penjualan per shiftnya dan
pencatatan absensi dan pengupahan
karyawan, dalam hal ini masih sangat
minim sekali dalam hal laporan spesifik
yang diinginkan.
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

c. Analyze Data produk

Analyze yaitu menganalisis sistem yang telah

ada dengan cara mencari kekurangan dari
Product.mdf
sistem tersebut. Keyboard

Dengan hanya mengandalkan bantuan dari

program excel sistem pencarian data secara Pengolahan
cepat masih dibutuhkan waktu dan dalam segi Dataproduk

interface / tampilan masih belum begitu

mudah dipahami. Sehingga diperlukan suatu
Data produk
sistem untuk membantu kinerja administrasi
spbu dalam mengelola masalah keuangan,
absensi dan pengupahan karyawan. Gambar 1 Flowchart master data produk.
d. Report
Report yaitu membuat laporan hasil analisis. Flowchart sistem master produk menjelaskan
Pemecahan dari masalah diatas adalah dengan dari proses memasukkan data produk melalui
cara membuat suatu sistem informasi keyboard dan disimpan pada tabel product.
administrasi dilingkungan spbu yang nantinya Selanjutnya disimpan dalam berkas data
berguna untuk mengontrol sistem penjualan produk.
per harinya, pengeluaran yang bisa dikontrol
dengan baik, pendapatan / omset dari
penjualan bahan bakar minyak lebih mudah b. Flowchart Sistem master produk
dikontrol dan dilihat perharinya, sistem
Data customer
absensi karyawan bisa terkontrol dengan baik
dan terperinci, serta perhitungan upah dan
bonus untuk karyawan dapat dilakukan dengan
sistem ini. Keyboard Customer.m
db

3.5.Desain Sistem
Pengolahan
Desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem Datacustomer
dari siklus pengembangan sistem yang meliputi
pendefinisian dari kebutuhankebutuhan
fungsional, persiapan untuk rancang bangun Data customer
implementasi yang menggambarkan bagaimana
suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa
penggambaran, perancangan dan pembuatan Gambar 2 Flowchart master data customer.
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang
terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan c.. Flowchart Sistem master data keamanan
berfungsi. Termasuk menyangkut dan Data keamanan
mengkonfigurasi dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu
sistem.
Keyboard
3.5.1 Flowchart Sistem Flowchart merupakan
sebuah gambaran untuk melihat alur program
didalam sistem. Dalam sistem ini terdapat Keamanan.mdb
Pengolahan Data
beberapa flowchart agar pengguna dapat mengerti keamanan
alur dari sistem. Berikut ini flowchart sistem
untuk Sistem Informasi Administrasi SPBU dan
upah karyawan : Data keamanan
a. Flowchart Sistem master produk

Gambar 3 Flowchart master data keamanan.

Halaman-39
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014 ISSN : 1693-590x

Flowchart sistem data keamanan menjelaskan dari modul yang lebih kecil. Simbol pengolahan
proses memasukkan data kemanan dan diinput
melalui keyboard dan disimpan pada tabel
keamanan. Selanjutnya disimpan dalam berkas
data keamanan.
3.5.2. Perancangan Diagram Aliran Data
Diagram aliran data merupakan model dari sistem
untuk menggambarkan pembagian sistem ke
digunakan untuk menunjukkan tempat-tempat
dalam sistem informasi yang mengolah data
yang diterima menjadi data yang mengalir
keluar.
Salah satu keuntungan menggunakan diagram
aliran data adalah memudahkan pemakai atau
user yang kurang menguasai dibidang

Halaman-40
 ISSN : 1693-590x
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014

komputer data
untuk karyawan,
mengerti penggajian
sistem yang karyawan,
akan pembelian
dikerjakan. produk,
Diagram memperoleh
aliran data informasi
pada Sistem data
Informasi karyawan,
administrasi penggajian
SPBU ini dan data
terdiri dari pembelian.
Diagram Operator
Konteks, menginputka
n data
penjualan
produk,
keamanan,
customer dan
produk,
memperoleh
informasi
data
penjualan,
keamanan,
customer,
produk.
Untuk
pemilik
Gambar 4 hanya bisa
Diagram melihat
Konteks laporan
Diagram pembelian,
konteks di penjualan,
atas dapat stok produk,
dilihat bahwa kuota
admin keamanan.
menginput

Halaman-
41
 ISSN : 1693-590x
Gambar 5 dalam
Diagram database.
Arus Data Setelah
Level 0 pengolahan
Diagram Arus data
Data Level 0 menghasilkan
Sistem laporan
informasi penjualan,
administrasi pembelian,
SPBU dan produk, stok
upah dan kuota
karyawan keamanan
dapat yang
dijelaskan dilaporkan
sebagai kepada
berikut. pemilik.
Proses yang 3.6 Desain
terjadi pada Antar Muka
sistem Desain Antar
informasi ini Muka
yang pertama merupakan
adalah admin komunikasi
memasukkan antara
data pemakai dan
pembelian, komputer
penjualan dan agar mudah
menghasilkan berkomunika
posisi stok si. Desain
yang antar muka
kemudian ini digunakan
disimpan untuk
dalam merancang
database. tampilan
Operator layar pada
memasukan komputer
data produk, atau tampilan
keamanan, antar muka
customer, Sistem
margin, pph Informasi
yang Administrasi
kemudian SPBU dan
disimpan

Halaman-
42
 ISSN : 1693-590x
Upah operator, untu
Karyawan. admin dan
Rancangan untuk
antar muka pemilik.
pada sistem Desain form
ini yaitu untuk user
desain antar memiliki
muka untuk beberapa
user atau form yang

Halaman-
43
 harus diimplement
asikan ke dalam
ISSN program.
: 1693-590x
database,

Gambar
6. Desain Antar Muka
Login

Admin dapat
mengakses semua
tugas admin
menjaga agar isi
dari database tetap
konsisten kepada
tujuan. Admin juga
berhak menghapus
data, mengedit data
dan menambah
data.
3.6.1 Desain Antar
Muka Untuk
Operator Desain
form untuk
operator memiliki

Halaman-
44
 ISSN : 1693-590x
beberapa form
yang harus
diimplementasikan
ke dalam program
dengan melibatkan
beberapa tabel
dalam database.
a. De
sai
n
Ant
ar
Mu
ka
Fo
rm
Lo
gin
JURNAL ILMIAH GO INFOTECH
Volume 20 No. 2, Desember 2014

Menu form database

Login ini maka operator
berfungsi tersebut dapat
untuk masuk ke
menghubungk dalam sistem
an antara dan
operator memanfaatka
dengan n fasilitas
sistem. Form yang ada,
ini meminta begitu juga
masukkan sebaliknya
dari operator apabila salah
yang berupa maka sistem
username dan akan
password. menolaknya
Apabila otomatis
username dan operator tidak
password dapat masuk
sesuai data ke dalam
yang terdapat sistem.
pada

Halaman-
45
 ISSN : 1693-590x
b. perangkat
lunak yang
dapat
mendukung
jalannya
sistem yang
dibuat.
Perangkat
keras atau
hardware
yang dapat
digunakan
untuk aplikasi
sistem ini
adalah :
a. Minimal
Gambar spesifikasi
7. komputer
Desain
yang dapat
Antar
digunakan
Muka
:
Menu
Utama 1. Prosess
or Intel
Pentiu
IV. m IV;
HASIL 2. Memor
DAN i 512
PEMBAH MB;
3. Hardis
ASAN k 40
4.1.
GB;
Kebutuhan
4. VGA
Hardware
Card
Dalam
32MB;
membangun
sebuah sistem 5. Monito
informasi r CRT
administrasi Resolu
SPBU ini si 800
diperlukan x 600;
suatu
perangkat
keras dan

Halaman-
46
 ISSN : 1693-590x
6. 6.
Keyb Keyb
oard, oard,
Mous Mous
e; e;
7.
4.2
Lancard;
Kebutuhan
b. Spesifikasi
Software
komputer
Penggunaan
yang
software atau
disarankan
perangkat
adalah :
lunak
1. Prosess mempertimba
or Intel ngkan faktor
Pentiu kecepatan
m Core loading,
i3 atau kemudahan
lebih; pemakaian
2. Memor dan efisensi
i 2Gb media
atau penyimpanan.
lebih; Beberapa
3. Hardis perangkat
k 160 lunak yang
GB dibutuhkan
untuk agar sistem
melaku yang dibuat
kan dapat berjalan
proses dilocalhost :
dan a. Sistem
penyim operasi
panan seperti
data; 4.
Windows,
VGA
Windows
Card
NT, Linux
128
atau
MB
sistem
atau
operasi
lebih;
lain yang
5. Monitor
dapat
LCD 17;

Halaman-
47
 ISSN : 1693-590x
mendukun Administrasi
g; SPBU dan
b. Microsoft upah
office; karyawan
c. Microsoft yang
visual dirancang.
basic. Net
2005;
d. Database
server
yang
digunakan
adalah sql
server
2000 Gambar 8.
Form Login
4.3.
Cara Halaman
Menjala Menu Utama
nkan
Progra
m
Implementasi
sistem pada
Sistem
Informasi
Administrasi
SPBU dan
upah
karyawan ini,
akan Gambar 9.
disajikan Form Menu
dalam bentuk Utama
screenshot
sesuai V.
aslinya.
Berikut ini KESIMP
merupakan ULAN
implementasi Berdasarkan
dari Sistem pada masalah
Informasi yang timbul,

Halaman-
48
 ISSN : 1693-590x
hasil analisis hasil /
dan output
perancangan, secara
kesimpulan cepat dan
yang dapat akurat
diambil 3. Aplikasi
sebagai
berikut. administras
1. Aplikasi i SPBU
administras dan Upah
i SPBU Karyawan
dan Upah membantu
Karyawan manajemen
meminimal dalam
isasi mengelola
kesalahan sistem
manusia administras
dalam hal i SPBU.
laporan DAFTAR
data PUSTAK
kepada A
pimpinan. Al Fatta,
JURNA Hanif
L 2007,
ILMIA Analisis
H GO dan
INFOT Perancan
ECH gan
Volume Sistem
20 No. Informas
2, i,
Desem Yogyaka
ber rta, Andi.
2014
Budiharto,Wi
dodo.Vis
2. Aplikasi
ual Basic
administras
. Net
i SPBU
2005.
dan Upah
Yogyakar
Karyawan
ta :
memudahk
CV.Andi
an dalam
Offset
melihat

Halaman-
49
 ISSN : 1693-590x
(Penerbit 2002.
Andi),20 Konsep
06. dan
Perancan
Djuandi,Feri.
gan
2002.SQL
Database
. Andi,
Server.Jakarta
Yogyakar
:Elex Media.
ta.
Jogiyanto. Nugroho, Adi
2005. 2004.
Analisis Konsep
& Desain Pengemb
Sistem angan
Informas Sistem
i : Basis
Pendekat Data.
an Bandung
Terstrukt :Informat
ur, Teori ika.
dan
Praktis Supriyanto,
Aplikasi Aji.
Bisnis. 2005.
Yogyakar Penganta
ta : Andi. r
Teknolog
Kusrini. i
2007.Me Informas
mbangun i. Jakarta
SIA :
dengan Penerbit
Visual Salemba
Basic & Infotek.
Microsof
t SQL Utami,Emma.
server.Yo 2008.RD
gyakarta: BMS
Andi. Using
MS SQL
Kristanto, Server
Haryanto 2000,
, Ir. Graha

Halaman-
50
 ISSN : 1693-590x
Ilmu, Yoyakart
a.

Halaman-
51