Pengertian Pengambilan Keputusan

Secara etimologi kata decide berasal dari Latin prefix “de” yang berarti “off”, dan
kata caedo yang berarti “to cut”. Ini berarti proses kognitif “cuts off” sebagai tindakan memilih
dari antara beberapa alternatif yang mungkin. Beberapa batasan keputusan dan pengambilan
keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut.
Decision making is commonly defined as choosing from among alternatives (Richard M.
Hodgetts, 1975).
Decision making is the selection based on some criteria of one behavior alternatuve from two or
more possible alternative (George R. Terry, 1977).
Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seorang (pimpinan) atau
sekelompok orang (antarpimpinan atau antarpimpinan dan bawahan) dalam usaha memecahkan
dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi dengan merumuskan, menetapkan
berbagai alternatif (Drs. Ulbert Silalahi, M.A., 1989).
Hakikat pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap
hakikat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data, penentuan yang matang dari alternatif
yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang
paling tepat. Pengertian di atas menunjukan lima hal dengan jelas, yaitu:[1]
1.      Dalam proses pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara kebetulan;
2.      Pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan secara “sembrono” karena cara pendekatan
kepada pengambilan keputusan harus didasarkan kepada sistematika tertentu.
3.      Bahwa sebelum suatu masalah dapat dipecahkan dengan baik, hakikat daripada masalah itu
harus diketahui dengan jelas.
4.      Bahwa pemecahan masalah tidak dapat dilakukan melalui “ilham” atau dengan mengarang, akan
tetapi harus didasarkan kepada fakta-fakta yang terkumpul secara sistematis, terolah dengan baik
dan tersimpan secara teratur sehingga fakta-fakta/ data itu sungguh-sungguh dapat dipercayai
dan bersifat up-to-date.
5.      Bahwa keputusan yang baik adalah keputusan yang telah dipilih dari berbagai alternatif yang ada
setelah alternatif-alternatif itu dianalisis dengan matang.
 Pengambilan keputusan yang tidak didasarkan kepada kelima hal di atas akan dihadapkan
kepada berbagai masalah seperti:
1.        Tidak tepatnya keputusan karena kesimpulan yang diperoleh dari fakta-fakta dan data yang
tidak up-to-date  dan tidak dapat dipercayai;
2.        Tidak terlaksananya keputusan karena tidak sesuai dengan kemampuan organisasi untuk
melaksanakannya, baik ditinjau dari segi manusia, uang maupun material;
3.        Ketidakmauan orang-orang pelaksana untuk melaksanakannya karena tidak terlihat dalam
keputusan yang diambil sesuatu hal yang menunjukkan adanya sinkronisasi antara kepentingan
organisasi dan pribadi orang-orang di dalam organisasi tersebut;
4.        Timbulnya penolakan terhadap keputusan karena faktor lingkungan belum disiapkan untuk
menerima akibat daripada keputusan yang diambil.
Penulis merumuskan bahwa pengambilan keputusan merupakan suatu tindakan untuk
memilih solusi dalam memecahkan suatu masalah.

B.       Berbagai Kekuatan Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

1.         Dinamika Individu
Secara ontogenetik dan filogenetik, antara individu yang satu dengan individu yang lain
akan berbeda dalam mengambil keputusan untuk kepentingan pribadinya. Setiap pengambil
keputusan oleh seseorang demi kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan
pribadinya. Sebagai contoh, seorang direktur perusahaan yang dihadapkan pada pengambilan
keputusan wanita mana yang harus ditetapkan sebagai sekretaris dari sejumlah pelamar, maka di
sini faktor pribadinya akan turut berbicara.[2]
Jelaslah kiranya bahwa agar pemimpin dapat meramalkan reaksi, sikap, dan tindak-
tanduk para bawahannya dalam rangka pelaksanaan daripada sesuatu keputusan yang
diambilnya, ia perlu mengetahui bagaimana pandangan para bawahan itu terhadap diri mereka
sendiri. Misalnya, jika tujuan organisasi bertentangan dengan tujuan individu di dalam organisasi
kecenderungan yang akan timbul ialah tidak tercapainya tujuan organisasi yang efisien, efektif,
dan ekonomis karena individu-individu pelaksana keputusan di dalam organisasi akan cenderung
untuk mencapai tujuan pribadinya terlebih dahulu dengan, kalau perlu, mengorbankan
kepentingan dan tujuan organisasi. Hal yang demikian harus dicegah jangan sampai terjadi.
Pencegahan yang terbaik ialah dengan mensinkronisasikan tujuan dan kepentingan organisasi
dengan tujuan dan kepentingan individu di dalam organisasi.
2.         Dinamika Kelompok
Kelompok yang “baik” dalam suatu organisasi adalah kelompok yang telah “dewasa”
atau terus-menerus berusaha supaya menjadi dewasa. Yang dimaksudkan dengan kedewasaan di
sini ialah:[3]
a.       Kemampuan membina kerjasama yang intim dan harmonis dalam pelaksanaan tugas yang
menjadi tanggung jawab bersama;
 b.      Kesediaan untuk membawahkan kepentingan pribadi dan kelompok kepada kepentingan yang
lebih luas, yaitu kepentingan organisasi;
c.       Kesediaan untuk menyerahkan sebahagian daripada hak kepada organisasi yang dibarengi oleh
kesanggupan untuk menerima kewajiban yang lebih besar;
d.      Kemampuan untuk memikirkan cara baru, prosedur baru, sistem baru demi peningkatan
kemampuan kerja yang lebih besar. Jika dalam suatu kelompok kerja sering terdengar sebutan
bahwa “kami telah selalu bekerja dengan cara yang demikian ini dan tidak perlu merobahnya
lagi”, hal ini merupakan suatu indikasi bahwa tingkat kedewasaan kelompok itu masih rendah;
e.       Kemampuan untuk menerima dan mempergunakan perubahan. Perobahan dapat dipandang
sebagai suatu indikasi bahwa organisasi yang mengalami perubahan itu adalah organisasi yang
hidup.
3.             Dinamika Lingkungan
Pengambilan keputusan harus didasarkan kepada satu skala prioritas yang rapih dan
berencana oleh karena pada tingkat dan ruang lingkup masing-masing, keputusan-keputusan
yang diambil berbeda dalam penting/tidaknya. Sesuatu keputusan menjadi penting apabila ia
akan menjadi landasan utama untuk pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi dan akan
berkurang pentingnya apabila keputusan itu hanya menyangkut bidang-bidang penunjang. Suatu
keputusan tidak berdiri sendiri. Suatu keputusan yang penting, misalnya, merupakan suatu
“sumber” yang menimbulkan reaksi berantai oleh karena putusan yang demikian akan diikuti
oleh keputusan-keputusan lain yang kurang penting dan dibuat pada echelon yang lebih rendah.
Dengan perkataan lain dapat dikatakan bahwa suatu keputusan hanya merupakan suatu titik
dalam mata rantai waktu. Sekali satu keputusan yang diambil, segera timbul perubahan dalam
lingkungan keputusan tersebut. Akibatnya ialah timbulnya masalah untuk dipecahkan.
Pemecahan suatu masalah otomatis akan mengakibatkan timbulnya masalah baru yang untuk
pemecahannya sesuatu keputusan harus diambil pula. Hadirnya selalu kekuatan-kekuatan
pengubah dalam lingkungan memaksakan adanya usaha yang terus-menerus untuk
memperbaharui keputusan dan tindakan. Kondisi, pengalaman, dan informasi baru menuntut
perubahan dalam tujuan, kebijaksanaan, perencanaan, program kerja, dan prosedur kerja.[4]

C.            Jenis-jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan berdasarkan struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan
situasi sebagai berikut.[5]
1.        Keputusan berdasarkan struktur organisasi
Berdasarkan struktur organisasi tersebut, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut:
a.       Keputusan administratif
Keputusan administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator/manajer
puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi kekaryaan (work organization). Keputusan ini
 bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan kebijakan yang oleh eselon
bawahan harus dilakukan pengejewantahan.
b.         Keputusan eksekutif
Keputusan eksekutif ialah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif. Seperti dijelaskan di
atas, kedudukan manajer eksekutif berada di antara manajer puncak dan manajer operatif. Tugas
manajer eksekutif adalah meneruskan gagasan administrator dalam fungsinya sebagai
koordinator yang mengkoordinasikan para manajer operatif.
c.         Keputusan operatif
Keputusan operatif adalah keputusan yang diambil oleh manajer operatif dalam rangka
pelaksanaan gagasan, arahan, dan paduan manajer eksekutif. Yang dimaksudkan dengan
pelaksanaan ialah segala kegiatan operasional hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.
d.         Keputusan teknis
Keputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya yang diambil oleh para pengawas atau
mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan ini mengenai masalah-masalah teknis.
2.        Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi
Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi terdiri dari berbagai jenis yang dapat
diklasifikasikan sebagai berikut:
a.         Keputusan menurut sistem
1)        Sistem keputusan tertutup (closed decision system)
Sistem ini menganggap bahwa keputusan terisolasikan dari input-input yang tidak diketahui dari
lingkungan. Pada sistem ini si pengambil keputusan dianggap:
a)        Memiliki pengetahuan tentang seperangkat alternatif dan konsekuensi hasil masing-masing.
b)        Mempunyai metode yang mungkin ia membuat urutan pilihan dari alternatif-alternatif.
c)        Memilih alternatif yang dapat meningkatkan secara maksimal, misalnya keuntungan atau
volume perdagangan.
2)        Sistem keputusan terbuka (open decision system)
Sistem ini memandang keputusan berada dalam lingkungan yang rumit dan tak dikenal.
Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan, dan pada gilirannya proses keputusan mempengaruhi
lingkungan. Model keputusan terbuka menganggap bahwa pengambil keputusan:
a)        Tidak mengetahui semua alternatif dan semua hasilnya.
b)        Melakukan penyelidikan yang terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.
c)        Membuat keputusan yang memuaskan taraf aspirasi.
b.         Keputusan menurut urgensi
1)      Keputusan vital; keputusan yang sangat penting yang menentukan berhasil tidaknya suatu usaha.
2)      Keputusan penting; keputusan untuk menghindarkan kerugian, baik kerugian uang, tenaga,
benda, maupun waktu.
3)      Keputusan biasa; keputusan yang tidak begitu mendesak.
4)      Keputusan formalitas; kaputusan yang hanya formalitas saja.
 c.         Keputusan menurut efek
1)      Keputusan managerial; keputusan yang berhubungan dengan pengolahan suatu pekerjaan, yang
diambil untuk mengakhiri masalah yang berkaitan dengan pengelolaan pekerjaan tersebut.
2)      Keputusan teknis; keputusan yang diambil untuk menanggulangi masalah teknis pekerjaan.
3)      Keputusan ekonomis; keputusan yang mempunyai efek ekonomis untuk mengakhiri masalah-
masalah ekonomis.
4)      Keputusan yuridis; keputusan yang bersifat yuridis dan mempunyai efek yuridis.
5)      Keputusan politis; keputusan yang mempunyai efek politis, yang dapat berpengaruh pada bidang
politik.
d.         Keputusan menurut daya laku
1)      Keputusan definitif; keputusan yang pasti dan final, yang tidak perlu ditinjau kembali.
2)      Keputusan sementara; keputusan yang belum definitif, yang sewaktu-waktu dapat ditinjau
kembali.
3)      Keputusan darurat; keputusan yang diambil karena keadaan terpaksa. Bila keadaan sudah
normal, keputusan akan dicabut kembali.
e.       Keputusan menurut frekuensi
1)      Keputusan insidental; keputusan yang diambil secara tiba-tiba atau sewaktu-waktu disebabkan
situasi menghendaki demikian.
2)      Keputusan rutin; keputusan yang dilakukan berulang-ulang secara tetap.
f.        Keputusan menurut kemampuan organisasi
1)        Keputusan terprogram; Jenis keputusan ini adalah keputusan yang dapat diprakhususkan dengan
suatu perangkat peraturan atau tatacara keputusan.
2)        Keputusan takterprogram; keputusan yang berlangsung hanya satu kali atau yang brulangkali
yang setiap kali berubah apabila dikehendaki.

D.           Langkah-langkah Dasar Pengambilan Keputusan

1.        Identifikasi masalah
Dalam mengkaji masalah ini, jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini akan
memperjelas perumusan masalah:
a.        Mengapa masalah itu harus dipecahkan?
b.      Apa untung ruginya?
c.       Faktor-faktor apa yang berpengaruh?
d.      Kapan harus diselesaikan?
e.       Berapa biaya yang diperlukan?
f.        Harapan apa yang dapat diperoleh?
g.       Bagaimana melaksanakannya?
h.      Siapa yang akan diikutsertakan?
2.        Pengumpulan data
Untuk memecahkan masalah, data sangat diperlukan. Dan data ini sudah tentu harus
relevan. Untuk inilah pentingnya sistem informasi dalam suatu manajemen. Dan bukan saja
informasi yang masuk, kemudian disimpan untuk hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu
masalah di waktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau diperlukan
dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan landasan pemecahan masalah
yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.
Ada sumber-sumber informasi luar dan dalam. Sumber luar adalah yang berikut:[6]
a.       Lingkungan – sosial, politis, hukum, lokal, ekologis, dsb.
b.      Ekonomi – kecenderungan, ramalan, korelasi, data tentang keadaan sekarang, tingkat bunga,
dsb.
c.      Persaingan – produk, perusahaan, daerah, luasnya, kemungkinan rencana, dsb.
Sumber-sumber dalam adalah:
a.       Keuangan – modal, pembikinan, pemasaran, inventaris, laba, dsb.
b.      Non-keuangan – organisasi, personalia, metode, kemudahan, dsb.

3.        Analisis data
Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul diolah dengan sistematis, sesuai dengan
pertanyaan yang dirumuskan pada tahap identifikasi masalah tdi. Data yang sudah dikumpulkan
itu kini menjadi informasi, karena kini dipergunakan dalam hal untuk mengambil keputusan.
Oleh karena itu, penganalisisan data harus dihubungkan dengan serangkaian pertanyaan berikut:
a.       Situasi yang bagaimanakah yang menimbulkan masalah yang sedang dihadapi?
b.      Apakah latar belakang daripada masalah ini dan masalah-masalah lain yang telah pernah
dihadapi oleh organisasi?
c.       Apa pengaruh dan hubungan antara masalah yang dihadapi sekarang dengan tujuan, rencana,
kebijaksanaan, dan program kerja dan kegiatan-kegiatan organisasi lainnya?
d.      Menurut perkiraan, apakah konsekuensi yang akan timbul jika sesuatu keputusan diambil?
e.       Apakah pemecahan masalah yang dihadapi sesuai dengan kapasitas nyata daripada organisasi?
f.        Apakah timing pengambilan keputusan sudah tepat?
g.       Informasi yang dimiliki pun seharusnya memungkinkan seorang pemimpin untuk menjawab
pertanyaan: apakah keputusan yang akan diambil bersifat satu kali ataukah bersifat repetitif?
h.      Siapa yang akan ditugaskan mengambil tindakan?

4.        Penentuan alternatif
Data yang sudah dianalisis itu menimbulkan beberapa alternatif yang Harus diambil salah
satu yang menurut pertimbangan paling baik. Dalam penentuan alternatif ini tidak mungkin
minta tolong pada komputer. Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang,
berlandaskan pemikiran yang masak.
 Pertanyaan-pertanyaan berikut ini dapat dijadikan pedoman dalam menentukan sifat
penugasan tersebut:
a.       Siapakah yang pada instansi terakhir akan mengambil keputusan dan informasi apakah yang
akan dibutuhkannya?
b.      Spesialisasi dan fungsionaris apakah yang akan turut terlibat dalam proses pengambilan
keputusan maupun dalam proses pelaksanaan daripada keputusan yang akan diambil?
c.       Siapakah yang akan terkena oleh keputusan yang akan diambil?
d.      Atas faktor strategis apakah keputusan itu tergantung?
Jika penugasan individu-individu untuk menganalisis alternatif yang telah dilakukan, maka
langkah berikutnya adalah analisisnya sendiri, yang pada hakikatnya terdiri dari langkah-langkah
sebagai berikut:
1)        Mengetahui sifat-sifat khas daripada keadaan yang dihadapi.
2)        Menganalisis data dan fakta-fakta dalam hubungannya dengan sejarah organisasi.
3)        Motivasi dalam pengambilan keputusan.

5.        Pelaksanaan alternatif
Jika alternatif telah diputuskan, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan alternatif
tersebut yang menghendaki direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan. Pelaksanaan
tersebut harus sinkron dengan strategi yang sudah digariskan. Dalam organisasi kekaryaan sudah
biasa terdapat rintangan. Rintangan terhadap jalannya pelaksanaan keputusan itu. Tetapi bagi
seorang pengambil keputusan yang berpengetahuan dan berpengalaman luas, rintangan-rintangan
sudah diperhitungkan pada tahap pertama pada waktu merumuskan masalah. Oleh sebab itu,
guna menghilangkan setiap penghalang sudah diketahui caranya.

6.        Penilaian
Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir proses pengambilan keputusan. Penilaian
dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan cocok dengan perencanaan.
Kalau tidak, harus segera diadakan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya. Penilaian harus
objektif. Agar benar-benar objekif untuk penilaian ini dapat dimintakan orang ketiga, baik yang
terlibat langsung, maupun tidak langsung dalam proses pengambilan.

E.            Sarana Pengambilan Keputusan

1.        Rapat (meeting)
Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang besifat tatap
muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah. Langkah-langkah dalam mengefektifkan rapat:[7]
a.         Persiapan
Persiapan meliputi kegiatan sebagai berikut:
1)      Merumuskan masalah yang akan dibawa ke rapat
2)      Menentukan orang-orang yang akan diminta menjadi peserta rapat
3)      Menetapkan tempat dan waktu rapat
4)      Menyusun agenda
5)      Membuat surat undangan
6)      Membuat daftar hadir
7)      Menyediakan audio visual aids
8)      Menunjuk notulis.

b.        Pelaksanaan
1)      Mempersiapkan para peserta rapat mengisi daftar hadir
2)      Membuka rapat, diteruskan dengan pemberitahuan siapa-siapa yang tidak hadir, dan pembacaan
agenda rapat
3)      Memaparkan tujuan rapat
4)      Mempersilakan peserta rapat memberikan tanggapan
5)      Memelihara berlangsungnya pembahasan masalah, sehingga teratur dan tertib
6)      Membacakan simpulan, dilanjutkan dengan penutupan rapat.

c.         Penilaian
1)      Menginstruksikan kepada notulis untuk menyusun secara sistematis dan memperbanyak hasil
kerjanya
2)      Mengkaji hasil pengetikan notulis
3)      Mentransformasikan simpulan rapat ke dalam bentuk surat putusan, atau instruksi, atau surat
edaran, atau bentuk-bentuk lainnya sesuai dengan isi, urgensi, situasi, dan kondisi
4)      Memasukkan semua hasil rapat dalam map atau order untuk disimpan dalam lemari arsip.

2.        Curah saran (brainstorming)

Pada dasarnya pendekatan tersebut berupaya untuk mencari ide-ide dengan jalan
menyatukan upaya-upaya beberapa orang yang bertindak sebagai suatu kelompok yang mencari
pemecahan atas suatu masalah. [8]Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan curah saran ini:
1)      Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15 orang.
2)      Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal.
3)      Karena tujuan curah saran adalah untuk menampung gagasan sebanyak-banyaknya dalam waktu
sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu masalah.
4)  Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada peserta masalah yang akan dipecahkan.
5)      Curah saran akan berhasil apabila peserta hampir sama derajat fungsinya.
6)      Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu.
 7)      Peserta digalakkan untuk berpartisipasi.
8)      Selama diskusi, penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan.
9)      Semua gagasan dituangkan dalam bentuk tulisan.
10)  Begitu curah saran selesai dan semua gagasan dihimpun dalam bentuk yang mudah diperiksa,
maka kegiatan meningkat pada tahap penilaian secara menyeluruh.

SUMBER

Benge, Eugene J., Pokok-pokok Manajemen Modern, Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta, 1994.
Effendy, Onong U., Sistem Informasi Manajemen, Mandar Maju, Bandung, 1996.
Siagian, Sondang P., Sistem Informasi Untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta, 1988.
Silalahi, Ulbert, Studi Tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algensindo, Bandung, 1989.
Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar Maju, Bandung, 1990.