LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

Periode II / 2018

Nama Unit Kerja / Proses Lokasi Proses Manajer/Pemilik Proses :

Kantor PT. RBT
TOP MANAGEMENT Mr. Aliansyah
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. Wanto Manager Operasional 1.
2.
AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA
Mulai 09.30
Tanggal 26-Sep-18 Waktu Tanggal
Selesai 11.30
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses Manajemen Puncak telah menepati persyaratan Standar
ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa kesesuaian realisasi proses-proses dalam kendali Manajemen Puncak
terhadap pengaturan yang ditetapkan Perusahaan
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu Manajemen Puncak
RUANG LINGKUP AUDIT
1 Quality Policy, 8. Komunikasi internal
2 Monitoring Isue-2 External & Internal 9. Manajemen Perubahan
3 Quality Objectives & KPI 10. Contract / Order Review
4 Peran, Tg.jawab & Wewenang Organisasional 11. Tinjauan Manajemen
5 Kepemimpinan & komitmen 12. Kinerja umum SMM Perusahaan
6 Evaluasi Tindakan tdh risiko dan peluang
7 Quality awareness & Customer Focus

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 clause 4.1; 4.2; 4.4.1; 4.4.2; 5.1-2; 5.2.1-2; 5.3; 6.1-2, 6.3, 7.1, 7.4, 9.3

2 Prosedur / Instruksi Kerja terkait dengan Manajemen Puncak

3 Sasaran Mutu 2018 dan KPI Proses-proses
4 Kebijakan Mutu
METODE AUDIT

1 Verifikasi Dokumen X 5. Lainnya ..........................................

2 Verifikasi Rekaman X
3 Observasi
4 Wawancara Audit X

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor Major

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open Closed

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

Input Proses Isu-isu eksternal dan Internal ; persyaratan dan harapan pihak-2 berkepentingan
visi-misi; perencanaan strategis, analisis risik dan peluang; kebijakan mutu;
persyaratan produk/jasa; tinjauan kontrak/order; umpan balik pelanggan
SWOT analysis

Output proses Keputusan dan pengarahan Direksi, Evaluasi-2 : perencanaan strategis, efektivitas
tindakan terhadap risiko & peluang; pemenuhan persyaratan dan harapan pihak-2.
berkepentingan; perencanaan muru, struktur organisasi; evaluasi penetapan peran
tanggungjawab dan wewenang; komunikasi internal; hasil tinjauan kontrak/order.
progres pencapaian sasaran mutu

Informasi Kebijakan mutu, sasaran mutu, analisis risiko dan peluang, struktur organisasi,
Terdokumentasi uraian tanggungjawab dan wewenang, bukti-2 komunikasi dan pengarahan
manajemen;

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur

Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui

Auditor : Auditee :
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

Nama Unit Kerja / Proses Lokasi Proses Manajer/Pemilik Proses :

1. Management Representative Kantor PT. RBT 1. Mr. Daniel Prakoso
2. Top Management Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu 2. Mr Wanto
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. Daniel Prakoso 1. Management Representative 1. Mahrian Noor
2. Ms. Shinta 2. Document Controller 2. NH Yusuf
3. Mr. Wanto 3. Manager Operasional
AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA
Mulai 10.00 WITA
Tanggal 25-Sep-18 Waktu Tanggal 20-Mar-18
Selesai 12.00 WITA
TUJUAN AUDIT
1 Melakukan verifikasi terhadap kinerja pemantauan dan evaluasi Top Management yang sesuai
Standar ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa Kinerja MR dan Document Control sesuai persyaratan ISO

RUANG LINGKUP AUDIT

1 Perencanaan yang dbuat oleh manajemen
2 Peninjauan mengenai analisa resiko dan konteks organisasi
3 Pembahasan Sasaran Mutu dan Tindakan Perbaikan dari hasil Pelaporan
4 Peninjauan mengenai harapan pihak berkepentingan
5 Peninjauan mengenai penyimpanan document dan pemusnahan dokumen
6 Peninjauan mengenai List dokumen dari eksternal
7 Peninjauan kontrol operasiaonal perusahaan
8 Peninjauan mengenai hasil eksternal dan Internal Audit
9 Perencanaan Mengenai tindakan Improvement

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 6.4; 7.4; 9.1; 9.2; 10.1
2 Prosedur / Instruksi Kerja terkait dengan Management Representative
3 Sasaran Mutu 2018
4 Kebijakan Mutu
5 Bisnis Proses
METODE AUDIT

1 Verifikasi Dokumen X 5. Lainnya : ............................

2 Verifikasi Rekaman X
3 Observasi
4 Wawancara Audit X

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor 10 Major 2

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open 0 Closed 0
* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

Input Proses Ruang Lingkup SMM, Diagram Bisnis Proses, Masterlist Dokumen SMM
Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Laporan Rapat Tinjauan Manajemen, Analisa
Resiko dan Peluang, Konteks Organisasi, Program Perbaikan berlanjut
Laporan Hasil Audit Internal Periode 1 dan External Audit Stage 2

Output proses Evaluasi-evaluasi : (1) progres capaian sasaran mutu (2) efektivitas
dokumentasi sistem, (3) efektivitas penetapan peran, tanggungjawab dan
wewenang, (4) efektivitas tindakan perbaikan; (5) efektivitas komunikasi dan
pelatihan-2 SMM; (6) kesesuaian perencanaan dan realisasi program-2 SMM

Informasi Ruang Lingkup SMM, Diagram Proses Bisnis, bukti kompetensi MR & DC;
Terdokumentasi masterlist "retained document"; masterlist "maintained document" ;
kebijakan mutu, sasaran mutu, sertifikasi ISO, laporan-laporan: (1) Audit (2)
tinjauan manajemen; (3) kinerja proses-proses; (4) ketidaksesuaian dan
tindakan perbaikan.

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur

4.4 Bisnis Proses belum dilakukan update karena masih belum ditemukan alur Minor
proses bisnis divisi engkel

4.1 dan Konteks Organisasi belum diupdate, karena belum ditemukan mengenai
4.2 peraturan penerapan SMKP sesuai rekomendasi pihak ketiga Minor

9.2; 9.3; Status Tinjauan manajemen yang dilakukan follow up namun belum dilakukan Minor
dan 10.2 closing secara administratif sehingga status tinjauan manajemen masih open

4.1; 4.2; Kebijakan mutu perusahaan belum tersosialisasikan dengan baik ke seluruh
4.3; 4.4 karyawan Minor

7.5 Masterlist Rekaman belum dikerjakan dan temuan terjadi di admin operasional Minor

7.5 Surat penunjukan Document control belum dapat ditemukan Minor

Sasaran Mutu seharusnya dilakukan evaluasi secara berkala dan laporan closing
6.2 isunya dibuatkan sebagai evidence OFI
 6.2 Sasaran Mutu seharusnya dilakukan evaluasi secara berkala dan laporan closing OFI
isunya dibuatkan sebagai evidence

Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui

Auditor : Auditee :
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

NAMA PROSES/UNIT KERJA LOKASI PENANGGUNGJAWAB PROSES

Kantor PT. RBT
OPERASIONAL Mr. Wanto
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. Wanto Manajer Operasional 1. Mahrian Noor
2. Daniel Prakoso
AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA
Mulai 13.00 WITA
Tanggal 25-Sep-18 Waktu Tanggal 23 Maret 2018
Selesai 17.00 WITA
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses Operasional menepati persyaratan Standar
ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Untuk melihat jalannya implementasi operasional sesuai standart ISO
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja Operasional

RUANG LINGKUP AUDIT

1 Perencanaan Operasional Untuk memenuhi kriteria customer
2 Komitmen Operasional untuk mencapai target (Kontrol Operasional)
3 Manajemen pengawasan dan pengendalian unit kendaraan
4 Tinjauan Kontrak jasa pengangkutan
5 Penanganan masukan dan keluhan pelanggan
6 Monitoring dan analisis data kepuasan pelanggan
7 Pembahasan Sasaran Mutu dan Tindakan Perbaikan
8 Closing external Audit Stage 2
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause : 6.1; 6.2; 8.1; 8.2; 8.4;
2 Dok Kontrak Order
3 Prosedur / Instruksi Kerja Bidang Operasional
4 Sasaran Mutu 2018 bidang Operasional
5 Kebijakan Mutu

METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman
3. Observasi
4. Wawancara Audit

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor 3 Major 3

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open 0 Closed 0

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

Kontrak dan tinjauan kontrak, Persyaratan dari pelanggan, analisa resiko operasional
Input Proses Prosedur Pengangkutan material batubara, Instruksi Kerja Hauling, Dumping, Loading
Prosedur Pengawasan Unit, Tindakan perbaikan keluhan pelanggan, kepuasan pelanggan
Target pengangkutan dan Key Indeks Performance

Output proses realisasi proses pengangkutan, hauling, penimbangan dan dumping; surat kirim driver;
pemeriksaan dan kesiapan kendaraan; pemantauan, pengukuran, pengawasan dan
pengendalian kegiatan loading, transporting, dan unloading;

Informasi Production records, control pengawasan, pembagian settingan, Database Unit beraktivitas
Teedokumentasi Hasil temuan Internal audit, dan external audit stage 2
Form Analisa Kepuasaan Pelanggan, Data Keluhan Pelanggan,

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur

6.1 dan 6.2 Sasaran mutu belum terlihat relevan dengan analisa resiko yang tertera Minor

Tindakan perbaikan sudah dilakukan namun tidak berjalan terus hanya ada
6.1 dan 6.2 pada bulan april dan mei Minor

6.1 dan 6.2 Analisa resiko belum dilakukan review dan pembaharuan sesuai dengan kondisi Minor
yang ada

8.1 dan 8.2 Customer satisfication survey belum lengkap sesuai daftar customer yang ada Minor

8.1 dan 8.2 Rangkuman dari hasil survey belum ada tindak lanjut dari manajemen terkait Minor
produksi

8.1 dan 8.4 Evaluasi subcont belum dilakukan berdasarkan hasil atau realita yang ada Minor

8.1 dan 8.4 Tindakan perbaikan evaluasi subcont belum berjalan Minor

8.2 Belum dilakukannya pendokumentasian dari data keluhan pelanggan yang di Minor
ajukan ke PT RBT

Belum dibuatkannya tindakan perbaikan secara tertulis oleh pihak PT RBT

8.2 terhadap keluhan customer Minor

6.2 Planning Target Operasional sudah tertera dan tertulis yang dikelola OFI
operasional namun belum dilakukan review ulang dan perubahan

Kontrol Operasional dilakukan dengan melihat Timesheet yang diinput H+1

6.1 dan 8.1 Opersional sehingga Timesheet harus dilengkapi dengan benar OFI

Intruski kerja evaluasi subcont perlu dilakukan review untuk kinerja sub
8.1 dan 8.4 kontraktor agar dapat di evaluasi dengan baik OFI

8.1 Beberapa Poin ketentuan dalam Prosedur Operasional Belum terlaksana dengan OFI
baik
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

NAMA PROSES/UNIT KERJA LOKASI PENANGGUNGJAWAB PROSES

Kantor PT. RBT
Manajemen HRD & GA Mr. Mahrian Noor
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
NAMA AUDITEE JABATAN NAMA AUDITOR
1. Mr. Mahrian Noor HRD-GA Supervisor 1. Mr. Yohanes Novan
2. Miss. Noor Sari Mulia HRD Staff 2. Mr. M. Yusuf
3. Miss. Misdayanti HRD Staff
4. Mr. Syahrudin GA Officer
AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA
Mulai 09.05
Tanggal 27-Sep-18 Waktu Tanggal
Selesai 10.40
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses HRD-GA telah menepati persyaratan Standar
ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa kesesuaian realisasi proses-proses HRD-GA terhadap persyaratan SMM
Perusahaan
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja HRD-GA

RUANG LINGKUP AUDIT

1 Administrasi Personalia
2 Ruang Lingkup tanggungjawab dan wewenang HRD & GA PT. BIR
3 Rekrutmen
4 Peraturan Perusahaan
5 Kepatuhan persyaratan legal terkait ketenagakerjaan
6 Tingkat pemahaman karyawan thd tugas & tanggungjawab pekerjaan
7. Kompetensi karyawan
8. Kegiatan pemeliharaan infrastruktur

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause Clause 5.3; 6.2; 7.1.2 ; 7.2; 7.3;
2 Prosedur RBT-PRD-HGA.01; HGA 02 dan intruksi kerja yang terkait
3 Sasaran Mutu 2018 dan KPI bidang HRD dan GA

METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen X 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman X
3. Observasi
4. Wawancara Audit X

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor 0 Major 0

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open N/A Closed N/A
* Temuan diangkat kembali 0 Status : N/A

* Temuan dinyatakan CLOSED 0

AUDIT TRAIL

Input Proses CV Karyawan, Perjanjian Kerja, Daftar Induk Karyawan, Permintaan karyawan
rekrutmen, peraturan perusahaan, surat penempatan/penugasan karyawan;
Prosedur-2 HRD dan GA; daftar inventaris, rekaman pemeliharaan alat;
Analisis kebutuhan pelatihan; analisis kompetensi; sasaran mutu bidang HRD-GA

Output proses Rekaman seleksi, hasil interview/test, evaluasi masa percobaan;

on the job training, roster penugasan, Evaluasi pelatihan, hasil perbaikan kinerja
materi breafing/meeting ; laporan hasil pemeliharaan peralatan

Rekaman hasil-2 Rekrutmen, program training/peningkatan kompetensi;

Informasi Evaluasi-evaluasi : (1) efektivitas rekrutmen, (2) efktivitas pelatihan; (3) Kinerja
Terdokumentasi karyawan; (4) pencapaian sasaran mutu; sertifikat training & kompetensi;
matriks kompetensi; laporan pemeliharaan peralatan

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
7.1.3 Register infrastruktur tidak sesuai dengan pengaturannya MINOR -1

5.3 Perlu ada kebijakan / pengaturan secara tertulis tentang delegasi wewenang dan
tanggungjawab unit kerja HRD PT. RBT. Harus ditetapkan dengan pasti, detil, dan OFI-1
jelas mana yang menjadi wewenang head office; mana yang didelegasikan kepada
kantor RBT
5.3 Job description seharusnya merincikan informasi dan pengaturan yang rinci
(kasus: job desk staf adm HRD menyatakan a.l: "menerbitkan SP pada karyawan OFI-2
yang bolos". Harus jelas berapa hari bolos untuk penerbitan SP1.}
Untuk dokumen yang penting, misalnya "Peraturan Perusahaan" haruslah dsajikan
7.5.3.1 dalam format yang layak (dokumen difotokopi dibalik kertas bekas, dan hasil copy OFI-3
tidak jelas.
7.5.3.2 Salinan laporan tahunan ketenagakerjaan PT. RBT seharusnya ada di kantor
Site PT. RBT OFI-4

Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui

Auditor : Auditee :
Novan Agastio Mahrian Noor
bidang HRD-GA
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

Nama Unit Kerja / Proses Lokasi Proses Manajer/Pemilik Proses :

Kantor PT. RBT
PURCHASING Mr, MUZAHIT
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. Muzahit Purchasing Officer 1. Novan Agastio

AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA

Mulai 11.00
Tanggal 27-Sep-18 Waktu Tanggal
Selesai 14.00
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses Purchasing telah menepati persyaratan Standar
ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa kesesuaian realisasi proses-proses Purchasing terhadap persyaratan SMM
Perusahaan
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja Purchasing
RUANG LINGKUP AUDIT
1 Pengajuan permintaan pembelian
2 Seleksi, Evaluasi, Re-Evaluasi Pemasok /provider eksternal
3 Informasi dan persyaratan pembelian
4 Pengendalian produk yang dibeli / jasa yang diserahkan ke provider eksternal
5 Penetapan produk yang dibeli/proses yang diserahkan ke provider eksternal

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause Clause : 7.7.1; 8.4.1; 8.4.2; 8.4.3; 9.1.3
2 Prosedur / Instruksi Kerja proses-proses Purchasing
3 Sasaran Mutu 2018 Bidang Pembelian

METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman
3. Observasi
4. Wawancara Audit

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor Major

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open Closed

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

 AUDIT TRAIL

Perencanaan material. Perencanaan peralatan, (tool & equipment) dan parts yang dibeli;
Input Proses BoQ, BoM, permintaan pembelian, instruksi pembelian;katalog produk & parts; supplier selection
informasi persyaratan produk/jasa; penawaran masuk; sampel/contoh produk.

Daftar provider eksternal yang disetujui; Persetujuan pembelian, penawaran masuk, Purchase order,
Output proses Komunikasi & konfirmasi supplier; pemantauan dan pengendalian produk/jasa yang dibeli;
sertifikat produk; suratjalan/DO; Incoming QC; penanganan & penyerahan produk yang dibeli
acceptance note/reoprts

Informasi Product/pasts catalogue; approved supplier & subcon list; Delivery Order, IQC report, copy PO;
Terdokumentasi Material /pasts certificate, MSDS, Laporan Ketidaksesuaian produk/jasa yang dibeli;

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur

Tidak tersedia buku katalog/manual parts (parts number) sebagai bahan

informasi yang akurat dalam proses pengajuan permintaan pembelian MINOR - 1
maupun realisasi pembelian parts

Prosedur tidak menyatakan wewenang dan ruang lingkup pembelian

secara jelas. Misalnya pengadaan (pembelian) unit-unit DT, LV, dll; demikian
pula pembelian-pembelian yang dilakukan oleh Bag GA - tidak diatur secara
prosedural OBS - 1

Tidak tersedia pengaturan (misalnya prosedur) untuk pengadaan jasa-jasa

maupun proses yang disubkontrakkan (misalnya perbaikan unit di bengkel MINOR 2
luar, penggunaan unit-unit dari luar, dll)

Evaluasi terhadap supplier dilakukan, tetapi terhadap penyedia jasa eksternal

tidak dilakukan OBS - 2

Ditemukan bahwa isian form PPB tidak mencantumkan tanggal yang diminta
untuk kesiapan/kedatangan barang yang dibeli di lokasi (kantor/warehouse) OBS -3

Perlu diperjelas kriteria pembelian "urgent", "top urgent", moderat, dst OFI-1

Issue for Concern:

Permintaan dari user sering tidak jelas/lengkap/akurat - berakibat pada n/a
kesalahan pembuatan PPB dan order pembelian

Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui

Auditor : Auditee :

Novan Agastio
uk, Purchase order,
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

Nama Unit Kerja / Proses Lokasi Proses Manajer/Pemilik Proses :

Kantor PT. RBT
PEMELIHARAAN H. Abdul Gani
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. H. Abdul Gani 1. Supervisor 1. Mr. Wanto
2. Mr. Suwandi 2. Foreman 2. Mr. Novan Agastio

AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA

Mulai 10.30
Tanggal 26-Sep-18 Waktu Tanggal
Selesai 11.30
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses yang berlangsung di Unit Pemeliharaan telah
menepati ISO 9001:2015 dan persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa kesesuaian realisasi proses-proses pemeliharaan terhadap persyaratan SMM
Perusahaan
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja Plant
RUANG LINGKUP AUDIT
1 Pemeliharaan Unit
2 Pengendalian infrastruktur peralatan pendukung operasional
3 Inspeksi unit
4 Workshop management

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2008 Clause Clause : 7.1.3; 7.1.4; 7.1.6; 8.1; 8.4.2; 8.5.1
2 Prosedur PRD-PLT-01 : Perawatan dan Pemeliharaan Unit
3 Prosedur PRD-PLT-01 : Pengendalian Infrastruktur Peralatan Pendukung Ops. Unit
4 Workshop management

METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen X 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman X
3. Observasi X
4. Wawancara Audit X

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor Major

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open Closed

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

Alur kerja proses pemeliharaan /workshop/bengkel; jenis & kriteria pemeliharaan

Input Proses Manual Pemeliharaan unit, prosedur dan instruksi kerja pemeliharaan; daftar
peralatan ; jadwal pemeliharaan preventif; kompetensi personel bengkel; daftar
nama parts; laporan kerusakan/keluhan kendaraan

Output proses Kegiatan pentatatan penggunaan peralatan; inspeksi pra pemeliharaan; laporan
aktivitas pemeliharaan; laporan penggantian parts; lingkungan kerja; perilaku
kerja; pemantauan progress hasil perrbaikan; pengendalian proses-proses yang
dikerjakan penyedia eksternal (bengkel luar perusahaan)

Informasi Prosedur dan instruksi kerja bidang pemeliharaan; buku daftar peralatan dan
terdokumentasi penggunaannya, informasi tentang unit yang breakdown, bukti penyerahan
pekerjaan di bengkel luar; bukti inspeksi pemeliharaan dan penggantian parts

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
Sebaiknya juga dilakukan "predictive maintenance" selain preventive & OFI-1
corrective maintenance.
8.1 Belum dapat diperlihatkan rekaman ter-update tentang unit yang breakdown
dan progres pengerjaannya MINOR-1
8.1(d) Sebaiknya ditetapkan kriteria waktu standar sbb: down time, loss time; cycle-
time perbaikan; dan lead-time perbaikan. OFI-2
Belum/tidak ditetapkan secara jelas kriteria unit yang breakdown: apakah
suatu unit yang breakdown tetap diperbaiki, atau discrap/kanibal OFI-3
8.5.1(g) Berdasarkan observasi di lingkungan bengkel, beberapa pekerja tidak menggu-
nakan APD standar (safety cap, kaca mata las) dan pakaian yang tidak OBS-1
sepatutnya, sebagaimana diatur dalam pros PRD-PLT-01 butir 4.3
7.1.4 Berdasarkan observasi di lingkungan bengkel kebersihan lingkungan kerja
tidak terpelihara dengan baik (bungkus rokok, makanan, gelas-2 minuman) OBS-2
di area kerja
7.5.3 Prosedur, instruksi kerja dan form-form unit Pemeliharaan tersedia di tempat
kerja, tetapi tidak digunakan efektif; dan tidak/kurang disosialisasikan OBS-3
maksud penggunaannya
Tidak dapat diperlihatkan daftar / jadwal pemeliharaan berkala yang ter-update
sebagaimana dipersyaratkan Pros. PRD-PLT-01 butir 6.1 OBS-4

7.1.6 Sebaiknya tersedia manual resmi dari produsen unit sebagai sumber informasi
kegiatan pemeliharaan unit OFI-4
8.4.1 Tidak dilakukan pemantauan, komunikasi dan konformasi terhadap unit-unit
breakdown yang perbaikannya dilakukan di bengkel luar Perusahaan MINOR 2
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :

Novan Agastio
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

Nama Unit Kerja / Proses Lokasi Proses Manajer/Pemilik Proses :

Kantor PT. RBT
Safety, Health, & Environment Mr. NH. Yusuf
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
Nama Auditee Jabatan/Posisi Nama Auditor
1. Mr. NH. Yusuf 1. Wanto
SPV SHE
2. Daniel Prakoso
AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA
Mulai 09.00 WITA
Tanggal 27-Sep-18 Waktu Tanggal 20 Maret 2018
Selesai 10.45 WITA
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi sejauhmana proses-proses yang relevan SHE telah menepati klausa
persyaratan Standar dan peryaratan/pengaturan Perusahaan tekait kesehatan,
keselamatan kerja dan lingkungan (K3/SHE)
2 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja K-3

RUANG LINGKUP AUDIT

1 Perencanaan Departemen SHE
2 Komunikasi, konsultasi dan partisipasi K-3
3 Fatigue management
4 Identifikasi bahaya dan penilaian risiko
5 Inspeksi K-3, P2H, dan commissioning kendaraam
6 Pengelolaan lalulintas jalan dan houling
7 Prosedur Pelayanan Medis
8 Prosedur Pengawasan Lingkungan

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 7.1.3(c); 7.1.4; 8.5.1(g); 8.1; 8.4
2 Prosedur dan Instruksi Kerja Bidang Kesehatan, Keselamatan Kerja, & Lingkungan
3 Sasaran Mutu 2018 bidang K-3
4 Kebijakan Mutu
5 Analisa Resiko dan Peluang
METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen v 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman v
3. Observasi v
4. Wawancara Audit v

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor Major

2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open Closed

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

HIR, SHE Accountability Program, Sasaran Mutu, Tindakan Perbaikan, Prosedur

Input Proses Lingkungan, Prosedur Inspeksi K3L, Prosedur Pelayanan Medis, Prosedur Manajemen
Resiko, Kompetensi anggota SHE

Safety talk breafing, pencegahan dan penanggulangan fatigue; aplikasi HIRA & JSA;
Output proses inspeksi, pemantauan , dan pengukuran bidang K-3; pengendalian operasional K-3
Commisioning kendaraan, penyediaan dan penggunaan peralaran keselamatan kerja
dan APD, manajemen klnik/ layanan kesehatan; investigasi insiden; penanganan
keadaan darurat (emergency); pelatihan-pelatihan K3 dan evaluasi kesiapan tanggap
darurat; evakuasi medik,

Informasi Rekaman-rekaman Safety talk, MCU,laporan-laporan

Terdokumentasi inspeksi K3 ; Manifest Penanganan Limbah B3; daftar peralatan K3;
rekaman training K3; sertifikat kompetensi ahli K3; surat-surat ijin terkait kepatuhan
regulasi K3; wajib lapor K3; statistik K3; laporan commisioning kendaraan dan
perlengkapan kerja; laporan safety patrol; laporan investigasi insiden; bukti dilakukan-
nya emergencey response drill

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
6.1 dan Program Perencanaan SHE belum tersosialisasikan dab terlaksana di PT RBT Minor
6.2 EKL site PT BIR
Dokumen eksternal belum ter-Registrasi dalam masterlist dokumen eksternal
7.5 (BIB-HSE-ES-003 Management Resiko) Minor

7.1.4 dan Prosedur mengenai pelayanan medis perusahaan belum ada namun Minor
8.1 implementasi sudah berjalan dengan baik
8.1 dan Prosedural mengenai Lingkungan hidup belum tertera namun implementasi Minor
7.1.4 sedang dalam progress berjalan

7.5 Kelengkapan Prosedural sesuai analisa resiko departemen SHE belu Lengkap Minor

6.2 Program SAP belum dilakukan tindakan perbaikan jika belum mencapai target OFI
yang tertera

7.5 Melakukan Review terhadap Dokumen departemen SHE menyesuaikan dengan OFI
undang-undang yang berlaku
Prosedur Inspeksi sudah tertera dan di implementasikan dengan baik di RBT
81 dan 8.4 divisi Hauling namun belum dilakukan secara rutin dengan baik untuk RBT OFI
Divisi EKL
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

NAMA PROSES/UNIT KERJA LOKASI PENANGGUNGJAWAB PROSES

Kantor & Workshop PT. RBT
LOGISTIK DARMAWAN
Jl. Provinsi Km 208 T.Bumbu
NAMA AUDITEE JABATAN NAMA AUDITOR
1. Mr. Daniel Prakoso
2. Mr. Mahrian Noor
Darmawan Logistic Officer

AUDIT SAAT INI AUDIT SEBELUMNYA

Mulai 13.28 WITA
Tanggal 27-Sep-18 Waktu Tanggal 22 Maret 2018
Selesai 14.50 WITA
TUJUAN AUDIT
1 Memverifikasi unit kerja ini telah menepati persyaratan Standar ISO 9001:2015 dan
persyaratan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan
2 Memeriksa kesesuaian realisasi proses-proses Logistik terhadap persyaratan SMM
Perusahaan
3 Memeriksa pencapaian sasaran mutu unit kerja Logistik

RUANG LINGKUP AUDIT

1 Pengajuan permintaan parts dari user & verifikasi kebutuhannya
2 Efektivitas forecast material/parts
3 Efektivitas administrasi & update stock parts
4 Pengajuan permintaan pembelian parts
5 Identifikasi, pelabelan, dan pengendalian parts

KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 7.1.5; 8.4; 8.5, 10.1
2 Prosedur PRD-PLG-01 Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
3 Sasaran Mutu 2018 dan KPI bidang Logistik

METODE AUDIT

1. Verifikasi Dokumen X 5. Lainnya : ............................

2. Verifikasi Rekaman X
3. Observasi X
4. Wawancara Audit X

TINJAUAN TEMUAN AUDIT SEBELUMNYA

1. Temuan Audit Sebelumnya Minor 4 Major 0
2. Hasil Tinjauan Tindakan Perbaikan Open 0 Closed

* Temuan diangkat kembali Status :

* Temuan dinyatakan CLOSED

AUDIT TRAIL

Input Proses Daftar inventaris; form permintaan pembelian; daftar parts; stock card;
daftar barang masuk-keluar; Surat Jalan; forecast kebutuhan; Analisa Resiko
metode pengendalian dan penyimpanan; katalog parts; ketentuan
minimum & maksimum stock; Sasaran Mutu

Output proses permintaan dan penerimaan barang parts; identifikasi material/parts; updating
stock card, pemantauan dan pengukuran permintaan kebutuhan parts; labelisasi
dan kemamputelusuran parts;

Informasi Prosedur & instruksi kerja Logistik; masterlist peralatan & parts, stock card ter-
terdokumentasi update; katalog parts, buku keluar-masuk barang; sampel produk;

Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
8.5 dan
PRD-PLG- Barang yang terdapat dalam Logistik belum terdata secara baik Minor
01

8.5 dan
Forecast belum dilakukan update sehingga stok barang belum dapat diprediksi
PRD-PLG- Minor
kembali
01

8.5 dan
Stok Fisik dan Kartu Stok tidak sesuai sehingga belum ada konsistensi dalam
PRD-PLG- Minor
penerapan standart penyimpanan barang
01

Material yang datang dari departemen Purchasing belum sesuai permintaan tanpa ada
8.5 Minor
dokumen keterangan mengenai kedatangan barang

Analisa Resiko sudah tertera namun belum dilakukan review ulang sesuai kondisi
6.1 OFI
yang terjadi saat in

6.2 Sasaran Mutu belum dilakukan Review dan Revisi pencapaian target tambahan OFI
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
 LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018

REKAP HASIL AUDIT

TEMUAN AUDIT
No Proses/ Unit Kerja / Area
OFI OBS MINOR MAYOR Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
9

DAFTAR TEMUAN

Opportunity For Improvement (OFI)

No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian

Obsevans (Obs)
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian
MINOR
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian

MAJOR
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian