ANALISIS IMPLEMENTASI PAYROLL CYCLE DAN INTERNAL

CONTROL PADA PERUSAHAAN PROPERTI

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki beragam industri, salah
satunya industri properti. Sebagaimana diketahui, Indonesia memiliki banyak developer
properti.

Sebuah perusahaan tentu saja memiliki pegawai yang menjadi pelaksana agar tujuan
perusahaan tercapai. Apabila tujuan perusahaan tercapai, itu berkat para pegawainya. Tentu
saja perusahaan sebagai penanggung jawab harus memberikan feedback kepada pegawaI
yaitu berupa gaji.

Penulis tertarik untuk meneliti sistem penggajian pegawai karena perusahaan

memiliki kewajiban untuk membayar gaji kepada pegawai dan hal ini tidak bisa dilakukan
sembarangan. Sistem penggajian yang baik akan meningkatkan performa dari perusahaan
dan meminimalisir terjadinya fraud. Oleh karena itu, judul karya ilmiah penulis adalah:

“Analisis Implementasi Payroll Cycle dan Internal Control pada Perusahaan Properti”

1.2 Identifikasi Masalah

Dengan latar belakang tersebut, maka beberapa permasalahan yang akan dibahas
dalam penelitian ini adalah :

1. Bagaimana sistem penggajian pegawai pada PT. Budi Karya Bangun Jati dikaitkan dengan
teori Payroll Cycle dalam Sistem Informasi Akuntansi?
2. Bagaimana pengendalian internal sistem penggajian pada PT. Budi Karya Bangun Jati?
3. Apa saja yang sebaiknya diperbaiki dari sistem yang sudah ada?

1
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penulis dalam karya ilmiah ini adalah supaya pembaca mengetahui apakah
sistem penggajian pada PT. Budi Karya Bangun Jati, juga apakah sistem tersebut sudah
sesuai dengan teori yang ada. Selain itu, tujuan lainnya adalah supaya pembaca bisa
mengetahui pengendalian internal yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi masalah yang
ada dalam sistem penggajian PT. Budi Karya Bangun Jati. Selain itu juga pembaca juga
bisa mengetahui proses apa saja yang perlu diperbaiki. Dan tujuan lainnya adalah untuk
memenuhi tugas akhir praktikum Sistem Informasi Akuntansi.

1.4 Metode Penelitian

Berdasarkan permasalahan yang akan diteliti oleh penulis, maka metode pendekatan
yang digunakan adalah metode pendekatan penelitian normatif. Pendekatan normatif
dilakukan dengan cara menelaah hal yang bersifat teoritis atau bahan pustaka yang ada
dan membandingkannya dengan fenomena yang ada. Apakah fenomena tersebut sesuai
dengan teori yang ada.
Dalam menguji kebenaran data dan fenomena yang ada, maka untuk pengumpulan
data, metode yang dilakukan penulis adalah :
1. Penelitian kepustakaan (Library research), yaitu dengan cara mempelajari sumber-
sumber literatur yang membahas mengenai Sistem Informasi Akuntansi.
2. Penelitian lapangan (Field research), yaitu dengan cara :
1. Mengadakan survey yang digunakan sebagai dasar penelitian. Dilakukan dengan
menemui sumbernya yaitu salah satu pihak PT. Budi Karya Bangun Jati untuk
meminta izin melakukan riset dan mengumpulkan data dalam melaksanakan
penelitian.
2. Mengadakan wawancara langsung dengan pihak PT. Budi Karya Bangun Jati
yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian.
Lokasi penelitian dilakukan di kantor PT. Budi Karya Bangun Jati, jalan Pinang
Kuningan I no. 1 Pondok Indah, Jakarta.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Azhar Susanto (2013:22) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Informasi Akuntansi:

“Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun

baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan
bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengertian Data adalah keterangan

atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).
Sedangkan Informasi adalah keseluruhan makna yang menunjang amanat yang
terlihat dalam bagian-bagian amanat itu.

Dengan kata lain data adalah sekumpulan fakta yang dikumpulkan, dicatat
dan disimpan oleh sistem informasi. Data yang kemudian diolah sehingga dapat
memberikan arti bagi penggunanya adalah informasi. Karakteristik yang
dimiliki oleh informasi yang baik dan dapat berguna adalah (Romney) :

 Relevance : infromasi megurangi ketidakpastian memperbaiki

kemampuan pengambilan keputusan untuk membuat prediksi,
mengkonfirmasi atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya
 Reability : informasi andal jika bebas dari kesalahan atau
penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitaas
di organisasi.
 Completeness : informasi lengkap jika tidak menghilangkan aspek-
aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau
aktivitas-aktivitas yang diukurnya.
  Timeliness : informasi tersedia tepat waktu jika diberikan pada saat
yang tepat untuk memungkinkan pengambilan keputusan
menggunakan dalam membuat keputusan
 Undestandability : informasi dapat dipahami jika disajikan dalam
bentuk yang dapat dipakai oleh seluruh pihak yang membutuhkan.
 Verifiability : informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan
pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-
masing akan menghasilkan informasi yang sama.
 Accessibility : informasi dapat diakses ketika diperlukan sewaktu-
waktu.

Menurut Rommey (1997) mengatakan bahwa :

Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang diselenggarakan untuk

mengumpulkan, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan terorganisir
cara untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi
dengan cara dan juga prosedur tertentu.

Berdasarkan informasi yang dihasilkan, pengguna informasi pada

perusahaan digolongkan menjadi dua jenis, yaitu :

1. Pengguna Internal (Internal Users)

Pengguna internal adalah orang-orang yang berada di dalam suatu
organisasi/perusahaan yang merencanakan, mengorganisasi, dan
menjalankan bisnis. Mereka termasuk manajer pemasaran, supervisi
produksi, direktur keuangan, dan para staff perusahaan. Informasi
yang digunakan bersifat mandatory dan essential.
2. Pengguna Eksternal (External Users)
Pengguna eksternal adalah orang-orang atau organisasi-organisasi
diluar perusahaan yang berkepentingan untuk mengetahui dan
membahas laporan akuntansi suatu perusahaan. Yang termasuk
 kedalam pengguna eksternal adalah investor dan kreditor. Informasi
yang digunakan bersifat discretionary.

Pengertian Akuntansi menurut American Insitute of Certified Public

Accounting (AICPA) dalam Harahap (2003) :

“Akuntansi sebagai seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara

tertentu dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya
bersifat keuangan termasuk menafsirkan hasil-hasilnya.”

Sistem Informasi Akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal,

memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan
mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua
pengguna di perusahaan tersebut (Wilkinson,1990).

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna
mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan
untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang
berkepentingan (Ruswinarto, H.,1995:248).

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem
yang terdiri dari kumpulan dua atau lebih komponen yang saling berkakitan dan
berinteraksi yang mana sub sistemnya mendukung sistem yang besar yang
digunakan dalam sebuah organisasi, berfungsi untuk mengelola
organisasi/perusahaan dalam mengumpulkan, mencatat, memproses dan menyimpan
data mengenai transaksi akuntansi dan menciptakan pengendalian internal.
2.1.2 Unsur-unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2005:3) sistem informasi akuntansi terdiri dari
lima komponen, yaitu:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi.

2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan
dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-
aktivitas organisasi.
3. Data tentang organisasi dan proses-proses bisnis organisasi.
4. Software (perangkat lunak) yang dipakai untuk pemrosesan, dan penyimpanan
data mengenai aktivitas organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan
peralatan untuk komunikasi jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengolah dan mengirimkan data dan informasi.
6. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang menjaga data dalam
SIA

2.1.3 Modelling dalam Sistem Informasi Akuntansi

Model yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari tiga jenis,
yaitu:

1. Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Mulyadi mengatakan bahwa:
“Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan
aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.”
Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data dari dalam suatu
organisasi. DFD digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang berjalan,
dan untuk membuat perencanaan dan perancangan sistem yang baru (Romney,
2003:156)
Terdapat tiga jenis Data Flow Diagram (DFD), yaitu :
1. Context Diagram : menggambarkan rangkuman dari
keseluruhan sistem, memberitahukan kepada sistem pemrosesan
data apa saja yang dilakukan oleh entitas eksternal yang menjadi
sumber dan tujuan.

Gambar 2.3.3 1 Context Diagram pada Expenditure Cycle

Sumber : Google
2. Decomposition Diagram : untuk mengetahui subproses yang ada dari
suatu context diagram. Decomposition Diagram merupakan
rangkuman dari keseluruhan proses dan sub proses pada suatu DFD.

Gambar 2.3.3 2 Decomposition Diagram pada Revenue Cycle

Sumber : Google
 3. DFD level 1,2,3.. dll. : sub proses dalam suatu context diagram
digambarkan kembali pada DFD level 1, dijelaskan kembali di
level 2, dan begitupun selanjtnya hingga mendapatkan gambaran
yang tercukupi.

Gambar 2.3.3 3 DFD level 0

Sumber : Google

Simbol-simbol yang terdapat dalam perancangan DFD adalah :

Simbol Nama Keterangan
Menggambarkan organisasi,
entitas, atau individu yang
Data Source
and mengirim atau menerima data
Destination yang digunakan/dihasilkan
sistem

Menggambarkan arus data

antara sumber, tujuan, proses
Data Flow
dan data stores.
 Proses transformasi data
Transformation
Processes masuk dan keluar

Penyimpanan data
Data Stores menggambarkan
repository data secara
temporer
Tabel 2.3.3 1 Simbol DFD

2. Flowchart
Menurut Al-Bahra bin ladjamudin mengatakan bahwa:
“Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart
merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.”

No Simbol Pengertian Keterangan

Digunakan untuk memulai, mengakhiri,
1. Mulai / berakhir ( atau titik henti dalam sebuah proses atau
Terminal ) program; juga digunakan untuk
menunjukkan pihak eksternal.
Sebuah dokumen atau laporan; dokumen
2. Dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak
oleh komputer.

3. Kegiatan Manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang

dilaksanakan secara manual.
Arsip dokumen disimpan dan diambil
4. Arsip secara manual. Huruf didalamnya
T
menunjukkan cara pengurutan arsip: N =
Urut Nomor; A = Urut Abjad; D = Urut
Tanggal.
 Input / Output; Digunakan untuk menggambarkan berbagai
5. Jurnal / Buku Besar media input dan output dalam sebuah bagan
alir program.

6. Disk Bermagnit Data disimpan secara permanen pada disk

bermagnit.
Penghubung Pada
7. Halaman Berbeda Menghubungkan bagan alir yang berada
dihalaman yang berbeda.

8. Pemasukan Data On Entri data alat oleh on line seperti terminal

Line CRT dan komputer pribadi.

Sebuah fungsi pemrosesan yang

9. Pemrosesan dilaksanakan oleh komputer biasanya
Komputer menghasilkan perubahan terhadap data atau
informasi
10. Arus Dokumen atau Arus dokumen atau pemrosesan; arus
Pemrosesan normal adalah ke kanan atau ke bawah.

11. Keputusan Sebuah tahap pembuatan keputusan

Penghubung Dalam Menghubungkan bagan alir yang berada

12. Sebuah Halaman pada halaman yang sama.

Digambarkan dengan menupuk simbol

13. Dokumen Rangkap dokumen dan pencetakan nomor dokumen
dibagian depan dokumen pada bagian kiri
atas.
Tabel 2.3.3 2 Flowchart
 Berikut adalah contoh penerapan Flowchart

Gambar 2.3.3 4 Flowchart

Sumber : Google

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Sedangkan Entity Relationship Diagram menurut Dolly Indra dalam
Modul Perancangan Sistem Informasi adalah :
“ERD ( Entity Relationship Diagram ) adalah model konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. Digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relative
kompleks ”.
Simbol-simbol yang diunakan dalam ERD adalah :

Simbol Nama Keteragan

Entity Berupa objek atau entitas

 Menggambarkan karakter yang
Atribute
dimiliki

Menghubungkan antara suatu

Relationship
entitas pada entitas lainnya

Tabel 2.3.3 3 ERD

Dalam penerapannya, pada simbol atribute terdapat tiga jenis karakter

yang dimiliki oleh suatu atribute, yaitu :
1. Primary Key : kunci utama dari suatu entitas yang menunjukkan
bahwa field yang menjadi kunci tersebut tidak bisa diisi dengan
data yang sama, dengan kata lain Primary key menjadikan tiap
catatan memiliki identitas tersendiri yang membedakan satu sama
lain.
2. Foreign Key : satu atribute yang melengkapi satu relationship
yang tertuju pada induknya.
3. Description : digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari
suatu entitas yang tidak unik.

Dalam merancang ERD terdapat beberapa hubungan yang dapat terjadi yaitu
:

1. Relasi Satu ke Satu (One to One)

Adanya relasi antara himpunan entitas satu kepada entitas lain, tetapi
tidak lebih dari satu atau hanya satu atribut yang dimiliki. Berikut ini
penggambarannya:

NID NID

1 1
Kepalai
Dosen Jurusan
 Gambar 2.3.3 5 Relasi Satu ke Satu (One to One)

2. Relasi Satu ke Banyak (One to Many)

Adanya relasi antara himpunan entitas terhubung pada hanya satu
entitas yang memiliki dua atau lebih atribut. Berikut ini
penggambarannya:

NID NID Kd_MK

1 M
Ajar
Dosen Kuliah

Gambar 2.3.3 6 Relasi Satu ke Banyak (One to Many)

3. Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)

Adanya relasi antara himpunan entitas dengan suatu entitas yang
lainnya yang mana memiliki atribut yang banyak, dimana dalam
hubungannya juga terdapat atribut. Berikut ini penggambarannya:

NIM Kd_MK
NIM
Kd_MK

M N
Mahasiswa Belajar Kuliah

Gambar 2.3.3 7 Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)

2.1.4 Sub Sistem pada Sistem Informasi Akuntansi

Dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi, didalamnya terdapat 5 sub
sistem penting yaitu :
 (1). Sistem Pengeluaran (Expenditure Cycle) adalah segala kegiatan yang
bertujuan untuk mendapatkan segala sumber ekonomis baik barang maupun
jasa.
(2). Sistem Pendapatan (Revenue Cycle) adalah segala kegiatan perusahaan
yang bertujuan untuk mendapatkan untung atau laba dari para konsumen
dengan cara menjual barang atau jasa yang diproduksi oleh perusahaan
tersebut.
(3). Sistem Produksi (Production Cycle) sistem ini berhubungan dengan proses
pengolahan sumber ekonomi.
(4). Sistem Penggajian (Human resources/Payroll Cycle) sistem ini berkaitan
dengan management dan pengendalian sumber daya yang dilakukan oleh
perusahaan seperti investasi dan aktiva.
(5). Sistem Buku Besar dan Laporan Keungan (General Ledger and Financial Accounting) adalah
semua kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan transaksi keuangan.

2.2 Profil Perusahaan

PT. Budi Karya Bangun Jati berdiri pada tahun 2004 di Jakarta. Didirikan oleh Budi
Riyanto dan Susilo Dwi Santoso dengan usaha utama furniture. Pada tahun 2009, PT. Budi
Karya Bangun Jati beralih ke usaha properti. Dipimpin oleh CEO dan dibantu oleh
secretary, manajer Finance Division, manajer Producion Division serta manajer Human
Resource Division. Untuk menjalankan bisnisnya, PT. Budi Karya Bangun Jati memiliki
pegawai yang terbagi menjadi dua bagian, pegawai kantor dan pekerja lapangan. Pekerja
lapangan dipimpin oleh supervisor dan pegawai kantor dipimpin oleh masing manajer
masing-masing divisi
 CEO

Secretary

Treasury Production HRD

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Budi Karya Bangun Jati

 BAB III
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Current Business Process

Di sub bab ini, penulis akan membahas mengenai siklus penggajian pada PT. Budi
Karya Bangun Jati. Proses awal siklus dimulai dari pengumpulan data jam kerja pegawai
kantor dan pekerja lapangan oleh Human Resources Division. Lalu HRD menyiapkan
payroll data yang nantinya akan diotorisasi oleh direktur. HRD juga menyiapkan tax rates.
Setelah otorisasi, payroll data tersebut akan diberikan kepada Treasury oleh HRD.
Treasury akan membuat slip gaji berdasarkan payroll data. Slip gaji yang telah
disiapkan oleh Treasury akan diberikan kepada pegawai kantor, sementara untuk pekerja
lapangan akan diberikan kepada supervisor dan akan distribusikan oleh supervisors kepada
pekerja lapangan. Setelah pegawai kantor dan supervisor menerima slip gaji pekerja
lapangan, mereka akan mencairkan ke bank.
Human Resources Division akan melaporkan total payroll data ke secretary dan
secretary akan memperbaharui payroll master data. Treasury akan membayarkan tax
deposit.

3.2 Penerapan Internal Control COSO ERM

1. Internal Environment
- Sebelum membuat payroll data, HRD harus menyiapkan format data yang
dibutuhkan. Bisa berbentuk form isian dan juga menggunakan job tme ticket
yang ada.
2. Event Identification
- Mengidentifikasi apa saja yang harus dilakukan dari penyiapan payroll data
hingga pendistribusian gaji dan pajak.
3. Objective Setting
- Menyiapkan payroll data yang akurat
- Mendistribusikan secara cepat dan tepat
- Membayarkan pajak secara tepat

4. Risk Assesment
- Data jam kerja tidak akurat
- Pendistribusian tidak tepat waktu
- Perhitungan pajak tidak tepat
5. Risk Respond
- Semua kepala divisi mengontrol job time card
- Merekrut ahli pajak

6. Control Activities

7. Information and Communication

Komunikasi antar divisi terintegrasi agar tidak terjadi miscomunication Penyerahan

job time card dilakukan rutin dan tepat waktu untuk meminimalisir kecurangan

8. Monitoring
Dilakukakn oleh CEO dengan mengotorisasi payroll check yang akan diberikan
 3.3 DFD dan Flowchart Current Business Process

Decomposition Diagram

Payroll Cycle

1.0
3.0
Collect and Update Master Data 2.0 4.0
Distribute
Prepare Payroll Disburse Payroll
Payroll

Context Diagram

HRD Job Time Card

Treasury
Payroll Data Authorized Payroll Data Authorized Payroll Data

Paycheck

Report Payroll Cycle

Secretary

Paychceck Bank

Payroll Data
Paycheck

Authorized Payroll Data

Job Time Card
Employee

Director
DFD Level 0

4.0
Bank
Disburse Payrol
Production

Labor Hour
Payroll Check

Labor Hour
Treasury HRD

Payroll Data Labor Hour 1.0

Collect and
Update Master
Data

Master Payroll
Data

Payroll Data
2.0
Prepare Payroll 3.0
Distribute
Payroll
DFD Level 1

CEO

Treasury Authorization

Labor Hour

1.0
Collect and Payroll Master
Labor hour Update Master Payroll Data Data
HRD
Data
Labor Hour

Production
Document Flowchart

Flowchart Payroll Cycle PT. Budi Karya Bangun Jati

Phase

HRD CEO Treasury Secretary

Start
Making
Authoriza
Payroll Reporting
tion Check

Collect
work
hour Authorized Payroll Payroll Check

Yes

Distribute to End
No Payroll Data Supervisors
and
managers

Complete
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

4.1 Simpulan
Dari penelitian diatas, dapat disimpulkan bahwa:
1. PT. Budi Karya Bangun Jati telah memiliki siklus penggajian
2. PT. Budi Karya Bangun Jati telah menerapkan beberapa Internal Control

4.2 Saran
Saran untuk PT. Budi Karya Bangun Jati adaalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Internal Control dari Payroll Cycle dengan memperhatikan setiap

poin yang ada pada COSO ERM.
2. Memperbaiki sistem penggajian yang ada
 DAFTAR PUSTAKA

Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2016). Bandung.

Orgnization, C. o. (2013). COSO. Retrieved from www.coso.org/ic.htm.

Pengertian dan Contoh Dari Context Diagram, Data Flow Diagram, dan Flow Map. (2016).
Retrieved from Academia:
http://www.academia.edu/6078318/Pengertian_dan_Contoh_Dari_Context_Diagram_Dat
a_Flow_Diagram_dan_Flow_Map_upload_by_rahmatdi99.com

Romney, M. B. (n.d.). Accounting Information System. Pearson.