Tugas

Sistem Informasi Adminitrasi Kependudukan

(Penerapan SIAK sebagai Perwujudan E-Government di Jembrana)

NAMA KELOMPOK

I GEDE SUPARTAWAN, 22.1267

YUSO LIANMAR PUTRA, 22.0930

ARIUS JOANATA, 22.0482

INSITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI

FAKULTAS MANAJEMEN PEMERINTAHAN

2014
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pemerintahan di setiap daerah seluruh wilayah Indonesia pada saat ini menghadapi
“tekanan” dari berbagai pihak untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dan meningkatkan
partisipasi aktif dalam pemberian informasi bagi masyarakat. Hal tersebut menyebabkan
eGovernment atau pemerintahan berbasis elektronik semakin berperan penting bagi semua
pengambil keputusan. Pemerintah Tradisional (traditional government) yang identik dengan
paper-based administration mulai ditinggalkan. Transformasi traditional government menjadi
electronic government (eGovernment) menjadi salah satu isu kebijakan publik yang hangat
dibicarakan saat ini. Di Indonesia eGovernment baru dimulai dengan inisiatif yang dicanangkan
beberapa tahun lalu.

E-Government itu sendiri merupakan penggunaan internet untuk melaksanakan urusan

pemerintah dan penyediaan pelayanan publik yang lebih baik dan cara yang berorientasi pada
pelayanan masyarakat. Usaha pengembangan e-government di berlakukan tidak hanya di pusat
saja tetapi juga di tiap kabupaten sebagai salah satu bentuk implementasi otonomi daerah. Salah
satu bentuk aplikasi dari e-government tersebut adalah diberlakukannya SIAK (Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan ) on-line.

Dalam makalah ini kami tertarik untuk membahas lebih dalam mengenai penerapan SIAK
sebagai perwujudan E-Government di Jembrana.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana penerapan SIAK di wilayah Jembrana ?

2. Apa faktor pendukung dan penghambat dalam perwujudan SIAK di Jembrana ?

 
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Tinjauan Pustaka

2.1.1 Pengertian E-Government

The World Bank Group mendefinisikan E-Government sebagai:

E-Government refers to the use by government agencies of information technologies (such as

Wide Area Networks, the Internet, and mobile computing) that have the ability to transform
relations with citizens, businesses, and other arms of government.

E-Government ini dapat diimplementasikan dalam berbagai cara. Contoh-contohnya antara lain:

 Penyediaan sumber informasi, khususnya informasi yang sering dicari oleh masyarakat.
Informasi ini dapat diperoleh langsung dari tempat kantor pemerintahan ataupun dari
Internet (yang dapat diakses oleh masyarakat dimana pun dia berada). Informasi ini dapat
berupa informasi potensi daerah,sumber daya manusia dan  administrasi kependudukan.
Kita dapat mengetahui berapa pendapatan daerah , apa komoditas yang paling utama dan
bagaimanakah kualitas sumber daya yang terdapat di daerah tersebut.
o Di era otonomi daerah, fungsi penyedia sumber informasi ini dapat menjadi
penentu keberhasilan. Contoh : manusia seperti apa di daerah tersebut dan berapa
jumlah perguruan tinggi di daerah tersebut.
o Penyediaan mekanisme akses melalui kios informasi yang tersedia di kantor
pemerintahan dan juga di tempat umum. Usaha penyediaan akses ini dilakukan
untuk menjamin kesetaraan kesempatan untuk mendapatkan informasi.
o E-procurement dimana pemerintah dapat melakukan tender secara on-line dan
transparan.
 Menurut  Eduardo Contreras Budge, E-Government mampu berkontribusi pada hal-hal
seperti peningkatan efisiensi operasi pemerintah, peningkatan transparansi, dan memodernisasi
sektor publik. Efisiensi operasi pemerintah diperoleh berkat otomatisasi/digitasi fungsi-fungsi
administrasi, yang dengan lain kata menyederhanakan proses dan penyampaian layanan.

Peningkatan transparansi, juga akuntabilitas yang diperoleh memungkinkan sektor

publicmemperluas peran mereka berdasar tesis penyedia layanan yang berorientasi pada
masyarakat. E-Government memungkinkan operasi pemerintah , berikut hasilnya terbuka bagi
publik. Selain itu, E-Government juga memungkinkan terjadinya modernisasi atas sector public.
Modernisasi adalah pencapaian efisiensi kerja dengan biaya yang kecil. Lewat E-Government,
pemerintah mampu menghemat dana penyebaran informasi konvensional dengan penyebarannya
lewat internet, terlebih ke daerah-daerah yang mahal sarana transportasinya.

2.1.2 SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan)

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) adalah sistem informasi yang

memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi
Administrasi Kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu
kesatuan. Instansi Pelaksana SIAK adalah perangkat pemerintah kabupaten/kota yang
bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan Administrasi
Kependudukan : 1) UU 23 2006 tentang Administrasi Kependudukan, 2) PP 37 2007 tentang
Pelaksanaan UU 23 2006 tentang Administrasi Kependudukan .

 Tujuan SIAK (pasal 70)

Pengelolaan SIAK bertujuan:

1. meningkatkan kualitas pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil;

2. menyediakan data dan informasi skala nasional dan daerah mengenai hasil pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil yang akurat, lengkap, mutakhir dan mudah diakses;
3.  mewujudkan pertukaran data secara  sistemik melalui sistem pengenal tunggal dengan
tetap menjamin kerahasiaan.
 SIAK merupakan suatu aplikasi untuk mengelola kependudukan daerah, yang meliputi
pengelolaan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akte Kelahiran, Hasil Sensus,
dan Laporan Demografi penduduk. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola data
kependudukan pada Kecamatan / Kelurahan yang lokasinya terpisah, akan tetapi dengan
berbasiskan teknologi internet dimana seluruh data dan aplikasi ditempatkan di satu titik yaitu
Internet Data Center, maka integritas keseluruhan data selalu terjamin.

Sistem Informasi yang berkaitan dengan data penduduk mencakup seluruh aspek
kependudukan. Dipusatkan di Daerah Tingkat II seperti Kabupaten dan Kotamadya, dengan
prasarana teknologi informasi SIAK dapat menangani pendataan status penduduk dengan segala
perubahannya.

 Konsep Sistem Informasi  Administrasi Kependudukan

Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya dalam
menjalankan fungsi managerial yang meliputi: perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian.
Berdasarkan UU No 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan adalah suatu sistem informasi yang pengelolaan, pengkajian,
penyimpan dan pengembangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan untuk tercapai
tertib administrasi di bidang kependudukan.
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Gambaran Umum Kabupaten Jembrana

Kabupaten Jembrana merupakan salah satu dari 9 (sembilan) Kabupaten/Kota yang

berada di Provinsi Bali. Kabupaten Jembrana terletak di bagian barat Pulau Bali yang membujur
dari barat ke timur.Luas wilayah Jembrana 84.180 Ha. atau 14,96 % dari luas wilayah Pulau
Bali. Kabupaten Jembrana, pada sebelah utaranya berbatasan dengan kabupaten Buleleng, pada
sebelah selatannya berbatasan dengan Samudera Indonesia, pada sebelah timurnya berbatasan
dengan kabupaten Tabanan dan pada sebelah barat berbatasan dengan selat Bali. Dengan posisi
geografis seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, maka Kabupaten Jembrana merupakan pintu
masuk Pulau Bali melalui pelabuhan Gilimanuk di ujung barat wilayah Kabupaten Jembrana.

Kabupaten Jembrana pada mulanya terbagi menjadi 4 kecamatan yang kantornya terletak
di jalan utama (jalan Nasional) meliputi dari yang paling barat berturut‐turut adalah Kecamatan
Melaya, Kecamatan Negara, Kecamatan Mendoyo dan Kecamatan Pekutatan. Semenjak Tahun
2008, Kecamatan Negara dimekarkan menjadi 2 yaitu Kecamatan Negara itu sendiri dan
Kecamatan Jembrana. Dan semenjak itu Kabupaten Jembrana dibagi menjadi 5 kecamatan. Total
desa/kelurahan yang terdapat di Kabupaten Jembrana adalah 51 desa/kelurahan. Pada kecamatan
Melaya terdapat 10 desa/kelurahan, pada kecamatan Negara terdapat 12 desa/kelurahan, pada
kecamatan Jembrana terdapat 10 desa/kelurahan, pada kecamatan Mendoyo terdapat 11
desa/kelurahan, dan kecamatan Pekutatan terdapat 8 desa.

Susunan Organisasi Pemerintahan Kabupaten Jembrana di kepalai oleh Bupati dan Wakil
Bupati Jembrana. Pusat pemerintahan berada di Civic Centre Pemerintahan di Jalan Untung
Surapati Negara. Seluruh Dinas (SKPD) pelaksana jalannya pemerintahan berada dalam satu
gedung terpadu, sehingga pelaksanaan roda pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat
berada dalam satu gedung bersama Sekretaris Daerah Kabupaten Jembrana selaku Kepala
Sekretariat Daerah. Sekretaris Daerah dibantu oleh beberapa asisten yang bertanggung jawab
terhadap tugas bidangnya masingmasing yang juga dalam pelaksanaan tugasnya dibantu oleh
beberapa kepala bagian.
3.2 Penerapan SIAK di Kabupaten Jembrana

Dalam penerapan SIAK di Kabupaten Jembrana, melalui beberapa alur, yaitu : informasi
dipublikasikan melalui portal resmi kabupaten (http://jembranakab.go.id) dari informasi umum,
persyaratan layanan, waktu yang dibutuhkan, dan biaya administrasi yang mesti dibayar. Setelah
melengkapi persyaratan, berkas yang telah di registrasi langsung dimasukkan melalui kotak
khusus yang secara otomatis terbuka dan tertutup setelah warga bersangkutan menekan
tombolnya Di sinilah asas transparansi dan kepastian hukum menjadi ciri khas dari pelayanan
publik yang diselenggarakan oleh Kabupaten Jembrana. Bagaimana berbagai langkah terobosan
itu bisa dilakukan, terlebih Jembrana bukanlah kabupaten kaya? Menurut I Gede Winasa, Bupati
dari Kabupaten tersebut, ide dasar pelayanan publik adalah penerapan konsep adil dan makmur.
Untuk meraih adil dan makmur maka Pemkab Jembrana menyusun seluruh kebijakan untuk
mengatasi permasalahn keadilan dan kesejahteraan. Kesejahteraan bermakna kemampuan fisik
dan kompetensi masyarakat untuk memenuhi sandang, pangan, dan papan. Kesejahteraan
memiliki empat komponen, yaitu kesehatan, pendidikan, daya beli masyarakat, dan kualitas
hidup. Keadilan diterjemahkan sebagai pelayanan publik. Karenanya, fokus pemkab Jembrana
adalah bagaimana meningkatkan kualitas hidup dan memberikan pelayanan pada publik.

Penerapan SIAK di Jembrana sudah berjalan dengan efektif, dilihat dari fakta yang ada, yaitu :

1. Adanya kartu multifungsi yang disebut Jembrana Smart Card (J-Smart).

Dengan adanya kartu multifungsi ini, setiap pegawai pemerintah dan siswa sekolah cukup
menyimpan satu kartu yang memiliki beragam fungsi: sebagai KTP, kartu pegawai atau kartu
pelajar yang merangkap kartu absen, kartu ATM hingga kartu untuk pembayaran belanja di
kantin sekolah. Hebatnya lagi, kartu itu berisi data rekam medis dan berfungsi sebagai kartu
berobat ke dokter atau rumah sakit. Kartu ini boleh dibilang sebagai terobosan dari Pemkab
Jembrana dalam rangka meningkatkan kinerja layanan publiknya dengan memanfaatkan TI.
 2. Adanya layanan e-ticket

Layanan ini bermanfaat untuk keperluan transportasi massal dengan tarif murah — walaupun
untuk sementara layanan ini baru bisa dinikmati pegawai negeri sipil (PNS). Melalui layanan e-
ticket, setiap bus sudah dilengkapi komputer untuk membaca KTP SIAK milik PNS yang
menumpang dan telah terintegrasi dengan rekening masing-masing sehingga langsung
memotong Rp 1.000 untuk satu perjalanan.

3.     Penerapan e-voting

Penerapan e-voting untuk menghemat biaya serta mempersingkat dan memudahkan proses
pemilihan kepala desa dan kepala dusun. Selain itu, dengan menggunakan kartu chip sebagai
kartu identitas penduduk dan bagian dari sistem verifikasi, penyimpangan proses pemilihan dapat
dihindari. Dengan sistem ini, calon pemilih hanya menggunakan kartu tanda penduduk yang
sudah dilengkapi chip data untuk mendaftar, kemudian menuju bilik suara dan menyentuh
gambar calon yang tertera pada layar monitor. Prosesi itu dilakukan tidak sampai setengah menit
untuk satu pemilih. Hasil dari sistem ini bisa segera terpampang di layar monitor dan bisa
dihitung seketika, sehingga siapa pemenangnya dan jumlah suara yang diperoleh bisa diketahui.

4. Penerapan e-KTP

Dalam penerapannya e-KTP, masyarakat Jembrana tidak dipungut biaya. Dalam mengurus e-
KTP dilengkapi chip, tidak ada biaya alias gratis. Saat ini 71% penduduk Jembrana telah
memiliki e-KTP bisa difungsikan sebagai kartu berobat gratis, baik ke rumah sakit umum
maupun swasta, pelayanan ambulan hingga ke rumah sakit rujukan di Denpasar juga digratiskan.
Bahkan, di Denpasar, Pemkab menyediakan rumah singgah berkapasitas 20 kamar bagi
masyarakat Jembrana dengan hanya menunjukkan KTP. Tidak hanya pembuatan KTP yang
digratiskan, akta kelahiran dan akta perkawinan juga bisa didapatkan secara gratis.
 Pemerintah Kabupaten Jembrana selalu berupaya memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara cepat, mudah dan transparan, hal ini tentunya dapat dilakukan secara efektif
dan efisien dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Salah satu inovasi yang
telah dilakukan guna mewujudkan pelayanan masyarakat yang prima, adalah dengan
memberlakukan J-ID (Jembrana Identitas Diri) yaitu Nomor unik yang terpadu dalam satu kartu
identitas yang diberikan kepada setiap warga Jembrana yang telah memenuhi syarat sesuai
peraturan yang berlaku. J-ID yang diwujudkan dalam bentuk KTP SIAK (Kartu Tanda Penduduk
dari Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) yang didalamnya berisi chip (RFID) menjadi
tanda pengenal seseorang ketika melakukan transaksi kependudukan, kesehatan, pendidikan dan
lain-lajin, baik aktivitas yang berhubungan dengan birokrasi pemerintahan maupun kegiatan
yang menyangkut pelayanan umum dan sosial kemasyarakatan.

2. Faktor pendukung dan penghambat dalam perwujudan SIAK di Jembrana.

Adapun kendala dalam penerapan SIAK tersebut yaitu masyarakat masih relatif sulit
mengakses informasi, serta mengurus pembuatan kartu pengenal dan pencatatan lainnya (KTP,
paspor, SIM, akta kelahiran, pindah alamat, pernikahan, dan sebagainya).

Seperti studi-studi pemerintah-elektronik yang dilakukan oleh peneliti lainnya,

permasalahan umum yang menjadi batu sandungan pelaksanaan pemerintahan-elektronik adalah
ketidaksiapan sumber daya manusia. Selain itu, belum adanya kultur berbagi (sharing) informasi,
kultur mendokumentasi, langkanya SDM yang handal, infrastruktur yang belum ada dan tentu
saja mahalnya biaya yang harus ditanggung.

Permasalahan di atas menghasilkan mutu layanan yang tidak maksimal. Kabupaten

Jembrana sering diganggu lemahnya sistem keamanan sistem. Beberapa kali, portal mereka
terganggu oleh ulah hacker atau cracker yang bisa membahayakan sistem manajemen data dan
informasi. Karena minimnya sumber daya manusia yang ada, maka tindakan mengatasi
gangguan jaringan maupun cracker memakan waktu lama dan sangat mungkin pemerintah harus
mendata ulang lagi warga negaranya. Kendala lainnya adalah belum memadainya infrastruktur
pemerintahan-elektronik dan mahal. Infrastruktur telekomunikasi Indonesia memang masih
belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran
telepon, atau bahkan aliran listrik. Kalaupun semua fasilitas ada, harganya masih relatif mahal.
Pemerintah juga belum menyiapkan pendanaan (budget) untuk keperluan ini.

FAKTOR-FAKTOR EKSTERNAL

PELUANG ANCAMAN

(OPPORTUNITY) (THREAT)
1. Keinginan kuat dari berbagai pihak untuk 1. Rendahnya kesadaran masyarakat terhadap
mendukung Sistem Administrasi pentingnya administrasi kependudukan
Kependudukan
2. Adanya persepsi masyarakat tentang sulit /
2. Adanya Undang – Undang tahun 2002 dan mahalnya pengurusan administrasi kependudukan
Undang – Undang Tingginya tingkat mobilitas
3. Adanya potensi tindak kejahatan
penduduk
penyalahgunaan hak akses database
3. Adanya keinginan kuat dari masyarakat kependudukan dan manipulasi data&dokumen
untuk terus melakukan perbaikan dan kependudukan
penyempurnaan pelayanan

 
Faktor-faktor Internal

Faktor internal terdiri dari Kekuatan (Strenght) dan Weakness (Kelemahan) yang secara spesifik
dapat digambarkan pada Tabel berikut ini :

FAKTOR-FAKTOR INTERNAL

KEKUATAN KELEMAHAN

(STRENGTH) (WEAKNESS)
1. Tersedianya UU, PP dam Perpres 1. Belum memadainya perangkat  Teknologi
Informasi dan sarana prasarana pendukung
2. Tersedianya Perda dan Perbup tentang
pelayanan
administrasi kependudukan
2. Belum optimalnya sosialisasi tentang
3. Adanya komitmen pimpinan dan seluruh
administrasi kependudukan
karyawan dalam memberikan pelayanan prima
3. Belum optimalnya kinerja SDM
4. Tersedianya SDM yang memadai. di bidang
teknologi Informasi. 4. Belum memadainya sistem teknologi
informasi

Permasalahan di bidang administrasi kependudukan yang masih dihadapi adalah sebagai berikut:

1. Masih rendahnya kesadaran masyarakat dalam melaporkan perubahan atas peristiwa

kependudukan dan peristiwa penting yang dialami oleh penduduk dan keluarganya
2. Terbatasnya jangkauan masyarakat terhadap tempat pelayanan untuk segera melaporkan
peristiwa yang dialaminya
 3. Masih terbatasnya jumlah dan kualitas petugas register untuk memverifikasi dan validasi
persyaratan pelaporan penduduk atas peristiwa yang dialami
4. Masih terbatasnya cakupan kabupaten/kota dalam penerapan Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan (SIAK) untuk pelayanan publik
5. Belum tersambungnya jaringan komunikasi data (online system) dari kabupaten/kota,
provinsi dan pusat
6. Belum terintegrasinya system informasi departemen/lembaga dengan sistem informasi
administrasi kependudukan dalam pemanfaatan Nomor Induk Kependudukan (NIK)
7. Terbatasnya sumber daya manusia baik pusat maupun daerah dalam pengeloaan SIAK
8. Masih terbatasnya dukungan pemerintah provinsi dan pemerintah kota dalam penerapan
SIAK
9. Masih banyak terdapat KTP ganda.

 
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

 SIAK merupakan suatu aplikasi untuk mengelola kependudukan daerah, yang meliputi
pengelolaan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akte Kelahiran, Hasil
Sensus, dan Laporan Demografi penduduk. Aplikasi ini dapat digunakan untuk
mengelola data kependudukan pada Kecamatan / Kelurahan yang lokasinya terpisah,
akan tetapi dengan berbasiskan teknologi internet dimana seluruh data dan aplikasi
ditempatkan di satu titik yaitu Internet Data Center, maka integritas keseluruhan data
selalu terjamin.

 Program penerapan pemerintahan-elektronik memang berpeluang memberikan manfaat

bagi peningkatan pelayanan publik. Namun demikian kebijakan penerapan pemerintahan-
elektronik mesti didasari untuk memberikan keterbukaan dan kepastian hukum.
Pengalaman Kabupaten Jembrana patut dijadikan referensi bagi penerapan pemerintahan
elektronik karena dengan anggaran belanja daerah yang minim masih tetap mampu
memberikan pelayanan publik yang baik. Penerapan perangkat lunak tak berbayar di
Jembrana mampu menghemat anggaran daerah untuk belanja perangkat infrastruktut
pemerintahan-elektronik.

 Adapun kendala permasalahan umum yang menjadi batu sandungan pelaksanaan

pemerintahan-elektronik adalah ketidaksiapan sumber daya manusia. Selain itu, belum
adanya kultur berbagi (sharing) informasi, kultur mendokumentasi, langkanya SDM yang
handal, infrastruktur yang belum ada dan tentu saja mahalnya biaya yang harus
ditanggung
4.2 Saran

 Meningkatkan kesadaran masyarakat dengan memberikan sosialisasi mengenai

pentingnya SIAK dalam membantu mewujudkan e-government.
 Memberikan pelatihan-pelatihan khusus kepada pelaksana program SIAK. 
 Penyediaan anggaran khusus dari pemerintah dalam mendukung jalannya penerapan
sistem informasi daerah.

DAFTAR PUSTAKA

http://jembranakab.go.id

http://plazaegov.blogspot.com/2010/01/apakah-pemeringkatan-e-government.html

http://plazaegov.blogspot.com/2010/01/mendagri-target-nik-2011-terganjal.html 

http://plazaegov.blogspot.com/2010/01/indonesia-targetkan-tahun-2012seluruh.html

http://plazaegov.blogspot.com/2010/01/implementasi-ektp-nasional-nik-2010.html

http://www.cilacapmedia.com/index.php/component/content/article/24–opini/250studi-
kebijakan-pemerintahan-elektronik-e-government-di-kabupaten-jembrana-dan-cilacap