Prosedur During Individual Guest Departure

Bagaimana menangani tamu berangkat beserta barang dengan langkah cepat.

Bell captain mendapat informasi tamu akan berangkat (check- out) melalui Expected
departure list yang dikirim oleh resepsionist. Selain diatas Informasi mengenai
penjemputan barang tamu yang akan berangkat melalui:
1. Resepsionist
Keakuratan informasi yang ada dalam formulir tamu yang diharapkan berangkat
(expected departure list) biasanya tidak tepat, misalnya di formulir tersebut tertulis
tamu kamar nomor # 108 berangkatnya pukul 13.00 wib, kenyataannya adalah tamu
tersebut check-out pukul 14.00 wib. Untuk itu informasi tambahan dari pihak
reception perlu diberikan kepada bellcaptain melalui telepon mengenai keakuratan
informasi penjemputan barang tamu yang akan berangkat tersebut.

2. Front Office Cashier

Kadang-kadang ada tamu yang akan berangkat dengan terlebih dulu
menginformasikannya ke kasir kantor depan, sekaligus menanyakan jumlah
rekeningnya dan meminta seorang bellboy untuk membantu membawa barang dari
kamarnya. Petugas kasir akan menginformasikan hal tersebut pada bellcaptain
untuk dikirimkan seorang bellboy ke kamar tamu tersebut.
3. Dari Tamu itu sendiri
Adakalanya tamu yang ingin berangkat langsung datang ke bellcaptain counter dan
meminta bellboy untuk mengambil barang yang ada di dalam kamarnya untuk
dibawakan ke lobby hotel. Sebelum menjemput barang tamu yang akan berangkat,
adapun infromasi yang perlu diketahui oleh bellcaptain dari tamu adalah:
a. Jumlah barang tamu tersebut
Bellcaptain selalu menanyakan kepada tamu jumlah barang yang akan dibawa.
Hal ini penting untuk mengetahui berapa bellboy yang harus dikirim ke kamar
tamu tersebut.
b. Waktu pengambilan barang
Tanyakan kepada tamu waktu pengambilan barang. Hal ini penting untuk
memastikan kepada bellboy, pukul berapa ia harus menjemput ke kamar untuk
mengambil barang tamu tersebut.
c. Transportasi
Bellcaptain hendaknya juga menanyakan kepada tamu mengenai transportasi
yang akan digunakan, sehingga jika tamu tidak mempunyai mobil sendiri,
bellcaptain dapat segera mereservasikan taksi untuk tamu tersebut