UnitMengelola

Kompetensi 26
Persediaan
 PENDAHULUAN

Mengelola Persediaan UK 26
 Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta mampu
melakukan proses identifikasi, perencanaan dan
pengendalian persediaan sebagai bagian dari
proses pengadaaan barang/jasa.

Tujuan Khusus
 Mengidentifikasi persediaan
 Merencanakan persediaan
 Mengendalikan penggunaan persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
 Gambaran Umum
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Umum
1.2. Tujuan Khusus
1.3. Gambaran Umum

BAB II MENGIDENTIFIKASI PERSEDIAAN

2.1 Pengertian Persediaan
2.2 Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan
2.3 Klasifikasi Persediaan
2.4 Daftar Persediaan
2.5 Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

BAB III MERENCANAKAN PERSEDIAAN

3.1 Rencana Penggunaan Persediaan
3.2 Analisis Kebutuhan Persediaan
3.3 Metode Peramalan Kebutuhan Persediaan
3.4 Biaya Pengelolaan Persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
 Gambaran Umum

BAB IV MENGENDALIKAN PENGGUNAAN PERSEDIAAN

4.1 Monitoring Persediaan
4.2 Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan
Lindung Lingkungan (SMK3L) dalam mengelola persediaan
4.3 Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan
4.4 Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan
4.5 Pelaporan Persediaan

BAB V INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES MENGELOLA PERSEDIAAN

5.1 Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan

5.2 Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan
5.3 Kunci Sukses Dalam Mengelola Persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
 MENGIDENTIFIKASI
PERSEDIAAN

Mengelola Persediaan UK 26
 Pengertian Persediaan

Persediaan meliputi simpanan material Suatu istilah umum

Syakur 2009

Lalu Sumayang 2003

Hani Handoo 2003

segala macam yang berupa bahan yang menunjukan
barang yang mentah, barang segala sesuatu atau
menjadi objek dalam proses dan sumber daya-
pokok aktivitas barang jadi sumber daya
perusahaan yang organisasi yang
tersedia untuk di disimpan dalam
olah dalam proses antisipasinya
produksi atau di terhadap
jual. pemenuhan
permintaan.

Mengelola Persediaan UK 26
 Alur Proses Pengelolaan Persediaan

Unit kompetensi ini yang juga terkait

dengan unit kompetensi mengelola
pengiriman (UK 25) dan unit kompetensi
mengelola penyimpanan (UK 27),
dimana dari 3 (tiga) pilar proses ini akan
diuraikan secara strategis, teknis, dan
taktis menjadi proses mengelola
penyimpanan secara komprehensif.
Sumber : Attaché

Mengelola Persediaan UK 26
 Alur Proses Pengelolaan Persediaan
Proses mengelola penyimpanan menjadi sangat penting untuk dipelajari bagi para
pihak yang terkait proses pengadaan dan penanganan logistik, karena proses ini
sangat terkait erat dengan:

Proses Pengelolaan
Proses distribusi
penerimaan biaya pengadaan
kpd pengguna
barang dari terkait proses
dan pihak
penyedia penanganan
lainnya
persediaan
dalam
penyimpanan

Proses penanganan Akuntabilitas

dan penyimpanan proses pengadaa
secara baik dan secara
benar keselurhan

Mengelola Persediaan UK 26
Tujuan mengadakan persediaan:

 Menghilangkan pengaruh ketidakpastian

 Mempersiapkan stok apabila ada keperluan
mendadak
 Mengantisipasi fluktuasi perubahan harga
 Memberi waktu luang untuk proses
pengelolaan pengadaan dan distribusi
 Untuk mengantisipasi perubahan pada
permintaan dari para pengguna dan
penawaran dari para penyedia

Mengelola Persediaan UK 26
Perbandingan Persediaan dan Aset

No. Sifat Persediaan Aset

1 Wujud Berwujud fisik (tangible) Aset ada yang berwujud fisik (tangible)
dan tidak tidak berwujud (intangible)
2 Nilai ekonomis Bernilai tinggi, sedang, atau rendah Bernilai tinggi, sedang, atau rendah
3 Penggunaan Terus menerus dan habis pakai Terus-menerus selama masa umur
pemakaian
4 Sifat Bisa menjadi bagian dari barang yang Berdiri sendiri
lain
5 Perencanaan Berdasarkan rencana kebutuhan Berdasarkan rencana investasi
operasional
6 Proses pengadaan Pengadaan untuk kebutuhan operasional Pengadaan untuk tujuan investas
7 Pencatatan Dicatat dalam kartu persediaan Dicatat dalam daftar perbendaharaan aset

Mengelola Persediaan UK 26
 Standarisasi dan Regulasi Terkait Persediaan

konsep standarisasi terkait ketentuan dari International Organization for Standardization

(ISO) dan Standar Nasional Indonesia (SNI).

Sedangkan dalam proses pengelolaan persediaan di institusi pemerintah, pedomannya

diatur oleh:
 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004, Tentang Perbendaharaan Negara
 Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010, Tentang Standar Akuntansi
Pemerintahan
 Permendagri Nomor 19 Tahun 2016, Tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik
Daerah
 Peraturan Menteri Perindustrian Nomor 87/M-IND/PER/9/2009, Tentang Sistem
Harmonisasi Global Klasifikasi Dan Label Pada Bahan Kimia
 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER- 40/PB/2006, Tentang
Pedoman Akuntansi Persediaan
 Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit, Direktorat Jenderal Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Tahun
2007

Mengelola Persediaan UK 26
Klasifikasi Persediaan

Wujud persediaan :

Padat (Solid) Curah (Bulk)

• Kertas, pipa, besi • Biji besi,semen, pasir

Cair (Liquid)
• Bahan kimia, bahan bakar
minyak, gas yg dipadatkan

Mengelola Persediaan UK 26
Klasifikasi Persediaan

Kokoh dan tahan banting, dalam hal kekuatan

Elastis dan lentur, dalam hal pemakaian

Sifat Sensitif dan rapuh, dalam hal ketahanan

persediaan
Kalibrasi dan presisi dimensi, dalam hal bobot berat dan ukuran

Pemuaian dan susut/kembang volume,

Klasifikasi MSDS (material safety data sheet),

Mengelola Persediaan UK 26
 Penggunaan persediaan
 Dipakai secara terus-menerus (useable)
 Dikonsumsi (consumable)

Kelompok pengguna persediaan:

 Digunakan oleh publik (general used)
 Jumlah pemakainya yang terbatas
(limited)
 Penggunaan dan tata-kelolanya diatur
oleh pemerintah (regulated)

Mengelola Persediaan UK 26
klasifikasi ABC persediaan menurut HF Dickie:

Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah

yang tinggi. Kelas ini memiliki sekitar 70% dari dari total
nilai persediaan meskipun jumlahnya sedikit (sekitar
20%), sehingga harus mendapat perhatian yang sangat
serius karena akan berdampak pada biaya yang tinggi.

Persediaan ini mempunyai nilai volume tahunan rupiah Kelas Kelas

yang menengah, kelompok ini merepresentasikan sekitar A B
20% dari total nilai persediaan dan memiliki jumlah item
sekitar 30%. Sehingga diperlukan teknik pengendalian
persediaan yang moderat.
Kelas C
Persediaan ini memiliki nilai volume tahunan rupiah
sekitar 10% dari total nilai persediaan, akan tetapi
memiliki jumlah item persediaan sekitar 50%, dengan
demikian hanya diperlukan teknik pengendalian yang
sederhana.
Daftar Persediaan

 Memberikan informasi mengenai persediaan

mulai dari proses; perencanaan kebutuhan,
pengadaan, penerimaan, sampai penggunaan
 Memberikan informasi mengenai alur
persediaan yang ada sehingga para pihak
terkait dapat memperhitungkan tingkat
pengendalian yang diperlukan.
 Melakukan pemetaan klasifikasi fisik dan jenis
persediaan, sehingga dapat diperhitungkan
secara ekonomis keberadaannya.

Mengelola Persediaan UK 26
Identifikasi fisik persediaan

 Bahan baku (raw materials)

 Barang setengah jadi
(work in process)
 Barang jadi(finished goods)

Mengelola Persediaan UK 26
Siklus persediaan:

 Musim rendah permintaan (low session)

 Musim tinggi permintaan (high/festive session)
Pola
 Musim kekurangan pasokan (stock out/fewer session)
Permintaan  Musim kelebihan pasokan (over stock session
 Musim spekulasi dan darurat (speculative and emergency session)

Frekuensi
permintaan Frekuensi permintaan akan bisa diketahui dari
dalam siklus akumulasi permintaan persediaan yang terjadi yang
permintaan dicatatkan dan di kelola datanya secara baik.

Suatu kebijakan internal yang dibuat oleh

Kebijakan batas
institusi untuk mengatur berapa jumlah
atas dan bawah
dan nilai ideal persediaan yang harus
nilai persediaan
tersedia di gudang .

Mengelola Persediaan UK 26
Status persediaan

Berdasarkan proses penerimaan dan pengeluaran persediaan:

 FIFO: First In First Out, yang pertama masuk akan pertama keluar,
 LIFO: Last In First Out, yang terakhir masuk akan pertama keluar
 FEFO: First Expiry First Out, yang masa kadaluarsanya paling akhir akan
pertama keluar

Berdasarkan status fisik persediaan:

 Dalam masa transisi untuk diperiksa, disimpan, atau dikirimkan (in transit)
 Hanya dilaporkan lewat secara data dan administrasi langsung di kirimkan ke
tujuan (cross docking)
 Barang titipan milik penyedia dan pihak lain (consignment supplies)
 Hanya dikirim dan tersedia saat dibutuhkan (just in time)
 Persediaan yang akan dikembalikan kepada penyedia (retur)

Mengelola Persediaan UK 26
Status persediaan

kondisi fisik persediaan saat disimpan:

 Persediaan dalam kondisi baik (in good conditions)
 Persediaan dalam kondisi sudah kadaluarsa (aging stock)
 Persediaan dalam kondisi tidak layak dan rusak (bad stock)
Jumlah persediaan yang ideal:
 Persediaan antisipasi (anticipation stock)
 Persediaan yang berfluktuasi (fluctuation stock)
 Persediaan dalam volume tertentu (lot-size inventory)

Mengelola Persediaan UK 26
Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

4 (empat) jenis aktivitas institusi pemerintahan terkait persediaan :

kerjanya lebih banyak di proses distribusi.

misalnya; Kementrian Pendidikan, Kementrian Kesehatan

kerjanya di proses respon pengendalian keamanan dan

kondisi darurat.
misalnya; Kementrian Pertahanan, Kementrian Sosial

kerjanya lebih banyak di proses pengembangan dan

pembangunan infrastruktur,
misalnya : Kementrian Pekerjaan Umum

kerjanya lebih banyak di proses administrasi

misalnya: Kementrian Dalam Negeri

Mengelola Persediaan UK 26
Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Persediaan

4 (empat) jenis aktivitas korporasi dan lembaga non profit terkait persediaan :

melaksanakan produksi barang (manufaktur), memerlukan

pengelolaan persediaan secara khusus untuk bahan baku, barang
setengah jadi, dan barang jadi

melaksanakan proyek penanganan kondisi darurat, memerlukan

persediaan yang mudah dimobilisasi dan didemobilisasi dengan
segera.

melaksanakan proyek infrastruktur baik jaringan utilitas atau

prasarana konstruksi, memerlukan persediaan yang mudah
dimobilisasi dan demobilisasi dilapangan
melayani konsumen dan layanan jasa lainnya, memerlukan
persediaan sejumlah yang mereka butuhkan, namun tidak
memerlukan proses penanganan yang kompleks seperti manufaktur
atau proyek

Mengelola Persediaan UK 26
konsep pengelolaan persediaan dan pengelolaan penyimpanan di
institusi pemerintahan, korporasi, dan lembaga non profit:

tim pelaksana yang Dirangkap oleh unit kerja

ditugaskan secara teknis yang terkait, seperti Diserahkan sepenuhnya
khusus menangani pejabat pengadaan, biro kepada pihak ketiga untuk
aktivitas pengelolaan umum, atau para pengguna menangani proses
persediaan dan yang berkepentingan pengelolaan persediaan
penyimpanan terhadap persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
Organogram SDM Pengelola Persediaan

Kepala Bagian

Perencanaan
Persediaan

Pengelolaan
Administrasi Penanganan Order
Persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
 LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI

Mengelola Persediaan UK 26
 MERENCANAKAN
PERSEDIAAN

Mengelola Persediaan UK 26
Rencana Penggunaan Persediaan

 Kegiatan operasional berkelanjutan

 Kegiatan berbasis proyek
 Kondisi dan situasi tanggap darurat

Mengelola Persediaan UK 26
Analisis Kebutuhan Persediaan

Siklus perputaran persediaan (inventory turn over)

 Pergerakan yang cepat (fast moving)

 Pergerakan yang lambat (slow moving)

Persediaan di analisa berdasarkan sifat perlakuan dan penyimpanannya

 Persediaan normal (normal inventory)

 Persediaan yang aman jumlahnya (safety inventory)
 Persediaan dalam proses distribusi (in-transit inventory)
 Persediaan yang peramalannya tidak terukur (speculative inventory)
 Persediaan musiman (seasonal inventory)
 Persediaan tidak bergerak (dead inventory)
 Persediaan rusak (bad inventory)
Push System and Pull System
Kelebihan dan Kekurangan Persediaan Over Stock dan Stock Out

 Imbas dari konsep kebijakan pengelolaan

persediaan (push or pull system impact)
 Perencanaan jumlah persediaan tidak
mengikuti dinamika permintaan yang
terjadi (out of plan order)
 Terjadi jumlah persediaan semu (accuracy
issues)
 Banyaknya persediaan yang rusak dan
hilang dalam penyimpanan (high number in
bad stock and lost stock level)
 Fungsi pengelolaan persediaan dan
pengawasan permintaan yang kurang baik
(control and monitoring system)
Nilai Pemesanan yang Ekonomis atau Economic Order
Quantity (EOQ):

 Permintaan selama satu

tahun (D) diketahui tetap
dan tidak berubah.
 Harga sediaan (C)
diketahui tetap dan tidak
berubah.
 Sediaan dianggap selalu
tersedia sehingga dapat
diperoleh setiap
dibutuhkan.
 Biaya sediaan diketahui
tetap dan tidak berubah.
Metode Peramalan Kebutuhan Persediaan

Langkah-Langkah Peramalan
 Definisikan tujuan peramalan.
 Plot data (part family) masa lalu.
 Pilih metode-metode yang paling memenuhi tujuan peramalan dan sesuai
dengan plot data.
 Hitung parameter fungsi peramalan untuk masing-masing metode.
 Hitung fitting error untuk semua metode yang dicoba.
 Pilih metode yang terbaik, yaitu metode yang memberikan error paling kecil
 Ramalkan permintaan untuk periode mendatang
 Lakukan verifikasi peramalan

Mengelola Persediaan UK 26
 Metode
Peramalan
Kebutuhan
Persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
Pola Peramalan (Forecast Pattern)

No. Komponen Interval Faktor Yang

Berpengaruh
1 Kurun waktu (periode) harian, mingguan, bulanan, kuartal,  Jangka waktu
semester, tahunan  Realisasi
 Percepatan

2 Musim (seasonal) Sepi (low seasion), ramai (peak season),  Masa kerja
serba tidak pasti (speculative)  Cuaca
 Liburan
 Kepanikan

3 Pola yang berulang Sehari sekali, sebulan sekali, setahun,  Aktivitas

(siklus) 3 tahun sekali, dst  Kebutuhan
4 Tren (kecenderungan) Sedang diminati dan populer dalam  Minat
kurun waktu tertentu  Perilaku
5 Siklus hidup barang 1 minggu, 1 bulan, 1 tahun, 3 tahun,  Daya tahan
5 tahun, dst  Inovasi
 Investasi
 Barang pengganti

Mengelola Persediaan UK 26
Hal yang harus diketahui dan diperhitungkan
dalam penerapan metode peramalan:

 Jenis kebutuhan (needs)

 Tren kebutuhan (demand)
 Alokasi kebutuhan (resources allocation)
 Teknik peramalan kebutuhan yang akan
digunakan(forecasting methods)
 Jumlah order yang ideal (volume)
 Penentuan jumlah dan waktu pesanan
(schedule)
 Prasyarat pemesanan (terms and
conditions)

Mengelola Persediaan UK 26
Resiko dan dampak “Urgent”

 Kekeliruan menentukan desain dan spesifikasi

permintaan(specification risk)
 Kualitas barang/jasa yang bermasalah (quality risk)
 Timbulnya gangguan kesehatan, keselamatan,
keamanan, dan perlindungan lingkungan (safety risk)
 Posisi tawar yang lemah di hadapan penyedia
(bargaining risk)
 Biaya penanganan, penyimpanan, transportasi, dan
distribusi, yang lebih tinggi (logistics handling risk)

Mengelola Persediaan UK 26
Penyebab “Urgent”)

 Kebijakan strategis pengambil keputusan (management plan)

 Perubahan rencana dan kegiatan pengguna (end user impact)
 Kendala internal pelaksana tugas (internal process trouble)
 Konflik Kepentingan (conflict of interest)

Mengelola Persediaan UK 26
Efek Bias Dalam Perencanaan (Bullwhift Effect)

Contoh kasus:
Distribusi gas elpiji bersubsidi 3 Kg dari Pertamina untuk
pembeli dari kelas bawah dan UMKM yang selama ini
berjalan normal, dalam kurun waktu tertentu mendadak
melonjak tidak terprediksi pola distribusi dan
penjualannya, sehingga mulai terjadi kekosongan
pasokan, karena adanya migrasi dari pemakai elpiji 12 Kg
yang tidak terdata, baik rumah tangga maupun usaha
skala menengah yang seharusnya tidak memakai elpiji 3
Kg, dan mereka akan melakukan lintas lokasi distribusi
untuk memperoleh pasokan di mana saja, sehingga
kondisi ini membuat rancu peta sebaran distribusi, hal
yang tidak pernah dilakukan konsumen kelas bawah yang
hanya membeli gas elpiji 3 Kg di lokasi dekat tempat
tinggalnya saja, selain itu ada masalah tidak tersedianya
data akurat yang langsung update untuk memantau
distribusi dan penjualan gas elpiji 3 Kg tersebut.

Mengelola Persediaan UK 26
Biaya Pengelolaan Persediaan

Biaya penyimpanan (holding cost)

 Biaya sewa atau penggunaan gudang
Biaya pemesanan (ordering cost)
 Biaya prasarana dan peralatan gudang
 Biaya perencanaan barang pesanan
 Biaya pemeliharaan barang
 Biaya persiapan barang pesanan
 Biaya inspeksi dan persiapan barang
 Biaya pengiriman barang pesanan
 Biaya penerimaan barang pesanan Biaya resiko kekurangan dan kelebihan persediaan
 Biaya proses pembayaran barang pesanan (stock out and over stock risk)
 Stock out cost risk
 Over stock risk

Mengelola Persediaan UK 26
 LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI

Mengelola Persediaan UK 26
 MENGENDALIKAN
PENGGUNAAN
PERSEDIAAN

Mengelola Persediaan UK 26
Monitoring Persediaan

 Persediaan yang diterima dan keluar

 Transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan
harus ditutup pada akhir bulan
 Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode
rata-rata tertimbang.
 Pejabat gudang (store keeper) bertanggung jawab atas
penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan persediaan
 Penambahan master dan kode barang persediaan
disusun oleh pejabat terkait yang berwenang

……
Sumber : QStock Inventory

Mengelola Persediaan UK 26
Monitoring Persediaan

 Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode

persediaan yang
 Petugas dan pejabat gudang bertanggung jawab untuk
menindaklanjuti setiap masalah kerusakan dan kehilangan
persediaan di area gudang
 Penyimpanan persediaan di luar gudang harus memperoleh
persetujuan dari pejabat terkait yang berwenang.
 Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap
resiko yang mungkin terjadi
 Batas optimal persediaan harus dikelola dengan
menyesuaikan permintaan-permintaan dari unit kerja
pengguna terkait Sumber : QStock Inventory

Mengelola Persediaan UK 26
Penyimpanan Persediaan Bermasalah
Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan
Lindung Lingkungan (SMK3L) Dalam Mengelola Persediaan

Dalam konteks SMK3L, tingkat resiko persediaan tersebut dinyatakan dalam

MSDS (Material Safety Data Sheet) adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
penting tentang produk bahan kimia atau barang berbahaya

Resiko bahan kimia:

 Bahaya kebakaran dan peledakan (fire and explosion hazard)
 Bahaya peracunan (toxicity hazard)
 Bahaya sifat reaksinya (reactivity hazard)
 Bahaya pencemaran lingkungan (environment hazard)

Beberapa barang kimia memiliki sifat yang berbahaya:

 Beracun (Toxic)
 Mudah Terbakar (Flammable)
 Mudah Meledak (Explosive)
 dan sifat berbahaya lainnya

Mengelola Persediaan UK 26
 Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan

Faktor teknis penyebab bad stock:

 Kemasan (packaging) yang tidak standar
 Tempat penyimpanan (tracking system)
yang tidak standar
 Kondisi gudang yang tidak memenuhi
syarat
 Cara penumpukan barang tidak
mempertimbangkan rasio beban (tier ratio)
 Mengabaikan syarat penyimpanan dan
Sumber : Federal Emergency Management Agency

perlakuan barang

Mengelola Persediaan UK 26
 Tindakan Terhadap Penyimpangan Persediaan

Faktor non teknis penyebab bad stock:

 Tim pelaksana kurang solid, cenderung individual, ada
yang melihat barang yang rusak dalam penyimpanan,
tapi tidak peduli karena itu bukan tugasnya
 Physical stock tidak menjadi prioritas dalam indikator
kinerja gudang
 Material handling daninfrastruktur gudang yang tidak
memadai
 Kompetensi tim pelaksana yang terbatas dalam
memahami resiko kerusakan barang
 Proses penyimpanan yang terlalu lama (turn over)
 Mekanisme FIFO dan FEFO tidak berjalan dengan baik

Mengelola Persediaan UK 26
 Terjawab sudah, apa akar masalah dari misteri
mengapa beras raskin rasanya kurang enak....

Mengelola Persediaan UK 26
Pencegahan bad stock

Buat kriteria standard packaging untuk setiap kategori produk

Persyaratkan penyedia untuk memenuhi standard packaging

tersebut dalam kontrak pembelian
Persyaratkan penyedia mencantumkan petunjuk syarat perlakuan
dan penyimpanan pada kemasan barang
Evaluasi kelayakan ruang penyimpanan dan ketersediaan
material handling
Inspeksi proses handling dan storage product di gudang secara
berkala
Memiliki kompetensi teknis dalam hal mengevaluasi physical stock
conditions
Pastikan staf yang terkait, memiliki kompetensi teknis dalam hal
mengevaluasi physical stock conditions

Mengelola Persediaan UK 26
Penghapusan persediaan rusak (bad stock)

Institusi Pemerintah (Permendagri 17 tahun 2007 tentang Pengelolaan Barang

Milik Daerah):
 Secara fisik barang tidak dapat digunakan karena rusak dan tidak ekonomis bila
diperbaiki
 Secara teknis tidak dapat digunakan lagi akibat modernisasi
 Telah melampaui batas waktu kegunaannya/kadaluarsa
 Karena penggunaan mengalami perubahan dasar spesifikasi dan sebagainya
 Selisih kurang dalam timbangan/ukuran disebabkan penggunaan/susut dalam
penyimpanan/pengaturan.

Korporasi dan lembaga non profit (mengacu kepada PSAK serta kebijakan perusahaan
atau lembaga):
 Deskripsi jenis, jumlah, dan nilai persediaan yang rusak
 Berita acara dan laporan hasil investigasi internal atas penyebab persediaan rusak
 Langkah dan upaya antisipasi dan perbaikan, untuk mencegah terulangnya kembali
kondisi persediaan rusak di masa yang akan datang

Mengelola Persediaan UK 26
Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan

Kondisi ideal:
1) Dapat mengelola dan memberikan informasi
persediaan dengan cepat dan akurat
2) Pemenuhan laporan tentang persediaan bisa
tersedia dengan cepat.
3) Mengurangi biaya operasional penyimpanan yang
terkait dengan pemborosan waktu proses
4) Mendukung proses peramalan siklus persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Persediaan

Proses pencatatan persediaan:

1) Pemisahan fungsi, antara:
 Menyimpan barang digudang
 Mencatat persediaan
 Memberi otorisasi, masuk dan keluarnya
persediaan,
 Menerima dan mengecek pada waktu datangnya
persediaan
2) Inventarisasi secara fisik dan periodik mengenai
persediaan yang akan dilakukan oleh bagian
Pengawasan Internal
3) Penetapan batas persediaan minimum maupun
maksimum untuk mengendalikan agar barang tidak
terlalu sedikit atau terlalu banyak. Sumber : Pack-IT Group
4) Administrasi persediaan yang tercatat dan tersimpan
dengan rapi.

Mengelola Persediaan UK 26
 Mutasi stok
persediaan
harian,
mingguan,
dan bulanan, Laporan
Laporan
status
pemusnahan
penerimaan,
dan
penyimpanan
penghapusan
, penggunaan
persediaan
persediaan
Pelaporan
Persediaan

Laporan
Laporan
persediaan
status fisik
yang hilang
persediaan
dan rusak
Laporan
penggantian
dan
penukaran
persediaan
Mengelola Persediaan UK 26
Kartu Stok Persediaan

 Barang masuk: dari penyedia, distribusi

dari tempat lain, atau retur pengguna,
 Barang keluar: kepada pengguna,
didistribusikan kembali, keluar untuk
retur, keluar untuk penghapusan,
 Informasi lengkap tentang: jenis barang,
jumlah barang, jam, dan tanggal
terjadinya mutasi barang
 Informasi lengkap tentang: nama
pengirim atau peminta, yang
memproses pencatatan dan
penyimpanan, serta yang menyetujui
penerimaan dan pengeluaran barang

…….

Mengelola Persediaan UK 26
Kartu Stok Persediaan

……

 Status akhir persediaan barang, sehingga

bisa dilakukan proses re-order atau
relokasi persediaan
 Siklus pergerakan persediaan, sehingga
bisa diketahui jenis persediaan mana saja
yang sering diminta atau jarang diminta
 Dapat menghitung turn over persediaan
berdasarkan siklus penerimaan,
penyimpanan, dan pengeluaran barang
 Dapat melacak terjadinya “kejanggalan”
persediaan yang terjadi karena kelalaian
pencatatan di kartu stok dan database
sistem, serta kelalaian dalam proses
penyimpanan, pemindahan, dan
pengambilan barang

Mengelola Persediaan UK 26
Tujuan utama dari pemeriksaan persediaan secara berkala:

• Mengetahui • Mengetahui • Mengetahui • Mengetahui • Mengetahui • Mengetahui

seberapa dan dan tata-cara kendala yang apakah ada
cepat dan memeriksa memeriksa perlakuan dan muncul di penyimpanga
akurat proses kondisi fisik apakah ada penyimpanan lapangan n dan/atau
pembaharuan persediaan persediaan persediaan di pelanggaran
status data secara acak yang lapangan terhadap
antara fisik, (random kadaluarsa, prosedur dan
catatan, dan sampling atau rusak, atau regulasi yang
database keseluruhan hilang dalam terkait
sistem jenis proses dengan
persediaan penyimpanan pengelolaan
tertentu persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
Metode pemeriksaan persediaan secara berkala:

 Pemeriksaan fisik rutin persediaan (cycle counting)

Pemeriksaan secara rutin oleh pihak tim pelaksana
gudang, yang dilaksanakan setiap pergantian shift,
harian, mingguan, bulanan, dan masa jeda sebelum
pelaksanaan stock opname.

 Pemeriksaan fisik secara berkala persediaan (stock

opname)
Pemeriksaan secara berkala secara terjadwal atau
mendadak, yang dilakukan oleh pihak satuan pengawas
internal atau auditor, dalam rangka proses audit,
dilakukan setahun sekali atau setahun dua kali, dengan
pelaksananya dari tim audit internal atau eksternal.

Mengelola Persediaan UK 26
 LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI

Mengelola Persediaan UK 26
 INDIKATOR
KINERJA DAN
KUNCI SUKSES
MENGELOLA
PERSEDIAAN

Mengelola Persediaan UK 26
Kendala yang umum terjadi dalam mengelola persediaan:

 Hilang  Salah catat

 Rusak dalam
penyimpanan
 Salah
penanganan
 Salah kirim dan perlakuan

 Salah hitung  Tidak dilakukan

verifikasi atas
 Salah simpan permintaan persediaan

Mengelola Persediaan UK 26
Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam
Mengelola Persediaan

 Tujuan untuk meningkatkan laba

 Tujuan ketersediaan secara cepat
 Tujuan kemudahan akses
 Tujuan pencapaian dan peningkatan kualitas pelayanan
 Tujuan tata-kelola persediaan yang akuntabel dan transparan

Mengelola Persediaan UK 26
Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan

Prinsip pengelolaan order persediaan (permintaan):

 Seberapa banyak jumlah dan nilai  Kapan waktu pemesanan

persediaan yang harus dipesan persediaan sebaiknya dilakukan

 Seberapa banyak jumlah dan nilai  Konsep pengelolaan persediaan apa

ideal persediaan yang tersedia yang sebaiknya digunakan

 Akurasi peramalan: seberapa  Pengukuran satuan waktu proses

sering revisi dan permintaan atas
persediaan yang terjadi secara
mendadak dari para pengguna
dan para pihak terkait lainnya di
internal (urgent)
persediaan (lead time)
 signifikan terhadap ketidakpastian
permintaan (bullwhip effect)
 Dampak dan pengaruh eksternal
yang berpengaruh secara

Mengelola Persediaan UK 26
Prinsip Efektifitas dan Efisiensi Dalam Mengelola Persediaan

Pertimbangan pengelolan order persediaan (permintaan):

Biaya yang
dikeluarkan untuk
Seberapa cepat
menangani
waktu yang
persediaan,
dibutuhkan
apakah lebih
(response time)
besar atau lebih
kecil

Tingkat resiko, Bagaimana

jika stok dampak
persediaan keberadaan
kurang atau persediaan
berlebih, apa terhadap tingkat
resiko yang kualitas
mungkin terjadi pelayanan

Mengelola Persediaan UK 26
Indikator Kinerja Dalam Mengelola Persediaan

No. Indikator Kinerja Pengelolaan Persediaan

- Jumlah kerusakan persediaan(bad stock level)
1 Kapasitas (Capability)
- Tingkat rasio penyimpanan (storage ratio)
- Akurasi jumlah persediaan (stock accuracy)
2 Kualitas (Quality)
- Tingkat persediaan yang ideal (stock level)
Tepat Waktu
3 - Ketepatan waktu persediaan yang dipesan (order time accuracy)
(Delivery)
- Tingkat kecelakaan yang terjadi karena penanganan persediaan
(accident report)
4 SMK3L (HSSE)
- Hasil inspeksi lapangan terhadap kepatuhan MSDS (inspection
report)
Peningkatan
- Upaya meningkatkan akurasi persediaan (accuracy improvement)
5 berkelanjutan
(Improvement) - Upaya menurunkan biaya persediaan (cost reduction)

Rumus KPI:

Tingkat Keberhasilan atau Tingkat Kegagalan

------------------------------------------------------ X 100 %
Jumlah Yang Diminta atau Direncanakan

Mengelola Persediaan UK 26
Formulasi Indikator Kinerja Mengelola Persediaan

No. Indikator Kinerja Rumusan Penjelasan Marjin Eror (%) Peringkat Resiko Sumber Data
Kapasitas
1
(Capability)
2 Kualitas (Quality)
Tepat Waktu
3
(Delivery)
4 SMK3L (HSSE)
Peningkatan
5 berkelanjutan
(Improvement)
3 jenjang KPI:
 Skala kecil (minor fault), dengan skor KPI x 0,1 - 0,5
 Skala sedang (average fault), dengan skor KPI x 0,5 - 1,0
 Skala besar (major fault), dengan skor KPI x 1,1 - dan seterusnya kelipatan kinerja

Pertimbangan jenjang perhitungan kinerja dalam mengelola persediaan:

 Tingkat resiko pengiriman
 Tingkat kesalahan
 Jenis dan kategori barang

Mengelola Persediaan UK 26
 Kunci Sukses Dalam Mengelola Persediaan

 Ketepatan perhitungan, pastikan metode perhitungan persediaan yang tepat, faktor manusia
yang teliti, dan tersedia alat bantu yang berfungsi dengan baik
 Ketepatan penyimpanan persediaan, penyimpanan dilakukan di lokasi yang tepat dengan
proses komunikasi dan koordinasi yang baik
 Ketepatan pencatatan, proses pencatatan, pengkinian database, dan pencocokan antara fisik
dan database dilakukan secara benar dan tepat
 Ketepatan dalam proses pengiriman, lakukan proses komunikasi dan koordinasi baik terkait
perencanaan pengiriman
 Ketepatan dalam penanganan dan perlakuan persediaan, lakukan proses sesuai prosedur,
regulasi, dan prinsip akuntabilitas
 Penanganan proses penyimpanan yang baik dan benar, lakukan proses penyimpanan
persediaan yang tepat, sehingga resiko kerusakan dapat dikurangi
 Perlindungan dan pengawasan penyimpanan, lakukan proses yang memenuh prinsip
keamanan dalam penyimpanan persediaan, sehingga resiko kehilangan dapat dikurangi
 Setiap permintaan yang masuk harus dibuat secara tertulis, diverifikasi untuk keperluan
apa, dan dimintakan persetujuan secara resmi

Mengelola Persediaan UK 26
Mengelola Persediaan UK 26