KEMENTERIAN DALAM NEGERI

INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI

Jl. Raya Jatinangor Km 20 Tel. (022) 7798252-7798253 Fak. (022) 7798256-45363
JATINANGOR – SUMEDANG
Jl. Ampera Raya, Cilandak Timur Tel. (021) 7805088-7806944-7806602 Fak. (021) 7824157
JAKARTA SELATAN

UJIAN AKHIRSEMESTER (UAS) MADYA PRAJA

TAHUN AKADEMIK 2020/2021
FAKULTAS PERLINDUNGAN MASYARAKAT
Nama : Remon Samosir
NPP : 31.0663
Kelas : J-6
No Absen : 14
Mata Kuliah : Komunikasi Pemerintahan
Dosen : Dr. Dra. Eva Eviany,M.Si
Kelas : J1 dan J2
Hari/Tanggal : Senin 18 Oktober i 2021
Waktu : 10.00 -11.45 WIB
Sifat : Open Book

Soal :

1. Seorang komunikator pemerintahan dalam menyampaikan informasi kepada

masyarakat, harus memahami situasi kondisi masyarakat. Uraikanlah situasi apa saja
yang harus dipahami saat menyampaikan sosialisasi atau informasi tersebut!

2. Bagaimanakah solusi yang harus dilakukan oleh seorang komunikator pemerintahan,

pada saat menyampaikan sosialisasi atau informasi kehabisan atau kelupaan topik yang
akan disampaikan!

3. Kemukakanlah hambatan-hambatan yang ditemui dalam komunikasi pemerintahan!.

Kemudian uraianlah secara rinci beserta contoh konkrit upaya-upaya yang dilakukan
komunikator dalam mengatasi hambatan dalam komunikasi pemerintahan?

Jawaban :

1. Ada beberapa situasi yang harus diperhatikan dalam menyampaikan sosialisasi atau
informasi kepada masyarakat dalam menciptakan sebuah komunikasi yang efektif:
Ketahui mitra bicara (audience). Kita harus sangat mengenal dan memahami dengan
siapa kita berbicara. Apakah dengan orang tua, anak-anak, laki-laki atau perempuan,
status sosialnya seperti apa, pangkat, jabatan dan semacamnya. Dengan mengetahui
audinece kita harus cerdik di dalam memilih kata-kata yang digunakan dalam
menyampaikan informasi atau buah fikiran kita. Artinya, bahasa yang dipakai harus
sesuai dengan bahasa yang mudah dipahami oleh audience kita. Berbicara dengan
orang dewasa tentunya akan sangat berbeda dibandingkan kita berbicara dengan anak-
anak. Begitu pula berbicara dengan atasan tentunya akan sangat berbeda ketika kita
berbicara dengan bawahan atau teman sejawat. Pengetahuan mitra bicara kita pun
harus diperhatikan. Informasi yang disampaikan mungkin saja bukan hal baru bagi mitra
kita, tetapi kalau penyampaiannya dengan menggunakan jargon jargon atau istilah-
istilah khusus yang tidak dipahami oleh mitra, informasi atau gagasan yang kita
 sampaikan bisa saja tidak bisa dipahami. Jadi, dengan memperhatikan mitra bicara kita,
kita akan dapat menyesuaikan diri dalam bekomunikasi dengannya.
Ketahui tujuan . Tujuan kita berkomunikasi akan sangat menentukan cara kita
menyampaikan informasi. Bila kita bermaksud sekedar menyampaikan informasi, tentu
komunikasi bersifat pengumuman. Tetapi bila kita bermaksud membeli atau menjual
barang komunikasi kita akan bersifat negosiasi. Kalau tujuan kita untuk menghibur akan
pula bahasa yang kita gunakan.
Perhatikan konteks.memperhatikan gaya berkomunikasi kepada masyarakat tentu
berbeda jika kita berkomunikasi anatar atasan dan bawahan di lingkungan dunia kerja,
bahkan komunikasi antar sesama atasan maupun sesama bawahan pasti berbeda.itu
lah mengapa harus memperhatikan konteks dalam berbicara kepada lawan bicara kita
 Pelajari Kultur. Kultur atau budaya, habit atau kebiasaan orang atau masyarakat juga
perlu diperhatikan dalam berkomunikasi. Orang Jawa atau Sunda pada umunya dikenal
kelembutannya dalam bertutur kata. Kelembutan bertutur kata akan sangat baik bila
diimbangi dengan cara serupa. Akan tetapi tentu tidak berarti mutlak. Atau orang Batak
yang dikenal bernada tinggi dalam bertutur kata. Apakah ketika orang Jawa dan orang
Sunda bertemu dalam satu bentuk komunikasi, lantas mereka harus saling merubah
budaya, bahasa dan kebiasaan? Tentu saja tidak demikian. Yang penting adalah pelaku
komunikasi harus memahami kultur mitra berbicaranya sehingga timbul saling
pengertian dan penyesuaian gaya komunikasi dapat terjadi. ”When in Rome, do as the
Romans do.”
Pahami Bahasa. Bahasa menunjukkan bangsa, artinya bahasa dapat menjadi ciri atau
identitas suatu bangsa. Berbicara identitas berarti berbicara harga diri atau kebanggaan.
Dengan memahami bahasa orang lain berarti berusaha menghargai orang lain. Tetapi
memahami bahasa`di sini tidak berarti harus memahami semua bahasa yang diapakai
oleh mitra bicara kita. Dalam hal ini kita harus memahami gaya masing-masing audience
dalam berbahasa. Anak muda dengan gayanya sendiri, orang kantoran, pedagang dan
atau seniman. Masing-masing kelompok dan jenis pekerjaan atau usia orang tersebut
memiliki gaya dalam berbahasa.

2. Solusi yang harus dilakukan oleh seorang komunikator pemerintahan, pada saat
menyampaikan sosialisasi atau informasi kehabisan atau kelupaan topik yang akan
disampaikan adalah kita dapat mengalihkan topik pembicaran untuk sementara waktu
sembari untuk mengingat topik atau pun Ketika kita sudah kehabisan informasi
menanyakan kabar mereka bagaimana situasi di tempat mereka tinggal saat ini kendala
apa saja yang mereka alami sharing dengan masyarakat merupakan beberapa solusi
untuk membantu kita yang nantinya akan menjadi komunikator pemerintahan yang akan
terjun langsung dan mengabdi untuk masyarakat.

3. Beberapa hambatan yang ditemui dalam komunikasi pemerintahan :

a. Adanya perbedaan presepsi antara pimpinan dan bawahan
Perbedaan presepsi dengan pimpinan lumrah terjadi di pemerintahan mulai dari visi
dan misi, evaluasi pelaksanaan dan lain – lain tetapi bagaimana [un juga pimpinan
 lah yang memutuskan hasil dari semua itu jadi kita harus tetap menghormati apapun
keputusan yang ditetapkan oleh pimpinan.
b. Pengaruh gaya kepemimpinan atasan kepada bawahan yang disebabkan oleh
status effect dan cultural differences
Pengaruh gaya kepemimpinan ini sangat terlihat Ketika pimpinan yang kita hadapi
memiliki sikap yang otoriter, pimpinan belum bisa dapat mengakomodir pendapat
yang disampaikan oleh bawahan. Beberapa penjelasan tersebut disebakan oleh
cultural differences antara atasan dan bawahan, yaitu perbedaan budaya dan
pengalaman social yang membuat atasan memiiki perbedaan dalam pelaksana
dalam menyampaikan informasi serta bersosialisasi dalam berorganisasi.
c. Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta
komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses
komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat
mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik
atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat
aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Upaya-upaya yang dilakukan komunikator dalam mengatasi hambatan dalam

komunikasi pemerintahan
1. Pengirim pesan/komunikator/sender
Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim
pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan
komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat
penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang
disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang
didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.
• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.
• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.
• Melakukan pengulangan jika diperlukan.
• Menerima dan memberikan umpan balik.
• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat. • Mengembangkan
sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi
hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

2. Pesan
Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan
kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk
mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :
Menggunakan terminologi yang tepat.
Berbicara dengan jelas.
Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk
mendengarkan atau menerima pesan.
Menggunakan volume suara yang sesuai.
Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya
bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk
memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin
diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver
Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu,
penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang
berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima
pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh
penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.
Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk
memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan
aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif,
hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :
Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas.
Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika
mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi
berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang
diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda.
Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan
dibalik kata-kata yang diucapkan.
Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi
bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan
tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim
oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika
mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat
berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.