SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA TOSERBA

YOGYA

Disusun untuk memenuhi salah satu tugas Ujian Akhir Semester Mata Kuliah
Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu : Iska Asri Agustin,M.Kom

Disusun oleh :

Muhammad Rizki Hidayat Rahman 196200022

Peby Yestina Hardiani 196200032
Ruri siti mulyani 196200025
Yeni Yulianti 196200042
Dini Novita Rizki 196200044

AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA
Jl. Dr. Muwardi No. 66, By Pass – Cianjur 43215
Telp. : (0263) 262604, 272074, Fax. : (0263) 272074
CIANJUR
2021
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas rahmat
danhidayah-Nya, penulis bisa menyelesaikan makalah ini yang berjudul " Sistem
Informasi Manajemen Pada Toserba Yogya Cianjur”

Tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Iska Asri
Agustin,M.Kom selaku Dosen mata kuliah sistem informasi manajemen yang
telah membantu penulis dalam mengerjakan makalah ini. Penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada teman-teman yang telah berkontribusi dalam
pembuatan karya ilmiah ini. Makalah ini dibuat bertujuan untuk mengetahui
danmengukur sejauh mana penerapan sistem informasi manajemen yang di
gunakan oleh perusahaan tersebut.

Penulis menyadari adanya kekurangan pada makalah ini. Oleh sebab itu,
saran dan kritik senantiasa diharapkan demi perbaikan karya penulis

Cianjur,22 November
2021

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................ii
DAFTAR ISI....................................................................................................................iii
BAB I................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.............................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................2
BAB II...............................................................................................................................3
PEMBAHASAN...............................................................................................................3
2.1. Sejarah Pendirian Yogya Group.........................................................................3
2.2. Sejarah Toserba YOGYA Cianjur......................................................................4
2.3. Struktur Organisasi dan Personil........................................................................4
2.4. Paradigma, Visi dan Misi Yogya Group.............................................................5
Paradigma YOGYA.......................................................................................................5
Visi YOGYA..............................................................................................................5
Misi YOGYA.............................................................................................................5
2.5. Tugas Harian......................................................................................................6
a. KRA & KPI  Supervisor.....................................................................................6
b. KRA KPI ADMIN.............................................................................................7
c. KRA KPI Service Crew......................................................................................8
d. KRA KPI STAFF CUSTOMER RELATION....................................................8
e. KRA KPI Supervisor Bakery...........................................................................10
f. KRA KPI SPV RECEIVING GOODS.............................................................11
g. Pelaksana Gudang............................................................................................14
h. Checker............................................................................................................14
i. Administrasi.....................................................................................................15
2.6. Penerimaan Barang Dagangan dari Distribution Center (DC) Toserba Yogya. 15
Tabel 0.1 Penjelasan aplikasi...................................................................................16

iii
 Tabel 2.2 Komparasi penerimaan barang dari DC berbasis m-SCALE....................19
Prosedur Penerimaan Barang Dagangan dari Supplier.............................................19
Gambar 0.1 Diagram alur penerimaan barang dagangan dari supplier.....................20
BAB III...........................................................................................................................24
KESIMPULAN..............................................................................................................24

iv
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Bagi sebuah perusahaan, mengadopsi sistem teknologi dipahami akan mampu
mempermudah pekerjaan dan pengambilan keputusan secara lebih efektif dan
efisien. Ketika seluruh sistem yang mengelola informasi telah berjalan
dengan baik, maka perencanaan dan pengembangan bisnis menjadi lebih
terukur. Seluruh divisi manajemen akan saling terhubung satu sama lain, dan
informasi yang dihasilkan menjadi lebih baik dan minim kesalahan.

Nah. agar semua bagian di perusahaan itu saling terhubung, maka perusahaan
harus menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management
Information System (MIS). Apa itu SIM? Secara sederhana, SIM merupakan
sistem yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan
menyebarluaskan data berupa informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan berbagai fungsi manajemen. SIM ini biasanya berbasis
komputer, termasuk lembar excel sederhana atau platform yang lebih
kompleks. Informasi yang dikumpulkan dan dianaliasa dalam sistem biasanya
berasal dari sumber internal dan eksternal.

Dalam SIM ini terdapat lima komponen. Pertama, Sistem Administrasi

dan Operasional. Sistem ini meliputi beberapa bagian dari manajemen yang
melakukan kegiatan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan. Prosedur ini
ada pada bagian personalia, administrasi, dan lain sebagainya. Komponen ini
perlu diawasi secara teliti sebab apabila ada perubahan maka dapat segera
diantisipasi. Kedua, Sistem Pelaporan Manajemen, yang merupakan
komponen informasi manajemen yang mencakup bagian yang mana memiliki
tugas utama untuk menyusun laporan kinerja baik secara periodik maupun
secara rutin.

1
 Ketiga, Sistem Pencarian, yaitu komponen yang memberikan ragam
informasi yang dibutuhkan perusahaan. Bentuk sistem pencarian tidak
terstruktur tetapi penting untuk mengambil keputusan. Keempat, Sistem
Database. Sistem ini adalah komponen yang memiliki manfaat untuk
menyimpan semua data dan informasi mengenai kegiatan dari perusahaan.
Kelima, Manajemen Data, yang memberi kepastian bahwa ragam data yang
dimiliki lebih akurat, kekinian, aman, dan juga siap digunakan. Manajemen
data berfungsi sebagai penghubung antara database dengan ragam komponen
sistem informasi yang lain. Sistem ini menggunakan software yang akan
membantu mendapatkan, memelihara, mengontrol, dan mengolah hingga
akses data lebih mudah untuk digunakan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana sejarah bedirinya Yogya Group dan Yogya Cianjur?
2. Baigamana Struktur Organisasi dan Personil ?
3. Seperti apa Paradigma, Visi dan Misi Yogya Group ?
4. Apa saja Tugas Harian yang dilakukan ?
5. Sistem informasi managemen pada Penerimaan Barang Dagangan Toserba
Yogya Menggunakan Aplikasi m-SCALE dan G.O.L.D?
6. Bagaimana prosedur Penerimaan Barang Dagangan di Toserba Yogya
Cianjur ?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Sejarah bedirinya Yogya up dan Yogya Cianjur

2. Struktur Organisasi dan Personil
3. Paradigma, Visi dan Misi Yogya Group
4. Tugas Harian yang dilakukan
5. Penerimaan Barang Dagangan dari Distribution Center (DC) Toserba
Yogya Menggunakan Aplikasi m-SCALE dan G.O.L.D
6. Prosedur Penerimaan Barang Dagangan di Toserba Yogya Cianjur.

2
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Sejarah Pendirian Yogya Group
YOGYA Group (PT. Akur Pratama) adalah sebuah perusahaan ritel
modern asli Indonesia dengan format Supermarket, Departemen Store, dan
Food Court. Berdasarkan misi YOGYA yaitu “setia memenuhi kebutuhan
masyarakat, kami selalu berusaha menyajikan produk berkualitas, unggul
layanan, akrab bersahabat serta suasana belanja yang menyenangkan”.

Toserba YOGYA berawal dari sebuah toko batik di daerah Kosambi

Bandung dengan nama DJOKJA. Didirikan tahun 1948 dan dikelola secara
sederhana. Luas toko hanya sebesar 100 m2 dan 8 orang karyawan. Tahun
1972, Bapak Boedi Siswanto Basuki dan Ibu Tina Handayani membenahi
dengan kerja keras, keuletan dan pandangan jauh ke depan. Usaha ini dikelola
dengan prinsip pelayanan yang berorientasi pada memenuhi kebutuhan dan
keinginan masyarakat. Barang dagangan pun dilengkapi secara bertahap
sehingga bukan lagi hanya menyediakan produk batik, melainkan berkembang
menjadi penyedia kebutuhan sehari-hari.
Tanggal 28 Oktober 1982, bertepatan dengan peringatan Sumpah Pemuda,
dibuka cabang pertama yang berlokasi di Jl. Sunda No. 60, Bandung. Luas
toko sekitar 300 m2 dengan sekitar 30 karyawan. Proses transformasi terjadi
dalam perkembangan Toko Djocja, termasuk perubahan penulisan nama
menjadi Toserba YOGYA. Selanjutnya, tanggal 28 Oktober ditetapkan
sebagai hari lahir Toserba YOGYA, yang setiap tahun diperingati bersamaan
dengan peringatan Sumpah Pemuda.
Saat ini Toserba YOGYA telah berkembang menjadi sebuah jaringan
usaha yang menaungi beberapa unit bisnis seperti: Toserba YOGYA, Toserba
Griya, Yomart Minimarket, serta berbagai strategic business unit lain, namun
tetap fokus pada bisnis ritel. Sekalipun tumbuh dan berkembang sebagai
peritel lokal dari daerah (Bandung), namun Bapak Boedi dan Ibu selalu
menekankan tim kerja untuk berorientasi kepada masa depan.

3
 Keberadaan Toserba YOGYA diakui oleh Pemerintah Indonesia sebagai
salah satu perintis ritel modern di Indonesia. Hal itu ditandai dengan
pemberian APRINDO Award yang diberikan oleh Menteri Perindustrian dan
Perdagangan Republik Indonesia pada tanggal 16 Februari 2000.

2.2. Sejarah Toserba YOGYA Cianjur

Pada tanggal 7 Juni 2011, Toserba YOGYA Cianjur resmi dibuka dengan
toko yang bertempat di Jalan Arif Rahman Hakim No. 56, Desa Solokpandan,
Kecamatan Cianjur, Kabupaten Cianjur. Lokasi yang cukup strategis membuat
toko ini menjadi pilihan yang baik untuk konsumen. Toserba YOGYA Cianjur
termasuk Toko Kelas A yang terdapat Supermarket dan Fashion. Toserba
YOGYA Cianjur pertama kali dipimpin oleh Bapak Cucu Yuliayahya (2011-
2013), kemudian Bapak Alexander A. W. (2013-2017) dan saat ini dipimpin
oleh Bapak Hendriyanto Sagala.

2.3. Struktur Organisasi dan Personil

Berikut adalah struktur organisasi di Toserba YOGYA Cianjur:

1. Store Manager : Wahyu

2. Chief Operation Supermarket : Andri Nugraha
3. Chief Operation Fashion : Oky
4. Staff Personalia dan Umum : Nyanyang Supiandi
5. Staff Keuangan 1 : Intan
6. Staff Keuangan 2 : Dede Irnawati
7. Staff Keuangan 3 : Sri Abriyani
8. Staff EDP : Yenih Sari Dewi
9. Staff Visual : Ujang Sodikin
10. Staff Receiving Goods dan Warehouse : M. Hilman Hidayat
11. Staff Buyer Supermarket : Sultan Mansyur
12. Staff Buyer Fresh : Irsan Fauzi
13. Staff Supermarket Food : Aldo Alexander
14. Staff Supermarket Non Food : Theresia Julie Ira

4
 15. Staff Supermarket GMS : Aditya Isman Nugraha
16. Staff Supermarket Fresh : Gema Husada
17. Staff YOGYA Elektronik : Valent Tarigan
18. Staff Customer Service : Deta yoesuf Purnama
19. Staff Food & Bakery : Kiki Rijki
20. Staff : Hismaya
21. Staff Fashion : Annya Ismoyo Putra

2.4. Paradigma, Visi dan Misi Yogya Group

Paradigma YOGYA

Paradigma YOGYA merupakan kerangka berpikir keluarga besar

YOGYA yang mengandung nilai-nilai luhur dari sejarah dan dijunjung tinggi
oleh seluruh karyawan YOGYA dalam menerapkan pekerjaannya sehari-hari.

Visi YOGYA

“Tetap Menjadi Pilihan Utama”

Dalam kondisi terkini persaingan usaha ritel yang semakin ketat, sangatlah
logis suatu pelanggan menjatuhkan pilihan kepada pihak yang dianggap
memberikan penawaran terbaik kepada pelanggan. Di tengah kondisi ini
YOGYA berusaha memberikan pelayanan yang terbaik, cepat dan tepat
sesuai dengan keinginan konsumen, seperti misalnya memastikan barang-
barang tidak kosong, serta memberikan informasi POP yang tepat untuk
konsumen sehingga pelanggan dapat terus setia dan YOGYA tetap menjadi
pilihan utama masyarakat dalam memenuhi kebutuhan sehari-hari.

Misi YOGYA

“Setia Memenuhi Kebutuhan Masyarakat”

5
 YOGYA berusaha menawarkan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh
masyarakat dengan pelayanan memuaskan dan kelengkapan produk dengan
harga yang terjangkau oleh semua kalangan. YOGYA selalu berusaha
mewujudkan kepuasan bagi konsumen dengan menyediakan produk yang
berkualitas, layanan yang unggul, akrab bersahabat, serta suasana belanja
yang menyenagkan.

2.5. Tugas Harian

Secara umum, tugas dan tanggung jawab seorang Supervisor di Yogya

Group berdasarkan KRA (Key Result Areas) dan KPI (Key Performance
Indicators) adalah sebagai berikut:

a. KRA & KPI  Supervisor 

KRA

1. Memastikan tercapainya target dengan menyusun rencana kerja. 

2. Memastikan ketersediaan dan kerapian barang dagangan di pajangan, serta

memastikan kebenaran harganya. 

3. Mengontrol inventori untuk mendukung pencapaian target penjualan cabang.

4. Mengidentifikasi produk yang tidak layak jual dan memastikan

pemusnahannya. 

5. Menyusun laporan bulanan tentang penjualan dan pemakaian barang sarana-

prasarana di unit kerjanya 

6. Bekerjasama dengan Kantor Pusat, menyelenggarakan kegiatan promosi dan

kemudian mengevaluasi serta melaporkan hasilnya. 

7. Mengelola hubungan yang baik dan produktif dengan mitra usaha, dan
memastikan kepatuhan mereka terhadap perjanjian / peraturan yang berlaku. 

8. Memastikan Standar Pelayanan dilaksanakan  

6
9. Memastikan kebersihan area toko.

10. Mengelola karyawan di unit kerjanya untuk mendukung upaya pencapaian

target. 

KPI

1. Pencapaian target

2. Tingkat kerapian barang

3. Tingkat kesalahan harga

4. Kebersihan area toko

5. Keakuratan estimasi

6. Inventory Turn Over (SKP : Stock Keeping Period)

7. Kepuasan pelanggan

b. KRA KPI ADMIN

KRA

1. Mengelola proses administrasi sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang

telah ditetapkan.

2. Memastikan keakuratan administrasi yang menjadi tanggung jawabnya, dan

kelengkapan dokumen-dokumen pendukungnya.

3. Menyusun laporan rutin yang berkaitan dengan fungsinya.

KPI

1. Tingkat kepatuhan

2. Keakuratan administrasi

3. Kelengkapan dokumen pendukung administrasi

7
c. KRA KPI Service Crew
KRA (Key Result Area)

1. Melakukan dan Memelihara proses pemajangan

2. Memastikan kualitas barang pajangan
3. Mengidentifikasi barang-barang OOS (Out Of stock) dan Over Stok dan
melaporkan kepada atasan yang bersangkutan"
4. Melakukan proses pemusnahan,perubahan bentuk, serta
pengadministrasiannya sesuai dengan prosedur yang berlaku
5. Menjaga kebersihan, kerapihan, area menjadi tanggung jawabnya"

KPI (Key Performance Indicators)

1. Kelengkapan informasi pajangan

2. Kualitas barang dagang
3. Kualitas pajangan
4. Keakuratan informasi persediaan kuantitas barang
5. Kerapihan dan kebersihan area kerja

d. KRA KPI STAFF CUSTOMER RELATION

Staff Customer Relation pada dasarnya bertugas untuk memimpin,
mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan/aktivitas di area ‘Layanan
Konsumen PUAS’ baik dalam penanganan untuk people, product, price,
promotion juga membantu jalannya operasional toko agar berjalan dengan
baik sesuai dengan system atau KRA (Key Result Area) dan KPI (Key
Performance Indicator) yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Berikut ini
KRA (Key Result Area) dan KPI (Key Performance Indicator) serta Tugas
Harian dari Staff Customer Relation :

KRA (Key Result Area)

1. Memberi layanan informasi yang benar dan jelas bagi konsumen yang

8
 mendukung pencapaian target perusahaan

2. Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan standar layanan

Toserba YOGYA/GRIYA untuk memastikan terciptanya kepuasan
pelanggan

3. Memastikan terciptanya peningkatan pelayanan konsumen PUAS

secara berkesinambungan dengan menindaklanjuti keluhan,kritik,
serta saran dari pelanggan,

4. Mengadakan event / acara untuk mendukung kelancaran program

promosi,

5. Mengelola penyediaan barang-barang hadiah

6. Memastikan ketersediaan kantong plastic

7. Memastikan kelancaran proses penitipan barang

8. Membina hubungan baik dengan konsumen

KPI (Key Performance Indicator)

1. Kualitas Informasi

2. Kelancaran penyampaian informasi program promosi

3. Kepuasan konsumen

4. Kelancaran event/acara

5. Ketersediaan kantong plastic

6. Ketersediaan barang hadiah

7. Akurasi data barang hadiah

9
 8. Kelancaran proses penitipan barang

e. KRA KPI Supervisor Bakery

KRA

1. Mengelola pencapaian target penjualan Bakery.

2. Mengelola proses penyediaan bahan setengah jadi.

3. Menentukan kuantitas dan jenis produk yang akan diproduksi.

4. Mengelola proses produksi bakery.

5. Mengelola penggunaan bahan baku, bahan lain maupun peralatan produksi

secara bertanggung jawab.

6. Mengevaluasi dan menindaklanjuti kualitas hasil produksi.

7. Menetapkan pola kerja yang mengarah pada hieginitas produk,

keselamatan kerja, dan sevice excellence serta memastikan penerapannya.

8. Mengelola karyawan di unit kerjanya untuk mendukung pencapaian target.

9. Mengontrol inventori untuk mendukung pencapaian target penjualan

cabang.

10. Memberikan pelatihan tentang pengetahuan produk dan proses produksi

kepada bagian terkait.

KPI

1. Ketersediaan bahan setengah jadi.

2. Kualitas hasil produksi.

3. Ketersediaan hasil produksi. 

10
 4. Tingkat penjualan produk.

5. Kesiap pakaian peralatan produksi.

6. Hiegienitas produk.

7. Tingkat keselamatan kerja.

8. Tingkat pelayanan kepada konsumen.

9. Inventory produk.

10. Tingkat keterampilan pelaksanaan Bakery.

11.

f. KRA KPI SPV RECEIVING GOODS

KRA

1. Mengelola seluruh aktivitas karyawan di unit kerjanya untuk memastikan

kelancaran proses masuk dan keluar barang.

 Keberadaan checker, petugas retur dan admin Receiving Goods yang

selalu ada di tempat.
 Pembelajaran secara berkesinambungan mengenai produk (product
knowledge) terhadap sub-ordinat, baik itu mengenai barang baru,
perubahan kemasan ataupun perubahan gramasi.
 Mengatur jadwal piket kebersihan area.

2. Memastikan kebenaran dan kesesuaian barang yang diterima dengan

faktur dan PO.

 Pengecekan alamat yang dituju dan tanggal kadaluarsa pengiriman

pada dokumen PO.
 Pengecekan faktur dan PO yang teliti oleh admin ataupun supervisor
RG meliputi jumlah barang, jenis barang, gramasi, barang bonus, dan
lain-lain.

11
3. Mengontrol kualitas barang yang diterima.

 Pengecekan barang yang meliputi, bentuk kemasan, kebersihan barang,

gramasi yang sesuai, serta tanggal kadaluarsa produk.
 Memperlakukan barang dengan baik hingga sampai ke area gudang
ataupun area penjualan.

4. Berkoordinasi dengan Supervisor Operasional dan/atau Supervisor

Gudang, mengelola pemindahan barang antar cabang atau antara cabang
dengan DC.

 Dokumen mutasi produk antar cabang harus selalu diketahui oleh

supervisor area yang bersangkutan.

 Untuk barang-barang tertentu (event, fashion), mutasi harus

sepengetahuan MD pusat, termasuk untuk proses retur ke DC.

 Berkoordinasi dengan DC transit untuk memastikan barang sudah

diterima dan dikirim ke destinasi selanjutnya

 Berkoordinasi dengan cabang atau DC yang bersangkutan untuk

mengetahui penerimaan fisik barang

5. Memastikan pengamanan dan kebersihan area receiving yang dikelola.

 Mengisi buku tamu (security) dan selanjutnya menggunakan nomor

antrian untuk supplier / tamu yang datang.
 Kebersihan di area receiving termasuk area loading-unloading dock,
ruang administrasi, elevator, serta lorong sekitar area.
 Segera menyimpan barang ke gudang ataupun area jual barang yang
baru diterima dari supplier, agar tidak terjadi penumpukkan di area
receiving.

KPI

12
1. Kelancaran proses receiving.

 Pengecekan barang berdasarkan nomor urut supplier.

 Setiap pengecekan dilakukan dengan teliti, cermat dan tuntas.
 Tidak adanya penundaan / delay dalam proses penerimaan barang,
ataupun aktivitas lainnya di bagian Receiving Goods.

2. Kesesuaian barang dengan faktur dan PO.

 Alamat PO adalah benar.

 Kesesuaian nama item barang dengan membandingkan faktur dan PO.
 Barang yang diterima adalah barang yang benar-benar kita order,
dengan jumlah dan kualitas yang sesuai dengan pesanan.

3. Keakuratan pendistribusian.

 Barang yang diterima harus sesuai dengan tanggal order, terutama

untuk barang acara/event, PO tidak kadaluarsa. \
 Tidak ada pengiriman double PO (satu PO digunakan dalam dua kali
pengiriman).
 Barang langsung masuk ke area pajang, ataupun gudang sesuai
dengan kebutuhan.

4. Kesesuaian barang dengan Nota Transfer.

 Perlakuan keluar masuk barang transfer antar toko adalah sama, tetap
melalui proses pengecekan, baik quantity ataupun kondisi barang.

5. Tingkat kehilangan.

 Proses pengecekan dengan teliti dan cermat untuk menghindari ada

kekurangan dalam kiriman dari pihak supplier, termasuk barang yang
kondisinya tidak layak jual.
 Quality control yang lebih ditingkatkan.

13
 6. Kepuasan pemasok.

 Memberikan pelayanan yang baik saat penerimaan ataupun retur

barang, dengan penghitungan barang yang teliti dan jujur.
 Menjaga hubungan baik dengan pengirim barang / supplier.

7. Kebersihan area receiving.

 Menjaga kebersihan area receiving adalah tanggung jawab bersama,

tidak ada pengecualian, seluruh personel Receiving Goods.
 Setiap hari berkewajiban membersihkan sebelum pekerjaan dimulai
dan pada waktu senggang supplier.

g. Pelaksana Gudang
KRA

1. Menjaga, memelihara kualitas barang di area penyimpanan.

2. Menjaga kebersihan, kerapihan, dan keamanan area penyimpanan
3. Menyiapkan barang sesuai permintaan
4. Memantau kondisi persediaan barang di gudang untuk menghindari
terjadinya out of stock dan overstock.

KPI

1. Tingkat kerusakan barang

2. Tingkat kehilangan
3. Kebersihan area penyimpanan
4. Keakuratan informasi persediaan
5. Kesesuaian dokumen dengan barang
6. Kecepatan penyiapan barang

h. Checker
KRA

14
 1. Memeriksa kesesuaian fisik barang masuk dengan dokumen
pendukungnya
2. Memeriksa kualitas barang yang diterima.
3. Memeriksa kesesuaian antara PO dengan faktur
4. Menjaga keamanan dan kebersihan di area penerimaan barang

KPI

1. Kualitas barang
2. Keakuratan pemeriksaan
3. Tingkat kehilangan
4. Ketaatan prosedur

i. Administrasi
KRA

1. Mengelola proses administrasi sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang

ditetapkan.
2. Memastikan keakuratan administrasi yang menjadi tanggung jawabnya
dan kelengkapan dokumen-dokumen pendukungnya.
3. Menyusun laporan rutin yang berkaitan dengan fungsinya.

KPI

1. Tingkat kepatuhan
2. Keakuratan administrasi
3. Kelengkapan dokumen pendukung administrasi.

2.6. Penerimaan Barang Dagangan dari Distribution Center (DC)

Toserba Yogya

Pada metode konvensional, penerimaan barang dari DC dilakukan

dengan cara melakukan pengesahan (validasi) dan posting terhadap delivery
note (DN) secara satu per satu pada perangkat lunak G.O.L.D. menggunakan
delivery number yang tertera pada DN. G.O.L.D adalah aplikasi yang

15
 digunakan di yogya untuk mengelola inventory, sistem penerimaan barang,
dan penjualan. Umumnya DC melakukan pengiriman barang dagangan
dengan jumlah DN yang relatif banyak sehingga proses validasi dan posting
DN membutuhkan waktu yang lama. Selain itu, apabila terdapat barang
dagangan dengan kuantitas fisik yang diterima kurang dari kuantitas yang
tertera pada DN, proses retur secara formalitas (virtual return) harus
dilakukan secara manual satu per satu.

Penerimaan barang dagangan dari DC berbasis m-SCALE diperkenalkan

untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada penerimaan
barang dari DC secara konvensional. m-SCALE adalah aplikasi tambahan
untuk menjembatani kebutuhan penerimaan barang dari DC yang tidak ada di
aplikasi G.O.L.D. saat ini. Penerimaan barang berbasis m-SCALE
menawarkan kelebihan berupa auto receiving dan auto virtual return
sehingga mempersingkat waktu penerimaan barang secara administrasif
karena proses validasi dan posting DN dan pembuatan retur formalitas secara
manual dapat dieliminasi.

Aplikasi yang digunakan pada proses penerimaan barang dagangan dari

DC berbasis m-SCALE terdiri dari Grande, m-SCALE, dan G.O.L.D.

Aplikasi-aplikasi tersebut memiliki peran yang saling terkait yaitu

sebagai berikut:

Tabel 0.1 Penjelasan aplikasi

Nama aplikasi Fitur Penjelasan

Grande Open Seal Membuka segel pengiriman secara

virtual untuk memicu proses auto
http://grande.yogya.com
receiving.

Check-in Input kuantitas fisik barang

dagangan yang diterima.

Close Seal Menutup segel pengiriman secara

16
 virtual

m-SCALE Compare Melakukan perbandingan antara

kuantitas DN dan kuantitas fisik
http://m-scale.yogya.com
barang yang diterima. Proses ini
merupakan pemicu proses auto
virtual return apabila terjadi selisih
minus.

G.O.L.D Reception Memeriksa hasil proses auto

follow-up receiving
http://gold.yogya.com

Untuk melakukan proses input melalui aplikasi m-Scale maupun G.O.L.D

dilakukan dengan alat PDT (Portable Data Terminal). PDT adalah alat yang
digunakan untuk memindai atau scan barcode barang dagangan yang secara
otomatis masuk ke sistem.

Dalam melaksanakan proses penerimaan barang dari DC/cabang lain harus

memenuhi beberapa ketentuan sebagai berikut:

a. Penerimaan barang DC atau cabang lain tidak melalui proses antrian

area receiving.

b. Staf receiving mengecek pengaman segel mobil sebelum membongkar

isi pengiriman.

c. Jika terjadi selisih, proses retur dilakukan setelah data pengiriman

diposting.

d. Khusus untuk penerimaan barang dari DC yang menggunakan

koli/karung, surat jalan berfungsi sebagai dokumen pengiriman.

e. Pemeriksaan detail untuk barang yang dikirim dari DC dalam bentuk

koli/karung dilakukan paling lambat 2x24 jam setelah barang diterima

17
 Diagram alur prosedur penerimaan barang yang berasal dari Distribution
Center (DC) Toserba Yogya berbasis m-Scale.

Mulai

Pemeriksaan dokumen
pengiriman

Open Seal secara fisik dan

pada aplikasi Grande

Bongkar barang dengan

scan PDT pada aplikasi
Grande

Melakukan compare pada

aplikasi m-SCALE

Kuantitas auto rec >

Selisih ? Ya Tidak
kuantitas fisik ?

Ya

Kembalikan barang dengan

Auto virtual return
tanda terima

Tidak
Close Seal secara fisik dan
pada aplikasi Grand e

Selesai

Berikut penjelasan beberapa perbedaan antara penerimaan barang dari

Distribution Center (DC) Toserba Yogya konvensional dan berbasis m-SCALE.

Tabel 2.2 Komparasi penerimaan barang dari DC berbasis m-SCALE

Peneriman barang DC
Deskripsi aktivitas
berbasis m-SCALE

Pemeriksaan dokumen Dokumen yang diterima

18
 yang diterima dan diperiksa:

1. Kondisi dan nomor

segel
2. Shipping Note
3. Delivery Note (DN)

Pemeriksaan barang Dilakukan dengan scan

dengan dokumen barang menggunakan
PDT untuk mengetahui
selisih antara kuantitas
barang fisik dan DN

Input barang pada Otomatis setelah proses

inventory program open seal dilakukan.
GOLD

Retur barang akibat Otomatis melakukan

kuantitas barang fisik auto virtual return
kurang dari kuantitas setelah proses compare
pada DN selesai dilaksanakan

Prosedur Penerimaan Barang Dagangan dari Supplier

Berikut merupakan diagram alur prosedur penerimaan barang yang berasal

dari supplier ditampilkan pada Gambar 2.3.

19
 Mulai

Pemeriksaan dokumen
pengiriman Cetak received note (copy)

Pengecekan barang
Ya Pengesahan dokumen

Cetak received note

Posting
Pengecekan fisik barang
dengan dokumen

Serah terima barang dengan

Pengecekan received note bagian gudang (jika ada)
dengan barang (random)

Laporan penerimaan barang

harian
Data kuantiti
sama?

Penyerahan dokumen ke
Tidak keuangan

Pengecekan ulang
Selesai

Gambar 0.1 Diagram alur penerimaan barang dagangan dari supplier

Prosedur penerimaan barang dagangan dari supplier dibagi ke dalam
beberapa tahap sebagai berikut.

a. Pemeriksaan Dokumen Pengiriman

1. mengisi buku tamu;

2. menyerahkan dokumen pengiriman terdiri dari PO dan Faktur (3

rangkap);

3. memeriksa kebenaran dokumen pengiriman, meliputi:

20
 a. Alamat pengiriman

b. Tanggal pengiriman

c. Pengesahan dokumen;

4. mengecek kesesuaian dokumen pengiriman (faktur, surat jalan dan

PO);

5. jika dokumen pengiriman benar, menyerahkan nomor antrian kepada

pengirim barang;

6. jika dokumen pengiriman tidak benar, menyerahkan kembali

dokumen kepada pengirim barang.

b. Pengecekan Barang

1. menyiapkan PDT dan menginput nomor PO ke dalam PDT;

2. memanggil supplier sesuai dengan nomor antrian;

3. menyiapkan barang di area loading/ penerimaan barang sesuai

urutan PO;

4. menghitung kuantiti barang yang dikirim secara detail sesuai intruksi

kerja penggunaan PDT;

5. mengecek kualitas barang yang diterima. Jika terjadi perbedaan

kemasan atau gramasi, menghubungi Buyer terkait untuk
memastikan apakah barang yang dikirim akan tetap diterima atau
ditolak;

6. menyerahkan dokumen ke bagian administrasi.

c. Cetak received note

1. memindah data dari PDT;

2. mencetak received note;

21
 3. mencocokan data kuantiti received note dan PO. Jika ada selisih,
informasikan ke staf receiving atau checker.

d. Pengecekan fisik barang dengan faktur

1. mencocokan kuantiti Faktur dengan received note;

2. mencocokan harga dan discount Faktur dan PO;

3. menyerahkan dokumen pengiriman dan received note kepada Staff

Receiving.

e. Pengesahan Dokumen

1. Menyerahkan received note ke supplier;

2. Supplier menandatangani received note di kolom supplier;

3. Checker menandatangani received note di kolom checker;

4. Supervisor menandatangani received note di kolom SPV;

5. menyerahkan received note ke Adm. Receiving.

f. Posting/Send

1. memeriksa kelengkapan pengesahan received note;

2. mencocokan melakukan Posting received note. Data inventory secara

otomatis akan bertambah;

g. Penyerahan Dokumen Pengiriman

1. membubuhkan cap Yogya pada faktur dan surat jalan;

2. menyimpan received note (copy), PO, Faktur (copy);

3. menyerahkan received note (asli), Faktur (asli) dan surat jalan ke

pengirim barang.

22
h. Serah Terima Barang dan Dokumen antara Receiving dan Gudang

1. menyerahkan barang dan received Note (copy) yang ada Adm

Receiving ke bagian gudang, supplier tidak diperkenankan masuk ke
area gudang;

2. menghitung kuantiti barang yang diterima sesuai Received note;

3. menyimpan Barang di gudang.

i. Menyerahkan Dokumen dan Barang Return kepada Supplier

1. mengecek barang return sesuai dengan item dan kuantiti barang

yang tertera di dokumen;

2. menandatangani dan membubuhkan cap Yogya di dokumen return,

dicantum nama, tanda tangan, dan nomor kendaraan supplier yang
mengambil barang return.

j. Laporan Harian Receiving

1. mencetak Report Unsent Received note;

2. mencocokan data dalam Report Unsent Received note dengan fisik

Received note, jika terdapat Received note yang belum posting,
segera lakukan posting;

3. mengecek data dalam Report Unsent Received note. Pastikan tidak

ada data yang muncul dalam Report Unsent dan semua telah
dilakukan posting;

4. membuat laporan harian Receiving.

k. Penyerahan Dokumen ke Keuangan

1. menyerahkan Received note (copy);

2. PO;

3. faktur (copy).

23
 BAB III

KESIMPULAN

SIM ini penting bagi perusahaan untuk mempelajari kebutuhan informasi

manajemen organisasi di setiap tingkat guna pengambilan keputusan operasional,
taktis dan strategis. Dan, tentunya banyak manfaat bagi perusahaan dari penerapan
SIM ini, antara lain: Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan
perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua
departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi; Meningkatkan kualitas
sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis;
Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya dalam perusahaan;
Menyediakan informasi yang digunakan dalam harga pokok produk, jasa, serta
tujuan lain yang diinginkan oleh manajemen; Menyediakan informasi yang
digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, mengevaluasi, serta melakukan
perbaikan yang berkelanjutan.

Perusahaan dapat mendorong peningkatan alur kerja yang menghasilkan

penyelarasan proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan pelanggan; Dapat
memudahkan akses data yang telah disediakan secara akurat dan real time (tepat
waktu) bagi para user tanpa perlu melalui perantara sistem informasi secara
langsung.

24