BUKU AJAR

KESEKRETARIATAN
 BUKU AJAR
KESEKRETARIATAN

OLEH
Linda Permanasari S.Sos.,M.M.
NIP 19690620199903200
Pengajar Jurusan Administrasi Bisnis

Poliban Press
 BUKU AJAR
KESEKRETARIATAN
Penulis :
Linda Permanasari S.Sos.,M.M.

ISBN :

Editor dan Penyunting :

Tim Poliban Press

Desain Sampul dan Tata letak :

Tim Poliban Press

Penerbit :
POLIBAN PRESS
Anggota APPTI (Asosiasi Penerbit Perguruan Tinggi Indonesia)
no.004.098.1.06.2019
Cetakan Pertama, 2020

Hak cipta dilindungi undang-undang

Dilarang memperbanyak karya tulis ini dalam bentuk
dan dengan cara apapun tanpa ijin tertulis dari penerbit

Redaksi :
Politeknik Negeri Banjarmasin, Jl. Brigjen H. Hasan Basry,
Pangeran, Komp. Kampus ULM, Banjarmasin Utara
Telp : (0511)3305052
Email : press@poliban.ac.id

Diterbitkan pertama kali oleh :

Poliban Press, Banjarmasin, Oktober 2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan

karunianya sehingga buku KESEKRETARIATAN telah dapat
diselesaikan. Buku ini merupakan pengantar bagi perkuliahan dalam
mata kuliah Kesekretariatan semester III mahasiswa jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin Prodi
Administrasi Bisnis.

Terimakasih disampaikan kepada Joni Riadi S.ST., M.T. selaku

Direktur Politeknik Negeri Banjarmasin dan Nurmahaludin, S.T.,
M.T. selaku Ketua Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
beserta sekretaris dan staf. Terimakasih juga disampaikan kepada
Faris Ade Irawan, Reza Fauzan, Eko Sabar Prihatin dan Rahma Indera
yang telah berkontribusi dalam editing serta seluruh tim Poliban Press
dan semua pihak yang telah ikut membantu dalam penyelesaian buku
ini.

Kami menyadari masih terdapat kekurangan dalam buku ini

untuk itu kritik dan saran terhadap penyempurnaan buku ini sangat
diharapkan. Semoga buku ini dapat memberi maanfaat bagi semua
pihak.

Banjarmasin,

Poliban Press

iv
 PRAKATA

Alhamdulillah…puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat

Allah SWT karena dengan kasih sayang-Nya lah penulis diberikan
petunjuk, kesehatan dan kemampuan dalam menyelesaikan buku ajar
Kesekretariatan ini.

Kesekretariatan adalah salah satu mata kuliah yang ada pada

Program studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin
sebagai mata kuliah Keahlian dan wajib untuk mahasiswa semester I
Program Studi Administrasi Bisnis dengan kode E01108.

Dalam mata kuliah Kesekretariatan terutama membahas tentang

Definisi dan kedudukan Sekretaris dalam melaksanakan
ketatausahaan, Peranan tata usaha dalam organisasi kantor, fungsi
dan ciri kantor, syarat-syarat jabatan Sekretaris, kepribadian
Sekretaris dan pengembangannya, peranan Sekretaris dalam Human
Relation, langkah kerja Sekretaris, hubungan kerja internal dan
eksternal, perencanaan tugas harian, tugas Sekretaris menurut fungsi
dan pelaksanaannya, peran dan tanggungjawab Sekretaris,
Sekretaris dalam penanganan aktivitas korespondensi, penanganan
telepon dan penanganan tamu dan aktivitas lain yang berhubungan
dengan aktivitas kantor.

Dalam penulisan buku ajar Kesekretariatan ini penulis sangat

menyadari akan adanya kekurangan dan kesalahan baik dalam
penulisan kata ataupun penyusunan isinya, maka saran dan kritik
yang sifatnya membangun dan menyempurnakan buku ajar ini
sangatlah penulis harapkan.

Penulis
v
 Linda Permanasari

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR........................................................................iv
Poliban Press......................................................................................iv
PRAKATA..........................................................................................v
DAFTAR ISI......................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR...........................................................................x
BAB 1 PENDAHULUAN................................................................13
1.1 Pengertian Organisasi, Informasi, Kantor, Kesekretariatan,
Macam Sekretariat dan Sekretaris......................................13
1.2 JENIS-JENIS JABATAN SEKRETARIS..........................17
1.2.1. Ruang lingkup tanggung jawab sekretaris........................17
1.2.2. Sekretaris berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman
Kerja................................................................................19
1.2.3. Berdasarkan Spesialisasi/Bidang Khusus dalam
Pekerjaan.........................................................................19
1.3 PERAN dan TUGAS SEKRETARIS.................................21
1.3.1 Peran Sekretaris...............................................................21
1.3.2 Tugas –tugas Sekretaris...................................................21
1.4 Tanggung Jawab dan Kedudukan Sekretaris......................23
SOAL LATIHAN...............................................................................25

BAB 2 MANAJEMEN WAKTU.....................................................28

2.1. PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU.........................28
2.2. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR-FAKTOR YANG
MENGHABISKAN WAKTU............................................31
vi
 2.2.1. Daftar Pemboros Waktu...................................................32
2.2.2. Menghadapi Pemboros Waktu Anda................................34
2.3. PENANGANAN TUGAS-TUGAS RUTIN.......................35
2.3.1. Penanganan tugas-tugas kearsipan...................................35
2.3.2. Penggunaan Waktu dalam Berkorespondensi..................36
2.4. MEMBUAT JADWAL UNTUK MENGATUR WAKTU.37
2.4.1. Perencanaan Jangka Panjang............................................37
2.4.2. Perencanaan Jangka Pendek.............................................41
2.5. URUTAN PRIORITAS PEKERJAAN..............................44
SOAL LATIHAN .....................................................................47
BAB 3 PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
MENGGUNAKAN BUKU AGENDA DAN KARTU KENDALI 49
3.1. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
MENGGUNAKAN BUKU AGENDA..............................49
3.1.1. Penerimaan Surat.............................................................49
3.1.2. Pembukaan Surat.............................................................50
3.1.3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat................................52
3.1.4. Pensortiran Surat..............................................................55
3.1.5. Pendistribusian Surat.......................................................57
3.2. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
MENGGUNAKAN KARTU KENDALI...........................65
3.2.1. Surat Penting....................................................................65
3.2.2. Surat Biasa.......................................................................71
SOAL LATIHAN .............................................................................74
BAB 4 PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR
MENGGUNAKAN SISTEM BUKU AGENDA DAN SISTEM
KARTU KENDALI.........................................................................76
4.1. Penanganan Surat Keluar menggunakan Sistem Buku
Agenda...............................................................................76
4.1.1. Penyiapan Konsep............................................................76
vii
 4.1.2. Persetujuan Konsep..........................................................79
4.1.3. Registrasi Dan Pemberian Nomor....................................79
4.1.4. Pengetikan Konsep Surat.................................................80
4.1.5. Penandatangan Surat........................................................81
4.1.6. Pencatatan Surat Keluar...................................................81
4.1.7. Pengiriman Surat Keluar..................................................83
4.2. Penanganan Surat Keluar Menggunakan Sistem Kartu
Kendali...............................................................................84
4.2.1. Surat Keluar - Penting......................................................84
4.2.2. Surat Keluar-Biasa (Rutin)...............................................86
4.2.3. Surat Keluar-Rahasia.......................................................87
SOAL LATIHAN ...................................................................................89

BAB 5 PROSEDUR PENANGANAN TELEPON.........................92

5.1. PENANGANAN TELEPON..............................................92
5.1.1. Sistem Telepon dan Peralatannya.....................................92
5.1.2. Switch Board...................................................................93
5.1.3. Macam-macam Pesawat Telepon.....................................93
5.2. PROSEDUR PENANGANAN TELEPON KELUAR.......94
5.3. PROSEDUR PENANGANAN TELEPON MASUK
(Menerima pesan)...............................................................96
SOAL LATIHAN ...................................................................................99

BAB 6 PROSEDUR PENANGANAN TAMU.............................102

6.1. Prosedur Dalam Menangani Tamu (RESEPSIONIS).......102
6.1.1. Penanganan Resepsionis................................................102
6.1.2. Persiapan Untuk Penerimaan Tamu...............................103
6.1.3. Sikap Seorang Resepsionis Dalam Menerima Tamu :....104
6.2. Penyusunan Jadwal Pertemuan.............................................107
6.3. Merencanakan Perjanjian.................................................109

viii
 6.4. Ruang Penerimaan Tamu..................................................111
SOAL LATIHAN .................................................................................112

BAB 7 FORMULIR.......................................................................114
7.1 PENGERTIAN FORMULIR............................................114
7.1.1. Isi formulir biasanya terdiri dari 2 bagian yaitu:............114
7.1.2. Setiap formulir biasanya dikerjakan sekurang- kurangnya
3 kali yaitu:....................................................................115
7.1.3. Apabila formulir diciptakan,dirancang dan dipergunakan
secara tepat, maka formulir akan menghemat 5 unsur usaha
yaitu:..............................................................................115
7.1.4. Selain itu dapat memudahkan 5 jenis pekerjaan yaitu:...116
7.2. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
PEMBUATAN FORMULIR............................................116
7.3. MENDESAIN FORMULIR.............................................118
7.4. PROSES MENDESAIN FORMULIR..............................118
7.5. MACAM-MACAM FORMULIR....................................121
7.5.1. Formulir Pemesanan (Order Form)................................121
7.5.2. Kuitansi..........................................................................122
7.5.3. Faktur (Invoice).............................................................123
7.5.4. Daftar Permintaan Barang (Store Requisition)...............124
7.5.5. Daftar Perhitungan Gaji.................................................124
7.5.6. Formulir Pendaftaran Lamaran Kerja (Job Application) 126
SOAL LATIHAN .................................................................................127

DAFTAR PUSTAKA......................................................................129
BIOGRAFI PENULIS.....................................................................130

ix
DAFTAR GAMBAR

Halaman

x
 BAB 1
PENDAHULUAN

Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan arti Organisasi, Informasi, Kantor, Kesekretariatan,
macam Sekretariat dan Sekretaris.
2. Menjelaskan Jenis Jabatan Sekretaris.
3. Menjelaskan Peran dan Tugas Sekretaris.
4. Menjelaskan Tanggung Jawab dan Kedudukan Sekretaris.

1.1 Pengertian Organisasi, Informasi, Kantor, Kesekretariatan,

Macam Sekretariat dan Sekretaris
Suatu organisasi baik dalam bentuk perusahaan, lembaga
pemerintah ataupun organisasi kemasyarakatan dalam upaya
mencapai tujuan secara maksimal diperlukan adanya pembagian
kerja, pelimpahan wewenang sampai kepada rincian tugas
masing-masing kelompok yang terlibat dalam organisasi tersebut.
Setiap rangkaian kegiatan didalam organisasi yang dilakukan
oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan, akan memerlukan pekerjaan kantor yang tertib, tapi
lancar dalam arti keseluruhan salah satu prasarana yang cukup
penting adalah terdapatnya suatu perusahaan yang mampu
menyediakan informasi yang benar, berdasarkan fakta dan
dibutuhkan oleh pimpinan dalam rangka mengatur dan
mengendalikan usahanya.

Pengertian Informasi adalah :

 Data yang dicatat, digabungkan dan disusun dihubung-
hubungkan atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk
memberitahukan suatu pengertian.
Untuk mengolah suatu informasi dibutuhkan tempat serta peralatan
tertentu yang dikenal dengan kantor dan peralatan kantor.
11
Pengertian kantor adalah :
 Tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai
menyalurkan informasi.
Setiap keputusan yang telah diambil atau ditetapkan dalam suatu
organisasi perlu dicatat dan disimpan dengan baik untuk buletin
dimasa datang dengan berkembangnya analisis manajemen pengkajian
sistem dan prosedur, penggunaan komputer , serta penggunaan
peralatan kantor modern dalam kegiatan kantor sehingga kantor
menjadi pusat infotmasi dan menjadi dasar pengambilan keputusan
yang dilaksanakan oleh pimpinan.
Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas mengakibatkan
tidak mungkinnya pekerjaan tersebut dikerjakan oleh satu orang atau
sekelompok kecil orang-orang tertentu dengan demikian seorang
pimpinan mengangkat pembantu yanh akan diserahi urusan/tugas
tertentu, banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan apa
yang diperlukan tentu tergantung dari besar kecilnya organisasi luas
sempitnya aktivitas atau besar kecilnya volume kerja, sehingga ada
kemungkinan terdapat sekelompok staf yanh diantaranya adalah
sekretaris dengan para pembantunya yang akan melakukan aktivitas
bantuan atau rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok.
Sehingga timbul satuan organisasi yang dinamakan sekretariat.
Bidang kegiatan dalam suatu kantor (organisasi) pada dasarnya
dapat dikelompokkan kedalam 2 bidang kegiatan yaitu :
(1) Bidang substantif yaitu tugas pokok yaitu tugas operasional
organisasi.
(2) Bidang administratif yaitu bidang penunjang terhadap
pelaksanaan tugas pokok (operasional).

 Misalnya kepegawaian, keuangan, perbekalan, dan lain-lain.

Segala aktivitas yang dilakukan oleh sekretaris sehubungan dengan
bidang-bidang tersebut disebut dengan kesekretariatan.
12
 Jadi kesekretariatan menyatakan aktivitas dan tata kerjanya.
Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan bahwa kesimpulan pengertian
dari kesekretariatan adalah:
Merupakan satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian
kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan
lainnya yang dilaksankan sebagai kegiatan penunjang, supaya
tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar.

 Jadi Kesekretariatan berarti :

Keseluruhan proses pelaksana rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya
yang menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

 Fungsi sekretariat adalah :

Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan
pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang
pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tugas
dengan lebih lancar.

Selain sekretariat ada pula yang dinamakan sekretariat jenderal

yaitu: Satuan organisasi yang terdapat dalam lingkungan organisasi
yang lebih besar dan melaksanakan pekerjaan atau kegiatan seperti
halnya kesekretariatan ditambah dengan segala kegiatan seperti
membantu pimpinan baik dalam hal bantuan teknis maupun
administratif.
Misalnya sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan yang dipimpin oleh sekretaris Jenderal. Didalam bidang
kesekretariatan, sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang
istilah lainnya dikenal dengan sebutan kepala bagian sekretariat atau
sekretaris organisasi atau sekretaris perusahaan dan lain-lain.
Variasi sekretariat yang dipimpin dalam struktur organisasi
pemerintah negara RI seperti :

13
 Sekretariat Negara
 Sekretariat Lembaga
 Sekretariat Badan
 Sekretariat Balai dan lain-lain.
Dari istilah tersebut diatas, maka istilah sekretaris tersebut berfungsi
sebagai manajer yaitu seorang pimpinan yang membawahi suatu
organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang
ketatausahaan dan lain-lain yang biasa disebut dengan bagian
sekretariat.
Disamping itu ada pula sekretaris yang fungsinya hanya membantu
pimpinan dalam menyelesaikan tugas-tugas perkantoran untuk
keperluan pimpinan, seorang pimpinan dituntut untuk dapat
mengetahui dengan cepat dan tepat, setiap situasi dan kondisi
organisasi, mengetahui dan menggunakan wakilnya dengan efektif
dan efisien, serta menguasai setiap masalah yang menyangkut
pelaksanaan tugas pokok organisasinya. Guna menjamin kecermatan
dan kelancaran tugas-tugas pimpinan tersebut diperlukan tenaga
sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan
tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan
tanggung jawabnya sendiri.
Istilah sekretaris sebenarnya berasal dari istilah asing yang di
Indonesiakan istilah itu kita oper dari bahasa Belanda “Sekretaris”
atau Bahasa Inggris “Secretary” berasal dari perkataan latin
“Secretum” yaitu rahasia jadi menyangkut seorang yang bisa
dipercaya, seorang yang dapat menyimpan rahasia.

Berikut ini dikutip beberapa pengertian tentang sekretaris antara

lain sebagai berikut :

14
  Sekretaris Pribadi atau Private Secretary yaitu seorang pegawai
yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang
pekerjaan ketatausahaan (surat menyurat, pendiktean, stenografi).
 Sekretaris berfungsi sebagai manajer adalah seorang pimpinan
yang membawahi suatu organisasi yang melakukan pekerjaan
pelayanan dalam bidang ketatausahaan yang pada lasimnya disebut
bagian sekretariat atau sekretariat jendral.
 Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki
kedudukan dan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer
dan tugas-tugas biasannya, yang meliputi penyalinan dan pengambilan
dikte, berurusan dengan publik untuk menjawab telpon, mengundang
pertemuan, membuat perjanjian, memelihara dan mengarsip warkat-
warkat, surat-surat, dan lain-lain, seorang sekretaris sering bertindak
sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.

1.2 JENIS-JENIS JABATAN SEKRETARIS

Jenis jabatan sekretaris dibedakan atas 3 dasar yaitu :
1.2.1. Ruang lingkup tanggung jawab sekretaris
 Sekretaris Organisasi
Yaitu seorang yang memimpin suatu sekretariat dari
suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi
pemerintah tertentu, sekretaris organisasi disamping bekerja
atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut
membuat rencana organisasi , membuat keputusan, melakukan
pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan
administrasi, menjalankan pengawasan, melakukan
penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja
terutama, untuk kepentingan organisasi secara keseluruhan.
Dengan kata lain sekretaris organissasi membantu melakukan
fungsi manajemen yang meliputi perencanaan,
pengkoordinasian, penggerakkan, dan pengawasan.
Contoh :
 Sekretaris Jenderal
15
 Sekretaris Wilayah Daerah
 Sekretaris Perusahaan dan lain-lain.

 Sekretaris Pribadi (Private Secretary/Personal Secretary)

1. Sekretaris Pribadi
Yaitu seorang yang mengerjakan pekerjaan perkantoran untuk
membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris
dalam pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu
organisasi atau perusahaan tapi diangkat dan digaji oleh
perorangan.
Contoh sekretaris pribadi:
 Sekretaris pribadi seorang bintang film
 Sekretaris pribadi seorang profesor
 Dan lain-lain.
2. Sekretaris Pimpinan (Sekretaris Pembantu Pimpinan)
Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas menjalankan
tugas-tugasnya perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu.
Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari
suatu perusahaan/ organisasi diangkat dan digaji oleh organisasi
atau perusahaan yang bersangkutan.
Sekretaris ini tidak semata-mata bekerja untuk kepentinfan
pribadi pimpinan tetapi bersifat kedinasan. Merkipun dempikian
disebut juga Private Secretary, karena ia hanya berkewajiban
membantu pimpinan tertentu.
3. Sekretaris Direksi
Disamping itu ada juga yang disebut sekretaris direksi atau
sekretaris pimpinan tinggi (Executive Secretary), yaitu sekretaris
yang menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk suatu
badan, direksi, atau pimpinan tertinggi. Dalam melaksanakan
tugasnya sekretaris tersebut dapat dibantu oleh pegawai-pegawai
lainnya sebagai bawahannya (sebagai asisten, juru arsip/juru tik,
atau lain-lainnya), apabila ruang lingkup pekerjaan terlampau
luas.
16
 Oleh sebab itu sekretaris direksi seringkali mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang lebih besar. Sekretaris direksi disebut juga
sebagai kepala sekretaris atau pimpinan dalam bagiannya.

1.2.2. Sekretaris berdasarkan Kemampuan dan

Pengalaman Kerja
1. Sekretaris Senior (senior secretary)
Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan kerja
yang baik, dapat bekerja sendiri tanpa harus dibimbing, dan
cukup mempunyai pengalaman kerja, dengan pengalaman
yang dimilikinya maka sekretaris senior mampu memecahkan
persoalan yang dihadapinya dalam rangka menyelesaikan
tugas-tugasnya.

2. Sekretaris Junior (junior secretary)

Yaitu sekretaris yang baru bekerja atau memulai karirnya
sebagai sekretaris mereka belum mempunyai banyak
pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga
mereka masih memerlukan bimbingan.

1.2.3. Berdasarkan Spesialisasi/Bidang Khusus dalam

Pekerjaan
Adapula jenis jabatan sekretaris yang disamping memiliki
keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris juga
memiliki atau memahami pengetahuan khusus, pengetahuan
khusus atau keahlian dibidang tertentu.
Misalnya :
 Bidang hukum
 Bidang kedokteran/farmasi
 Bidang teknik
 Bidang akuntansi dan lain-lain
Berdasarkan klasifikasi bidang keahlian tersebut, maka
dikenal jenis jabatan sekretaris sebagai berikut :

17
  Sekretaris dalam bidang hukum (Legal Secretary)
 Sekretaris dalam bidang kedokteran (Medical Secretary)
 Sekretaris dalam bidang akuntansi (Accounting Secretary)
 Sekretaris dalam bidang ekspor impor (Expor Impor
Secretary)
Dari pengertian-pengertian tentang sekretaris tersebut dapat
disimpulkan tentang beberapa ciri sekretaris pimpinan, yaitu:
 Sekretaris bukan seorang pimpinan, dalam arti tidak
memimpin suatu unit dan tidak selalu mempunyai
bawahan, meskipun adakalanya sekretaris dari seorang
pejabat tinggi, yang karena komplek tugasnya. Sehingga
dibantu oleh juru ketik atau asisten dalam menjalankan
tugas. Tapi ciri yang penting adalah ia tidak memimpin
satuan organisasi.
 Tidak mempunyai wewenang menentukan kebijaksanaan,
dalam arti tidak berwenang menentukan policy yang
menyangkut wewenang pimpinan yang membantunya,
dengan kata lain tidak dapat mewakili pimpinan dalam hal
penentuan kebijaksanaan.
 Tugasnya terbatas pada masalah-masalah perkantoran
dan kedinasan. Tugasnya melaksanakan pekerjaan
perkantoran khususnya yang bersifat rinci untuk
meringankan pimpinan dalam melaksanakan tugas pokok.
 Membantu pimpinan tertentu. Sesuai dengan posisinya
sebagai Sekretaris apa.

1.3 PERAN dan TUGAS SEKRETARIS

18
1.3.1 Peran Sekretaris
Sudah merupakan suatu kewajiban, bahwa seorang
sekretaris harus membantu pimpinan semaksimal mungkin agar
dapat bekerja secara berhasil guna, berdaya guna dan lebih
profesional. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai
kepada sekecil-kecilnya serta mempelajari dalam hubungannya
dengan tanggung jawab pimpinan. Maka hal tersebut akan
meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pekerjaan
sekretaris tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinan.
Seorang pimpinan tidak terlalu dapat mengetahui cara
yang sebaik baiknya untuk mempergunakan keahlian dan
kemampuan dari sekretarisnya, oleh sebab itu sekretaris harus
berusaha menunjukkan kemampuannya, agar dengan demikian
pimpinan tidak ragu-ragu memanfaatkan keahlian dan
kemampuan yang dimilikinya.
Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari,
tidak dapat terhindar dari tugas kesekretariatan. Sekretaris yang
berhasil guna dan berdaya guna adalah sekretarus yang dapat
bekerja dengan cepat, cermat dan rapi. Sekretaris harus selalu
siap sedia membantu dan mengerti keinginan pimpinan,
meringankan beban pimpinan dalam memecahkan persoalan dan
mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan
dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan.

1.3.2 Tugas –tugas Sekretaris

Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dibagi kedalam 3
bagian yaitu :
1. Tugas Rutin
Tugas rutin adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap
hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari
pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus
dilaksanakan, sesuai dengan yang telah diterapkan sesuai
dengan uraian tugasnya.
19
 Pada dasarnya tugas rutin meliputi:
 Menyusun/membuat surat (Korespondensi)
 Menata arsip (Kearsipan)
 Menerima dan melayani tamu serta bertamu
 Menerima dan melayani telpon serta menelpon
 Mengatur jadwal acara pimpinan
 Mempersiapkan pembuatan laporan

2. Tugas Khusus (Tugas instruksi)

Tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh
sekretaris hanya apabila ada instruksi khusus dari
pimpinan jadi pekerjaan tersebut hanya kadang-kadang
dihadapi, akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya.
Biasanya pimpinan beranggapan, bahwa untuk bidang-
bidang tertentu, sekretaris dianggap sudah menguasai,
sehingga pimpinan memberi kepercayaan kepada
sekretaris untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Tugas-tugas khusus tersebut antara lain :
 Mempersiapkan rapat dan membuat notulen/risalah
rapat.
 Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, dan
lain-lain (sesuai dengan lingkungan kerjanya).

3. Tugas-tugas Kreatif
Tugas-tugas kreatif adalah tugas atas prakarsa sendiri
tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinan.
Tugas-tugas ini adalah hasil dari pertimbangan sekretaris
sendiri, perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapat
membantu meringankan beban pimpinan.
Dalam hal tugas yang bersifat kreatif, sekretaris harus
dapat menemukan sendiri segala sesuatu yang harus
dikerjakan yang berhubungan dengan keperluan

20
 pimpinan tugas-tugas yang bersifat kreatif ini tidak ada
batasnya (dalam arti yang positif).
Karena sangat kompleksnya tugas pimpinan, maka
sekretaris dalam melaksanakan tugasnya harus dapat
menyesuaikan dengan tugas yang dikerjakan
pimpinannya.
Tugas-tugas kreatif meliputi :
 Membuat perencanaan kerja
 Mempelajari pengeetahuan tentang bank
 Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
 Pemantapan kepribadian
 Efisiensi kerja
 Pengembangan diri sekretaris
 Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-
alat yang diperlukan oleh sekretaris
 Memahami cara-cara kerja mesin-mesin kantor dan
audio visual aids (alat bantu peraga).

1.4 Tanggung Jawab dan Kedudukan Sekretaris

Dari beberapa jenis sekretaris yang telah dijelaskan diatas
masing-masing mempunyai tugas dan tanggung jawab yang
berbeda sesuai fungsinya sebagai sekretaris jenis apa mereka.
Misalnya saja sekretaris pimpinan bertanggung jawab untuk
meringankan beban pimpinan atau manajernya dengan
menyelenggarakan tugas-tugas yang bersifat detail atau rinci.
Pekerjaan seorang sekretaris dapat digolongkan dalam tata
usaha umum, yaitu membantu memperlancar jalannya pekerjaan
dan komunikasi pimpinan organisasi, hanya sifatnya lebih luas
dibanding dengan pekerjaan tata usaha.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, maka dibawah
ini diutarakan contoh beberapa perbedaan antara kedudukan,
tugas atau pekerjaan sekretaris pimpinan dan pegawai tata usaha.
1. Kedudukan tugas atau pekerjaan sekretaris pimpinan
21
  Melaksanakan kegiatan penanganan informasi untuk
seorang pimpinan tertentu.
 Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek
kegiatan perkantoran.
 Kedudukannya didalam organisasi adalah langsung
bertanggung jawab atau mendapat perintah dari
pimpinan tingkat atas atau menengah, dengan kata
lain bukan supervisor.
 Tugasnya meliputi tugas; rutin, melaksanakan
instruksi dan tugas kreatif.
2. Kedudukan tugas atau pekerjaan pegawai tatausaha
 Melaksanakan penanganan informasi untuk suatu
unit/satuan organisasi tertentu.
 Ruang lingkup tugasnya terbatas pada salah satu atau
beberapa aspek kegiatan perkantoran.
 Kedudukan dalam organisasi adalah tidak langsung
bertanggung jawab atau mendapat perintah dari
pimpinan tingkat atas atau menengah.
 Lebih banyak melaksanakan tugas rutin, kadang-
kadang insidentil.
Sedangkan persamaan antara tugas atau pekerjaan yang
dilakukan oleh sekretaris pimpinan dan pegawai tatausaha
adalah
 Keduanya melaksanakan kegiatan perkantoran.
 Keduanya sebagai pelaksana bukan sebagai pimpinan.

Ditinjau dari sejarahnya maka jabatan sekretaris itu adalah

seorang yang diberi kepercayaan menyimpan rahasia. Dalam
perkembangannya, kemudian sekretaris berarti petugas yang
menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan
yang kadang-kadang bersifat rahasia atau bersifat pribadi yang
tidak pada tempatnya disebarluaskan, selanjutnya sekretaris
berfungsi sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan
22
 dengan masyarakat luar, karena disamping memberi informasi
yang diperlukan pimpinannya juga membantu pimpinan dalam
memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya, sekretaris juga sering
berhubungan dengan pejabat yang mempunyai hubungan kerja
dengan pimpinannya bahkan masyarakat tertentu.
Dalam memulai dan menyelesaikan pekerjaan sekretaris
diharapkan dapat membantu mengatasi kesibukan dan kesulitan,
memberi semangat kepada pimpinan, dapat menyederhanakan
cara penyelesaian sesuatu pekerjaan sehingga dapat mencapai
hasil yang diharapkan.
Sekretaris harus dapat mengikuti gaya kerja pimpinannya
yang cepat, dinamis, kerja keras dan efisien. Dalam menghadapi
pimpinan yang sering gugup, teledor, pelupa, sekretaris
hendaknya bersedia mengingatkan, teliti dalam menyediakan
informasi dan mampu menciptakan suasana yang menumbulkan
ketenangan.
Semakin besar suatu organisasi semakin besar pula tanggung
jawab pimpinan terhadap tugasnya, sehingga dalam keadaan
demikian, pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris yang
terampil dan cakap demi tercapainya tujuan bersama suatu
organisasi.

SOAL LATIHAN :

1. Jekaskan menurut pendapat saudara apa yang di maksud dengan

Sekretaris, Sekretariat dan Kesekretariatan !
23
2. Mengapa profesi Sekretaris memiliki prospek cerah dan mennjadi
tren berkarir masyarakat Indonesia ?
3. Jelaskan perbedaan antara Sekretaris Pribadi dengan Sekretaris
Eksekutif !
4. Jelaskan kedudukan Sekretaris dalam sebuah oganisasi atau
instansi !
5. Dari beberapa tugas Sekretaris ada yang disebut dengan tugas
Kreatif. Mengapa tugas itu harus ada untuk Sekretaris ?

REFERENSI :

1. Davis, Norma dan Block Burn, Sekretaris Yang Efektif.

Semarang; Dahara, 1991
24
 2. Daniels, Diane dan Ann Barron, Sekretaris Profesional.
Jkakarta; Erlangga.1993
3. Pudji Herijanto, Drs. Kesekretariatan Bandung; Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik, 1995
4. Komaruddin, Drs. Manajemen Kantor. Bandung;Triganda
Karya,1993

BAB 2
MANAJEMEN WAKTU

Capaian Pembelajaran:
25
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan arti penting dari Manajemen Waktu
2. Mengidentifikasi Faktor-faktor Penghabis Waktu
3. Penanganan Tugas-tugas Rutin
4. Membuat Jadwal Untuk Mengatur Waktu
5. Menjelaskan Urutan Prioritas Pekerjaan

2.1. PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU

Waktu adalah suatu komoditas yang paling bernilai dan
merupakan satu jenis sumber daya yang tidak dapat diperbaharui,
waktu bisa berlalu secepat kilat bagi sementara orang, namun
bisa juga berjalan agak lambat bagi orang lain.
Nilai waktu akan ditentukan oleh besarnya nilai permintaan
waktu terhadap seseorang, apabila persediaan waktu cukup
banyak, maka sudah tentu nilainya tidak begitu berarti akan tetapi
apabila persediaan waktu sangat terbatas, karena banyaknya
pekerjaan yang harus diselesaikan maka waktu mempunyai nilai
yang sangat berarti.
Apa yang dimaksud dengan Manajemen Waktu ?
Manajemen Waktu adalah bagaimana cara tiap-tiap orang
mengatur waktu untuk mencapai sasaran-sasaran utama
kehidupan mereka, sebagai hasil dari penyisihan kegiatan-
kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan waktu yang
banyak.
Sebelum kita memulai mengurangi dan menyisihkan berbagai
kegiatan yang tidak begitu penting di dalam kehidupan kita, kita
harus memiliki pemahaman yang jelas tentang arti yang sejelas-
jelasnya tentang apa yang diartikan sebagai kegiatan penting itu
sendiri, untuk mengetahui kita perlu simak pertanyaan berikut:
Apa sesungguhnya yang penting bagi anda ?
Apa yang ingin anda capai selama hidup anda?

26
Apabila kita belum pernah memikirkan tentang hal tersebut
sebelumnya, sekaranglah saatnya yang tepat untuk memulai.
Rencanakan masa depan anda, sasaran apa yang ingin anda peroleh.
Sasaran-sasaran itu akan menambah jelas tujuan hidup anda, tanpa
itu semua anda akan berjalan tak menentu dan dengan mudah anda
akan terpeleset kedalam ratusan kegiatan yang tak berguna, ingatlah
bahwa sasaran-sasaran harus dibuat tertulis.
Untuk setiap sasaran, tuliskanlah daftar langkah-langkah yang
diperlukan untuk mencapainya, kemudian langkah-langkah ini akan
menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat digunakan untuk
menggantikan kegiatan yang tidak penting.

A. Fungsi dan Pentingnya Sasaran

Menentukan sasaran berarti :
 Bermaksud melaksanakan dan menyatakan kebutuhan, perhatian,
keinginan atau tugas-tugas kita.
 Mengarahkan pekerjaan kita menuju sasaran-sasaran jkita serta
realisasinya.
Setiap perusahaan mempunyai sasaran, menentukan sasaran
berarti melihat kedepan, mengarahkan dan memusatkan energi dan
kegiatan-kegiatan pada sasaran ini dengan demikian sasaran sudah
menuju ke hasil. Sasaran adalah tantangan dan merupakan
rangsangan untuk bertindak.
Dengan mengetahui sasaran dan mengerjakan dengan ketetapan
hati, akan sangat membantu anda dalam menggunakan semua energi
untuk mengurus hal-hal yang penting yang berkaitan dengan sasaran
tersebut.
Merealisasikan sasaran anda juga bisa menjadi motivasi
diri yang besar sekali dalam pekerjaan anda. Sukses yang
terencana adalah lebih baik dan lebih sering terjadi dan bisa
dipengaruhi. Prasyarat untuk perencanaan sukses adalah
mengetahui secara tepat apa yang hendak anda capai, kapan, dan
sejauh mana.
27
 B. Menentukan Sasaran

1
3

Dalam karier saya

Dalam hidup pribadi saya
Apa yang saya kehendaki
Menganalisa Sasaran
Secara Profesional
Secara Pribadi
Apa yang bisa saya kerjakan
Menganalisa Situasi
Rencana Karier
Rencana Pribadi
(Merencanakan)
Menentukan/Merumuskan Sasaran

Menentukan
Sasaran
kekurangan Situasi
Kelebihan dan
Lingkungan

Cita-cita
Kegiatan
Tujuan

Gambar 2.1 Menentukan Sasaran

Untuk mencapai sesuatu dan berhasil, anda harus mencurahkan

waktu dan usaha, menentukan sasaran yang jelas. Proses penentuan
sasaran adalah sebagai berikut :
1) Apa tujuan anda ?
2) Tujuan itu seperti apa? Apakah sudah cocok/sesuai?
3) Apakah ada sasaran-sasaran utama dan sasaran-sasaran lanjutan
dalam perjalanan kesana?
4) Apakah anda tahu apa yang bisa anda kerjakan (kelebihan) dan
yang masih harus anda kerjakan (kelemahan)
Dalam menentukan sasaran, usahakan agar bisa langsung
dilaksanakan.
28
 Contoh
Salah = saya ingin hidup lebih sehat
Benar = saya akan lari perlahan-lahan 30 menit setiap hari.
Salah = saya ingin mempunyai hubungan baik dengan staf saya.
Benar = saya akan menyediakan satu jam setiap minggu bagi setiap
anggota staf untuk membicarakan soal-soal profesional dan
pribadi.

2.2. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR-FAKTOR YANG

MENGHABISKAN WAKTU
Langkah pertama didalam manajemen waktu yang efektif
adalah mengenali bahwa kita adalah satu-satunya penanggung
jawab utama untuk masalah waktu kita sendiri bukan orang lain.
Dengan mengelola diri kita sendiri secara efektif dan lebih
menghargai waktu, kita akan dapat meningkatkan pencapaian
hasil dengan lebih besar dalam suatu.
Apabila anda tidak merasa puas dengan apa yang telah anda
capai dalam waktu yang tersedia saat ini, tetapkan mana-mana
diantara daftar pemboros waktu dibawah ini yang sesuai dengan
keadaan anda. Kesemuanya itu ada dibawah kendali anda.
Sekali anda telah menetapkan mana-mana yang nampaknya
sesuai dengan situasi anda, buatlah suatu rencana tindakan untuk
secara sistematis mengurangi pengaruh-pengaruhnya.

2.2.1. Daftar Pemboros Waktu

 Kurang pendelegasian
 Menunda-nunda waktu
 Kurang perencanaan, penjadwalan dan organisasi
 Waktu istirahat minum kopi dan makan siang yang molor
 Waktu kosong, ngobrol atau menghayal

29
 Mencari arsip dan informasi dengan tidak tepat
 Membaca majalah-majalah ataupun surat-surat sampah
 Mengobrak-abrik berkas-berkas
 Terus-menerus mewaspadai para karyawan
 Menggunakan waktu untuk hal-hal yang tidak prioritas
 Perjalanan bolak-balik didalam kantor
 Terlampau lama berbicara di telpon
 Menuliskan kembali memo-memo dan surat-surat
 Makan siang yang berkepanjangan
 Tidak ada sasaran tertulis
 Tidak bisa mengatakan tidak
 Melakukan rapat-rapat yang tidak perlu
 Pengendalian jalannya rapat yang tidak baik
 Terlampau percaya kepada catatan-catatan ingatan
 Menunda-nunda tugas yang kurang disukai
 Tidak ada waktu hening
 Tidak menggunakan waktu terbaik untuk pekerjaan
prioritas
 Tidak pernah memanfaatkan waktu menunggu dan waktu
bepergian
 Memasukkan pekerjaan terlampau banyak namun
mengeluarkan terlampau sedikit
 Tidak pernah menggunakan formulir-formulir
 Tidak pernah memutuskan
 Selalu membiarkan gangguan dari orang lain
 Lebih suka menulis daripada menelpon
 Tata ruang kantor yang tidak efisien
 Memaksakan untuk mengetahui dan melihat segalanya
 Tidak memiliki fakta-fakta dan nomor telpon dalam
catatan kita
 Komunikasi yang tidak begitu jelas
30
  Tidak memanfaatkan berbagai peralatan yang dapat
membantu menghemat penggunaan waktu
 Terlalu banyak memberikan perhatian kepada masalah-
masalah rinci, perfeksionis
 Tidak mempunyai rencana harian
 Tidak pernah memaksakan suatu batas waktu terakhir
terhadap diri sendiri
 Membiarkan suatu pekerjaan tidak selesai kemudian
berpindah kepada tugas yang lainnya
 Membiarkan terjadinya pendelegasian keatas
 Mengerjakan tugas-tugas orang lain
 Tidak efektif dalam memberikan pelatihan
 Membiarkan diri dicekam dengan berbagai persoalan
 Tidak memiliki sistem tindak lanjut
 Tidak mendengarkan secara efektif
 Terlalu banyak mengurusi persoalan pribadi dan
kegiatan-kegiatan luar
 Mempunyai sikap yang kurang baik terhadap pekerjaan
 Khawatir, kurang percaya diri
 Tidak memiliki prosedur
 Salah menggunakan alat-alat pendikte
 Kemampuan menulis kurang baik
 Kesukaan membolos

2.2.2. Menghadapi Pemboros Waktu Anda

Kini setelah anda membaca tentang pemboros waktu
dan bagaimana cara menghadapinya, gunakanlah waktu 5
menit untuk melihat situasi anda sendiri.
Tuliskan semua pemboros waktu yang pernah anda
alami. Lalu pilihlah tiga yang paling serius dan
pertimbangkan cara menghadapinya.
31
 Anda bisa membuat 2 kategori pemboros waktu, yaitu :

Dari Diri Sendiri Dari Lingkungan

Gambar 2.2 Kategori Pemboros Waktu

1) Dari daftar pemboros waktu pilihlah tiga yang paling

serius. Apa bentuknya? Berapa banyak yang
dihabiskannya? Apa penyebabnya?
(a) ......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
............
(b) ......................................................................................
......................................................................................
......................................................................................
............
(c) ......................................................................................
......................................................................................
....................................................................

2) Tuliskan cara-cara yang mungkin dapat digunakan untuk

mengurangi dampak ketiga pemboros waktu anda.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

32
 ...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................

2.3. PENANGANAN TUGAS-TUGAS RUTIN

2.3.1. Penanganan tugas-tugas kearsipan
Pekerjaan administrasi adalah suatu pemboros waktu. Apa
yang dapat dilakukan agar kita mampu mengurangi jumlah
pekerjaan-pekerjaan administrasi? Salah satu tugas
administrasi adalah tugas kearsipan apa yang harus dilakukan
terhadap arsip-arsip? Penyusutan dan penyimpanan berkas-
berkas (arsip).
Untuk mengantisipasi hal tersebut diatas, lakukanlah
kebiasaan-kebiasaan sebagai berikut:
 Jangan dituliskan seandainya anda dapat menyelesaikan
hal yang sama dengan menggunakan telpon
 Buanglah segala macam surat yang tidak memerlukan
proses setelah membacanya
 Jangan pernah kita punya keinginan untuk membeli satu
lemari arsip
 Menetapkan berapa lama jangka waktu arsip yang anda
simpan
 Gunakan map gantung
 Hati-hati terhadap pengarsipan ganda
 Bangkitkanlah kebiasaan “lakukan sekarang juga”
 Jangan menunda pekerjaan yang kurang menyenangkan
 Praktekkan disiplin pribadi
2.3.2. Penggunaan Waktu dalam Berkorespondensi
 Berikanlah komentar-komentar untuk permintaan-
permintaan sederhana diatas surat itu sendiri, dan
kirimkan kembali kepada si pengirimnya, memberikan
respon secepat mungkin lebih menghemat waktu dari
pada formalitas
33
  Gunakan formulir-formulir surat untuk korespondensi
rutin dan berjumlah banyak
 Bila memerlukan umpan balik letakkanlah sebuah foto
copy dalam arsip tindak-lanjut anda dan caplah dengan
sebuah stempel yang berisikan pesan

Balasan anda terhadap surat terlampir belum kami terima

silahkan baca ulang surat ini. Kami mohon segera kabar
dari anda.

 Bila harus membuat sebuah surat, biasakanlah

sederhana, formal, alami, dan langsung kepada sasaran
dengan segera.
Bebera
pendek, alami dan efektif :
 Jagalah agar kalimat anda selalu singkat
 Gunakanlah kata-kata yang umum dan sederhana
 Gunakanlah kata-kata kerja dalam bentuk aktif
 Hindari pengungkapan yang menjemukan
 Jangan bertele-tele langsung pada sasarannya
 Gunakanlah kata-kata sifat seperlunya
 Tulislah dengan kepribadian
 Jagalah agar laporan bisnis tetap bersifat dinas

2.4. MEMBUAT JADWAL UNTUK MENGATUR WAKTU

Untuk membuat jadwal pengaturan waktu terlebih dahulu kita
harus menetapkan suatu rencana apakah itu rencana panjang atau
rencana jangka pendek
2.4.1. Perencanaan Jangka Panjang
Ada tiga alat bantu perencanaan yang umum dipakai
yaitu:
1) Lembar Perencanaan Kegiatan

34
 2) Bagan Patogan dan
3) Diagram Pert.
Dari alternatif tersebut di atas anda dapat memilih yang paling
sesuai dengan jenis pekerjaan anda. Penggunaan alat bantu akan
membuat hidup anda lebih teratur. Ingat perencanaan seharusnya
membantu anda menghemat waktu bukan memboroskannya.
Teknik apapun yang anda pilih anda harus menggunakan
kalender utama untuk mencatat semua kegiatan. Cantumkan batas
akhir untuk setiap langkah tindakan, serta tanggal penyelesaian
proyek. Kalau suatu langkah dalam rencana anda merupakan
tanggung jawab orang lain pastikan bahwa anda juga menentukan
langkah untuk tindak lanjut, selain itu anda harus tau siapa yang
bertanggung jawab untuk masing-masing langkah, dan kapan
kegiatan mereka harus selesai.
1) Lembar Perencanaan Kegiatan
Lembar perencanaan kegiatan dapat sangat berlainan dalam
segi kompeksitasnya.
Yang paling sederhana hanya mencantumkan langkah-langkah
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Informasi tambahan (seperti tanggal mulai, tanggal
penyelesaian yang diinginkan perkiraan biaya, dan siapa yang
bertanggung jawab) dapat ditambahkan pada bentuk lembar
dasar tadi.

Contoh Lembar Perencanaan Kerja

Lembar Perencanaan Kerja

Sasaran : Menerbitkan Sebuah Buku Work Planning and Review

Paling lambat tanggal 31 Juli.

35
 LANGKAH TANGGAL PENANGGUNG
PERKIRAAN
TINDAKAN SELESAI JAWAB

Menulis
15 hari 15 April Saya
Konsep
Menulis
10 hari 25 April Sekretaris
Konsep
Koreksi 5 hari 30 April Saya & Sekretaris
Menggambar
10 hari 20 April Grafis
Sampul
Mengetik
10 hari 10 Mei Pengetik
Akhir
Koreksi 3 hari 13 Mei Saya & Sekretaris
Perbaikan 2 hari 15 Mei Pengetik
Membuat
Gambar- 15 hari 15 Mei Grafis
gambar
Reproduksi 15 hari 30 Mei Percetakan
Penyerahan
31 Mei Percetakan
buku
Gambar 2.3 Lembar Perencanaan Kerja

1. Bagan Patokan
Suatu bagan patokan menggambarkan antar langkah dari
suatu proyek dalam bentuk grafik. Untuk membuatnya,
buatlah daftar langkah-langkah yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek tersebut dan perkirakan waktu yang
dibutuhkan untuk masing-masing langkah. Kemudian
tuliskan langkah-langkah tersebut disisi kiri bagan dan
disisi bawah dituliskan tanggal.

36
Untuk setiap langkah kegiatan buatlah garis pada bagan
dengan awal dari tanggal mulainya dan ujungnya pada
tanggal penyelesaian langkah yang bersangkutan. Setelah
selesai, anda dapat melihat aliran langkah-langkah kegiatan
tersebut beserta urutannya.
Contoh Bagan Patokan (lampiran)
Sasaran : Menerbitkan sebuah Buku Work Planning and
Review Paling lambat 31 Mei

LANGKAH TINDAKAN DENGAN PERKIRAAN

WAKTUNYA :
1. Menulis konsep 15 hari
2. Mengetik konsep 10 hari
3. Koreksi 5 hari
4. Menggambar sampul 5 hari
5. Mengetik akhir 10 hari
6. Koreksi 3 hari
7. Perbaikan 2 hari
8. Perbaikan 5 hari
9. Reproduksi 15 hari
10. Penyerahan buku

1. Lembar Latihan Bagan Patokan

Sasaran : .............................................................
................................................ ........
.......................................................................................
.............
..................................................................................
......................

2. Langkah Tindakan dengan Perkiraan Waktunya:

37
 .................................... .............. .....................
....................... ............
.................................... .............. .....................
....................... ............
.................................... .............. .....................
....................... ............
.................................... .............. .....................
....................... ............

2. Diagram Pert
PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and
Review Technique (Teknik Evaluasi dan Peninjauan
Program). PERT adalah alat bantu perencanaan yang lebih
canggih.
Untuk menggambarkannya Tuliskan daftar langkah-
langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu
proyek dan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk
melaksanakan setiap langkah. Kemudian gambar sebuah
jaringan hubungan antar langkah-langkah tersebut.
Nomor langkah dicantumkan dalam sebuah lingkaran dan
waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah
tersebut dicantumkan pada garis yang menuju ke lingkaran
berikutnya. Langkah-langkah yang harus dilaksanakan
lebih dahulu digambar sesuai urutannya. Langkah-langkah
yang dapat dilaksanakan pada waktu yang bersamaan
digambar dengan jalur yang berlainan.
Contoh :
Sasaran : Menerbitkan sebuah Buku Work Planning and
Review Paling lambat 31 Mei

LANGKAH TINDAKAN DENGAN PERKIRAAN

WAKTUNYA :
38
 1) Menulis konsep 15 hari
2) Mengetik konsep 10 hari
3) Koreksi 5 hari
4) Menggambar sampul 5 hari
5) Mengetik akhir 10 hari
6) Koreksi 3 hari
7) Perbaikan 2 hari
8) Perbaikan 5 hari
9) Reproduksi 15 hari
10) Penyerahan buku

2.4.2. Perencanaan Jangka Pendek

Langkah-langkah tindakan dalam rencana jangka
panjang harus dipadukan dan ditentukan prioritasnya
bersama tuntutan-tuntutan yang lain. Langkah-langkah
yang terpisah ini menjadi rencana jangka pendek. Rencana
jangka pendek sebaiknya disusun dan dijadwalkan tiap
minggu maupun tiap hari.
 Rencana Mingguan
Suatu rencana mingguan harus menguraikan apa ingin
anda capai pada akhir minggu yang bersangkutan, dan
langkah apa yang dibutuhkan untuk itu. Rencana
mingguan dapat disusun pada hari jumat untuk minggu
berikutnya, diakhir minggu atau pada hari senin pagi.
Lembar perencanaan mingguan mungkin sederhana
tetapi bisa juga rumit. Contoh dibawah ini dapat
digunakan untuk memulai perencanaan jangka pendek
anda.
Contoh Lembar Perencanaan Mingguan

LEMBAR PERENCANAAN MINGGUAN

Untuk Minggu : ...........
Sasaran :

39
 1. ............................................................................
............................................................
2. ............................................................................
............................................................
3. ....................................................................
Prioritas Perkiraan Hari
Kegiatan
A/B/C Waktu Pelaksanaan

Gambar 2.4 Lembar Perencanaan Mingguan

 Rencana Harian
Hasil akhir dari proses perencanaan adalah penggunaan
waktu anda secara baik dalam setiap harinya. Anda
membiasakan diri membuat kalender harian, dari
banyak kegiatan yang telah tercatat. Ini dapat digunakan
untuk menyusun daftar hal-hal yang harus dilakukan
hari ini.
Daftar harian dapat disusun menurut prioritas
merupakan alat terbaik untuk memusatkan perhatian
anda pada sasaran-sasaran yang terpenting. Mulailah
dari urutan teratas. Bila muncul urutan tak terduga,
pertimbangkan prioritasnya dan tangani secara sesuai.
Jangan menggunakan sesuatu yang tak terduga sebagai
alasan untuk mengganggu anda. Pada akhir setiap hari
teliti kembali apa yang telah selesai dikerjakan dan
catatlah hal-hal yang harus diselesaikan. Urutkan lagi
40
 prioritasnya bersama dengan hal-hal yang baru untuk
besok.

Contoh Lembar Rencana Harian Sederhana

Hal-hal Yang Harus dikerjakan Hari Ini

1. Menyiapkan perjalanan
2. Menghadiri pertemuan anggaran jam 10.00 pagi
3. Menyelesaikan usulan gaji
4. Memesan ruang pertemuan untuk hari rabu
5. Menghubungi agen asuransi
6. Membuat perjanjian dengan dokter gigi
Gambar 2.5 Lembar Rencana Harian Sederhana

Contoh Lembar Perencanaan Harian yang Lebih Rumit

Hal-hal Yang Harus dikerjakan Hari Ini

Tanggal : ..........

Tugas-tugas yang harus selesai Selesai Perjanjian

41
 Gambar 2.6 Lembar Perencanaan Harian yang Lebih Sulit

2.5. URUTAN PRIORITAS PEKERJAAN

Untuk memperoleh produktivitas yang tinggi dalam bekerja,
prioritas tugas seharusnya diselesaikan secepatnya berdasarkan
urutannya. Bagaimana prioritas tugas dapat ditentukan?
Beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dalam menetapkan
urutan prioritas tugas, uraian berikut dapat dipergunakan :
 Eksekutif boleh menetapkan prioritas tugas (dapat juga
pembantu eksekutif menetapkan), harus dapat membantu
eksekutif dalam membedakan prioritas utama dan tidaknya
suatu tugas.
 Informasi mungkin dibutuhkan segera.
 Batas waktu telah diberikan, dan departemen lain tergantung
pada batas waktu tersebeut.
 Lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
proyek/tugas pekerjaan adalah suatu pertimbangan yang
penting.
 Dapatkah aktivitas/kegiatan disatukan dengan aktivitas
kantor lainnya untuk menghemat waktu.
42
 Apa cara terbaik untuk menyelesaikan suatu
proyek/tugas/pekerjaan.
 Pertemuan/meeting diperlukan dengan eksekutif atau orang
lain, untuk menyelesaikan proyek harus ditentukan.
Menentukan prioritas adalah dasar dari suatu tehnik kerja
yang baik, anda harus menyadari bahwa anda tidak bisa dan
tidak perlu mengerjakan semuanya. Tentukan prioritas dan
mulailah dengan yang paling penting!
Salah satu cara menentukan prioritas dengan analisis cepat
menurut Prinsip Eisenhower. Sering sekali energi kita habis
untuk hal-hal yang menekan, yaitu batas waktunya pendek
tapi betul-betul tidak begitu penting.
Hingga ada pepatah : Hal-hal yang penting tidak pernah
menekan, dan hal-hal yang menekan jarang sekali penting.
Tugas yang penting jarang harus dikerjakan hari ini atau
minggu ini, namun tugas yang menekan harus dilaksanakan
segera. Tanyakan kepada anda sendiri :
 Apakah saya cenderung tergesa-gesa dari suatu tugas
yang menekan ketugas yang lain?
 Apakah ini penyebab tidak diselesaikannya tugas-tugas
yang betul-betul penting?
Prinsip Jendral Dwight D. Eisenhower akan membantu anda
secara cepat menentukan tugas-tugas mana yang perlu
mendapat prioritas. Anda harus menentukan prioritas
menurut kriteria kepentingan dan kesegeraan.
Bedakan empat kemungkinan cara mengevaluasi dan
melaksanakan menurut tingkatan kepentingan dan
kesegeraan tugas-tugas itu:
1) Tugas-tugas yang segera/penting
Anda harus langsung mengerjakannya.
2) Tugas-tugas yang segera/kurang penting
Disini anda akan menghadapi risiko untuk dikuasai oleh
“kekejaman dari yang mendesak” oleh masalah itu
43
 sendiri (karena membutuhkan kesegeraan). Namun jika
tugas ini kurang penting anda sebaiknya menyerahkan
kepada orang lain, karena masalah itu tidak perlu sekali.
3) Tugas yang kurang segera/penting
Tugas ini bisa menunggu, karena tidak perlu segera
dikerjakan. Ini adalah peraturan pada umumnya. Namun
tugas-tugas ini akan menjadi masalah cepat atau lambat,
tugas-tugas ini harus segera diselesaikan, apakah anda
sendiri yang harus menyelesaikan atau didelegasikan
kepada staf anda sebagian atau keseluruhan.
4) Tugas-tugas yang kurang segera/kurang penting
Seringkali tugas-tugas dari kategori ini terdampar diatas
meja tulis yang sudah penuh. Jika anda mulai
mengerjakan tugas-tugas seperti ini dan mengabaikan
tugas-tugas kategori A jangan heran jika pekerjaan akan
menjadi terlalu banyak, anda juga tidak perlu melibatkan
orang lain untuk tugas-tugas semacam ini. Tahan diri
anda dari tugas-tugas yang kurang segera dan kurang
penting.
Ada beberapa manfaat yang penting jika anda konsisten
dengan penyelesaian pekerjaan dengan urutan prioritas
menurut prinsip Eisenhower yaitu
 Anda memulai dengan hanya memusatkan diri
kepada tugas-tugas yang penting sekali.
 Dapat memotivasi staf yang diserahi tugas.
SOAL LATIHAN :

1. Jelaskan arti penting dari Waktu !

2. Mengapa Manajemen Waktu perlu diterapkan dalam
aktivitas sebuah organisasi/instansi dan dalam kehidupan
sehari-hari ?
3. Bagaimana cara menghadapai pemboros waktu ?
4. Berikan contoh untuk tugas-tugas berikut :
5. Tugas-tugas yang segera/penting
44
6. Tugas-tugas yang segera/kurang penting
7. Tugas yang kurang segera/penting
8. Tugas-tugas yang kurang segera/kurang penting
9. Untuk mencapai suatu Tujuan diperlukan sebuah Sasaran.
Bagaimana menentukan sasaran yang baik untuk mencapai
tujuan yang tepat ?

REFERENSI :

1. Sutanto, sekretrais Sebagai Manajer., Jakarta, PT. Gramedia,

2006
2. Tony Wowuruntu. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta,
Gramedia 2010
3. Sedarmayanti., Tugas dan Pengembangan Sekretaris.,
Bandung Ilham Jaya, 2003

45
 4. Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,. Jakarta.Nina
Damika, 2004

BAB 3
PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK
MENGGUNAKAN BUKU AGENDA DAN
KARTU KENDALI

Capaian Pembelajaran:

46
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan Prosedur Surat Masuk menggunakan Buku
Agenda
2. Menjelaskan Prosedur Surat Masuk menggunakan Kartu
Kendali
3. Memahami dan menjelaskan kebaikan dan kekurangan dalam
penanganan surat masuk dari ke dua sistem tersebut.

3.1. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

MENGGUNAKAN BUKU AGENDA
3.1.1. Penerimaan Surat
Tugas anda sebagai sekretaris memang bermacam
ragam, tetapi tugas pertama yang harus anda lakukan tiap
hari ialah menangani surat yang diterima di pagi hari.
Untuk penanganan surat-surat masuk anda memerlukan :
pembuka sampul surat, penjepret kertas (stapler), pensil,
stempel tanggal dan pita perekat.
Pertama-tama telitilah dulu nama dan alamat yang
tercantum pada setiap sampul untuk memastikan bahwa
surat itu benar-benar ditujukan kepada perusahaan atau
kantor anda.
Kemudian klasifikasikan surat-surat tersebut menjadi 3
jenis :
 Surat bisnis, yaitu surat-surat yang ada
hubungannya dengan kegiatan perusahaan, berasal
dari para pelanggan, para rekanan, kantor cabang,
instansi pemerintah dan sebagainya.
 Surat pribadi atau surat rahasia, yaitu surat-surat
yang dialamatkan langsung kepada pribadi tertentu dan
biasanya pada sampul surat diberi tanda PRIBADI
(PERSONAL) atau RAHASIA (SECRET atau
CONFIDENTIAL).
47
  Surat-surat lain, misalnya surat-surat kabar, majalah,
brosur, iklan dan sebagainya.
Sampaikanlah semua surat pribadi atau surat rahasia
kepada yang berhak menerima tanpa membuka. Kalau
anda mempunyai waktu luang, buka dan bacalah
majalah dan bahan bacaan lain berisi iklan, mungkin
isinya menarik minat pimpinan anda. Tandailah
dengan pensil merah tulisan yang ada hubungannya
dengan perusahaan anda supaya menarik perhatian
pimpinan.

3.1.2. Pembukaan Surat

Pada umumnya sekretaris membuka semua surat
bisnis kecuali yang bertanda pribadi atau rahasia. Bukalah
surat-surat tersebut satu persatu dengan pisau kertas atau
alat pembuka sampul/amplop surat. Usahakanlah agar
suratnya tidak tersobek. Bila ada surat yang sobek
rekatkanlah kembali dengan pita perekat. Sampul surat
janganlah lekas-leaks dibuang, tetapi satukanlah dulu pada
suratnya (di belakang surat dengan klip).
Sampul ini mungkin diperlukan :
 Bila suratnya tidak beralamat pengirim, gunakanlah
alamat yang tercantum di sampul
 Bila suratnya tidak bertanggal, tanggal stempel pos
yang tertera di atas dapat dipakai sebagai tanggal surat.
Tetapi bila surat itu tidak dikirim lewat pos, maka
tanggal penerimaanlah yang dipakai sebagai tanggal
surat.
 Bila terdapat perbedaan waktu yang jauh antara tanggal
surat dengan tanggal penerimaan, bandingkanlah tanggal
stempel pos dengan tanggal surat. Kalau perbedaan itu
terlalu jauh (lama) berarti si pengirim yang lalai, karena

48
 terlambat mengeposkan surat, tetapi bila perbedaannya
dekat maka pihak poslah yang terlambat mengirimkan.
 Bila ada lampiran yang hilang, sampul dapat diperiksa lagi
kalau-kalau lampiran itu masih tertinggal di dalamnya.

3.1.2.1. Hal yang penting ketika membuka surat

1) Isi surat
Bila saudara tidak sengaja membuka surat
pribadi maka bubuhkanlah "maaf surat ini
dibuka secara tidak sengaja" pada surat
tersebut dan tanda tangan.
2) Lampiran
Bila saudara menemukan surat tanpa lampiran
sedangkan seharusnya ada, maka bubuhkanlah
"tidak ada lampiran ketika dibuka" pada surat
tersebut dan tandatangan dan nama jelas bila
perlu.

3.1.2.2. Cara membuka amplop surat

Amplop surat yang akan dibuka ditempatkan
pada semacam kotak/masukan dalam kotak
tempat surat sehingga letak amplop surat berdiri
miring.
1) Letak kotak sampul tertutup tersebut didepan
sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan
kiri anda. Disamping kanan kotak sampul
tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk
tempat sampul yang telah terbuka.
2) Sampul yang tertutup memanjang sebaiknya
dibuka dengan pisau.
Caranya :
(a) Letakkan sampul mendatar diatas meja
dengan bagian tertutup di atas serta berada
49
 disebelah kanan. Tindih sampul dengan
tangan kiri dan dengan tangan kanan
masukkan pisau kedalam sela-sela lipatan
tutup sampul. Dorong pisau memanjang
lipatan tutup sampul.
(b) Sampul yang bertutup melebar (lihat gambar
3-4) dapat dibuka dengan cara seperti diatas
(dengan pisau) atau dengan cara
memotongnya dengan gunting.

3.1.3. Pencatatan Waktu Penerimaan Surat

Setiap surat yang masuk perlu dibubuhi waktu
penerimaannrya, tujuannya adalah sebagai berikut :
1) Terutama untuk surat-surat berharga dimana batas waku
penerimaan merupakan suatu syarat berlakunya suatu
perjanjian, penawaran dan sebagainya.
2) Dapat sebagian tanda bukti tertulis bila ada klien yang
mengadu telah mengirim surat satu bulan yang lalu
padahal surat baru diterima 2 hari yang lalu.
3) Surat mungkin dikirimkan tidak ada tanggalnya.
4) Untuk membalas surat selengkapnya jika tanggal
penerimaan diperlukan.
5) Surat bisa berisi permintaan yang harus dipenuhi pada
tanggal yang telah ditentukan oleh si penulis.

Pembubuhan waktu penerimaan surat dapat dilakukan

dengan tulisan tangan atau cap/stempel atau time stamp
machine (mesin pencatat waktu yang lengkap dengan
jam kedatangan).
Pencatatan/pembukuan surat-surat masuk tergantung
pada kebijaksanaan perusahaan, ada yang melakukan
ada pula yang tidak, kita hanya mengikuti saja. Banyak

50
 perusahaan yang hanya menentukan sural-surat penting
seperti surat tercatat, surat khusus dan kiriman barang.
Umumnya perusahaan-perusahaan mempunyai buku
agenda surat masuk karena ini merupakan catatan yang
berharga bagi seorang sekretaris, karena menunjukkan
kapan surat diterima dan kepada siapa surat itu
diteruskan.
Untuk surat-surat pribadi dari surat-surat yang sifatnya
rahasia tidak boleh dibuka langsung oleh urusan
agenda, melainkan harus disampaikan secara tertutup
kepada yang bersangkutan.

Contoh Form Catatan Surat Masuk

Terima Dari Untuk Jenis

Surat
Tanggal Jam Nama Alamat Bagian Nama

Gambar 3.1 Form Catatan Surat Masuk

Contoh 2

AGENDA SURAT MASUK

Tanggal Nomor Dar Tangga Nomor Kepad Lampiran Isi Hubungan Diteruskan Keterangan

51
 l dengan
i Surat a surat
Penerimaa Surat Ringkasa Nomor
Urut Kepada
n n

Gambar 3.2 Agenda Surat Masuk

Contoh 3

AGENDA SURAT KELUAR

Tanggal Nomor Tujuan Tangga Nomor Dari Lampiran Isi Hubungan Tembusan Keterangan
l

52
 Dengan
Pengirima
Urut Surat Surat Rangkuman Surat Kepada
n
Nomor

Gambar 3.3 Agenda Surat Keluar

3.1.4. Pensortiran Surat

Setelah dicatat dalam buku agenda, bacalah surat-
surat itu satu persatu dengan teliti kemudian :
1) Garis bawahilah kalimat atau kata-kata yang penting,
misalsya tanggal dan tempat rapat.
2) Berilah catatan dengan pensil pada margin surat
mengenai segala sesuatu yang sekiranya dapat
membantu pimpinan dalam membahas surat itu.

53
3) Buatlah pula catatan di atas surat, yang menunjukkan
dimana anda akan men-file surat itu bila telah selesai
dipelajari oleh pimpinan.
4) Adakah sesuatu yang perlu disediakan untuk membantu
pimpinan dalam menelaah surat itu. Seperti misalnya
surat-surat yang telah diterima lebih dulu, rekomendasi
dari orang lain, bagan-bagan, statistik dan sebagainya.
Kalau memang diperlukan, ambil dan gabungkanlah file
tersebut pada surat yang bersangkutan dengan klip.
5) Adakah lampiran surat yang hilng? Bila ada dan surat
itu tidak dapat dipelajari tanpa lampiran yang hilang,
taruhlah surat tersebut dalam tumpukan surat-surat yang
perlu mendapat perhatian anda. Anda harus segera
memberi tahu pengirim surat bahwa lampirannya tidak
ada. Setelah pengganti lampiran yang hilang diterima,
barulah surat itu disampaikan kepada yang
berkepentingan.
6) Adakah surat yang perlu ditenuskan kepada seseorang
atau bagian lain di kantor? Jika, ada. Sampaikanlah
segera surat itu kepada yang bersangkutan.
7) Kalau bersama dengan surat dikirimkan pula cek,
rekening tau pengiriman uang, anda harus memeriksa
dan mencocokkan jumlah uang yang disebutkan dalam
surat dengan jumlah yang tertera di atas cek, rekening
atau pengiriman uang tersebut Jika terdapat perbedaan
jumlah, buatlah catatan di atas surat tersebut agar
diketahui oleh pimpinan.
Pisah-pisahkanlah surat-surat yang telah anda baca
menjadi tiga susun/bagian yaitu:
 Surat-surat yang harus disampaikan kepada
pimpinan
 Surat-surat yang harus disampaikan atau perlu
mendapat bagian lain di kantor
54
  Surat-surat yaug perlu mendapat perhatian anda
sendiri

3.1.5. Pendistribusian Surat

Bila semua surat telah anda baca dan semua lampiran
telah anda gabungkan dibelakang suratnya masing-masing,
demikianlah catatan-catatan yang diperlukan telah anda
satukan, maka tibalah saatnya anda menyampaikan surat-
surat tersebut kepada yang berkepentingan seperti :
1) Penyampaian surat kepada pimpinan
Usahakanlah agar anda meletakkan surat-surat untuk
pimpinan anda di mejanya sebelum dia datang. Kalau
hal ini tidak mungkin, lakukanlah segera setelah
keadaan memungkinkan.
Pada umumnya surat-surat yang harus disampaikan
kepada pimpinan disusun dengan urut-urutan seperti
berikut :
 Surat-surat yang harus segera dipelajari seperti
telegram, surat pribadi (tertutup) surat dengan berita
yang menggembirakan dan surat-surat yang berisi
pengiriman uang.
 Surat-surat yang memerlukan balasan, yakni surat-
surat rutin yang tidak memerlukan perhatian khusus.
 Surat-surat yang harus dibalas oleh sekretaris, yaitu
surat-surat yang biasanya dikembalikan lagi kepada
anda untuk penanganan lebih lanjut.
 Surat-surat yang perlu dibaca untuk memperoleh
informasi, seperti periklanan penerbitan, dan
pengumuman.

Pada waktu pimpinan anda ada di tempat,

penanganan surat-surat tidaklah begitu sulit. Akan
tetapi bila dia sedang tidak di tempat, misalnya
55
 sedang mengadakan perjalanan bisnis atau sedang
cuti, tanggung jawab anda dalam pengurusan surat-
surat bertambah besar. Untuk lebih memperlancar
dan mempermudah tugas anda itu maka lakukanlah
petunjuk-petunjuk sebagai berikut :
 Hubungilah pimpinan anda secepat mungkin kalau
ada surat yang sangat penting yang tidak dapat
ditangani oleh orang lain.
 Pimpinan anda yang sedang mengadakan perjalanan
mungkin secara teratur menelepon anda untuk
menanyakan keadaan kantornya. Pada waktu anda
menerima telepon itu anda dapat memberikan
laporan akan tetapi kalau keadaan mendesak andalah
sebaiknya yang menelepon dia.
 Simpanlah dulu surat-surat yang sekiranya dapat
diselesaikan setelah dia kembali.
 Simpanlah semua surat yang memerlukan
penyelesaian mendesak kepada wakil pimpinan atau
pimpinan yang lain. Buatlah salinannya dan
bubuhkanlah catatan di atas salinan itu kepada siapa
surat itu telah anda serahkan.
 Kirimkanlah kepada pimpinan anda salinan surat-
surat berisi informasi yang memerlukan
perhatiannya.
 Balaslah sendiri surat-surat yang termasuk dalam
wewenang anda.
 Kumpulkanlah dalam sebuah map: semua surat yang
menunggu perhatian pimpinan, salinan-salinan surat
yang telah diselesaikan oleh orang lain, dan surat-
surat asli beserta balasannya yang telah anda
selesaikan.
2) Penyampaian Surat ke Bagian lain

56
 Setiap kantor biasanya mempunyai tata cara sendiri
dalam penyampaian surat antar bagian. Sebaiknya anda
mengikuti tata cara yang berlaku di kantor anda. Pada
umumnya penyampaian surat antar bagian dalam suatu
kantor dilakukan dengan cara seperti berikut:
(a) Dengan buku Ekspedisi Intern
Untuk memudahkan pengawasan, anda perlu memiliki
"Buku Ekspedisi Intern". Catatlah surat yang akan
disampaikan kepada bagian lain di dalam buku
ekspedisi tersebut. Buku ekspedisi ini dibawa serta oleh
pesuruh yang mengantarkan surat itu. Setelah surat
diserahkan dan sipenerima di bagian yang
bersangkintan telah membubuhkan parafnya di dalam
buku ekspedisi, buku ini kemudian dikembalikan
kepada pesuruh untuk diserahkan lagi kepada anda. Di
bawah ini dapat anda lihat contoh halaman buku
ekspedisi intern.

Contoh ekspedisi intern

Nomo Tanggal
Disampaikan Paraf
r Kepada dan No. Lampiran
tanggal Penerima
Urut Surat
Bagian
31 2-3-95 1-3-95 1
Penjualan
Bagian
32 2-3-95 28-2-95 -
Penjualan
Bagian
33 2-3-95 2-3-95 1
Penjualan
Gambar 3.4 Ekspedisi Intern
Buku ekspedisi intern dapat menunjukkan apakah surat-
surat telah disampaikan atau belum kepada
orang/bagian yang berhak menerimanya.
57
(b) Dengan Routing Slip atau Distribution Stamp
Bila memo, surat, majalah, mingguan dan
sebagainya harus diedarkan kepada lebih dari
seorang pejabat, gunakanlah "routing slip" (slip
pengedaran) atau "distribution stamp" (stempel
pengedaran). Routing slip tersebut (lihat gambar 3-
8) di staples pada surat atau dokumen yang harus
diedarkan. Setiap pejabat yang namanya tercantum
dalam slip telah membaca surat yang diedarkan,
dia lalu membubuhkan parafnya di ruang kosong
yang tersedia dan meneruskan surat tersebut
kepada pejabat berikutnya yang namanya tertera
dalam slip. Selanjutnya oleh pembaca terakhir,
surat itu harus dikembalikan kepada pejabat yang
namanya tercantum juga dalam slip. Ada kalanya
perintah pengedaran itu dilakukan dengan cara
membubuhkan stempel pengedaran (distribution
stamp) pada surat yang harus diedarkan atau
dicetak di atas sampul.

Contoh lembar Routing Slip

SLIP PENGEDARAN
Dari :.................................... Tanggal : ......
58
 Kepada : Paraf :

1. Kep. Bag. Produksi .....................

2. Kep. Bag. Pemasaran .....................
3. Kep. Bag. Keuangan .....................
4. Kep. Bag. Personalia .....................
5. Kep. Bag. Administrasi .....................
6. ............................................... .....................
7. ............................................... .....................
8. ............................................... .....................
9. ............................................... .....................
10. ............................................. .....................

Harap dikembalikan Kepada : File :

................................................ ..................
Gambar 3.5 Lembar Routing Slip

Slip pengedaran dipergunakan apabila satu surat/memo

harus diedarkan kepada lebih dari seorang pejabat.

Contoh lembar Distribution Stamp

DISTRIBUTION STAMP

PT GARUDA JAYA
Jl. Angkasa No. 17

59
 JAKARTA

No. : ../../95 11 Mei 1995

Lamp. : ............... Kepada
.....................
.....................
.............

.........................
.........................................................................
......................................................................................
......................................................................................

.........................................................................
......................................................................................
......................................................................................

.........................................................................
......................................................................................

Kepada Paraf

............. .............
............. .............
............. .............
............. .............

Gambar 3.6 Distribution Stamp

Stempel pengedaran dibubuhkan diatas surat yang harus

diedarkan kepada beberapa orang pejabat.

60
(c) Dengan Action Slip
Untuk menghemat waktu pimpinan anda dalam
penyampaian informasi atau perintah untuk
melakukan sesuatu kepada pembantu-
pembantunya, sebaiknya anda melampirkan
“Action Slip” (slip untuk melakukan sesuatu) pada
surat yang harus disampaikan.

Contoh lembar Action Slip

SLIP PENUGASAN

Kepada : .................................... Tanggal : ..........

Dari : ....................................

Untuk ditandatangani

Untuk diselesaikan

Untuk dicatat

Untuk disimpan

Untuk dikirimkan

61
 Gambar 3.7 Lembar Action Slip

Slip penugasan dilampirkan di depan surat/dokumen

yang akan disampaikan. Tanda silang (x) dibubuhkan
dalam segi empat dari tugas yang dikehendaki yang
tercantum dalam slip.

(d) Dengan Tembusan

Bila tembusan surat harus disampaikan kepada
pejabat lain dalam lingkungan kantor sendiri,
nama-nama mereka. biasanya dicantumkan disudut
sebelah kiri bagian bawah surat.
Nama penerima tembusan diberi garis bawah atau
tanda khusus (V) dibelakang namanya

Contoh tembusan

PT. JAYA CM
Jl. P. Tendean Kav. 28
Jakarta Selatan

MEMO

Kepada : .............................. Tgl : .................

Dari : .............................. No. : .................
Hal : ..............................

......................................................................
...................................................................................
...................................................................................

62
 ......................................................................
...................................................................................
........................................

BA/FR

cc : 1. Farida
2. Ruslan A
3. Tiora

Gambar 3.8 Form Tembusan

3.2. PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK

MENGGUNAKAN KARTU KENDALI
3.2.1. Surat Penting
1) Penerima Surat :
Tugas penerima surat adalah
 Penerima surat dari pos atau caraka, memeriksa
kebenarannya surat yang salah alamat segera
dikembalikan kepada pengirim.
 Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang
dituju (unit pengolah/nama pejabat).
 Mengelompokkann surat terbuka dan surat tertutup.
 Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila
ada lampiranya) Bila lampiran tidak lengkap buat
catatan seperlunya.
 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat
diterima, di balik surat atau pada sampul surat untuk
surat tertutup.

2) Pencatat Surat
Tugas pencatat surat adalah :

63
 Surat penting dicatat dicatat pada kartu kendali. Jumlah
kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan
sebanyak-banyaknya rangkap 3 (tiga) dengan warna
yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.
Misalnya
Putih (lembar l)
Kuning (lembar I1)
Merah (lembar III)

Kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu

kendali dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh
pengarah. Kemudian surat beserta 3 kartu kendali
diteruskan kepada pengarah surat.

3) Pengarah/pengendali Surat
 Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau
ke unit mana surat akan disampaikan
 Dalam menentukan arah surat, perlu
dipertimbangkan surat-surat mana yang harus
disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-
surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada
pengolah.
 Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan
surat-surat yang berisi masalah-masalah yang
kebijaksanaan-kebijaksanaan dan hal-hal lain yang
ditentukan oleh pimpinan.
 Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang
sifatnya rutin disampaikan lansung kepada pengolah.
Tugas pengarah/ pengendalian surat adalah:
 Menerima surat penting dengan 3 lembar kartu
kendali (dari pencatat surat).
 Mengontrol kebenaran pengisian kartu kendali, dan
mengisi kolom kode dan masalah indeks, serta
64
 pengolah yang dikosongkan oleh pencatat
(dikhawatirkan pencatat tidak dapat mengisi kolom
tersebut dengan tepat).
 Surat beserta kartu kendali (kuning dan
merah/lembar II dan III) diteruskan ke unit
pengolah.
 Kartu kendali (putih/lembar I) disimpan oleh
pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat
pengendali surat.

Catatan :
Kartu kendali (putih/lembar I) setelah dikumpulkan
selama 1 tahun, dijilid dan fungsinya adalah sebagai
"buku agenda" dalam sistem lama.

4) Unit Pengolah (unit kerja)

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu :
(a) Pimpinan unit pengolah
(b) Tata usaha unit pengolah
(c) Pengolah surat/ pelaksana sesuai dengan disposisi
dari pimpinan

 Tata Usaha Unit Pengolah bertugas:

 Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan
merah lembar II dan lembar III)
 Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu
kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata
surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah
surat).
 Kartu kendali (merah/lembar II) disimpan untuk
sementara oleh Tata Usaha unit pengolah,
65
 kemudian surat yang telah dilengkapi lembar
disposisi rangkap 2 diserahkan pada pimpinan
unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari
pimpinan.

 Pimpinan Unit Pengolah bertugas :

 Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi
yang telah disediakan oleh petugas Tata Usaha
Unit pengolah.
 Mengembalikan surat dan kartu kendali serta
lembar disposisi yang telah disisi disposisinya
oleh pimpinan ke Tata Usaha Unit Pengolah.

(d) Petugas Tata Usaha menyampaikan surat dan

lembar disposisi (lembar l) pada
pengolah/pelaksana untuk memproses surat sesuai
dengan disposisi
Pengolah/pelaksana :
 Menerima surat, beserta lembar disposisi
(lembar 1) yang telah ada disposisi pimpinan,
dari Tata Usaha unit pengolah/pelaksana
kemudian memproses/melaksanakan tugasnya
sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada
lembar disposisi.
 Setelah selesai memproses surat tersebut,
pengolah mengembalikan surat ke Tata Usaha
unit pengolah.

(e) Surat disampaikan pada penata arsip untuk

disimpan

(f) Kartu kendali (merah/lembar III) ditukar dengan

kartu kendali (kuning/lembar II dipenata surat),
66
 sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses
dan telah dikembalikan pada penata arsip.
Catatan :
 Kartu kendali disimpan pada kotak kartu
kendali
 Lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi
(sebagai alat kontrol).
 Bila surat telah selesai diproses oleh pengolah

5) Penata Arsip/Penyimpan Arsip/Arsiparis

Penata Arsip bertugas:
 Menerima kartu kendali (kuning/lembar II) yang
telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit pengolah
dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta
menyimpannya dalam kotak kartu kendali (sebagai
bukti bahwa surat masih ada pada unit
pengolah/sedang diproses).
 Menerima surat uang telah selesai diproses dari Tata
Usaha unit Pengolah, dan menukar kartu kendali
(kuning/lembar II) dengan kartu kendali
(merah/lembar III)
 Menyimpan dan menata arsip dalam tempat
penyimpanan sesuai kode.
 Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali.

Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk

(Menggunakan Kartu Kendali)

UNIT KEARSIPAN Unit Pengolah

67
 I
II
III

Penerimaan Penata
Pencatatan Surat Pengarah Surat
Surat Surat

SURAT
PENTING
I
II SURAT
III PENTING
II
III

II

II
Gambar 3.9 Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk

Catatan :
Pada pelaksana atau kenyataannya, bila keadaan
memungkinkan, maka penerima, pencatat, pengarah dan
penata surat dapat dirangkap oleh satu orang.

3.2.2. Surat Biasa

Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya lebih
sederhana. Sarana pencatatan surat biasa adalah
menggunakan lembar pengantar surat biasa (lihat
lampiran).
(1) Pencatat bertugas :

68
  Mengumpulkan surat biasa selama dulu satu atau
dua hari, dalam lembar pengantar rangkap dua.
 Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar
kepala unit pengolah.
 Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit
pengolah.
(2) Unit Pengolah bertugas :
 Menerima surat dan memaraf lembar pengantar
rangkap dua.
 Menyimpan lembar pengantar II.
 Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di
unit kearsipan.
 Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu)
atau menyerahkan surat kepada pengolah/pelaksana.

Prosedur pengurusan surat masuk biasa/rutin

UNIT PENGURUSAN
Penata Unit Pengolah
Penerima Pencatat Pengarah
Arsip

69
 Surat I
II I
II

I II

Gambar 3.10 Prosedur pengurusan surat masuk biasa/rutin

Keterangan : I & II = Lembar Pengantar

3.2.3. Surat Rahasia

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia
(rangkap dua) dan disampaikan pada alamatnya tetap
dalam keadaan tertutup.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk - Rahasia

UNIT KEARSIPAN UNIT

PENERIMA PENCATAT PENG PENATA PENGOLAH

70
 ARAH ARSIP
(PIMPINAN)

I I
II II
Surat Rahasia

I
Disimpan II

Disimpan
Gambar 3.11 Prosedur Pengurusan Surat Masuk – Rahasia

Keterangan I & II = Lembar Pengantar

71
SOAL LATIHAN :

1. Jelaskan pengertian Surat Masuk, Buku Agenda dan Kartu

Kendali !
2. Apakah manfaat yang diperoleh dengan adanya penanganan
surat yang baik?
3. Jelaskan secara singkat bagaimana prosedur penanganan
surat masuk menggunakan sistem Buku Agenda !
4. Jelaskan secara singkat bagaimana prosedur penanganan
surat masuk menggunakan sistem Kartu Kendali !
5. Apakah yang membedakan penanganan surat masuk
Penting, surat masuk Biasa dan surat masuk Rahasia dengan
menggunakan sistem Kartu Kendali ?
6. Apa saja tugas bagian Pencatatan Surat dalam penanganan
surat masuk menggunakan sistem Buku Agenda ?
7. Praktik penanganan Surat Masuk menggunakan sistem Buku
Agenda dan sistem Kartu Kendali dengan tugas awal
membuat 30 lembar surat masuk lengkap dan formal dengan
3 kategori jenis surat yaitu 10 surat biasa, 10 surat penting
dan 10 surat rahasia.

72
REFERENSI :

1. Davis, Norma dan Block Burn, Sekretaris Yang Efektif.

Semarang; Dahara, 1991
2. Daniels, Diane dan Ann Barron, Sekretaris Profesional.
Jkakarta; Erlangga.1993
3. Pudji Herijanto, Drs. Kesekretariatan Bandung; Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik, 1995
4. Komaruddin, Drs. Manajemen Kantor. Bandung;Triganda
Karya,1993
5. Sedarmayanti., Tugas dan Pengembangan Sekretaris.,
Bandung Ilham Jaya, 2003
6. Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,. Jakarta.Nina
Damika, 2004

73
 BAB 4
PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR
MENGGUNAKAN SISTEM BUKU AGENDA
DAN SISTEM KARTU KENDALI

Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan Prosedur penanganan surat keluar menggunakan
sistem Buku Agenda.
2. Menjelaskan Prosedur penanganan Surat Keluar
menggunakan sistem Kartu Kendali
3. Menjelaskan kebaikan dan kekurangan masing-masing sistem
pencatatan tersebut
4. Mempraktikkan langsung pada kedua sistem pencatatan surat
keluar tersebut.

4.1. Penanganan Surat Keluar menggunakan Sistem Buku

Agenda
4.1.1. Penyiapan Konsep
Begitu pentingnya surat itu, maka dalam hal penulisannya
perlu dipersiapkan sebaik-baiknya. Penyiapan surat dengan
yang demikian ini disebut membuat rencana surat-surat
konsep surat (draft). Dalam pembuatan konsep surat perlu
dipenuhi syarat-syarat yang berikut :
 Konsep dibuat dengan menggunakan blangko konsep
yang biasanya berbentuk folio ganda (tidak bolak-balik)
dan lengkap dengan kolom-kolom ruangannya.

74
 Konsep disiapkan dan disusun dengan rapih dan tepat
oleh pejabat yang menandatangani surat itu atau pejabat
yang menjadi wakilnya. Pada departemen untuk menteri
misalnya konsep dibuat oleh staf pribadinya atau
pejabat bawahannya seperti Kepala Biro Administrasi.
 Pada perusahaan langsung dibuat oleh manajer atau
sekretaris yang mendampinginya.
 Kepala unit administrasu ditugaskan menjaga agar
surat-surat instansinya memenuhi persyaratan sebagai
berikut:
o Bersifat formal (dinas)
o Objektif
o Ringkas tetapi jelas maksudnya
o Sopan dan ramah bahasanya
o Seragam dalam bentuknya
o Rapi dalam pengetikannya

Gambar Contoh Lembar Konsep

75
 Gambar 4.1. Form Konsep Surat
 Keterangan pengisian dan maksud pengisian :
1. Untuk pemberian kode nomor/konsep surat keluar
(nomor, perihal)
2. Pembuat konsep
3. Pejabat yang memeriksa konsep
4. Pejabat yang meneruskan konsep surat untuk
ditandatangani
5. Sesuai dengan isi surat, maka unit yang sebetulnya
berkepentingan dengan isi surat itu, dan sekaligus
sebagai unit dari tempat gagasan surat itu lahir
6. Tanggal diterimanya konsep surat di tempat penerimaan
7. Siapa yang mengetik
8. Siapa yang menaklik
9. Setelah konsep itu diketik kembali dan ditandatangani
lalu harus dijelaskan kapan diterima oleh unit
pengiriman surat-surat keluar

76
 10. Siapa yang mengirimkan
11. Jika konsep direvisi harus dijelaskan kapan diajukan
lagi
12. Tentang hal/pokok isi surat
13. Nomor surat keluar
14. Tanggal surat dikirim
15. Banyaknya lampiran
16. Apakah diperlukan penjelasan, misalnya adanya
lampiran, ringkasan keterangan dan lain-lain.
17. Hal-hal khusus yang perlu diberikan oleh pejabat yang
menandatangani.
18. Tanggal ditandatangani
19. Bila konsep telah selesai, kepada siapa harus
dikembalikan
Catatan :
 Halaman kedua dipergunakan sepenuhnya untuk
konsep
 Surat-surat yang digolongkan rahasia dipergunakan
formulir kousep dengan warna lain

4.1.2. Persetujuan Konsep

 Konsep surat sebelum sampai kepada pejabat yang
berhak menandatangani untuk dimintakan
persetujuannya harus terlebih dahulu diteliti apakah
persyaratan-persyaratannya sudah dipenuhi.
 Jika isi materi itu lebih dari satu unit kerja, maka
konsep tersebut harus diedarkan pada pejabat-pejabat
dari unit yang bersangkutan.
 Konsep surat harus ditandatangani oleh Top
Manager maka dengan ini terlebih dahulu harus
melalui internal manager atau sekretaris dari instansi
yang bersangkutan.

77
  Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep itu, maka
pejabat yang berkepentingan atas konsep itu
membubuhi parafnya, dan pejabat yang harus
menandatangani surat tersebut wajib membubuhi
tandatangannya pada blanko konsep isian no. 18.

4.1.3. Registrasi Dan Pemberian Nomor

 Setelah konsep surat disetujui oleh pejabat yang
berwenang menandatangani surat tersebut. Sebagai
tanda registrasi maka verbalis memberi kode/nomor
surat pada kolom isian no.1 (verbal no.....)
 Pemberian kode atau no. surat sebaiknya sederhana,
jelas dan tetap. Pemberian kode bertitik tolak dari asas
pengelompokan yang ditetapkan.

Misalnya :
Bidang personalia : A
Bidang Keuangan : B
Bidang Material : C

Berarti no. 421/A/1995 berarti :

421 : Nomor urut buku verbal
A : Unit/Bidang kepegawaian
1995 : Tahun yang berjalan

4.1.4. Pengetikan Konsep Surat

 Setelah nomor surat diperoleh, maka konsep surat itu
diteliti lebih dahulu oleh kepala unit ekspedisi mengenai :
 Apakah persyaratannya telah dipenuhi
 Banyaknya tembusan yang diperlukan
78
  Mana yang perlu diprioritaskan pengetikannya dengan
meneliti kepentingannya seperti surat kilat, segera atau
biasa.

 Konsep surat diserahkan pada unit pengetikan.

 Surat yang sama isi/bunyinya diperlukan jumlah yang
banyak maka perlu reprografi, beberapa hal yang perlu
diperhatikan:
 Kertas yang dipakai cukup baik.
 Jika surat itu ditujukan kepada pajabat-pejabat instansi
lainnya yang sama eselonnya dan yang lebih tinggi
eselonnya maka tandatangan dari pejabat pengirim yang
berwenang menandatangani surat itu hendaklah
dibubuhkan secara tertulis biasa dengan pena.

 Dalam pelaksanaan pengetikan maka kepala unit

pengetikan harus melakukan distribusi kerja yang tepat,
merata dan seimbang untuk memudahkan pengawasan dan
efisiensi kerja.
 Kepala unit pengetikan harus dengan tekun dan teliti
mentaklik hasil pengetikan konsep. Disamping itu perlu
disediakan buku kontrol pengetikan guna mengetahui:
 Jumlah/frekuensi kesibukan pengetikan
 Lamanya penyelesaian pengetikan
 Hambatan atau kesulitan yang timbul dibidang
pengetikan.

4.1.5. Penandatangan Surat

Setelah surat selesai diketik, kemudian diserahkan kembali
kepada pejabat yang berwenang untuk ditandatangani dan
Membubuhkan stempel.
Sebelum surat dimasukkan kedalam amplop harus
dibubuhkan stempel (cap) instansi yang bersangkutan.
79
 Stempel dibubuhkan pada sampiing kiri sedikit dari tanda
tangan dan letaknya harus tegak. Begitu pula pada sudut
kiri bawah dari amplop harus juga diberi stempel.

4.1.6. Pencatatan Surat Keluar

Surat-surat yang telah ditandandatangani dan distempel,
maka sebelum dikirim keluar harus dicatat dahulu kedalam
buku agenda keluar (Buku verbal), yang dilakukan oleh
seorang penugas yang disebut verbalis.
Bagi instansi yang masih sederhana, frekuensi surat masuk
dan surat keluar belum begitu banyak biasanya dipakai
buku agenda tunggal. Pada instansi atau perusahaan yang
sudah maju dan berkembang surat masuk dan surat keluar
dibuatkan agenda tersendiri.

Contoh :

Dikirim kepada
Verbal Hub dgn
No. No. Tgl. Tgl.
pokok surat Catatan
Urut Verbal Surat Dikirim Nama
Alamat surat terdahulu
Instansi

1 2 3 4 5 6 7 8 9

80
 Gambar 4.2 Form Pencatatan Surat Keluar

Keterangan :
1) Urutan nomor sesudah nomor terakhir dari daftar verbal
terdahulu.
2) Diambil nomor verbal dari konsep.
3) Tanggal waktu surat dikonsep.
4) Tanggal waktu surat dikirim.
5) Nama pegawai/instansi yang dikirimi surat.
6) Alamat yang jelas dari orang/instansi yang dikirimi surat.
7) Pokok surat atau hal mengenai surat.
8) Nomor referensi surat terdahulu yang ada kaitannya dengan
pokok surat tersebut.
9) Catatan-catatan yang perlu dan yang ada sangkut pautnya
dengan surat.

4.1.7. Pengiriman Surat Keluar

Setelah proses penanganan surat keluar telah selesai maka
surat-surat tersebut telah siap untuk dikirimkan kepada si
alamat atau kantor pos. Sebelum surat dikirim diserahkan
kepada urusan ekspedisi. Ini dilakukan dengan
menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

Contoh : Buku Ekspedisi Intern

Tanggal No. Surat Perihal Tanda Terima

Alat-alat Dari bagian
10 Oktober 95 12/P/l/1995
kantor arsip/ekspedisi
Gambar 4.3 Buku Ekspedisi Intern

Contoh : Buku Ekspedisi Ekstern

81
 NO NO. SURAT/BERKAS TANGGAL KEPADA PENERIMA PARAF

Gambar 4.4 Buku Ekspedisi Ekstern

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum surat dikirim :

1) Lampiran-lampiran surat
Maksudnya diteliti apakah sudah lengkap atau belum semua
lampirannya. Pemeriksaan lampiran ini adalah yang kedua
kalinya dilakukan. Pemeriksaan pertama dilakukan dibagian
masing-masing oleh penugas tatausaha/sekretaris bagian
sebelum surat-surat itu dikumpulkan dibagian urusan ekspedisi.
2) Kelengkapan surat meliputi :
(a) Surat itu sendiri beserta lampirannya.
(b) Amplop surat
(c) Jumlah lampiran

4.2. Penanganan Surat Keluar Menggunakan Sistem Kartu

Kendali
4.2.1. Surat Keluar - Penting
Surat keluar-Penting dapat dicatat di unit kearsipan dan
dapat pula dilakukan oleh unit pengolah asal kartu kendali
(putih/lembar I) dan kartu kendali (kuning/lembar II) bila
dua lembar diserahkan ke unit kearsipan karena unit
Kearsipan selalu mengetahui apa yang sedang, dan telah
diproses di unit pengolah.
1) Tugas Unit Pengolah
 Mengisi kartu kendali rangkap 3
 Kartu kendali (merah/lembar III) ditinggal di
tatausaha unit pengolah

82
  Kartu kendali (putih dan kuning/lembar I dan II),
beserta surat asli dan tembusan diserahkan ke
pencatat (unit kearsipan).

2) Tugas Pencatat
 Meneliti kelengkapan surat dan pengisian kartu
kendali
 Memberi stempel instansi pada surat, serta
menyiapkan sampul/amplopnya, (bila belum ada)
dan diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim
kealamatnya.
 Kartu kendali (putih/lembar I) disampaikan ke
pengarah untuk disimpan dan berfungsi sebagai
kartu kontrol.
 Tembusan surat dicap tanggal pengiriman surat
beserta kartu kendali (kuning/lembar II) yang telah
diparaf dikembalikan ke unit pengolah supaya
diketahui bahwa surat telah diterima oleh pencatat.
 Kartu kendali (kuning/lembar II) diserahkan ke
penata arsip untuk disimpan sebagai pengganti surat.

Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar

(Menggunakan kartu kendali)

UNIT KEARSIPAN
UNIT
PENATA
PENGOLAH PENCATAT PENGARAH EKSPEDISI
ARSIP

83
 A A
Surat
Asli Surat T
Asli

I I I
II
II
III

I
II
II II

DISIMPAN
DITELITI

DISIMPAN
Gambar 4.5 Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar

Keterangan : A = Surat Asli

T = Tembusan
I,II,III = Kartu kendali
Catatan :
Pada pelaksana atau kenyataannya, bila keadaan
memungkinkan maka penerima, pencatat, pengarah dan
penata surat dapat dirangkap oleh satu orang.

4.2.2. Surat Keluar-Biasa (Rutin)

1) Tugas Unit Pengolah
 Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar
pengantar

84
  Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada
pencatat di unit kearsipan
2) Pencatat Bertugas
 Memasukkan surat asli dalam sampul setelah
distempel dan meneruskan kebagian ekspedisi untuk
dikirim ke alamatnya.
 Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan
dikembalikan ke unit pengolah dengan disertai
lembar pengantar II
 Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai
bukti penyampaian.

Prosedur pengurusan Surat Biasa (rutin) - Keluar

UNIT KEARSIPAN
Unit Pengolah Penata
Pencatat Pengarah Ekspedisi
Arsip

85
 A A
T T
I II I II

T
II
I

Disimpan
Gambar 4.6 Prosedur pengurusan Surat Biasa (rutin) - Keluar

Keterangan : A = Asli T = Tembusan I & II = Lembar Pengantar

4.2.3. Surat Keluar-Rahasia

Surat keluar-Rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat
rahasia (rangkap dua) dan disampaikan pada alamatnya
dalam keadaan tertutup.

Lembar Pengantar Surat Rahasia

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

UNIT PENGOLAH Disampaikan
: jam : .........

86
 ......................................
............................................................ Tanggal : ...........
No. Tanggal
ASAL SURAT KETERANGAN
Urut Nomor

Diterima Jam : .................. Tanggal : .....................

Tanda Tangan Penerima : ............................................................

Nama Terang : ............................................................

Ukuran 18 x 22 cm
Gambar 4.7 Lembar Pengantar Surat Rahasia

Contoh Kartu Kendali

Kartu Kendali

INDEKS : Tgl. Kode:

87
 No.Urut
M/K

Isi Ringkas :
Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf :
Catatan :
15 cm
Gambar 4.8 Kartu Kendali

SOAL LATIHAN :

88
 1. Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam menangani surat
keluar !
2. Bagaimana prosedur penanganan surat keluar yang bersifat
penting menngunakan sistem Kartu Kendali ?
3. Bagaimana penanganan surat keluar yang bersifat biasa/rutin
menggunakan sistem Buku Agenda ?
4. Jelaskan kebaikan dan kekurangan menggunakan sistem
Buku Agenda dan sistem Kartu Kendali !

REFERENSI :

89
1. Pudji Herijanto, Drs. Kesekretariatan Bandung; Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik, 1995
2. Komaruddin, Drs. Manajemen Kantor. Bandung;Triganda
Karya,1993
3. Tony Wowuruntu. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta,
Gramedia 2010
4. Sedarmayanti., Tugas dan Pengembangan Sekretaris., Bandung
Ilham Jaya, 2003
5. Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,. Jakarta.Nina
Damika, 2004

90
 BAB 5
PROSEDUR PENANGANAN TELEPON

Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini
mahasiswa diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pentingnya telepon dan peralatan yang
mendukung penanganan telepon
2. Menjelaskan macam-macam pesawat telepon
3. Menjelaskan prosedur penanganan telepon masuk dan
telepon keluar
4. Mempraktikkan penanganan telepon masuk dan telepon
keluar.

5.1. PENANGANAN TELEPON

5.1.1. Sistem Telepon dan Peralatannya
Telepon tidak lagi merupakan alat yang mempunyai
beberapa saluran dan sebuah tombol pegangan semat-mata.
Sebagaimana sering kita lihat sekarang, telepon merupakan
suatu sistem, atau lebilh tepatnya salah satu dari beberapa
sistem, seperti Dimensi R, Danray, Rolm CBx, Northern
Electric, dan Stromberg Carlson, yang masing-masing
merupakan penghemat waktu yang sangat efisien.
Kebanyakan sistem mempunyai ciri seperti "nada
panggil otomatis" jika saluran telepou sedang dipakai,"call
pickup" untuk menjawab pesawat lain apabila anda tidak
berada di tempat dan "nada panggilan darurat" untuk
memberikan informasi kepada anda dengan nada keras
apabila panggilan berasal dari dalam atau dari luar dan
kalau panggilan itu penting. Sekarang banyak kantor
memiliki nomor singkatan untuk nomor-nomor yang sering
digunakan. Bayangkan saja betapa banyaknya waktu yang

91
 dapat anda hemat. kebanyakan perusahaan walaupun
tidak semua, mengajarkan cara penggunaan telepon baru
yang sedang dipasang.
Dewasa ini hampir semua perusahaan atau kantor
memiliki lebih dari satu pesawat, ini yang biasa disebut
extention (cabang). kebanyakan dihubungkan dengan
switch board central (papan pengatur hubungan telepon)
yang dilayani oleh seorang operator, setiap pesawat intern
mempunyai nomor sendiri.

5.1.2. Switch Board

Semua penelepon dari luar yang ingin menghubungi
orang atau nomor pesawat tertentu harus melewati
operator. Penelepon menyebutkan nama orang atau nomor
pesawat yang diinginkan.
Dengan menyalakan alat penghubung ke switch board
atau memutar knop, operator menghubungkan penelepon
dengan nomor pesawat yang dikehendaki setelah dapat
dihubungi barulah pembicaran dapat dilangsungkan.

5.1.3. Macam-macam Pesawat Telepon

 Pesawat Tunggal
Yaitu telepon yang biasa digunakan dirumah, kediaman
atau pejabat pimpinan suatu kantor, pesawat ini dapat
menerima dan menelepon keluar secara langsung
pesawat tipe demikian ada pula yang diselenggarakan
dengan beberapa extension.
 PMBX (Prival Manual Bronch Excange)
Pesawat type ini harus menggunasan switch board dan
operator, semua hubungan telepon dari luar ke dalam
dan antar extention hanus melalui operator.

92
  PABX (Private Automatic Bronch Exchange)
Kadang-kadang disebut switch board otomatis dengan
pesawat type ini, pesawat intern dengan pesawat type ini,
pesawat intern (extension) dapat saling mengadakan
hubungan secara langsung tanpa melewati operator, juga
untuk menelepon keluar dapat dilakukan langsung dari
masing-masing extention, dengan cara memutar nomor
telepon khusus dulu untuk memperoleh saluran keluar,
baru kemudian nomor yang dikehendaki bila diperlukan
dengan cara memutar nomor kode yang telah ditentukan.

5.2. PROSEDUR PENANGANAN TELEPON KELUAR

(Mengirim pesan)
Kontak pertama yang anda lakukan dengan seorang klien
seringkali melalui telepon. Dengan demikian tehnik anda
bertelepon akan memberi kesan pertama positif atau negatif. Oleh
karena lawan bicara anda mendengar perkataan anda tanpa
bantuan komunikasi nonverbal, maka anda harus terampil
menyatakan diri anda secara verbal melaui pemilihan kata-kata,
nada suara anda, dan ekspresi vokal. Berlatihlah berbicara dengan
jelas dan dengan gairah.
1) Berita/Pesan
 Tulislah garis besar masalah-masalah yang akan anda
bicarakan.
 Apabila anda menelepon, hematlah waktu resepsionis
dengan mengatakan kepadanya identitas dan maksud
anda pada awal pembicaraan: "halo, disini farida dari
perusahaan Jaya CM. Bolehkah saya bicara dengan
Bapak John Ghazal.”
 Jika orang yang anda telpon itu tidak ditempat,
tinggalkan berita/pesan yang memberitahukan keperluan
anda. "Maukah anda menyampaikan kepada Pak Ghazali
tuk menelpon saya peda nomor telp. 42008? Saya ingin
93
 membicarakan masalah produksi mngkin menarik
perhatiannya.”

Catatan :
Apabila orang yang akan ditelpon tidak ada ditempat,
kadang-kadang karena keadaan mendesak, maka kita perlu
meninggalkan pesan, oleh sebab itu perlu disediakan buku
catatan dan alat tulis untuk menghindarkan salah informasi,
pada umumnya digunakan telpon alphabet atau kode ejaan.

2) Anjuran dalam hal bertelepon :

 Apabila anda menelpon rekan atau klien bisnis,
menyebutkan identifikasi anda pada awalnya bukan berarti
bahwa hal itu hanya sekedar sesuatu yang patut dilakukan,
melainkan agar orang lain tahu bahwa anda adalah orang
yang terhormat dan punya nilai.
 Jika penelpon tidak menyebutkan identitasnya,
tanyakanlah, "Dengan siapa anda bicara"? Jika Telepon itu
untuk orang lain, tanyalah, "Dengan siapa akan saya
katakan ia akan bicara"
 Jika anda salalh sambung, minta maaflah. Jangan langsung
ditutup.
 Yakinlah orang lain punya cukup waktu untuk
membicarakan urusan yang anda sampaikan tadi. Jika tidak
mintalah kepadanya waktu yang lebih tepat untuk
menelpon anda.
 Harap disadari bahwa hanya sedikit orang yang dilahirkan
dengan suara emas, menakjubkan dan bergema. Analisislah
suara anda dan perbaikilah dengan latihan.
 Sewaktu anda berbicara dengan seseorang melalui telepon,
taruhlah selalu kertas catatan untuk mendokumentasikan
percakapan itu. Jika anda perlu mengingatnya persis

94
 dengan apa yang anda bicarakan, dengan mudah anda
dapat menunjukkan rincian percakapan terdahulu.

5.3. PROSEDUR PENANGANAN TELEPON MASUK

(Menerima pesan)
Ingatlah bahwa cara seorang sekretaris dalam menjawab
telepon merupakan hal yang sangat penting. Dia adalah jiwa dan
wakil perusahaan. Didalam pikiran si penelepon, sekretaris
adalah perusahaan itu. Cara yang umum dalam menerima telepon
:

 Memberi salam yang bersahabat, seperti :

“selamat pagi...."

 Menyebutkan nama perusahaan.

"Ini adalah perusahaan Jaya CM...”

 Menyebutkan namanya.
" Disini Farida..."

 Jika menjawab, sekretaris hendaklah tidak terlalu menanyakan

identitas si penelepon. Daripada bertanya

 "Siapa yang menelepon ini dan ada keperluan apa ?". seorang
sekretaris hendaklah menawarkan bantuan dengan berkata.
"Bagaimana saya dapat membantu anda?"

 Tidak seharusnya ia menjawab. "Bolehkah saya menolong

anda?" sebab si penelepon itu memang ingin dibantu.

 Dalam data salammya, sampaikan selera hati perusahaan.

Jika perusahaan anda adalah perusahaan yang memotivasi
sekretaris hendaklah mengatakan:
95
 "selamat pagi! keberhasilan menyertai anda masukilah
hari yang besar ini!" Jika perusahaan bertalian dengan
hukum sekretaris dapat dilatih untuk mengatakan "hello,
kantor pengacara Zhein".

 Hargailah selalu setiap berita. Jangan sekali-kali percaya

bahwa si penelepon akan menelepon lagi.

Cara lain yang bisa dilakukan Sekretaris dalam menerima

telepon:
1) Men-transfer Hubungan Telepon
Terangkanlah kepada orang yang menelepon itu mengapa
orang itu harus berbicara dengan orang lain:
"Anda perlu berbicara dengan Bagian penerimaan. Saya
akan hubungkan anda dengan bagian itu jika anda dapat
menunggu sebentar."
Kemudian katakan kepada Bagian Penerimaan tentang telepon
tadi. "Farida, Tn. Zhein menunggu di telepon, Ia ingin bicara
dengan anda." ”Hallo Tn, Zhein Disini Farida. Apakah yang
dapat saya bantu?”. Dengan menyebut nama Tn Zhein dalam
jawaban Farida, dia akan merasa diperhatikan karena Farida
mengetahui siapa yang sedang berada di telepon.

2) Mempersilahkan Penelepon untuk Menunggu

Waktu menunggu sebelum dapat berbicara dengan orang yang
dituju dalam suatu hubungan telepon merupakan suatu waktu
yang dapat membuat orang benar-benar merasa gelisah.
Karena itu, sebelum anda mempersilahkan penelpon
menunggu, katakanlah sebab- sebanya mengapa dia terpaksa
harus menunggu. "Maaf Tn. Zhein saya terpaksa
mempersilahkan anda untuk menunggu sementara saya akan
mencoba untuk mencari Ny.Sanih". Setelah itu, mintalah izin
dari dia agar dia mau menunggu. "Dapatkah anda menunggu
96
 sebentar?”. Bila temyata dia tidak dapat menunggu,
katakanlah, “Apakah anda dapat memberikan nomor telepon
anda dan saya pasti akan menyampaikannya kepada Ny.
Sanih”.
Bila anda pada suatu saat sedang menerima sekaligus banyak
panggilian telepon, Sementara muncul pangggilan telepon
baru yang penting, katakanlah kepada penelepon baru dan
kemudian segeralah kembali untuk menerima panggilan
tersebut.
Bila anda sedang berhubungan telepon dan mendadak muncul
interupsi dari seseorang yang ingin berbicara, anda boleh saja
minta pada lawan bicara telepon anda untuk menunggu
apabila interupsi tersebut dilak sanakan dengan sopan. Pada
saat ini, ingatlah selalu akan petunjuk-petunjuk emas diatas
tentang cara meminta seseorang untuk menunggu.

3) Mencatat Janji
Salah satu tanggungjawab Sekretaris dalam menjalankan tugas
sebagai penerima telpon adalah mencatat dan meneliti janji
yang dibuat untuk pimpinan. Ada beberapa saran yang perlu
anda perhatikan sebagai berikut :
 Setelah anda membuat janji untuk pimpinan Anda,
tegaskanlah kembali janji tersebut.
 Tuliskan maksud dari janji itu dan mintalah nomor
telepon untuk menelponnya kembali, dengan persetujuan
pimpinan anda. Ketiklah memo untuk orang yang telah
anda janjikan, tuliskan tanggal dan tempat bertemu.
Beberapa pilihan waktu dapat diberitahukan kepada
orang yang ingin bertemu pimpinan anda.
 Bila mungkin, jangan membuat banyak janji pada hari
senin dan jumat.
 Kerjasama dengan majikan anda akan membuat hal ini
sebagai anjuran nyata, tetapi jangan lupa untuk mencek
97
 kembali bersamanya setiap pagi untuk menghindari janji
yang bersamaan waktu.
 Ingatkan majikan akan janji-janji hari itu dan sore hari
dan pagi-pagi sekali, serta keesokan harinya. Gunakan
suatu daftar atau kartu indeks untuk menuliskan janji-
janji itu atau tuliskanlah janji-janji itu pada kalender anda
dan majikan anda.

SOAL LATIHAN :

1. Sejauh mana pentignya penggunaan telepon bagi sebuah

organisasi/kantor ?

98
 2. Kendala apa saja yang sering terjadi pada saat penanganan
telepon masuk maupun teleon keluar ?
3. Bagaimana cara menangani telepon masuk dari orang yang
sedang marah atau kecewa terhadap pelayanan kantor atau
perusahaan atau terhadap suatu produk yang dibelinya.
Seandainya anda adalah orang yang ditunjuk untuk menangani
masalah tersebut !
4. Bagaimana cara membuat Janji Telepon untuk Pimpinan ?

REFERENSI :

99
1. Pudji Herijanto, Drs. Kesekretariatan Bandung; Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik, 1995
2. Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,. Jakarta.Nina
Damika, 2004
3. Second Indonesia Australia Polytechnic Project,
Kesekretariatan I, PEDC Bandung, 1995
4. Komaruddin. 2008. Manajemen Kantor : Teori dan Praktek.
Bandung, CV.Sinar Baru
5. The Liang Gie. 2012. Administrasi Kantor Modern.
Yogyakarta, Nurcahaya.
6. E. Martono. 2006. Etika Komunikasi Kantor : sebagai landasan
Tenaga Kerja. Jakarta, Karya Utama.
7. S. Prajudi A. 2009, Kesekretarisan dan Administrasi
Perkantoran. Jakarta, Ghalia

BAB 6
PROSEDUR PENANGANAN TAMU
100
Capaian Pembelajaran:
Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan arti Tamu dan pentingnya menangani tamu
2. Menjelaskan prosedur menangani Tamu untuk bagian Resepsionis
3. Menyusun dan merencanakan jadwal janji temu
4. Menjelaskan cara menghadapi tamu melalui perjanjian dan tanpa
perjanjian

6.1. Prosedur Dalam Menangani Tamu (RESEPSIONIS)

6.1.1. Penanganan oleh Resepsionis
Pada perusahaan kecil, sekretaris sering melakukan pula tugas
resepsionis. Sedangkan pada perusahaan besar sekretaris biasanya
diminta untuk menerima tamu pimpinan, setelah tamu itu melewati
resepsionis perusahaan.
Resepsionis adalah membantu para tamu yang datang dan yang
ingin bertemu dengan pejabat-pejabat tertentu dalam kantor. Karena
para tamu mendapat kesan pertama tentang suatu kantor dari penerima
tamu, maka adalah merupakan syarat penting bahwa petugas penerima
tamu itu adalah seorang yang sopan dan peramah, bijaksana dan yang
penting ia harus mempunyai pengetahuan tentang organisasi instansi
dimana ia bekerja serta hal-hal yang pokok tentang instansi dimana ia
bekerja Sikap seorang resepsionis mencerminkan efisiensi, perhatian,
kebijaksanaan, kepandaian dan daya tarik, atau kebalikannya dari
kesemuanya itu.
Sehubungan dengan tugas resepsionis sebagai penerima tamu,
resepsionis hendaknya :

 Memiliki buku harian untuk mencatat perjanjian dengan para

tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan anda.
 Mengingatkan pimpinan atas tanggal dan waktu yang telah
dijanjikan.
101
 Mengingat-ingat nama-nama tamu yang sering berkunjung
karena biasanya orang lebih suka kalau namanya disebut.
 Mengambil keputusan dengan cepat bila kedatangan seorang
tamu tanpa janji, apakah perlu dipertemukan dengan pimpinan,
ataukah harus diterima oleh orang lain atau dihadapi.

6.1.2. Persiapan Untuk Penerimaan Tamu

1) Mencek ruang kerja dan ruang tunggu tamu agar tetap
bersilı, seperti membersihkan asbak, membereskan majalah-
majalah, merapihkan kursi, meja dan lain-lainnya.
2) Memilih majalah-majalah yang baru dan menyingkirkan
majalah-majalah yang sudah lama dan rusak
3) Menyingkirkan surat-surat kabar yang sudah basi.
4) Mengatur tempat duduk tamu sehingga tidak menghalangi
jalan lalulalang orang-orang. Bila tamu tersebut dalam
jumlah banyak sebaiknya ditempatkan di ruang rapat.
5) Bersilhkan meja saudara dari surat-surat/dokumen-dokumen
yang bersifat konfidensial jika saudara akan melayani tamu.
6) Merencanakan pekerjaan untuk melayani tamu yang datang
bersamaan.
7) Menyiapkan diri untuk menyambut tamu dari luar negeri,
baik cara penyambutannya maupun bahasa yang digunakan.
Dan sebaiknya saudara tahu tentang negara dan
kebiasaannya.
8) Jika ada tamu yang cacat layanilah dengan baik dan jangan
sampai menyinggung perasaannya.
9) Menyiapkan buku tamu yang akan diisi oleh tamu-tamu
yang datang.
10) Simpanlah dalam laci meja buku-buku bacaan anak, gula-gula
barangkali ada tamu yang membawa anak kecil. Bila perlu
saudara menjadi baby sisternya selama orang tuanya menemui
orang yang ditujunya.

102
 11) Diskusikan dengan pimpinanmu tentang cara penyambutan
tamu-tamu sebelum tamu itu datang.
12) Jika di kantor itu akan diselenggarnkan rapat, maka
persiapkanlah segala hal-hal yang mungkin diperlukan oleh
pimpinanmu.

6.1.3. Sikap Seorang Resepsionis Dalam Menerima Tamu :

1) Mengetahui kebijaksanaan-kebijaksanaan kantor tempat
bekerja tentang menerima tamu yang berbeda- beda, tapi
semuanya harus disambut dengan baik.
2) Bersikaplah ramah terhadap setiap tamu yang datang dan
ucapkanlah salam.
3) Berhentilah dari pekerjaan bila tamu datang dan berilah
perhatian sepenuhnya kepada tamu tersebut. Berbicara-lah
dengan berhadapan dan selalu tersenyum.
4) Antarlah tamu tersebut ke tempat orang yang dituju, janganlah
membiarkan tamu mencarinya sendiri kecuali sedang banyak
tamu
5) Tanyakanlah tentang orang yang akan ditemui tamu. Bila harus
menunggu persilahkanlah tamu untuk duduk di ruang tamu,
sediakanlah majalali-majalah, dan lain-lain.
6) Ingatlah nama-nama dan wajah-wajah dari tamu-tamu.
Janganlah sekali-kali menebak identitas seseorang yang belum
dikenal. Biarkan dia memperkenalkan diri.
7) Ajaklah tamu itu bercakap-cakap jika dia harus menunggu, tapi
topik pembicaraanya harus yang netral dan ringan. Janganlah
berbicara tentang agama, politik atau organisasi perusahaan atau
menjawab pertanyaan-pertanyaan yang seharusnya ditujukan
kepada pimpinan.
8) Kenalkanlah tamu itu pada orang yang dimaksud dengan
menyebut nama tamu dan jabatannya.
9) Tanyakanlah dengan sopan nama, perusahannya dan tujuan
dari kunjungannya jika tamu itu belum punya janji.

103
 10) Bila ada seorang tamu yang sedang mengikuti rapat dan
ketika itu ada telepon untuknya, maka terimalah telepon
tersebut, buatlah perjanjian untuk menelpon kembali atau
tanyakan barangkali mau meninggalkan pesan. Tetapi jika
masalahnya penting dan urgent maka cepatlah hubungi tamu
tersebut dengan memberikan note atau menelponnya.
11) Janganlah memberikan penilaian hanya dari penampilan
phisiknya saja.
12) Janganlah membeda-bedakan tamu-tamu tertentu
berdasarkan jabatannya.
13) Mencatat tamu-tamu yang datang.

FORMULIR TAMU

Hari/Tanggal : .....................................................
Waktu : .....................................................
Nama Tamu : .....................................................
Jabatan : .....................................................
Nama Kantor/Instansi : .....................................................
Ingin bertemu dengan : .....................................................
Jabatan : .....................................................
Dari Unit/Instansi : .....................................................
Tujuan Kedatangan : .....................................................
Sudah ada perjanjian atau : .....................................................
belum
............................, ......19..

Tanda Tangan tamu

(...........................................)

Gambar 6.1 Formulir Tamu

Contoh Kartu Tamu

Nomor : .........
(Number)

104
 KARTUTAMU
(Visitor Card)

1. Nama : .........................................................................
(Name)
2. Pekerjaan : .........................................................................
(Occupation)
3. Alamat : .........................................................................
(Address)
4. Telepon : .........................................................................
(Telephone)
5. Ingin : .........................................................................
(Want to see)
6. Tentang/Hal : .........................................................................
(Subject)

..............., ...............19..

Tanda Tangan
(Signature)

(...................................)

Catatan (Notes) :
Selesai pukul (Finish at) : .....................
Tanda Tangan (Signature) : .....................

CATATAN PENERIMA TAMU

(VISITOR’S REGISTER)
Tgl Masuk Pukul Paraf Keluar Pukul Paraf
(Date) (in : AM/PM) (Sign) (out : AM/PM) (Sign)

Gambar 6.2 Kartu Tamu

FORMAT HALAMAN BUKU TAMU

Tangga
Jam Nama Jabatan Dari Alamat Bertemu Urusan
l

105
 Gambar 6.3 Format Halaman Buku Tamu

6.2. Penyusunan Jadwal Pertemuan

Dalam penyusunan jadwal pertemuan dapat digunakan buku
atau kalender meja untuk mencatat perjanjian-perjanjian.
Biasanya pimpinan pun memiliki juga buku harian dan kalender
meja untuk keperluan yang sama. Oleh karena itu setiap hari
sebaiknya pada akhir jam kantor resepsionis harus mengecek
kemungkinan adanya tanggal-tanggal yang bertentangan atau
mungkin pimpinan telah membuat perjanjian baru yang kelupaan
belum diberitahukan kepada resepsionis.

106
 Suatu catatan di atas kalender meja kita dan kalender meja
pimpinan sudah cukup bila pimpinan jarang membuat perjanjian.
Bila pimpinan sering membuat perjanjian, lengkapilah dia
dengan daftar jadwal harian yang memuat nama setiap tamu,
kedudukannya, maksud tujuan dan keterangan tambahan yang
dianggap perlu.

Contoh pembuatan daftar jadwal harian :

JADWAL HARI SENIN 31 JULI 1995

09.30 Sanusi SH – Notaris – membicarakan pembuatan akte

perusahaan

10.30 Rapat Direksi

12.30 Makan siang di Hotel Panghegar dengan Jhon Anderson

14.00 Rapat dengan Kepala Bagian Keuangan

15.00 Drs. Ismail

Gambar 6.4 Pembuatan Daftar Jadwal Harian

Contoh lembar jadwal harian

107
 Senin 6 Juni 1995

08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
Gambar 6.5 Lembar Jadwal Harian

6.3. Merencanakan Perjanjian

Untuk merencanakan perjanjian, baik oieh pimpinan atau
sekretarisnya atau oleh pembantunya. Seseorang resep- sionis
dapat merencanakan perjanjian kalau ia juga merangkap tugas
sekretaris. Perjanjian dapat dibuat melalui surat atau telepon oleh
pimpinan atau oleh sekretaris/pembantunya seseorang yang sudah
ada perjanjian dan karena sesuatu hal terpaksa pertemuan batal,
maka dapat dibuatkan perjanjian untuk hari lain
108
 Jadi pimpinan dapat meminta untuk menetapkan suatu
pejanjian lagi untuk dia pada hari/tanggal yang lain. Pimpinan
mungkin juga mempunyai kegiatan yang dilakukan berulang kali,
misalnya untuk rapat-rapat pada waktu tertentu setiap minggu
dan pada hari itu ditentukan tidak dapat menerima tamu.
Bilamana perjanjian dibuat oleh pembantu pimpinan atau
sekretarisnya, maka hendaknya dijelaskan kepada orang yang
menerima perjanjian, bahwa perjanjian itu masih harus mendapat
persetujuan pimpinan dan dapat diubah.

Ada Dua Kelompok Tamu Yang Datang

(a) Tamu yang membuat perjanjian terlebih dahulu
(b) Tamu tanpa perjanjian terlebih dahulu

(a) Penerimaan tamu dengan perjanjian

Hari pertemuan tamu dengan perjanjian sebelumnya tentu
saja sudah dicatat di dalam buku harian kita dan buku harian
pimpinan

Persiapan-persiapan dalam menyambut tamu :

1) Sebelum tamu datang, resepsionis harus menyediakan
untuk keperluan pimpinan semua bahan dan surat-surat
penting yang diperlukan dalam pertemuan. Usahakan
agar ruang pimpinan telah siap menerima tamu, misalnya
tersedia kursi secukupnya, demikian pula kertas, pulpen,
asbak dan sebagainya.
2) Setelah tamu datang, sambutlah dia seramah mungkin
dengan menyebutkan namanya. Persilahkan dia duduk di
tempat yang sudah disediakan. Kemudian beritahukan
kedatangan tamu itu kepada pimpinan. Janganlah
langsung mengantarkan tamu ke ruang pimpinan, karena
kemungkinan pimpinan sedang sibuk

109
 (b) Menghadapi Tamu Tanpa Perjanjian
Bila ini terjadi, terimalah dia dengan ramah dan sopan,
meski dia tidak mempunyai kedudukan sekalipun. Termasuk
tugas resepsionis untuk menentukan mana tamu yang perlu
diterima oleh pimpinan dan mana yang harus dihindari.
Usahakan agar kita mengetahui nama dan maksud
kedatangannya, sehingga kita mampu menangani
masalahnya.
Atau barangkali perlu diteruskan kepada orang lain tetapi
hubungi dulu orang itu lewat telepon dan jelaskan situasinya,
sehingga tamu dapat diterima oleh pimpinan, lihat dulu
apakah pimpinan tidak sedang sibuk bila keliatan begitu
sibuk persilahkan tamu untuk menunggu dan katakan berapa
lama, mintalah agar dia datang lagi pada waktu yang
ditentukan. Tunjukkan sikap yang menyenangkan dan
bijaksana waktu memberikan penjelasan kepada tamu yang
tidak dapat diterima oleh pimpinan.

6.4. Ruang Penerimaan Tamu

Kesan pertama seorang tamu tidak saja dipengaruhi oleh
sikap dan gaya penerima tamu itu, tetapi juga oleh keadaan dan
suasana dari ruangan dan lingkungan penerima tamu. Perabot
yang sepadan bagi ruangan penerimaai tamu, antara lain adalah
kursi-kursi yang empuk dan enak diduduki dari satu atau dua
meja.
Bermacam-macam majalah dan surat kabar dapat
disediakan dengan rapih di atas meja. Jika instansi yang
bersangkutan menerbitkan suatu buletin, maka disinilah
tempatnya yang paling baik untuk menyediakan beberapa
buah. Ruangan penerimaan tamu harus selalu berada dalam
keadaan bersih dan hendaknya berada di suatu tempat yang
tidak banyak dilintasi pegawai-pegawai yang bekerja di instansi

110
 itu, agar tidak mengganggu para tamu yang ada di dalam ruang
tunggu tamu-tamu yang berkunjung ke instansi tersebut.

SOAL LATIHAN :

111
1. Jelaskan prosedur dalam menangani tamu !
2. Bagaimana sikap anda jika anda seorang Sekretaris yang
menghadapi dan menangani tamu yang datang tanpa membuat
janji trlebih dahulu ?
3. Bagaimana menghadapi tamu setelah anda ketahui mempunya
tujuan/niat tidak baik terhadap pimpinan ?
4. Apa yang anda lakukan untuk persiapan menerima tamu relasi
bisnis pimpinan ?
5. Bagaimana menghadapi tamu yang bersikap pendiam. Jelaskan !

REFERENSI :

112
1. Tony Wowuruntu. Manajemen Untuk Sekretaris. Jakarta,
Gramedia 2010
2. Sedarmayanti., Tugas dan Pengembangan Sekretaris., Bandung
Ilham Jaya, 2003
3. Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,. Jakarta.Nina
Damika, 2004
4. Second Indonesia Australia Polytechnic Project, Kesekretariatan
I, PEDC Bandung, 1995
5. S. Prajudi A. 2009, Kesekretarisan dan Administrasi
Perkantoran. Jakarta, Ghalia
6. The Liang Gie. 2012. Administrasi Kantor Modern. Yogyakarta,
Nurcahaya.

BAB 7
FORMULIR

Capaian Pembelajaran:
113
 Setelah mengikuti pembelajaran pada materi ini mahasiswa
diharapkan mampu :
1. Menjelaskan pengertian FORMULIR
2. Menjelaskan bagian-bagian penting dari sebuah formulir
3. Menjelaskan manfaat penting dari Formulir
4. Menjelaskan macam-macam Formulir Bisnis
5. Menjelaskan dan praktik cara mendesain Formulir

7.1 PENGERTIAN FORMULIR

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas yang mempunyai
ukuran tertent, yang telah dicetak atau distensi dengan uraian atau
penjelasan dan kolom-kolom guna menghimpunatau mendapatkan
keterangan yang diperlukan.
7.1.1. Isi formulir biasanya terdiri dari 2 bagian yaitu:
(1) Bagian yang tercetak
(2) Bagian yang kosong
Bagian yang tercetak merupakan keterangan yang tetap,
sedangkan bagian yang kosong yang harus diisi, pengisian
dapat dilakukan dengan menulis sesuatu, mencoret sesuatu
uraian, atau memberi tanda sesuatu yang tertera pada formulir.
Pembuatan formulir bertujuan antara lain untuk menghimpun
atau mencari keterangan yang diperlukan. Oleh karen itu
kegunaan formulir sangat terbatas pada suatu jenis pekerjaan
saja. Misalnya formulir pesanan barang faktur, formulir
lamaran pekerjaaan, formulir cuti, formulir riwayat hidup dan
lain-lain.
Bagian suatu kantor, penggunaan formulir disamping
banyak keuntungannya terutama dilihatdari segi
tenaga,waktu dan biaya, juga dapat merugikan bila
pengadaannya tidak didasarkan pada rencana atau
kebutuhan kantor.

114
7.1.2. Setiap formulir biasanya dikerjakan sekurang-
kurangnya 3 kali yaitu:
(1) Diisi oleh pengisi formulir ynag harus dilengkapi
keterangan-keterangan yang diperlukan.
(2) Dibaca atau diperiksa oleh pemeriksa atau pegawai
yang harus dibaca keterangan-keterangan yang ditulis.
(3) Mungkin suatu keterangan dalam formulir perlu
dihimpun atau disalin bersama-sama keterangan
lainnya yang sejenis pada lembaran lainuntuk suatu
keperluan.
Ketiga proses pengerjaan inidiikuti dengan
penyimpanan atau penyingkiran formulir yang telah
selesai dikerjakan.
7.1.3. Apabila formulir diciptakan,dirancang dan
dipergunakan secara tepat, maka formulir akan
menghemat 5 unsur usaha yaitu:
(1) Pikiran
(2) Tenaga
(3) Waktu
(4) Ruang
(5) Material

7.1.4. Selain itu dapat memudahkan 5 jenis pekerjaan

yaitu:
(1) Pengumpulan
(2) Pencatatan
(3) Pengolahan
(4) Pengiriman
(5) Penyimpanan
115
 Boleh dikatakan bahwa tidak ada suatu kantor manapun
yang di dalam pelaksanaan kesekratariatannya tidak
menggunakan sesuatu formulir.

7.2. HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM

PEMBUATAN FORMULIR
Mengingat banyaknya macam formulir tang dibuat dan
digunakan oleh sebuah kantor, maka ada 11 cara yang perlu
dijadikan pedoman dalam rangka penciptaan: atau pengadaan
formulir tercapai efisiensi kerja, menurut The Ling Gie yaitu:
a) Setiap formulir hendaknya mempunyai tujuan yang jelas.bila
dengan sehelai kertas bisa dapat dikumpulkan dan
disampaikan keterangan-keterangan dengan sama.mudahnya,
mka formulir tidak perlu diciptakan.
b) Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan
standardisasi yaituterutama mengenai ukurannya, jenis
kertas,warna dan type hurufnya.
c) Setiap formulir dirancang dalam corak sederhana bagian
tercetak yangtertera hendaknya memakai kaliamat-kalimat
atau kata-kata yang jelas dan tegas.garis-garis yang tidak perlu
hendaknya dihapus.
d) Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir
hendaknya diatur susunannyasecara logis dan praktis sehingga
memudahkan pengisian formulir itu. Bila perlu hendaknya
dicantumkan petunjuk cara pengisian pada awal formulir.
e) Bagian yang perlu diisi dengan keterangan-keterangan
hendaknya diberi ruang kosong yang cukup sehingga tulisan
dapat jelas.
f) Bila mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan
oleh pengisi formulir sudah dicantumkan dengan diberi
kotak-kotak sehingga diberi tanda tertentu pada kotak dari
keterangan yang dimaksud atau dicoret bagian-bagian yang
tidak diperlukan.
116
 g) Setiap formulir hendaknya mempunyai judul nama dan bila
macamnya sudah cukup banyak hendaklah diberi nomor
kode.
h) Bila suatu macam formulir harus disimpan dalam berkas,
hendaknya disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya
untuk keperluan penjepitannya.
i) Formulir yang akan dipakai keluar kantor hendaknya
memuat nama organisasi yang bersangkutan, sedangkan
formulir untuk keperluan ke dalam tidak perlu dibubuhi
nama organisasi.
j) Formulir berganda dengan beberapa tembusan yang
diperlukanoleh beberapa satuan organisasi lainnya
(misalnya factor yang perlu ditik rangkap 4) sebaiknya
dibuat dalam warna-warni yang berlainan untuk
memudahkan distribusinya.
k) Penciptaan dan perencanaan formulir-formulir dalam suatu
kantor hendaknya dipusatkan pada sesorang petugas
(misalnya kepala kantor sendiri).pembuatan suatu formulir
batu dan pemakaiannya dalam kantor pada daasarnya
mengubahh prosedur kesekretatiatan yang telah berjalan
dan dapat menambah beban pekerjaan yang telah ada
dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu perlu
ditentukan bahwa suatu macam formulir baru tidak boleh
dicetak dan dipakai dalam peredaran tanpa terlebih dahulu
diperiksa dan disetujui oleh petugas yang ditunjuk umtuk
menjalankan pengendalian formulir.

7.3. MENDESAIN FORMULIR

Desain atau desain ulang formulir dibiarkan saja sampai
logika system dan jangkauan mekanisme telah
ditetapkan.formulir faktur yang harus diisi oleh mesin akan
berbeda dengan formulir yang harus diisi dengan tangan.

117
 Mendesain sebe;um metode diketahui hanyalah memboroskan
waktu.
Formulir adalah alat kerja kantor dan harus diperlakukan
demikaian.formulir merupakan sarana komunikasi dan
perekaman informasi serta alat bantu dalam menjalankan kerja
tulis menulis dari semua sarana yang digunakan dikantor,
formulir merupakan yang paling penting.
Setiap formulir harus melayani sbenyak mungkin tujuan
asalkan semua tujuan ituberhubungan. Bila semua informasi yang
diperlukan pada satu kesempatan dapat dikonsentrasikan pada
satu lembar kertas, penanganan, pemyalinan,dan pengecekan
akan sangat dikurang. Namun kita harus berhati-hati agar tidak
membawa konsentrasi informasi diluar titik yang memudahkan.

7.4. PROSES MENDESAIN FORMULIR

Desain formulir harus dijalankan secara sistematis dalam
serangkaian tahapan :
a) Buat daftar hal-hal yang harus ada dalam halaman formulir
dan periksa apakah masing-masing melayani suatu tujuan.
b) Tentukan urutan hal-hal yang harus muncul agar
memudahkan orang yang harus mengisi formulir.
c) Tentukan hal yang hrus muncul agar memudahkan orang yang
membacadan menggunakan formulir yang bersangkutan.
d) Kompromikan seperlunya antara (b) dan (c).
e) Tentukan ruang yang diperlukan diantara setiap hal.
f) Siapkan tata letak dasar yang menuju draf akhir.

Beberapa hal yang penting dan harus diperhatikan dalam

mendesain formulir adalah sebagai berikut:
a) Judul
Setiap formulir harus memuat judul singkat yang sedapat
mungkinmenjelaskan isinya.
b) Urutan Informasi
118
 Ruang untuk memasukkan informasi harus disusun dalam
urutan logis yang akan memudahkan pengisian dan
penggunaan informasi yang belakangan.
c) Spasi
Spasi yang cukup harus diberikan untuk memasukan setiap
item. Bila pengisian dilakukan dengan tangan garis penuntun
harus disediakan, bila pengisian dilakukandengan mesin
sepasi harus dibiarkan kosongtanpa garis.
d) Kolom
Sedapat mungkin kolom harus diberi judul singkat yang
menjelaskan isi, penggunaan judul berupa kode harus
dihindari.lebar kolom harus ditentukan berdasarka infirmasi
yang dimasukan ketimbang ukuran judul.
e) Ukuran
Penggunaan ukuran kertas standar untuk formulir
menyederhanakan penanganan dan pengarsipan dan
menghinndaru pemborosan dalam pencetakan atau duplikasi.
Dalalmsetiap kasus ukuran terkecil yang harus dipilih,
sambil mengingat volume informasi yang harus dimasukan
dan penggunaan formulir bersangkutan.
f) Kertas
Jenis kualitas kertas harus sesuai dengan tujuannya beberapa
contoh pertimbangan pokok :
 Penanganan Fisik,
Bila formulir akan ditangani dengan banyak sekali acuan
waktu yang lama maka diperlukan kualitas kertas yang
baik, sebaliknya bila formulir ditangani hanya satu kali
atau dua kali maka kertas yang murah sudah memadai.
 Penampilan,
Kualitas kertas digunakan menimbulkan efek yang besar
pada penampilan formulir.misalnya faktur kadang dibuat
pada kertas yang berkualitas tinggi untuk menciptakan
kesan baik pada pelanggan.
119
  Metode
Kertas harus disesuaikan dengan proses tulis menulis
dengan tinta, maka kertas yang tidak menyerap yang akan
dilaluinya bila pengisian dilakukan dan yang diperlukan,
apabila dengan pensil hampir segala jenis kertas dapat
digunakan,bila beberapa salinan karbon dari suatu formulir
harus dibuat maka diperlukan kertas yang tipis.

g) Tata Rias
Banyak formulir disiapkan sedemikian rupa sehingga salinan
dapat dibuat sekaligus, formulir mungkin disusun dalam
bentuk blocknot, dengan peforasi sehingga mudah dilepas,
atau dalam bentuk kertas sinambung untuk digunakan dalam
register atau mesin manifold.
h) Penampilan Umum
Desain yang lengkap harus menyajikan penmpilan yang rapi
dan jelas. Spasi untuk pengisian sedapat mungkin harus
disejajarkan secara vertical maupun horizontal. Kerja
pengisian dikurangi apabila juru tulis dapat mengikuti pola
horizontal atau vertical ketimbang harus berpindah dari satu
bagian kebagian yang lain. Penggunaan berbagai jenis
cetakan yang tidak sesuai harus dihindari, dan cetak tebal
untuk memberi penekanan harus digunakan dengan hemat.

i) Kesederhanaan
Yang terutama, formulir harus sederhana. Formulir yang
rinci, sering dilakukan katena ingin membuat formulir
bersabgkutan lebih mudah dimengerti, pada umumnya hanya
menyebabkan kebingungan.

7.5. MACAM-MACAM FORMULIR

7.5.1. Formulir Pemesanan (Order Form)

120
 1) Kegunaan dari Formulir Pemesanan
Formulir ini adalah permintaan resmi untuk memesan
sesuatu (biasanya barang kepada perusahaan lain (supplier).
Atau dapat juga memessan sesuatu dalam suatu kantor yang
sama (internal formulir).
2) Tujuan dari pembuatan formulir pemesanan
Melengkapi barang yang dipesan dengan intruksi-intruksi
pada keterangan dan jumlah-jumlah barang yang diminta,
tanggal pengiriman dan harga taksiran (kalau ada).
Menyesuaikan faktur (invoice) untuk barangdan surat
pengantarnya (delivery docket).kebanyakan formulir
pemesanan hanya memperhatikan taksir harga barang yang
dipesan. Untuklasan ini formulir pemesanan umumnya tidak
dapat diterima sebagai sumber dokumen yang mana
pemasukan Akuntansi dibuat.
3) Banyaknya formulir ini dibuat
Formulir ini dibuat 4 (empat) rangkap 1 lembar asli dan 3
lembar copy/tembusan.
1. Asli untuk supplier
2. Copy II untuk departemen pembelian (arsip)
3. Copy III untuk departemen akuntansi.
4) Isi yang terdapat pada formulir pemesanan:
 Nomor formulir
 Nama dan alamat dari:
(a) pembeli ( purchaser)
(b) penjual (supplier)
Keterangan barang dan harga taksiran
Banyaknya barang yang dipesan
Nama barang
Tanggal
Tanda tanggan petugas yang berwewenang (dalam hal ini
petugas dari bagian yang melaksanakan pemesanan itu).
5) Lama Penyimpanan
121
 Formulir ini biasanya disimpan minimal 10 tahun (tergantung
kebijaksanaan perusahaan)

7.5.2. Kuitansi
1) Kegunaan dari kuitansi
Kuitansi ini digunakan untuk memberitahu atau membenarkan
penerimaan uang. Untuk alasan ekonomi, banyak perusahaan
dagang tidak akan mengedarkan kuitansi jika tidak dengan
permintaan yang spesifik oleh pembeli.
2) Banyaknya kuitansi yang harus dibuat
Kwitansi dibuat sebanyak 2 (dua) kali :
 Asli untuk pembeli (purchaser)
 Copy untuk penjual (supplier)
3) Isi penting dari kuitansi
 Nomor kuitansi
 Nama dari:
(a) Orang/perusahaan yang membayarkan uang
(b) Orang/perusahaan yangmenerima uang
 Tanggal
 Jumlah uang (itulis dalam huruf dan angka)
 Jumlah potongan kas
 Jumlah nyata yang diterima.

4) Lama penyimpanan
Sebagai dokumen, kwitansu disimpan sama seperti dokumen
yang lainnya yaitu sekitar 10 tahun tetapihal ini tergantung
kebijaksanaan perusahaan.

7.5.3. Faktur (Invoice)

1) Kegunaan dari faktur

122
 Faktur memuat keteranganyang lengkaptentang penjualan
kredit.pembelian akanmenggunakan formulir/dokumen ini
untukmenyimpan perkiraan pembeliandan kreditnya dan
penjualan akan menggunakan faktur ini untuk menyimpan
perkiraan penjualan dan Debiturnya.
2) Banyaknya faktur ini dibuat dan bagian yang menerimanya
 Nomor faktur
 Nama dan alamat dari:
(a) Pembelian (purchaser)
(b) Penjualan (supplier)
 Keterangan lengkap dari transaksi
 Keterangan tepat dari barang dan nama barang
 Jumlah barang
 Harga (termasuk harga total dari faktor/invoice)
 Tanggal
 Pajak penjualan yang dikenakan (termasuk kalkulasi
pajak)
 Nomor pesanan barang
 Potongan dan bentuk lain (contohnya: bunga pada
perkiraan kadaluarsa)
3) Lama penyimpaanan
Faktur disimpan sama seperti order pemesanan sekitar 10
tahun adayu tergantung kebijaksanaan perusahaan yang
bersangkutan.

7.5.4. Daftar Permintaan Barang (Store Requisition)

1) Kegunaan dari daftar permintaan barang
Daftar permintaan barang ini dibuat untuk permintaan barang
yang diperlukan dari suatu bagian/departemen yang
memerlukan kek bagian/depertemen yang akan mengadakan
penuediaannya (biasanya bagian pembelian). Jadi gunanya
adalah memeinta dibelikan barang yang sesuai dengan yang
123
 tercantum dalam daftar permintaan barang itu (internal formulir
/dokumen).
2) Banyaknya jenis formulir ini dibuat
Daftar permintaan barang dibuat 3 (tiga) rangkap yaitu 1 (satu)
lembar asli dan 2 (dua) lembar copy/tembusan.
 Asli untuk bagian pembelian
 Copy I untuk bagian keuangan
 Copy II untuk bagian/departemen yang memesan
isi/informasi penting Daftar Permintaan Barang.
3) Lama penyimpanan
Daftar permintaan barang ini disimpan biasanya dalam jangka
waktu sekitar 10 tahun (seperti halnya formulir/dokumen
lainnya) atau tergantung kebijaksanaan perusahaan.

7.5.5. Daftar Perhitungan Gaji (Workers Compensation)

1) Kegunaan dari Daftar perhitungan Gaji
Daftar perhitungan gaji ini biasanya dipergunakan untuk
memperhitungkan junalhuang yang akan diterima seorang
karyawan yangmelakukan kerja lembur (bekerja diluar jem
kerja normal) yang melakukan kerja lembur ( bekerja diluar jam
kerja normal)
2) Tujuan dari pembuatan informasi Daftar Perhitungan Gaji
Memberikan informasi yang jelas dan terperinci mengenai jam
kerja lembur yang telah dilakukan seorang karyawan sehingga
dapat diperoleh keterangan yang berguna baik untuk bagian
administrasi maupun untuk karyawan yang bersangkutan.

3) Banyaknya formulir ini dibuat

Daftar perhitungan gaji ini dibuat 2 atau 3 rangkap yang
terdiri dari 1 lembar asli dan 2 lembar copy/tembusan.
 Asli untuk karyawan yang bersangkutan
 Copy I untuk departemen keuangan
124
  Copy II untuk bagian/depertemen karyawan yang
bersangkutan (copy) II ini kadang-kadang tidak dibuat
tergantung dari kebijaksanaan perusahaan yang
bersangkutan
 Isi yang terdapat pada Daftar perhitungan Gaji
 Nama dari perusahan yang bersangkutan
 Keterangan mengenai hari, tanggal dan jam pada waktu:
mulai dan selesai bekerja
 Jenis tugas yang akan dilakukan
 Paraf dari karyawan yang akan menerima pembayaran
tersebut.
 Tanda tangan dan nama jelas dari :
a. Pemimpin perusahaan dan
b. Yang memberi tugas
 Tanda terima tugas, beserta bagian dan jabatan.
4) Lama penyimpanan
Formulir ini disimpan sebagai dokumen sama seperti
dokumen yang lainnya yaitu sekitar 10 tahun atau tergantung
kebijaksanaan perusahaan.

7.5.6. Formulir Pendaftaran Lamaran Kerja (Job

Application)
1) Kegunaan dari formulir
Memberi informasi yang lenmgkap mengenai data
pribadiseseorang yang akan melamar pekerjaan pada satu instansi
atau perusahaan.
2) Tujuan dari pembuatan formulir ini

125
 Memperoleh data pribadi seseorang, secara lengkap dari
terperinci yang diperlukan oleh suatu perusahaan atau instansi
untuk merekrut karyawan.
3) Banyaknya formulir ini dibuat
Formulir pendaftaran lamaran kerja ini dibuat hanya 1 (satu)
lembarab oleh pelamar kepada bagian personalia perusahaan atau
intansi yang bersangkutan.
4) Isi penting yang terdapat pada formulir pendaftaran Lamaran
Kerja
 Nomor pendaaftaran
 Nomor test/ujian
 Kolom untuk menempelkan photo
 Data pribadi
 Pendidikan
 Pengalaman kerja
 Pekerjaan sekarang
 Lain-lain; mengenai peraturan perusahaan atau penanda
tanganan suratperjanjian kerja.
 Lampiran; persyaratan lainnya yang harus dilampirkan
 Tanda tangan pelamar
5) Lama penyimpanan
Formulir pendaftaran Lamaran Kerja disimpan sebagai
dokumen sekitar 10 tahun atau tergantung kebijaksanaan
perusahaan yang bersangkutan, sama seperti dokumen lainnya.

SOAL LATIHAN :

1. Jelaskan pentingnya Formulir dalam dunia bisnis !

2. Jelaskan macam-macam jenis Formulir dan kegunaannya
dalam dunia bisnis !
3. Apa saja yang harus diperhatikan dalam mendesain Formulir !
4. Apa tujuan Formulir dibuat ?
126
5. Jelaskan ciri-ciri Formulir yang baik !
6. Buatkan dua buah Formulir yang lengkap sesuai dengan
persyaratan Formulir yang baik !

REFERENSI :

1. Second Indonesia Australia Polytechnic Project,

Kesekretariatan I, PEDC Bandung, 1995
2. Komaruddin. 2008. Manajemen Kantor : Teori dan Praktek.
Bandung, CV.Sinar Baru

127
3. The Liang Gie. 2012. Administrasi Kantor Modern.
Yogyakarta, Nurcahaya
4. S. Prajudi A. 2009, Kesekretarisan dan Administrasi
Perkantoran. Jakarta, Ghalia
5. Sutarto. 1989, Sekretaris dan Tata warkat. Yogyakarta, Gajah
Mada University Press.

DAFTAR PUSTAKA
1) Davis, Norma dan Block Burn, Sekretaris Yang Efektif.
Semarang; Dahara, 1991
2) Daniels, Diane dan Ann Barron, Sekretaris Profesional.
Jakarta; Erlangga.1993
3) Pudji Herijanto, Drs. Kesekretariatan Bandung; Pusat
Pengembangan Pendidikan Politeknik, 1995

128
 4) Tony Wowuruntu. Manajemen Untuk Sekretaris.
Jakarta, Gramedia 2010
5) Sedarmayanti., Tugas dan Pengembangan Sekretaris.,
Bandung Ilham Jaya, 2003
6) Siwi Kadarmo. Sekretaris dan Tugas-tugasnya,.
Jakarta.Nina Damika, 2004
7) Second Indonesia Australia Polytechnic Project,
Kesekretariatan I, PEDC Bandung, 1995
8) Komaruddin. 2008. Manajemen Kantor : Teori dan
Praktek. Bandung, CV.Sinar Baru
9) Sutarto. 1989, Sekretaris dan Tata warkat. Yogyakarta,
Gajah Mada University Press.
10) The Liang Gie. 2012. Administrasi Kantor Modern.
Yogyakarta, Nurcahaya.
11) E. Martono. 2006. Etika Komunikasi Kantor : sebagai
landasan Tenaga Kerja. Jakarta, Karya Utama.
12) Haddock, Patricia. Manajemen Perkantoran. Jakarta;
Binarupa Aksara, 1991
13) S. Prajudi A. 2009, Kesekretarisan dan Administrasi
Perkantoran. Jakarta, Ghalia
14) Sutarto. 1989, Sekretaris dan Tata warkat. Yogyakarta,
Gajah Mada University Press.

BIOGRAFI PENULIS

Penulis adalah salah satu pengajar pada Jurusan Administrasi

Bisnis Politeknik Negeri Banjarmasin sejak tahun 1998 sebagai dosen
honorer dan tahun 1999 diangkat sebagai dosen tetap (PNS) sampai
sekarang. Penulis lahir di Banjarmasin tanggal 20 Juni 1969.
Pendidikan yang pernah penulis tempuh adalah SDN Swa Desi

129
Banjarmasin lulus tahun 1982, SMPN 12 Aster Banjarmasin lulus
tahun 1985, SMEAN 1 Banjarmasin lulus tahun 1988, Pendidikan
Sarjana (S1) jurusan Administrasi Bisnis pada Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Lambung Mangkurat
Banjarmasin lulus tahun 1994, dan Pendidikan Pasca Sarjana (S2)
Program Magister Management (M.M.) dengan Prodi Marketing pada
Fakultas Ekonomi Universitas Lambung Mangkurat (ULM)
Banjarmasin pada tahun 2010.
Adapun Buku Ajar Kesekretariatan ini merupakan bahan bacaan
dan pegangan untuk mahasiswa jurusan Administrasi Bisnis Poliban
dengan Prodi Administrasi Bisnis yang duduk di semester III pada
Kurikulum lama dan untuk mahasiswa yang duduk di semester I utk
kurikulum baru.
Penulis sudah beberapa kali mengikuti pelatihan untuk
memperdalam ilmu Kesekretariatan dan Manajemen Perkantoran
tersebut di beberapa tempat yang menyelenggarakannya seperti
Pelatihan Kesekretariatan, Simulasi Bisnis dan Manajemen
Perkantoran pada tahun 2001 di Politeknik Malang, tahun 2004 di
Politeknik Samarinda, tahun 2008 di Politeknik Bandung, tahun 2015
Smile Group Yogyakarta. Penulis juga pernah menduduki jabatan
Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis pada periode tahun 2000 –
2002 dan periode tahun 2004 – 2008, kemudian sebagai Kepala Lab
Perkantoran pada periode tahun 2011-2015 dan periode tahun 2015 –
2019. Penulis juga pernah menjadi Anggota Senat Poliban periode
tahun 2011 – 2015 dan kembali aktif sebagai Anggota Senat Poliban
sejak tahun 2019 – sekarang.
Sebagai seorang dosen penulis juga sudah melakukan Tri Dharma
Perguruan Tinggi dengan melaksanakan beberapa penelitian dan
pengabdian pada masyarakat baik yang dilakukan secara
bersamaan maupun secara mandiri.
Semoga Buku Ajar yang penulis susun ini bisa bermanfaat
dan digunakan oleh siapapun terutama untuk mahasiswa jurusan
Administrasi Bisnis sebagaimana mestinya.
130
131
132