1

EVALUASI PENYIMPANAN DAN DISTRIBUSI OBAT

DI APOTEK KIMIA FARMA DINOYO

EVALUATION OF MEDICINE STORAGE AND DISTRIBUTION

IN CHEMICAL PHARMACIES DINOYO

Revina Lidyawati, Melasti Ghea Puspa

Akademi Farmasi Putra Indonesia Malang

ABSTRAK

Manajemen penyimpanan dan distribusi obat di Apotek Kimia Farma

Dinoyo kota Malang perlu dikelola secara efesien. Apotek Kimia Farma Dinoyo
kota Malang perlu melakukan evaluasi sebagai monitoring jangka panjang
penyimpanan dan distribusi obat. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui
tingkat efisiensi yang mempengaruhi manajemen penyimpanan dan distribusi obat.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yang bersifat retrosprektif dan
prospektif. Data retrospektif yaitu data bulan Januari sampai dengan Maret 2018
sedangkan data prospektif diperoleh pada bulan Maret 2018. Data tersebut berupa
data wawancara mendalam kepada pihak yang terkait sedangkan data kualitatif
diperoleh melalui survei terhadap resep dan survei terhadap obat. Data yang
diambil, dianalisa menggunakan indikator evaluasi dari Departemen Kesehatan RI
dan Pudjaningsih, kemudian dibandingkan dengan nilai standar atau hasil
penelitian untuk mengetahui ketidakefisienan. Hasil penelitian menunjukan bahwa
indikator penyimpanan dan distribusi obat di Apotek Kimia Farma Dinoyo yaitu
Persentase kecocokan antara obat dengan kartu stok adalah 78%, sehingga
kecocokan antara obat dengan kartu stok belum sesuai standar. Persentase waktu
tunggu resep racikan yaitu 72,27%, resep non racik yaitu 92,30%, sehingga waktu
tunggu di Apotek Kimia Farma Dinoyo belum efisien. Persentase resep yang tidak
terlayani bulan Maret tahun 2018 selama yaitu 20%, sehingga indikator persentase
resep yang tidak dapat dilayani belum sesuai standar. Obat kadaluwarsa dan / atau
rusak tahun Januari hingga Maret 2018 sebanyak 0,02%, sehingga persentase nilai
obat yang kadaluwarsa dan/ rusak belum sesuai standar.
Kata kunci: penyimpanan obat, distribusi obat, efisiensi, Apotek Kimia Farma
Dinoyo kota Malang
 2

ABSTRACT

Lidyawati, Revina. 2018. Evaluation carried out by the storage and distribution of
in pharmacies kimia farma dinoyo the city of miserable and to be
pitied .A scientific writing competition an academy pharmacy of one
of indonesia own miserable and to be pitied. Of the tutors: Melasti
Ghea Puspa, S.Farm.,M.Sc,Apt

Management and distribution of storage in pharmacies Kimia Farma Dinoyo the

unfortunate need managed efficient. Pharmacies Kimia Farma Dinoyo the
unfortunate need to evaluate efficiency as monitoring the long term storage and
distribution of. The study is done to know the level efficiency affecting storage
management and distribution of. The research is descriptive research that are
retrosprektif and prospective. The retrospective data the month of january until
march 2018 data on prospective obtained in march 2018. The data in the form of
in-depth interviews to parties related while qualitative data obtained through a
study of the against recipe and the survey to medicines .The data were drawn ,
were analysed uses the efficiency of the department of health of republic of
indonesia and pudjaningsih , is compared with standard value or result research to
know one of inefficiency. The results of the study showed that indicators storage
and distribution of a drug in pharmacies kimia farma dinoyo namely the
percentage match between drugs with cards is 78 % stock, so that a match
between drugs with cards are not based on standard stock .The percentage of
waiting time prescription 72,27 % taste that is, a prescription non racik namely
92,30 %, so that waiting time at an apothecary kimia farma dinoyo have not
efficient .The percentage that recipe remain out march 20 % during the year 2018,
so that the percentage that recipe indicators are not served are not based on
standard A drug expired and / or broken years january to march by 0.02 % 2018,
so that the percentage of the value of a drug that expired and / broken are not
based on standard.

Keywords: Medicine stock, distribution of medicine, the efficiency of health, an

Kimia Farma Dinoyo of Malang City.

PENDAHULUAN dilakukan oleh seorang apoteker

pengelola apotek dalam rangka
Apotek merupakan pelayanan
tugas dan fungsi apotek yang
produk dan jasa yang dikaitkan
meliputi perencanaan,
dengan kepuasan pasien.
pengorganisasiaan, pelaksanaan,
Pengelolaan apotek adalah segala
pengawasan dan penilaian.
upaya dan kegiatan yang
 3

Seiring dengan tingkat Penyerahan obat yang belum bisa

pendidikan dan kesehatan terkendali dengan batas waktu
masyarakat akan kesehatan yang yang ditentukan karena kurangnya
semakin tinggi menuntut adanya sdm, pencatatan sisa obat yang
suatu pelayanan kesehatan yang belum terlaksana seluruhnya,
bermutu. Upaya kesehatan yang kurangnya kontrol terhadap obat
semula dititik beratkan pada kadaluarsa dan rusak, dan masih
upaya kesehatan yang terjadi penumpukan obat di
menyeluruh. Oleh karena itu, gudang penyimpanan Apotek.
pembangunan kesehatan yang Bukan hanya itu sistem distribusi
menyangkut upaya peningkatan obat di Apotek Kimia Farma
kesehatan (promotif), pencegahan Dinoyo juga belum sepenuhnya
penyakit (preventif), terlaksana dengan lancar. Hal ini
penyembuhan (kuratif), dan menyebabkan resep banyak yang
pemulihan penyakit (rehabilitatif) keluar, akibatnya pasien harus
harus dilaksanakan secara membeli/mencari sendiri obat ke
berkesinambungan bersama-sama Apotek luar.
antara pemerintah dan masyarakat
Mengingat bagitu besarnya
(Depkes RI, 2009a).
dampak dari penyimpanan dan
Apotek Kimia Farma Dinoyo distribusi obat, maka peneliti
merupakan salah satu anak terdorong untuk melakukan
perusahaan yang dibentuk oleh penelitian mengenai evaluasi
PT. Kimia Farma untuk distribusi dan penyimpanan obat
mengelola manajemen serta di Apotek Kimia Farma Kota
pelayanan produk dan jasa dalam Malang.
upaya meningkatkan kontribusi
METODE PENELITIAN
penjualan. Berdasarkan Penelitian yang
observasi awal yang dilakukan dilakukan adalah rancangan
oleh peneliti kepada pihak Apotek penelitian deskriptif melalui
Kimia Farma Dinoyo terdapat observasi untuk mengevaluasi
permasalahan yang menyebabkan manajemen penyimpanan dan
kerugian bagi Apotek itu sendiri. distribusi obat di Apotek
 4

Kimia Farma Dinoyo Kota dalam bentuk narasi

Malang. Data yang diperoleh selanjutnya dibuat suatu
dengan penelusuran terhadap kesimpulan.
dokumen bulan Januari –
Maret 2018 (data HASIL DAN PEMBAHASAN
sekunder/retrospektif),
A. Penyimpanan Obat
sedangkan sebagian diperoleh
Penyimpanan obat yang
secara prospektif yaitu data
dilakukan di gudang Apotek
yang diperoleh pada saat
Kimia Farma Dinoyo dengan
penelitian berlangsung, pada
cara menempatkan obat
bulan Maret 2018 yang
berdasarkan urutan alfabetis,
merupakan data primer. Data
bentuk sediaan farmasi (cairan,
primer dan data sekunder
tablet, kapsul, infus, alat
dikumpulkan berupa data
kesehatan, dll) dan stabilitas obat
kualitatif dan kuantitatif yang
(suhu) kemudian ditata dengan
kemudian dianalisis lebih
sistem FEFO (First Expired First
dalam untuk mengetahui
Out). Menurut salah satu
faktor – faktor yang memberi
prosedur kerja yang berlaku di
dampak pada proses
Apotek Kimia Farma Dinoyo,
penyimpanan dan distribusi
penyimpanan obat di unit
obat sehingga dapat diperoleh
pelayanan dengan cara
hasil sebagai upaya perbaikan
menempatkan obat berdasarkan
serta peningkatan yang akan
jenis sediaan farmasi (sirup,
dilakukan.
tablet, kapsul, infus, dll)
Analisis data dengan kemudian ditata berdasarkan
membandingkan indikator kelas terapinya misalnya
pengelolaan obat dengan antibiotika, golongan obat
keadaan sebenarnya. Data diabetes, dll. Dan adanya kartu
yang didapat dianalisa secara stok di setiap tempat obatnya
deskriptif dengan melihat agar memudahkan saat proses
keadaan di Apotek Kimia pengecekan keluar masuk barang.
Farma Dinoyo dan disajikan
 5

Menurut hasil pengamatan stok adalah 78% artinya bahwa

peneliti dan wawancara masih ada item obat yang tidak
mendalam oleh petugas Apotek sesuai dengan kartu stok sebesar 22%
tentang kesesuaian prosedur dengan nilai nominal Rp
penyimpanan obat di Apotek 2.874.700,00. Menurut standart
Kimia Farma Dinoyo belum Good Pharmacy Practice (GPP) PT.
cukup baik. Karena, gudang Kimia Farma Apotek (2009) bahwa
penyimpanan obat di Apotek kecocokan antara kartu stok dan fisik
Kimia Farma Dinoyo kurang obat adalah 100%, dengan nilai
memadai seluruhnya. Misalnya, nominal Rp 159.795.623,00
barang-barang swalayan masih sedangkan di Apotek Kimia Farma
ditata bercampur dengan obat- Dinoyo masih dibawah standar,
obat dalam. sehingga dapat diartikan bahwa
petugas Apotek Kimia Farma Dinoyo
Dalam menganalisis efesiensi
belum teliti dan administrasinya
penyimpanan obat, dilakukan
belum dikerjakan dengan optimal.
pengukuran terhadap beberapa
Sehingga dapat dikatakan bahwa
indikator sebagai berikut:
penyimpanan obat di Apotek Kimia
1. Persentase kecocokan antara Farma Dinoyo belum efisien.
jumlah obat dan kartu stok
2. Persentase obat kadaluarsa atau
Kartu stok dipergunakan untuk rusak
mencatat mutasi obat, seperti Indikator persentase obat
penerimaan, pengeluaran, hilang, kadaluarsa dan atu rusak digunakan
rusak, atau kadaluarsa. Dari hasil untuk melihat adanya besarnya
pengamatan di Apotek Kimia Farma kerugian Apotek yang disebabkan
Dinoyo, kartu stok yang ada di oleh adanya obat kadaluarsa dan atau
Apotek Kimia Farma Dinoyo selalu rusak. Berdasarkan data yang
ditulis dari barang masuk ataupun dikumpulkan, pada bulan Januari
barang keluar. sampai dengan Maret 2018 di
Dari data yang sudah diolah Apotek Kimia Farma Dinoyo
oleh peneliti, bahwa persentase terdapat item obat kadaluarsa adalah
kecocokan antara obat dengan kartu pada tabel 4.2.2. Dari data pada tabel

4.2.2 terdapat 91 satuan
kadaluarsa dengan jumlah harga
sebesar Rp. 1.040.100,00.
persentase obat kadaluarsa adalah
sebagai berikut:
% obat kadaluarsa dan rusak
nilai obat kadalursa (Rp)
= nilai stock opname (Rp) x100%
% obat kadaluarsa dan rusak
Rp. 1.040.100,00
=Rp. 391.778.843,00x100%
% obat kadaluarsa dan rusak
= 0,02%
Terlihat bahwa nilai kerugian
karena adanya obat kadaluarsa di
Apotek Kimia Farma Dinoyo pada
bulan Januari sampai dengan Maret
2018 sebesar 0,02% atau sebanyak
Rp. 1.040.100,00. Hal
menandakan bahwa persentase obat
kadaluarsa belum efesien, seharusnya
tidak ada obat yang kadaluarsa (0%).
Tindakan untuk mengatasi
kadaluarsa yang dilakukan
petugas di Apotek Kimia Farma
Dinoyo adalah melakukan sistem
cuci gudang, dimana ketika dokter
meresepkan obat-obat diluar kontrak
perjanjian dengan rekanan, sementar
itu jumlah obat-obat yang masih
terikat kontrak perjanjian sangat
berlebih, maka pihak Apotek
6
obat melakukan subsitusi obat yang sesuai
dengan kontrak perjanjian
Data sebelumnya dan telah disepakati
antara pihak dokter dan Apotek.
3. Stok mati (death stock)
Death stock (stok pasif)
menunjukkan item persediaan obat di
Apotek Kimia Farma Dinoyo yang
tidak mengalami transaksi dalam
waktu minimal 3 bulan. Data stok
pasif di Apotek Kimia Farma Dinoyo
selama kurun waktu 90 hari (±3
bulan) adalah sebesar 11.903.481
dengan total item obat pasif yaitu 93
item.
% obat pasif
nilai obat pasif (Rp)
=nilai stock opname (Rp)x100%
ini % obat pasif
Rp.11.903.481,00
= Rp.391.778.843,00x100%
% obat pasif = 3,03 %
Menurut standart dari GPP PT.
obat
Kimia Farma Apotek (2009) stok
oleh
obat pasif adalah 0 % dengan
nominal dari stok pasif dalam kurun
waktu 90 hari adalah 50.327.300,00.
Sehingga, dapat dikatakan stok pasif
di Apotek Kimia Farma Dinoyo
masih belum sesuai dengan standart.
4. Persentase obat yang diberi
label dengan benar
 7

Perhitungan dilakukan resep dan tanggal kadaluarsa untuk

dengan cara mencatat jumlah obat-obat Antiobiotika.
lembar resep yang diberi label
5. Rata – rata waktu yang
dengan benar, yaitu yang berisi
digunakan untuk melayani
nama pasien, nomor resep,
resep sampai dengan obat siap
tanggal resep, dan aturan
diserahkan kepada pasien
minum/pakai obat. Berdasarkan
data yang dikumpulkan di Waktu tunggu merupakan
lapangan, diperoleh hasil pada masalah yang sering
tabel 4. menimbulkan keluhan
Tabel 4. Resep obat yang diberi pasien sehingga waktu tunggu
label dengan benar merupakan aspek mutu di dalam
pelayanan. Indikator ini
Item Obat yang Item Obat yang
diberi tidak diberi bertujuan untuk menilai sejauh
Jumlah
label dengan label dengan mana tingkat kecepatan
sampel
benar benar
(lembar pelayanan resep di Apotek
Jumlah Jumlah
resep) Persen Persen
Item Item Kimia Farma Dinoyo. Pelayanan
(%) (%)
obat obat
resep di Apotek Kimia Farma
Dinoyo tidak dibedakan antara
100 87 87% 13 13%
resep reguler maupun resep
Sumber: Data primer yang diolah asuransi.
Berdasarkan hasil observasi
Berdasarkan tabel 4, dapat
sebelum penelitian dilakukan,
diketahui bahwa persentase obat
waktu pelayanan resep berbeda-
yang tidak diberi label dengan benar
beda yang dipengaruhi situasi
sebesar 13%. Nilai tersebut tidak
dan kondisi. Untuk memudahkan,
sampai setengahnya atau mendekati
peneliti membagi menjadi 3
dari nilai standar yang diharapkan
tahap waktu pelayanan resep,
(100%), artinya pada pengukuran
dimana tahap I (pukul 08.00-
indikator ini hasilnya belum efisien.
12.00) adalah tahap awal yang
Hampir seluruhnya, penyimpangan
belum terjadi peningkatan
obat yang tidak diberi label dengan
jumlah resep secara signifikan.
benar terletak pada penulisan nomor
 8

Tahap II (pukul 19.00-22.00) resep non racikan yang kurang dari

adalah tahap jam sibuk 15 menit adalah 92,30% dan
pelayanan (peak hour) dimana persentase resep obat racikan yang
terjadi peningkatan jumlah resep kurang dari 30 menit sebesar 72,27%.
karena pada rentang jam tersebut Menurut standart GPP PT. Kimia
para dokter praktek di jam Farma Apotek (2009) pelayanan
bebarengan. terhadap pelayanan resep obat non
Tabel 5. Waktu pelayanan racikan adalah 15 menit dan resep
yang digunakan untuk obat racikan 30 menit dengan
melayani resep sampai dengan standart persentase 100%. Sehingga
obat diserahkan kepada pasien dapat diartikan bahwa petugas di
Tabel 5.1. Waktu tunggu Apotek Kimia Farma Dinoyo belum
resep non racikan yang sepenuhnya optimal dalam pelayanan
digunakan untuk melayani resep kefarmasian, karena masih ada waktu
Waktu Jumlah dengan jumlah resep tertentu yang
tunggu resep Persentase(%)
semuanya kurang dari batas waktu
≤ 15 menit 72 92.30 yang di tentukan sesuai SOP.

≥ 15 menit 6 7.70 Dari kedua tabel tersebut,

persentase waktu yang
Total 78 100
Sumber: Diolah oleh peneliti digunakan untuk melayani resep
Tabel 4.2.5.1. Waktu tunggu paling lama adalah waktu yang
resep racikan yang digunakan lebih dari 15 menit sebanyak 6
untuk melayani resep lembar resep dan yang lebih dari
30 menit adalah 5 lembr resep,
Waktu Jumlah
tunggu resep Persentase(%) yaitu resep non racikan 7,70%
dan resep racikan 22,72%
≤ 30 menit 17 72.27
sehingga dapat dikatakan bahwa
≥ 30 menit 5 22.72 pada persentase tersebut

Total 22 100 merupakan lembar resep yang

dilayani pada jam sibuk
Dari tabel 4.2.5, dapat
pelayanan (peak hour).
diketahui bahwa persentase waktu
yang digunakan untuk melayani
 9

6. Persentase obat yang tidak yaitu Persentase kecocokan antara

dapat dilayani obat dengan kartu stok adalah
78%, sehingga kecocokan antara
Indikator ini bertujuan untuk
obat dengan kartu stok belum
memenuhi sejauh mana
sesuai standar. Persentase waktu
kemampuan Apotek Kimia Farma
tunggu resep racikan yaitu
Dinoyo menyediakan obat yang
72,27%, resep non racik yaitu
diresepkan. Pengumpulan data
92,30%, sehingga waktu tunggu
dilakukan secara prospektif
di Apotek Kimia Farma Dinoyo
dengan cara mencatat jumlah item
belum efisien. Persentase resep
obat yang diresepkan dan jumlah
yang tidak terlayani bulan Maret
item obat yang tidak dapat
tahun 2018 selama yaitu 20%,
Tabel 6. Obat yang tidak dapat
sehingga indikator persentase
dilayani
resep yang tidak dapat dilayani
belum sesuai standar. Obat
Item obat yang Obat yang tidak
Jumlah dapat dilayani dapat dilayani kadaluwarsa dan / atau rusak
sampel tahun Januari hingga Maret 2018
(item obat) Jumlah Jumlah
Persen Persen
Item Item sebanyak 0,02%, sehingga
(%) (%)
obat obat
persentase nilai obat yang

100 80 80% 20 20% kadaluwarsa dan/ rusak belum

sesuai standar.
Dari data tabel 6,
Saran
menunjukan bahwa persentase obat
Bagi Apotek Kimia Farma Dinoyo:
yang tidak dapat dilayani sebesar 20%
Mengadakan koordinasi antara
atau sebanyak 20 item obat. Hal ini
petugas/karyawan di Apotek
menandakan indikator tersebut
Kimia Farma Dinoyo yang terkait
belum efisien.
pentingnya sistem penataan
KESIMPULAN DAN SARAN gudang obat-obatan dan
Kesimpulan kecocokan antara barang dengan
Efisiensi pengelolaan kartu stok atau komputer dapat
penyimpanan dan distribusi obat dijalankan secara optimal.
di Apotek Kimia Farma Dinoyo Bagi peneliti lain:
 10

Melakukan penelitian lebih Umum. Bandung: Universitas

lanjut untuk mengukur tingkat Padjajaran.
evaluasi pengelolaan obat Istiqomah, 2012. Pelayanan
menggunakan indikator yang Kefarmasian di Apotek.
berbeda. Surabaya: Universitas
Airlangga

DAFTAR RUJUKAN
Kusumo, T.A, 2012, Evaluasi
Atmadilaga, Didi. 1994. Buku Pintar
Manajemen Distribusi Obat
Panduan Penulisan KTI, Tesis,
di Apotek maupun Instalasi
Disertasi, Bandung: Pionir Jaya.
Farmasi RSUD Saiful Anwar
Departemen Kesehatan RI, 2003. Malang periode 2011, Jurnal
Evaluasi Pengelolaan dan Skripsi, Sfarm, Fakultas
Pencatatan Obat di Gudang Farmasi Universitas
Farmasi. Jakarta: Direktorat Airlangga, Surabaya
Jenderal Bina Pelayanan
Notoatmojo, 2003. Pengambilan
Medik.
Sampel untuk Makalah
Embrey, M., Frye, J., Musungu, S.,
Penelitian. Jakarta.
Olson, c., Dukes, G., Clark,
M., et al, 2012, MDS-3: Pedoman PT. KFA, 2009. Good
Managing Access to Pharmacy Practice. Jakarta: hlm 7-
Medicines and Health 82.
Technologies, 3rd edition,
Management Science for
Health, USA. P. 428 – 448.

Fakhriadi, dkk. 2011. Pengelolaan

Obat dan Perbekalan
Farmasi di Apotek maupun
Rumah Sakit. Jakarta.
Hartini dan Sulasmono, 2007.
Definisi Apotek Secara