EVALUASI PENGELOLAAN OBAT DI INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT

BHAYANGKARA TINGKAT III NGANJUK TAHUN 2018

EVALUATION OF MEDICINE MANAGEMENT IN THE PHARMACY INSTALLATION OF
BHAYANGKARA HOSPITAL LEVEL III NGANJUK IN 2018

Bandhi P. N., Jason Merari P., Wiwin Herdwiani

Program Studi S2 Ilmu Farmasi
Fakultas Farmasi Universitas Setia Budi, Surakarta
email : bandhiprasetyanugroho@gmail.com

ABSTRAK

Manajemen pengelolaan obat merupakan bagian dari sebuah manajemen rumah sakit
yang dilaksanakan secara multidisiplin, terkoordinir serta menggunakan proses yang efektif dan
efisien untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya sebuah rumah sakit. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui gambaran pengelolaan obat dalam tahap seleksi, perencanaan
dan pengadaan, distribusi serta penggunaan obat di Rumah Sakit Bhayangkara tingkat III
Nganjuk. Capaian hasil yang didapat dibandingkan dengan standar yang dipakai untuk melihat
sejauh mana hasil pengelolaan obat di Instalasi Farmasi selama tahun 2018.
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pengambilan data retrospektif,
observasi dokumen serta wawancara mendalam untuk mengevaluasi sistem pengelolaan obat
pada tahap seleksi, perencanaan dan pengadaan, distribusi serta penggunaan obat tahun
2018. Data yang didapat dibandingkan dengan standar indikator WHO, Depkes RI, dan
SNARS.
Hasil penelitian didapatkan: pada tahap seleksi kesesuaian dengan Fornas didapat
hasil 66%, pada tahap perencanaan pengadaan persentase alokasi dana 26,81%, persentasi
dana sesungguhnya 72,82%, untuk distribusi pada tahap waktu tunggu pasien obat jadi rata-
rata 18,10 menit, obat racikan rata-rata 30,17 menit, kesesuaian serta penataan gudang 100%,
stok mati obat 4,32% . Pada penggunaan jumlah item obat perlembar resep 3,6, persentase
peresepan obat generik 57,64%, sedangkan persentase peresepan antibiotik 22,36%.

Kata kunci : evaluasi, pengelolaan obat, instalasi farmasi rumah sakit

ABSTRACT

Drug management is part of a hospital management that is carried out in a

multidisciplinary manner, coordinated and uses an effective and efficient process to ensure
quality control and cost control of a hospital. This study aims to determine the description of
drug management in the selection, planning and procurement, distribution and use of drugs at
the Bhayangkara Hospital level III Nganjuk. The results obtained are compared with the
standards used to see the extent of the results of drug management in the Pharmacy
Installation during 2018.
This study uses descriptive methods with retrospective data collection, document
observations and in-depth interviews to evaluate drug management systems at the selection,
planning and procurement, distribution and use of drugs in 2018. The data obtained were
compared with WHO, Department of Health, and SNARS indicator standards.
The results were obtained: at the selection stage of conformity with Fornas obtained
66% results, at the procurement planning stage the percentage of funding allocation was
26.81%, the percentage of actual funds was 72.82%, for distribution at the waiting time phase of
drug patients so the average was 18.10 minutes, the average concoction of drugs is 30.17
minutes, suitability and warehouse management are 100%, dead drug stock is 4.32%. On the
use of prescription drug items number 3.6, the percentage of prescription for generic drugs was
57.64%, while the percentage of antibiotic prescribing was 22.36%.
Key word : evaluation, drug management, hospital pharmacy installation
PENDAHULUAN
Manajemen pengelolaan obat
merupakan suatu siklus yang
meliputi fungsi-fungsi dasar seperti
seleksi (selection), pengadaan
(procurement), distribusi
(distribution) dan penggunaan (use).
Tujuan pengelolaan obat yang baik
di rumah sakit adalah agar obat
yang diperlukan selalu tersedia
setiap saat dalam jumlah yang
cukup dan terjamin
untukmendukung pelayanan yang
bermutu.
Rumah Sakit Bhayangkara
Tk III Nganjuk merupakan rumah
sakit kelas D di Kabupaten Nganjuk
yang menjadi rujukan dari fasilitas-
fasilitas kesehatan dibawahnya di
Kabupaten Nganjuk dan sekitarnya
karena memiliki layanan fasilitas
yang cukup memadai. Jangkauan
sarana pelayanan rumah sakit ini
juga cukup luas sehingga kondisi ini
memungkinkan terjadinya
permasalahan dalam distribusi dan
penggunaan obat. Beberapa
permasalahan yang ada antara lain
masih adanya defisit anggaran di
Instalasi Farmasi. Permasalahan
yang lain di tahap distribusi masih
adanya stok mati obat, dalam
penggunaan adalah masih
banyaknya jumlah item obat per
lembar resep dan belum optimalnya
peresepan obat-obat generik.
Tujuan penelitian ini adalah
mengetahui capaian standar
seleksi, perencanaan pengadaan,
distribusi obat dan standar
penggunaan obat di Rumah Sakit
Bhayangkara Tk III Nganjuk,
kemudian melakukan evaluasi yang
diharapkan nantinya timbul solusi
untuk mengatasi permasalahan
yang terjadi khususnya dalam hal
pengelolaan obat.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode
deskriptif dengan cara pengambilan
data retrospektif. Pada tahap seleksi
peneliti membandingkan kesesuaian
item obat yang dimiliki rumah sakit
atau formularium rumah sakit
dengan FORNAS, pada tahap
perencanaan dan pengadaan
mencari persentase alokasi dana
pengadaan obat serta persentase
dana yang dimiliki dengan
kebutuhan sesungguhnya. Pada
tahap distribusi yaitu rata-rata waktu
penyerahan obat serta sistem
penataan gudang, untuk tahap
penggunaan antara lain persentase
peresepan obat generik, persentase
peresepan antibiotik dan jumlah
item obat perlembar resep.
Penilaian pada setiap indikator
dibandingkan dengan data yang
mengacu indikator standar WHO
1993, DepKes 2008 dan IFRS dengan jumlah item obat yang
pencapaian menurut SNARS 2018. tercantum dalam ForNas II. Data
HASIL DAN PEMBAHASAN yang diambil adalah data primer dan
sekunder yang diperoleh secara
A. Seleksi retrospektif dari data sebelumnya
yaitu data tahun 2018. Hasil yang
Pengukuran yang dilakukan
didapat, dapat dilihat pada tabel 1
pada tahap seleksi adalah
berikut ini.
persentase kesesuaian antara
jumlah item obat yang tersedian di

Tabel 1. Kesesuaian item obat yang tersedia dengan ForNas

Keterangan Nilai (item) Nilai Standar
Jumlah item obat yang tersedia di IFRS 809
Jumlah item obat yang masuk dalam 534
ForNas
Persentase kesesuaian 66% 76%

Tabel 2 menunjukkan bahwa B. Perencanaan dan Pengadaan

persentase kesesuaian obat yang 1. Persentase Alokasi Dana
tersedia di Rumah Sakit Pengadaan Obat
Bhayangkara dengan formularium
Indikator alokasi dana
nasional sebesar 66%. Departemen
pengadaan obat bertujuan untuk
kesehatan menyatakan bahwa nilai
mengetahui seberapa besar dana
standar untuk indikator kesesuaian
yang diberikan oleh Rumah Sakit
obat yang tersedia dengan Fornas
kepada Instalasi farmasi,
adalah 76% (Depkes, 2008).
dibandingkan dengan seluruh
Berdasarkan hasil penelitian dan
anggaran Rumah Sakit. Data yang
perhitungan menandakan bahwa
diambil adalah data sekunder,
persentase kesesuaian obat yang
diperoleh secara retrospektif dari
tersedia dengan Fornas masih
data tahun 2018, dapat dilihat pada
berada dibawah nilai standart.
tabel 2.

Tabel 2. Persentase alokasi dana pengadaan obat

Keterangan Tahun 2018 Standar
Dana anggaran yang Rp. 8.711.273.000
diberikan untuk Instalasi
Farmasi.
Anggaran keseluruhan Rp. 32.493.790.000
Rumah Sakit
% Alokasi Dana yang 26.81% 30-40%
diberikan
 Tabel 3 menunjukkan bahwa 2. Persentase Dana yang
alokasi dana pengadaan obat tersedia dengan kebutuhan
sebesar 26,81% dengan jumlah sesungguhnya
anggaran yang disediakan untuk Dana kebutuhan
pengadaan obat sebesar Rp. sesungguhnya adalah besaran
8.711.273.000 bila dibandingkan biaya sebenarnya yang digunakan
dengan jumlah anggaran untuk membiayai seluruh
keseluruhan Rumah Sakit sebesar pengadaan perbekalan farmasi
Rp. 32.493.790.000. Nilai pada kurun waktu yang sama. Data
persentase tersebut menunjukkan dikumpulkan dari dokumen tahun
nilai masih dibawah standart, 2018. Persentase dana yang ada
dimana nilai standar anggaran untuk atau dana yang dialokasikan oleh
obat berkisar 30-40% (WHO, 1993) Rumah Sakit dengan kebutuhan
dari total anggaran Rumah Sakit. dana sesungguhnya dapat dilihat
pada tabel 3.

Tabel 3. Persentase Dana yang tersedia dengan kebutuhan sesungguhnya

Keterangan Tahun 2018 standar
Dana yang tersedia Rp. 8.711.273.000
Dana kebutuhan sesungguhnya RP. 11.965.301.511
% Ketepatan alokasi pengadaan 72,82% 100%

Hasil penelitian Tabel 3 perencanaan dibanding dengan

menunjukkan bahwa anggaran dana kebutuhan sesungguhnya adalah
yang dibutuhkan masih begitu jauh sebesar 72,82%.
kekurangannya. Anggaran yang
disediakan oleh pihak Rumah Sakit C. Distribusi
untuk pengadaan obat yang 1. Kecocokan antara fisik obat
direncanakan sebesar Rp. dengan kartu stok
8.711.273.000 masih belum cukup Kartu stok disampling secara
untuk memenuhi kebutuhan cluster proporsional yaitu seluruh
pengadaan sebesar Rp. item obat yang dikelompokan
11.965.301.511. Terdapat selisih berdasarkan bentuk sediaan (tablet,
kurang lebih skitar Rp. injeksi, sirup, obat luar dan infus)
3.254.028.511, atau bila selama penelitian berlangsung
dibandingkan persentase ketepatan prospektif.
Tabel 4. Kecocokan antara fisik obat dengan kartu stock
Uraian Nilai Standar
Jumlah sampel 809
Jumlah obat yang sesuai kartu stock 809
Persentase kecocokan jumlah obat dengan 100% 100% (*)
kartu stock
Sumber data : data sekunder yang telah diolah 2019
 Berdasarkan tabel 4 dapat Sistem penataan gudang
diketahui bahwa persentase bertujuan untuk menilai sistem
kesesuaian antara data jumlah obat penataan gudang berdasarkan
di kartu stok terhadap jumlah fisik sistem FIFO (First In First Out)
obat di gudang adalah 100%. Jika dimana barang yang pertama
dibandingkan dengan hasil diterima harus pertama digunakan
penelitian Sasongko (2014) atau dikeluarkan dan sistem FEFO
menunjukan hasil 99,33%, sehingga (First Expired First Out) dimana
penilaian pengelolaan obat di barang yang memiliki batas
Instalasi Farmasi Rumah Sakit kadaluarsa lebih pendek atau lebih
Bhayangkara TK.III Nganjuk sudah awal harus digunakan terlebih
baik. dahulu. Hasil pengamatan dapat
2. Sistem penataan Gudang dilihat pada tabel 5.

Tabel 5. Sistem Penataan Gedung

Uraian Nilai Standar
Jumlah sampel 809
Kesesuaian penataan fisik barang berdasar 809
waktu barang datang (FIFO), tanggal
kadaluwarsa (FEFO)
Persentase sistem penataan gudang 100% 100%(*)
Sumber data : data sekunder yang telah diolah 2019
Keterangan (*) pencapaian menurut SNARS tahun 2018

Hasil pengamatan dan

wawancara dengan Kepala Gudang 3. Persentase stok mati
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Hasil perhitungan data
Bhayangkara Tk.III Nganjuk retrospektif dari penelusuran kartu
mendapatkan informasi bahwa stok obat dan data dari Rumah Sakit
sistem penataan obat di gudang Bhayangkara Tk.III Nganjuk
Instalasi Farmasi Rumah Sakit dilakukan II (dua) periode yaitu
Bhayangkara Tk.III Nganjuk Periode I (satu) pada bulan Januari-
menggunakan sistem penataan Juni dan Periode II (dua) pada bulan
secara farmakologis dan ditata Juli – Desember tahun 2018.
alfabetis yang semuanya Nilainya dapat terlihat pada tabel 6.
menggunakan sistem penataan
FIFO/FEFO.

Tabel 6. Persentase Stok Mati

Uraian Jumlah item obat Standar
Jumlah obat yang tersedia di Instalasi 809
Stock mati periode I bulan januari0juni 15
Stock mati periode II bulan Juli0Desember 20
Persentasi stock mati 4,32% 0%
 Berdasarkan tabel 6 menggunakan indikator standar
menunjukkan bahwa persentase pencapaian menurut SNARS tahun
stok mati sebesar 4,32% lebih 2018, maka penelitian pengelolaan
tinggi jika dibandingkaan hasil obat di instalasi farmasi Rumah
penelitian Irene (2017) yang Sakit Bhayangkara Tk.III Nganjuk
memberikan persentase 3,33%, pada indikator tersebut belum
penelitian ini dilakukan dengan efisien.

4. Rata-rata waktu tunggu

pengambilan obat D. Penggunaan
Dari indikator ini dapat dinilai 1. Jumlah item obat per lembar
sejauh mana kecepatan pelayanan resep
resep di instalasi farmasi rawat Indikator ini dapat digunakan
jalan. Untuk resep rawat inap tidak untuk mengukur derajat poli farmasi
diberlakukan menghitung waktu atas resep yang dituliskan oleh
tunggu. Adapun waktu rata-rata dokter. Poli farmasi adalah
untuk melayani pasien rawat jalan pemberian obat untuk satu
adalah sesuai tabel 7. diagnosis lebih dari 2 item obat
WHO (1993). Poli farmasi umumnya
Tabel 7. Rata-rata waktu tunggu didasarkan berbagai faktor, antara
pengambilan obat lain ketidakyakinannya dokter akan
Jadwal Jumlah Rata-rata waktu Rata-rata waktu standar
pelayanan pasien
diagnosis,Sediaan
tunggu Pelayanan Pelayanan
dorongan pasien untuk
Sediaan meresepkan
non Racikan (menit) obat lain yang tidak
racikan (menit) diperlukan, dan persepsi dokter
08.00-15.00 100 18,10 bahwa dari berbagai
30,17 obat yang
< 30 menit
diberikan, beberapa Non diantarannya
Racikan
pasti akan memberikan efek yang
≤ 60 menit
diharapkan, serta
Racikan kurangnnya
pengetahuan dokter (**) tentang bukti-
Sumber data : Pengamatan langsung bukti ilmiah terbaru tentang
pelayanan di depo farmasi rawat jalan penggunaan berbagai jenis obat.
Keterangan : (**) Indikator menurut Selain poli farmasi, hal lain yang
DEPKES Tahun 2008
perlu diperhatikan adalah
kemungkinan terjadinya interaksi
Berdasarkan tabel 7
obat. Rata-rata jumlah item obat
diketahui kecepatan pelayanan
perlembar resep pada pasien umum
resep untuk obat jadi yaitu 18,10
rawat jalan dapat dilihat dari tabel 8.
menit dan waktu pelayanan resep
obat racikan 30,17 menit. Waktu ini
masih dalam kategori cepat.
Tabel 8. Jumlah Item Obat Perlembar Resep
Jumlah R/ Total obat dalam R/ Hasil Standar
396 1440 3,6 1,3-2,2 (*)
Sumber data: Data sekunder yang telah diolah, 2019
Keterangan (*) indikator standar WHO 1993
 Jumlah Obat Hasil Standar
Berdasarkan tabel 8 dapat obat Antibiotik (%) (%)
dilihat jumlah item obat perlembar dalam
resep pada pasien umum rawat R/
jalan tahun 2018 adalah 3,6. Nilai 1440 322 22,36 < 22,7
tersebut melebihi dalam rentang (***)
kisaran dari standar WHO (1993) Sumber data: Data sekunder yang
yaitu 1,3-2,2. telah diolah, 2019
Keterangan: (***) Indikator WHO
2. Persentase peresepan obat Tahun 1993
dengan nama generik
Pengambilan data secara Berdasarkan tabel 10 dapat
restropektif dengan penelusuran diketahui bahwa persentase
resep tahun 2018 masih-masing peresepan antibiotika di Rumah
untuk rawat inap dan rawat jalan. Sakit Bhayangkara Tk.III Nganjuk
Hasil pengamatan dapat dilihat pada pasien umum rawat jalan yaitu
pada tabel 9. sebesar 22,36% jumlah ini sesuai
dengan teori rekomendasi WHO
Tabel 9. Persentase Obat Nama tahun 1993 yang diberikan nilai
Generik tahun 2018 kurang dari 22,7% yang
Jumlah Obat Hasil Standar menunjukkan berarti dokter tidak
obat Generik (%) (%) mudah meresepkan antibiotika
dalam untuk setiap diagnosis penyakit.
R/
1440 830 57,64 82-94 E. Evaluasi Hasil Penelitian
(*)
Sumber data: Data sekunder yang Berdasarkan hasil penelitian,
telah diolah, 2019 semua indikator tahap seleksi,
Keterangan (*) indikator who 1993 perencanaan pengadaan, distribusi
dan indikator penggunaan obat
3. Persentase penulisan obat skornya sudah hampir mencapai
antibiotik maksimal seperti yang ditetapkan
Berdasarkan indikator WHO oleh WHO tahun 1993, Standart
tahun 1993, pengukuran persentase Pelayanan Minimal (SPM) Rumah
penggunaan obat antibiotik Sakit dan Standar SNARS 2018,
memberikan batasan sebesar indikator DepKes 2008. Namun ada
22,7%. Hasil pengamatan resep beberapa hal yang masih belum
yang diambil secara retrospektif sempurna, baik indikator seleksi,
tahun 2018 dapat dilihat dari tabel perencanaan pengadaan, distribusi
10. dan indikator penggunaan obat,
seperti yang dijabarkan pada tabel
Tabel 10. Persentase Obat Dengan 11 di bawah ini.
Antibiotik
Tabel 11. Hasil Penelitian dan Standard Nilai Indikator Seleksi, Perencanaan Pengadaan,
Distribusi dan Nilai Indikator Penggunaan Obat di Instalasi Farmasi .
No Indikator Hasil penelitian Standar Keterangan
Tahap seleksi
1 Kesesuaian dengan 66% 76% Tidak Sesuai
fornas
Perencanaan Pengadaan
2 Persentase alokasi 26,81% 30-40% Tidak Sesuai
dana pengadaan obat
3 Persentase dana yang 72,82% 100% Tidak Sesuai
tersedia dengan
kebutuhan
sesungguhnya
Distribusi
4 Kecocokan fisik obat 100% 100% Sesuai
dengan kartu stock
5 Sistem Penataan 100% 100% Sesuai
Gudang FIFO,FEFO
6 Persentase Stock Mati 4,32% 0% Tidak sesuai
7 Waktu tunggu Obat non Obat racikan ≤ Sesuai
pengambilan obat racikan 18,10 30 menit Sesuai
menit Racikan ≤ 60
Racikan 30,17 menit
menit
Penggunaan
8 Jumlah item obat per 3,6 1,8-2,2 Tidak Sesuai
lembar resep
9 Persentase peresepan 57,64% 82-94% Tidak sesuai
dengan nama generik
10 Persentase peresepan 22,36% < 22,7% Sesuai
antibiotika
Sumber data: Data sekunder yang telah diolah, 2019

Tabel 12 menunjukan bahwa KESIMPULAN DAN SARAN

pada indikator tahap seleksi,
perencanaan dan pengadaan masih
belum memenuhi pencapaian
standar, untuk tahap distribusi ada
2 indikator yang memenuhi dan
mencapai standar sedangkan 1
indikator belum mencapai standar
yang telah ditetapkan, sedangkan
untuk indikator tahap penggunaan
obat ada 2 indikator yang memenuhi
dan mencapai standar dan 1
indikator belum memenuhi dan
mencapai standar.
Pada tahap seleksi belum
mencapai hasil yang maksimal,
pada tahap perencanaan
pengadaan juga belum mencapai
nilai standart yang diharapkan,
untuk distribusi pada tahap waktu
tunggu pasien, kesesuaian serta
penataan gudang sudah tercapai,
hanya saja masih diketemukannya
stok mati obat. Pada penggunaan
jumlah item obat perlembar resep
dan persentase peresepan obat
generic belum mencapai standart,
sedangkan persentase peresepan
antibiotik sudah mencapai nilai pelayanan kefarmasian dapat lebih
standar yang diinginkan. Melalui efektif dan efisien. Meningkatkan
hasil penelitian ini diharapkan pengawasan dan pengendalian obat
manajemen rumah sakit perlu agar stok yang mati dapat
menambah jumlah petugas atau terminimalisir serta memaksimalkan
sumber daya manusia khususnya di peran PFT dan Farmasi untuk
Instalasi Farmasi Rumah Sakit meningkatkan peresepan obat
Bhayangkara Tk III Nganjuk generik.
sehingga pengelolaan dan
.

DAFTAR PUSTAKA
[Depkes RI], 2008, Peraturan
Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor:
129/MENKES/SK/II/2008
tentang Standar Pelayanan
Minimun Rumah Sakit.
Jakarta: Departemen
Kesehatan Republik
Indonesia.
WHO, 1993, How to Investigate
Drugs Use in Health
Facillities, Selected Drug Use
Indicator, Action Program on
Essential Drug. WHO,
Geneva.
Satibi.(2015). Manajemen Obat di
Rumah Sakit. Yogyakarta:
Gadjah Mada University
Press.

Pudjaningsih, D.,1996,
“Pengembangan Indikator
Efisiensi Pengelolaan Obat di
Farmasi Rumah Sakit, tesis,
Magister Manajemen Rumah
Sakit, Yogyakarta:
Universitas Gadjah Mada.