INDIKATOR

PENGELOLAAN

OBAT
FATIHA AMALA
P24840119024
Pengelolaan obat merupakan suatu
rangkaian kegiatan yang
menyangkut aspek perencanaan,
pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian dan
penghapusan obat yang dikelola
secara optimal untuk menjamin
tercapainya ketepatan jumlah dan
jenis perbekalan farmasi.
Pengelolaan obat merupakan
satu aspek manajemen yang
penting, oleh karena
ketidakefisiensinya akan
memberi dampak yang
negatif terhadap sarana
kesehatan baik secara medis
maupun ekonomis.
 Indikator dibedakan menjadi :

Untuk mengukur pencapaian

standar yang telah ditetapkan,
diperlukan indikator, suatu
tolak ukur yang hasilnya
A B
menunjukan ukuran kepatuhan Indikator Indikator
terhadap standar yang telah pesyaratan penampilan
ditetapkan. Semakin sesuai minimal, yaitu minimal, yaitu
yang diukur dengan yang digunakan indikator yang
indikatornya, semakin sesuai untuk mengukur ditetapkan untuk
pula hasil suatu pekerjaan terpenuhi tidaknya mengukur tercapai
dengan standarnya. standar masukan, tidaknya standar
proses dan penampilan minimal
lingkungan pelayanan yang
diselenggraakan.
Indikator atau kriteria yang baik sebagai berikut :

SESUAI INFORMASIN
DENGAN YA MUDAH
TUJUAN DIDAPAT

SINGKAT, JELAS, RASIONA

LENGKAP DAN
TIDAK L
MENIMBULKAN
BERBAGAI
INTERPRETASI
 INDIKATOR
PENGELOLAAN
A MENURUT
KEMENKES RI
Indikator umumnya digunakan untuk memonitor dan evaluasi kinerja yang
esensial Yang dapat dijadikan sebagai indikator pengeolaan obat di rumah sakit.
Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaan
dan pengambilan keputusan. Tujuan dari evaluasi adalah meningkatkan
produktivitas para pengelola perbekalan farmasi (sediaan farmasi, Alkes dan
BMHP) di RS agar dapat ditingkatkan secara optimum.

Indikator yang tepat digunakan dalam melakukan

evaluasi pengelolaan perbekalan farmasi antara lain
:
1. Alokasi dana pengadaan obat

Pengadaan Obat Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang

telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan adalah sebuah tahapan yang penting
dalam manajemen obat. Dana pengadaan adalah besarnya dana pengadaan obat
yang disediakan/dialokasikan oleh pihak rumah sakit untuk memenuhi
kebutuhan obat pelayanana kesehatan di rumah sakit tersebut. Data dikumpulkan
dari dokumen yang ada di rumah sakit berupa total dana pengadaan obat, dan
kebutuhan dana pengadaan obat yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.
Menurut WHO (1999), ada empat strategi dalam
pengadaan obat yang baik :

a. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan

jumlah yang tepat
b. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan
produk yang berkualitas
c. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat
d. Mencapai kemungkinan termurah dari harga Total.
2. Biaya obat perpenduduk (perkunjungan kasus
penyakit)

Adalah besaran dana yang tersedia untuk setiap kunjungan kasus.

Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di rumah sakit berupa
total dana pengadaan, serta jumlah kunjungan kasus yang didapatkan
dari kompilasi rekam medik. Idealnya, biaya obat yang dialokasikan
per kunjungan kasus harus memerlukan parameter jumlah kanjungan
kasus.
3. Ketepatan perencanaan

Merupakan perencanaan kebutuhan nyata obat untuk rumah sakit

dibagi dengan pemakaian obat pertahun. Data dikumpulkan dari
dokumen yang ada di instalasi farmasi rumah sakit berupa :
jumlah atau kuantum perencana kebutuhan obat dalam satu tahun
dan pemakaian rata-rata obat perbulan di rumah sakit yang
didapatkan dari laporan rekam medik. Tetapkan indikator untuk
rumah sakit yang dibuat dengan pertimbangan obat yang
digunakan untuk penyakit terbanyak. Idealnya, perencana
kebutuhan adalah 100% dari kebutuhan, baik jumlah dan jenis
obat.
4. Persentase dan nilai obat rusak

Merupakan jumlah jenis obat rusak dibagi dengan total jenis obat.
Data dikumpulkan dari dokumen yang ada di Instalasi farmasi RS
berupa : jumlah jenis obat yang tersedia untuk pelayanan
kesehatan selama satu tahun dan jumlah jenis obat rusak dan
harga masing- masing obat. Idealnya, persentase nilai obat rusak
dan kadaluarsa adalah 0%.
5. Persentase penggunaan Antibiotik pada ISPA

Merupakan jumlah resep dengan antibiotik pada kasus ISPA non

pneumonia dibagi dengan jumlah seluruh kasus (lama dan baru)
ISPA non pneumonia. Data dikumpulkan dari self monitoring
peresepan.
Dari penelitian lainnya
menetapkan beberapa
indikator efisiensi
pengelolaan obat di
instalasi farmasi
rumah sakit yang
meliputi tahapan
perencanaan,
pengadaan,
penyimpanan, dan
distribusi.
Penjelasannya adalah
sebagai berikut :
1. PERENCANAAN

Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses kegiatan dalam

pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai
dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari
kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah
ditentukan
 1. Presentasi Data 2. Penyimpanan Perencanaan
Data diperoleh dari Data yang digunakan adalah macam item
penelusuran data, yaitu dana obat, kemudian dihitung jumlah item
tersedia, dan data kebutuhan obat dalam perencanaan dan jumlah obat
dana secara keseluruhan dalam kenyataan pakai. Nilai standar
Beberapa berdasarkan metode
konsumsi, dikombinasi
batas penyimpangan perencanaan adalah
20-30%
indikator yang dengan epidemiologi,
kemudian dihitung
digunakan dalam persentase dana yang
tersedia pada IFRS
perencanaan dibandingkan kebutuhan
adalah : yang sesungguhnya. Nilai
persentase dana yang
tersedia adalah ≥ 100%
2. Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di

Rumah Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang
diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi.
 a. Frekuensi pengadaan tiap item obat

Frekuensi pengadaan tiap item obat setiap tahunnya digolongkan

menjadi tiga kategori yaitu frekuensi rendah (<12), sedang (12-24)
Indikator- dan tinggi (>24). Pengadaan obat yang berulang juga menunjukan
indikator dalam bahwa yang tersedia di IFRS merupakan obat dengan perputaran
cepat (fast moving). Banyaknya obat yang masuk dalam jenis slow
pengadaan obat di moving dapat berarti kerugian bagi rumah sakit.
rumah sakit Cara analisisnya dengan mengambil secara acak sejumlah kartu
stok dalam setahun, dicatat nama masing-masing obat, kemudian
antara lain : dilihat pada catatan pengadaan selama satu tahun.
 b. Frekuensi kesalahan faktur

Kriteria kesalahan faktur pembelian yang digunakan adalah adanya

ketidakcocokan jenis obat, jumlah obat dalam suatu item, atau jenis obat
dalam faktir terhadap surat pesanan yang bersesuaian. Cara analisisnya
Indikator- adalah dengan mengambil secara acak sejumlah faktur pembelian dalam
indikator dalam setahun, kemudain masing-masing faktur tersebut dicocokan dengan surat
pesanan. Ketidak sesuaian faktur dengan surrat pesanan dapat disebabkan
pengadaan obat di oleh beberapa kemungkinan yaitu :
rumah sakit 1) Tidak ada stok atau barang habis di PBF, jadi barang yang dipesan pada
distributor atau PBF sedang mengalami kekosongan.
antara lain : 2) Stok barang yang tidak sesuai. Barang yang dipesan PBF isi dalam
kemasannya tidak baik atau rusak sehinga tidak digunakan
3) Reorder atau frekuensi pemesanan terlalu banyak, menyebabkan petugas
bersangkutan tidak sempat untuk melakukan pembukuan dengan cermat.
 c. Frekuensi tertundanya pembayaran oelh rumah sakit terhdap
waktu yang telah disepakati

Indikator- Tingkat frekuensi tertundanya pembayaran menunjukan kurang baiknya

manajemen keuangan pihak rumah sakit. Hal ini dapat menunjukan
indikator dalam kepercayaan pihak pemasok kepada rumah sakit sehinga potensial
pengadaan obat di menyebabkan ketidaklancaran suplai obat di kemudian hari. Besarnya
frekuensi tertundanya pembayaran IFRS terhadap waktu yang telah
rumah sakit disepakati dapat mengakibatkan
antara lain : • Hubungan IFRS dengan pemasok terganggu
• Penundaan pemesanan order oleh pemasok
3. Penyimpanan Obat

Penyimpanan obat merupakan proses sejak dari penerimaan obat,

penyimpanan obat dan mengirimkan obat ke unit pelayanan di
rumah sakit. Tujuan penyimpanan obat adalah agar obat yang
tersedia di unit pelayanan kesehatan mutunya dapat
dipertahankan.
 a. Persentase kecocokan antara barang dengan kartu stok
Adapun Proses kecocokan harus dilakukan pada waktu yang sama untuk menghindar
kekeliruan karena adanya barang yang keluar atau masuk (adanya transaksi).
indikatornya Apabila tidak dilakukan secara bersamaa, maka ketidakcocokan akan
meningkat. Ketidakcocokan akan menyebabkan terganggunya perencanaan
adalah : pembelian barang dan pelayanan terhadap pasien.
 b. TOR (Turn Over Ratio)
TOR digunakan untuk mengetahui beberapa kali perputaran modal dalam
setahun. Selain itu dapat digunakan untuk menghitung efisiensi pengelolaan
obat. Semakin tinggi TOR , semakin efisien persediaan obat. Apabila TOR
rendah, berarti masih banyak stok obat yang belum terjual sehingga
Adapun mengakibatkan obat menumpuk dan berpengaruh terhadap keuntungan. TOR
adalah perbandingan anatra omzet dalam 1 tahun dengan hasil stok opname
indikatornya pada akhir tahun. Standar umum TOR yang bisa digunakan adalah 8-12 kali.
Semakin tinggi TOR semakin efisien pengelolaan obatnya.
adalah :
c. Sistem Penataan Gudang
Sistem penataan gudang bertujuan untuk menilai sistem penataan obat
digudang
 d. Persentase nilai obat kadaluarsa atau rusak
Persentase nilai obat yang kadaluarsa atau rusak masih dapat diterima jika
nilainya dibawah 1%. Besarnya persentase nilai obat yang kadaluarsa atau
rusak mencerminkan ketidaktepatan perencanaan dan/kurang baiknya
Adapun pengamatan mutu dalam penyimpanan, dan/atau perubahan pola penyakit
atau pola peresepan dokter.
indikatornya
e. Persentase stok mati
adalah : Stok mati adalah stok obat yang tidak digunakan selama 3 bulan atau selama
3 bulan tidak terdapat transasksi. Kerugian yang disebabkan akibat stok mati
adalah perputaran uang yang tidak lancar, keruskaan obat akibat terlalu lama
disimpan sehingga menyebabkan obat kadaluarsa.
 f. Nilai stok akhir gudang

Untuk mengetahui stok akhir obat, antara lain :

a) Stok berlebih
Adapun Adanya stok berlebih akan meningkatkan pemborosan dan kemungkinan
obat mengalami kadaluarsa atau rusak dalam penyimpanan. Untuk
indikatornya mengantisipasi adanya obat melampaui batas kadaluarsa (expire date), maka
dilakukan distribusi berdasrkan sistem FIFO dan FEFO. Hal lain yang dapat
adalah : dilakukan adalah upaya pengembalian obat pada PBF atau menukar obat
yang hampir tiba kadaluarsa dengan obat baru.
b) Stok kosong
Stok kosong adalah jumlah stok akhir obat sama dengan nol. Stok obat
digudang mengalami kekosongan dalam persediannya sehinga biala ada
permintaan tidak biasa terpenuhi.
 Tidak terdeteksinya obat
yang hampir habis. Hal
ini terkait dengan
ketelitian petugas dalam
mencatat persediaan
yang menipis
Hanya ada persediaan
yang kecil untuk obat-
obat tertentu (slow
moving), maka ketika
habis tidak ada Faktor-faktor penyebab
persediaan digudang.
terjadinya stok kosong
adalah :

PBF mengalami kekosongan. Pemesanan ditunda oleh

Barang yang dipesan Hal ini terjadi karena PBF
belum datang. Hal ini mengalami kekosongan
terkait dengan waktu pengiriman dari industri
tunggu (lead time) dari farmasi yang mengakibatkan
PBF yang berbeda-beda. pesanan tidak dapat terpenuhi,
akibatnya persediaan di IFRS
juga kosong.
PBF. Hal ini terjadi jika
pembayaran/pelunasan
utang ke PBF mengalami
keterlambatan. Biasnya
PBF menunda pesanan
IFRS sampai hutang
tersebut dilunasi.
4. Distribusi

Distribusi sediaan farmasi merupakan suatu kegiatan

penyaluran baik obat maupun bahan obat sesuai
dengan persyaratan guna menjaga kualitas dari sediaan
farmasi yang didistribusikan tersebut
Rerata waktu yang Persentase obat yang
digunakan untuk dibeli dengan benar,
melayani resep sampai bertujuan untuk
ketangan pasien, mengetahui
bertujuan penguasaan
untuk mengetahui tingkat meracik (dispenser)
kecepatan pelayanan tentang informasi poko
apotek rumah sakit yang harus ditulis
dalam etiket
INDIKATOR
INDIKATOR
01 02 03 04 DISTRIBUSI OBAT

Persentase obat Persentase resep yang

diserahkan bertujuan
untuk mengetahui
sejaumana
kemampuan IFRS
menyediakan obat
yang diresepkan
tidak bisa dilayani,
bertujuan untuk
mengetahui cakupan
pelayanan farmasi
rumah sakit
 INDIKATOR
PENGELOLAAN
B MENURUT
WHO

Menurut WHO, untuk mengukur situasi pengelolaan

pada tahap penggunaan dapat digunakan beberapa
indikator, antara lain :
1) Jumlah rata-rata obat tiap resep
Tujuannya untuk mengukur derajat polifarmasi. Biasanya, kombinasi obat dihitung sebagai satu
obat. Perhitungan dilakukan dengan membagi jumlah total produk obat yang diresepkan dengan
jumlah resep yang disurvey
2) Persentase obat generik yang diresepkan
Tujuannya untuk mengukur kecendrungan peresepan obat generik
3) Persentase antibiotik yang diresepkan
Indikator peresepan resep dengan antibiotik digunakan untuk mengukur penggunaan antibiotik
secara berlebihan karena penggunaan antibiotik secara berlebihan merupakan salahsatu bentuk
ketidakrasionalan peresepan. Rata-rata persentase penulisan resep dengan antibiotik di Indonesia
sebesar 43%
4) Persentase injeksi yang diresepkan
Tujuannya untuk mengukur penggunaan injeksi yang berlebihan. Dalam hal ini, imunisasi biasanya
tidak dimasukan dalam perhitungan.
5) Persentase obat yang diresepkan dari daftar obat essensial atau
formularium
Tujuannya untuk mengukur derajat kesesuaian praktek dengan kebijaksanaan obat nasional yang di
Indikasikan dengan peresepan dari DOEN atau formularium. Sebelumnya rumah sakit harus
memiliki salinan daftar obat essensial nasional atau formularium dapat dijadikan acuan dalam
penulisan resep.
Untuk mengukur pencapaian standar yang telah
ditetapkan, diperlukan indikator, suatu tolak ukur yang
hasilnya menunjukan ukuran kepatuhan terhadap
KESIMPULAN
standar yang telah ditetapkan. Semakin sesuai yang
diukur dengan indikatornya, semakin sesuai pula hasil
suatu pekerjaan dengan standarnya.
Indikator atau kriteria yang baik sebagai berikut : Sesuai
dengan tujuan, Informasinya mudah didapat, Singkat,
jelas, lengkap dan tidak menimbulkan berbagai
interpretasi, Rasional. Indikator adalah alat ukur untuk
dapat membandingkan kinerja yang sesungguhnya.
Indikator digunakan untuk mengukur sampai seberapa
jauh tujuan atau sasaran telah berhasil dicapai.
Penggunaan lain dari indikator adalah untuk penetapan
prioritas, pengambilan tindakan dan untuk pengujian
strategi dari sasaran yang ditetapkan.
THANKS