3.

Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana
imprest kas kecil.
Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Secara
periodik, dana imprest diisi; pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen, diperiksa dan
disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama dengan
jumlah yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola
gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembayaran dividen.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan
pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.

Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian,
laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan
lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur.
Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek voucher diposting ke register
voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku besar hutang dagang.
Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup pemrosesan distribusi
biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer
rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen
pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan ke buku besar.

Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek
voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher dicap dan disimpan urut
nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari
kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Control total dan
jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang diterima
dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total
dilanjutkan ke buku besar.

Buku Besar
Ayat journal diterima dan hutang dagang dan control total dan pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total disimpan
menurut tanggal.

Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dan bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas.

Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi
dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher,
menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau
memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa
prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Ini
adalah proses pemeriksaan, bukan penandatanganan cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi
jelas dengan menggunakan aplikasi komputer dimana cek “ditandai” cap tanda tangan dengan
tingkat kecepatan seratus cek per menit.
Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dan rekening
kreditur, memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Hutang dagang pada
umumnya berkaitan dengan rekening perdagangan, dimana sistem voucher hutang dagang
meliputi semua pengeluaran, termasuk rekening perdagangan, penggajian, pengeluaran
modal, dan sebagainya. Pada sistem voucher hutang dagang, rekening individual untuk
kreditur tidak perlu disimpan. Sistem voucher mengelola register voucher atau, alternatif lain,
file paket voucher dalam numerik atau urutan yang lain. Beberapa voucher berkaitan dengan
kreditur yang sama, tetapi tidak demikian dengan rekening tunggal dalam sistem hutang
dagang. Jika informasi untuk kreditur individual diperlukan, tembusan voucher dapat
digunakan untuk menghasilkan informasi. Banyak file voucher hutang dagang dikelola pada
banyak sistem karena informasi hutang dagang penting untuk perencanaan keuangan jangka
pendek.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk,
dan formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check (Gambar 8.3).
Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih
jatuh tempo, dan rekening yang akan dibebankan (distribusi). Pada aplikasi komputer, banyak
dokumen dimasukkan dalam voucher dengan dikodekan dan diproses dengan komputer.
Sistem voucher diimplementasikan dengan cap pada faktur atau pesanan pembelian dengan
cap voucher dan pendokumentasian voucher pada dokumen aslinya. Cap voucher adalah
wilayah pada dokumen untuk otorisasi tanda tangan, nomer dokumen, tanggal, dan
sebagainya.
Formulir voucher sendiri tidak signifikan. Sistem voucher dapat dioperasikan tanpa
voucher yang dapat dibaca oleh manusia. Pada kasus ini, ‘voucher’ adalah entri yang
disetujui di dalam register voucher, beberapa tipe dan file komputer. Referensi untuk
dokumen, bukannya dokumen itu sendiri, disediakan di dalam register dan entri voucher
berada dalam pengendalian numerik.

Posting Hutang Dagang

Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal
jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada
saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo).
 Voucher Number

186549

Allied Service Inc.

Allied
2368 N. Service
Main St.Inc.
2368 N. Main St.39843
Solon, Michigan
Solon, Michigan 39843
168462-186
168462-186
132
The132
ABC Company
The ABC
Some Company
Place, SC 26923
Some Place, SC 26923

The First Bank

The First Bank
Someplace, SC
Someplace,
Authorized SC
Signature
Authorized Signature

Gambar 8.3 Voucher Check

Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh tempo, tidak ada pencatatan formal dan faktur yang
belum dibayarkan karena kewajiban akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur
dibukukan pada tanggal persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada.
Keuntungan cara ini adalah pada biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus
dicari atau diurutkan menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran. Secara
khusus, register voucher digunakan untuk pengendalian numerikal ketika faktur-faktur
dibukukan pada saat disetujui.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa sen cek untuk
pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien. Oleh karena itu, banyak
perusahaan menggunakan built-up voucher system. Built-up voucher system merupakan
akumulasi beberapa faktur dan pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.
Built-up voucher system sebenarnya adalah sistem hutang dagang. Setelah beberapa
faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer
voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Prosedur
built-up voucher yang baru saja dijelaskan adalah sistem akrual penuh: voucher hutang
dagang mengganti hutang dagang pada buku besar.
Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna: (1) file yang
disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh tempo untuk
pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerikal, dan (3) file
pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurutkan
menurut kode pemasok. Pada sistem manual, file ini diperoleh dan salinan voucher yang
disimpan. Pada sistem komputer, file terpisah dikelola, atau pemrosesan database akan
menghasilkan hasil yang sama tanpa memiliki tiga file yang terpisah.
Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran pada banyak organisasi
ketika pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan pengendalian
pengeluaran merupakan hal yang penting. Voucher yang sudah dibayar dapat disimpan urut
numerikal untuk memberikan dokumentasi untuk setiap jumlah yang sudah dibayar. Prosedur
seperti itu akan menyediakan pencatatan dokumentasi yang rapi dan baik dan menciptakan
pengelolaan kas yang baik.

4. Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem
sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang
relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar
deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah
contoh dan informasi sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem
sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat
karyawan, penggajian, dan histori karyawan. Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses
bisnis sumber daya manusia dengan melihat karakter dasar dari komponen sumber daya
manusia dan SAP R/3.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani
tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara termtegrasi, pada lingkungan online. Data
sumber daya manusia tersedia segera bagi orang yang telah memiliki otorisasi untuk
menggunakan semua data sumber daya manusia secara online. Komponen sumber daya
manusia dapat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara terintegrasi dengan modul
yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan
pabrik.
SAP R/3 terdiri dan dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel
(HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data
kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan
alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi
diwakili dengan hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit
organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-
child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate relationship). Suatu unit
dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan
oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan invidual yang ditugaskan.
Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi
perencanaan karier, dan perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan
pada modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi
waktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran. Modul ini biasanya
diimplementasikan pada perusahaan pemanufakturan atau jasa dimana karyawan bekerja
dengan shift dan memonitor kehadiran adalah operasi manajemen yang kritis. Komponen ini
dapat diimplementasikan dengan menggunakan pencatatan waktu positif atau negatif.
Pencatatan waktu negatif tidak begitu kompleks karena hanya perkecualian saja yang perlu
dicatat. Pada pencatatan waktu positif, semua informasi kehadiran dan ketidakhadiran harus
dimasukkan. Cara ini memerlukan suatu sistem, misal kartu pencatat waktu atau kartu
elektronik, untuk mencatat informasi yang diperlukan.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi
akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat
berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe
data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan karakteristik penting dan sistem ERP
seperti SAP R/3.
Komponen biaya perjalanan dan HR-PA digunakan untuk memproses biaya
karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke
rekening karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses rekrutmen. Modul dapat
melacak pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang dipertimbangkan untuk mengisi
tempat yang kosong itu. Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat
diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA. Modul ini dapat mencatat
detail pelamar dan kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini
dapat menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar, seperti
iklan di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia mengevaluasi
efisiensi dan metode rekrutmen yang berbeda.

Struktur Data SDM

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur
data sumber daya manusia terdiri dan tiga elemen:
 Data master sumber daya manusia
 Organisasi data sumber daya manusia
 Tujuan sumber daya manusia

Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada
record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimaapun, record master
sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh,
perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi. Seperti
contoh yang diilustrasikan, sistem informasi sumber daya manusia difokuskan pada
pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi.

Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah
suatu segmen. Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan
karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia.
Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya.
SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem
tunjangan dan berbagai negara. Cetak biru infotype ini dimasukkan dalam implementasi
sumber daya manusia, jika diperlukan.
 Infotype akan berubah terus dan biasanya penting untuk tetap menggunakan versi
lama sebagai cara untuk melacak perubahan pada pengelolaan sumber daya manusia dan
pencatatan personel. Validitas data ditentukan untuk setiap infotype agar infotype tetap unik
dan untuk mencegah penulisan ulang ketika infotype diperbarui. Field data ditambahkan ke
infotype untuk mengindikasi periode tanggal awal dan akhir sebagai pertimbangan validasi
infotype. Oleh karena itu, beberapa infotype untuk objek yang sama, ada pada saat
bersamaan, tetapi hanya ada satu yang valid. Infotype yang dibatasi adalah infotype yang
melakukan validitas pada tanggal akhir.
Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga
menampilkannya. Fungsi create akan menambah satu infotype baru yang kosong dengan
default tanggal validitas dan tanggal mulai sampai dengan tanggal akhir suatu periode. Dalam
istilah R/3, akhir periode adalah 31/12/9999. Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika
sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Fungsi menyalin,
menghapusan mendaftar dapat didukung.
Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan
entri transaksi sumber daya manusia. Event personel secara khusus dirancang untuk
digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh,
event memperoleh tenaga kerja dicatat sebagai transaksi dengan memasukkan semua infotype
yang diperlukan untuk membuat karyawan yang baru. Layar input dirancang untuk
menampilkan dan menunggu masukan untuk infotype. Event “perubahan pekerjaan”
dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk
mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi. Sebagai contoh, entri untuk karyawan yang
menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung tanggal
berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika
karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dan organisasi.

Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai
identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap karyawan juga punya nomer
personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem informasi. Kode untuk objek
pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan merupakan deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan
tidak identik dengan posisi sesungguhnya dalam organisasi sumber daya manusia. Kode
untuk objek kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu
pekerjaan, seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kemampuan. Kode untuk unit
organisasi adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dan organisasi,
seperti departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Suatu posisi adalah
pekerjaan yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap unit organisasi terdiri dan satu
atau lebth posisi. Setiap posisi memiliki pekerjaan tertentu dan memiliki satu atau lebih
kualifikasi jika ini diperlukan untuk mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut. Kode untuk objek
pusat biaya adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan
biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan ke
pusat biaya.
Berikut ini merupakan ilustrasi penggunaan objek sumber daya manusia. Unit
organisasi departemen pemasaran memiliki lima posisi. Setiap posisi punya deskripsi
pekerjaan. Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer, satu posisi supervisor, dan tiga
posisi penjual. Sebagai tambahan, posisi manajer dikualifikasikan dengan kualifikasi
“memiliki kemampuan berbahasa Jepang” karena departemen pemasaran sering melakukan
koresponden dengan kantor cabang orang Jepang.

Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan
prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak
untuk gaji; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian
sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum
dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang di5engaja dalam mengelola pencatatan
yang memadai. Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung
jawab analis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Gambar 8.4 mengilustrasikan flowchart dokumen proses penggajian. Karakteristik
utama dan ilustrasi mi adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini.

Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua
potongan dan pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan
karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dan pembayaran, harus
diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi
penyiapan gaji.
Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan
laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada perusahaan
pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly employee), dicatat
kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pada akhir periode
pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukkan jumlah waktu
yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu dimana ia berharap menerima gaji.
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu
pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan
laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dan produksi. Laporan ringkasan waktu kerja
menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan kemudian
melanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen penggajian.
Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam
seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi
akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dan supervisor untuk memulai
proses penggajian. jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran (lihat Gambar
8.4).

Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dan penyiapan data
input yang digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dart data personel. Data
personel diterima dan kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu.
Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor
dikurangi dengan potongan-potongan dan pembayaran). Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran
kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian
dikirimkan ke hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian.
Beberapa karakteristik lain untuk diperhatikan pada Gambar 8.4 adalah:
 Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi.
 Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
 Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan pembayaran
independen dan personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji. Personel kantor,
 departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses ke slip
gaji yang dikeluarkan.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan,
seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji.
Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya.
File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam
pemrosesan, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis
merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Social Security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan
penggajian Federal Insurance Contribution Ac (F.I.C.A) menetapkan bahwa karyawan akan
memperoleh kentribusi dana yang sama untuk usia tua, keselamatan, cacat, dan tunjangan
asuransi rumah sakit untuk setiap individu dan keluarganya. Kontribusi didasarkan pada tarif
pajak yang dibebankan pada gaji kotornya. Perusahaan melakukan potongan untuk pajak
F.I.C.A dan setiap gaji karyawan setiap periodenya. Perusahaan akan mencocokkan
potongan-potongan tersebut dan membayarkannya ke pemerintah.
Federal Social Security Act dan Federal Unemployment Tax Act menyediakan
perencanaan asuransi untuk pengangguran. Perusahaan dengan karyawan yang dilindungi,
dipekerjakan dalam setiap 20 minggu selama tahun kalender. Pembayaran ke pemerintah
federal dilakukan secara kuartalan. Tunjangan pengangguran disediakan oleh sistem yang
dibuat oleh negara bagian masing-masing. Pendapatan dan pemerintah federal di bawah
Undang-undang digunakan untuk menutup biaya administrasi negara bagian dan perencanaan
pengangguran federal, sama juga untuk menyediakan tambahan tunjangan bagi
pengangguran.
Kompensasi pengangguran tidak sama untuk semua negara bagian (Amerika
Serikat), tetapi semua negara bagian berpartisipasi dalam program asuransi pengangguran
negara bagian federal. Aturan federal ini diterapkan untuk semua perusahaan untuk satu atau
lebih karyawan. Pembayaran pajak biasanya diperlukan pada atau sebelum tanggal akhir
bulan mengikuti setiap kuartal kalender. Banyak negara bagian memiliki perencanaan tarif
manfaat yang mengizinkan pengurangan dalam tarif pajak untuk perusahaan yang membuat
pencatatan yang tetap.
Pajak penghasilan federal untuk upah individual dikumpulkan dalam periode dimana
upah dibayarkan. Dengan sistem “bayar saat pulang” perusahaan perlu menahan bagian dari
laba karyawannya. Jumlah yang ditahan tergantung pada jumlah laba dan jumlah pembebasan
yang disetujui oleh karyawan. Sertifikat pembebasan jumlah yang ditahan harus disiapkan
untuk setiap karyawan. Sertifikat akan menyatakan jumlah pembebasan yang menjadi hak
karyawan. Sertifikat ini tetap untuk perusahaan, yang menghitung jumlah pajak yang ditahan.
Regulasi yang sekarang menggunakan sistem bertingkat untuk tunjangan pajak yang ditahan
sehingga jumlahnya diperkirakan akan sama dengan tarif yang digunakan dalam
penghitungan kewajiban pajak individual pada akhir tahun.
Perusahaan melaksanakan bisnis antar negara bagian yang diperlukan oleh Federal
Fair Labor Standard Act (yang juga dikenal dengan Wages and Hours Law), untuk
membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum satu atau satu setengah dan tarif
reguler untuk jam kerja yang melebihi 40 jam dalam seminggu. Banyak perusahaan juga
membayar kelebihan jam untuk jam kerja malam dan untuk yang bekerja pada hari Minggu
atau hari libur.
Perusahaan harus memperhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua
karyawan. Perbedaan tampak antara karyawan dengan kontraktor independen. Akuntan
publik, arsitek, pengacara dan orang lain yang memberikan jasa ke suatu perusahaan dengan
fee, tetapi tidak dikendalikan atau diatur oleh klien, adalah bukan karyawan. Mereka adalah
kontraktor independen dan jumlah yang dibayarkan kepada mereka tidak dikenai pajak.
Pada akhir setiap kuartal, perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari
Form 941 atau 9841A dan membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pajak telah
didepositkan semuanya, tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan
untuk menutup laba yang ditahan dan pajak F.I.C.A untuk semua karyawan.
Pada atau sebelum tanggal 31 Januari, setiap perusahaan perlu memberikan ke setiap
karyawan Form W-2 Wage and Tax Statement yang telah lengkap. Perusahaan perlu
melanjutkan tembusan formulir W-2 dengan Form W-3 pada atau sebelum 28 Februari ke
pemerintah. Demikian juga pada atau sebelum 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form
940 (Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return).
Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah USA mengenai
penggajian ada pada publikasi Circular E Employers Tax Guide yang ada pada Department
of Treasury Internal Revenue Service. Publikasi ini berisi semua informasi terakhir mengenai
Undang-undang terbaru dan informasi rinci yang diperlukan oleh perusahaan. Publikasi ini
juga menjelaskan bagaimana mengisi semua formulir dan laporan yang diperlukan,
bagaimana menghitung pajak dan bagaimana dan kapan melakukan deposit dan pembayaran,
dan juga disediakan tabel pajak. Suatu perusahaan yang tidak memiliki publikasi tersebut
atau akses ke informasi tersebut, cepat atau lambat akan membuat kesalahan pada prosedur
penggajian dan akan dikenai biaya peneliti.
Gambar 8.5 berisi jadwal batas akhir yang berkaitan dengan penggajian yang
mengilustrasikan beberapa proses dan informasi yang biasanya harus disediakan pada sistem
penggajian.
Tanggal Kejadian
31 Januari Form 32 (Wage and Tax Statement) diberikan ke karyawan
31 Januari Form 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return)
dibayarkan untuk kuartalan pada awal tahun kalender.
31 Januari Form 1099-Misc. (US Information Return fot Recipients of
Miscellaneous Income) diberikan ke konsultan dan
dibayarakan langsung.
28 Februari Form W-3 (Transmittal of Wage and Tax Statements)
dibayar dengan Copy A untuk setiap Form W-2; Form 1096
(Transmittal) untuk setiap 1099-Misc.
28 Februari Salinan Form 1096 dibayar dengan State Copy dari Form
1099-Misc.
15 Maret File Form 1120 atau 1120-S (Federal Corporate Income
Tax Return untuk tahun kalender).
30 April Form 941 dibayarkan kuartal pertama
31 Juli Form 941 dibayarkan kuartal kedua
31 Oktober Form 941 dibayarkan kuartal ketiga
Gambar 8.5 Contoh Tabel Waktu Kejadian Penggajian

Rangkuman
Proses bisnis prokuremen meliputi aktivitas sebagai berikut: menentukan kebutuhan,
memilih sumber daya, permintaan untuk quotation, memilih pemasok, membuat pesanan
pembelian, penerimaan barang, verifikasi faktur dan pembayaran kepada pemasok. Sistem
ERP memiliki kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah besar informasi yang
berkaitan dengan proses bisnis pengeluaran. Bab ini memberikan tinjauan mengenai
penyimpanan dan pemrosesan data dalam proses bisnis prokuremen dengan SAP R/3.
Pengendalian siklus transaksi pada proses bisnis prokuremen meliputi pemisahan fungsi-
fungsi sebagai berikut: permintaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, hutang dagang
dan buku besar. Prosedur pemilihan pemasok merupakan faktor yang penting dalam sistem
aplikasi pembelian secara keseluruhan.
Proses bisnis pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan pengeluaran cek
seperti halnya pengeluaran kas sesungguhnya. Pengendalian siklus transaksi pada proses
bisnis pengeluaran kas meliputi penggunaan sistem voucher untuk mendukung penarikan cek,
pemisahan fungsi yang menyetujui dengan yang melakukan pembayaran, dan rekonsiliasi
bank secara independen. Desain proses bisnis pengeluaran kas meliputi pemisahan fungsi-
fungsi berikut: pengeluaran kas, hutang dagang, pencatatan biaya, dan buku besar.
Proses bisnis sumber daya manusia merupakan sistem informasi yang memproses
informasi sumber daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk
memulai dan mengelola informasi mengenai struktur organisasi, pemrosesan data karyawan
seperti alamat karyawan, penggajian, dan data histori karyawan. Pengendalian siklus
transaksi pada proses bisnis pengeluaran meliputi pemisahan fungsi-fungsi berikut: personel
(karyawan), pencatat waktu, akuntansi penggajian, dan buku besar.