3.

Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana
imprest kas kecil.
Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Secara
periodik, dana imprest diisi; pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen, diperiksa dan
disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama dengan
jumlah yang telah ditentukan. Pemeriksaan terpisah imprest juga digunakan untuk mengelola
gaji dan kategori biaya lainnya, seperti pembayaran dividen.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan
pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.
================================NEXT=============================
Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Seperti yang telah diilustrasikan dalam power point, dokumen-dokumen itu
adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada
tanggal jatuh tempo faktur.
Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah
yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainya. Cek voucher disiapkan untuk setiap
voucher. Cek voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher
diposting ke buku besar hutang dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan
voucher mencakup pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit
organisasional yang diidentifikasi dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan
voucher disetujui dan dilanjutkan ke departemen pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan
ke buku besar.

Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek
voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher dicap dan disimpan urut
nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari
kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. Control total dan
jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang diterima
dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total
dilanjutkan ke buku besar.
================================NEXT=============================
Buku Besar
Ayat journal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total disimpan
menurut tanggal.

Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dan bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas.
================================NEXT=============================
Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian
sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang
menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi
dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher,
menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau
memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa
prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem.
Hutang dagang pada umumnya berkaitan dengan rekening perdagangan, dimana
sistem voucher hutang dagang meliputi semua pengeluaran, termasuk rekening perdagangan,
penggajian, pengeluaran modal, dan sebagainya. Pada sistem voucher hutang dagang,
rekening individual untuk kreditur tidak perlu disimpan. Sistem voucher mengelola register
voucher atau, alternatif lain, file paket voucher dalam numerik atau urutan yang lain. Banyak
file voucher hutang dagang dikelola pada banyak sistem karena informasi hutang dagang
penting untuk perencanaan keuangan jangka pendek.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk,
dan formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check / yang bisa
dilihat contohnya dalam power point. Suatu voucher menunjukkan nama, alamat pemasok,
deskripsi faktur, total atau jumlah bersih jatuh tempo, dan rekening yang akan dibebankan
(distribusi). Pada aplikasi komputer, banyak dokumen dimasukkan dalam voucher dengan
dikodekan dan diproses dengan komputer. Sistem voucher diimplementasikan dengan cap
pada faktur atau pesanan pembelian dengan cap voucher dan pendokumentasian voucher
pada dokumen aslinya. Cap voucher adalah wilayah pada dokumen untuk otorisasi tanda
tangan, nomer dokumen, tanggal, dan sebagainya.
================================NEXT=============================
Posting Hutang Dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal
jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada
saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo).
Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh tempo, tidak ada pencatatan formal dan faktur yang
belum dibayarkan karena kewajiban akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur
dibukukan pada tanggal persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada.
Keuntungan cara ini adalah pada biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus
dicari atau diurutkan menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran. Secara
khusus, register voucher digunakan untuk pengendalian numerikal ketika faktur-faktur
dibukukan pada saat disetujui.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok yang sama, pada periode yang sama, akan menghasilkan beberapa seri cek untuk
pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien. Oleh karena itu, banyak
perusahaan menggunakan built-up voucher system. Built-up voucher system merupakan
akumulasi beberapa faktur dan pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.
Prosedur built-up voucher dalam sistem akrual penuh adalah setelah beberapa faktur
disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer voucher.
Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Jadi, built-up voucher
sistem ini sebenernya adalah sistem hutang dagang.
Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna: (1) file yang
disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh tempo untuk
pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerikal, dan (3) file
pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurutkan
menurut kode pemasok.
================================NEXT=============================
4. Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia
 Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Sistem
sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi yang
relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar
deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah
contoh dan informasi sumber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem
sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat
karyawan, penggajian, dan histori karyawan.
================================NEXT=============================
Pemrosesan SDM pada SAP R/3
SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel
(HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data
kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan
alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi
diwakili dengan hierarki administratif dimana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit
organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-
child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate relationship). Suatu unit
dapat berupa suatu cabang, departemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan
oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan invidual yang ditugaskan.
Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi
perencanaan karier, dan perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan
pada modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi
waktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran. Modul ini biasanya
diimplementasikan pada perusahaan pemanufakturan atau jasa dimana karyawan bekerja
dengan shift dan memonitor kehadiran adalah operasi manajemen yang kritis.
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi
akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode
pembayaran. Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat
berdasarkan variasi tipe penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe
data yang telah didefinisikan merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP
R/3.
Komponen biaya perjalanan dan HR-PA digunakan untuk memproses biaya
karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke
rekening karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses rekrutmen. Modul dapat
melacak pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang dipertimbangkan untuk mengisi
tempat yang kosong itu. Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat
diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA. Modul ini dapat mencatat
detail pelamar dan kemajuan yang telah dibuat dengan memproses lamarannya. Modul ini
dapat menghubungkan pelamar dengan sumber yang menyebabkan mereka melamar, seperti
iklan di surat kabar. Hal ini memungkinkan manajer sumber daya manusia mengevaluasi
efisiensi dan metode rekrutmen yang berbeda.
================================NEXT=============================
Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur
data sumber daya manusia terdiri dan tiga elemen:
 Data master sumber daya manusia
 Organisasi data sumber daya manusia
 Objek sumber daya manusia

Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada
record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master
sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh,
perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi. Seperti
contoh yang diilustrasikan, sistem informasi sumber daya manusia difokuskan pada
pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi.

Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Data personel karyawan, data pembayaran
karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum
dalam sumber daya manusia. Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan
dapat didefinisikan seperlunya. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk
sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai negara.
 Infotype akan berubah terus dan biasanya penting untuk tetap menggunakan versi
lama sebagai cara untuk melacak perubahan pada pengelolaan sumber daya manusia dan
pencatatan personel. Validitas data ditentukan untuk setiap infotype agar infotype tetap unik
dan untuk mencegah penulisan ulang ketika infotype diperbarui. Field data ditambahkan ke
infotype untuk mengindikasi periode tanggal awal dan akhir sebagai pertimbangan validasi
infotype. Infotype yang dibatasi adalah infotype yang melakukan validitas pada tanggal
akhir.
Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan
entri transaksi sumber daya manusia. Event personel secara khusus dirancang untuk
digunakan di dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh,
event memperoleh tenaga kerja dicatat sebagai transaksi dengan memasukkan semua infotype
yang diperlukan untuk membuat karyawan yang baru. Layar input dirancang untuk
menampilkan dan menunggu masukan untuk infotype. Event “perubahan pekerjaan”
dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk
mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi. Sebagai contoh, entri untuk karyawan yang
menikah akan memerlukan lebih banyak informasi. Sistem juga menghitung tanggal
berakhirnya periode percobaan karyawan baru. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika
karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dan organisasi.

Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai
identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap karyawan juga punya nomer
personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem informasi. Kode untuk objek
pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan merupakan deskripsi yang umum. Kode untuk objek
kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan,
seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kemampuan. Kode untuk unit organisasi
adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dan organisasi, seperti
departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Suatu posisi adalah pekerjaan
yang diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap unit organisasi terdiri dari satu atau lebih
posisi. Setiap posisi memiliki pekerjaan tertentu dan memiliki satu atau lebih kualifikasi jika
ini diperlukan untuk mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut. Kode untuk objek pusat biaya
adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber
daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan ke pusat biaya.
================================NEXT=============================
5. Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian
Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tarif berubah
secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara
konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.
================================NEXT=============================
Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua
potongan dan pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan
karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dan pembayaran, harus
diotorisasi oleh personel kantor.
================================NEXT=============================
Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan
laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada perusahaan
pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly employee), dicatat
kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pada akhir periode
pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukkan jumlah waktu
yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu dimana ia berharap menerima gaji.
Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu
pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan
laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan waktu kerja
menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan kemudian
melanjutkan kartu pencatat waktu ke departemen penggajian.
Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam
seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi
akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dan supervisor untuk memulai
proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.
================================NEXT=============================
Penggajian
 Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Penyiapan gaji independen dan penyiapan data input yang
digunakan sebagai dasar membayar-laporan kehadiran dan data personel. Data personel
diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register
penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi
dengan potongan-potongan dan pembayaran). Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk
ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirimkan ke
hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian.
Beberapa karakteristik lain untuk diperhatikan adalah:
 Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji dapat
memudahkan rekonsiliasi.
 Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
 Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan pembayaran
independen dari personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji. Personel kantor,
departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses ke slip
gaji yang dikeluarkan.
================================NEXT=============================
Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan,
seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji.
Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya.
File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam
pemrosesan, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis
merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.
Gambar 8.5 berisi jadwal batas akhir yang berkaitan dengan penggajian yang
mengilustrasikan beberapa proses dan informasi yang biasanya harus disediakan pada sistem
penggajian.
Gambar 8.5 tentu saja bukan berbasis di Indonesia, tetapi negara federal.
Pembayaran ke pemerintah federal dilakukan secara kuartalan. Pada akhir setiap kuartal,
perusahaan perlu menyimpan pengembalian kuartalan dari Form 941 atau 9841A dan
membayar saldo pajak yang belum didepositkan. Jika pajak telah didepositkan semuanya,
tambahan 10 hari masih diperbolehkan. Pengembalian ini digunakan untuk menutup laba
yang ditahan dan pajak F.I.C.A (Federal Insurance Contribution Act) untuk semua karyawan.
 Pada atau sebelum tanggal 31 Januari, setiap perusahaan perlu memberikan ke setiap
karyawan Form W-2 Wage and Tax Statement yang telah lengkap. Perusahaan perlu
melanjutkan tembusan formulir W-2 dengan Form W-3 pada atau sebelum 28 Februari ke
pemerintah. Demikian juga pada atau sebelum 31 Januari perusahaan harus menyimpan Form
940 (Employer’s Annual Federal Unemployment Tax Return).