BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dunia globalisasi tengah dilanda musibah penyebar Covid-19 dimana –

mana.coronavirus disease 2019 (Covid-19) merupakan penyakit menular yang disebabkan
oleh SARS-CoV-2, salah satu jenis coronavirus. Penyakit ini mengakibatkan pandemi
coronavirus 2019-2020. Wabah Covid-19 pertama kali dideteksi di kota Wuhan, Provinsi
Hubei,Tiongkok pada Desember 2019, dan ditetapkan sebagai pandemi oleh Organisasi
Kesehatan Dunia(WHO) pada bulan maret 2020.Penyebaran covid-19 yang sangat
berbahaya sehingga untuk menghindari dan memutuskan penyebarannya maka semua
orang diperintahkan untuk tetap di rumah saja. Namun manusia dituntut untuk tetap
mempertahankan hidup dalam keadaan apapun, sehingga untuk tetap bertahan hidup yang
layak maka manusia harus lebih kreatif dan inovatif dalam menghadapi pandemi Covid-19
seperti sekarang ini. Oleh karena itu setiap negara ditantang untuk tetap mempertahankan
eksistensisnya dan tetap mengutamakan kehidupan masyarakatnya sehingga negara dan
pemerintah daerah harus terus bekerja untuk melayani rakyatnya, tak terkecuali Indonesia,
sehingga untuk mengatur dan sebagai panutan bekerja presiden mengeluarkan peraturan
pada pelayanan pemerintah Indonesia di tengah covid-19 semua aparat pemerintah
maupun masyarakat umumnya diharapkan bekerja dari rumah untuk menghindari
penyebaran covid-19. Oleh karena itu aparat pemerintah dituntut untuk tetap melayani
masyakat dengan keadaan seperti ini agar memenuhi bunyi Undang - Undang No. 342
Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah dan Undang – Undang No. 33 Tahun 2004
tentang Perimbangan Keuangan Pusat dan Daerah, memberi kewenangan kepada Daerah/
Kota Kabupaten untuk mengurus dan memajukan daerah sendiri.
Sehingga sesuai berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Kabupaten Timor
Tengah Utara Nomor 15 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Timor
Tengah Utara yang merupakan salah satu pelayanan publik yang berkewajiban melayani
warga atas hak kepemilikan beberapa dokumen administrasi negara. Pelayanan adalah
suatu kegiatan yang terjadi dalam sebuah interaksi sangat berkaitan dengan antara
seseorang yang bertindak sebagai pelayan dan seseorang yang bertindak sebagai

1
 pelanggan dan akan selalu memberi kepuasan pelanggan dengan tetap memperhatikan
protokol kesehatan.
Dokumen administrasi negara yang wajib dimiliki warga negara berupa Kartu Keluarga,
Kartu Tanda Kependudukan(KTP), Akta Lahir, Akta Nikah, dan Akta Kematian sehingga
sangat menuntut pelayanan yang efisien agar terjadinya kepuasan pelayanan masyarakat
yang diharapkan di tengah pandemi covid-19 ini. Dalam program magang ini penulis
membahas mengenai “Sistem pelayanan Administrasi Kependudukan dalam penerbitan
Kartu Keluarga di tengah pandemi covid-19” pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten TTU.

1.2 Manfaat Magang

Bagaimana sistem pelayanan administrasi kependudukan dalam pembuatan Kartu Keluarga

1. Faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi pembuatan Kartu Keluarga

1.3 Tujuan Magang

1. Memperoleh pengalaman kerja sebelum memasuki dunia kerja sesuai dengan teori
yang diperoleh di dunia pendidikan
2. Mampu menerapkan ilmu yang diperoleh pada dunia pendidikan di lapangan kerja

2
 BAB II

TINJAUAN UMUM PERMASALAHAN

2.1 Tinjaun Umum Instansi

2.1.1 Lokasi Magang
Lokasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. TTU

2.1.2 Kedudukan, Tugas, Dan Fungsi Perangkat Daerah.

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara dibentuk
berdasarkan Peraturan Pemerintah Daerah Kabupaten Timor Tengah Utara Nomor 15 Tahun
2017 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara.

Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara
berdasarkan Surat menteri Dalam Negeri Tanggal 21 September 2016 Nomor :
061/9.934/DUKCAPIL, perihal : Mekanisme Pengisian Jabatan Pejabat Tinggi Pratama,
Administrasi dan Pengawas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Provinsi/Kabupaten/Kota
serta penyusaian terhadap Peraturan Bupati Timor Tengah Utara Nomor 55 Tahun 2016
tentang Kedudukan , Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara sebagai berikut :

a. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara adalah unsur
Pelaksana Teknis Pemerintah Daerah di bidang Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan
Sipil Berdasarkan Asas Otonomi dan Tugas Pembantuan
b. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara dipimpin
oleh Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada
Bupati Timor Tengah Utara melalui Sekretaris Daerah Kabupaten Timor Tengah
Utara
c. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor
Tengah Utara mempunyai Tugas:

Dalam melaksanakan tugasnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor
Tengah Utara mempunyai Fungsi:
3
 1. Perumusan Kebijakan Bidang Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil;
2. Pelaksanaan kebijakan Bidang Administrasi Kependudukan dan Catatan Sipil;
3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang Administrasi Kependudukan dan Catatan
Sipil;
4. Pelaksanaan Administrasi Dinas;
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan
fungsinya.

2.1.3 Visi Dukcapil Kabupaten TTU

Visi dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten TTU adalah
“Terwujudnya kepemilikan dokumen kependudukan dan catatan sipil masyarakat timor
tengah utara yang benar, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan dengan
memberdayakan sumber daya manusia dan sarana / prasarana secara efektif dan
efisien”.

2.1.4 Misi Dukcapil TTU

Misi dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten TTU adalah :
1. Meningkatkan pelayanan di bidang administrasi kependudukan dan pencatatn sipil yang
cepat, akurat, mudah dan transparan serta akuntabel;
2. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya kependudukan dokumen dan
pencatatan Sipil melalui sosialisasi kebijakan kependudukan;
3. Meningkatkan pengelolaan data base kependudukan dan pencatatan sipil melalui
optimalisasi SIAK.

2.1.5 Susunan Organisasi

Sebagai mana telah ditetapkan dalam Peraturan Kabupaten Timor Tengah Utara Nomor
15 Tahun 2017 tanggal 27 Februari 2017, tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil terdiri dari :
1. Kepala Dinas;
2. Sekretariat;
3. Bidang Pendaftaran Pendudukan;
4. Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil;
5. Bidang PIAK dan Pemanfaatan Data;

4
 Teknis Pelaksanaan tugas masing-masing dari Sekretariat dan bidang-bidang dipimpin oleh
seorang sekretaris dan Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung
kepada Kepala Dinas, dengan bidang keahliannya sesuai peraturan dan perundang-undangan
yang berlaku.

Adapun tugas pokok masing-masing adalah :

1) Kepala Dinas
Kepala Dinas mempunyai tugas :
a. Memimpin Dinas, menyusun kebijaksanaan, merumuskan sasaran,
merencanakan program /kegiatan, mengorganisasikan pelaksanaan program
/kegiatan, mengendalikan, mengarahkan, membina, mengevaluasi dan
melaporkan penyelenggaraan program kegiatan dalam urusan pemerintah
dalam bidang adminstrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang menjadi
kewenangan daerah serta melaksanakan tugas pembantuan agar terlaksana
dengan baik, efektif dan efisien serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
b. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
bidang tugasnya.
2) Sekretariat
Sekretaris mempunyai tugas :
a. Mengkoordinasikan penyusunan rencana operasional sekretariat, membagi
tugas, memberi petunjuk, mengatur, membina, mengarahkan, mengevaluasi,
dan melaporkan pelaksanaan kegiatan kesekretariatan dalam mengendalikan
perencanaan dan evaluasi, urusan umum dan kepegawaian serta pengelolaan
keuangan dan aset dinas;
b. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
bidang tugasnya.
3) Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk
Bidang pelayanan Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas :
a. Merencanakan, membagi tugas, memberi petunjuk, mengatur, membina,
mengarahkan, mengevaluasi dan melaporkan penyelenggaraan program dan
kegiatan pelayanan pendaftaran pendududuk yang meliputi pendaftaran
pendududk, pindah datang dan keluar penduduk serta identitas penduduk.
b. Melakasanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
bidang tugasnya.

5
 Bidang pendaftaran penduduk dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang
berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas Kependududkan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara.

Bidang Pendaftaran Penduduk mempunyai fungsi :

a. Menyusun rencana program dan kegiatan bidang pelayanan

pendaftaran penduduk;
b. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja
bawahan agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas;
c. Menyediakan bahan, data dan informasi serta kajian dan kebijakan
bidang pelayanan pendaftaran penduduk;
d. Melaksanakan program dan kegiatan pendataan penduduk, pindah
datang dan keluar penduduk serta identitas penduduk;
e. Melaksanakan penerbitan dokumen pendaftaran penduduk;
f. Melaksanakan pendokumentasian hasil pelayanan pendaftaran
penduduk;
g. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi program dan
kegiatan;
h. Mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan;
i. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas;
j. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas yang
terkait dengan bidang tugasnya.
4) Bidang Pencatatan Sipil
Bidang Catatan Sipil mempunyai tugas :
a. Merencanakan, membagi tugas, petunjuk, mengatur, membina, menagarahakan,
mengevaluasi dan melaporkan penyelenggaraan program dan kegiatan
peningkatan pelayanan pencatatan sipil yang meliputi, pencatatan kelahiran,
pencatatan perkawinan dan perceraian serta pencatatan perubahan status anak,
kewarganegaraan dan kematian.
b. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh seorang kepala bidang yang
berada dibawah dan bertangggungjawab kepada Kepala Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara.
Bidang Pencatatan Sipil mempunyai fungsi :
 Menyusun rencana program dan kegiatan bidang pencatatan sipil;

6
  Membagi Tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan
agar tercapainya efektifitas pelaksanaan tugas;
 Menyediakan bahan, data dan informasi serta kajian dan kebijakan bidang
pelayanan pencatatan sipil;
 Melakasanakan program dan kegiatan pelayanan pencatatan sipil;
 Melaksanakan kegiatan monitoring dan evalusasi program dan kegiatan
pelayanan pencatatan sipil;
 Mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan;
 Menyampaiakn laporan pelaksanaan tugas kepada atasan;
 Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
5) Kepala Bidang PIAK dan Pemanfaatan Data
Bidang Pengelolah Informasi Administrasi Kependudukan dan Pemanfaatana data
mempunyai tugas :
a. Merencanakan membagi tugas, memberi petunjuk, mengatur, membina,
mengarahkan, mengevaluasi dan melaporkan penyelenggaraan program dan
kegiatan informasi administrasi kependudukan dan pemanfaatan data yang
meliputi sistem informasi kependudukan dan pemanfaatan data yang meliputi
sistem informasi kependudukan, pengelolaan dan penyajian data
kependudukan serta kerjasama dan inovasi pelayanan
b. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang
tugasnya

Bidang pengelolaan informasi administrasi kependudukan dan pemanfaatan

data mempunyai fungsi :

 Menyususn rencana program dan kegitan bidang PIAK dan

pemanfaatan Data;
 Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan
agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas;
 Menyediakan bahan, data, dan informasi kependudukan dan
pemanfaatan data;
 Melaksanakan pembinaaan dan pengelolaan informasi administrasi
kependudukan, pemanfaatan data serta inovasi pelayanan administrasi
kependudukan;

7
  Melaksanakan program dan kegiatan bidang pengelolaan informasi
administrasi kependudukan dan pemanfaatan data;
 Mengevaluasi dan menilai kinerja bawahan;
 Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan;
 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.

2.1.6 Sumber Daya Aparatur

Sebagai salah satu kekuatan pendukung keberhasilan dalam melaksanakan kinerja,

Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Timor Tengah Utara memiliki pegawai
PNS 57 orang tenaga Honorer operator, 1 orang PTT tenaga Sopir dan 2 orang PTT tenaga
cleaning service sehingga total keseluruhan sebanyak ... orang petugas pemerintah. Bentuk
kekuatan dimaksud dapat dilihat dari rincian berdasarkan beberapa
dimensi/kekuatansebagai berikut :

a. Jumlah Pegawai berdasarkan Tingkat Pendidikan

Tabel 1

No Tingkat Pendidikan Jumlah (orang) Keterangan

I PNS 22
1 Pasca Sarjana / S2 1
2 Sarjana / S1 16
3 Sarjana Muda ...
4 SLTA 5
5 SLTP -
6 SD -
II PTT 60
1 Pasca Sarjana / S2 -
2 Sarjana / S1 24
3 Sarjana Muda 3
4 SLTA 33

8
 b. Jumlah pegawai berdasarkan Pangkat / Golongan
Tabel 2

No Pangkat / Golongan Jumlah(Orang) Persentase Keterangan

1 Pembina Utama Muda -
(IV/c)
2 Pembina Tk.I (IV/b) -
3 Pembina (IV/a) 3 14%
4 Penata Tk.I III/d 9 42%
5 Penata III/c 3 14%
6 Penata Muda Tk.I. III/b 2 10%
7 Penata Muda II/a - -
8 Penagatur Tk. II/a 2 10%
9 Pengatur II/c 2 10%
10 Pengatur Muda Tk. I - -
II/b
11 Pengatur Muda II / a - -
Jumlah 21

2.1.7 Jumlah Pegawai Berdasarkan Jabatan / Golongan

Tabel 3

No Pangkat / Golongan Jumlah(Orang) Persentase Keterangan

1 IV 3 14%
2 III 14 67%
3 II 4 19%
4 I -

9
 2.1.8 Jadwal Kerja Kepegawaian

Tabel 4

HARI PUKUL KETERANGAN

07.15 – 08.00 Kehadiran pegawai dan
persiapan pelayanan

08.00 – 12.00 Jam Kerja

Senin s/d Kamis 12.00 – 13.00 Makan siang

13.00 – 14.00 Jam Kerja

14.00 – 15.00 Penyusunan kearsipan

dan waktu pulang
07.15 – 08.00 Kehadiran pegawai dan
persiapan pelayanan
Jumat
08.00 – 12.30 Jam kerja

2.2 Aktivitas Magang

Magang merupakan mata kuliah wajib yang harus diprogram oleh mahasiswa
Universitas Timor umumnya terutama Program Studi manajemen Khususnya. Dengan
adanya mata kuliah magang mahasiswa diberi kesempatan untuk belajar mengetahui
bagaiamana sesungguhnya dunia kerja itu sendiri dan mendapatkan pengalaman serta
menciptakan kreatifitas mahasiswa itu sendiri guna belajar menerapkan teori
pembelejaran yang didapatkan di bangku pendidikan. Untuk menyelesaikan magang
tersebut banyak proses yang telah penulis lalui, berawal dari pembekalan oleh Ketua

10
Program Studi, dua orang pemateri dari instansi – instansi yang berasal dari lokasi
Magang mahasiwa dan para Dosen Fakultas Ekonomi Dan Bisnis untuk mempersiapkan
dan membuka wawasan mahasiswa terkait situasi tempat magang yang akan didatangi.
Magang dilakukan selama 1 stengah bulan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil kab. TTU berawal dari tanggal 05 juli 2021 hingga 23 agustus 2021. Selama
melaksanakan Magang mahasiswa diwajibkan menyesuaikan diri dan mematuhi peraturan
– peraturan yanng ditetapkan pada instansi tersebut, Seperti:
1. Berpakian rapi dan sopan setiap hari senin sampai kamis serta almamater dan pada
hari jumat berpakian bebas rapi serta almamater
2. Masuk dan pulang kerja sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditentukan, dan
jika ingin meninggalkan kantor harus seizin dari pendamping lapangan
3. Menjaga nama baik instansi serta menghormati dan menghargai staff dan
pegawai.
4. Bekerja dengan selalu memperhatikan protokol kesehatan.
Aktivitas magang saya di Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten TTU
awalnya tentu proses adaptasi, dimana saya harus belajar menyesuaikan keadaan dengan
tempat magang di tengah pendemi covid-19. Kegiatan yang saya lakukan tentunya sesuai
dengan arahan pendamping lapangan yaitu saya ditempatkan di bagian bidang piak yakni
bidang kartu keluarga dimana saya mendapatkan bagian penginputan dan pencetakan
Kartu Keluarga yang saya langsung berinteraksi dengan masyarakat banyak. Seperti yang
kita ketahui bahwa Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan sebuah instansi
negara yang tidak pernah sepi dari kunjungan masyarakat yang ingin dilayani dalam
proses kepemilikan administrasi kependudukan dan dengan melakukan praktek dan
mendapatkan posisi di bagian ini sangat bersyukur karena saya dapat belajar melayani
orang dan menerima konsultasi tentang penginputan dan pencetakan Kartu Keluarga dan
kadang – kadang saya dapat melakukan kegiatan seperti menginput akte kelahiran dan
akte perkawinan, dan membantu memperlancar kegiatan proses bs atau .
Selama magang tentunya banyak hal baru yang saya dapatkan selain belajar bagaimana
mengatahui sistem pelayanan pembuatan Kartu Keluarga saya juga dapat belajar
bagaimana bersosialisasi dengan pegawai, bertuturkata dengan benar, dan membuka
wawasan untuk penelitian yang akan penulis buat nantinya.

11
 BAB III

ANALISA HASIL KEGIATAN

3.1 Sistem Pelayanan

Sistem pelayanan pembuatan Kartu Keluarga pada Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten TTU.
Kartu Keluarga merupakan Kartu Identitas Keluarga yang wajib dimilki oleh setiap
keluarga yang memuat data tentang identitas kepala keluarga, susunan, hubungan dan
jumlah anggota keluarganya.
Kartu Keluarga adalah dokumen milik Pemda Provinsi setempat oleh karena itu jika
terjadi perubahan karena Mutasi Data dan Mutasi Biodata maka dilarang mencoret,
mengubah, mengganti, menambah isi data kartu keluarga sebelum berkonsultasi dengan
kepegawaian.
1. Prosedur Pelayanan Pembuatan Kartu Keluarga
Dalam proses penerbitan Kartu Keluarga di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten TTU selama masa pandemi covid-19 Dukcapil Kab. TTU telah
menyiapkan solusi untuk tetap melayani masyarakat dengan tetap mematuhi protokol
kesehatan yakni menjaga jarak dan selalu mencuci tangan di tempat yang sudah
disediakan.
Dan proses pembuatan kartu keluarga baru harus memperhatikan syarat – syarat
sebagai berikut :
1. Kartu Keluarga Baru
Dibagi menjadi dua bagian yaitu kartu keluarga baru untuk pasangan yang sudah
sah menikah sesuai agama dan kartu keluarga baru untuk pasangan yang belum sah
menikah secara agama memliki pesyaratan sebagai berikut:
a. Kartu Keluarga baru yang sah menikah secara agama

12
 a) Mengisi formulir permohonan KK baru
b) Foto copy buku nikah atau akta nikah
c) Surat keterangan berdomisili dari kepala Lurah / desa
d) Foto copy KTP masing – masing
e) Kemudian pemohon membawa semua berkas ke dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk di proses.
b. Kartu Keluarga baru yang belum sah menikah secara agama
a) Mengisi formulir pemohonan KK baru
b) Surat keterangan berdomisili dari kepala Lurah / desa
c) Foto copy KTP masing – masing
d) Kemudian pemohon membawa semua berkas ke dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil untuk di proses.
Untuk proses kartu keluarga baru untuk yang belum sah menikah maka
yang akan menjadi kepala keluarga adalah istri dan suami akan mejadi
keluarga lain.
2. Kartu Keluarga Penambahan Anggota Keluarga baru
Dalam proses penambahan anggota keluarga baru pada Kartu Keluarga memiliki
persyaratan berikut:
a) Membawa Kartu Keluarga lama
b) Foto copy surat kelahiran dari rumah sakit atau surat permandian untuk yang
beragama katolik
Kemudian membawa persyaratan di atas ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil untuk diverifikasi dan akan diproses Kartu Keluarga yang baru.
3. Kartu Keluarga pengurangan Anggota Keluarga
Dalam proses kartu Keluarga ini dapat mengikuti persyaratan berikut:
a) Membawa kartu Keluarga lama
b) Foto copy akta kematian jika pengeluaran dikarenakan yang bersakutan
meninggal dunia
c) Surat keterangan pindah bagi yang mengurus kepindahan
Kemudian membawa semua berkas ke dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
untuk diverifikasi dan dapat di proses Kartu Keluarga yang asli
4. Kartu Keluarga Hilang atau Rusak
Proses pergantian kartu keluarga yang rusak atau hilang dapat mengikuti
persyaratan berikut:

13
 a) Surat keterangan kehilangan dari kepolisian (jika hilang)
b) Membawa Kartu Keluarga yang rusak (jika rusak)
c) Foto copy KTP kepala keluarga
Kemudian jika proses penerbitan selesai dan kartu keluarga siap ambil maka
pemohon akan mendapat konfirmasi untuk pengambilan di Kantor Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten TTU dengan tetap memperhatikan
protokol kesehatan yaitu meggunakan masker, selalu mencuci tangan di tempat yang
telah disediakan dan tetap menjaga jarak.

3.2 Analisis Sistem Pelayanan

Analisis sistem pelayanan Kartu Keluarga pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten TTU di tengah Pendemi Covid-19 selama penulis melakukan magang pada
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten TTU tengah pendemi covid-19
membantu dibagian penginputan dan pencetakan kartu keluarga yang mana penulis langsung
berinteraksi dengan masyarakat yang berkepentingan dalam proses pelayanan administrasi,
yang penulis amati dan alami bahwa banyak terjadi ketidakseimbangan antara pelayanan dan
pengetahuan masyarakat dalam proses pelayanan tersebut, dimana proses pelayanan secara
langsung dengan masyarkat sehingga proses pembuatan kartu keluarga dengan cepat dan
tepat.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten TTU telah menyiapkan solusi
untuk menyikapi protokol kesehatan dengan mengatasi pelayanan administrasi kependudukan
dengan mengarahkan masyarakan untuk memakai masker dan mencuci tangan serta menjaga
jarak. Dengan rincian pendaftaran dan pengambilan Kartu Keluarga bulan juli – agustus 2021
selama masa pendemi covid-19 sebagai berikut:

TABEL 5
Pendaftaran pencetakan Kartu Keluarga 05 juli- agustus 2021

Hari Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg

u1 u2 u3 u4 u5 u6 u7
Senin 46 KK 40 KK 62 KK 27 KK 24 KK 32 KK 35 KK
Selasa 56 KK 9 KK - 33 KK 23 KK 13 KK -
Rabu 62 KK 48 KK 42 KK 35 KK 21 KK - 12 KK
Kami 52 KK 30 KK 15 KK 31 KK 18 KK 32 KK 15 KK
s

14
 Juma 11 KK 47 KK 32 KK 19 KK 12 KK - -
t
Total 227 KK 174 KK 151 KK 145 KK 98 KK 77 KK 62 KK

Tabel 6

Pengambilan Kartu Keluarga, 05 juli – agustus 2021

Hari Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg Mingg

u1 u2 u3 u4 u5 u6 u7
Senin 36 KK 44 KK 67 KK 54 KK 33 KK 49 KK 39 KK
Selas 51 KK 36 KK - 44 KK 30 KK 13 KK -
a
Rabu 33 KK 43 KK 41 KK 38 Kk 24 KK - 35 KK
Kami 49 KK 32 KK 33 KK 41 KK 22 KK 48 KK -
s
Juma 19 KK 40 KK 19 KK 22 KK 19 KK 29 KK -
t
Total 188 KK 195 KK 160 KK 199 KK 128 139 KK 74 KK
KK

Dari tabel diatas maka dapat disimpulkan bahwa banyak frekuensi pendaftaran
KK tidak seimbang dengan frekuensi pengambilan.
3.2 Faktor – faktor yang mempengaruhi proses penerbitan Kartu Keluarga
1. Faktor Pendukung
Pelayanan merupakan proses mempermudah masyarakat dari Dukcapil
Kabupaten TTU untuk tetap melayani yang mana hal tersebut tetap mematuhi
protokol kesehatan yakni, selalu memakai masker dan menjaga jarak serta
mencuci tangan pada tempat yang sudah di sediakan oleh dinas kependudukan
dan pencatatan sipil Kab TTU
2. Faktor penghambat
a) Mobiling (mobil Keliling)
Merupakan salah satu faktor pendukung dalam proses pelayanan
administrasi kependudukan untuk mencakup pelayanan di desa – desa
sehingga memudahkan masyarak tanpa harus jauh –jauh ke kantor dinas.

15
 Namun selama di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
TTU yang saya ketahui bahwa tidak ada mobil keliling yang disediakan
oleh Dinas Kependudkan dan Pencatatan Sipil Kabupaten TTU
b) Kurangnya sosialisasi tentang syarat – syarat kepengurusan Kartu
Keluarga karena banyak pemohon yang jauh – jauh dari desa untuk
mengurus kadang tidak terlayani karena tidak mengetahui persyaratan
pencetakan atau berkas pemohon dipending atau menyebabkan
ketidaktahuan masyarakat tentang hal kepengurangan sehingga banyak
terjadi kesalahan seperti roket.
c) Kerusakan pada alat pencetakan kartu keluarga dan gangguan pada
jaringan penginputan data kartu keluarga, sehingga menghambat
pelayanan.
.

16
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN

Kegiatan magang yang telah saya lakukan selama 1 bulan lebih di Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil memperoleh manfaat sebagai berikut:

1. Dapat memperoleh pengelaman untuk mengetahui bagaimana sistem

pelayanan penginputan dan pencetakan KK yang diterapkan di
Dukcapil Kab. TTU
2. Dapat mengetahui ruang lingkup kerja Dukcapil Kab. TTU
3. Menambahkan pengelaman dan wawasan di dunia kerja
4. Faktor penghambat lebih dominan dibanding faktor pendukung

4.2 SARAN

1. Perlu adanya peningkatan mutu pelayanan administrasi kependudukan seperti

sosialisasi terhadap masyarakat terkait prosedur pelayanan.
2. Perlu adanya penambahan alat cadangan untuk pencetakankan kartu keluarga
sehingga dapat memperlancar pelayanan pada masyarakat.

17
 LAMPIRAN

Gambar Kegiatan Magang

Ket:
Penginputan dan pengajuan kartu keluarga.

Ket:
Pencetakan Kartu Keluarga

18
 Ket:
Kerja bakti

JURNAL MINGGUAN MAGANG MAHASISWA

Nama Perusahaan/Instansi : DINAS KEPENDUDUKAN DAN

PENCATATAN SIPIL KABUPATEN TTU

Jenis Pekerjaan : PELAYANA KARTU KELUARGA

Depertemen :-
Nama Penanggung Jawab : MARIA G. SALEM, SH
Nip :197103242001122004

Minggu pertama kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas magang Masalah Solusi Paraf
angga Ke kunjun
l gan
1 Senin, I 10.00-  Upacara penerimaan Bupati Upacar
05 juli 03.00 dan pelepasan TTU a
2021 mahasiswa magang berhalan pembuk
Universitas Timor gan hadir aan di
Fakultas Ekonomi dalam wakilka
dan Bisnis di aula upacara n oleh
kantor Bupati Timor pembuka sekertar
Tengah Utara. an is
 Melaporkan diri ke
Kantor dinas
kependudukan dan
encatatan sipil Timor
Tengah Utara.
2 Selas, II 08.00-  Mendengar arahan
06 juli 15.00 dari sekertaris dinas
2021 kependudukan dan
pencatatan sipil

19
 Kabupaten Timor
Tengah Utara
 Pembagian kerja dan
penulis di tempatkan
pada bagian
penginputan dan
pencetakan kartu
keluarga
 Memperkenalkan diri
kepada pegawai dinas
kependudukan dan
pencatatan sipil TTU.
3 Rabu, Iii 08.00-  Melayani kartu
07 juli 15.00 keluarga.
2021  Menginput data akte
kelahiran.
.
4 Kamis Iv 08.00-
,08 15.00  Pelayanan kartu
juli keluarga.
2021  Pengajuan akte
kelahiran dan akte
perkawinan
 Pencetakan kartu
keluarga.
5 Jumat, V 08.00-  Penginputan kartu
09 juli 12:00 keluarga.
2021  Cetak akte kelahiran
dan akte perkawinan
 Melayani kartu
keluarga

Minggu ke dua kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf
angga Ke kunjun
l gan
1 Senin, I 08.00-
12 juli 15.00  Melayani kartu
2021 keluarga
 Cetak akte kelahiran
.

2 Selasa II 08.00- . .
,13 15.00  Pencetakan kartu
keluarga

20
 juli  Penginputan kartu
2021 keluarga
3 Rabu III 08.00-  Melayani kartu
14 juli 15.00 keluarga..
2021
4 Kamis IV 08.00-  Melayani kartu
, 15 15.00 keluarga.
juli  Menginput data
2021 kartu keluarga
5 Jumat V 08.00-  Kerja bakti.
16 juli 12:00  Melayani kartu
2021 keluarga

Minggu ke tiga kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas magang Masalah Solusi Paraf
angga Ke kunjun
l gan
1 Senin I 08.00-  Penginputan kartu
19 juli 15.00 keluarga
2021  Pencetakan kartu
keluarga
2 Selasa II 08.00-  Libur idul adha
20 juli 15.00
2021
3 Rabu III 08.00-  Melayani kartu
21 15.00 keluarga
juli  penginputan data
2021 kartu keluarga.

4 Kamis IV 07.30-  melayani kartu

,22 15.00 keluarga
juli  penginputan data
2021 kartu keluarga.
5 Jumat V 08.00-  Kerja bakti di
23 juli 12.00 lingkungan dinas
2021 kependudukan
dan pencatatan
sipil
 Melayani kartu
keluarga.

Minggu ke empat kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf
angga Ke kunjun

21
 l gan
1 Senin I 08.00-  Melayani kartu
26 juli 15. 00 keluarga
2021  Penginputan data
kartu keluarga
2 Selasa II 08.00-  Pencetakan kartu
27 juli 15.00 keluarga
2021  Melayani kartu
keluarga
3 Rabu, III 08.00-  Penginputan data
28 juli 15.00 kartu keluarga
2021  Pencetakan kartu
keluarga
 Melayani kartu
keluarga.
4 Kamis IV 08.00-  Melayani kartu
,29 15.00 keluarga
juli
2021
5 Jumat, V 08.00-  Kerja bakti
30 12.00  Penginputan data
juli kartu keluarga
2021  Pengajuan kartu
keluarga

Minggu ke lima kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf

angga Ke kunjun
l gan
1 Senin, I 08.00-  Penginputan data
02 15.00 kartu keluarga
agustu  Pencetakan kartu
s 2021 keluarga
 Pelayanan karu
keluarga.
2 Selasa II 08.00-  Pencetan kartu
, 03 15.00 keluarga
agustu  Penceakan akte
s 2021 kelahiran dan akte
perkawinan.
3 Rabu, III 08.00-  Pencetakan
04 15.00 kartu keluarga
agustu  Pelayanan

22
 s2021 kartu keluarga

4 Kamis IV 08.00-  Penginputan kartu

,05 15.00 keluarga
agustu  Pencetakan kartu
s 2021 keluarga.
5 Jumat, V 08.00-  Kerja bakti di
06 12.00 sekeliling kantor
agustu dinas
s 2021 kependudukan
dan pencatatan
sipil
 Pelayanan kartu
keluarga.

Minggu ke enam kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf

angga Ke kunjun
l gan
1 Seni,9 I 08.00-  Melayani kartu
agustu 15.00 keluarga
s 2021  Penginputan kartu
keluarga
2 Selas, II 08.00-  Penginputan kartu
10 15.00 keluarga
agustu  Pencetakan kartu
s 2021 keluarga
3 Rabu, III 08.00-  Libur tahun baru
11 15.00 hijriah
agustu
s 2021
4 Kamis Iv 08.00-
,12 15.00  Melayani kartu
agustu keluarga
s 2021  Pencetakan kartu
keluarga
5 Jumat, V 08.00-  Kerja bakti
13 12.00 disekitar kantor
agustu dinas
s 2021 kependudukan
dan pencatatan
sipil

23
 Minggu ke tujuh kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf

angga Ke kunjun
l gan
1 Senin I 08.00-  Melayani kartu
16 15.00 keluarga
agustu  Pencetakan kartu
s 2021 keluarga
2 Selasa II 08.00-  HUT RI KE 76
,17 15.00
agustu
s 2021
3 Rabu, III 08.00-  Penginputan kartu
18 15.00 keluarga
agustu  Pencetakan kartu
s 2021 keluarga
4 Kamis IV 08.00-  Pelayanan kartu
, 19 15.00 keluarga
agustu  Pengajuan kartu
s 2021 keluarga

5 Jumat, IV 08.00-
20 12.00  Kerja bakti di
agustu sekeliling kantor
s 2021 Dinas
Kependudukan
Dan Pencatatan
Sipil
 Membuat papan
parkiran roda dua
dan roda empat
.

Minggu ke kedelapan kerja magang

No Hari/t Pert. Waktu Aktivitas maagang Masalah Solusi Paraf
angga Ke kunjun
l gan
1 Senin, I 08.00-  Penarikan
23 15.00 mahasiswa
agustu
magang Unimor
s 2021
dari kantor Dinas
Kependudukan
Dan Pencatatan

24
 Sipil.

DAFTAR PUSTAKA

https://dukcapil.kalbarprov.go.id/post/ tentang administrasi kependudukan

www.sepulsa.com tentang syarat – dan prosedur pembuatan Kartu Keluarga

Laporan kinerja SKPO Tahun Anggaran 2019 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
kab. TTU

Buku pendaftaran Kartu Keluarga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab. TTU

Buku pengambilan Kartu Keluarga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kab. TTU

25