Tugas Asisten/Kepala Divisi/Apdeling (Assistant Agronomi) Perkebunan Kelapa Sawit

Asal kata assisten adalah ‘to assist ‘ yaitu "membantu". Maka seorang asisten berperan untuk
membantu. Dalam hal ini, membantu manager dan karyawan dalam melaksanakan segala jenis
pekerjaan di lapangan.

Di dalam industri kelapa sawit, asisten terbagi menjadi dua yaitu Asisten Divisi/Afdeling
(estate) dan Asisten Pabrik (mill). Dan sesuai dengan profesi yang saya lakukan, maka
disini saya akan membahas mengenai tugas Asisten Divisi/Afdeling.

Gambaran Umum
Sebuah kebun (estate) yang memiliki luasan berkisar 4.500 ha – 5.000 ha dipimpin oleh
seorang site manager yang dibantu dengan 2 (dua) asisten kepala (askep).
Masing – masing askep memiliki 3 (tiga) orang asisten divisi yang bertanggung jawab atas
kegiatan agronomi untuk luasan ± 600 – 700 hektare yang masih dibagi
lagi atas blok tanaman yang luasnya 25 - 40 ha, sehingga satu divisi/afdeling akan terdiri
atas 15 – 25 blok. Blok merupakan unit kerja terkecil untuk pengadministrasian.. melalui
pengawasan dan pengendalian operasional juga bertanggung jawab atas terciptanya
kondisi tempat kerja yang aman atas kemungkinan terjadinya kecelakaan di lingkungan
kerja.

Seorang kepala divisi/afdeling adalah bagian dari manager terdepan dalam sebuah
perusahaan. Kedudukannya Asisten Divisi ini sangat strategi, karena hubungan secara
langsung dengan pengambilan keputusan dan kebijaksanaan yang ditetapkan untuk
dilaksanakan secara operasional oleh seluruh bawahannya dalam sebuah wilayah divisi /
afdeling. Otoritas terhadap kebijakan divisi/afdeling tersebut harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada perusahaan.

Dalam menjalankan peran dan tugasnya, seorang kepala divisi/afdeling mempunyai tugas
yang di turunkan dalam tugas harian, tugas mingguan, tugas bulanan dan tugas tahunan.
Tugas-tugas tersebut dijalankan melalui koridor kontrol dan evaluasi. Bentuk
pertanggungjawaban seorang kepala afdeling bisa ke asisten kepala (askep) maupun site
manager tergantung bentuk susunan organisasi perusahaan. Dalam menjalankan fungsi dan
tugasnya tersebut seorang kepala divisi/apdeling dibantu oleh seorang krani divisi, beberapa
mandor atau pengawas lapangan (produksi dan perawatan) yang membawahi maksimal 20
(dua puluh) karyawan per kemandorannya. Juga masih di perlukan beberapa orang penjaga
malam, pesuruh, penjaga pompa air/listrik. Tiap divisi/afdeling dilengkapi kantor, gudang,
garasi, lapangan olah raga, balai pertemuan, rumah ibadah, bak mandi umum, pentitipan
bayi, poliklinik.
  Tugas dan Tanggungjawab Asisten Afdeling

1. Dikantor Divisi (Pagi)

 Melaksanakan lingkaran pagi (sudah berada di kantor sebelum jam 6 pagi)

 Membetulkan penyimpangan kerja hari sebelumnya
 Mendata jumlah tenaga kerja pada hari tersebut untuk menentukan target
minimal seluruh mandor
 Memastikan bahan yang dibawa sesuai dengan jumlah tenaga kerja, lengkap dengan
paeralatan
 Mempersiapkan transportasi yang cukup untuk angkut karyawan dan panen
 Menyelesaikan pengecekan pekerjaan administrasi sebelum jam 07.00.
2. Di lapangan

 Paling lambat jam 07.00 sudah berada di lapangan untuk memastikan semua
instruksi kerja sudah dijalankan
 Memberikann tata cara dan praktik kerja yang baik dan benar
 Periksa hasil kerja yang kemarin (kualitas & prestasi) dan bila ada
penyimpangan, segera panggil mandor dan dan beri sanksi
 Jam 12.00-13.00 istirahat makan siang serta dapat memilih pekerjaan yang paling
penting untuk diawasi (tetap disana)
 Jam 13.00 -14.30 harus sudah kembali ke lapangan dan bila ada urusan penting
bisa pulang lebih awal
 Sebelum jam 14.30, memastikan ketersediaan transportasi untuk muat karyawan
pulang baik dari Blok kerja maupun dari kantor divisi serta TBS ke PKS
3. Di kantor Divisi (sore)

 Sore hari sebelum jam kerja selesai, memeriksa laporan prestasi kerja
 Waktu penerimaan laporan hasil kerja, periksa ”kewajaran” dan bila ragu
tanyakan pada mandor yang bersangkutan
 Serahkan laporan ke krani bila telah selesai laporan diperiksa dan diparaf
 Membuat rencana kerja harian / RKH untuk besok hari dan persiapkan bahan yang
cukup
 Memeriksa kebenaran data yang telah diinput oleh krani pada pagi hari dan
melanjutkan sisa pekerjaan yang belum selesai diperiksa pada pagi harinya


Dalam bekerja seorang Asisten dituntut untuk :

• Memiliki Keahlian dan Pengetahuan (Skill and Knowledge).

Memiliki keahlian spesialis (“tahu bagaimana dan tahu kapan”) serta pengetahuan (tahu
bagaimana/how, siapa /who, kapan/when, mengapa/why, apa /what dan dimana/where)

• Kemampuan menganalisa dan memecahkan permasalahan.

Seorang asisten mampu menganalisa dan memecahkan masalah dengan cara
memperoleh sumber informasi yang akurat, terpercaya dan tepat waktu.

• Organisatoris
 Dengan keahlian dan pengetahuan yang dimilki seorang asisten, diharapkan dapat
memberikan pelatihan, mengadakan evaluasi dan memperbaiki performance kerja,
melakukan delegasi, bersedia melepas karyawan yang baik untuk promosi dan berani
bertindak tegas atas kesalahan.

• Mempunyai etos kerja serta motivasi yang tinggi/high motivation serta memiliki kemampuan
komunikasi/high communication skill dan percaya diri/confident

Semoga Bermanfaat *,^

Hardiansah - Act Assistant - Nursery