BAB 1 PENDAH

ULUAN

PENDAHULUAN
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

4.1. ANALISIS SISTEM DAN PERANCANGAN PROTOTIPE

Perancangan sistem pengajuan proposa; berbasis web ini merupakan
sistem informasi berbasis web e-proposal yang merupakan bagian dari komitmen
pemerintah dalam rangka mewujudkan Good Corporate Governance dan menuju
pengajuan usulan bersifat paperless. Dalam mekanisme perencanaan anggaran
diharapkan peran daerah lebih besar untuk menghadirkan rasa memiliki serta
tanggung jawab, yang diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi.
Aplikasi e-proposal ini ditujukan pada pengguna baik ditingkat kabupaten/kota,
provinsi, maupun pusat.
Sistem ini menyediakan fungsi-fungsi bagi pengguna untuk melakukan
verifikasi di level provinsi terhadap e-proposal yang telah diajukan dimana alur
dari proses persetujuan tersebut sebagai berikut:

Proses pada Kabupaten/Kota atau Admin

Proses pada Provinsi

Proses pada Pusat

Gambar 4.1.
Alur Dari Proses Mekanisme E-Proposal

64 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

4.2. DEFINISI OPERASIONAL

Beberapa pengertian dari istilah-istilah yang terdapat pada pedoman

perencanaan pengajuan usulan kegiatan pembangunan perkebunan melalui e-
proposal yaitu :
1. E-proposal adalah aplikasi untuk pengusulan dan penilaian proposal berbasis
situs web (online) yang dikembangkan Kementerian Tenaga Kerja guna
memudahkan mengelola data dan informasi proposal secara efektif, efisien,
akuntabel dan transparan.
2. Satuan Kerja pada Instansi Pemerintah (Satker) adalah organisasi dalam
pemerintah yang dibentuk untuk melaksanakan tugas tertentu di bidang
masing-masing atau bertugas melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari
satu program.
3. Program/Outcome adalah bentuk instrumen kebijakan yang berisi satu atau
lebih kegiatan yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa unit organisasi
dalam satu atau beberapa instansi untuk mencapai tujuan dan sasaran
kebijakan serta memperoleh alokasi anggaran.
4. Kegiatan/Output adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu
atau beberapa satuan kerja sebagai bagian pencapaian sasaran terukur pada
suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan
sumberdaya (manusia, material, dana, teknologi) sebagai masukan (input)
untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa.
5. Data Ketenagakerjaan. Berisi bidang-bidang yang berhubungan dengan data
ketenagakerjaan bersifat wajib diisi. informasi pasar kerja, jumlah penduduk
usia kerja, jumlah penduduk angkatan kerja, jumlah penduduk bukan
angkatan kerja, jumlah penduduk bekerja, dan jumlah penganggur terbuka.
6. Kegiatan. Berisi bidang-bidang yang berhubungan dengan data kegiatan.
Pengguna dapat mengusulkan lebih dari satu kegiatan. Rencana anggaran
biaya (RAB) tiap kegiatan otomatis terisi ketika pengguna memilih kegiatan
yang diusulkan.
7. Administrasi Kegiatan. Berisi bidang-bidang yang berhubungan dengan data

65 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

administrasi kegiatan dan bersifat wajib isi. Field ‘Total Biaya Transport ’
merupakan hasi l penjumlahan dari seluruh biaya transport yang diisi di
langkah tersebut. Field ‘Total Biaya Transport+RAB’ merupakan hasil
penjumlah dari ‘Total Biaya Transport’ dengan ‘Total RAB’.
8. Dokumen Pendukung Berisi bidang-bidang yang berhubungan dengan upload
data pendukung. Bidang-bidang tersebut bersifat wajib isi. Field terdiri dari
‘Rencana Anggaran Biaya’, ’unggah berkas persetujuan’ dan ‘kop surat’.
Langkah ini merupakan pengajuan awal, penilaian lebih lanjut akan
ditentukan oleh direktorat masing-masing. Dan ini adalah langkah terakhir
dari pembuatan E-Proposal. Proposal yang telah dibuat akan masuk ke dalam
menu ‘Draft Proposal’.
9. Draft Proposal. Berisi daftar proposal yang telah dibuat sebelumnya melalui
menu ‘Buat Proposal’. Proses selanjutnya untuk pengajuan proposal,
dibutuhkan lampiran dari berkas persetujuan proposal yang diunggah
melalui fungsi ‘Unggah Berkas’ yang berada pada masing-masing proposal
sehingga dapat dilanjutkan ke proses persetujuan oleh provinsi dan pusat.
10. Riwayat Proposal. Berisi daftar proposal yang pernah dibuat oleh pengguna
tersebut dan diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan proposal yang
terunggah. Pada menu ini dapat mengunduh berkas persetujuan yang telah
diunggah, serta dapat mencetak, dan mengunduh data tersebut. Melalui fitur
ini, pengguna juga dapat melihat status terakhir dari proposal yang telah
dibuat. diantaranya: draft proposal, menunggu verifikasi provinsi, proposal
ditolak oleh provinsi, menunggu verifikasi pusat, proposal ditolak oleh pusat,
dan proposal diterima oleh pusat.
11. Pengaturan. fitur ini dapat digunakan untuk melihat, merubah, melengkapi
profil, dan melihat aktivitas selama menggunakan E-Proposal.
12. Dashboard, merupakan halaman awal dimana pengguna dapat melihat
tenggat waktu untuk pengajuan proposal serta melihat pie chart yang
menunjukkan jumlah proposal yang berada dalam proses pengajuan
berdasarkan statusnya;

66 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

13. Proposal, memungkinkan pengguna untuk melakukan verifikasi terhadap

proposal;
14. Pengaturan, memungkinkan pengguna untuk mengunggah KOP Surat yang
akan digunakan didalam dokumen proposal;
15. Pusat Bantuan, memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan kepada
admin terkait dengan sistem yang digunakan;
16. Profil, memungkinkan pengguna untu mengubah data profilnya dan
mengunggah data kop surat.

4.3. ANALISIS SISTEM YANG DIUSULKAN

4.3.1. Analisis Persiapan dan Pengantar

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan. Bagian analisis sistem yang diusulkan terdiri dari analisis masalah,
analisis kebutuhan.
Pada sistem yang diusulkan, dibuat diagram untuk alur atau kerangka
dalam pemilihan menu dan tools yang akan muncul pada dashboard. Proses
pembuatan akun untuk sign in dilakukan oleh user dengan membuat email
sebelumnya untuk dilakukan verifikasi sebelum mendapatkan persetujuan
username yang diajukan.
Password didapatkan setelah pengajuan permohonan akun diajukan.
Proses verifikasi dilakukan menggunakan email yang dikirimkan oleh system
yang isinya adalah username untuk pengaktifan username dan password yang
digunakan untuk masuk (sign in).
Setelah user melakukan sign in, proses selanjutnya adalah melakukan
registrasi dengan mengisi data pengguna/user untuk masuk pada menun
berikutnya.
Setelah melakukan login, maka E-Proposal akan menuju ke halaman awal.
Berikutnya pengguna akan melihat fungsi tenggat waktu pengajuan proposal, pie
chart yang menunjukkan jumlah proposal sehingga pengguna akan mengetahui
batas waktu maksimum pengajuan proposal.

67 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

Secara rinci bisa dilihat pada diagram di bawah ini.

PENGGUNA

Pengguna/Dinas (Prov/Daerah)
mengidentifikasi kebutuhan kegiatan
di masing-masing wilayah
Melakukan Registrasi
untuk mendapatkan
username & password
Pengguna/Dinas (Prov/Daerah)
Membuat User Name untuk Login SIGN IN
pada Website
Konfirmasi melalui email
yg dikirim untuk
mendapatkan username
& password untuk sign in
DASHBOARD
Identifikasi Pesyaratan
proposal, tenggang
waktu dan maksimum
pengajuan

UPLOAD
DITOLAK Proposal yg sudah dibuat
di upload sesuai dengan
kolom yg tersedia

VERIFIKASI

SELESAI

Gambar 4.2. Flow Map Diagram pada sistem yang diusulkan

4.3.2. Analisis Permasalahan

Dalam membangun ketenagakerjaan, aspek perencanaan dan pengajuan
usulan dari daerah masih memerlukan pembenahan pada tingkat fleksibilitas
maupun responsibilitas terhadap lingkungan strategis, baik secara internal dan
eksternal maupun terhadap skala prioritas dan fokus-fokus pembangunan. Untuk
mewujudkan perencanaan dimaksud, dalam implementasi diperlukan

68 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

pendanaan, sumberdaya manusia dan sarana/peralatan yang memadai, serta

diperlukan perangkat sistem yang efektif, efisien dan transparan dalam
pengelolaan perencanaan.
Keterbatasan akses daerah, baik kabupaten/kota atau provinsi ke
pemerintah, dalam hal ini Kementerian Kementerian Tenaga Kerja belumlah
optimal. Oleh karena itu Kementerian Tenaga Kerja mengadakan program untuk
mempermudah daerah dalam mengusulkan gagasannya, yaitu dengan program e-
proposal. e-proposal adalah aplikasi yang dibangun untuk mendukung sistem
bottom-up planning yang efektif dan efisien di Kementerian Tenaga Kerja.
Dengan adanya e-proposal akan mampu menjelaskan kebutuhan anggaran yang
diperlukan untuk mencapai sasaran yang ditargetkan, lengkap dengan daya
dukung yang akurat dan legalitas dari dinas terkait. Sistem e-Proposal memiliki
beberapa tujuan antara lain:
1) Menjaring sebanyak mungkin usulan-usulan dari daerah yang potensial
untuk dikembangkan.
2) Mempercepat pengiriman data proposal dari seluruh kab/kota dan provinsi.
3) Memperkuat peran SKPD provinsi sebagai koordinator mekanisme
perencanaan satu pintu
4) Mempercepat proses penilaian proposal oleh tim pusat.
5) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengalokasian anggaran pemerintah
kab/kota dan provinsi di seluruh indonesia.
6) Mendukung upaya hemat barang persediaan (paperless) dan pengelolaan
data base lebih baik.
Mendukung percepatan Reformasi Birokrasi dimana usulan-usulan dari
daerah akan diproses di pusat dengan transparan dan akuntabel. Kebijakan
perencanaan program/kegiatan Kementerian Tenaga ke depan disusun dengan
proposal daerah yang penyampaiannya tidak disusun dengan proposal fisik
melainkan melalui eproposal yang dirancang terpadu di lingkup Kementerian
Tenaga Kerja.

69 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

4.3.3. Analisis Kebutuhan System

Proses penyusunan aplikasi e-proposal di kementerian tenaga kerja ini
memerlukan beberapa kebutuhan system yang harus termuat dalam penyajian
menu. Berikut ini beberapa kebutuhan system yang harus tersaji.
a. Kebutuhan Antarmuka (Interface)
Kebutuhan-kebutuhan antarmuka untuk pembangunan aplikasi ini yaitu
sebagai berikut:
1) Aplikasi yang dibangun akan mempunyai antarmuka yang familiar dan
mudah digunakan bagi pengguna.
2) Aplikasi menampilkan halaman sistem untuk melakukan login.
3) Aplikasi menampilkan halaman sistem untuk melaporkan pelanggaran
pelayanan publik
b. Kebutuhan Data
Data yang diolah oleh sistem ini yaitu sebagai berikut:
• Data Pengguna
• Data Proposal.
c. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan penjelasan proses fungsi yang berupa
penjelasan secara terinci setiap fungsi yang digunakan dalam penyusunan
kebutuhan yang termuat dalam proposal, data pengguna, dan sistem upload
proposal yang sistem dalam verifikasi e proposal.
Fungsi-fungsi yang dimiliki oleh aplikasi ini adalah sebagai berikut:
• Melakukan registrasi akun dan sign in
• Melakukan pengisian proposal
• Upload proposal
• Verifikasi data proposal

70 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

4.3.4. Perancangan Sistem

a) Use Case Diagram
Use case diagram merupakan gambaran skenario dari interaksi antara
pengguna dengan sistem. Use case diagram menggambarkan hubungan antara
aktor dan kegiatan yang dapat dilakukannya terhadap aplikasi.

PROSES PROPOSAL
LOGIN PROPOSAL
PERSETUJUAN DITERIMA

Gambar 4.3. Use Case Diagram. Alur Proses Verifikasi Proposal

b) Class Diagram
Class Diagram merupakan diagram yang menggambarkan struktur sistem dari
segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.

SPLASHSCREEN

+ View splascreen()

PANDUAN DASHBOARD SIGN IN

- Info panduan : string • Splascreen : int - Registrasi : int

• Sign in : int
+ view panduan () • Registrasi : int + Registrasi ()
• Pengusulan E prop :
int

+ Tampilkan Menu ()

TENTANG REGISTRASI
- nama : string
- info tentang : string E PROPOSAL - alamat : string
- email : string
+ view tentang () - kebutuhan : string - K/L/Daerah
- peralatan : string
- Organisasi : string + view Registrasi ()
- Biaya : string

+ view e proposal ()

Gambar 4.4. Use Clas Diagram

71 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

c) Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem berupa message terhadap waktu. Pembuatan sequence diagram
bertujuan agar perancangan aplikasi lebih mudah dan terarah. Interaksi-
interaksi yang terjadi dalam aplikasi adalah :
1) Sequence Diagram Menu Login

USER SIGN IN Control sign in Data user DASHBOARD

1: username & password()

1.1: username password
1.1.1: data user()
1.1.1.1: validasi user()

1.1.1.2: username password salah()

1.1.1.2.1: pesan username password

salah()
2. menampilkan dashboard

3. menampilkan menu utama

3.1. menampilkan menu utama

4.. Dashboard tampil()

Gambar 4.5. Menu Sign In

2) Sequence Diagram Dashboard

USER Dashboard

1: membuka aplikasi

2. Dashboard Tampil

Gambar 4.6. Sequence Diagram Dashboard

72 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

3) Sequence Diagram E Proposal

Login sebagai
Admin/prov/kab/kota
Menyusun proposal
memlalui sistem
Unggah Berkas
Verifikasi

Gambar 4.7. Sequence Diagram E Proposal

4) Sequence Diagram E Panduan

USER Doasbard Panduan

1: Membuka Aplikasi()
1.1: Menampilkan menu panduan()

2. menu panduan tampil ()

2.1. Menu panduan tampil ()

Gambar 4.8. Sequence Diagram Panduan

5) Sequence Diagram Tentang

USER Doasbard Tentang

1: Membuka Aplikasi()
1.1: Menampilkan menu Tentang()

2. menu tentang tampil ()

2.1. Menu tentang tampil ()

Gambar 4.9. Sequence Diagram Tentang

73 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

d) Flowchart (Alur Sistem)

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart)
digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Berikut adalah flowchart dari sistem:
PROV/KAB/KOTA ADMIN

START START

SIGN IN SIGN IN

Input Username, Input Username,

Input Password Input Password

Verifikasi Verifikasi
username, username,
password password

Y Y

Input Data Verifikasi

Proposal kelengkapan e prop

T
Unggah
Proposal Proses e prop

END

Gambar 4.10. Flowchart (Alur Sistem)

Pada perancangan flowchart, user (Pusat/Prov/Kab/Kota) harus menginput

username dan password yang kemudian di verifikasi apabila username dan
password sudah benar maka user bisa menginput kebutuhan yang akan
dimasukan ke dalam e proposal dan mengunggah semua data yang
dibutuhkan dalam e propoisal. Setelah proses registrasi dan pengisian data
dianggap lengkap, pusat akan menindaklanjuti proses e proposal tersebut.

74 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

e) Perancangan Antarmuka (Interface)

Perancangan antarmuka (interface) merupakan bagian penting dalam
perancangan aplikasi, karena berhubungan dengan tampilan dan interaksi
pengguna dengan aplikasi. Adapun perancangan antarmuka pada aplikasi ini
yaitu sebagai berikut:

A
B
C
D

Gambar 4.11. Desain Tampilan Sign In

Keterangan Gambar:
a) Logo. Digunakan sebagai logo aplikasi yang berisi gambar.
b) Text. Digunakan untuk menginput username akun.
c) Text. Digunakan untuk menginput password akun Admin.
d) Button. Digunakan untuk mengecek username dan password.

A
B
C
D
E
F
G

Gambar 4.12. Desain Tampilan Registrasi

Keterangan :
a) Text. Digunakan untuk mengisi email User.
b) Text. Digunakan untuk mengisi nama Admin.
c) Text. Digunakan untuk mengisi Identitas Pengguna (Pusat/Kab/Kota)
d) Text. Digunakan untuk mengisi tanggal e prop dibuat.

75 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

e) Text. Digunakan untuk mengisi alamat.

f) Text. Digunakan untuk mengisi nomor Telepon
g) Button. Digunakan untuk mengirim/mengunggah e proposal.

A B

Gambar 4.13. Desain Tampilan Awal Aplikasi

Keterangan :
a) Logo. Menampilkan Logo aplikai
b) Menu. Digunakan menampilkan menu aplikasi
c) Status. Menampilkan status user/admin.
d) Text. Digunakan untuk mengisi Draft e-prop
e) Button. Digunakan untuk mengunggah e prop

Gambar 4.14. Desain Tampilan Dashboard

76 | B A B - 4
 LAPORAN AKHIR
Identifikasi Kebutuhan E Proposal Kementerian Tenaga Kerja

Keterangan :
a. Text. Menampilkan profil user.
b. Button. Menampilkan tentang aplikasi.
c. Button. Menampilkan bantuan penggunaan aplikasi.
d. Button. Digunakan untuk keluar dari aplikasi.

f) Perancangan Sistem
a. Rancang Desain Keseluruhan Sistem
Untuk menjelaskan perancangan sistem yang dilakukan dalam
mewujudkan e-proposal berbasis web/android, terlebih dahulu secara
umum digambarkan oleh blok diagram cara kerja yang ditunjukkan
sehingga user di pusat/prov/kab/kota bisa menggunakan untuk
mengajukan proposal secara elektronik dengan cara mengunggahnya di
web e proposal di kementerian tenaga kerja.
Adapun rancangan blok diagram sistem berbasis web/android yang akan
di buat adalah sebagai berikut seperti pada gambar berikut.
USER/ADMIN APLIKASI KEMNAKER

Gambar 4.15. Desain Keseluruhan System

Tingkat keberhasilan dari sistem e-prop kemnaker ini sangat tergantung

dari masukan pengguna/user ketika mengakses e-prop berbasis web ini.
e-proposal merupakan salah satu upaya dari kemnaker untuk
mengefektifkan proses pengajuan kebutuhan yang didasarkan pada
kebutuhan ketenagakerjaan di tingkat provinsi/kab/kota, dengan sistem
yang berbasis web ini akan lebih mudah, cepat dan responsif.

77 | B A B - 4