PUBLIC SPEAKING TRAINING

Belum ada pengertian public speaking yang ‘pas’ dalam Bahasa Indonesia
hingga sekarang. Kita masih menyebutnya “public speaking”, sama dengan istilah
aslinya dalam bahasa Inggris. Istilah Bahasa Indonesia yang paling sering digunakan
untuk mengartikan public speaking adalah “berbicara di depan umum” atau
“berbicara di depan publik”. Bahkan public speaking sering pula disebut “pidato”

PENGERTIAN PUBLIC SPEAKING

Kamus Merriam-Webster mengartikan public speaking sebagai “ the act or
skill of speaking to a usually large group of people” (Public speaking adalah aksi atau
keterampilan berbicara kepada sekelompok besar orang). Menurut David Zarefsky,
dalam Public Speaking Strategic for Success; “Public speaking is a continous
communication process in which messages and signals circulate back and forth
between speaker and listeners” (Public speaking adalah sebuah proses
komunikasiberkelanjutan, di mana pesan dan lambang terus berinteraksi, di antara
pembicara dan para pendengarnya).
Public Speaking merupakan sebuah rumpun keluarga Ilmu Komunikasi
(Retorika). Retorika adalah seni berkomunikasi secara lisan yang dilakukan oleh
seseorang kepada sejumlah orang secara langsung bertatap muka. Contohnya: pidato,
moderator, MC (Master of Ceremony) dan presentasi.

METODE PUBLIC SPEAKING

1. IMPROMTU/AD LIBITUM
Metode ini sering disebut metode spontanitas, yakni tidak dilakukan
persiapan/pembuatan naskah tertulis terlebih dahulu. Biasanya dilakukan
hanya oleh orang yang akan tampil mendadak. Dalam dunia siaran, Ad
Libitum artinya berbicara tanpa naskah (script).
Kelebihan metode Impromptu/Ad Libitum :
 Dapat mengungkapkan perasaan sebenarnya
 Pendapat dan gagasan datang secara spontan
  Memungkinkan pembicara terus berpikir
Kelemahan metode Impromptu/Ad Libitum :
 Dapat menimbulkan kesimpulan yang mentah karena terbatasnya
pengetahuan pembicara
 Penyampaian tidak lancar, terutama bagi orang yang belum
berpengalaman
 Gagasan yang disampaikan kurang sistematis
 Mudah terkena ‘demam panggung’
2. MANUSCRIPT/READING COMPLETE TEXT/NASKAH
Metode ini yakni penyampaian pidato dengan cara membaca naskah
yang sudah disiapkan. Metode ini biasanya dilakukan oleh pejabat negara atau
mereka yang memberi sambutan di acara resmi/formal. Metode ini dilakukan
agar tidak terjadi kesalahan, karena setiap kata yang diucapkan dalam acara
resmi/formal akan dijadikan figur oleh masyarakat luas dan dikutip oleh
media massa.
Kelebihan metode Manuscript/Reading Complete Text/Naskah :
 Kata-katanya dapat dipilih sebaik-baiknya
 Pernyataan dapat dihemat
 Lebih fasih dalam berbicara
 Hal-hal yang menyimpang dapat dihindari
 Naskah dapat diterbitkan atau diperbanyak
Kelemahan metode Manuscript/Reading Complete Text/Naskah :
 Interaksi dengan pendengar menjadi kurang
 Pembicara terlihat kaku
 Tanggapan pendengar tidak dapat mempengaruhi pesan
 Persiapannya lebih lama

3. MEMORITER/MEMORIZING/HAPALAN
 Metode ini kelebihan dan kekurangannya hampir sama dengan metode
manu script, ditambah resiko yang lebih besar. Artinya naskah sudah dibuat
sebelumnya. Pada saat pembicara hendak menyampaikan pidatonya, dia tidak
lagi menggunakan naskah karena semua yang tertera dalam naskah tersebut
sudah dihapalkan. Ketika tampil pembicara mengingat kembali semua yang
sudah dihapalkan.
Metode ini mengandalkan kemampuan mengingat. Pembicara harus
menguasai susunan bahasa, ide dan gagasan yang terdapat dalam naskah.
Metode ini cocok untuk mereka yang memiliki daya ingat tinggi, topik
pidatonya menarik dan sederhana serta waktu penyampaiannya tidak terlalu
lama. Oleh karena itu bagi pembicara yang tidak memiliki kapasitas daya
ingat yang tinggi sebaiknya menghindari metode ini. Jika dilakukan maka
pidato tidak akan menarik lagi karena pembicara hanya berkutat dengan
kesalahan pembicara sendiri.

4. EXTEMPORE/USING NOTE
Metode ini merupakan metode terbaik. Metode ini metode yang sangat
dianjurkan dalam berpidato karena naskah pidato hanya berupa outline (garis
besar) dan pokok penunjang. Garis besar inilah yang akan menjadi pedoman
untuk mengatur gagasan yang ada dalam pikiran. Jadi metode ini disebut
metode penjabaran kerangka yakni teknik berpidato dengan menjabarkan
materi pidato yang terpola secara lengkap.
Metode ini hanya bisa dipakai oleh orang yang sudah berpengalaman,
membutuhkan kecakapan dalam berbicara. Apabila tidak cakap maka akan
menjadi tidak teratur lagi, ide dan gagasan yang sudah tersusun bisa menjadi
kacau atau tak terarah lagi.
Kelebihan metode Extempore/Using Note :
 Komunikasi dengan pendengar lebih baik
 Pesan atau materi dapat diubah sesuai kebutuhan
 Penyajiannya lebih spontan
 Kelemahan metode Extempore/Using Note :
 Persiapan kurang baik jika dibuat terburu-buru
 Pemilihan bahasa yang jelek
 Kefasihan kurang
 Kemungkinan menyimpang dari outline/kerangka
 Tidak dapat diterbitkan

PERSIAPAN PUBLIC SPEAKING

1. PERSIAPAN MENTAL
Rileks, atasi rasa gugup dengan menarik nafas panjang dan dalam,
menggerakkan badan sedikit untuk sekedar melemaskan otot yang kaku,
berdiri tegap lalu tersenyumlah. Tampillah percaya diri dan be yourself...!
2. PERSIAPAN FISIK
Jaga mulut dan tenggorokan selalu basah, untuk itu siapkan air putih yang siap
diminum jika dibutuhkan Jangan makan dan minum yang akan mengganggu
organ tubuh, minimal satu jam sebelum tampil misalnya soda, makanan
berlemak (yang bisa membuat mual), makanan pedas atau asam.

3. PERSIAPAN MATERI
Membaca literatur, menyusun kerangka materi dan yang terpenting adalah
kuasai materi.

PIDATO
Pidato adalah penyampaian gagasan, pikiran atau informasi serta tujuan dari
pembicara kepada orang lain (audience) dengan cara lisan. Pidato juga bisa diartikan
sebagai “the art of persuasion”, yaitu sebagai seni membujuk/mempengaruhi.

MENENTUKAN TEMA PIDATO

Tema pidato yang baik dan menarik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
 a. Tema harus sesuai dengan latar belakang pengetahuan pembicara, artinya
bahwa pembicara atau orang yang membawakan pidato harus lebih tahu
daripada khalayak atau pendengar.
b. Harus menarik minat pembicara
c. Sesuai dengan pengetahuan khalayak/pendengar
d. Jelas ruang lingkup dan batasannya, artinya tema jangan terlalu luas
e. Harus sesuai dengan waktu dan situasi
f. Tema harus ditunjang dengan bahan lain

MENENTUKAN JUDUL PIDATO

Judul yang baik harus memenuhi tiga kriteria :
a. Relevan, artinya ada hubungannya dengan pokok bahasan
b. Provokatif, artinya dapat menimbulkan hasrat ingin tahu dan antusiasme
pendengar
c. Singkat, artinya mudah ditangkap maksudnya, pendek kalimatnya dan mudah
diingat.

TUJUAN PIDATO
1. Informatif (memberi tahu)
2. Pidato informatif adalah pidato yang bertujuan untuk memberi tahu informasi.
3. Persuasif (mempengaruhi)
4. Pidato persuasif adalah pidato yang bertujuan untuk mempengaruhi pikiran
khalayak/pendengar melalui pengondisian, penguatan atau pengubahan
tanggapan (respon) pendengar terhadap gagasan, isu, konsep atau produk.
5. Rekreatif (pidato yang bertujuan untuk menyenangkan atau menghibur
pendengar).

MACAM-MACAM PIDATO
Berdasarkan pada sifat dari isi pidato, pidato dapat dibedakan menjadi :
1. Pidato Pembukaan
 adalah pidato singkat yang dibawakan oleh pembawa acara atau MC
2. Pidato Pengarahan
adalah pidato untuk mengarahkan pada suatu pertemuan.
3. Pidato Sambutan
adalah pidato yang disampaikan pada suatu acara kegiatan atau peristiwa tentu
yang dapat dilakukan oleh beberapa orang dengan waktu yang terbatas secara
bergantian.
4. Pidato Peresmian
adalah pidato yang dilakukan oleh orang yang berpengaruh untuk meresmikan
sesuatu.
5. Pidato Laporan
yakni pidato yang isinya adalah melaporkan suatu tugas atau kegiatan.
6. Pidato Pertanggung jawaban
adalah pidato yang berisi suatu laporan pertanggungjawaban.

MASTER OF CEREMONY (MC)

Master of Ceremony atau MC artinya adalah “penguasa acara, pemandu acara,
pengendali acara, pembawa acara, pengatur acara”.
Dengan demikian MC adalah orang yang bertugas memandu acara dan
bertanggung jawab atas kelancaran dan suksesnya suatu acara. Dalam pelaksanaan
tugas, MC bertindak sebagai tuan rumah suatu kegiatan atau acara. Seorang MC
berperan mengumumkan suatu acara dan memperkenalkan orang yang akan tampil
mengisi acara. MC juga bertanggung jawab memastikan acara berlangsung lancar dan
tepat waktu, serta meriah atau khidmat dari awal hingga akhir.

JENIS ACARA:
1. ACARA FORMAL/RESMI
 Yaitu acara yang digelar oleh lembaga/instansi/organisasi/kepanitiaan
formal yang dihadiri oleh undangan resmi dan didasari oleh aturan aturan
protokoler yang relatif baku.
Contoh acara formal: Upacara bendera, wisuda, upacara pelantikan, upacara
adat, serah terima jabatan, dan upacara kenegaraan.
Nama pembawa acara:MC (Master of Ceremony), Protokol, Pranata cara.

2. ACARA SEMI FORMAL/SEMI RESMI

Yaitu acara yang diselenggarakan untuk kebutuhan tertentu dengan
menggunakan tata cara yang tidak begitu baku tetapi tetap tersaji apik karena
diatur dengan ketentuan yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan acara
yang bersangkutan.
Contoh acara semi formal : Pentas seni sekolah, acara pemberian
penghargaan, pagelaran musik, ulang tahun sekolah, peresmian gedung, ulang
tahun perusahaan, perayaan HUT RI, dan lain-lain
Nama pembawa acara: MC, Presenter

3. ACARA NON FORMAL

Yaitu acara yang relatif bebas yaitu semua acara yang digelar oleh
individu atau kelompok untuk khalayak tertentu dan didasari oleh
kebiasaankebiasaan yang relatif spontan.
Contoh acara: Ulang Tahun teman, Talk show, lomba-lomba, pesta pesta
pribadi, acara musik, dan acara-acara konser musik. Nama pembawa acara:
MC, Presenter, Host

PERSYARATAN MASTER OF CEREMONY

Untuk menjadi seorang MC, selain modal suara yang enak didengar, juga
harus memiliki:
 a. kepribadian & intelektual, artinya MC harus memiliki pengetahuan luas, kaya
akan perbendaharaan kata. Seorang MC harus memiliki kemampuan bahasa
yang memadai.
b. kepribadian yang excellent, artinya dia harus luwes, percaya diri, berjiwa
besar, memiliki sense of humor, disiplin, memiliki sikap yang benar,
memahami etika, berpenampilan bersih, wajar, sopan dan menarik.

PERSIAPAN MASTER OF CEREMONY

1. Know the Material
2. Know the Room
3. Know the audience

1. KNOW THE MATERIAL

Kenali dan kuasai materi/bahan/ acara yang akan dibawakan Setiap rangkaian
acara pada prinsipnya meliputi :
• Pembukaan
• Isi Acara, yang terbagi kedalam :
Acara dasar
Acara penunjang
Acara inti
• Penutup

 Acara Dasar
adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu acara yang mendasari
keseluruhan acara yang diselenggarakan. Acara ini biasanya diisi :
 Pembacaan ayat suci Al Qur’an
 Menyanyikan lagu wajib, seperti Indonesia Raya, Hymne atau Mars
suatu organisasi atau lagu wajib lainnya
 Dan sebagainya
 Acara Penunjang
Maksudnya kegiatan yang dilaksanakan dalam acara yang berfungsi untuk
lebih memperkuat keseluruhan acara yang diselenggarakan. Acara ini antara
lain bisa diisi oleh:
 Sambutan-sambutan atau laporan
 Pembacaan Surat Keputusan
 Serah Terima Jabatan
 Dan sebagainya

 Acara Inti
Merupakan kegiatan utama yang dilaksanakan dalam suatu acara dan menjadi
pusat perhatian dari keseluruhan acara , karena untuk itulah acara yang
bersangkutan diselenggarakan. Acara inti ini jelas diisi oleh rangkaian acara
yang menjadi maksud serta tujuan utama diselenggarakannya acara tersebut
yang isinya seperti:
 Ceramah,meliputi:
 Wisuda/Pelantikan
 Reuni
 Peletakan Batu pertama
 Pengguntingan Pita
 Pembagian Hadiah
 Panggung Hiburan
 Dan sebagainya

 Penutup
Merupakan rangkaian akhir dari suatu acara,biasanya hal ini diisi oleh:
 Do’a
 Ramah Tamah
 Hiburan Tambahan
 Foto Bersama
  Dan sebagainya

Dari susunan acara tersebut diatas dapat dibuat Naskah Acara dengan cara
memasukkan poin-poin yang berada pada susunan acara tadi. Bentuk Naskah Acara :

N WAKTU ACARA PELAKSANA URAIAN KETERANGAN

O PEMBICARAAN

o Lajur dan kolom ini dibuat sesuai dengan kebutuhan.

Setelah membuat naskah acara yang bersumber dari susunan acara, selanjutnya
MC membuat lembar pembicaraan . Lembar pembicaraan dibuat berdasarkan naskah
acara. Lembar pembicaraan ini berfungsi sebagai panduan acara. Lembar
pembicaraan ini biasa disebut “Cue Card” atau “Q Card”

2. KNOW THE ROOM

Kenalilah ruangan atau tempat dimana acara akan diselenggarakan.
Mengenali ruangan atau tempat ini berarti juga mengenali ‘atmosfer’
(lingkungan dan suasana) acara Seorang MC harus dengan cepat dapat
beradaptasi dengan ruangan tempat penyelenggaraan acara dan harus merasa
nyaman dengan keadaan ruangan (jika acara indoor) Mengenali atmosfer
ruangan ini dapat dilakukan dengan cara datang ke tempat tujuan lebih awal
untuk belajar mengenal lay out atau speaking area. Pengenalan ruangan ini
dapat dilakukan pada saat gladi bersih.

3. KNOW THE AUDIENCE

Dengan mengenali karakteristik pendengar maka seorang MC akan
dapat menyesuaikan gaya apa yang akan dimainkannya dan etika seperti apa
 yang harus ditampilkan. Berikut beberapa contoh penggolongan kalangan :
awam, intelektual, anak-anak, pemuda/pelajar/mahasiswa, ibuibu/ remaja
putri, pejabat/eksekutif/birokrat, pemuka agama, kalangan heterogen.

FAKTOR KEBAHASAAN
1. Lafal yang benar
2. Aksentuasi
3. Pemenggalan Kalimat (Jeda)
4. Diksi
5. Intonasi, meliputi 4 hal, yaitu : tekanan, nada, tempo dan jeda
6. Menggunakan Kalimat Secara Efektif

FAKTOR NON-KEBAHASAAN
1. Bersikap tenang
2. Tampil mengesankan
3. Cepat tanggap dan kaya inisiatif
4. Kaya improvisasi
5. Tidak emosional
6. Memiliki suara yang enak didengar
7. Suara dan cara berbicara ( speed, volume, tone, timbre, power, nafas)
8. Menciptakan suasana dengan suara
9. Penampilan
10. Bahasa tubuh

BAHASA TUBUH
1. Duduk
2. Berdiri
3. Berjalan
4. Kontak Mata (Eye Contact)
 5. Gerakan Tangan

MODERATOR
Moderator adalah pengatur dan pengarah jalannya diskusi dengan peserta
lainnya. Tugas seorang moderator adalah mengatur dan memberi arahan kepada
peserta lainnya. Moderator juga bisa disebut sebagai pemimpin diskusi. Moderator
adalah seseorang yang bertugas untuk memoderasi dan mengawasi jalannya lalu
lintas posting di forum yang menjadi tanggung jawabnya. Tujuan utamanya adalah
agar forum diskusi dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan topiknya serta
berlangsung secara kondusif.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB MODERATOR

1. Mengawal dan mengawasi jalannya lalu lintas posting di forum yang menjadi
tanggung jawabnya agar berjalan sesuai dengan topic diskusi
2. Moderator harus dapat menciptakan ide atau topik lebih menarik agar forum
diskusi yang menjadi tanggung jawabnya menjadi lebih hidup dan dinamis.
3. Memberi penjelasan dan bimbingan terhadap peserta diskusi yang belum
memahami topic diskusi
4. Memberi peringatan kepada peserta diskusi jika arah pembicaraan diskusi
dirasa sudah melenceng jauh dari topik bahasannya atau Out- Of-Topic (OOT)
5. Melakukan tindakan menyortir, menghapus, memindahkan, mengunci,
membuka maupun memecah topik tertentu jika diperlukan agar jalannya
diskusi lebih fokus dan kondusif
6. Memberikan peringatan kepada peserta diskusi yang dianggap menyalahi
peraturan dan atau dianggap mengganggu, mengacaukan atau berpotensi
menimbulkan hal-hal yang merugikan forum, dengan bahasa yang baik dan
sopan
7. Menjalankan tugas dan tanggung jawab nya sesuai dengan peraturan

LANGKAH-LANGKAH MODERATOR
 1. Pembukaan
2. Ucapan Selamat datang kepada peserta
3. Uraian singkat latar belakang dan tujuan diskusi,seminar atau presentasi
4. Perkenalan penyaji/presenter dan temapresentasi
5. Penentuan waktu dan mekanisme tanya jawab
6. Mengundang pembicara/penyaji/presenter menyajikan materi/presentasi
7. Rangkuman umum inti presentasi penyaji
8. Mengundang pendengar/peserta untuk bertanya
9. Ucapan terimakasih kepada penyaji/presenter dan pendengar/peserta
10. Moderator menutup diskusi, seminar atau presentasi

PRESENTASI
Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan orang banyak atau salah
satu bentuk komunikasi presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu topik,
pendapat atau informasi kepada orang lain. Berbeda dengan pidato yang lebih sering
dibawakan dalam acara resmi atau politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam
acara bisnis.
Secara garis besar presentasi dirancang untuk menjual (to sell), untuk menjelaskan
(to explain)atau untuk memotivasi (to motivate).
Contoh tujuan presentasi dapat dikelompokkan lagi sebagai berikut :
 Untuk mempertunjukkan : layanan, produk, system
 Untuk membentuk : citra, strategi
 Untuk menghibur : kolega, orang luar
 Untuk menjual : konsep, produk, ide
 Untuk mewakili : kelompok, perusahaan, departemen
 Untuk mempromosikan : sikap, cara bekerja
 Untuk mengusulkan : penyelesaian, konsep baru Dari tujuan presentasi oral/
lisan tsb di atas, tujuan
Presentasi ada tiga tujuan utama, yaitu :
 Presentasi Informatif (informative presentations) adalah presentasi yang
bertujuan untuk menginformasikan atau memberitahukan.
 Presentasi Persuasif (persuasive presentations) adalah presentasi yang
bertujuan untuk memotivasi audience untuk melakukan atau percaya terhadap
sesuatu.
 Goodwill presentations adalah presentasi untuk menghibur dan mensyahkan
(validate) komitmen audience kepada tujuan organisasi.
Misalnya setelah pidato makan malam, audience menginginkan untuk dihibur.

Agar proses presentasi berjalan dengan terencana, terarah dan teratur, berikut ini
adalah tahapantahapannya:
 Planning
 Delivering
 Handling
 Closing
PLANNING
Understanding Audience (Memahami Pendengar) Informasi profil audience
yang berguna antara lain :Knowledge (Tingkat Pengetahuan), Expertise (Keahlian),
Experience (Pengalaman), Prejudice and Attitude (Praduga dan Sikap), Needs
(Kebutuhan), Wants (Keinginan).
 Menentukan Tujuan Presentasi
 Message to be Delivered (Pesan yang akan Disampaikan)
 Presentation Tools (perlengkapan Presentasi)
 Presentation Room

DELIVERING PRESENTATION (MENYAMPAIKAN PRESENTASI)

 Opening (Pembukaan) yaitu menarik perhatian posotif dari audience.
 Message (Pesan) yaitu menyatakan pesan pembicara secara jelas.
  Evidence (Bukti) yaitu menggiring audience menghargai pembicara,
mempercayai pembicara dan meyakini kredibilitas pembicara.
 Closing (Penutup/Kesimpulan) yaitu memberikan kesan positif yang akan
terus diingat oleh audience, mengajak audience mengikuti apa yang
pembicara inginkan, serta menyimpulkan hal-hal penting selama presentasi.

HANDLING QUESTIONS AND ANSWER (MENANGANI SESI TANYA

JAWAB)
Sesi tanya jawab dilakukan setelah presentasi selesai. Beberapa manfaat dari sesi
tanya jawab adalah :
 Memperjelas pesan presentasi
 Memperkuat pokok-pokok bahasan
 Kesempatan bagi pembicara untuk menambah bukti dan contoh
 Mendorong timbulnya interaksi antara pembicara dan audien

Di sisi lain, sesi tanya jawab memiliki beberapa tantangan dan resiko tersendiri,
sehingga sesi ini cukup menakutkan bagi para pembicara pemula. Beberapa resiko
tersebut adalah:
 Kemungkinan ada pertanyaan yang sulit dijawab
 Seorang audience bisa saja mendominasi diskusi
 Batasan waktu seringkali sulit untuk ditaati
 Pendengar lain yang tidak tanggap pada pertanyaan atau jawaban dari
pembicara
 Ada audien yang bersikap bermusuhan, tidak sependapat dan bahkan ingin
menguji saja

Berikut ini adalah beberapa tip yang dapat membantu pembicara untuk mengurangi
resiko pada saat sesi tanya jawab :
 Membatasi waktu sesi tanya jawab
  Bantu pendengar untuk langsung ke permasalahan
 Jika pembicara tidak bisa menjawab, ada beberapa pilihan yang bisa
diterapkan:
• Bersikap jujur kepada audience, biasanya audience akan mengerti dan
menghargai hal tersebut
• Pembicara dapat menawarkan untuk mencarikan jawabannya
• Berikan sumber-sumber yang mungkin bisa menjawab pertanyaan
tersebut.
• Tanyakan saran dari audien lain

CLOSING PRESENTATION (MENUTUP PRESENTASI)

Penutupan suatu presentasi diharapkan dapat member tambahan pada kesan
pertama yang sudah positif, yang akan diingat terus oleh audience. Cara dan apa yang
pembicara ungkapkan pada saat menutup suatu presentasi adalah bagian yang tidak
kalah penting dari semua bagian presentasi. Bahkan ada yang berpendapat bahwa
bagian inilah bagian yang terpenting dari suatu presentasi. Menutup presentasi juga
harus mengandung kesimpulan dari tujuan presentasi.

TEKNIK VOKAL
Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan oleh seorang pembicara
berkaitan dengan teknik vokal :
1. Intonasi (Intonation)
Yaitu nada bicara harus pas atau tepat, sehingga hadirin dapat menangkap
makna dari pembicaraan sesuai dengan yang dimaksud. Dalam bernyanyi
dikenal istilah “pitch”, yaitu pengambilan nada yang tepat.
2. Artikulasi (Articulation)
Yaitu pelafalan atau pengucapan kata demi kata secara benar dan jelas.
Contoh: pembicara harus mampu mengucapkan kata dalam Bahasa Inggris
“head, hart, health, heart” dengan benar.
3. Aksentuasi (accentuation)
 Yaitu penekanan (stressing) pada kata-kata tertentu yang dianggap penting.
4. Pemenggalan Kalimat (Phrasering)
Yaitu pemenggalan kata yang pas, menjaga ‘kesatuan kalimat’, sehingga
mendukung makna yang tersurat dan tersirat. Seorang pembicara harus
mampu menentukan dimana ‘koma’ (jeda) yang pas untuk ‘curi nafas’.
5. Infleksi (Inflection)
Yaitu perubahan nada suara, lagu kalimat, dapat diwujudkan dengan intonasi
yang tepat, terutama saat jeda(koma) dan saat titik (akhir kalimat). Suara
meninggi (go up) saat jeda, dan merendah (go down) saat titik.
6. Kecepatan (Speed)
7. Yaitu kecepatan bicara (tempo/speed) hendaknya bervariasi. Berdasarkan
sebuah riset, kecepatan berbicara dalam Bahasa Indonesia adalah 104 – 144
kata per menit.
8. Volume Suara
Yaitu keras lemahnya suara. Keras lemahnya suara ini disesuaikan dengan
kebutuhan dan suasana.

BAHASA TUBUH
Bahasa tubuh yang baik juga sebagai pertanda bahwa seorang pembawa acara
atau pembicara dapat menguasai suasana yang ada, tidak grogi atau menunjukkan
kepercayaan diri. Untuk itu, hal yang harus dilakukan adalah :
 Melangkah dengan tenang dan yakin
 Cari tempat berdiri yang tepat, di posisi yang dapat dilihat semua orang
(sebanyak mungkin)
 Berdiri tegak, jangan membungkuk, bersandar di dinding/meja, jangan berdiri
miring
 Berikut ini adalah sikap berdiri yang kurang baik:
o Berdiri dengan kaki sebelah
o Berdiri dengan kaki yang terlalu rapat
 o Berdiri dengan kaki yang terlalu terbuka
o Berdiri loyo atau kaku
o Berdiri dengan kurang seimbang
o Bersandar pada mimbar
o Menggoyang-goyangkan badan yang tidak perlu
o Berdiri dengan tidak tenang
o Berdiri terlalu santai atau rileks
 Melakukan kontak mata kepada audience atau pendengar.
 Berikan mimik wajah atau ekspresi wajah yang sesuai dengan pembicaraan
yang sedang diungkapkan. Mimik wajah yang kurang baik adalah:
o Tertawa yang dibuat-buat
o Dahi yang selalu berkerut
o Tersenyum terus menerus
o Tersenyum tapi tidak ada yang lucu
o Muka selalu masam atau cemberut
o Sikap gugup

Berikut ini adalah gerakan anggota badan yang kurang baik yang harus dihindari
pembicara :
1. Selalu menggerak-gerakkan bagian-bagian tertentu
2. Gerakan yang canggung
3. Kaku dan berdiri terpaku
4. Menggaruk-garuk telinga atau kepala
5. Merogoh-rogoh saku
6. Memainkan pensil atau pulpen
7. Memegang-megang kerah baju
8. Mengelus atau menyibak rambut terus menerus
9. Berbicara dengan melihat teks terus menerus
 10. Terlalu banyak melangkah atau berjalan (mondar mandir) atau sebaliknya
terpaku di satu tempat. Mengulang-ngulang gerakan yang sama.
11. Memasukkan tangan ke dalam saku
12. Memainkan kalung, koin, pena dan mikropon
13. Tangan ditangkupkan di belakang punggung
14. Lengan disedekapkan
15. Bertolak pinggang
16. Meremas-remas tangan
17. Memindahkan berat badan dari satu kaki ke kaki yang lain
18. Bersandar pada dinding atau bertumpu pada sesuatu, misalnya meja atau kursi
19. Menghalangi sorotan LCD proyektor dengan sering berlalu lalang

Berikut ini merupakan hal-hal yang juga harus diperhatikan oleh seorang pembicara :
1. Makin besar jumlah audience, makin besar & lambat gerakan tubuh yang bisa
kita lakukan, tapi kalau audience jumlahnya kecil lakukan gerakan tubuh ala
kadarnya saja.
2. Ucapkan setiap kalimat dengan senyum sehingga suara yang dihasilkan adalah
smilling voice
3. Jangan sekali-kali pembicara membuat joke tapi pembicara sendiri tertawa
terpingkalpingkal
4. Jika melempar joke lakukan sedikit pause untuk member kesempatan
audience tertawa.
5. Jika dalam opening anda mengucapkan salam, beri jeda beberapa detik untuk
memberi kesempatan audience menjawab.

MENGATASI KEGUGUPAN PENYEBAB KEGUGUPAN ATAU KECEMASAN :

1. Pengalaman pertama
2. Suasana baru
3. Merasa menjadi pusat perhatian
4. Merasa berbeda / tidak percaya diri
 5. Trauma masa lalu
6. Perasaan tidak siap tampil Gejala-gejala panik, gugup atau tertekan :
 Detak jantung semakin cepat
 Lutut gemetar
 Berkeringat
 Suara bergetar
 Pusing
 Kejang perut/mual
 Mata berair
 Lupa materi
 dll

Berikut ini beberapa kiat mengatasi kegugupan :

 Tenangkan diri
 Bersikaplah nothing to loose
 Kelola
 Visualisasi
 Latihan
 Berbicaralah dengan lantang dan keras
 Lontarkan humor yang wajar
 Fokus untuk relaks
 Move (Bergerak)
 TEKNIK SIDANG DAN ETIKA SIDANG

Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna

membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang
dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.

Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen

organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini
sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun
tidak hadir ketika persidangan berlangsung. terdapat beberapa aturan atau mekanisme
yang harus dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan dalam
sebuah persidangan bertujuan agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman, aspiratif,
dan demokratis.

 Pembagian sidang
1) Sidang Pleno
a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno juga biasanya dipandu oleh Steering Committee
(panitia pengarah)
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan
2) Sidang Paripurna
 a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan
yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Perangkat sidang:
 Peserta sidang (Quorum)

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat
quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang.
Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari
sidang tersebut.

 Pimpinan Sidang.
• Presidium Sidang
• ketua 1
• ketua 2
 Agenda acara persidangan/materi persidangan
Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri
dari draft tartib, AD/ART,, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim
perumus sidang atau panitia.

3) Sidang Komisi
a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta penuh dan
peninjau yang ditentukan oleh didalam sidang
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu
seorang notulen Sidang Komisi
 d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi
dalam Komisi tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas
dari Komisi yang bersangkutan
 Ruangan sidang
 Perlengkapan sidang
Perlengkapan sidang terdiri dari:
 Meja
 Kursi
 Palu sidang
 Pengeras suara atau Mic
 Podium
 Laptop dan Printer
 Notulensi
 Tata tertib persidangan

SYARAT DAN TUGAS PIMPINAN SIDANG

 Syarat Pimpinan Sidang :

1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang

 Tugas Pimpinan sidang :

1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus
3. Mengambil keputusan-keputusan
  Etika dan Aturan persidangan
1. Disiplin
2. Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
3. Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti aturan
4. Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang
5. Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan)
6. Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan
 Ketukan palu sidang
1. Satu kali ketukan
1) Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
2) Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau
bab per bab (keputusan sementara)
3) Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
4) Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
5) Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama
(biasanya skor 1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
2. Dua kali ketukan
Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya
istirahat, lobying, sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)
3. Tiga kali ketukan
1) Membuka dan menutup acara persidangan
2) Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan
keputusan akhir secara keseluruhan dari semua hasil persidangan
(konsideran)

Skorsing/Pemberhentian Acara Waktu Persidangan:

1. Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan

 2. Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
3. Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
4. Refreshing (ketika menghadapi situasi yang stagnant dalam persidangan)

Macam-macam interupsi

1. Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)

2. Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang
berhubungan dengan acara persidangan)
3. Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang
berhubungan dengan acara persidangan)
4. Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan
yang bersifat

Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan:

1. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

2. Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan

pendapat dalam pengambilan keputusan

3. Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan)

4. Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena
persidangan sudah tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk
keluar dari acara persidangan

5. Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi.

6. Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan

tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang
 7. PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang
kembali pembahasan/putusan

MANAJEMEN KEGIATAN ORGANISASI

Organizing Commitee berasal dari kata Organisasi dan Komite. Organisasi yaitu
kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan dan visi-misi yang sama. Sedangkan
Komite yaitu Komisi atau Badan yang bertanggung jawab terhadap suatu program
(kegiatan).

Organizing Commitee adalah suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai

tujuan yang sama dalam melaksanakan suatu kegiatan dan bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan tersebut. Dengan kata lain, Organizing Committee disebut juga
sebagai Panitia Pelaksana.

Dalam Kamus Ilmiah Populer bahwa yang di maksud dengan konsep adalah
ide umum, pemikiran, rancangan atau rencana dasar. Sedangkan Kegiatan adalah
aktivitas yang sebelumnya telah direncanakan untuk segera diselenggarakan sesuai
yang telah ditentukan baik waktu maupun keperluan lainnya.
Kegiatan adalah rancangan umum yang sifatnya masih general untuk dapat
dijadikan agenda demi berjalannya roda organisasi sebagai bukti eksisnya organisasi
dalam sebuah lembaga tertentu.

 
1. PERSIAPAN KONSEP DALAM AGENDA ACARA
Biasanya sebelumnya akan mengadakan sebuah acara baik yang sifatnya
terbuka maupun tertutup tidak terlepas dari sifat – sifat manajement
 diantaranya adalah POAC (Planning, Organizinng, Actuating, dan
Controling).
A. Planning (Perencanaan)
Perencanaan ini sangat penting karena berfungsi sebagai pengarah bagi
kegiatan, target-target dan hasil-hasilnya di masa depan sehingga apapun
kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan tertib.
Didalam perencanaan ada beberapa yang harus diperhatikan diantaranya adalah
prinsip kerja efektif antara lain sebagai berikut :
 Jadwal (Kapan, Di mana, Apa yang harus dilakukan (persiapan), target
kecepatan (selesai)).
 Sarana dan Prasarana (Perlengkapan dan Tempat).
 Kerjasama (Rapat konsolidasi/persiapan).
 Biaya (terkoordinir dan sistematis dalam pengeluaran).
Hal yang sama dalam kaitannya dengan perencanaan diantaranya adalah rencana-
rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau
kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa dilakukan
melalui rapat-rapat, seperti : rapat kerja, musyawarah internal atau rapat panitia.
   
B. Organizing (Pengorganisasian)
Yang dimaksud dengan organisasi adalah penyusunan dan pengaturan
bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan atau gabungan kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu.  Dari sisi wadah, organisasi memayungi
managemen, yang berarti organisasi lebih luas daripada managemen. Akan
tetapi, dari sisi fungsi, organisasi merupakan bagian dari fungsi managemen,
yang berarti organisasi lebih sempit daripada managemen.
 
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan dan diwujudkan adalah:
• Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan
(relationship) antara organisasi / bagian / seksi yang satu dengan yang
lain.
 • Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan  tugas masing-
masing bagian / seksi.
• Bentuk koordinasi antar bagian dalam organisasi
• Penataan dan pendataan arsip dan inventaris organisasi

C. Actuating (Pelaksanaan)
Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan penuh rasa tanggungjawab dan
diperlukan kerjasama yang baik antara pengurus dengan panitia kerja yang
telah direkomendasikan atau ditetapkan sesuai hasil musyawarah.

D. Controling (Pengawasan)
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh
terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktivitas organisasi
ataupun realisasi kegiatan dan pengaturan anggaran. Agar tugas /
tanggungjawab pengawasan dapat dilaksanakan dengan pertimbangan
efektifitas dan efesiensi waktu maupun dana, maka dapat dipertimbangkan
faktor-faktor sebagai berikut :
 Pembagian tugas pengawasan
 Pendelegasian wewenang
 Pembuatan rencana kegiatan dan anggaran serta realisasi kegiatan dan
anggaran
 Pembukuan / dokumentasi atau kearsipan.

Dalam pembuatan agenda acara diharus diperhatikan adalah poin – poin

kinerja teknis organisasi diantaranya :
 Administrasi dan Kesekretariatan
 Absensi dan Pemateri / Dewan juri
 Pembuatan Formulir Pendaftaran
 Pembuatan surat menyurat : 1. Pemberitahuan 2. Mohon Membuka
dan Menutup 3. Mohon peminjaman gedung 4. Mohon pencairan dana
 5. Mohon bantuan dana 6. Mohon menjadi pemateri / Dewan Juri 7.
Mohon utusan peserta 8. Mohon peminjaman perlengkapan dll.
 Mengurus dan membuat tanda terima (surat yang telah di sampaikan)
 Dan lain-lain yang berkaitan dengan Administrasi dan Kestari.
 Acara
 Mengatur acara / pengkondisian peserta
 Penanggungjawab pemateri / Dewan Juri
 Mempersiapkan petugas acara : Mc, Qori, drijen, do’a, teknisi
proyektor, dan pembawa sambutan.
 Pemfitan sistematika acara
 Humas, Publikasi dan Dokumentasi
 Menempelkan brosur atau pamplet
 Menyebarkan Undangan dan surat permohonan
 Mendokumentasikan setiap kegiatan / Fotografer acara
 Konsumsi
 Snack pembukaan dan penutup
 Snack pemateri dan dewan juri
 Makan panitia dan pemateri atau peserta
 Perlengkapan dan Dekorasi
 Mempersiapkan bendera, Bedrob, spanduk, tali, taplak meja, pas
bunga, sound system dan microphon, proyektor, serta tenda.
 Mengatur bangku, kursi dan meja (dalam ruangan). 

Proses Lahirnya Kegiatan

Proses lahirnya sebuah kegiatan dan bagaimana peran OC didalamnya:
Sebuah kegiatan lahir oleh adanya fungsi administrasi yaitu perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuated), pengawasan (controlling) dan
pengevaluasian (evaluated).
 Fungsi administrasi tersebut dilaksanakan oleh Organizing Committee (OC)
sebagai panitia teknis dalam melakukan program dan kinerja dari pada tim OC akan
mendapatkan pengawasan oleh Steering Committee (SC) agar kinerja OC dapat
terlaksana sesuai yang di rencanakan.

Dengan terlaksananya fungsi tersebut maka terlahirnya sebuah kegiatan yang sukses
berkat kinerja baik yang terbentuk secara sistematis. Konsep demikian disebut dengan
Manajemen Kegiatan

Prinsip Manajemen Kegiatan

Pada dasarnya lahirnya sebuah kegiatan didasari oleh sebuah perencanaa yang
telah terfikirkan untuk dilaksanakan sebagai sebuah daya kreativitas manusia. Sebuah
kegiatan yang akan dilaksanakan, para pelaksana berharap agar kegiatan tersebut
dapat terlaksana dengan baik dan sukses serta bermanfaat bagi setiap peminatnya baik
secara moril maupun materil.

Oleh sebab itu, suatu perencanaan yang baik yang didasari pada pelaksanaan dan
tim work yang produktif seyogyanya akan melahirkan sebuah kegiatan yang seperti
diharapakan. Sebuah prinsip manajemen kegiatan yang wajib diketahui dan dilakukan
bagi setiap pelaksana kegiatan (Panitia atau EO) agar kegiatan terlaksana dengan baik
dan sukses yaitu:

“Semua kegiatan atau aktifitas manusia haruslah dikelola dengan baik. Jika tidak
biasanya hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Ciri kegiatan yang tidak berhasil
adalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang dibutuhkan terlalu lama/tidak sesuai
rencana atau biaya yang terlalu besar.Bisa salah satunya atau gabungan dari ketiganya
itu”.

Alasan Mengapa Adanya Program Kegiatan:

1. Melanjutkan Program Terdahulu

Dalam sebuah organisasi atau lembaga dalam menjalankan
program/agenda proses kerjanya, kegiatan-kegiatan yang telah menjadi
program rutin organisasi merupakan hal yang harus dilaksanakan.
Menjalankan sebuah organisasi konkretnya adalah melaksanakan setiap
agenda rutin organisasi dan melanjutkan setiap program yang telah teragenda
pada organisasi atau lembaga tersebut. Petaka terjadi apabila sebuah
organisasi/lembaga tidak dapat melanjutkan program terdahulunya yang akan
mengakibatkan mati atau berhentinya sebuah organisasi/lembaga.
 2. Menerima Order dari Pihak Lain
Pada setiap pelaksana kegiatan atau yang lebih dikenal dengan Event
Orginizer ataupun pada setiap organisasi/lembaga lainnya, kegiatan juga dapat
lahir dari sebuah penawaran dari pihak lain. Penerimaan kegiatan dari sebuah
pihak lain merupakan sebuah bentuk pelaksaanaan kegiatan yang biasanya
bersifat kontrak kerja ataupun join partner untuk melaksanakan kegiatan
tersebut. Hal-hal seperti itu dapat terjadi apabila kita dapat menjalin
komunikasi yang baik antar lembaga maupun membuka jaringan organisasi
dengan berbagai pihak.
3. Ada Program yang Bersifat Dropping dari Struktur yang Lebih Tinggi
Pada organisasi yang mempunyai sifat struktur hirarkis dan garis
koordinasi pada tingkatan pusat hingga di daerah yang lebih kecil, sering
terjadi suatu dropping dari tingkatan atas kepada area organisasi dibawahnya
sebagai sebuah program pusat untuk daerah yang harus dilakukan didaerah.
Contoh, Sebuah organisasi pada tingkatan DPP memberikan suatu program
kegiatan kepada organisasi pada tingkatan DPD.
4. Program Rekayasa Baru
Lahirnya sebuah kegiatan tidak hanya bersifat rutinitas ataupun
dropping, akan tetapi bagi sebuah organisasi yang melahirkan suatu idea atau
gagasan-gagasan yang akan diperbuat dan digerakkan juga merupakan alas an
mengapa lahirnya sebuah kegiatan itu. Karena, sensasi ataupun inovasi baru
adalah hal yang menunjang organisasi/EO untuk dapat terus eksis dan berbuat
dalam menunjukkan eksistensinya. Berlomba-lomba untuk melahirkan
program baru juga merupakan suatu kompetisi positif dalam menunjukkan
kompetensi dan produktivitas lembaga tersebut.
5. Program untuk menyelesaikan masalah yang timbul
Pada setiap organisasi ataupun lembaga, konflik ataupun masalah
sedikit banyak pasti terjadi. Konflik dianggap penting karena dengan adanya
hal tersebut kita dapat menilai sejauhmana kondisi organisasi saat ini. Dalam
situasi tersebut, solusi yang dapat dilakukan salah satunya adalah bagaimana
organisasi dapat melaksanakan suatu kegiatan yang diharapkan dapat
meyelesaikan permasalahan itu. Hal-hal tersebut sering dianggap mudah, akan
tetapi apabila konflik terus terjadi pada organisasi maka akan membahayakan
keadaan organisasi pula. Inti dari pada alasan mengapa adanya program
kegiatan adalah kalau organisasi tidak ingin berhenti dari dinamika kehidupan
maka harus ada kegiatan secara berkesinambungan.

Fungsi Kepanitiaan
1. Menyebarkan Informasi
Dalam melaksanakan suatu kegiatan perlu adanya panitia. Panitia
merupakan orang yang bertanggunng jawab atas kesuksesan jalannya
kegiatan. Salah satu fungsi panitia adalah publikasi kegiatan atau penyebaran
informasi. Kegiatan yang telah terencana dan akan dilaksanakan perlu adanya
penyebaran informasi untuk terlebuh dahulu. Dengan tujuan agar kegiatan
dapat diketahui oleh semua pihak dan akan berdampak positif pada
kemeriahan kegiatan tersebut.
2. Menghasilkan Ide
Selain menyebarkan informasi, panitia juga berfungsi untuk
menghasilkan ide-ide yang dianggap penting dalam pelaksanaan kegiatan.
Ide-ide yang dilahirkan oleh panitia sangat diperlukan bagi kelangsungan
kegiatan karena baik secara konsep maupun teknis, ide-ide panitialah yang
akan mengatur itu semua.
3. Menyelesaikan Masalah
Dalam melaksanakan kegiatan, panitia tidak selalu dihadapkan pada
situasi yang baik atau berjalan dengan lancar. Akan tetapi, pada setiap
pelaksanaan kegiatan kerap sekali terjadi masalah-masalah didalam, baik itu
permasalahan internal maupun ekternal. Maka oleh sebab itu, panitia harus
dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang terjadi dengan semata-mata
tujuannya adalah kegiatan dapat kondusif dan terlaksana dengan baik.
4. Mewujudkan Koordinasi, Komunikasi dan Kerja Sama
Panitia bertanggung jawab penuh atas kesuksesan atau kegagalan
dalam pelaksanaan kegiatan. Setiap panitia bercita-cita agar setiap kegiatan
yang dilaksanakan dapat berjalan dengan sukses. Maka oleh sebab itu,
koordinasi, komunikasi dan kerja sama merupakan hal yang mutlak harus
dilakukan oleh panitia agar tujuan dari pada kesuksesan kegiatan
5. Membuat Keputusan-Keputusan
Panitia berwenang untuk membuat keputusan-keputusan yang penting
bagi pelaksanaan kegiatan. Apalagi disaat kondisi kegiatan krisis yang
membutuhkan keputusan yang cepat dan tepat demi kelangsungan kegiatan.
6. Melaksanakan Kegiatan
Suatu fungsi yang normative bagaimana panitia seyogyanya harus
melaksanakan kegiatandari mulai persiapan sampai selesainya kegiatan.
Segala bentuk konsep maupun teknis kegiatan harus dilaksanakan oleh panitia
dengan harapan agar kegiatan dapat terlaksana dengan sukses.
7. Analisa Kebutuhan Kegiatan
Dalam membentuk tim Organizing Committee yang baik setiap
anggota panitia harus dapat menganalisa atau membuat rancangan kebutuhan-
 kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan. Dengan adanya
analisis kebutuhan kegiatan akan memudahkan kerja panitia dalam
mempersiapkan dan melaksanakan proses kegiatan. Proses kinerja yang
sistematis dan praktis akan terbentuk pada tim OC dalam melakukan kegiatan.

Maka oleh sebab itu, cara yang dilakukan tim OC untuk menganalisis
kebutuhan kegiatan adalah:
1. Buatlah rencana kerja kegiatan: mengapa, apa, kapan, dimana, siapa dan
bagaimana.
2. Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan, lalu tentukan apa
saja yang harus dilakukan untuk mencapainya.
3. Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut: jumlah panitia, peserta, ruang, tempat,
waktu, pembicara/narasumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan
pengeluaran), dan lain-lain.
4. Bentuk panitia yang jumlah orang dan bagian-bagiannya sesuai dengan
kebutuhan.

Tips untuk memudahkan bagi OC dalam menganalisa kebutuhan kegiatan

yaitu: "Tulis apa yang akan dikerjakan, Kerjakan apa yang telah anda tulis dan
Tulis apa yang telah anda kerjakan".

MENDESAIN STRUKTUR KEPANITIAAN

Suksesnya suatu kegiatan tergantung dari pada bagaimana kinerja panitia dalam
membentuk tim yang baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Membentuk tim OC yang
baik adalah salah satu upaya yang harus dilakukan agar kegiatan yang dilaksanakan
dapat berjalan dengan sukses. Mendesain struktur kepanitiaan yaitu poin penting yang
harus dilakukan agar proses tim kepanitiaan dapat terbentuk dengan solid. Kesolitan
kinerja panitia akan memudahkan proses pelaksanaan kegiatan yang berjalan dengan
sukses.

Cara mendesain struktur kepanitiaan dalam membentuk tim OC yang baik adalah:

1. Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan

kemampuannya.
2. Syarat menjadi panitia; mau, tahu, mampu dan ada waktu.
3. Buatlah struktur organisasi kepanitiaan.
4. Buatlah “job description” (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per
orang.
5. Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian


Fungsi Ketua Panitia Sebagai Koordinator Pelaksana Kegiatan
1. Merencanakan Kerja Panitia
Ketua panitia sebagai koordinator kegiatan menpunyai fungsi
yang urgen yaitu dalam merencakan kerja panitia. Mulai dari
persiapan hingga pelaksanaan kegiatan kepemimpinan ketua panitia
berpengaruh besar atas kinerja panitia. Keseluruhan kinerja tim OC
selalu di bawah control ketua panitia.
2. Mengadakan Rapat Koordinasi
Rapat merupakan hal yang tidak asing bagi setiap lembaga,
baik itu juga pada kepanitiaan. Rapat koordinasi merupakan hal yang
harus dilakukan oleh kepanitian agar terbentuknya tim yang baik.
Karena dalam rapat koordinasi semua permasalahan ataupun persiapan
acara akan dibahas dan diterapkan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
Peran ketua panitia juga dituntut besar melahirkan inisiatif untuk
mengadakan rapat koordinasi.
3. Menyimpan Dokumen dan Informasi
Disamping akan kebutuhan teknis, dokumen dan informasi
juga hal yang harus ditata dan dikeloa dengan baik agar tidak terjadi
kebocoran-kebocoran informasi diluar panitia. Selain ketua panitia,
peran sekretaris panitia juga dituntut besar pada bidang ini. Karena
sekretaris panitia merupakan pendamping ketua panitia dalam
penyelesaiaan permasalahan dokumen dan kesekretariatan.
4. Memotivasi Panitia untuk Bekerja
Dalam pelaksanaan kegiatan, panitia pasti dihadapkan dengan
berbagai keadaan yang suka maupun duka. Disaat tim panitia
mengalami dinamika dimana kepanitiaan mulai menunjukkan
ketidakseriusan atau kejenuhan dalam proses kinerja, maka pada
situasi ini peran ketua panitia diharapkan besar dalam
penyelesaiaannya. Memotivasi panitia untuk bekerja dan
merasionalisasikan bahwasanya tujuan dan titik puncak keberhasilan
panitia apabila suatu program kegiatan yang dilaksanakan dapat
berjalan dengan sukses. Maka dengan demikian, panitia dapat
termotivasi dengan spirit profesionalitas tim yang mengedepankan
tanggung jawab panitia akan kegiatan.
 5. Mengawasi dan Mengarahkan Pekerjaan
Ketua panitia dalam memimpin tim akan dihadapkan dengan
berbagai karakter panitia dalam melaksanakan proses kerjanya. Mulai
dari karakter panitia yang mempunyai inisiatif besar dalam bekerja,
panitia yang hanya menumpang popularitas, panitia yang bekerja
apabila diperintah dan panitia yang bekerja apa bila melihat orang lain
bekerja. Maka pada situasi tersebut sosok ketua panitia harus dapat
menjawab persoalan itu dengan memaksimalkan pengawasan dan
pengarahan pekerjaan agar semua panitia dapat bekerja dan
menghasilkan suatu kegiatan yang terlaksana dengan sukses.
6. Meminta Hasil Kerja dan Evaluasi
Pada asarnya tim OC terdiri dari beberapa bidang yang
menanggung jawapi pada setiap bidangnya. Dalam hal ini ketua
panitia diharuskan untuk meminta setipa hasil kerja pada setiap bidang
tersebut agar dapat dijadikan referensi laporan kerja. Laporan tersebut
akan dibahas dan dievaluasi apabila terdapat kesalahan dan
kekurangan dengan tujuan agar kedepan kinerja panitia lebih baik lagi.
7. Pelaksanaan Kegiatan yang Efektif 
Organizing Committee (OC) bercita-cita agar kegiatan yang
dilaksanakan dapat berjalan dengan baik dan sukses. Pelaksanaan
kegiatan yang efektif dituntut besar oleh bagaimana kinerja tim OC
dalam melaksanakan kegiatan itu.

Suatu upaya bagaimana menghasilkan suatu kegiatan yang efektif dalam membentuk
tim OC yang baik adalah:

1. Usahakan kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana.

2. Siapkan rencana cadangan apabila situasi dan kondisi berubah. Antisipasi
segala kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti.
3. Apabila semua usaha telah dicoba maka hasilnya kita serahkan kepada Allah
SWT.

Evaluasi Kegiatan

Proses akhir yang dilakukan oleh kepanitiaan sebagai tim OC yang baik adalah
pengevaluasian kegiatan. Evaluasi berfungsi sebagai media untuk menilai sejauh
mana kinerja tim dalam pelaksanaan kegiatan. Pengevaluasian tidak hanya dilakukan
pada saat selesai kegiatan, akan tetapi evaluasi juga penting dilakukan apabila kondisi
kepanitiaan dalam keadaan tidak kondusif.
 Berikut adalah bagaimana tim OC melakukan pengevaluasian kegiatan atas
kinerja panitia:

1. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan sudah dilaksanakan

dengan baik, jika ada penyimpangan dapat diperbaiki dan sebagai bahan
pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya.
2. Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai tapi harus diadakan
pada masa persiapan dan pada saat pelaksanaan kegiatan.
3. Buatlah kriteria keberhasilan secara umum dan khusus untuk masing-masing
bagian dalam kepanitiaan.
4. Bandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kriteria yang sudah dibuat.
5. Evaluasi bisa dilakukan dengan meminta pendapat dari peserta kegiatan baik
secara lisan maupun tulisan.
6. Buat laporan hasil kegiatan serta evaluasinya.

REFERENCY
Qomar Mujammil, Manajemen pendidikan Islam, (Jakarta : Erlangga, 2007), hlm. 29-
30.
KOHATI PB HMI, Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan KOHATI HMI,
(Jakarta: 2008), hlm. 3-5.
Tim Prima Pena, Kamus Ilmiah Populer, (Surabaya: Gitamedia Press, 2006), hlm 261
dan 349.
o Bukan Pidato dan MC Biasa, Seni dan Praktik Public Speaking Super Dahsyat,
Rendra Badudu, Dewi Shinta, Pustaka Cerdas, 2012.
o Cara Praktis Belajar Pidat,MC DAN Penyiar Radio, Ristina Yani Puspita,
Komunika, 2017.
o Communicate or Die, Thomas D. Zweilfel,Gramedia, 2003.
o High Impressive Presentation Skill, Jazak Yus Afriansyah, Yulida, Elex Media
Komputindo, 2013.
o MC Profesional, Eman Suherman, Alfabeta, 2012.
o Public Speaking, Diah Fatma Sjoraida, Unpad 2008.
o Seni Berbicara, Larry King, Gramedia, 2007.