PDCA LANGKAH 3

ANALISA SEBAB

Quality Management System – Day 3 - R0 1/48

 LANGKAH 3 : ANALISA SEBAB

Definisi Manfaat

Mengidentifikasi Mendapatkan
akar masalah
potensi sebab-
(root causes)
sebab yang untuk
memungkinkan ditanggulangi
dan menemukan agar masalah
akar masalah tidak berulang

Quality Management System – Day 3 - R0 2/48

 Diagram Sebab Akibat

Suatu diagram yang terstruktur untuk

mengidentifikasi penyebab dari masalah dan
hubungan sebab-akibat berdasarkan pengalaman
dan keahlian dari sekelompok orang dengan
melakukan brainstorming secara terstruktur.

Diagram yg menunjukkan hubungan antara akibat dan faktor

penyebabnya

dikembangkan tahun 1943 oleh Prof Kaoru Ishikawa.

Sehingga juga disebut dengan Diagram Ishikawa atau
diagram Tulang Ikan karena bentuknya mirip gambar tulang
ikan

Quality Management System – Day 3 - R0 4/48

 Prinsip 5-Mengapa

Dalam menggali akar masalah,

gunakan prinsip 5 Why, untuk:

• Menghindari jebakan
“mengobati” gejala
• Menggali akar penyebab yang
sebenarnya
• Merangsang tim melakukan
perbaikan optimal

Quality Management System – Day 3 - R0 5/48

 Prinsip 5-Mengapa
Masalah:
Banyak karyawan keluar

Mengapa?
Tidak betah

Mengapa?
Beban kerja tak seimbang

Mengapa?
Skill tidak merata

Mengapa?
Tidak ada program
pengembangan karyawan

Penanggulangan: Mengapa?
Ketidakjelasan kompetensi
Menyusun kompetensi needs yang dibutuhkan

Quality Management System – Day 3 - R0 6/48

 Diagram Sebab Akibat

Penyebab

Akibat (masalah)
Sub-Penyebab 1

Sub-Penyebab 3
Sub-Penyebab 2

Penyebab Sub-Penyebab ke 4, dsb

Quality Management System – Day 3 - R0 7/48

 DOs and DON’Ts
DOs DON’Ts
• Selalu bertanya “5 x • Sudah terpikir solusi
Why” • Jump to Conclusion
• Arah panah selalu menuju • 1 anak panah umumnya
ke kepala ikan terjebak dalam solusi
• Kepala ikan merupakan • Akar masalah
masalah yang dihadapi berdasarkan asumsi
• Step by Step Thinking • Jika tidak terbukti, jangan
• Jika sudah selesai dibuat, dipaksakan ada akar masalah
uji dengan membaca
terbalik dengan kata-kata
“Sehingga” / “Maka”

Quality Management System – Day 3 - R0 8/48

 CONTOH : DIAGRAM SEBAB AKIBAT
Baru tidak ada standard
training operator baru Pengetahuan
Man forecasting kurang Material memadai
Belum Operator
baru
ditraining Belum ada
Penyiapan pengiriman dari
Order
factory
barang lama
mendadak
Tidak ada standard
brief driver Driver belum Stock barang
mengenal daerah tidak ada
Tidak ada
brief Tidak ada
kontrol
Driver tidak tahu Pencatatan
perhitungan
tempat stock barang kurang
pengiriman akurat Delivery
Truk sampai
terlambat
Terlambat
Pengambilan
barang susah Ketersediaan truk
tidak ada
Barang slow
Waktu
moving 1 pengiriman
Banyak
tahun lebih Tidak ada kontrol singkat
barang
masih availability truk
tersimpan di
tersimpan Pemakaian forklift
warehouse gantian
Tidak ada review Tidak terawat
perputaran barang Beberapa
Tidak ada
forklift rusak
standard Machine perawatan
Method mesin

Quality Management System – Day 3 - R0 9/48

 CONTOH : DIAGRAM SEBAB AKIBAT

Quality Management System – Day 3 - R0 10/48

 IDENTIFIKASI SEBAB DOMINAN
DEFINISI
Adalah memilih beberapa (3-5) akar masalah dari sekian
kemungkinan akar masalah yang telah dianalisa dengan Diagram
Sebab Akibat, yang memberi
kontribusi paling besar terhadap terjadinya permasalahan

Ciri-siri Sebab Dominan :

Setiap akar masalah dominan harus mutually exclusive (saling asing
atau tidak ada hubungan sebab akibat) .

MANFAAT
 Mendapatkan beberapa sebab dominan, yang jika diperbaiki
memberikan dampak yang maksimal
 Meminimalkan upaya perbaikan

Quality Management System – Day 3 - R0 11/48

 IDENTIFIKASI SEBAB DOMINAN
Memilih Sebab Dominan dapat dilakukan dengan :

• Membandingkan setiap akar masalah, dilihat mana yang memberikan

Kesepakatan kontribusi paling besar dampaknya ,atau
Kelompok • Dilakukan oleh team yang memiliki banyak pengalaman atas masalah
yang dibahas

•Setiap orang mengurutkan setiap akar masalah berdasar tingkat

kepentingannya / pengaruhnya dengan masalah yang dibahas, kemudian score
urutan dijumlahkan
Nominal •Perlu disepakati: Jika yang terpenting scorenya tinggi, maka Sebab
Group Dominan dipilih dari sebab masalah dengan jumlahan score tertinggi)
Technique •Jika terjadi perbedaan ranking yang ekstrem di antara anggota harus
mendiskusikan

•Setiap akar masalah dibandingkan satu sama lain, dilihat hubungan

sebab akibatnya.
Inter- •Akar masalah yang banyak mempengaruhi akar masalah lain merupakan
Relationship sebab dominan
Diagram

Quality Management System – Day 3 - R0 12/48

Quality Management System – Day 3 - R0
14/48
 VERIFIKASI SEBAB

Definisi Manfaat

Mendapatkan
data/bukti/evidence
yang membuktikan
Suatu kegiatan untuk bahwa penyebab
memverifikasi/meng masalah tersebut
konfirmasikan/ memang ada dan
dapat
membuktikan dipertanggungjawab
terjadinya penyebab kan, bukan berdasar
masalah opini dan berkorelasi
dengan akibat
masalah

Quality Management System – Day 3 - R0 15/48

LANGKAH
1. Dari setiap sebab dominan yang diperoleh pada analisa sebab akibat ,
kumpulkan data kuantitatif atau bukti-bukti lainnya
2. Analisa data / evidence yang telah dikumpulkan. Tools yang dapat
digunakan antara lain : Grafik, Scatter
Diagram, tabel atau dengan menampilkan nilai
kuantitatifnya
3. Buat kesimpulan apakah sebab dominan tersebut valid atau tidak
 Sebab dominan yang valid ditindaklanjuti dengan menyusun
Rencana Penanggulangan
 Sebab dominan yang tidak valid , didrop (tidak ditindaklanjuti)

Quality Management System – Day 3 - R0 16/48

 CONTOH: VERIFIKASI SEBAB

Quality Management System – Day 3 - R0 17/48

 DIAGRAM TEBAR/
SCATTER DIAGRAM

Quality Management System – Day 3 - R0 18/48

 DIAGRAM TEBAR
( SCATTER
DIAGRAM )

Manfaat
Definsi
• Menyajikan data untuk
mengkonfirmasikan hipotesa
• Diagram yang menggambarkan apakah dua variable (faktor)
hubungan (korelasi) antara dua saling berhubungan /berkorelasi
variabel (faktor ) • Mengetahui seberapa erat
hubungan antara faktor
tersebut
• Sebagai tools untuk
memverifikasi akar penyebab
yang diperoleh dari analisa
sebab dan akibat

Quality Management System – Day 3 - R0 19/48

 CONTOH KORELASI ANTARA DUA VARIABEL
Contoh Korelasi
Antara jumlah kunjungan ke pelanggan dengan hasil penjualan
Antara keluhan pelanggan dengan pendapatan usaha
Antara lama kerja dengan prestasi kerja
Antara jumlah salesmen dengan hasil penjualan
Antara waktu pelayanan dengan tingkat kepuasan pelanggan
Antara umur mesin dengan jumlah breakdown
Antara jumlah sampel yang diinspeksi dengan jumlah defect
Antara frekwensi perawatan dengan dengan jumlah reject/breakdown
Antara tingkat inventory dengan jumlah produk kedaluarsa
Antara jumlah buku dengan kompetensi karyawan

Antara jam training dengan kecelakaan/kesalahan kerja

Quality Management System – Day 3 - R0 20/48

 JENIS KORELASI ANTARA DUA VARIABEL

y y y

x x x
Korelasi Positif Korelasi Positif Tidak ada Korelasi
Mungkin Terjadi

y y y

x x x
Korelasi Negatif Korelasi Negatif Pola Kurva
Mungkin Terjadi Parabola

Quality Management System – Day 3 - R0 21/48

hasil penjualan SCATTER DIAGRAM

y = 0.1221x - 7.8208
R² = 0.5121

jumlah kunjungan

Kesimpulan : karena nilai “r” = 0.735 mendekati 1 maka bisa disimpulkan ada korelasi
yang cukup kuat antara variabel X dan variabel Y (peningkatan kunjungan
mempengaruhi peningkatan sales)

Quality Management System – Day 3 - R0 22/48

 PDCA LANGKAH 4

RENCANA PENANGGULANGAN

Quality Management System – Day 3 - R0 23/48

 RENCANA PENANGGULANGAN

Suatu dokumen • Memberikan pedoman

perencanaan untuk bagaimana tahap-tahap
menjalankan suatu pelaksanaan diberikan
solusi/improvement • Nantinya digunakan
yang sebagai control untuk
memastikan
berisi faktor-fakor:
bahwa rencana
bagaimana perbaikan dilaksanakan
penyelsainnya, sesuai
siapa yang melakukan, target yang disesuaikan
kapan dan sumber
daya
yang melakukan

Quality Management System – Day 3 - R0 24/48

 CONTOH: RENCANA PENANGGULANGAN

WHAT WHY HOW WHO WHERE WHEN COST

NO
(MASALAH) (TUJUAN) (PERBAIKAN) (PIC) (DIMANA) (KAPAN) (BIAYA)
1 Tidak ada standar Semua Driver Membuat Standar Briefing untuk Driver WR Warehouse 15 July 13 N/A
briefing Driver mengetahui
informasi penting
2 Belum ada standar Loading time Membuat standar training (setiap WR Warehouse 31 July 13 N/A
training untuk kary cepat karyawan baru diberi training,
baru di warehouse disiapkan instruktur internal,
standarisasi modul pelatihan)

3 Pengetahuan Forecast Accuracy Training Basic Supply Chain NN Supply 31 July 13 6,6 juta
forecasting yang Management – APICS untuk Chain Dept
kurang memadai Operation Mgr di RD
4 Tidak ada kontrol Aktual Stok = Data Standard stock opname NP Warehouse 31 Aug 13 N/A
perhitungan stok di di komputer Stock Opname secara periodik
gudang Audit terhadap kegiatan administrasi
keluar masuk barang

5 Tidak ada Forklift availability Perbaiakn forklift yang rusak RN Sie 31 Aug 13 N/A
standard Membuat standard pengelolaan Peralatan
perawatan forklift forklift (jadwal perawatan dan
standard perawatan , audit)

6 Tidak ada review Slow moving Membuat formula untuk evaluasi SU Warehouse 31 Aug 13 N/A
kecepatan minimal produk slow moving;
perputaran Rellocation slow moving product
barang di gudang Review umur stock secara periodik
7 Tidak ada kontrol Truck availability Bekerjasama dengan beberapa RN Seksi 31 July 13 N/A
atas availability vendor transporter Transporter
truck

Quality Management System – Day 3 - R0

27/48
 PDCA LANGKAH 5

PENANGGULANGAN

Quality Management System – Day 3 - R0 28/48

 PENANGGULANGAN

Definisi Manfaat

Menerapkan hal-hal Memastikan

yang direncanakan semua tugas
dalam rencana dalam rencana
penanggulangan
penanggulangan
dalam memecahkan
masalah dan telah diselesaikan
pencapaian sasaran dan diterapkan

Quality Management System – Day 3 - R0 29/48

 PENANGGULANGAN
LANGKAH

Gunakan formulir Komunikasikan

Rencana Rencana Jalankan
Penanggulangan Penanggulangan Rencana
sebagai kepada bagian Penanggulangan
pedoman anda terkait

Komunikasikan Review secara berkala,

kepada manajemen catat kejadian,
dan mintakan bantuan masukan-masukan atau
jika terjadi perubahan terhadap
penyimpangan rencana anda serta hasil
penerapan yang yang dicapai
Setelah semua improvement plan
ataupun perubahannya
dilaksanakan, dokumentasikan
status terakhir (dalam bentuk
tulisan, atau gambar)

Quality Management System – Day 3 - R0 30/48

 CONTOH: PENANGGULANGAN
NO SEBAB DOMINAN SOLUSI SEBELUM SESUDAH
1 Tidak ada standar Membuat Standar Briefing untuk Tidak semua informasi Semua informasi penting
briefing Driver Driver penting sampai kepada disampaikan kepada Operator
Operator 5 Driver ditest ttg informasi baru
Ada 3 Driver yang tidak bisa , dapat menjawab dengan
menjawab pertanyaan benar
penting
2 Belum standard Membuat standard training (setiap Loading time = 80 menit per Loading time : 60 menit per
training untuk karyawan baru diberi training, truck truck
karyawan baru di disiapkan instruktur internal,
warehouse standarisasi modul pelatihan)

3 Pengetahuan Training Supply Chain Forecast In Accuracy 20% Forecast inAccuracy 15%
forecasting yang Management & Sales Forecasting
kurang memadai
4 Tidak ada kontrol Standard stock opname Aktual Stock dg Data di Aktual Stock = Data di
perhitungan stok di Stock Opname secara periodik komputer beda 15% item komputer
gudang Audit terhadap kegiatan
administrasi keluar masuk barang

5 Tidak ada standard Perbaikan forklift yang rusak Forklift availability 70% Forklift availability 100%
perawatan forklift Membuat standard pengelolaan
forklift (jadwal perawatan dan
standard perawatan , audit)

6 Tidak ada review Membuat formula untuk evaluasi Slow moving 600 juta Slow moving 300 juta
kecepatan perputaran produk slow moving;
barang di gudang Rellocation slow moving product
Review umur stock secara periodik

7 Tidak ada kontrol atas Bekerjasama dengan beberapa Truck availability 80% Truck availability 100%
availability truck vendor transporter
Quality Management System – Day 3 - R0
31/48
 PDCA LANGKAH 6

PERIKSA HASIL

Quality Management System – Day 3 - R0 32/48

 MEMERIKSA HASIL

Definisi Manfaat

Melakukan Mengetahui
monitoring/pengu apakah
kuran kinerja perbaikan yang
setelah tindakan dilakukan telah
penanggulangan secara efektif dan
selesai sesuai target
dilaksanakan yang ditetapkan

Quality Management System – Day 3 - R0 33/48

Quality Management System – Day 3 - R0
34/48
 PROJECT BENEFIT
• Setelah target project improvement tercapai,
analisalah dampak Dampak positif / manfaat /
Benefit dari penyelesaian project tersebut
• Benefit dapat dikategorikan menjadi:

Tangible Benefit Intangible Benefit

Quality Management System – Day 3 - R0 35/48

 TANGIBLE BENEFIT
Adalah manfaat yang dapat dikuantifisir/disajikan dengan data
kuantitatif atau dapat dikonversikan dalam bentuk :

Potensi
Nilai penghematan peningkatan
/ saving / cost pendapatan atas
reduction terselesaikannya
project

Contoh:

Penambahan jumlah Frekuensi

Penurunan biaya
pohon sebanyak 100 brekdown
listrik sebesar Rp. pohon per Ha per menurun sebesar
2jt per bulan
masa rotasi 50%

Quality Management System – Day 3 - R0 36/48

 A. Perhitungan % Improvement
Jika : Before improvement = X dan After Improvement Y,

Maka: % Improvement = |(Before – After)|/ Before

Contoh :
1. Seseorang sekretaris sebelum improvement perjam mampu mengetik 4 lembar.
Setelah improvement dia mampu mengetik sebanyak 8 lembar %
Improvement = | (4-8)/4 | = 100%,
Artinya :
• improvement yang dicapai sebesar 100%, atau
• produktivitas meningkat 100% , atau
• produktivitasnya menjadi 200% dari semula
2. Produksi beroperasi 24 jam sehari. Unplanned Shutdown per bulan sebelum
improvement adalah sebesar 25 jam. Setelah improvement Unplanned Shutdown
menjadi 5 jam
 % Improvement = | (25-5)/25 | = 80%,
Artinya :
• improvement yang dicapai sebesar 80%, atau
• Unplanned shutdown turun sebesar 80%

Quality Management System – Day 3 - R0 37/48

B. PERHITUNGAN SAVING ATAU POTENTIAL BENEFIT

Saving = Biaya operasional before improvement

– Biaya operasional after improvement
– Biaya improvement

Potential Benefit = Output after improvement

– Output before improvement
– Biaya improvement

Quality Management System – Day 3 - R0 38/48

 CONTOH : MEMERIKSA HASIL

Tingkat Keterlambatan Pengiriman

% Keterlambatan Pengiriman – Q3 - 2014

% Keterlambatan Pengiriman – Q1 - 2015

Kesimpulan :
Setelah perbaikan , maka % keterlambatan pengiriman turun dari 20% menjadi 8% pada Q1-
2015 (target terlambat max 10% terlampaui )

Quality Management System – Day 3 - R0 39/48

 PDCA LANGKAH 7

STANDARISASI

Quality Management System – Day 3 - R0 40/48

 STANDARDISASI

Definisi Manfaat

Melakukan cara kerja

Mendokumentasikan yang lebih baik dari
proses yang telah hasil project
diperbaiki dari hasil improvement,
pemecahan masalah Untuk mencegah
untuk mencegah berulangnya masalah,
berulangnya sebagai dasar untuk
peningkatan lebih
masalah lanjut

NOTE:
STANDARISASI dilakukan jika hasil implementasi yang dievaluasi pada
langkah CHECK telah mencapai target

Quality Management System – Day 3 - R0 41/48

 LANGKAH :
1. Tetapkan tujuan standarisasi: (diambil dari kepala Ikan)
Misal : Kepala ikan : “Cabinet penyok banyak”
 Tujuan Standarisasi: Mencegah terjadinya cabinet
penyok
2. Langkah-langkah perbaikan yang telah dijalankan dibakukan
menjadi STANDARD PROSES.
3. Format Standarisasi dapat menggunakan gambar, flowchart, foto, grafik,
atau video bila memungkinkan
4. Pencapaian hasil perbaikan di langkah Check dibakukan menjadi
STANDARD HASIL
Misal :
Kesimpulan di Check : Rata-rata pengambilan obat turun dari 8 mnt
5 mnt
 Standard Hasil : Maksimum waktu pengambilan obat adalah 5
menit
Quality Management System – Day 3 - R0 42/48
 LANGKAH :
6. Standard Proses dan Standard hasil ini selanjutnya
diintegrasikan dengan prosedur/Instruksi kerja yang sudah
ada (merevisi prosedur / SOP yang ada)
7. Sosialisasikan melalui pelatihan kepada bagian yang terkait
8. Untuk memastikan bahwa kinerja yang telah dicapai dalam proyek
improvement dapat terus dipertahankan, maka parameter kinerja
project harus dimonitor secara berkala dan tetapkan personil yang
bertanggungjawab

Quality Management System – Day 3 - R0 43/48

 TUJUAN: MENINGKATKAN ON TIME DELIVERY

STANDAR PROSES :
1. Setiap Supervisor melakukan Brifing kepada Driver sebelum pemberangkatan barang sesuai SOP
Briefing #001
2. Setiap Karyawan baru harus diberikan training sebelum menjalankan pekerjaan (SOP Training
karyawan baru #002) menggunakan materi Training yang sudah distandarisir. Training diberikan
oleh personel yang telah tersertifikasi Internal Trainer
3. Personel PPIC harus tersertifikasi Basic Supply Chain Management – dari APICS
4. Supervisor Warehouse wajib melakukan Stock Opname secara berkala sesuai SOP Stock
Opname #003
5. PPIC Mgr melakukan audit terhadap kegiatan administrasi keluar masuk barang
6. Bagian maintenance wajib melakukan perawatan berkala terhadap Forklift sesuai SOP
Pengelolaan dan Perawatan Forklift #004
7. PPIC Mgr & Warehouse Manager melakukan review mengenai waktu perputaran barang di
gudang dan melakukan disposisi terhadap barang yang slow moving sesuai SOP Min Max #005
8. Perusahaan harus memiliki backup Transporter untuk mengantisipasi pengiriman yang
mendadak

STANDAR HASIL :
Maximum keterlambatan pengiriman barang ke area Sumbagut adalah 8%
Quality Management System – Day 3 - R0 44/48
 PDCA LANGKAH 8

MASALAH BERIKUTNYA

Quality Management System – Day 3 - R0 45/48

 DEFINISI:
Mengidentifikasi masalah baru / peluang perbaikan berikutnya
yang akan dipecahkan

MANFAAT:
 Menyelesaikan masalah lain yang terkait yang belum
terselesaikan
 Identifikasi kemungkinan peningkatan selanjutnya
 Memastikan kegiatan peningkatan dilakukan secara
terus menerus di perusahaan

Quality Management System – Day 3 - R0 46/48

 CONTOH : PEMILIHAN MASALAH BERIKUTNYA

Masalah
Berikutnya

Quality Management System – Day 3 - R0 47/48

 MASALAH : Meningkatkan Sales Forecast Accuracy
PENJELASAN PENETAPAN MASALAH :
Dalam 3 tahun terakhir masih menghadapi kendala mengenai Forecast Accuracy yang
berakibat:
 ketidaktersedianya produk yang berakibat khilangnya peluang penjualan atau
 menumpuknya produk di depo yang berakibat meningkatnya working
capital
Jan-16 Feb-16 Mar-16 Apr-16 Mei-16 Jun-16
No. Langkah
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Identifikasi masalah

2 Analisa data
P
3 Analisa sebab

4 Rencana penanggulangan

5 D Penanggulangan

6 C Periksa hasil

7 Standarisasi
A
8 Masalah berikutnya

Planning Actual

Quality Management System – Day 3 - R0 48/48