MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS

TINGKAT OPERASIONAL DASAR

N.821100.034.02
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ................................................................................................2

Kata Pengantar .......................................................................................3
A. Pendahuluan …………………………………………………………………… ..4
B. Panduan Penggunaan Modul ............................................................4
C. Daftar Ikon .......................................................................................6
D. Bacaan Referensi ..............................................................................7
E. Pengantar Teori.................................................................................7
F. Langkah Kerja ..................................................................................29
G. Implementasi Unit Kompetensi .........................................................33
1. Elemen Kompetensi 1 ..................................................................33
1.1 Referensi ...........................................................................33
1.2 Pikirkan .............................................................................33
1.3 Aktivitas ............................................................................33
2. Elemen Kompetensi 2 ..................................................................35
2.1 Referensi……………………………………………………………. ...35
2.2 Video/Youtube 1 ................................................................35
2.3 Aktivitas 1 .........................................................................35
2.4 Aktivitas 2……………………………………………………… ........35
2.6 Video/Youtube 2………………………………… .......................36
2.7 Aktivitas 3 .........................................................................36
H. Lampiran ..........................................................................................38
1) Kamus Istilah ..............................................................................38
2) Referensi .....................................................................................39
3) Unit Kompetensi ..........................................................................40
4) Daftar Nama Penyusun ...............................................................43
 KATA PENGANTAR

Dalam proses pelatihan, materi pelatihan merupakan salah satu

instrumen yang menunjang keberhasilan suatu pelatihan. Materi Pelatihan
berisi informasi dan kegiatan yang meliputi pengetahuan (knowledge) untuk
membangun pondasi teori, keterampilan (skill) untuk memiliki pengalaman
melakukan praktek yang sebenarnya dan seluruh rangkaian prosesnya
dibangun sikap kerja yang melekat dalam perilaku kerja sesuai tuntutan
yang mengacu kepada Standar Kompetensi Kerja (Standar Kompetensi Kerja
Nasional, Standar Kompetensi Kerja Khusus,dan Standar Internasional)
Materi pelatihan ini berorientasi kepada Pelatihan Berbasis
Kompetensi (Competence Based Training) dan dalam bentuk cetak
diformulasikan menjadi 2 (dua) buku, yaitu Buku Materi dan Buku Asesmen.
Keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan sebagai
referensi dalam media pembelajaran bagi peserta pelatihan dan
instruktur/pembimbing, agar pelaksanaan pelatihan dapat dilakukan secara
efektif dan efisien.
Materi Pelatihan dengan judul “Menulis Dalam Bahasa Inggris
Tingkat Operasional Dasar“, ini digunakan sebagai salah satu media
pembelajaran yang digunakan pada program pelatihan. Kami berharap buku
materi dan buku asesmen ini membantu para instruktur/pembimbing dalam
menstimulasi teori (softskill) ataupun praktek (hardskill) dalam proses
pembelajaran, sehingga menjadi efektif dalam proses pelatihan.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan tuntunan kepada kita
semua dalam melakukan berbagai upaya untuk menunjang proses
pelaksanaan pelatihan berbasis kompetensi guna menghasilkan tenaga kerja
yang kompeten dan berdaya saing tinggi sesuai kebutuhan pasar kerja baik
nasional maupun global.

3
A. PENDAHULUAN

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang
kompeten, sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja. Selaras
dengan tuntutan tersebut, maka dibutuhkan mekanisme pelatihan yang
lebih praktis, aplikatif, serta dapat menarik dilaksanakan sehingga
memotivasi para peserta dalam melaksanakan pelatihan yang diberikan.
Seiring dengan mudahnya teknologi digunakan, maka materi pelatihan
dapat disajikan dengan berbagai media pembelajaran sehingga dapat
diakses secara offline dan online.
Materi pelatihan ini terdiri dari buku Panduan Materi Pelatihan dan
buku Panduan Asesmen. Serta dilengkapi dengan materi yang bersifat
soft copy seperti materi presentasi dan video.

B. PANDUAN PENGGUNAAN MODUL

Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus diperhatikan adalah

sebagai berikut:

1. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

penggunaannya dapat dikembangkan dan dikontekstualisasikan
sesuai dengan kebutuhan, materi ini terdiri dari:

a. Bacaan Referensi

b. Pengantar Teori

c. Langkah Kerja

d. Implementasi Unit kompetensi

e. Lampiran :

1) Kamus istilah

2) Daftar referensi

3) Unit kompetensi

4) Daftar penyusun

4
2. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat
dijadikan referensi bagi para instruktur.

3. Peran instruktur terkait dengan penggunaan modul, antara lain:

a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video dan

powerpoint yang terlampir dalam modul sebagai referensi,
diharapkan dapat mengembangkan bahan yang disesuaikan
dengan BLK masing-masing

b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

berbagai sumber yang menguatkan peserta pelatihan, baik melalui
tahapan persiapan, pelaksanaan di kelas, praktek, melakukan
investigasi, menganalisa, mendiskusikan, tugas kelompok,
presentasi, serta menonton video.

c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

ini dapat menjadi bahan dan gagasan untuk dikembangkan oleh
instruktur dalam memperkaya materi pelatihan yang akan
dilaksanakan.

4. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

buku penilaian secara terpisah. Buku penilaian dapat berupa soal
tertulis, panduan wawancara, serta instruksi demonstrasi yang akan
dilaksanakan sesuai dengan proses penilaian yang dilaksanakan.

5. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

penyusunan buku panduan pelatihan ini.

6. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta bahan

yang dapat digunakan sebagai berkas kelengkapan pelatihan.

5
C. DAFTAR IKON

Daftar ikon yang dapat digunakan dalam buku ini, antara lain:

Ikon Keterangan

Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

atau menemui seseorang untuk mendapatkan
informasi
Pemeriksaan

Icon ini memiliki arti anda diminta untuk

menuliskan/mencatat,melengkapi,latihan/aktivitas
(bermain peran, presentasi) dan mencatatkan dalam
lembar kerja pada buku/media lain sesuai instruksi
Aktivitas

Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

aturan atau kebijakan yang berlaku dan prosedur-
prosedur atau materi pelatihan/ sumber informasi
Referensi lain untuk dapat melengkapi latihan/ aktivitas ini.
material/manual

Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda dapat

berpikir/ menganalisa informasi dan catat gagasan-
gagasan yang anda miliki.
Berpikir

Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

dengan rekan anda untuk gagasan yang anda miliki.
Komunikasi/
Diskusi

Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan materi
pelatihan.
Membaca

Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang

dibutuhkan dalam materi pelatihan.
Video/Youtube

6
D. BACAAN REFERENSI

Membaca secara lengkap :

Business Writing Skills, Application,and Practices Third

Edition – Michelle Witte

E. PENGANTAR TEORI

MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL

DASAR

Setiap harinya kita pasti berkomunikasi dengan orang lain, baik kita
sebagai pengirim pesan ataupun sebagai penerima pesan. Dilihat dari segi
penyampaiannya, komunikasi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu
komunikasi lisan (spoken communication) dan komunikasi tertulis (written
communication). Komunikasi lisan adalah bentuk komunikasi dengan
mengucapkan kata -kata secara lisan dan langsung kepada lawan
bicaranya, contohnya berbicara secara tatap muka ataupun melalui
perangkat smartphone seperti video call atau video conference. Sedangkan
komunikasi tertulis adalah komunikasi yang dilakukan yang melalui
sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang
melalui pos, telegram, fax, e-mail dan sebagainya.

Dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis seringkali dilakukan untuk

memberikan informasi kepada pihak internal perusahaan seperti rekan
kantor dan atasan contohnya membuat memo, mengirim email kepada
atasan, permohonan cuti, permohonan perpanjangan deadline dan
sebagainya. Ataupun kepada pihak eksternal perusahaan seperti
pelanggan dan perusahaan lain contohnya membuat atau mengirim surat
penawaran kepada pihak lain, perjanjian kontrak kerja, memberikan
informasi produk-produk baru kepada pelanggan, dan sebagainya.

Menulis untuk tujuan bisnis seringkali menjadi hal yang menyusahkan

untuk sebagian orang. Dimana mereka diharuskan untuk menggunakan
7
bahasa yang formal agar menciptakan kesan profesional. Tidak hanya itu,
dalam menulis kita tidak bisa menggunakan indera kita untuk membuat
orang lain mengerti pesan yang kita kirimkan. Kita hanya mengandalkan
pada tata bahasa, tanda baca, serta pemilihan kata. Untuk itulah
seseorang perlu memiliki kemampuan berkomunikasi secara tertulis.

Dalam menulis untuk tujuan bisnis, kita harus mengerti tentang orang
yang akan menerima pesan kita. Biasanya orang tidak akan mempunyai
banyak waktu untuk mencermati kata per kata dari apa yang kita tulis,
mereka akan lebih senang untuk mencari poin-poin atau inti dari apa yang
kita tulis. Maka dari itu, tulisan yang kita buat harus ringkas, jelas dan
tidak banyak bertele-tele.

1. Dokumen Bisnis

Dalam dunia bisnis, dokumen menjadi hal yang sangat penting dalam
menunjang aktivitas administrasi di sebuah perusahaan. Baik itu
transaksi jual beli dengan perusahaan lain, maupun pengumuman
tentang informasi untuk lingkungan internal perusahaan. Dalam setiap
aktivitas di perusahaan penting untuk selalu mencatat ataupun
menyimpan dokumen-dokumen bisnis tersebut karena dapat memberi
informasi kepada pihak yang membutuhkan. Contohnya : Surat
Pemesanan Barang (Order Letter), Proposal, Memorandum, dll.

1.1 Surat Bisnis

Surat yang digunakan orang atau organisasi untuk

menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan
penyelenggaraan kegiatan bisnis. Contoh :

a. Inquiry Letter : Surat Permintaan Informasi

b. Offering/Sales Letter : Surat Penawaran
c. Ordering Letter : Surat Pesanan
d. Execution of Order : Surat Pelaksanaan Pengiriman Barang
e. Reference Letter : Surat Referensi
f. Invoice : Surat Penagihan
g. Complaint Letter : Surat Komplain
h. Invitation Letter : Surat Undangan
i. Letter of Apology : Surat Permintaan Maaf
8
j. Letter of Congratulation : Surat Ucapan Selamat

1.1.1 Format Surat Bisnis

Dalam penulisan surat bisnis, terdiri dari bagian-bagian

berikut ini :

a. The Letterhead (Company Letterhead)

Kop Surat adalah identitas perusahaan, dimana terdapat
nama dan logo yang tercetak di sebuah surat. Ketika
menulis surat bisnis akan terlihat lebih profesional jika
sebuah instansi memiliki Kop Surat.

(Gambar 1)
Contoh Letterhead

b. The Receiver’s Address (Alamat Penerima Surat)

c. The Date (Tanggal)
d. The Salutation (Salam)
e. The Subject Line or Heading (Subjek Surat)
f. The Body (Isi Surat)
g. The Closing Line (Salam Penutup)
h. The Signature (Tanda Tangan)

9
 (Gambar 1)
Contoh Format Surat Bisnis

2. Menyusun Kalimat untuk Dokumen Bisnis dalam Bahasa Inggris

Setelah mengetahui bagian-bagian surat, langkah selanjutnya adalah

menyusun kalimat untuk membuat dokumen bisnis dalam Bahasa
Inggris.

2.1 Salutation (Salam pembuka)

Salam adalah bagian penting dari sebuah surat. Pembuat surat

diharuskan memilih salam yang tepat tergantung pada siapa
penerima surat tersebut apakah harus menggunakan salam
formal ataupun informal.

a. Very Formal

Salam Waktu penggunaan

Ketika kita tidak tahu kepada siapa surat

To Whom It May Concern
ini dialamatkan (untuk institusi)

Ketika kita tidak tahu gender penerima

Dear Sir/Madam
surat, namun tidak tahu namanya.

10
 Ketika kita tahu nama penerima surat
Dear Mr. Smith
adalah seorang pria.

Ketika kita tahu nama penerima surat

Dear Ms. Smith
adalah seorang wanita.

Ketika kita tahu nama dan gelar penerima

Dear Dr Smith
surat (seorang Doktor)

Ketika kita tahu nama dan gelar penerima

Dear Prof Smith
surat (seorang Professor)

Ketika kita tidak tahu nama penerima

Dear Marketing Manager
surat namun tahu jabatannya.

Ketika kita tahu nama penerima pesan,

Dear Lira Kusuma namun tidak yakin apakah dia pria atau
wanita.

b. Less Formal but still professional

Salam Waktu penggunaan

Ketika menulis surat untuk

Dear Colleagues
grup/kelompok.

Ketika penerima surat adalah seorang

Dear Ella
wanita.

Ketika penerima surat adalah seorang

Dear Rama
pria.

c. Informal

Salam Waktu penggunaan

Ketika menulis surat untuk

Hello guys grup/kelompok yang sudah sangat akrab
dengan kita

Ketika menulis surat untuk pribadi

Hi maupun grup yang sudah sangat kita
kenal.

11
 Penting!

 Hal yang paling umum digunakan, setelah Salutation

ditambahkan tanda baca titik dua (:) (punctuated style).
Atau bisa juga tanpa menambahkan tanda baca (open style).

 Sapaan Mrs sudah jarang digunakan.

 Hindari menggunakan tanda baca seru (!) pada salutation

2.2 The Receiver’s Address

Alamat penerima surat diketik rata kiri. Untuk open style/open

punctuation tidak menggunakan tanda baca pada akhir baris
alamat. Alamat penerima surat terdiri dari :
 Nama penerima surat
 Title penerima surat
 Nama organisasi/perusahaan
 Nama jalan dan Nomor
 Kota, Provinsi/Negara Bagian, dan Kode Pos
 Negara

Contoh :

Ms. Nina Lin, Ph.D

Double Design Corp
Room 205, Building 3
Lane 2498, Pudong Avenue
Shanghai, RRC

2.3 The Reference Number

Nomor referensi tidak harus selalu ada dalam surat bisnis, namun
nomer referensi ini sangat penting untuk memudahkan kita saat
mencari surat/dokumen tertentu.

Contoh :
12
 Nomor referensi merupakan nomor file internal untuk kepentingan
pengarsipan di sebuah perusahaan. Nomor referensi antara satu
perusahaan dengan perusahaan lainnya bisa berbeda, tergantung
bagaimana perusahaan tersebut membuat format penomoran
untuk pengarsipan mereka. Maka dari itu biasanya dalam surat
terdapat penulisan Your Ref, dan Our Ref.

Contoh :

2.4 The Letter Date (Tanggal Surat)

Dalam Bahasa Inggris ada dua cara dalam format penulisan

tanggal, yaitu :

British Style American Style

Date – Month – Year Month – Date – Year
17 May 2020 May 17th, 2020
17th May 2020 May 17, 2020

Hindari penggunaan singkatan saat menulis bulan seperti (Aug,

11, 2021) atau menulis hanya angkanya saja (11/8/21). Dalam
penulisan tanggal dalam surat bisa menggunakan rata kiri atau
rata kanan.

2.5 The Subject Line

13
 Dalam sebuah surat, subjek surat menjadi hal yang penting yang
harus ada. Karena hal ini akan memudahkan penerima surat
mengetahui apa isi/topik pembicaraan yang tertulis di dalam
surat tersebut dengan cepat.

Contoh :

Kata ‘Re’ yang terdapat pada contoh diatas bukan singkatan dari
kata apapun. ‘Re’ berasal dari Bahasa Latin yang umum
digunakan pada surat dalam Bahasa Inggris berasal dari kata ‘Res’
yang memiliki arti hal atau sesuatu. Jadi kata ‘Re’ yang ada pada
kata tersebut bukan berasal dari kata ‘Regarding’, ‘Referencing’,
ataupun ‘Reply’.

2.6 The Body (Isi Surat)

Isi dalam surat bisnis yang akan dibuat mengandung 3 paragraf.

Paragraf pertama berisi tentang apa tujuan kita menulis surat
tersebut. Di paragraph kedua menjelaskan topik lebih lengkap dan
detail mengenai apa yang harus dilakukan oleh penerima surat.
Dan di paragraf ketiga berisi mengenai kesimpulan dari surat yang
kita buat, kita bisa memberikan rekomendasi, ataupun
menawarkan bantuan.

a. Opening

 We are writing to inform you …

confirm …
request …
inquire about …

14
  We have seen your advertisement in …
 I am writing to complain about

Contoh :

Dear sir/madam

We are writing to inquire about your products that has

been advertised on your website.

b. Reffering from previous contact

 I am writing regarding your inquiry about …

 I am writing regarding our phone conversation …
 Thank you for your letter/phone/email regarding …
 In reply to your request …
 With reference to your letter on ...
Contoh :

Dear sir

I am writing regarding your inquiry about the services of

our company.

c. Making a request

 I would like to request …

 I am interested in receiving more information about …
 I hope you are free to …
 We would appreciate it if you would ...
 It would be helpful if you could send us ...
 Could you please send me …
Contoh :

Could you please send me the detail information of your

products and prices?

15
d. Making Inquiries (Asking for information or quotations)

 I am interested in your (name of product) and would like

more information about it, including a quotation.
 I would like to receive pricing information about your …
 Please explain how you would charge for the work
detailed in this letter …
 Please send me a quotation for …

Contoh :

Please send me a quotation for supply and installation

for our office.

e. Responding the inquiries

 We are pleased to provide you with the information you

requested in your letter of …

 I hope the information in this letters answers your

questions …

 We are pleased to offer you pricing information on

(Product name)

Contoh :

I hope the information in this letters answers your

questions about the items that you requested.

f. Placing Orders

 Would you please place our order for the following items..
 We herewith order the following items …
 We are pleased to give you an order for …
 Our order is enclosed. (enclosed with purchase order)
16
  We acknowledge receipt of your offer and enclose our
order No. for …
Contoh :

Would you please place our order for the following items :
No. Items Qty
1 Conference Desk HY7382 5

2 Credenza – TY8219 5
3 File Cabinet – FG323 Beige Color 2

Nbjbbj

g. Responding the Order

 Thank you for you order dated …

 We are pleased to received your order …
 We take your order as an indication of our increased
business with us.
 You will be glad to know that your order dated … has
been promptly executed by us.
 With reference to your letter No. …. dated …
Contoh :

With reference to your letter No. 6/24, dated July 17th,

2021, ordering supply of Coffee Table, Bar Table and End
Table, we confirm having sent the goods through JHS
Carrier Ltd, L.R No. 354 dated July 2021.

h. Offering Congratulations

 In recognition of … , I want to commend you for your … .

 Many congratulations on …
 We would like to offer you our warmest congratulations
on …
 It is our great pleasure to congratulate you on …

17
 Contoh :

We would like to offer you our warmest Congratulations

on your 24th Branch Office opening.

i. Complaining

 We regret to inform you that our order no. … is now

considerably overdue.
 I am writing to complain about …
 Please note that the goods we ordered on … have not yet
arrived.
Contoh :

We regret to inform you that our order no. PO-

281/292.2021 is now considerably overdue.

j. Apologizing

 Please accept my apologies for …

 We are very sorry that …
 We apologize for this error.
 We deeply regret that …
Contoh :

We deeply regret that your order No. STK-28372 may be

delayed due to the National Holiday in our Country .

2.7 Closing (Penutup)

a. Enclosing
 Please find enclosed …
 I am enclosing …
 You will find enclosed …
Contoh :

18
 Please find enclosed our purchase order number
453/90.

b. Offering future assistance

 If you require more information, please let us know.
 Please do not hesitate to contact us if you need any
further assistance.
 If I can help in any way, please do not hesitate to contact
me.

c. Referring to future contact

 I am looking forward to hearing from you soon.
 We are looking forward to meeting you on …
 We look forward to a successful working relationship in
the future.
 We would be (very) pleased to do business with your
company.
 I would appreciate a reply at your earliest convenience.

2.8 Closing line (Complimentary close)

Closing line/complimentary close adalah bagian standar dari

sebuah surat bisnis. Biasanaya terletak di akhir paragraph
terakhir dari sebuah surat.

a. Formal Closing Line

Salam Waktu penggunaan

Your sincerely,

Your faithfully,
Ketika memulai surat dengan Dear
Sincerely yours,
Sir/Madam or To Whom It May Concern.
Respectfully,

Respectfully yours,

Sincerely, Memulai surat dengan Dear + name

19
 b. Less Formal Closing Line

Salam Waktu penggunaan

Kind regards,
Closing line yang kurang formal, namun
Warm regards,
masih profesional
Regards,

Best wishes, Kurang formal

c. Informal Closing Line

Salam Waktu penggunaan

Best,
Ketika berkirim surat dengan teman atau
Hugs,
kolega yang dekat.
Cheers,

2.9 The Signature (Tanda Tangan)

Ketika menulis nama dan tanda tangan pada surat bisa dilakukan
dengan dua cara. Bisa dilakukan dengan menuliskan nama
kemudian jabatan orang tersebut dalam satu baris, namun jika
nama dan gelar terlalu panjang, bisa dituliskan secara dua baris.

Contoh :

Tubagus Indra Cahya Permana

Marketing Director

atau,

Bill Gates, President

2.10 Identification Initial

Informasi tentang inisial nama orang yang menulis dan

menandatangani surat (writer) dan orang yang mengetik surat
20
 (typist). Inisial terletak di bawah nama dan tandatangan. Inisial
pertama ditulis dalam huruf kapital, kemudian diikuti tanda baca
titik dua (:) atau garis miring (/), setelah itu diikuti inisial kedua
ditulis dengan huruf kecil

Contoh :

Writer : Christian Bale (CB)

Typist : Joseph Gordon Levitt (jgl)

CB:jgl

CB/jgl

2.11 Enclosure (Lampiran)

Untuk membuat penerima surat tahu bahwa dari surat yang

diterima memiliki lampiran, perlu ditambahkan tulisan yang
memperlihatkan bahwa surat tersebut memiliki lampiran. Tanda
lampiran bisa dituliskan pada bagian bawah surat dengan Encl.,
Enclosure, Enc (1), dsb.

Contoh :

2.12 Courtesy Copy or Carbon Copy

Jika terdapat tulisan ‘cc’ pada sebuah surat, itu berarti surat
tersebut dikirim tidak hanya kepada satu orang, tetapi juga ke
beberapa orang yang disebutkan dalam surat tersebut.

21
 Contoh :

2.13 Istilah-istilah yang biasa digunakan dalam dokumen bisnis

Istilah Arti

ASAP (As Soon As Penerima surat diminta untuk segera

Possible) membalas surat.

Digunakan untuk untuk menunjukkan

Attn. (Attention) bahwa surat ditujukan untuk orang
tertentu

cc (courtesy copy/carbon Menunjukkan bahwa surat dikirimkan ke

copy) beberapa orang yang disebutkan

c/o or c/- (care of)

Confidential Dokumen/surat yang bersifat rahasia

Corp. (Corporation) Perusahaan utama (holding)

encl. (enclosure) Lampiran surat

ETA (Estimated Time

Perkiraan waktu kedatangan
Arrival)

ditulis di depan nama seseorang di

FAO (For the Attention dokumen, surat, atau amplop untuk
Of) menunjukkan bahwa ini ditujukan untuk
mereka

ditulis di surat bisnis atau email untuk

menunjukkan bahwa itu sedang dikirim
FYI (For Your
kepada seseorang hanya untuk informasi
Information)
saja, tidak diharapkan membalas atau
mengambil tindakan apa pun

Ltd. (Limited) perusahaan terbatas swasta

22
 ditulis di depan nama seseorang ketika
pp Anda menandatangani surat untuk
mereka.

digunakan di bagian bawah halaman

PTO (Please Turn Over) untuk menunjukkan bahwa ada halaman
kedua (informal).

Berasal dari bahasa latin yang artinya

RE (re) hal/sesuatu. Kata lain yang bisa
digunakan selain Subject

Ref (reference) Mengacu pada dokumen tertentu.

Istilah untuk surat undangan,

RSVP (Répondez s'il vous maksudnya segera dikonfirmasikan
plaît) apakah bisa menghadiri undangan
tersebut atau tidak.

untuk memberikan keterangan pada

TBA (To Be Announced) suatu acara yang belum dipastikan
tanggal atau tempatnya

kesesuaian, kelayakan, lokasi, dll. dari

TBD (To Be Determined)
acara tertentu belum diputuskan.

3. E-mail

Electronic mail atau yang biasa disingkat dengan email saat ini menjadi
bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam komuniikasi bisnis.
Orang-orang lebih memilih email karena kemudahan dan kecepatan
dalam pengiriman (real-time). Sekarang, email sudah tidak hanya
menampilkan teks saja, namun bisa juga mengirim gambar ataupun
dokumen-dokumen lain melalui fitur Attachment.

Ada banyak layanan penyedia email yang saat ini dapat digunakan,
contohnya : google mail (gmail), yahoo, protonmail, Microsoft outlook,
dsb.)

23
3.1 Basic format business e-mail

To berisi nama/alamat e-mail yang akan

cc fitur pada email untuk mengirim satu email sekaligus untuk

beberapa penerima. Penerima surat tahu bahwa email tersebut
juga dikirim kepada beberapa orang yang lain.

bcc fitur pada email untuk mengirim satu email sekaligus untuk
beberapa penerima. Penerima surat tidak mengetahui bahwa
email tersebut juga dikirim kepada beberapa orang yang lain.

Subject Topik/inti dari sebuah e-mail yang dikirimkan.

Attached Fitur pada e-mail untuk menyisipkan gambar ataupun dokumen-

dokumen lainnya.

Contoh :

24
3.2 Email formal dan Informal

Ketika akan membuat email, tentukan email yang akan anda buat,
apakah email akan dikirim kepada atasan atau kepada teman
akrab anda. Dari hal tersebut anda harus bisa menentukan
apakah akan mengirim email formal ataupun informal.

Formal Email Informal Email

Email kepada customer Ucapan selamat ulang tahun

kepada teman

Lamaran pekerjaan Undangan pesta

Email kepada atasan Email dengan link video lucu

dari youtube.

Membuat komplain

Email dari perusahaan ke

perusahaan lain

3.3 Etika mengirim email

Mengirim email sama halnya seperti menulis surat konvensional.

Namun jika tidak berhati-hati dalam membuatnya,
dikhawatirkan penerima email merasa tidak nyaman membaca
email kita karena terkesan tidak profesional. Maka dari itu, perlu
untuk mengetahui etika-etika dalam mengirim email.

a. Pastikan menggunakan Salutation seperti halnya menulis

surat konvensional

b. Gunakan closing line seperti surat konvensional

c. Gunakan bahasa yang formal dan sopan

d. Gunakan hanya kata-kata saja, jangan gunakan emoticon.

e. Buatlah email dengan format yang simple

f. Gunakan spell checker untuk mengecek ejaan ataupun tata

bahasa yang salah

g. Jangan melampirkan file dalam size yang besar

h. Pahami dengan baik fitur cc dan bcc

25
3.4 Signature block

Signature block adalah informasi mengenai nama pengirim

email, jabatan dan perusahaan dimana dia bekerja. Signature
block digunakan saat pertama kali berkomunikasi dengan
seseorang yang belum pernah bertemu tatap muka sebelumnya.
Signature block bisa digunakan sebagai pengganti business card.

Informasi yang dapat kita masukkan di signature block adalah

sebagai berikut :

 Nama lengkap
 Jabatan
 Perusahaan
 Website perusahaan (jika ada)
 Email pengirim

Contoh :

26
4. Telephone Message Slip

Di dalam dunia bisnis komunikasi tidak hanya dilakukan melalui surat

ataupun email, namun seringkali komunikasi dilakukan melalui
panggilan telepon. Panggilan telepon bisnis biasanya beragam, ada yang
ingin berbicara dengan orang tertentu, ada yang ingin membuat janji
temu, ada yang ingin meminta informasi dan sebagainya.
Untuk memudahkan dalam mencatat pesan yang disampaikan oleh
penelpon, penerima telepon bisa menggunakan Lembar Block Note atau
Lembar Pesan Telepon (LPT).

5.1 Format Telephone Message Slip

Bentuk/format Lembar Pesan Telepon beragam, tidak ada

standar khusus mengenai format LPT. Namun setidaknya LPT ini
memuat informasi-informasi sbb:

5.2 Menulis pada Lembar Pesan Telepon

Untuk menulis pada Lembar Pesan Telepon (LPT) kita harus

mengetahui bagian-bagian yang ada pada LPT tersebut:

Tulis informasi yang didapat

To Kepada siapa panggilan telepon tersebut

ditujukan (nama dan bagian apa)

From Nama penelepon

27
 Company/Address Detail nama dan alamat perusahaan
penelepon

Date & Time Tanggal dan waktu panggilan telepon

tersebut berlangsung

Phone/Fax Kontak yang bisa dihubungi

Message Text Pesan yang disampaikan oleh penelepon

Received by Nama penerima telepon

Beri tanda check (√) pada salah satu kondisi

Sign Tanda tangan orang yang menerima

pesan (orang yang dituju oleh penelepon)

Call back Penelepon meminta untuk ditelepon

kembali

Wants to see you Penelepon ingin bertemu dengan orang

yang dituju

Will call again Penelpon akan menelepon kembali

URGENT Panggilan Telepon penting

Contoh :

Michelle Belle – Marketing Dept.

Monday, 16 February 2021
Jessica Chastain 09:50 a.m

Universal Trade Co. – Brown St. 24 76281921

NY

She wants you to reply her email ASAP

Ella
√

28
F. LANGKAH KERJA

MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

1. Menyiapkan alat tulis/komputer Kemampuan menulis 1.1 Menyiapkan alat tulis dan kertas (jika
dalam bahasa inggris
menggunakan kertas) atau,
pada tingkat
operasional dasar Menghidupkan komputer (jika menggunakan
komputer)

Menentukan jenis dokumen yang 1.2 Jenis dokumen bisnis bisa berupa Surat, Laporan
akan dibuat
Sederhana, Brosur, Form Lembar Pesan Telepon.

29
 MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

1.3 Tujuan penulisan : Memberi informasi, meminta

Menentukan tujuan penulisan
dokumen bisnis informasi, melakukan transaksi, memberikan
penawaran, memberikan tanggapan.

Menentukan penerima dokumen 1.4 Penerima dokumen bisnis : Perusahaan ke

bisnis
perseorangan, perusahaan ke perusahaan,
perseorangan ke perusahaan dan perseorangan ke
perseorangan.

30
 MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Memilih kalimat yang tepat untuk 1.5 Menggunakan salam/salutation, memilih

dokumen bisnis yang dibuat
ungkapan yang tepat sesuai dengan tujuan
penulisan dokumen bisnis. Menggunakan bahasa
resmi/tidak resmi sesuai dengan tujuan
penulisan. Memilih bahasa yang tepat sesuai
dengan konteks/isi dari dokumen bisnis yang
dibuat. Menggunakan closing line.

2. Menulis menggunakan bahasa 2.1 Memperhatikan kalimat instruksi dengan benar.

sesuai dengan kaidah yang
Memperhatikan struktur bahasa dalam dokumen
berlaku
bisnis. Menulis kalimat berdasarkan dengan SOP
perusahaan. Menyampaikan kalimat/instruksi
dengan jelas.

31
 MENULIS DALAM BAHASA INGGRIS PADA TINGKAT OPERASIONAL DASAR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Memeriksa kembali dokumen 2.2 Dokumen yang sudah jadi diperiksa terlebih
bisnis yang telah dibuat
dahulu mengenai :
 Penggunaan bahasa yang digunakan sudah
sesuai kebutuhan konteks
 Penggunaan tata bahasa dan istilah-istilah
bisnis yang benar dan tepat.

Perilaku Kerja : Indikator perilaku : Alat yang digunakan :

Pelaksanaan menulis dalam bahasa 1. Mengikuti tahapan 1. Disesuaikan dengan kebutuhan saat melakukan
inggris pada tingkat operasional sesuai SOP pembuatan dokumen bisnis.
dasar membutuhkan kompetensi 2. Melakukan
perilaku : pemeriksaan
1. Melakukan dengan sistematis secara detail dan
sesuai SOP teliti
2. Dilakukan dengan teliti untuk 3. Bahasa yang
pemilihan kalimat yang tepat digunakan sesuai
3. Menggunakan bahasa sesuai dengan kaidah
kaidah

32
G. IMPLEMENTASI UNIT KOMPETENSI

Elemen Kompetensi 1

Mengidentifikasi Tujuan Penulisan

Baca Referensi 1.1:

Silahkan untuk mencari informasi mengenai Business

Letter (surat bisnis) :
1. Jenis surat bisnis dan tujuan penulisannya
2. Bagian dasar dari sebuah surat
3. Jenis-jenis penulisan surat bisnis.
4. Cara memulai penulisan surat bisnis
5. Cara memilih salam yang tepat.
6. Menggunakan kalimat yang tepat sesuai dengan
konteks surat
7. Memilih closing line.

Pikirkan 1.1:

Lihatlah surat dibawah ini. Pikirkan mengenai jenis surat

apa yang terdapat pada gambar dibawah.

Aktivitas 1.1:

Identifikasi surat dibawah ini kemudian jawablah

pertanyaan berikut!
1. Jenis penulisan dan tujuan penulisan!
2. Siapa penerima dan pengirim surat?
3. Sebutkan bagian-bagian surat berdasarkan contoh
surat yang ada dibawah!

33
 Surat Aktivitas 1.1

Video Youtube 1.2 :

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=jHg0b7Nai6c

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

34
 Elemen Kompetensi 2

Memperhatikan kalimat pada penulisan

Baca Referensi 2.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa
hal sebagai berikut:
1. Pengertian Cover Letter
2. Tujuan menulis Cover Letter?
3. Hal-hal yang harus disiapkan untuk membuat sebuah
Cover Letter?

Video/Youtube 2.1:
Silahkan melihat video di link berikut :
https://www.youtube.com/watch?v=jHg0b7Nai6c

Aktivitas 2.1:
Berdasarkan Referensi 2.1 dan Video 2.1 diatas catat dan
rangkum mengenai informasi tentang Cover Letter.
Kemudian presentasikan jawaban yang sudah anda catat
kedepan rekan anda.

Aktivitas 2.2:
Anda adalah seorang jobseeker dan bermaksud untuk
melamar pekerjaan di sebuah perusahaan. Anda
menemukan lowongan pekerjaan di Jobstreet pada tanggal
18 Maret 2020. Perusahaan tersebut adalah Johnson Tech.
International yang berbasis di Amerika yang sedang
mencari seorang Administrative Assistant.

Buatlah Cover Letter dengan memperhatikan tata Bahasa,

struktur, penggunaan Bahasa sesuai konteks dan kaidah
yang berlaku.

35
 Gambar Aktivitas 2.2

Video/Youtube 2.2:
Silahkan melihat video di link berikut :
https://www.youtube.com/watch?v=IEYKmkGPaIM

Aktivitas 2.3:
Berdasarkan Video 2.2. Catalah pesan dari penelepon
tersebut ke dalam Telephone Message Slip (Lembar Pesan
Telepon)

36
Penilaian:

Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Pembelajaran
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

37
H. LAMPIRAN

KAMUS ISTILAH

Smartphone telepon genggam yang mempunyai kemampuan

tingkat tinggi, kadang-kadang dengan fungsi yang
menyerupai komputer.

Video Conference teknologi yang memungkinkan pengguna yang

berada pada lokasi yang berbeda untuk
mengadakan pertemuan tatap muka tanpa harus
pindah ke satu lokasi bersama.

Deadline tenggat waktu penyelesaian tugas

Attachment fasilitas yang disediakan pada suatu website atau

email untuk dapat mengirimkan dokumen baik
berupa gambar, data, musik, dan dokumen
lainnya yang selanjutnya akan diupload ke
internet.

Your Ref Kode/Nomor yang merujuk pada suatu dokumen

yang ada pada sistem arsip perusahaan eksternal

Our ref Kode/Nomor referensi yang merujuk pada suatu

dokumen yang ada pada sistem arsip perusahaan
internal.

38
 REFERENSI

 Michelle Witte, 2016, Business Writing Skills, Applications and

Practices, Cosmos Culture Ltd
 Rahmania Utari, M.Pd, Priadi Surya, M.Pd, 2017, English
Correspondence For Educational Management, Department of
Educational Administration Faculty Of Education Yogyakarta State
University
 F.W King, D.Ann Cree, 1979, English Business Letters, Longman Group
UK Limited, London.
 Dragos V. Iliescu, 2014, Business Email Etiquette, Bookbon.com
 https://glints.com/id/lowongan/komunikasi-
tertulis/#.YCCt33mlbb0, 2020, Skill Written Communication Punya
Peran Penting untuk Kariermu, lho!, Maulana Adieb
 https://site.uit.no/english/writing-style/letters/, How to write
business letters, Marina Pantcheva
 https://www.dailywritingtips.com/regarding-re/, Regarding Re:,
Maeve Maddox
 https://www.speakconfidentenglish.com/perfect-business-letter/,
2015, Write the Perfect Business Letter in English, Annemarie
 Yulia Viktorovna Sviatiuk, 2015, Business Correspondence Style and
Format, International Scientific Journal Theoretical & Applied Science

39
 UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT : N.821100.034.02

JUDUL UNIT : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat
Operasional Dasar
DESKRIPSI UNIT : Unit kompetensi ini berhubungan dengan
pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang
diperlukan untuk menulis dalam bahasa Inggris
pada tingkat operasional dasar.

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

1. Mengidentifikasi 1.1 Tujuan penulisan diidentifikasi.
tujuan penulisan 1.2 Jenis dokumen yang tepat sebagai
pendukung dipilih untuk dipersiapkan.
1.3 Bahasa yang digunakan sesuai dengan
kaidah tata bahasa untuk memenuhi
kebutuhan konteks.
1.4 Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis
diperhatikan dan diikuti.
1.5 Informasi disampaikan secara objektif.
2. Memperhatikan 2.1 Kalimat sederhana digunakan dalam
kalimat pada menyampaikan suatu pengertian.
penulisan 2.2 Instruksi dan/atau petunjuk dijabarkan
dengan benar.
2.3 Kaidah tata bahasa yang umum dalam bisnis
diikuti.
2.4 Bahasa yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan konteks digunakan sesuai
kebutuhan.
2.5 Kalimat diruntut sesuai dengan SOP
2.6 Bahasa resmi dan tidak resmi digunakan
dengan tepat.

40
BATASAN VARIABEL
1. Konteks variabel
1.1 Unit kompetensi ini berlaku untuk sebagai acuan untuk menulis
dalam bahasa inggris di tingkat operasional dasar.
1.2 Dokumen yang dimaksud dapat berupa surat, pengumuman,
brosur, laporan sederhana.
1.3 Bantuan yang dimaksud adalah bantuan yang diberikan dari
orang lain yang lebih menguasai berbahasa Inggris.

2. Peralatan dan Perlengkapan

2.1 Peralatan
2.2.1 Komputer
2.2.2 Printer
2.2 Perlengkapan
2.2.1 Alat tulis kantor

3. Peralatan dan Perlengkapan

(Tidak ada.)

4. Norma dan Standar

4.1 Peralatan
(Tidak ada.)
4.2 Standar
(Tidak ada.)

PANDUAN PENILAIAN
1. Konteks penilaian
1.1 Unit ini dapat dinilai berdasarkan tingkat kemampuan dalam
menulis dalam bahasa inggris pada tingkat operasional dasar.
1.2 Metode penilaian yang digunakan sebagai berikut
1.2.1 Demonstrasi praktis baik di tempat kerja ataupun simulasi
1.2.2 Tes lisan/tertulis mengacu kepada kriteria unjuk kerja

41
2. Konteks penilaian
2.1 N.821100.033.02 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat
Operasional Dasar

3. Pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan

3.1 Pengetahuan
3.1.1 Susunan kalimat dan tata bahasa
3.1.2 Perbedaan makna atau pengertian dari isi bacaan
3.2 Keterampilan
3.2.1 Menulis dengan tepat

4. Sikap kerja yang diperlukan

4.1 Teliti
4.2 Cermat
4.3 Responsif

5. Aspek kritis
5.1 Kemampuan menggunakan bahasa sesuai kaidah tata bahasa
untuk memenuhi kebutuhan konteks sesuai kebutuhan
5.2 Kemampuan mengikuti kaidah tata bahasa yang umum dalam
bisnis
5.3 Penyetaraan pada TOEIC di angka 200-250

42
 NAMA PENYUSUN

NO. NAMA PROFESI

1. Faizal Agil Ramadhanu, S.S.T  Instruktur kejuruan Bisnis

Manajemen BBPLK
Semarang

2. Tantiarini Hidayati, BBA, M.Sc  Praktisi Bisnis Manajemen

43