Sistem Voucher

Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengendalikan pengeluaran kas adalah sistem
voucher (gambar 1.1). Dalam sistem ini diperlukan dokumen intern yang disebut voucher dan
jurnal khusus yang disebut Buku Voucher (voucher register) dan Buku Cek Keluar (cek register).

Cek
Voucher Buku Voucher Arsip voucher Buku Voucher
Belum dibayar

Arsip Voucher Buku Cek

Telah Dibayar Keluar

Gambar 1.1 Sistem Voucher

Alur kerja sistem voucher

1. Semua transaksi pembelian barang dan jasa dibuatkan voucher

2. Voucher dicatat dalam buku voucher
3. Setelah dicatat dalam buku voucher, voucher disimpan dalam arsip voucher belum
dibayar
4. Pada saat harus dibayar, voucher diambil dari arsip voucher belum dibayar dan
dibuatkan cek
5. Pengeluaran cek dicatat dalam buku voucher dan buku cek keluar
6. Voucher yang telah dibayar dicap LUNAS dan disimpan dalam voucher telah dibayar

Voucher
Dalam sistem voucher, setiap pembelian barang dan jasa pada akhirnya harus diselesaikan
dengan pengeluaran uang dibuatkan bukti intern yang disebut voucher (gambar 1.2). Bukti ini
dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar
dilampirkan dalam voucher sebagai bukti pendukung. Semua voucher diberi nomer urut tercetak
lebih dahulu. Setiap pembelian barang dan jasa, baik tunai maupun kredit, pertama kali harus
dicatat sebagai kredit pada utang voucher.
Kolom administrasi digunakan untuk menunjukkan pihak-pihak yang bertanggungjawab dalam
proses penyelesaian voucher. Oleh karena voucher pada hakikatnya merupakan bukti tentang
persetujuan mengeluarkan uang, maka didalamnya harus terdapat kolom yang menunjukkan
adanya persetujuan tersebut.
Kolom pembayaran diisi pada saat cek dikeluarkan. Kolom “Utang voucher” diisi sebesar utang
yang tercantum didalamnya. Jumlah yang dibayar mungkin sama atau lebih kecil daripada
jumlah utang voucher. Jika terdapat potongan pembelian atau pengurangan harga jumlah yang
dibayar akan lebih kecil dibandingkan dengan utang voucher. Tanggal pembayaran tidak harus
selalu sama dengan tanggal terjadinya transaksi.

PT TRANSWISATA

Jl. Brigjend. Katamso no 16, Medan

VOUCHER

Dibayarkan kepada: No.451

PT Garuda Indonesia Tanggal 1 Maret 2008

Jl. Monginsidi no 20

Medan

Akun yang didebit/dikredit Nomor Akun Jumlah

Tiket (debit) 613 Rp 16.000.000

Hutang Voucher (kredit) 212 Rp 16.000.000

Untuk keperluan:

Pembayaran tiket Medan-Jakarta 15 pax tanggal 5 April 2008

Kolom Pembayaran Kolom Administrasi

Hutang Voucher Rp 16.000.000,- Voucher dibuat oleh : Ellin

Potongan pembelian Voucher disetujui oleh : Beni

Pembayaran disetujui : Yetti

Jumlah dibayar Rp 16.000.000,- Pembebanan disetujui : Boy TH

 Tanggal Cek nomer : Dicatat dalam voucher : Neny

7 Maret 2008 3571 Dicatat dalam buku cek keluar : Iwan

Gambar 1.2

Buku Voucher

Setelah dibuatkan voucher, setiap transaksi dicatat dalam Buku Voucher. Pencatatan dalam Buku
Voucher, pada dasarnya menggunakan konsep menggunakan ayat kredit utang voucher. Oleh
karena itu, kolom kredit hanya terdiri dari satu akun, yaitu utang voucher. Sebaliknya akun yang
didebit dapat terdiri dari berbagai macam. Kolom debit didalam buku voucher perlu
menyediakan kolom-kolom untuk beberapa akun. Banyaknya kolom yang disediakan tergantung
dari kebutuhan.

Kolom “serba-serbi” digunakan untuk mencatat akun-akun yang tidak disediakan kolom khusus.
Kolom “tanggal” diisi dengan tanggal terjadinya transaksi. Demikian juga kolom “Nomor
voucher”. Kolom ini diisi dengan nomor voucher yang bersangkutan. Kolom “kredit” dan
“Debit” diisi dengan jumlah yang di debit dan di kredit, dengan ketentuan bahwa jumlah yang di
debit harus diletakkan dalam kolom yang tepat. Jika suatu transaksi mempengaruhi akun yang
tidak disediakan kolom khusus dalam buku voucher, maka debit dari transaksi tersebut dicatat
dalam kolom “Serba-serbi” (gambar 1.3).

Kolom “Pembayaran” yang terdiri dari kolom “Tanggal” dan Cek Nomer” diisi pada saat
dilakukan pembayaran dan untuk itu dikeluarkan cek. Voucher-voucher yang kolom
“Pembayaran” nya belum diisi merupakan voucher yang belum dibayar. Jumlah dari voucher-
voucher tersebut menunjukkan utang voucher pada suatu saat tertentu.

Contoh Soal :
Pada tanggal 1 Maret 2008 Dibeli barang dagangan secara kredit dari PT Garuda Indonesia
sejumlah Rp 16.000.000 dengan mengeluarkan voucher nomor 451.
Pada tanggal 1 Maret 2008 Dibayar hutang voucher nomor 450 dari transaksi bulan yang lalu
kepada PT Sriwijaya sejumlah Rp 3.000.000 dengan menggunakan cek nomor 3569 dengan
mendapat potongan harga sejumlah Rp 200.000.
Pada tanggal 3 Maret 2008 Dibeli barang dagangan secara kredit dari PT Mandala sejumlah Rp
5.000.000dengan syarat 2/10, n/30 dengan mengeluarkan voucher nomor 452.
Pada tanggal 4 Maret 2008 Dibeli secara tunai barang dagangan dari PT Bataviasejumlah Rp
7.000.000 dengan mengeluarkan voucher nomor 453 dan dibayar dengan menggunakan cek
nomor 3570.
Pada tanggal 7 Maret 2008 dibayar transaksi tanggal 1 Maret 2008 kepada PT Garuda Indonesia
dengan menggunakan cek nomor 3571.
Pada tanggal 10 Maret 2008 dibayar biaya listrik Rp 800.000 kepada PT PLN dengan
mengeluarkan voucher nomor 454 dan cek nomor 3572.

PT TRANSWISATA
Buku Voucher
Bulan : Maret 2008

Tanggal Nomor Dibayarkan Pembayaran Debit Kredit

voucher kepada
Tanggal Cek Pembelian Serba-Serbi Hutang
no Voucher
Perkiraan Ref Jumlah

2008

Mar 1 451 PT Garuda 7-3 3571 16.000.000 16.000.000

Indonesia

3 452 PT Mandala 5.000.000 5.000.000

4 453 PT Batavia 4-3 3570 7.000.000 7.000.000

10 454 PT PLN 10-3 3572 B.Listrik 800.000 800.000

Gambar 1.3

Arsip Voucher Belum Dibayar

Setelah dicatat dalam buku voucher, tahap berikutnya adalah menyimpan voucher yang
bersangkutan dalam “Arsip Voucher Belum Dibayar”. Dalam arsip ini, voucher disimpan
menurut tanggal pembayaran. Pada saat harus dibayar, voucher diambil dari arsip untuk
dibuatkan cek.

Jadi, jumlah dari voucher-voucher yang terdapat dalam “Arsip Voucher Belum Dibayar” harus
sama dengan jumlah voucher-voucher dalam buku voucher yang kolom “Pembayaran” nya
belum terisi. Jumlah ini merupakan utang voucher pada saat tertentu.

Buku Cek Keluar

Pada saat harus dibayar, voucher diambil dari arsip voucher belum dibayar untuk dibuatkan cek.
Pada saat ini, kolom “Pembayaran” dari buku voucher diisi dengan tanggal dan nomor cek yang
dikeluarkan. Cek yang dikeluarkan perusahaan dicatat dalam buku cek keluar (gambar 1.4).

Buku Cek Keluar mempunyai kolom-kolom “Tanggal”, “Nomor Cek” dan “Dibayarkan
Kepada”. Kolom-kolom ini diisi dengan data yang terdapat dalam cek yang bersangkutan. Data-
data tersebut juga dapat diperoleh dari voucher. Tanggal dan nomor cek yang dikeluarkan juga
dicatat dalam Buku Voucher. Kolom “Nomor Voucher” diisi dengan nomor voucher untuk mana
cek dibuat.

PT TRANSWISATA
Buku Cek Keluar
Bulan : Maret 2008

Tanggal Nomor Dibayarkan Nomor Debet Kredit

Cek kepada Voucher
Utang Potongan Bank
voucher Pembelian

2008

Mar 1 3569 PT Sriwijaya 450 3.000.000 200.000 2.800.000

4 3570 PT Batavia 453 7.000.000 7.000.000

7 3571 PT Garuda 451 16.000.000 16.000.000

Indonesia

10 3572 PT PLN 454 800.000 800.000

Gambar 1.4

Arsip Voucher Telah Dibayar

Setelah dibayar, voucher dan dokumen-dokumen pendukungnya dicap “LUNAS”, kemudian

disimpan dalam arsip “voucher telah dibayar”. Arsip ini dibuat terpisah dengan arsip “voucher
belum dibayar”.