MATERI AJAR II

 Mempersiapkan Pengelolaan Administrasi Dana Kas Kecil

 Menghitung Mutasi Dana Kas Kecil

 Membukukan Mutasi Dana Kas Kecil

 Menyusun Berita Acara Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil

 Membukukan Selisih Dana Kas Kecil

 MEMPERSIAPKAN
Materi Ajar PENGELOLAAN ADMINISTRASI

1
DANA KAS KECIL

Dana kas kecil merupakan dana taktis yang digunakan untuk mendukung
kegiatan operasional perusahaan, dimana pengeluaran yang dikeluarkan, biasanya
jumlahnya tidak ekonomis apabila dibayar nenggunakan cek.

Perusahaan biasanya harus membayar sejumlah pengeluaran kecil seperti

peralatan kantor, pembelian materai, atau perbaikan kecil. Meskipun jumlah dana
yang dikeluarkan jumlahnya kecil, tetapi frekuensi pengeluaran atau
pembayarannya cukup sering, sehingga jika dijumlahkan , nilainya akan besar
juga. Oleh karena itu, tindakan pengendalian terhadap pembayaran semacam ini
juga sangat diperlukan.

Dana kas kecil dibentuk pertama kali dengan memperkirakan jumlah kas yang
diperlukan untuk membayar pengeluaran selama periode akuntansi tertentu, misalnya
selama satu minggu, dua minggu, atau satu bulan. Tahap selanjutnya, setelah
persetujuan diberikan, cek ditulis dan diuangkan sebesar jumlah yang telah disetujui.
Uang dari cek tersebut, selanjutnya diserahkan kepada kepada karyawan yang berhak
untuk mengeluarkan uang dari dana kas kecil tersebut. Untuk tujuan pengendalian,
perusahaan harus menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis
pembayaran yang dapat menggunakan dana kas kecil tersebut. Setiap kali uang
dibayarkan dari kas kecil, karyawan harus mencatat rincian pembayaran dalam
formulir penerimaan kas kecil.
 Dana kas kecil biasanya diisi kembali pada jarak periodik atau saat dana habis
atau mencapai jumlah minimum. Kasir kas kecil biasanya akan meminta pengisian
kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayarkan dari kas kecil. Dengan
cara ini, jumlah kas kecil akan kembali seperti semula. Pada waktu pengisian
kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima
cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.

Kasir kas kecil bertanggung jawab atas uang yang diserahkan kepadanya.
Apabila sebagian dari kas kecil sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran, maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang
ada dalam peti kas (cash box). Untuk menjaga agar dana kas kecil bisa memenuhi
tujuannya, maka kas kecil tidak diperbolehkan untuk sebagai penukaran atau
peminjaman uang para pegawai. Apabila diperbolehkan, maka kas kecil akan berubah
fungsinya, yaitu sebagai tempat meminjam uang. Untuk mengetahui sisa uang yang
ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bias membuat catatan kas kecil. Tetapi perlu
diketahui, bahwa catatan kasir kas kecil tadi bukanlah jurnal, tetapi merupakan
catatan intern untuk kasir kas kecil. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

1. Peralatan dan Perlengkapan yang harus Disediakan Untuk

Pencatatan Dana Kas Kecil.

Kas menurut pengertian akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat

diterima untuk pelunasan utang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank
dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-
tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. Kas dapat berupa uang tunai
dalam bentuk uang kertas dan uang logam, cek yang belum disetorkan, wesel
bayar, dan berbagai simpanan uang di bank.

Kas merupakan alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai

berbagai macam kegiatan umum perusahaan. Berikut ini yang termasuk kas
perusahaan, antara lain:
1. Uang Tunai (uang kertas dan uang logam) merupakan alat pembayaran
yang sah.

2. Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai
simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu
kepada pihak / orang yang namanya tertera di dalam cek atau si pembawa
cek

3. Cashier’s Check adalah cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan
surat perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri.
4. Traveler’s Check adalah cek perjalanan yang dikeluarkan oleh sebuah
bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian dan digunakan untuk
melakukan pembayaran-pembayaran

5. Simpanan di Bank.

6. Postal Money Order adalah sejenis wesel pos yang setiap waktu dapat
diuangkan di kantor pos.

7. Money Order adalah surat perintah bayar yang setiap waktu dapat
ditukarkan dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut.
Jadi kesimpulannya yang termasuk komposisi kas adalah semua elemen yang
dapat diterima bank sebagai setoran sebesar nilai nominalnya setiap saat. Adapun
yang tidak termasuk kas adalah.

1. Deposito berjangka, karena tidak dapat diuangkan setiap saat, tetapi baru
bisa diuangkan apabila sudah tiba saat jatuh temponya.

2. Cek kosong, karena cek yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak dapat
diuangkan ke bank, berhubung dananya di bank sudah habis.

3. Cek mundur, cek ini tidak bisa diuangkan setiap saat, sebab waktu jatuh
temponya masih beberapa waktu yang akan datang.

4. Prangko, tidak dapat diterima sebagai setoran oleh bank.

5. Overdraft bank terjadi apabila suatu cek ditulis dalam jumlah yang
melebihi saldo rekening giro perusahaan, di bank tetapi bank tetap
membayarnya, sehingga hal ini dilaporkan dalam kelompok utang lancar.

6. Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain.

7. Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain.

 2. Menyiapkan Bukti Transaksi Pemakaian Kas Kecil

Fungsi utama kas kecil adalah menunjang efektivitas aktivitas operasi

perusahaan, karena tidak efektif apabila pengeluaran kecil dari perusahaan
menggunakan cek. Dalam mengelola dana kas kecil, tidak terlepas dari adanya
transaksi keuangan. Dari Transaksi keuangan yang terjadi akan muncul bukti-
bukti transaksi, seperti kuitansi, cek, faktur, nota kontan, nota kredit, nota debet,
bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti pengajuan kas kecil. Berikut ini
adalah uraian dari macam-macam bukti transaksi:

1. Kuitansi

Kuitansi yaitu surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran.

Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi pada
umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri. Sisi kanan
diberikan kepada orang yang melakukan pembayaran, sedangkan sisi kiri
disimpan sebagai arsip bagi yang menerima pembayaran.

Keterangan:

a. No., nomor kuitansi biasanya diisi dengan nomor urut dibuatnya kuitansi.

b. Sudah terima dari, diisi dengan nama orang/perusahaan sebagai pihak

yang menyerahkan uang.

c. Banyaknya uang, diisi dengan banyaknya uang yang diserahkan dan ditulis
dalam bentuk huruf.
d. Untuk pembayaran, diisi dengan uraian tentang transaksi untuk apa uang
yang diserahkan.

e. Kota dan tanggal, diisi dengan tempat dan waktu terjadinya transaksi.

f. Penanggung jawab, diisi dengan nama perusahaan dan orang yang

menerima uang, disertai tanda tangan, cap/stempel perusahaan dan meterai
(dalam jumlah tertentu kuitansi harus diberi meterai)

g. Jumlah, diisi dengan banyaknya uang dalam bentuk angka.

2. Cek

Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang

ditunjuknya agar membayar sejumlah uang. Jadi cek merupakan surat
perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar
bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang
namanya tertera di dalam cek tersebut atau orang yang membawa cek.

BANK BCA BANK BCA

Cabang Margonda Cabang Margonda
Cek No. AB 45678
Tgl. 4 Januari 2017
Cek No. AB 45678
Tgl. 4 Januari 2017 Atas penyerahan cek ini bayarlah kepada Athar Yusuf atau pembawa
uang sejumlah Rupiah (dalam huruf) Dua puluh juta rupiah
Kepada
PD Maju Jaya Rp. 20.000.000,00

Untuk Pembayaran Kathlia Putri

Faktur No. 454 Tgl. 5 Juni
2016 Tanda tangan (dan cap Perusahaan)

3. Faktur

Faktur ialah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan

secara kredit. Yang membuat faktur yaitu penjual yang diserahkan kepada
pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. Biasanya dibuat rangkap
tiga, untuk pembeli, untuk penjual dan untuk arsip.
 Toko Warna
Jln. Wisata No. 45 Bandung
Telp. (022) 650655 Faks. (022) 650656

Dijual Kepada: Tanggal : 4 Januari 2017

Athar Yusuf Nomor Faktur : 456/I/17
Jln. Permata Puri No.5 Syarat Pengiriman :—
Bandung Syarat Pembayaran: n/30
No. Nama Barang Banyaknya Harga Satuan (Rp) Jumlah (Rp)
1. Kertas HVS A4 2 rim 40.000 80.000
2. Buku Besar 5 buah 15.000 75.000
3. Pulpen Faster C. 60 2 pak 20.000 40.000
Total 195.000
Dengan Huruf: Seratus Sembilan puluh lima ribu rupiah
Hormat kami,
Yang menerima Toko Warna

Athar Arbila

Athar Yusuf Arbila Dewi

Keterangan:
a. Toko Warna disebut Kepala Faktur, yaitu nama dan alamat perusahaan
penjual.
b. Tanggal, diisi dengan waktu terjadinya transaksi.
c. Nomor faktur, diisi dengan nomor urut faktur yang telah diterbitkan
penjual.
d. Syarat pengiriman, diisi tentang mekanisme biaya pengapalan dan
biaya lain yang terkait dengan pengangkutan barang dagangan.
e. Syarat pembayaran, diisi batas waktu pembayaran, n/30 artinya batas
waktu untuk melakukan pembayaran adalah 30 hari setelah tanggal
faktur.
f. Dijual Kepada, diisi dengan nama dan alamat pembeli.
g. Kolom No., diisi nomor urut barang yang dibeli.
h. Kolom Nama Barang, diisi dengan jenis, maupun spesifikasi barang
yang dibeli.
i. Kolom Banyaknya, diisi dengan jumlah barang yang dibeli.
j. Kolom Harga Satuan, diisi dengan harga per satuan barang yang dibeli.
k. Kolom Jumlah, diisi dengan harga satuan dikali banyaknya barang
yang dibeli.
l. Kolom Jumlah dijumlah seluruhnya, sehingga harga tersebut menjadi
harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli (total).
m. Nama dan tanda tangan pihak penjual turut tercantum.
n. Nama dan tanda tangan pihak pembeli bahwa barang sudah
diserahkan.
 4. Nota

a. Nota kontan
Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai yaitu denag nota
kontan, dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap
dua, lembar yang asli untuk pembeli sedangkan salinannya untuk
penjual sebagai arsip. Nota kontan berisi tentang:
1) Nama barang,
2) Banyak barang,
3) Harga satuan,
4) Jumlah, harga satuan dikali banyaknya barang yang dibeli,
5) Jumlah harga seluruhnya (total).
Berikut ini contoh dari nota kontan.

Toko Anggrek Nomor : 124/TA/I/2018

Jln. Anggrek Raya No.4 Setiakawan Tanggal : 24 Januari 2017
Jakarta Pusat

Kepada:
PT. Wiratama Unggul
Jln. Jend. Sudirman Kav.10
Jakarta Selatan

NOTA KONTAN
No. Nama Barang Banyaknya Harga satuan (Rp) Jumlah (Rp)
1. Kertas HVS A4 paper one 4 rim 40.000 160.000
2. Kertas double folio Kiky 4 rim 35.000 140.000
3. Ballpoint Faster 5 lusin 30.000 150.000
4. Pensil 2B Faber Castell 5 lusin 25.000 125.000
5. Buku besar AA 10 buah 15.000 150.000
6. Stabilo Kenko 12 buah 6.000 72.000
Total 797.000
Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ditukar.
Terima aksih atas kunjungan Anda di took kami.
Hormat Kami,
Kathlia Putri
Kathlia Putri

Keterangan:

Cara pengisian nota kontan tidak berbeda jauh seperti pengisian faktur,
hanya bedanya pada nota kontan cukup ditandatangani penjual sajaapabila barang
sudah dibayar. Sedangkan pada faktur, harus ada tanda tangan pembeli sebagai
tanda bahwa barang sudah diterima, karena pembelian dilakukan secara kredit,
atau pembayaran dilakukan kemudian.

b. Nota debet dan nota kredit

Nota debet dan nota kredit merupakan bukti transaksi transaksi untuk
pengembalian barang karena barang rusak maupun tidak sesuai
pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli
tidak sesuai pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang
usaha. Nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali
dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha.

Berikut ini contoh nota debet.

PD. Bakti Jaya Nota Debet No. : 124/ XII/2017

Jln. Nyiur No. 11 Tanggal : 20 Desember 2017
Depok Timur

Kepada:
Toko Mentari
Jln. Menteng No. 5
Tangerang

Dikirim kembali lima buah tas ransel karena tidak sesuai dengan pesanan seharga Rp. 750.000,00 dan
rekening ini telah didebet.
Hormat kami,
PutraS
Putra Santoso

Berikut ini contoh nota kredit.

Toko Mentari Nota Kredit No. : 124/ XII/2017

Jln. Menteng No. 5 Tanggal : 20 Desember 2017
Tangerang

Kepada:
PD. Bakti Jaya
Jln. Nyiur No. 11
Depok Timur

Diterima kembali lima buah tas ransel karena tidak sesuai dengan pesanan seharga Rp. 750.000,00 dan
rekening ini telah dikredit.
Hormat kami,
Wahyu
Wahyu Prakoso
5. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk dilakukan jika transaksi yang dibuat oleh pemegang dana
kas kecil telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil,
biasanya untuk pengisian kas kecil. Biasanya bukti penerimaan kas kecil
juga dilampirkan foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil
menggunakan cek.

Berikut ini bukti kas masuk.

UD Sinar Jaya Nomor : KM-02/SJ/II/17

Depok
BUKTI KAS MASUK
Diterima dari : Salsabila Cahyawati (Bendahara)
Uang sejumlah : Sepuluh juta rupiah
Untuk keperluan : Pengisian kembali kas kecil

Rp. 10.000.000,00
Depok, 14 Februari 2017
Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,
Handika Salsabila Arbilla

Handika Pratama Salsabila Cahyawati Arbilla

Keterangan:
a. Nomor, diisi dengan nomor urut penerimaan kas.
b. Diterima dari, diisi dengan nama bendahara perusahaan yang
menyerahkan uang.
c. Uang sejumlah, diisi dengan besarnya uang yang diterima pemegang
kas kecil dan ditulis dengan huruf.
d. Untuk keperluan, diisi dengan uraian transaksi yang terjadi.
e. Tulis juga nama kota dan tanggal terjadinya transaksi.
f. Diterima oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan orang yang
menerima dana kas kecil.
 g. Dibayar oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan orang yang
menyerahkan uang dalam hal ini biasanya bendahara/kasir
perusahaaan.
h. Disetujui oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan atasan/pimpinan
dari pemegang kas kecil.

6. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana
kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk
keperluan pembayaran.

UD Gundar Nomor : KK-05/UG/II/17

Depok
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan kepada : Arbilla (Toko Sinar)
Uang sejumlah : lima ratus ribu rupiah
Untuk keperluan : Pembayaran pembelian alat tulis kantor

Rp. 500.000,00
Depok, 15 Februari 2017
Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,
Handika Salsabila Arbilla

Handika Pratama Salsabila Cahyawati Arbilla

Keterangan:
Cara pengisian Bukti Kas Keluar hampir sama dengan Bukti Kas
masuk, yang perlu diperhatikan adalah siapa yang menyerahkan uang,
menerima uang, jumlah uang, dan untuk keperluan apa uang tersebut
dikeluarkan.

7. Formulir pengajuan Dana Kas Kecil

Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan
untuk mengajukan pengisian kas kecil. Formulir prngajuan dana kas kecil
hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil
 sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuasi tidak menggunakan
formulir pengajuan dana kas kecil.
Perhatikan formulir pengajuan dana kas kecil.

Formulir pengajuan dana kas kecil

Dana untuk Bagian :
Periode Kas Kecil :
Dana Tetap Kas Kecil :
Saldo :
Keterangan Jumlah

Total

Disetujui oleh : Disetujui oleh :

Tanggal : Tanggal :

Keterangan:
a. Dana untuk Bagian, diisi dengan nama unit kerja dimana pemegang kas
kecil menjadi bagian dari unit tersebut, seperti bagian kepegawaian.
b. Periode kas kecil, diisi dengan periode waktu penggunaan kas kecil, yaitu
rentang tanggal periode kas kecil. Misalnya, mulai dari tanggal 2 April s/d
30 April 2016.
c. Dana tetap kas kecil, diisi dengan jumlah pengisian dana tetap kas kecil.
d. Saldo, diisi dengan jumlah saldo setelah melakukan berbagai pembayaran.
e. Keterangan, diisi dengan uraian penggunaan atau pengeluaran dana.
f. Jumlah, diisi dengan besarnya jumlah uang yang dikeluarkan sesuai
dengan penggunaannya.
g. Total, diisi dengan jumlah keseluruhan yang akan diajukan untuk
pengisian dana kas kecil.
h. Disetujui oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan atasan/pimpinan dari
pemegang kas kecil dan tanggal persetujuannnya.
 i. Dibuat oleh, diisi dengan nama dan tanda tangan dari bagian admin kantor
atau sekretaris selaku pemegang kas kecil berikut dengan informasi
mengenai tanggal pengajuan dibuat.

3. Prosedur Penanganan Kas Kecil

Berikut ini adalah prosedur yang dapat dilakukan seorang administrasi kantor
dalam penanganan kas kecil, yaitu:
1. Staf administrasi kantor membuat permohonan pengisian dana kas kecil
dengan mengisi formulir pengajuan dana kas kecil kepada bagian
keuangan atau bendahara perusahaan dengan ikut serta melampirkan
pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah disetujui oleh
pimpinan.
2. Selanjutnya, jika permohonan disetujui, administrasi kantor menerima
dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau
cek.
3. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam bukti
kas masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor, dan kasir/bendahara
serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari staf administrasi kantor
tersebut, dengan melampirkan fotokopi cek (bila menggunakan cek).
Berilah nomor bukti kas masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Mencatat pemasukan kas ke dalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus
yang berukuran kecil (kotak kas kecil atau cash box), kemudian disimpan
dalam lemari yang terkunci.
6. Bukti kas masuk disimpan dalam ordner (map besar untuk menyimpan
surat-surat).
7. Staf administrasi kantor dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
keperluan. Staf administrasi kantor harus mampu mengelola dan mencatat
penggunaan kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-
 bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut
hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, staf administrasi kantor harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam bukti kas keluar dengan bukti transaksi
penggunaan uang seperti nota, faktur, dan kuitansi. Berilah nomor secara
urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar.
10. Catat dan masukkan data bukti kas keluar ke dalam buku kas sesuai
dengan sistem pencatatan yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran dalam ordner.
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil, dilengkapi
dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapatkan
persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaporkan ke bagian
keuangan, untuk mendapatkan kembali pengisian dana kas kecil periode
akuntansi berikutnya, transaksi akan terjadi seterusnya seperti demikian.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan, ada beberapa perlengkapan dan peralatan
administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, yaitu sebagai
berikut:
1. Formulir bukti kas masuk
2. Formulir bukti kas keluar
3. Formulir pengajuan dana kas kecil
4. Berbagai macam bukti transaksi
5. Peti uang
6. Ordner
7. Buku kas
8. Alat tulis
9. Komputer
10. Printer
11. Perforator
12. Stapler
 13. Tab/Guide

Formulir-formulir tersebut dapat dicetak dalam jumlah yang memada

dengan bentuk standar yang sudah ditentukan, sehingga ketika diperlukan staf
administrasi kantor hanya tinggal mencatat datanya saja serta dapat bekerja lebih
cepat.
Materi Ajar

2
MENGHITUNG MUTASI DANA
KAS KECIL

Di dalam materi ajar 2 akan disampaikan cara melakukan pengelolaan

perhitungan mutasi dana kas kecil, mulai dari adanya transaksi sampai dibuat
laporan penggunaan dana kas kecil. Di bagian ini akan dipelajari mengenai
pengelolaan dan perhitungan dana kas kecil yang dilakukan staf administrasi
kantor.
Seorang staf administrasi kantor harus dapat membuat laporan penggunaan
dana kas kecil dengan baik, hal ini sebagai bentuk pertanggungjawaban untuk
setiap periode akuntansinya. Transaksi berupa adanya pengeluaran dan
pemasukan uang kas harus tercatat dengan jelas sesuai dengan penggunaannya.
Pencatatan ini akan dijadikan dasar untuk membuat laporan.

Untuk membuat laporan penggunaan dana kas kecil, ada beberapa hal
yang harus diperhatikan, yaitu mengenai mutasi dana kas kecil, metode
pembukuan dana kas kecil yang dipakai, selisih dana kas kecil, pemeriksaan fisik
kas (Cash Opname), dan sistem voucher.

1. Mutasi Dana Kas Kecil

Mutasi dana adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana.
Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan dan diserahkan kepada
bagian-bagian atau unit kerja yang dikelola oleh seorang administrasi kantor.
Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain
pembentukan dana kas kecil, penggunaan dan pengeluaran dana kas kecil, serta
pengisian kembali dana kas kecil.

1. Pembentukan Dana Kas Kecil

Pembentukan Dana Kas Kecil merupakan hal yang pertama kali dilakukan
dalam proses dana kas kecil. Di tahap awal ini, perusahaan harus menyiapkan
dokumen terkait dan prosedur dari dana kas kecil. Dokumen yang terkait
dengan proses ini adalah Surat Keputusan Kepala Bagian Keuangan dan
bukti kas keluar dari bagian keuangan.

Berikut ini adalah prosedur pembentukan dana kas kecil:

a. Pihak yang berwenang, yaitu pimpinan perusahaan atau manajer keuangan
mengeluarkan Surat Keputusan (SK) untuk memberikan otorisasi bahwa
ada sejumlah dana yang akan disisihkan ke dalam dana kas kecil, sesuai
dengan tujuan dari dibentuknya kas kecil tersebut. Dengan adanya Surat
Keputusan (SK) tersebut, bagian keuangan membuat bukti kas keluar
sebanyak 3 lembar. Lembar ke-1 dan lembar ke-3 diserahkan kepada
bendahara atau kasir, lembar ke-2 diarsipkan.
b. Dengan adanya Surat Keputusan (SK) pembentukan dana kas kecil dan
bukti kas kecil tersebut, bendahara atau kasir mengisi cek dan harus
ditandatangani oleh pihak berwenang yang melakukan otorisasi, yaitu
pimpinan atau manajer. Cek beserta bukti kas keluar lembar ke-3 dan SK
pembentukan dana kas kecil kemudian diserahkan kepada pemegang dana
kas kecil, yaitu administrasi kantor yang ditunjuk untuk mengelola kas
kecil di masing-masing unit kerja.
c. Pemegang kas kecil mencairkan cek ke bank dan menyimpan uang
tersebut dalam peti uang (cash box), dan mengarsipkan dokumen
berurutan berdasarkan nomor. Selanjutnya administrasi kantor akan
mengeluarkan dana kas kecil tersebut untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional
bagian / unit kerja yang bersangkutan.
2. Penggunaan dan Pengeluaran Dana Kas Kecil
Penggunaan dan Pengeluaran Dana Kas Kecil adalah pembayaran yang
dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran
yang relatif kecil dan sifatnya mendadak sesuai dengan kebutuhan dari
pimpinan atau kegiatan operasional pada suatu unit kerja. Dokumen
transaksinya, antara lain:
a. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar)
b. Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan, seperti nota
kontan, kuitansi, faktur, dan sebagainya.

3. Pengisian Dana Kas Kecil

Pengisian Dana Kas Kecil adalah periode pengisian kembali dana kas kecil
dalam periode akuntansi tertentu. Pengisian kembali dana kas kecil ini,
misalnya bias setiap bulan atau apabila dana kas kecil yang tersedia sudah
mulai menipis. Pengajuan kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang
dana kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir dengan
melampirkan penggunaan kas kecil serta bukti-bukti pengeluarannya.
Pengisian kembali dana kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan
cek maupun uang tunai. Dokumen yang terkait dengan transaksi ini antara lain
:
a. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil
b. Bukti pengeluaran kas
c. Bukti Kas keluar dari bagian keuangan

Setiap melakukan suatu transaksi yang dapat mempengaruhi posisi saldo dari
kas kecil, administrasi kantor harus mencatatnya ke dalam buku kas, baik
mutasi masuk maupun keluar.
Contoh 1:
Tanggal 3 Maret 2016, menerima pengisian kas kecil dari bendahara sebesar Rp.
12.000.000. Transaksi ini dicatat ke dalam bukti kas masuk dan dilampiri dengan
cek yang telah dicairkan ke bank, jika pengisian dilakukann dengan menggunakan
cek. Bukti dokumen pencatatannya adalah sebagai berikut:

UD Sinar Jaya Nomor : KM-02/SJ/III/16

Depok
BUKTI KAS MASUK
Diterima dari : Salsabila Cahyawati (Bendahara)
Uang sejumlah : Dua belas juta rupiah
Untuk keperluan : Pengisian kembali kas kecil

Rp. 12.000.000,00
Depok, 03 Maret 2016
Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,
Handika Salsabila Arbilla

Handika Pratama Salsabila Cahyawati Arbilla

Bukti kas masuk tersebut dilampiri cek (jika dana diberikan dalam bentuk cek).
Selanjutnya, pada bukti kas masuk dicatat ke dalam buku kas.
Contoh 2:
Tanggal 8 Maret 2016, dikeluarkan dana kas kecil sebesar Rp. 150.000 untuk
membayar pembelian kue basah untuk tamu. Transaksi tersebut, oleh staf
administrasi kantor akan dicatat pada bukti kas keluar, dan dilampiri dengan bukti
pembelian dari toko Roti dan kue. Bukti dokumen pencatatannya adalah sebagai
berikut.
UD Gundar Nomor : KK-05/UG/III/16
Depok
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan kepada : Chacha Bakery
Uang sejumlah : Seratus lima puluh ribu rupiah
Untuk keperluan : Pembelian kue basah

Rp. 150.000,00
Depok, 08 Maret 2016
Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,
Handika Salsabila ismayanti

Handika Pratama Salsabila Cahyawati Ismayanti

Bukti kas keluar dilampiri Nota Kontan dari Toko Rori dan Kue, dengan bentuk
nota kontan sebagai berikut:

Chacha Bakery Nomor : 124/TA/III/2016

Jln. Anggrek Raya No.12 Tanggal : 08 Maret 2016
Jakarta Selatan

Kepada:
UD. Gundar
Jln. Jend. Sudirman Kav.10
Jakarta Selatan

NOTA KONTAN
No. Nama Barang Banyaknya Harga satuan (Rp) Jumlah (Rp)
1. Kue Pukis 5 4.000 20.000
2. Kue Cara Bikang 5 6.000 30.000
3. Bolu Marmer 10 8.000 80.000
4. Lemper Ayam 5 4000 20.000

Total 150.000
Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan atau ditukar.
Terima kasih atas kunjungan Anda di toko kami.
Hormat Kami,
Kathlia Putri
Kathlia Putri

Contoh 3:
Tanggal 12 Maret 2016 dikeluarkan dana kas kecil untuk biaya mengikuti
kegiatan Workshop mengenai Era Keterbukaan Informasi Keuangan Pada
Perusahaan, yang diikuti oleh Ibu Melati. Biaya dibayarkan melalui transfer ke
bank sebesar Rp. 250.000, -. Transaksi tersebut akan dicatat ke dalam bukti kas
keluar, dengan dilampiri pula bukti transfer dari bank. Bukti dokumen
pencatatannya adalah seperti berikut:
UD Gundar Nomor : KK-05/UG/III/16
Depok
BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan kepada : Melati
Uang sejumlah : Dua Ratus lima puluh ribu rupiah
Untuk keperluan : Pembayaran biaya seminar Era Keterbukaan Informasi Keuangan Pada
Perusahaan

Rp. 250.000,00
Depok, 12 Maret 2016
Disetujui oleh, Dibayar oleh, Diterima oleh,
Handika Salsabila Melati

Handika Pratama Salsabila Cahyawati Ismayanti

 2. Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan kas kecil, agar proses
pengelolaan dapat berjalan dengan baik adalah:
1. Pemegang dana kas kecil, dalam hal ini bisa staf administrasi kantor,
dalam mengelola dana kas kecil harus mendapatkan persetujuan dari
atasan atau pimpinan.
2. Setiap bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan bersamaan dengan sisa
uang dana kas kecil yang ada pada peti kas (Cash Box), hal ini
dimaksudkan, agar apabila ada pemeriksaan, pemegang dana kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan bahwa uang yang tersisa ditambah
dengan seluruh jumlah pengeluaran yang tercantum dalam bukti
pengeluaran harus berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan uang yang
dikelolanya.
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil,
yaitu staf administrasi kantor atau pimpinan.
4. Kas kecil tidak boleh diberikan sebagai pinjaman kepada
pegawai/karyawan perusahaan.
5. Kas kecil tidak dapat digunakan sebagai alat tukar menukar uang.
6. Bukti-bukti pembayaran, seperti kuitansi, faktur, atau bukti-bukti
pendukung lain wajib dilampirkan pada bukti kas keluar.

Ada dua metode pencatatan yang digunakan dalam mencatat kas

kecil, yaitu metode sistem dana tetap (Imprest Fund System) dan sistem
dana berfluktuasi (Fluctuation Fund System)

1. Metode Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Sistem imprest kas kecil adalah mekanisme kas kecil dimana
dana dipertahankan tetap. Pada awalnya dibentuk dana kas kecil dalam
jumlah tertentu. Setiap ada pengeluaran akan dibuat bukti pengeluaran
tetapi tidak dibuat jurnal. Jika jumlah kas kecil akan habis, maka akan
 dilakukan penggantian sejumlah dana yang telah dipakai. Pada
saat penggantian akan dibuat jurnal terkait dengan pengeluaran
tersebut dan mengurangi kas perusahaan. Setelah penggantian saldo
dana kas kecil akan kembali sejumlah yang ditetapkan.
Metode Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) adalah metode
pencatatan dana kas kecil, dimana jumlah dana kas kecil selalu tetap,
sampai pada setiap pembukaan buku kas baru. Dana kas kecil diisi dari
bagian keuangan sebesar jumlah tertentu untuk membiayai pengeluaran-
pengeluaran yang telah dikeluarkan. Apabila dana kas kecil habis sebelum
akhir periode maka akan dilakukan pengisian kembali dana kas kecil.
Pengisian kembali ini hanya sebesar kas kecil yang telah digunakan atau
dikeluarkan, sehingga setelah dilakukan pengisian kembali, jumlah dana
kas kecil akan kembali seperti semula. Sistem dana tetap ini sering
digunakan pada instansi pemerintah. Pada sistem dana tetap, tanggal
berapa pun dana habis, maka pencatatan/pembukuan kas kecil ditutup.
Berikut ini merupakan keuntungan dan kerugian dari sistem dana tetap :

a. Keuntungan sistem dana tetap:

1. Pengeluaran dapat diketahui secara rinci berdasarkan pos-pos
pengeluaran setiap pembukuan.
2. Efektif di sisi waktu dalam melakukan pencatatan atau pembukuan.
b. Kelemahan sistem dana tetap:
1. Uang yang ada di kas tidak dapat diketahui setiap waktu
2. Staf administrasi kantor tidak dapat mengambil atau mengisi uang
kas setiap waktu.

Contoh:
Untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang jumlahnya relatif
kecil, pada tanggal 6 Oktober 2016, PT. SARIKAYA membentuk dana kas kecil
sebesar Rp. 20.000.000,-. Pengisian dana kas kecil dilakukan setiap tanggal 6
bulan berikutnya. Berikut ini transaksi-transaksi yang dilaksanakan perusahaan
 Tanggal Transaksi Nominal (Rp)
07/10/16 Membayar biaya telepon dan internet 1.500.000
08/10/16 Membayar biaya langganan Surat kabar 500.000
11/10/16 Membayar biaya listrik dan air 2.000.000
12/10/16 Membeli Peralatan Kantor 545.000
13/10/16 Membeli Supplies Kantor 150.000
14/10/16 Membayar Biaya Perjalanan Dinas 350.000
15/10/16 Membayar biaya seminar 1.500.000
18/10/16 Membayar biaya iklan 750.000
19/10/16 Membayar biaya reparasi Air Conditioner 550.000
20/10/06 Membeli Perangko dan Meterai 30.000
21/10/16 Membayar biaya katering untuk Rapat Internal 850.000
Perusahaan
22/10/16 Membeli Supplies Kantor 250.000
25/10/10 Membayar biaya reparasi komputer 375.000
26/10/10 Membayar biaya angkut pembelian 125.000
27/10/10 Membayar biaya catering untuk Acara Seminar 5.000.000
28/10/10 Membayar biaya pemeliharaan kendaraan 750.000
29/10/10 Membayar biaya reparasi printer 175.000
02/11/10 Membayar biaya iklan 1.000.000
03/11/10 Membayar biaya perjalanan dinas 100.000
04/11/10 Membeli Perlengkapan kantor 655.000
05/11/10 Membeli ATK 54.000
Total 17.209.000

Berdasarkan transaksi diatas, saldo kas kecil periode ini adalah :

Pembentukan dana kas kecil Rp. 20.000.000

Pengeluaran Rp. 17.209.000 -
Rp. 2.791.000,-

Pada pengisian kembali dana kas kecil untuk periode berikutnya, maka diisi
kembali dari kas (bank) sebesar Rp. 2.791.000,-, sehingga saldo kas kecil pada
saat pengisian kembali akan kembali seperti semula, yaitu menjadi Rp.
20.000.000, jumlah yang sama dengan periode sebelumnya.

Untuk pencatatan transaksi diatas, dalam metode sistem dana tetap, dapat dilihat
pada buku kas kecil berikut:
 PT. SARIKAYA
Bagian Kepegawaian
Kas Kecil
Periode 6 Maret - 5 April 2016
Kredit
Debit Biaya Supplies Peralatan Biaya Belanja Biaya Reparasi & Bi. Angkut Biaya Biaya
Jumlah Bulan Tgl Transaksi No Jumlah Utilitas Kantor Kantor Konsumsi Perjal.dinas Pemeliharaan pembelian Lain-lain Iklan
(Rp) Bukti (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)
20,000,000 Maret 6 Kas Masuk KM01
7 Membayar biaya telepon dan internet KK01 1,500,000 1,500,000
8 Membayar biaya langganan Surat kabar KK02 500,000 500,000
11 Membayar biaya listrik dan air KK03 2,000,000 2,000,000
12 Membeli Peralatan Kantor KK04 545,000 545,000
13 Membeli Supplies Kantor KK05 150,000 150,000
14 Membayar Biaya Perjalanan Dinas KK06 350,000 350,000
15 Membayar biaya seminar KK07 1,500,000 1,500,000
18 Membayar biaya iklan KK08 750,000 750,000
19 Membayar biaya reparasi Air Conditioner KK09 550,000 550,000
20 Membeli Perangko dan Meterai KK10 30,000 30,000
21 Membayar biaya katering untuk rapat KK11 850,000 850,000
22 Membeli Supplies Kantor KK12 250,000 250,000
25 Membayar biaya reparasi komputer KK13 375,000 375,000
26 Membayar biaya angkut pembelian KK14 125,000 125,000
27 Membayar biaya catering Acara Seminar KK15 5,000,000 5,000,000
28 Membayar biaya pemeliharaan kendaraan KK16 750,000 750,000
29 Membayar biaya reparasi printer KK17 175,000 175,000
April 2 Membayar biaya iklan KK18 1,000,000 1,000,000
3 Membayar biaya perjalanan dinas KK19 100,000 100,000
4 Membeli Perlengkapan kantor KK20 655,000 655,000
5 Membeli ATK KK21 54,000 54,000
20,000,000 5 Jumlah 17,209,000 3,500,000 1,139,000 545,000 5,850,000 1,950,000 1,850,000 125,000 500,000 1,750,000
Saldo 2,791,000
17,209,000 5 Untuk Imprest

Mengetahui, Jakarta, 5 April 2016

Ka. Bag. Kepegawaian Dibuat oleh,

Herdiansyahutama Siskamelania
(Herdiansyah Utama, SE) (Siska Melania)

2. Metode Sistem Dana Berfluktuasi (Fluctuation Fund System)

Sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga
saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasarkan
jumlah terpakai tetapi sering kali ditetapkan sejumlah tertentu. Misalnya,
untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp 5.000.000. setiap
bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan
jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas kecil akan berubah-ubah.
Metode Sistem Dana Berfluktuasi (Fluctuation Fund System) adalah
metode pembukuan kas kecil , dimana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada
saat pembuatan buku kas baru. Hal ini dikarenakan pada saat pengisian kembali
dana kas kecil pada periode waktu tertentu jumlahnya selalu sama, sedangkan
pengeluaran setiap periode tidak sama, sehingga saldo dana kas kecil selalu
berubah berfluktuasi seuai dengan pengeluaran.
Sistem ini disebut juga sistem saldo harian, karena setiap terjadi
pengeluaran langsung dicatat sehingga pemegang dana kas kecil dapat mengetahui
jumlah saldo kas kecil setiap waktu. Dalam Sistem dana berfluktuasi, kas kecil
selalu dibuka di awal bulan dan di tutup pada akhir bulan. Sistem ini banyak
digunakan oleh perusahaan swasta. Di dalam sistem ini juga terdapat keuntungan
dan kelemahan, antara lain:
a. Keuntungan sistem dana berfluktuasi:
1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari/waktu
2. Pemegang dana kas kecil dapat meminta dana kembali, apabila dana
yang tersedia kurang.

b. Kelemahan sistem dana berfluktuasi:

1. Agak sulit untuk mendeteksi terkait dengan pengeluaran terbanyak
yang digunakan, untuk mengecek kesesuaiannya dengan tingkat
prioritas dari pengeluaran.

Contoh:
Pada Tanggal 6 Maret 2016 kas kecil diisi sebesar Rp. 20.000.000, -. Tertanggal 7
Maret – 5 April 2016 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi
yang sama seperti contoh pada sistem dana tetap.
Saldo pada akhir periode akuntansi adalah sebagai berikut :
Pembentukan dana kas kecil Rp. 20.000.000
Pengeluaran Rp. 17.209.000 -
Rp. 2.791.000,-

Jika pada sistem dana tetap, pengisian kembali untuk periode akuntansi diatas
adalah sebesar Rp. 17.209.000(sebesar pengeluaran), maka pada sistem dana
berfluktuasi, pengisian kembali sebesar Rp. 20.000.000,- (jumlah selalu sama
setiap periode) . Sehingga, pada sistem dana berfluktuasi setelah diisi kembali,
saldo kas kecil menjadi Rp. 22.791.000, -.

Pencatatan transaksi dalam sistem dana berfluktuasi dapat dilihat pada buku kas
kecil berikut :

PT. SARIKAYA
Bagian Kepegawaian
Kas Kecil
Periode 6 Maret -5 april 2016
Bulan Tanggal No. Bukti Transaksi Debit (Rp) Kredit (Rp) Jumlah (Rp)
Maret 6 KM01 Kas Masuk 20,000,000 20,000,000
7 KK01 Membayar biaya telepon dan internet 1,500,000 18,500,000
8 KK02 Membayar biaya langganan Surat kabar 500,000 18,000,000
11 KK03 Membayar biaya listrik dan air 2,000,000 16,000,000
12 KK04 Membeli Peralatan Kantor 545,000 15,455,000
13 KK05 Membeli Supplies Kantor 150,000 15,305,000
14 KK06 Membayar Biaya Perjalanan Dinas 350,000 14,955,000
15 KK07 Membayar biaya seminar 1,500,000 13,455,000
18 KK08 Membayar biaya iklan 750,000 12,705,000
19 KK09 Membayar biaya reparasi Air Conditioner 550,000 12,155,000
20 KK10 Membeli Perangko dan Meterai 30,000 12,125,000
21 KK11 Membayar biaya katering untuk rapat 850,000 11,275,000
22 KK12 Membeli Supplies Kantor 250,000 11,025,000
25 KK13 Membayar biaya reparasi komputer 375,000 10,650,000
26 KK14 Membayar biaya angkut pembelian 125,000 10,525,000
27 KK15 Membayar biaya catering Acara Seminar 5,000,000 5,525,000
28 KK16 Membayar biaya pemeliharaan kendaraan 750,000 4,775,000
29 KK17 Membayar biaya reparasi printer 175,000 4,600,000
April 2 KK18 Membayar biaya iklan 1,000,000 3,600,000
3 KK19 Membayar biaya perjalanan dinas 100,000 3,500,000
4 KK20 Membeli Perlengkapan kantor 655,000 2,845,000
5 KK21 Membeli ATK 54,000 2,791,000
Jumlah 20,000,000 17,209,000
Saldo debit 2,791,000
Balance 20,000,000 20,000,000

Mengetahui, Jakarta, 5 April 2016

Ka. Bag. Kepegawaian Dibuat oleh,

Herdiansyahutama Siskamelania
(Herdiansyah Utama, SE) (Siska Melania)
 3. Selisih Dana Kas Kecil

Selisih dana kas kecil adalah selisih uang kas yang ada (bukti secara fisik)
dengan catatan menurut pembukuan. Selisih dana kas kecil, dapat dibedakan
menjadi:

2 Selisih Kas Lebih

Selisih kas lebih adalah saldo buku kas yang lebih kecil daripada jumlah
uang tunai yang sebenarnya.
2 Selisih Kas Kurang
Selisih kas kurang adalah saldo buku kas yang lebih besar daripada jumlah
uang tunai yang sebenarnya.

Kadang-kadang jumlah saldo kas kecil secara fisik tidak sama dengan
jumlah saldo menurut bukti pengeluaran dari transaksi yang terjadi.
Perbedaan tersebut kemungkinan disebabkan oleh beberapa hal,
diantaranya:
a. Tidak tersedianya uang pas atau uang kembalian.
b. Kekurangan atau kelebihan membayarkan.
c. Kemungkinan ada penggelapan yang dilakukan oleh karyawan.
d. Kemungkinan ada salah pencatatan bukti transaksi oleh karyawan.

Dalam pembukuan dana kas kecil, apabila ada perbedaan

dikarenakan kesalahan atau kelalaian karyawannya, hal ini harus diusut
atau diselesaikan secara tuntas. Perbedaan atau penyesuaian (adjustment)
dapat dilaksanakan pada saat dana kas kecil diisi kembali(reimburstment).
Pemegang dana kas kecil (staf administrasi kantor) akan meminta
dilakukan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah yang telah
dikeluarkan, sehingga saldo dana kas kecil akan sama dengan saldo dana
kas kecil periode sebelumnya. Selain itu, bagian keuangan harus
memeriksa secara teliti dan cermat terhadap laporan dana kas kecil yang
 telah dibuat oleh pemegang kas kecil, sehingga apabila terjadi selisih dapat
dipertanggungjawabkan.

Contoh:
Siska, pemegang dana kas kecil bagian kepegawaian pada PT.
SARIKAYA, telah membuat laporan penggunaan dana kas kecil periode 6 Maret
2016 sampai dengan 5 April 2016, dengan sistem dana tetap, dengan saldo awal
Rp. 5.000.000, -. Dana kas kecil yang telah dikeluarkan untuk pengeluaran adalah
sebesar Rp. 4.000.000, -. Saldo pada kas kecil adalah sebesar Rp. 1.000.000, -.
Ternyata, setelah diperiksa oleh bagian keuangan, nilai yang ada pada bukti
keuangan adalah sebesar Rp. 3.999.800 , hal ini dikarenakan tidak ada uang
kembalian saat melakukan pembayaran suatu transaksi.
Akan tetapi, pada saat pengisian kembali dana kas kecil, pemegang dana
kas kecil bagian kepegawaian pada PT. SARIKAYA, tetap meminta sebesar Rp.
4.000.000 sesuai dengan jumlah uang yang telah dikeluarkan. Sementara bagian
keuangan akan mencatat pengisian kembali dana kas kecil dengan ayat jurnal :

Biaya pengeluaran kas kecil Rp. 3.999.800

Selisih kas kecil 200
Kas Rp. 4.000.000

Apabila terjadi selisih kas lebih, akan dicatat oleh bagian keuangan dengan
jurnal:
Biaya pengeluaran kas kecil Rp. 3.999.800
Kas 200
Selisih kas kecil Rp. 200
Kas Rp. 3.999.800
 4. Pemeriksaan Fisik Dana Kas Kecil (Cash Opname)

Pemeriksaan fisik dana kas kecil dilakukan untuk mencegah terjadinya

penyelewengan terhadap penggunaan dana kas kecil. Penyelewengan ini bias saja
dilakukan oleh karyawan atau pemegang kas itu sendiri. Pemeriksaan ini
dilakukan dengan cara melakukan perhitungan/pemeriksaan jumlah fisik dana kas
kecil secara berkala. Besarnya saldo dana kas kecil yang di periksa harus sama
dengan saldo yang ada di pembukuan. Hal ini yang disebut dengan istilah Cash
Opname.
Contoh :
PT. MEGA RAYA PERMAI
Bagian Pemasaran
Berita Acara Perhitungan Fisik Kas Kecil
Tanggal 31 Desember 2016
1. Hasil Perhitungan Fisik Uang Tunai
1.1 Uang Kertas
60 lembar @ Rp. 100.000 …….…………………. = Rp. 6.000.000
10 lembar @ Rp. 50.000 ………………………... = Rp. 500.000
25 lembar @ Rp. 20.000 ………………………… = Rp. 500.000
15 lembar @ Rp. 10.000 ………………………… = Rp. 150.000
20 lembar @ Rp. 2.000 ………………………… = Rp. 40.000
30 lembar @ Rp. 1.000 ………………………… = Rp. 30.000
Jumlah uang kertas …………………………………… = Rp. 7.220.000
1.2 Uang Logam
50 keping @ Rp. 1.000 …………………………….. = Rp. 50.000
50 keping @ Rp. 500 …………………………….. = Rp. 25.000
50 keping @ Rp. 200 …………………………….. = Rp. 10.000
50 keping @ Rp. 100 …………………………….. = Rp. 5.000
Jumlah uang logam …………………………………… = Rp. 90.000
Saldo Fisik uang tunai per 31 Desember 2016 ……….. =Rp. 8.310.000
2. Hasil verifikasi bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen lain
2.1 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
No. 1 – 26 ……………………………...................... = Rp. 2.150.000
Jumlah Dana Kas Kecil ………………………………. = Rp. 10. 460.000
Data berita acara pemeriksaan dana kas kecil di atas menunjukkan tidak ada kekeliruan dalam
pengelolaan dana kas kecil. Dana tetap yang disediakan sebesar Rp. 10.460.000, - pada tanggal 31
desember 2016 berada dalam bentuk berikut:

a. Uang Tunai yang ada pada pemegang kas kecil = Rp. 8.310.000
b. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil = Rp. 2.150.000
Jumlah = Rp. 10.460.000

Jakarta, 31 Desember 2016

Bendahara/Kasir
VionnaSafitri
( Vionna Safitri)

5. Sistem Voucher

Sistem Voucher kas kecil adalah lembar formulir yang digunakan dalam
pengeluaran dana kas kecil, dimana fungsinya adalah untuk mencatat transaksi
yang tidak mempunyai bukti transaksi, seperti kuitansi, faktur, atau nota.
Pada prosedur pengelolaan kas kecil, apabila ada transaksi yang tidak
memiliki bukti, sebagai pengganti bukti transaksi dapat menggunakan Voucher
kas kecil. sistem voucher tersebut sengaja dirancang untuk membantu dalam
pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Sistem ini menetapkan
ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui
(disahkan)oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.
2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi
verifikasi, pengesahan dan pencatatan, harus ditetapkan

Langkah-langkah penggunaan sistem voucher adalah sebagai berikut :

1. Setelah menerima pemberitahuan dari pimpinan bahwa ada transaksi yang
tidak memiliki bukti transaksi, ambil form voucher kas kecil, lalu catat data
 yang diinformasikan, kemudian meminta tanda tangan dari pimpinan untuk
verifikasi
2. Catat data voucher kas kecil pada Bukti kas keluar, lalu minta tanda tangan
dari pimpinan.
3. Keluarkan uang sejumlah nilai pada voucher tersebut.

Contoh:
Amanda Jayanti membeli Karangan Bunga Mawar sebesar Rp. 250.000. Amanda
tidak mempunyai bukti transaksi, dengan demikian transaksi tersebut akan dicatat
ke dalam voucher. Pencatatannya adalah sebagai berikut :

Petty Cash Voucher No. Voucher : 002

(Digunakan untuk transaksi yang tidak mempunyai bukti transaksi) Tanggal : 8 Maret 2016
Alasan Penggunaan Biaya Jumlah
Pembelian Karangan Bunga Mawar Rp. 250.000,-
Terbilang : Dua Ratus lima Puluh Ribu Rupiah Total : Rp. 250.000,-
Dibuat Oleh (Paraf): Pembayaran Disetujui Oleh : Diterima oleh :

AmandaJayanti Ahmadihsanhartadi Dianalarasati

Amanda Jayanti Ahmad Ihsan Hartadi Diana Larasati