No 

Teori  Observasi Analisis Rekomendasi

1. SOP adapun SOP yang ada di RSUD Kota Proses pembelian bahan makanan Instalasi Gizi RSUD Kota
Standar Operasional Malang meliputi:  dilakukan oleh Ahli Gizi yang Malang diharapkan terus
Prosedur merupakan 1. SOP Perencanaan pemesanan bertanggung jawab terhadap melakukan kegiatan monitoring
serangkaian bahan makanan basah pembelian bahan makanan. SOP yang dan evaluasi secara berkala
instruksi atau 2. SOP perencanaan kebutuhan dibuat menggunakan bahasa yang terhadap SOP yang berlaku serta
pedoman bahan makanan basah harian jelas dan mudah dipahami. Tenaga tetap menjaga koordinasi antar
pelaksanaan tugas 3. SOP perencanaan kebutuhan perencanaan, tenaga pembelian dan pegawai agar proses pengadaan
atau pekerjaan bahan makanan kering harian pengolahan memiliki koordinasi yang bahan makanan tetap berjalan
sesuai dengan fungsi 4. SOP pengadaan bahan baik, sehingga proses pengadaan dengan baik.
dan alat penilaian makanan bahan makanan dapat berjalan
kinerja berdasarkan 5. SOP pembelian bahan dengan  baik.
indikatornya makanan basah dan kering
(Kemenkes, 2017). 6. SOP perencanaan menu 
7. SOP pembuatan surat
Tujuan SOP dibuat pemesanan bahan makanan
adalah agar basah dan makanan kering
tersedianya
pedoman dalam
melaksanakan
kegiatan sehingga
memperoleh hasil
kerja yang paling
efektif dari pekerja
(Atmoko, 2011).

2.  Menu  Siklus menu yang digunakan oleh Siklus menu yang dijalankan pada Siklus menu dan pergantian menu
Menu adalah daftar RSUD Kota Malang adalah 10+1 RSUD Kota Malang sudah baik. sudah baik, dan perlu
rinci tentang hari dengan pertimbangan variasi Terdapat pergantian menu tiap dipertahankan
makanan yang menu agar terhindar dari kebosanan tahunnya. Pergantian menu
mungkin dipesan oleh pasien terutama bagi pasien didasarkan pada evaluai dari plate Perlu diadakannya monitoring
(seperti di restoran) yang dirawat lebih dari 7 hari. waste study dan survei kepuasan dan evaluasi oleh ahli gizi secara
atau dilayani (seperti terdapat standar resep dan porsi konsumen. rutin berkaitan dengan produksi
di rumah sakit, tertulis untuk setiap menunya makanan dan koordinasi
sekolah atau fasilitas sehingga mempermudah proses Standar resep dan stadar porsi sudah mengenai kepulangan pasien,
perawatan) yang pemesanan bahan makanan. ada, akan tetapi masih sering sehingga overproduction bisa
merupakan refleksi terjadinya overproduction, hal ini diminimalisir.
misi organisasi dapat terjadi dikarenakan adanya
untuk emmenuhi pasien pulang namun belum
kebutuhan dan melakukan konfirmasi ke instalasi
keinginan dari gizi, kejadian ini cukup sering terjadi.
konsumen (Wani
dkk, 2019).

Fungsi menu
sebagai pedoman
bagi institusi
penyelenggara
makanan untuk
menetapkan
kebutuhan dan
sebagau alat
koordinasi
melaksanakan
tujuan managemen.
Siklus menu
merupakan
pengulangan suatu
set menu (5,7,10,15
hari) ditentukan
berapa lama
konsumen tinggal
 dalam institusi untuk
di RS 6 bulan-1
tahun digunakan
(Bakri dkk, 2018)

3. Identifikasi Berdasarkan SOP Pengadaan Bahan dalam menentukan kebutuhan bahan Ketersediaan bahan makanan
Kebutuhan Bahan Makanan pada instalasi gizi RSUD makanan pada RSUD Kota Malang, baik bahan makanan kering dan
Makanan Kota Malang kegiatan pengadaan dilakukan koordinasi antara petugas basah di unit gizi terkategori
bahan makanan dilakukan dengan dapur (produksi) dengan ahli gizi baik. Perlu dilakukan monitoring
Adapun langkah- cara: yang bertugas untuk menghitung dan evaluasi secara rutin untuk
langkah dalam 1. merencanakan bahan bahan makanan basah dan kering memastikan ketersediaan bahan
menghitung makanan sesuai dengan yang kemudian dilanjutkan makanan tetap dalam kondisi
kebutuhan bahan jumlah pasien dan daftar menghitung jumlah pasien dan porsi baik.
makanan adalah menu berdasarkan jumlah menu yang dibutuhkan pada saat akan
sebagai berikut: kebutuhan makan satu hari menentukan pemesanan.
1. Identifikasi sebelumnya, dilakukan oleh
bahan Kepala Ruang Instalasi Gizi. pembelian bahan makanan kering
makanan 2. Membuat daftar pemesanan dilakukan setiap 2 kali dalam sebulan
yang bahan makanan basah harian dan bahan makanan basah setiap 2
dibutuhkan untuk rekanan (diambil pukul hari sekali sudah memperhatikan
(besar porsi 13.00) dan daftar pemesanan terkait berat kotor dan faktor cooking
dalam bahan makanan kering loss.
jumlah kotor, periode 1 minggu (diambil
standar hari sabtu) dibuat rangkap 2 Tahapan ini sudah sesuai dengan teori
resep) (untuk rekanan dan arsip dan SOP yang berlaku, sehingga tidak
2. Tetapkan instalasi gizi) didapati adanya penumpukan bahan
jumlah porsi 3. melakukan pembayaran SPJ makanan yang disimpan.
makanan bulanan setelah diperiksa dan
dengan disetujui oleh panitia
menghitung pengadaan barang dan
jumlah direktur RSUD Ungaran oleh
konsumen Ka Sub Bag Perencanaan dan
 (standar Keuangan RSUD Ungaran
porsi dengan kepada rekanan. 
mempertimb
angkan
faktor
cooking
loss).
3. Menentukan
bagaimana
aturan
pemberian
makanannya
sesuai
dengan
kebijakan
institusi.
(siapa
sasaran,
tujuan
pemberian,
berapa kali,
harga
makanan
yang
ditetapkan,
dll)
4. Menetapkan
jadwal
pemberian
makanan,
perlu disusun
 waktu
makan,
frekuensi
dan lama
penggunaan
menu (kurun
waktu
kebutuhan
bahan
mananan 1, 3
atau 6 bukan.
Hitung
berapa siklus
ditetapkan
dengan
kalender
(contoh:
dalam 1
bulan
terdapat 4
siklus menu
7 hari).
5. Menentukan
sistem
pemesanan
bahan
makanan
sesuai
dengan
daftar bahan
makanan
 yang disusun
sesuai
spesifikasi,
jumlah porsi,
besar porsi
dan
disesuaikan
dengan
urutan abjad
(Bakrie,
2018).

4. Spesifikasi Bahan Spesifikasi bahan makanan di Berdasarkan teori yang berlaku, Pengamatan spesifikasi bahan
Makanan instalasi gizi RSUD Kota Malang dokumentasi spesifikasi bahan makanan sudah berjalan dengan
Spesidikasi disusun oleh ahli gizi yang bertugas. makanan sudah sesuai dengan teori. baik dan dapat dipertahankan
didefinisikan Form spesifikasi bahan makanan karena sudah sesuai dengan teori.
sebagai deskripsi yang dimiliki oleh instalasi gizi Adapun fungsi dari form spesifikasi Agar kualitas bahan makanan
informasi terperinci RSUD Kota Malang memiliki 4 bahan makanan meliputi: tetap terjaga dengan baik, perlu
dari suatu produk, kolom yang terdiri dari: 1. Seb0agai tools untuk ditambahkan pada kolom
yang ditulis dengan - Nama barang mengontrol kesesuaian antara spesifikasi terkait aturan kemasan
jelas untuk - Spesifikasi bahan makanan bahan makanan yang datang yang diinginkan.
menghindari yang diminta (warna, tekstur, dengan spesifikasi yang sudah
kesalahpahaman bentuk, volume, dll) ditentukan untuk menjaga
antara pembeli - Satuan kualitas bahan makanan.
dengan penjual dan - Harga 2. Sebagai alat untuk
sebagai bentuk menyamakan persepsi antara
kontrol dalam Apabila terdapat bahan makanan pihak rumah sakit dan supplier
penjaminan standar yang tidak sesuai dengan jumlah 3. Mempermudah proses
kualitas dari barang yang dipesan, maka unit gizi akan pembelian dan pengawasan
yang dikirim meminta kekurangan barang yang di terkait harga bahan makanan
penjual. minta kepada distributor, dan apabila yang disediakan supplier
Informasi utama terdapat kelebihan barang yang
yang dituliskan diterima, maka unit gizi juga Pada saat proses penerimaan bahan
dalam spesifikasi bersedia untuk mengembalikan makanan terkadang terdapat bahan
dirinci sebagai kelebihan barang kepada distributor yang tidak sesuai dengan spesifikasi
berikut: yang telah disepakati.
1. nama produk
: tuliskan
sederhana,
tanpa merk
2. merk
produk :
tuliskan
merk yang
diinginkan
karena
terjamin atau
memiliki
kualitas yang
bagus
3. satuan
produk yang
menjadi
acuan harga :
ikat, kg,
galin,
kaleng, dst.
4. Nama dan
ukuran
kontainer :
contoh untuk
telur 1
krat/peti
 telur segar
5. Jumlah per
kontainer :
contoh 1 kg
jeruk isi 10
buah
6. Informasi
tambahan:
- Tujuan
pengguna
an bahan
makanan
- Varietas,
tingkat
kematang
an
kelompo
k sayur
dan buah
- Makanan
kaleng
- Makanan
beku :
varietas,
suhu
selama
pengirim
an dan
penerima
an.
- Daging :
 usia,
bentuk,
berat/pot
ong,
kondisi
saat
diterima.
- Susu :
kandunga
n lemak,
jumlah
bakteri,
suhu
pengirim
an dan
diterima,
segar/kal
eng/karto
n/pasteur
isasi.
- Warna
- Acceptab
le waste
- Bentuk
(matang/
olahan)
- Tanggal
kadaluars
a
(terutama
bahan
 makanan
kering)
(Wani
dkk,
2019)

5. Distributor Terdapat 1 distributor yang menjalin Pemilihan distributor dilakukan oleh Pemilihan distributor sudah
Distributor kerjasama dengan RSUD Kota pihak manajemen RSUD Kota cukup baik, pihak distributor
merupakan penjual Malang baik pengadaan bahan Malang bersama dengan pihak ke 2 sudah mengirimkan bahan
atau tangan kedua, makanan kering maupun basah yaitu yaitu pemerintah Kota Malang makanan tepat waktu namun
ketiga, dst yang CV. KRISNA UTAMA dengan mempertimbangkan terkadang jumlah barang yang
menyalurkan hasil spesifikasi bahan makanan yang diterima tidak sesuai dengan
produk tani, ternak untuk pengiriman bahan makanan dibutuhkan oleh unit gizi di RSUD pemesanan. Kami menyaranakan
dan/atau pabrik ke basah dilakukan setiap 2 hari sekali, Kota Malang. Hal terseut sudah sebelum distributor mengirimkan
tangan konsumen. dan bahan makanan kering setiap 2 sesuai dengan ketentuan sistem barang kepada unit gizi RSUD
Istilah distributor kali dalam sebulan pembelian secara terpusat. Kota Malang, terlebih dahulu
disetiap tempatnya pihak distributor mengecek
memiliki julukan sistem penentuan distributor Pihak distributor atau yang biasa kembali terkait jumlah barang
yang berbeda, dilakukan secara lelang dengan masa disebut dengan rekanan sudah yang akan dikirimkan apakah
seperti vendor, kontrak 1 tahun. Pelelangan melakukan pemenuhan kebutuhan sudah sesuai dengan surat
rekanan ataupun dilakukan oleh pihak rumah sakit bahan makanan yang sudah pemesanan.
supplier (Wani, dan pemerintah Kota Malang, ditentukan oleh pihak RSUD Kota
dkk., 2019). dimana RSUD Kota Malang dibawah Malang dengan baik. Pihak distributor
naungan pemerintahan Kota Malang dalam mengirimkan barang tepat
Identifikasi waktu sehingga tidak terjadi
distributor dilakukan pihak distributor yang menjalin kerja kehabisan stok bahan makanan di unit
dengan menentukan sama dengan RSUD Kota Malang gizi RSUD Kota Malang. Namun
kriteria dari bahan harus mau bertanggung jawab terkadang, jumlah barang yang
makanan atau terhadap barang yang djual, dimana diterima tidak sesuai dengan surat
barang yang apabila terdapat barang yang tidak pemesanan yang diajukan oleh pihak
diinginkan, harga, sesuai dengan spesifikasi yang rumah sakit.
lokasi dan supplier diinginkan, maka pihak distributor
 harus dapat harus mengganti sesuai dengan
memenuhi bahan spesifikasi yang diinginkan rumah
makanan sesuai sakit.
dengan ketentuan
(Placio and Theis,
2012).

Distributor untuk
pembelian terpusat
akan diserahkan
kepada satu unit
yang dibuat khusus
untuk melakukan
pembelian pada
institusi tersebut
(Palacio and Theis,
2016; Wani, dkk.,
2019)

6. Metode Pembelian Berapa jumlah total pembelian di

Secara umum, RSUD Kota Malang per bulan tahun
metode pembelian 2022?
dibagi menjadi dua Sistem pembelian dilakukan secara
jenis, yaotu terpusat namun tidak dalam skala
pembelian informal besar, dimana untuk bahan makanan
dan formal basah sendiri didatangkan setiap 2
kali dalam seminggu dan untuk
 Pembelian bahan makanan kering didatangkan
formal setiap 2 kali dalam sebulan yaitu
Jenis pada tanggal 15 dan 31.
pembelian
ini dikenal
juga sebagai
metode
lelang.
Metode ini
umumnya
digunakan
oleh institusi
penyelenggar
aan makanan
yang cukup
besar
(dengan
pembelian
>50 juta).
Penyelengga
ra makanan
akan
menyebarkan
berita
pelelangan
terbuka.
Distributor
akan
mengirimkan
surat-surat
penawaran
yang
nantinya
akan
diseleksi
 oleh institusi.
Setelah
terpilihnya
distributor,
akan
dilakukan
kontrak
pembelian
secara resmi.
 Pembelian
informal
Pembelian
jenis ini
dapat
dikatakan
pembelian
secara
langsung.
Pihak
penyelenggar
a makanan
(pembeli)
akan
menghubung
i beberapa
distributor
untuk
mendapatkan
rincian harga
produk.
Penyelengga
 ra makanan
juga
menghubung
i beberapa
distributor
lainnya
untuk
membanding
kan harga
pasaran.
Setelah itu,
terpililah
distributor
yang
dianggap
berkualitas
dan akan
dikirimkan
bon
pemesanan.
Pembelian
dengan
metode ini
tetap
menggunaka
n fraktur dan
perjanjian
saat
penyelenggar
aannya.
(Wani, dkk., 2019)
7. Purchase Order Unit gizi RSUD Kota Malang Berdasarkan teori, masih terdapat Berdasarkan hasil analisa yang
Purchase order memiliki surat pemesanan bahan beberapa tabel yang belum tercantum kami temukan, kami
atau bon pemesanan makanan yang digunakan untuk kedalam surat pemesanan yang menyarankan sebaiknya harga
merupakan melakukan transaksi dengan dimiliki oleh instalasi gizi RSUD dari setiap bahan makanan juga
permintaan tertulis distributor. Adapun isi dari surat Kota Malang, seperti deskripsi bahan bisa dicantumkan ke dalam surat
terhadap suatu pemesanan bahan makanan sebagai makanan, harga per unit dan total pemesanan agar nantinya instalasi
barang atau jasa dari berikut: biaya, akan tetapi hal tersebut sudah Gizi RSUD Kota Malang lebih
pembeli ke - Tanggal pemesanan dicantumkan kedalam form mudah dalam memperhitungkan
distributor. Format - Nama barang yang dipesan spesifikasi bahan makanan. cost dari makanan yang
bon pemesanan - Banyaknya yang dibutukan diberikan.
bahan makanan - Jumlah barang yang diterima
menurut Puckett, - Keterangan
2004 harus terdapat - Tanda tangan pengirim
beberapa hal - Tanda tangan penerima
berikut:
- Nama
produk
- Satuan bahan
makanan
- Isi priduk
dalam 1
kemasan
- Total biaya
- Ttd
persetujuan
Selain itu, format
penting penunjang
format bon
pemesanan adalah:
- Bon
pemesanan
 untuk siapa
(Departemen
apa)
- Sikirim
kemana
- Nomor
pemesanan
- Tanggal
pemesanan
- Nomor
permintaan
- Bahan
makanan
dibutuhkan
pada tangal
berapa.
(Puckett, 2004;
Palacio and Theis,
2016)