Pengendalian dan pencatatan keuangan dalam satu Aplikasi

GENERAL LEDGER (GLBM) PT BUMM

Pendahuluan

Latar Belakang

Dengan adanya berbagai perubahan yang terjadi di dunia saat ini dimana segala hal
menjadi berkembang dengan pesat begitu pula dengan bidang industri. Revolusi Industri 4.0
Istilah ini pertama kali didengar saat Hannover Fair tepatnya pada tanggal 4 hingga 8 April
2011, yang digunakan oleh pemerintah Jerman untuk memajukan bidang industri yang ada
saat itu ke tingkat selanjutnya dengan adanya bantuan dari teknologi.

Revolusi Industri 4.0 berpengaruh besar dalam dunia Industri termasuk dalam bidang
accounting and Finance (akuntansi dan keuangan). Akuntansi memegang peranan dalam
suatu perusahaan untuk mencatan semua transaksi, baik aset, liabitas maupun ekuitas dan
membuat laporan keuangan suatu perusahaan. laporan keuangan adalah hasil akhir dari suatu
proses pencatatan, pengelolaan, dan pemeriksaan dari transaksi finansial dalam suatu badan
suatu badan usaha yang dirancang untuk pembuatan keputusan baik dalam maupun luar
perusahaan mengenai posisi keuangan dan hasil usaha perusahaan (Priyati : 2013). Menurut
Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) Laporan Keuangan adalah Laporan yang
menggambarkan dampak keuangan dari transaksi dan peristiwa lain yang diklasifikasikan
dalam beberapa kelompok besar menurut karakteristik ekonominya (IAI, 2002 : par 47).

Di era digitalisasi pada saat ini sangat sekali dibutuhkan suatu teknologi informasi
dalam dunia bisnis yang dapat menunjang kebutuhan perusahaan tersebut, terutama dalam
bidang Akuntansi atau keuangannya. PT BUMM (Bina Usaha Mandiri Misuzawa)
merupakan anak perusahaan PT Bakrie Autoparts (BA) yang bernaung dalam korporasi
BAKRIE & BROTHERS. PT BUMM yang bergerak dalam pengecoran Timah. PT BUMM
memiliki banyak partner atau rekan usaha dan transaksi dalam operasional usahanya. Dengan
banyaknya Partner dan transaksi, maka dibutuhkan suatu sistem atau aplikasi yang dapat
menyimpan dan merekam transaksi yang terjadi. Sebagau perusahan Multi nasional PT
BUMM menggunakan aplikasi akuntansi dalam pecatatan keuangan yaitu GLBM (General
Ledger PT BUMM ) dan hingga sat ini PT BUMM masih mengembangan sistem aplikasi
akuntasi untuk meningkatkan kualitas dari aplikasi GLBM.

ISI

General Ledger

General Ledger (buku besar) adalah catatan akuntansi yang mengkompilasi setiap
transaksi keuangan perusahaan untuk memberikan entri yang akurat untuk laporan keuangan.
Pembukuan double-entry membutuhkan neraca untuk memastikan bahwa jumlah debitnya
sama dengan total kredit. Membuat laporan keuangan perusahaan secara kasat mata terlihat
mudah, namun sebenarnya hal tersebut sulit di lakukan. Oleh sebab itu, tidak dapat dipungkiri
banyak perusahaan menggunakan program aplikasi akuntansi yang dapat membantu dalam
pencatatan keuangan perusahaan. Dengan aplikasi tersebut, tentunya ada beberapa hal yang
berkaitan dengan keuangan perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien.

PT BUMM (Bina Usaha Mandiri Misuzawa) merupakan anak perusahaan dari PT

Bakrie Autoparts (BA) yang bernaung dalam korporasi BAKRIE & BROTHERS. Tidak
seperti perusahaan- perusahaan lain yang menggunakan aplikasi akuntansi seperti MYOB,
ZAHIR ENTERPRENEUR, dan lain-lain, dalam pencatatan atau pembukuannya PT BUMM
menggunakan aplikasi pengembangan sendiri dari Bakrie Autoparts Group Bakrie &
Brothers.

GLGLBM kepanjangan dari General Ledger Bakrie Tosanjaya merupakan aplikasi

keuangan yang digunakan oleh PT BUUM dalam pengendalian keuangan dan membuat
laporan keuangan perusahaan. General Ledger di operasikan oleh bagian accounting dan
finance sebagai peng-input data. Didalam bagian Accounting terdapat Manager Accounting,
Senior Accounting, Bendahara, Inventori dan Ap.

Fungsi General Ledger GLBM

Fungsi General Ledger dalam dunia akuntansi sangat beragam. Gereral Ledger sangat
berperan besar dalam dunia akuntansi karena sangat membantu dalam pengawasan,
pengendalian dan membuat laporan keuangan. Seorang akuntan akan kesulitan dalam neraca
saldo apabila tidak adanya General Ledger yang bagus dan seorang akuntan akan kesulitan
juga dalam membuat laporan keuangan apabila tidak ada General Ledger.

General Ledger GLBM berfungsi juga dalam membantu rincian setiap transaksi
keuangan harian yang terjadi di perusahan. Dari rincian transaksi tersebut selanjutnya dapat
digunakan untuk berbagai jenis analisis statistik seperti pengambilan keputusan keuangan.
Sehingga General Ledger sangatlah berperan penting.

Selain fungsi diatas General Ledger GLBM juga berfungsi untuk membantu jejak
audit yang lengkap secara berurutan dan logis. Selain itu, di dalam General Ledger GLBM
terdapat data penjualan, pembelian barang, pendapatan, pengeluaran, persediaan, Utang dan piutang.

Cara Kerja General Ledger GLBM

General Ledger merupakan buku besar yang didalam nya terdapat akun –akun yang
terdiri dari aset lancar, aset tetap, Liabilitas dan ekuitas. Dalam laporan ini akan berfokus
cara kerja General Ledger GLBM pada Penerimaan gudang dan AP (Account Payable).

1. Persedian
PT BUMM merupakan perusahaan manufaktur, Dalam kegiatan manufaktur, ada
beberapa jenis persediaan yaitu Bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in
progress (WIP)), Bahan penolong dan juga barang jadi (finished goods).
Barang persedian tersebut tercatat dalam General Ledger BM PT BUUM. Dalam
General Ledger GLBM yang bertugas dalam penginputan dan pengontrolan persediaan
barang, baik barang masuk maupun keluar adalah bagian Inventori. Dalam hal ini bagian
accounting staff inventori mendapatkan data-data persdiaan barang mausk dan keluar dari
bagian gudang.
Ketika Bbarang datang dari supplier bagian gudang / warehouse bersama denan buyer
procurement dan user menerima kedatangan barang dan memeriksa kecocokan antara actual
barang dan dokumen barang dengan data di PO (Purchase Order) di sistem kemudian
menerbitkan Surat Terima Gudang (STG).
Dalam Surat Terima Gudang (STG) terdapat catatan mengenai kode voucher, PO, No
penerimaan barang dan rincian Barang yang di terima. Setelah Surat Terima Gudang di
terbitkan oleh bagian gudang, selanjutnya di serahkan ke bagian Inventori untuk di input
dalam ledger.
 Berikut merupakan flowchart Flowchart Pembelian barang dan Penerimaan Gudang PT
Bina Usaha Mandiri Misuzawa yang dibuat berdasarkan dokumen SOP Pembelian PT
BUMM.
Flowchart Pembelian barang dan Penerimaan Gudang
 Penerbitan kode voucher dan no Purchase order (PO) diterbitkan melalui aplikasi
General legder (GLBM).

2. AP (Account Payable/ Akun Utang)

account payable atau yang juga biasa dikenal dengan istilah hutang dagang. Account
payable merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera dipenuhi
dalam jangka waktu tertentu. Kewajiban pembayaran ini terjadi karena perusahaan membeli
secara kredit dari pihak lain untuk kembali menjual barang dagangan kepada konsumen.
Istilah account payable merujuk pada jumlah yang terutang karena pembelian yang biasanya
dilakukan oleh:
 Perusahaan di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi.
 Perusahaan di bidang industri/pabrik atas pembelian bahan baku.
Selain karena pembelian secara kredit, account payable juga terjadi karena
pembelian dengan menggunakan sistem uang muka/down payment atau bahkan pembayaran
sebelum barang diterima (cash before delivery).
account payable adalah salah satu istilah yang biasanya digunakan saat suatu
perusahaan ingin membeli kebutuhannya secara kredit. Selain itu, istilah ini juga kerap
digunakan saat perusahaan melakukan kegiatan transaksi pembelian dengan sistem uang
dimuka. Pelunasan baru akan dilakukan saat barang sudah diterima oleh perusahaan.
Laporan umur utang usaha (atau laporan umur AP) adalah dokumen akuntansi
penting yang menguraikan tanggal jatuh tempo tagihan dan faktur yang harus dibayar oleh
perusahaan, agimg Payable merupakan dafatar Utang usaha perusahaan kepada supliyer .
Berikut adalah gambaran atau langkah langkan bagian accounting staff AP dalam
menginput data utang usaha .
 Gambar alur input data Utang Ke GLBM

Dalam penginputan Utang dilakukan oleh Staff finance bagisan Payable

(Utang) .Sebelum bagian accounting menginput data ke General Ledger BM, pada halaman
awal terdapat Security Acces (Akses keamanan). Hal ini di ditujukan untuk keamanan data.
Tidak semua karyawan atau pegawai yang dapat mengakses General Ledger BM, hanya
bagian accounting dan finance yang bisa mengakses General Ledger BM ini dan masing
masing diberi User Id dan Pasword.
 Tampilan security Acces GLBM

Setelah berhasil Login dalam General Ledger BM , selanjutnya akan diarahkan ke

halam dashboard yang di dalamnya ada berbagai menu. Seperti pada gambar di bawah ini

Menu-menu dalam General Ledger BUMM

 Cart Of account : Dartar kode akun-akun dalam transaksi perusahaan

 Saldo awal : umlah angka atau saldo yang dimiliki perusahaan
ketika pertama kali melakukan usaha dalam neraca
  Jurnal Voucher : formulir yang berpungsi untuk mencatat transaksi-
transaksi
 Register Jurnal Voucher : Mendaftarkan formulir atau no transaksi dalam sistem
 Posting : Mencatat transaksi dalam sistem
 Report : Pelaporan Keuangan

Output General Ledger BM

Sama seperti aplikasi akuntansi lainnya yang menghasilkan laporan keuangan yang
terdiri dari Neraca saldo, laba, rugi, ekuitas, dan arus kas, begitu juga dengan General Ledger
BM. Namun selain laporan keuangan General Ledger juga dapat memberikan no voucher
untuk kode dokumen, data suplier, data customer, data utang, data piutang, dan sebagainya.

Kesimpulan

General Ledger (GLBM) merupakan Aplikasi akuntansi yang dibuat dan dirancang
oleh PT Bakerie Tosanjaya yang sekarang berganti nama menjadi PT Bakrie Autoparts.
Aplikasi tersebut digunakan untuk mengolah dan memproses perhitungan terkait akuntansi,
dari mengumpulkan data transaksi, hingga menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.
Laporan keuangan merupakan suatu laporan yang sangat penting dalam dunia usaha apalagi
industri. Laporan keuangan digunakan oleh perusahaan sebagai tolak ukur dan pengambilan
keputusan bagi suatu perusahaan oleh karena itu dibutuhkan suatu teknologi informasi
akuntansi yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Karena dengan teknologi Informasi
Akuntansi yang baik akan dapat membuat kinerja suatu perusahaan efektif dan efisien.

Selama proses PKL kami menumukan masih banyak kekurangan dalam General
Ledger BM, terutama dalam akurasi perhitungannya. Ada beberapa transaksi yang
penjumlahannya tidak sesuai dengan penjumlahan dilakukan secara manual (excel) sehingga
sering sekali harus di sesuaikan dengan Microsoft Excel.

Saran

Di jaman saat ini PT BUMM harus segera mengembangakn dan meningkatkan sistem
teknologi informasi akuntansinya sehingga tidak ada kelemahan atau kekurangan yang ada
pada aplikasi saat ini digunakan (GLBM) dan agar dapat mencapai kinerja yang baik, efektif
dan efesien