Manajemen perkantoran

Kontrol Perkantoran
Tugas pertama seorang manajer dalam melakukan perencanaan berpasangan dengan tugas
pengontrolan. Pengontrolan dalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa, mencocokkan
dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana yang ditetepkan
dan hasil yang dikehendaki.
Koont’z dan O’Donnell menyatakan pengertian control adalah “fungsi control meliputi aktivitas-
aktivitas yang dimaksudkan untuk memaksa peristiwa-peristiwa terjadi sesuai dengan
rencana”Brech merumeuskan control demikian “control yakni mencocokkan pelaksanaan tugas
yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya dalam rencan-
rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan
tugas yang memuaskan; juga mencatat pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-
rencana itu sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan di waktu
mendatang”
Langkah-yang lazim dalam pengontrolan antara lain ;
1)Penentuan standar atau ukuran baku
2)Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan yang sedang berjalan atau hasilnya
3)Perbandingan antara kegiatan atau hasil dengan aturan baku yang telah ditetapkan untuk
mengetahui penyimpangan yang terjadi
4)Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi

Bahan-bahan atau metode untuk melakukan pengontrolan antara lain ;

a)Laporan dari pelaksanaan kegiatan baik lisan atau tulisan dan berkala
b)Penelaahan terhadap buku hasil kerja atau catatan tugas, jadwal kegiatan atau grafik lainnya
c)Surveyatau inspeksi setempat dimana kegiatan dilakukan
d)Wawancara dengan pelaksana tugas yang bersangkutan

Pengontrolan dapat dilihat dari segi ;

a)Segi kuantitas ( jumlah hasil kerja)
b)Segi kualitas ( mutu hasil kerja )
c)Pegawai ( kesungguhan, kerjainan dan kecakapannya )
d)Uang ( pemakaiannya secara sah dan efisien )
e)Barang perbekalan ( pembelian, penggunaan dan pemeliharaannya )
f)Ruang kerja ( penataan dan pemakaiannya )
g)Waktu Metode kerja

Sistem dan Sasaran Kontrol

Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya tentu perlu dilakukan
perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan merupakan dua bagian dari sesuatu
proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan
dari proses kontrol perkantoran dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan,
memikirkan jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk
pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan
tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan.
 Menurut Brech dalam The Liang Gie 2009:154, kontrol adalah kegiatan mencocokkan
pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang telah ditetapkan sebelumnya
dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan
pelaksanaan tugas yang memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari
pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-
tindakan di waktu mendatang.
Universitas Sumatera Utara Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa,
mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai dengan rencana
yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan tidaklah semata-mata dimaksudkan
untuk menemukan dan membetulkan kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah
terjadinya kekeliruan- kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat
dihindari sebelum terlambat

The Liang Gie, 2009:153. Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah
sebagai berikut:
1. Penentuan standar atau ukuran yang baku yang akan menjadi patokan.
2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya dijalankan hasil
kegiatan-kegiatan tersebut
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-hasilnya dengan patokan yang
telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan atau
hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan.

The Liang Gie, 2009:154 Brech juga mengemukakan bahan-bahan dan metode-metode untuk
menjalankan pengontrolan antara lain adalah:
a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tulisan dan secara berkala
atau sewaktu-waktu atas permintaan. Universitas Sumatera Utara
b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal kegiatan bahan kemajuan
pekerjaan, ataupun grafik lainnya.
c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan.
d. Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan. The Liang Gie, 2009:153
Dalam tatausaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan.
Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak dilakukan
pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup parah. The Liang Gie,
2009:155 Untuk menjalankan tatausaha agar terlaksana secara baik dan hemat, setiap organisasi
harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin kantor mempunyai
kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tatausaha.

Menurut William Henry Leffingwell terdapat 12 tindakan kontrol yang idealnya dijalankan oleh
para manajer kantor, yaitu:
1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari secara tertulis.
2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan.
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari.
7. Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh. Universitas Sumatera Utara
8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi pelaksanaan sesuatu pekerjaan.
9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu seminggu.
10. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan alat-alat kantor.
11. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan arsip.
12. Berusaha mengenal bawahannya.
Dengan menjalankan dua belas tindakan kontrol tersebut, seorang pimpinan kantor dapat
menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke arah tujuan yang telah
direncanakannya.

https://text-id.123dok.com/document/wyek8x0y7-sistem-dan-sasaran-kontrol.html

https://id.scribd.com/doc/247835397/Kontrol-Perkantoran