Tugas dan Tanggung Jawab Butler

Butler service adalah salah satu bidang layanan atau jasa yang memiliki pelatihan profesional dan
pengalaman resmi di lapangan. Mereka akan dituntut untuk bisa memberikan layanan yang
memuaskan kepada tamu, baik dari Front Office, Housekeeping maupun dari Food & Beverage.

Seorang Butler bertanggung jawab terhadap pelayanan makanan, minuman, alat makan dan
menyediakan pelayanan lainnya kepada tamu. Adapun beberapa istilah lain dari pekerjaan ini adalah
Staff manager, Butler administrator dan head of household staff.

Syarat Menjadi Seorang Butler Service

Berikut ini ada beberapa syarat yang harus Anda penuhi untuk bisa menjadi Butler Service:

1. Laki-laki atau perempuan umur maksimal 30-40 tahun

2. Memiliki basic dalam bidang Food dan Beverage minimal 1 tahun

3. Memiliki basic dalam bidang Housekeeping

4. Bisa menggunakan bahasa Inggris

5. Bisa berkomunikasi dengan baik

6. Pintar

Adapun beberapa tugas dan tanggung yang dimiliki oleh Butler Service adalah sebagai berikut:

Front Office Department

Berikut ini ada beberapa tugas Butler Service di bagian Front Office Department:

1. Membantu para tamu untuk melakukan pemesanan kamar untuk kedatangan berikutnya.

2. Bertanggung jawab membuka pintu kamar apabila ada bellman yang ingin menyampaikan kiriman
tetapi tamu tidak ada didalam hotel. Dalam hal ini mereka akan menjadi saksi bahwa kiriman untuk
tamu tersebut sudah diletakkan di meja tamu, dalam hal ini juga perlu dilakukan pencatatan di log
Book.

3. Memberikan informasi kepada concierge jika ada tamu yang membawa seseorang masuk ke
kamarnya, padahal nama orang tersebut tidak terdaftar di hotel.

4. Memberikan informasi kepada concierge jika sewaktu-waktu kunci kamar tidak dapat
dipergunakan lagi oleh tamu.

5. Membantu bagian bellman untuk mengantarkan pesan, telex, facsimile dan surat.

Food dan Beverage Department

Berikut ini ada beberapa tugas Butler Service di bagian Food dan Beverage Department:

1. Bertanggung jawab untuk melakukan monitoring minibar untuk pelayanan tamu VIP dalam hal
mempersiapkan champagne, wine, dan lain sebagainya.

2. Mengatur keranjang buah, pisau, peralatan gelas dll sedemikian rupa agar bisa terlihat menarik.
3. Membantu bagian room service dalam hal menawarkan makanan atau minuman kepada tamu.

Housekeeping Departemen

Berikut ini ada beberapa tugas Butler Service di bagian Housekeeping Department:

1. Jika ditemukan ada kamar yang kotor, pihak Butler Service harus segera melaporkannya ke bagian
Housekeeping Office atau Room Boy.

2. Jika ada tamu yang melakukan check-out, harus segera dilaporkan juga kebagian Housekeeping
office.

3. Membuatkan laporan kepada bagian Housekeeping Office agar dibuatkan work order seandainya
jika ada kamar yang ditemukan rusak.

4. Membantu melakukan open bed jika diperlukan.

Adapun beberapa tugas dan tanggung Butler Service yang lainnya adalah sebagai berikut:

Tugas Butler Service saat kedatangan tamu

1. Memastikan kamar yang dipesan oleh tamu sudah tersedia.

2. Menyapa tamu pada saat tiba di hotel.

3. Melakukan pendaftaran tamu saat tiba di kamar hotel.

4. Menangani barang-barang tamu yang tidak dikemas.

5. Menyuguhkan minuman selamat datang kepada tamu.

6. Menawarkan produk complimentary yang dimiliki oleh hotel.

7. Mencatat pesanan tamu pada saat kedatangan.

Tugas Butler Service saat tamu menginap di hotel

1. Mengambil dan membawa pesanan room service tamu.

2. Menangani cucian tamu.

3. Memberikan layanan housekeeping yang baik.

4. Mempersiapkan mandi busa untuk tamu.

5. Merapikan lemari pakaian tamu.

6. Memastikan kamar tamu telah diperbaiki dengan sempurna.

7. Memeriksa dan melengkapi kembali snack bar yang ada di kamar tamu.

Tugas Butler Service saat tamu pergi dari hotel

1. Memberikan penawaran pengepakan barang kepada tamu.

2. Menyelesaikan pembayaran tamu.

3. Menyediakan sarana transportasi kepada tamu pada saat berangkat.

4. Melakukan koordinasi saat proses pengangkatan barang tamu.

5. Mengantar tamu ke bagian lobi.

6. Melakukan pemeriksaan ulang jika ada barang tamu yang tertinggal.

Prosedur kerja Butler Service

Dalam menjalankan setiap tugas dan tanggung jawabnya. Terdapat prosedur kerja yang harus
diikuti. Prosedur kerja ini disesuaikan dengan masing-masing shift, yaitu:

Butler Service shift pagi

1. Menjaga penampilan agar selalu terlihat profesional dengan cara menggunakan seragam yang
rapi, sudah menyemir sepatu dan menggunakan tanda tangan pengenal karyawan.

2. Menandatangani kehadiran Housekeeping Office.

3. Mengambil master key dan tanda tangan sebagai bukti telah melakukan pengambilan master key.

4. Mempersiapkan pelayanan di kamar tamu untuk tamu yang ingin mengajukan permintaan bangun
pagi.

5. Membagikan koran kepada tamu. Pada kamar suite, koran dapat dimasukkan ke tempat koran.

Butler Service shift sore

1. Menjaga penampilan agar terlihat profesional, berpakaian bersih dan rapi. Sepatu disemir dan
memakai tanda pengenal.

2. Menandatangani kehadiran dan mengambil kunci.

3. Mengambil afternoon amenities di pastry dan membawanya ke pantry. Kemudian afternoon

amenities tersebut diletakkan ditempat yang telah disediakan.

4. Mengantar afternoon amenities pukul 14.00 – 15.30. Setiap lantai akan diwakili oleh satu orang
butler yang membawa afternoon amenities trolley.

5. Proses pembelian afternoon amenities dilakukan bersama dengan penggantian ice cube.

6. Menerima laundry yang sudah selesai dicuci, dan sudah di cek satu persatu. Jumlah dan tipe
barang akan dipilah sesuai dengan identitas yang tertulis dalam log Book.

7. Mengembalikan laundry ke kamar tamu. Untuk laundry yang berada di bagian kapstok bisa
diletakkan di kamar mandi. Sementara untuk laundry yang ditaruh di dalam keranjang, bisa
diletakkan di dalam keranjang di sisi ujung tempat tidur atau didekat jaket mandi yang paling dekat
dengan pintu masuk.

8. Makanan malam, biasanya akan dilakukan sekitar pukul 16.30 hingga 18.30.

9. Membantu para tamu untuk mengepak barang-barangnya.