Tata Kelola Proyek (Jobs Description) TIM EFEKTIF

Tata kelola Proyek Perubahan tergambar dalam struktur sebagai berikut:

MENTOR

COACH PROJECT
LEADER

TIM
TIM TEKNIS
ADMINISTRASI

Peran masing-masing anggota Tim Efektif sebagai berikut :

No Posisi Tanggungjawab
.
1. Mentor 1. Memberikan legitimasi dukungan
Cecep Hendrawan, S.IP 2. Memberikan dukungan, bimbingan,
arahan, kepada Project Leader
3. Kesepakatan dan persetujuan atas
dokumen Proyek Perubahan
2. Kabid Aplikasi Informatika 1. Merencanakan Proyek Perubahan dan
dikonsultasikan dengan mentor
2. Aktif melakukan diskusi dan
melaporkan RPP
No Posisi Tanggungjawab
.
3. Melakukan koordinasi dengan
stakeholder internal maupun eksternal
4. Memotivasi dan menggerakkan seluruh
elemen stakeholder terkait
5. Membuat RPP dan LPP
3. Coach 1. Memastikan kemampuan peserta diklat
sekaligus memotivasi Project Leader
2. Memastikan peserta diklat menetapkan
area perubahan
3. Melakukan koordinasi dan konsultasi
dengan project Leader
4. Tim Teknis 1. Membuat pedoman teknis
2. Membuat rancangan aplikasi;
3. Membuat buku panduan
4. Melakukan uji kelayakan aplikasi
5. Melaporkan hasil, menyampaikan
laporan;
5. Administrasi 1. Melaksanakan pelayanan terkait
adminsitrasi Proyek perubahan
2. Membantu dan memfasilitasi
stakeholders terkait;
3. Melaporkan kegiatan terkait
admnistrasi;

7. Pemangku kepentingan yang terlibat (Stakeholders)

Stakeholders yang terlibat dalam proyek perubahan ini adalah:
a. Stakeholder Internal terdiri dari :
1. Kepala Dinas Diskominfo
2. Sekretaris Diskominfo
3. Kepala Bidang Keamanan Informasi dan Persandian, Diskominfo
 4. Kepala Bidang TIK, Diskominfo
5. Kasi Pengembangan Aplikasi
6. Kasi Integrasi dan Interopabilitas Aplikasi
7. Kasi Layanan Infrastruktur Dasar TIK
8. Kasi Layanan Jaringan Komunikasi data
9. Kasi Layanan Aplikasi Infromatika
10. Staf seksi Integrasi dan Interopabilitas

11. Staf seksi Pengembangan Aplikasi

a. Stakeholder Eksternal terdiri dari

1. Bupati
2. Wakil Bupati
3. Sekda
4. DPRD
5. Bappeda
6. Perangkat Daerah
7. Bagian Protokol dan Humas Setda
8. Kecamatan
9. Tenaga Ahli

Keterkaitan stakeholdes baik yang mempengaruhi maupun di

pengaruhi dapat digambarkan dalam netmap sebagai mana dapat di lihat
pada gambar di bawah ini:
 Pengelompokan Stakeholder Internal dan Eksternal sebagai berikut :

PETA STAKEHOLDERS PADA PORTAL DATA SMART CITY

Kasie Layanan
Kepala Bidang TIK Infrastruktur 4 (+)
Kepala Bidang Dasar TIK
KAMPER
KEPALA DINAS 2 (+)
DISKOMINFO/ Kasie Layanan
2 (+) Komunikasi 5 (+)
SEKRETARIS
DINAS Data
Kasie Pengamanan
Sistem Informasi 8 Bupati 5 (+/
Tenaga Ahli (+/
+) −)
1 (+)
Wakil Bupati 5 (+/
−)
3 (+/ Kasi Integrasi dan
+) KEPALA APLIKASI Sekda 5 (+/
Interoperabilitas
Aplikasi INFORMATIKA −)
DPRD 4 (+/
4 (+/
+) −)
Kasi Kasi Kepala Bappeda 4 (+)
Pengembangan
Aplikasi
Kepala Bidang 4 (+)
2 (+) Dalev
Staf Kasi Integrasi Bappeda
dan Kasi Tata Kelola Perangkat
Bagian Humas dan
Staf Kasi Pengembangan Interoperabilitas Aplikasi Informatika Daerah 3 (+)
Protokol Setda
Aplikasi Aplikasi
3 (+) 5 (+)
3 3 (+)
2 (+) (+/
+)
Konsult Intere Positive (+), Strongly Positive (++) Influenc Rendah : 1-2
Mentor Internal st : e: Sedang : 3-5
Koordin
asi Negative (-), Strongly Negative (- -)
asi
Perint Neutral (+/-) Tinggi : 6-8
Formal
ah Sangat tinggi : 9 ≤
Project Relationship …..
external
Leader
 Promotors
Latents - Kepala Dinas Kominfo
- Kepala Bappeda - Kasi Integrasi dan Interoperabilitas
- Kabid Dalev Bappeda Aplikasi
- Bagian Humas dan Protokol - Kasi Pengembangan Aplikasi
Setda - Staf seksi Integrasi dan
- Perangkat Daerah Interoperabilatas Aplikasi
- Tenaga Ahli

Defenders
- Bidang TIK
- Bidang Keamanan Informasi dan
Apathetics Persandian
- Kasi Kasi Layanan Keamanan Informasi
dan Persandian
- Kasi Layanan Infrastruktur dasar TIK
- Kasi Layanan Jaringan Komunikasi Data
- Kasi Tata Kelola Aplikasi Informatika
- Staf Analisis dan desain

Strategi komunikasi yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan proyek

perubahan ini yaitu :
a. Melakukan perintah kepada seluruh staf Aplikasi Informatika agar
memahami dan melaksanakan proyek perubahan.
b. Melakukan perintah dengan Kasi Integrasi dan Interoperabilitas Aplikasi
dan Kasie Pengembangan Aplikasi tentang Proyek Perubahan
c. Melakukan koordinasi dengan Stakeholder Internal dan Eksternal agar
terjalin kominikasi dan kerjasama yang baik
d. Memberikan pengarahan kepada Tenaga Ahli agar dapat melaksanakan
kewajiban dan kesepakatan yang telah dibuat