RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

SIMPEDA ( SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN SETDA)

BERBASIS DIGITAL

NDH 27

NENCY. TITTY. LIDYA. WYZER, SH, MM.

A. Latar Belakang

1. Profil organisasi

Biro administrasi pimpinan merupakan unsur pelaksana kepala daerah yang berfungsi
membantu asisten administrasi umum dalam menyiapkan pelaksanaan kebijakan,
pelaksanaan pemantauan, dan evaluasi di bidang perencanaan dan kepegawaian setda
( Sekretariat Daerah ) sesuai PERGUB No. 87 Tahun 2019 tantang kedudukan, susunan
organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja sekretariat daerah.

1.1 Visi dan misi

Visi
Menuju papua barat yang aman, sejahtera dan bermanfaat

Misi
1. Menciptakan aparatur yang bersih dan berwibawah
2. Mengelolah lingkungan dan sumber daya alam yang berkeadilan dan berkelanjutan
3. Meningkatkan kualitas pelayanan di dasar di bidang pendidikan dan kesehatan
4. Meningkatkan kualitas instratruktur dasar
5. Meningkatkan daya saing dan iklim investasi daerah
6. Meningkatkan perikanan dan keparawisataan yang berdaya saing
7. Membangun pertanian dan menadiri dan berdaulat
8. Memperkuat pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
9. Memperkuat kerukunan umat beragama

Berkerja dengan hati mempersatukan dengan kasih

1.2 TUGAS POKOK, FUNGSI DAN STRUKTUR ORGANISASI BIRO

ADMINISTRASI PIMPINAN

1.2.1.Tugas pokok

Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 87 Tahun 2019 ,Biro Administrasi

Pimpinan merupakan unsur pelaksana tugas kepala daerah yang melaksanakan
fungsi penunjang penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah,mempunyai tugas
membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan
kebijakan,pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang perencanaan dan
kepegawaian secretariat daerah,materi dan komunikasi pimpinan serta protokol.

1.2.2 Fungsi

Biro Administrasi Pimpinan dalam melaksanakan tugas sebagai mana di maksud

menyelenggarakan fungsi.

Penyiapan pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan dan kepegawaian

setda,materi dan komunikasi pimpinan serta protocol,penyiapan pelaksanaan
pemantauan dan evaluasi di bidang perencanaan dan kepegawaian setda,materi dan
komunikasi pimpinan serta protokol dan pelaksanaan fungsi lain yang di berikan
oleh Asisten Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.

1.2.3 Struktur

Berdasarkan peraturan Gubernur No.87 Tahun 2019,struktur organisasi Biro

Administrasi Pimpinan terdiri dari:

a. Kepala Biro
b. Kepala bagian perencanaan dan kepegawaian setda
1. Sub bagian perencanaan dan pelaporan
2. Sub bagian kepegawaian
3. Sub bagian tata usaha
c. Kepala bagian materi dan komunikasi pimpinan
1. Sub bagian penyiapan materi pimpinan
2. Sub bagian komunikasi pimpinan
3. Sub bagian dokumentasi pimpinan
d. Kepala Bagian Protocol
1. Sub bagian acara
2. Sub bagian tamu
3. Sub bagian hubungan keprotokolan

1.2.4 Uraian tugas Kepala bagian perencanaan dan kepegawaian setda

 ➢ penyusunan rencana kerja bagian
➢ penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang perencanaan dan
pelaporan,kepegawaian dan tata usaha
➢ penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang
perencanaan dan pelaporan,kepegawaian dan tata usaha
➢ pelaksanaan fungsi lain yang di berikan oleh kepala biro administrasi
pimpinan yang berkaitan dengan tugasnya

➢ Sub bagian kepegawaian

➢ melakukan pengusulan penempatan,pengangkatan,mutase dan
kepangkatan aparatur sipil negaara lingkup setda
➢ melakukan penegakan disiplin serta pengusulanpemberian penghargaan
aparatur sipil negara lingkup setda
➢ melakukan pemantauan dan evaluasi pengelolaan di bidang
kepegawaian lingkup setda

1.2.5 DATA-DATA KEPEGAWAIAN SETDA THN 2021

1. Berdasarkan Jumlah Pegawai Sekretariat Daerah

Daftar jumlah pegawai di lingkup sekretariat daerah tahun 2021 sebagai berikut :

NO URAIAN JUMLAH KETERANGAN

1 CPNS 87 ORANG
2 PNS 227 ORANG
TOTAL 364 ORANG

2. Berdasarkan Jumlah Per Biro

Daftar Jumlah Pegawai Berdasarkan Biro - Biro Di Lingkup Sekretariat Daerah Tahun
2021 Sebagai Berikut :

NO URAIAN JUMLAH KETERANGAN

1 Biro Umum 61 ORANG
2 Biro Hukum 29 ORANG
 3 Biro Organisasi 31 ORANG
4 Biro Administrasi Pimpinan 37 ORANG
5 Biro Administrasi Pembangunan 24 ORANG
6 Biro Administrasi Palaksanaan 29 ORANG
Otonomi Khusus
7 Biro Perekonomian 33 ORANG
8 Biro Pemerintahan 37 ORANG
9 Biro Pengadaaan Barang Dan Jasa 44 ORANG
10 Biro Kesejahtaraan Rakyat 32 ORANG
TOTAL 364 ORANG

3. Berdasarkan Golongan

Daftar Pegawai Lingkup Sekretariat Berdasarkan Golongan Tahun 2021 Sebagai

Berikut :

URAIAN JUMLAH KETERANGAN

GOLONGAN IV 59 ORANG
GOLONGAN III 224 ORANG
GOLONGAN II 80 ORANG
GOLONGAN I 1 ORANG
TOTAL 364 ORANG

4. Berdasakan Jabatan

Daftar Pegawai Lingkup Sekretariat Berdasarkan Jabatan Tahun 2021 Sebagai Berikut :

URAIAN JUMLAH KETERANGAN

ESELON II 17 ORANG
ESELON III 30 ORANG
ESELON IV 90 ORANG
STAF 227 ORANG
TOTAL 364 ORANG
5. Berdasarkan Data Jumlah Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja ( P3K )
Dan Tenaga Harian Lepas ( THL ) Lingkup Sekretariat Daerah

Data Jumlah Pegawai Pemerintah Dengan Perjanjian Kerja (P3K ) Dan Tenaga Harian
Lepas ( THL ) Tahun 2021 Sebagai Berikut :

URAIAN JUMLAH KETERANGAN

P3K 75 ORANG
THL 179 ORANG
TOTAL 254 ORANG
 2. Analisis Masalah
1. kinerja organisasi saat ini
➢ Informasi kepegawaian dan kepengurusannya masih langsung di BKD
➢ Penyebaran informasi data kepegawaian yang belum lengkap masih ada di
Biro - biro lingkup setda.
➢ Masih mengurus dan menyimpan data secara manual

2. kinerja organisasi yang di harapkan(biro Administrasi Pimpinan)

Bagian kepegawaian
➢ Terbangunya sistem informasi kepegawaian secara digital yang mudah di
akses dan cepat untuk kepengurusannya
➢ Terwujudnya sistem kepegawaian sekretariat daerah yang berbasis
digitalisasi
➢ Terwujunya Good Governance di lingkup secretariat daerah

3. Terobosan inovasi

Untuk mewujudkan masalah dan harapan organisasi maka di tawarkan sebuah

Gagasan inovasi yaitu dengan adanya sistem informasi pelayanan kepegawaian setda
berbasis dgitalisai (SIMPEDA) yang selalu terubdate .

SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN SETDA BERBASIS

DIGITALISASI

➢ Memberikan pelayanan yang efektif dan efisien.

➢ Memudahkan pelayanan lewat informasi yang tepat.
➢ Memperlancar pelayanan.
➢ Meningkatkan kinerja pelayanan.
B. Tujuan Dan Manfaat
1. Tujuan
a. Tujuan Jangka Pendek
➢ Tersedianya sistem informasi pelayanan kepegawaian yang berbasis digitalisasi
di sekretariat daerah (SIMPEDA)
➢ Tercovernya informasi data kepegawaian 2 biro lingkup setda papua barat

b. Tujuan jangka menengah

➢ Terbangunnya koordinasi kerja dengan opd terkait
➢ Tercovernya informasi data 3 biro lingkup setda papua barat

c. Tujuan jangka panjang

➢ Terwujudnya informasi data kepegawaian yang baik dan akurat
➢ Tercovernya informasi data 5 biro lingkup setda papua barat

2. Manfaat

a) Bagi organisasi
• Melalui sarana informasi yang berbasis digitalisasi dapat memperlancar
pelayanan dan meningkatkan kualitas pelayanan kepegawaian.
• Meningkatkan kinerja SDM bagian kepegawaian Biro Administrasi
Pimpinan
• Terjaringnya hubungan kerja antara Biro Administrasi Pimpinan
khususnya bagian kepegawaian setda dengan biro -biro yang ada di lingkup
sekretariat daerah.
b) Bagi stakeholder lainnya
• Memberikan kemudahan bagi OPD-OPD di lingkup setda untuk
kepengurusan kepegawaian lewat informasi pelayanan yang akurat.
• Mendapatkan informasi yang cepat dan tidak berbelit- belit
• Tidak lagi mengurus kepegawaian ke BKD dan BKN.
 C. Strategi Penyelesaian Masalah

1 .Deskripsi terobosan/inovasi

Mencermati kondisi yang ada dengan adanya kepengurusan kepegawaian setda,

Yang sudah langsung di urus lewat kepegawaian setda pada biro administrasi
pimpinan yang melaksanakan semua kegiatan kepegawaian , di perlukan system
pelayanan informasi kepegawaian setda yang baik,tepat,dan memudahkan
pelayanan, memperlancar pelayanan dan meningkatkan kinerja pelayanan
dengan SIMPEDA ( SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN
SETDA) BERBASIS APLIKASI.

3. Tahapan kegiatan ( Milestone )

TUJUAN JANGKA PENDEK

No MILESTONE KEGIATAN OUT PUT WAKTU

Terbentuknya - Konsultasi dengan kepala biro - Lembar Minggu ke 2
1 tim kerja (mentor) persetujuan mentor april
- Memimpin rapat dengan mentor - undangan,dokumen
dan tim tasi,daftar
Hadir
- Mengkoordinir Pembentukan - Daftar tim kerja
tim kerja.

- Mengkoordinir pembagian tugas

- Uraian tugas tim
- Mebimbing staf menyusun surat
- Surat keputusan
keputusan ( SK ) tim kerja.
tim kerja
2 Tersedianya - Mengkoordinir tim membuat - Tersedianya informasi Minggu ke 4
informasi informasi lewat brosur2 april
pelayanan - mengkoordinir tim memasang
kepegawaian papan informasi -tersedianya informasi
- mengkoordinir informasi
pelayanan kepegawaian setda
berbasis digitalisasi untuk 2 biro - untuk 2 biro
- sosialisasi /bimtek
- konsultasi dengan kepala
biro(mentor)
-undangan,materi
-dokumentasi,daftar hadir
-notulen

3 terbangunnya - mengkoodinir staf -daftar tanda terima Minggu ke 1

jejaring kerja menggumpulkan data2 -tersedianya data2 mei
dengan OPD2 kepegawaian di linkup setda
terkait

TUJUAN JANGKA MENENGAH

Terbangunnya
1 koordinasi kerja - Melanjutkan Mengkoordinir - Untuk 3 biro Minggu 1
dengan opd informasi digitalisai untuk 3 biro bulan juni
terkait
- Rapat rapat Koordinasi dengan - Konsultsi dengan Setiap 3
biro-biro dan OPD terkait mentor bulan sekali

- Undangan,daftar
hadir
 - Dokumentasi
- Notulen

TUJUAN JANGKA PANJANG

Terwujudnya - Melanjutkan Mengkoordinir - 5 biro terakhir dari Minggu ke 3

informasi data informasi dan data berbasis 10 biro bulan
kepegawain digitalisasi untuk 5 biro desember
yang baik dan
akurat

Konsultasi Dengan Mentor

4. Sumber Daya ( Peta dan Pemanfaatan )

Pemanfaatan sumber daya merupakan kemampuan mengidentifikasi dan menjelaskan
rencana pemanfaatan sumber daya organisasi
Berikut adalah tim kerja,jejaring kerja dan pemanfaatan informasi berbasis digitalisasi
yang di gunakan:
 • Tim Kerja
Tim kerja merupakan tim kerja dalam mendukung kegiatan ini seluruh staf
pada bagian kepegawaian setda biro administrasi pimpinan sekretariat
Daerah provinsi Papua Barat.

• Jejaring kerja
Jejaring kerja dalam hal ini adalah Sekda ,Asisten III,OPD lain seperti
BKD,BKN serta Biro -biro di lingkup Sekretariat Daerah provinsi Papua
barat.

• Pemanfaatan sistim informasi berbasis digitalisasi

1. Sistim informasi pelayanan kepegawaian adalah informasi sistim
digitalisasi yang mempercepat dan mempermudah proses kepengurusan
kepegawaian di lingkup sekretariat daerah ,dengan adanya informasi
pelayanan kepegawaian berbasis digitalisasi juga sebagai tempat
menyimpan data.
2. Dengan sistem informasi pelayanan berbasis digitalisasi ini,
mempermudah biro-biro untuk mengakses informasi kepegawaian dan
sudah tidak lagi mengambil dan mengurus di BKD dan BKN.

PEMANFAATAN

Dalam penyusunan rancangan aksi perubahan ini,sumber daya yang di butuhkan secara umum
di bagi menjadi 2, internal dan eksternal.

INTERNAL

NO STAKEHOLDER PERAN KOMUNIKASI

1 Kepala biro administrasi sebagai pengambil keputusan Kordinasi dan

pempinan dan kebijakan/mentor (sebagai konsultasi
atasan langsung)
 2 Kasubag kepegawaian Sebagai tim kerja Kordinasi

3 Kasubag TU Sebagai tim kerja Kordinasi

EKSTERNAL

NO STAKEHOLDER PERAN KOMUNIKASI

1 SEKDA Sebagai kuasa pengguna anggaran konsultasi

sekretariat daerah provinsi papua barat

2 ASISTEN III Asisten yang membidangi administrasi Konsultasi

umum

3 BKN Sebagai OPD kepegawaian secarta Konsultasi dan kordinasi

nasional

4 BKD sebagai OPD kepegawaian provinsi Konsultasi dan kordinasi

papua barat

5 BIRO- BIRO di lingkup Sebagai partner kerja dalam Kordinasi dan fasilitasi
sekretariat daerah membantu memberikan data2
kepegawaian
 5. Manajemen Reiko

NO KEGIATAN OUTPUT POTENSI KENDALA STRATEGI

Mengkoordinir Undangan, dokumentasi, Terkendala dengan Melakukamn

1 Pembentukan tim daftar hadir, notulen waktu dan keadaan komunikasi
kerja efektif
2 Mengkoordinir Koordinasi dengan kepala Belum maksimal Melakukan
tersedianya informasi biro,undangan,materi,daftar komunikasi
pelayanan hadir,dokumentasi efektif
Terbangunnya jejaring Daftar tanda terima Informasi belum di Membangun
3 kinerja dengan opd dapat langsung koordinasi dan
terkait komunikasi
efektif
Data2 kepegawaian dari 3
4 Terbangunnya koordinasi biro Data kepegawaian Membangun
kerja dengan opd terkait belum di serahkan komunikasi
semua dari biro2 efektif

5 Data2 pegawai dari 5 biro

Terwujudnya informasi Kurangnya data-data Membangun
dan data kepegawaian kepegawaian yang di komunikasi
yang baik dan akurat dapat,masih di tahan di efektif
opd yang bersangkutan

Demikian Rancangan Aksi Perubahan kami yg belum sempurna ini,kami mohon koreksi
Lampiran