Bagian Pinjaman Individu

Bagian pinjaman individu bertanggung jawab atas proses peminjaman utang secara

legal yang dibuat untuk individu-individu oleh kantor pegadaian mengenai properti-

properti riil. Instrumenutang diajukan oleh perusahaan-perusahaan independen di seluruh negeri.

Perusahaan tidak berpiutang secara langsung kepada para peminjam

individual, meskipun suatu kali mereka meminjamkan utang di wilayah New Jersey.

Yang paling sering terjadi adalah adanya utang-utang yang diajukan oleh perusahaanperusahaan
independen seperti FHA, VA, dan utang-utang konvensional. Utang-utang

ini biasanya dibuat secara langsung oleh bank-bank atau lembaga-lembaga keuangan yang sama, yang
diorganisasi untuk tujuan tersebut. Mereka akan menumpuk sejumlah surat utang dan menjualnya ke
NJIC dalam bentuk paket. Perusahaan asuransi membeli beribu-ribu surat utang setiap tahunnya.

Divisi investasi perusahaan bertanggung jawab untuk memutuskan peminjaman ini, termasuk mengenai
jumlahnya, tingkat bunga, dan jatuh tempo. Sebuah perusahaan independen akan mengajukan tawaran
untuk menjual surat utang gadai ke divisi investasi. Ini adalah fungsi divisi investasi untuk menentukan
apakah properti tersebut akan digadaik?n atau tidak dan apakah seorang pegadai bisa diterima oleh
NJIC untuk mendapatkan utang gadai. Sesudah utang vang diajukan disepakati dan jangka
pengembaliannya ditentukan, divisi investasi akan mengajukan ke divisi hukum, segala catatan, surat
gadai, dan surat-surat lainnya yang terkait yang diterima dari pembeli.

Fungsi utama bagian pinjaman individual adalah untuk menjalankan kerja hukum yang dibutuhkan
dalam kaitannya dengan seluruh utang yang dibelikan dan mengenai seluruh utang yang ada. Di antara
fungsi lainnya, ia harus memeriksa seluruh instrumenutang untuk memastikan bahwa semuanya bisa
melindungi kepentingan-kepentingan NJIC, sebagaimana yang dibutuhkan oleh hukum dan divisi
investasi. Secara organisasional, seksi tersebut terbagi ke dalam tiga kelompok, masingmasing dikepalai
oleh seorang pengacara dan masing-masing bertanggung jawab atas pembagian secara geografisdi
seluruh negeri-Pantai Atlantik, Midwest, dan Pantai Pasifik. Selain ketiga pengacara ini, ada seseorang
yang memberikan bantuan pada bagian-bagian yang sibuk dan mengambil-alih kerja sebuah kelompok,
jika ada yang sakit atau berlibur dan satu orang lain yang masih berada dalam status pelatihan.

Selain kelima pengacara dan seorang staf sekretariat pendukung, yaitu bagian yang terdiri dari 26 orang
yang dikenal sebagai penguji gadai. Mereka adalah orangorang yang tidak pernah mengikuti pelatihan
hukum, namun yang telah terseleksi secara saksama dan dilatih oleh perusahaan untuk memeriksa dan
menyepakati sejumlah transaksi utang yang diajukan ke seksi tersebut. Karena transaksi utangnya terus-
menerus, pihak manajemen yakin bahwa jika orang-orang itu dipilih dan dilatih secara memadai, dengan
pengawasan para pengacara, mereka mampu menjalankan tugas ini, yang dahulu hanya dilakukan oleh
para pengacara. Permasalahan yang ada kemudian dilimpahkan ke para pengacara oleh para penguji
gadai. John Wallace, kepala bagian pinjaman individual, memperkirakan bahwa pada awalnya untuk
melatih seseorang untuk menjalankan kerja ini membutuhkan waktu tiga bulan. Kemudian
membutuhkan satu setengah tahun dan pengalaman pada masa pelatihan kerja sebelum seorang
peserta ujian meraih angka yang memuaskan dari output yang dihasilkan dan sekitar dua atau tiga tahun
sebelum seorang peserta ujian rata-rata menunjukkan kinerja optimal.

Karena kerja yang dilakukan oleh para penguji surat gadai bersifat terus-menerus, pihak manajemen
merasa akan mampu menjalankan kendali secara menyeluruh atas bagian yang paling inti dari seksi ini.
Berdasarkan kajian atas rentang waktu, sebuah standar dari 12 transaksi utang dari masing-masing
peserta uji per harinya telah ditetapkan bertahun-tahun sebelumnya, dan standar ini kemudian
ditingkatkan menjadi 15. Rekor tersebut tetap dipertahankan dalam seksi yang memuat jumlah transaksi
yang diterima per hari, jumlah yang diproses oleh setiap peserta uji dan jaminan simpanannya.

Dalam mengevaluasi kerja masing-masing peserta uji, sejumlah penilaian harus diuji pada saat
menerapkan standar ini. Sebagai contoh, di kelompok Atlantic Coast, seorang peserta uji kadang kala
menerima setumpuk transaksi utang di mana propertiproperti yang digadaikan dalam sebuah cabang
rumah gadai yang besar. Persoalanpersoalan hukum dalam transaksi ini cenderung sama. Akan tetapi, di
daerah lain, utang cenderung berasal dari berbagai tempat yang menyebar dan, oleh karena itu, dalam
banyak aspek akan cukup berbeda dengan yang lainnya. Oleh karena itu, seorang pengawas, dalam
menerapkan standar harus cukup mengenal jenis pekerjaan peserta uji.

Proses Anggaran
Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh masing-
masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh bagian/ seks: jauh lebih sulit. Pada setiap bulan
September, komite anggaran perusahaan akan mengeluarkan sebuah memorandum kepada seluruh
kepala divisi, untuk meminta mereka agar menyiapkan sebuah anggaran bagi operasionalisasi divisi
mereka selama tahun berikutnya.

Tujuan dasar dari proses anggaran adalah mendorong para kepala divisi untuk menyusun perencanaan
dan segera membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun
berikutnya. Biasanya, anggaran-anggaran disiapkan dengan pertama-tama mengantisipasi perubahan-
perubahan dalam tingkat aktivitas dari tahun yang sedang berjalan hingga implikasi-implikasi biaya dari
perubahan-perubahan tersebut. Pihak manajemen melakukan pemeriksaan terhadap masing-masing
anggaran untuk mengetahui kewajarannya, dan juga untuk memeriksa keseluruhan biaya yang
diperkirakan serta keseluruhan pendapatan untuk menjamin agar keseluruhan laba memuaskan.
Anggaran dilihat sebagai alat untuk memberikan informasi ke pihak manajemen mengenai rencana yang
dimiliki oich seorang kepala divisi untuk lahun berikutnya schingga pihak manajemen bisa memberikan
penilalan terhadap rencana-rencana ini, dalam kaitannya dengan rencana rencana yang disusun olch
para kepala divisi yang, lain dan juga dalam kaitannya dengan kebijakan perusahaan secara keseluruhan.
Anggaran juga dilihat sebagai tolok ukur atas kemampuan seorang kepala divisi untuk merencanakan
operasionalisasi divisi serta mengoperasikannya sesuai dengan rencana tersebut,

Pada tanda terima yang tercantum dalam memorandum komite anggaran pada bulan September, para
kepala divisi mulai membuat prediksi mengenai operasi divisi mereka selama tahun berikutnya.
Pertama-tama, setiap kepala bagian akan membuat ren?ana untuk bagiannya. Sebagai contoh, bagian
pinjaman individual membuat perkiraan mengenai jumlah uany yang disediakan olch divisi investasi bag
peminjaman pada tahun berikutnya. Berdasarkar perkiraan ini dan juga perkiraan mengenai kebutuhan
untuk aktivitas-aktivitas lainnya, maka bagian pinjaman individual mengembangkan anggaran mercka.
Perkiraan ini, bersamaan dengan anggaran yang diperkirakan untuk bagian-bagian lain di div si hukum,
kemudian ditinjau oleh Somersby. Divisi hukum kemudian mengirimkan anggarannya ke komite
anggaran untuk memperoleh penilaian. Biasanya, jumlah angka yang disusun olch divisi hukum akan
diterima. Setiap kuartal selama tahun berjalan, kinerja yang nyata kemudian dibandingkan dengan
kinerja yang dianggarkan. Para kepala divisi kemudian akan diminta menjelaskan jika terjadi
penyimpangan yang besar dari proyeksi-proyeksi yang semula dibuat.

Dalam teori, meskipun pihak manajemen dalam divisi hukum dapat mengubah jumlah staf yang ada
pada seksi utang individual, namun dalam kenyataannya, ada keengganan besar untuk meningkatkan
atau menaikkan jumlah pegawai jika tidak ada kejelasan tentang kecenderungan perubahan volume
secara nyata. Salah satu alasannya adalah kebijakan perusahaan. Perusahaan merasa memikul tanggung
jawab besar atas para pegawai, dan merupakan suatu kebijakan, akan memecat para pegawainya hanya
jika dia melakukan kesalahan serius. Kebijakan ini pula yang menyebabkan pihak manajemen enggan
menerima pegawai baru jika mereka tidak membutuhkan pegawai baru secara permanen. Oleh karena
itu, divisi hukum cenderung menjaga seorang staf yang memadai untuk menangani beban kerja
minimum dan menambahinya dengan kerja lembur.

Alasan lain bagi kecenderungan untuk memelihara kapasitas kerja para peserta uji di pegadaian adalah
yang berkaitan dengan persoalan pemilihan dan pelatihan mereka. Pihak manajemen merasa sedih jika
harus memilih juru tulis yang terkemuka untuk menjalankan pekerjaan ini. Hal ini disusul dengan sebuah
studi yang mendalam dan program pelatihan para karyawan. Karena investasi yang besar ini, pihak
manajemen ingin meyakinkan bahwa siapa pun yang dilatih untuk menjalankan kerja ini tenaganya akan
dibutuhkan secara tetap pada bagian yang bersangkutan.

Pihakmanajemen dalam divisi yang ada di bagian pinjaman individual menjalankan sejumlah
pengendalian, ketika mereka berupaya untuk bisa mengendalikan seksi secara menyeluruh sambil tetap
menjaga kebijakan perusahaan. Kadang-kadang, ketika beban kerja berkurang, para pengawas akan
memanggil divisi investasi untuk memastikan apakah mereka sudah bisa mengerjakan beberapa hal,
meskipun mungkin pekerjaan-pekerjaan tersebut tidak siap dikirimkan secara keseluruhan, setidaknya
bisa dikerjakan untuk sebagian. Juga, karena dalam periode ketika jumlah permintaan utang rendah,
penutupan-penutupan cenderung meningkat. Di mana para peserta uji dilatih untuk menangani
beberapa aspek penutupan, dan hal tersebut bisa membantu mencapai kecocokan dalam kerja. Akan
tetapi, di luar tolok ukur ini, divisi lebih memilih mengandalkan pada kerja lembur. Dalam keadaan
seperti ini tidak perlu lagi menyewa para pengacara firma hukum dari luar, karena itu akan
membutuhkan biaya yang jauh lebih besar dibandingkan dengan memberikan bayaran untuk kerja
lembur.

Bagian Pinjaman Perusahaan

Bagian pinjaman perusahaan mempunyai cara beroperasi yang berbeda. Sebuah utang perusahaan,
secara umum mempunyai angka yang lebih besar daripada utang individual, yang diberikan oleh NJIC
kepada peminjam, seperti perusahaan industri atau dagang atau sebuah kantor publik. Utang tersebut
bisa aman, bisa juga tidak aman. Sebuah keuntungan besar pada peminjam jenis utang ini, jika
dibandingkan surat utang yang dijual ke masyarakat, bahwa peminjam tidak diminta untuk
melengkapinya dengan prospektus formal alau mendaftarkan laporan ke pihak SEC.
Dalam utang jenis ini, ketentuan keuangan, seperti jumlah utang, angka suku bunga, masa jatuh tempo,
peraturan-peraturan yang membatasi, dan sebagainya dilakukan oleh divisi investasi, sebagaimana yang
juga terjadi dalam kasus utang individual, namun dengan seksi yang berbeda di divisi tersebut. Karena
ukuran dan kompleksitas utang perusahaan, bagian pinjaman perusahaan bekerja saling terkait dengan
orang-orang dari divisi investasi untuk membuat ketentuan-ketentuan keuangan seperti yang
disebutkan di atas. Pekerjaan yang dilakukan mencakup keterlibatan dalam negosiasi dan memberikan
nasihat terhadap semua transaksi utang. Adalah tanggung jawab bagian pinjaman perusahaan untuk
menjamin bahwa instrumenutang akan melindungi kepentingan-kepentingan NJIC dengancarayang
disusun oleh orang-orang di bagian keuangan.

Berkaitan dengan utang jenis ini, berbagai cara, bagian pinjaman perusahaan dengan tanpa kekecualian
menyewa pengacara-pengacara terkenal dari luar. Sebuah alasan penting adalah bahwa adanya opini
dari sebuah firma hukum independen dapat memberikan kontribusi pada investasi yang laku dijual pada
masa penjualan di kemudian hari. Lebih jauh lagi, dalam banyak transaksi ini, sejumlah investor lain
dilibatkan dan divisi hukum NJIC tidak dapat mewakili investor-investor ini secara memadai. Jika NJIC
yang menjadi investor utama, ia tetap memilih para pengacara dari luar. Selain itu, tidaklah mungkin,
tanpa meningkatkan jumlah staf yang hadir, bagi para pengacara perusahaan untuk menangani seluruh
kerja hukum yang berkaitan dengan utang jenis ini, khususnya pada saat beban kerja memuncak. Di
bawah sistem ini, pengacara manapun akan selalu terlibat dalam proses negosiasi utang dengan para
pengacara dari luar dan hal ini memberikan manfaat bagi para individu maupun perusahaan yang
mempunyai para pengacara dengan basis pengalaman yang luas dalam menghadapi berbagai macam
situasi. Latar belakang dan pengalaman para pengacara perusahaan akan memungkinkan mereka untuk
menjamin konsistensi kebijakan perusahaan dalam negosiasi.

Bagian yang substansial dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancans
dokumendokumen legal. Kadar ketergantungan para pengacara perusahaan terhadap para pengacara
dari luar untuk menjalankan fungsinya tersebut tergantung dari kompleksitas transaksinya (para
pengacara perusahaan cenderung mengerjakan bagian bagian yang lebih rumit dalam proses transaksi)
dan dari seberapa sibuk pengacara perusahaan. Secara umum, pada tingkat minimum para pengacara
perusahaan menangani pekerjaan-pekerjaan yang cukup familiar dalam seluruh aspek transaksi, Dalam
banyak kasus, mereka menyiapkan rancangan-rancangan pertama dari seluruh surat yang berkaitan
dengan urusan hukum. Namun jika rancanganrancangan pertama surat tersebut diserahkan kepada para
pengacara luar, maka para pengacara perusahaan akan menilai kerja mereka dan melakukan
perombakan terhadaprancangan tersebut jika diperlukan.

Para peminjam harus membayar seluruh biaya yang dikeluarkan untuk mempekerjakan para pengacara
luar itu. Akan tetapi, NJIC terlebih meyakinkan para peminjam dan pengacara dari luar bahwa si
pengacara luar tersebut mewakili NJIC dan bahwa loyalitas mereka harus diberikan kepada NJIC
sebagaimana yang dilakukan oleh pengacara perusahaan. Meskipun si peminjam yang memberikan
bayaran kepada pengacara luar, kepala bagian pinjaman perusahaan, Peter Carlisle, memeriksa dengan
cermat seberapa besar harga yang citetapkan oleh pengacara luar itu. Selama bertahun-tahun, seluruh
tabulasi mengenai daftar biaya atas seluruh kerja hukum yang ada di seluruh negeri telah tersusun
dengan baik. Carlisle, dengan mengacu pada tabulasi tersebut, dapat dengan mudah mengetahui
apakah ada pembiayaanpembiayaan tertentu yang menyimpang dari daftar harga tersebut. Jika
ditemukan adanyapeyimpangan yang cukup substansial, maka dia akan mencermati kasusnya
untukmengetahui apakah ada penjelasan tertentu yang masuk akal; jika tidak, dia akan
mendiskusikannya dengan pengacara luar dan kemudian menyesuaikan harganya sesuai dengan
tabulasi. Selama bertahun-tahun, NJIC telah menjalin hubungan-hubungan kerja yang sangat baik
dengan banyak firmna hukum di seluruh negeri.

Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dengan seksi utang
individual. Pada tahap awal setiap transaksi, Carlisle diajak berkonsultasi oleh para pengacara yang
sudah ditunjuk. Jika diperlukan, kemudian dilakukan penugasan kembali untuk menyeimbangkan beban
kerja dari berbagai pengacara. Pengendalian juga dilakukan melalui konferensi staf mingguan dengan
Carlisle.Padakonferensi ini, para pengacara kemudian mengajukan permasalahan yang mereka temui.
Selain memberikan informasi kepada Carlisle mengenai apa yang sesungguhnya terjadi secara terperinci,
konferensi juga member. kesempatan kepada masing-masing anggota staf untuk menarik pengalaman
dari para pengacara lain, dan konferensi itu pun menjadi wahana untuk tetap mengen.bangkan
konsistensi kebijakan perusahaan dalam berbagai macam urusan. Juga dimungkinkan adanya upaya
untuk mempersiapkan pengacara untuk mengambil-alih pekerjaan jika ada pengacara yang sakit.

Alat pengendalian lainnya adalah laporan penugasan kerja yang sedang berjalan, di mana setiap
pengacara seksi melaporkannya kepada Carlisle. Karena transaksi utang perusahaan memakan waktu
yang lama, mulai dari berminggu-minggu hingga berbulan-bulan, maka bisa saja bahwa laporan harian
dan dalam banyak kasus, laporan mingguan tidaklah cukup. Begitu juga jika ada perkembangan situasi
terbaru mengharuskan seorang pengacara membutuhkan penugasan baru, maka dia pun akan
memberikan laporan. Setiap laporan mencakup seluruh waktu yang telah berlalu sejak laporan awal
dibuat.

Pada bagian awal dari laporan, pengacara menguraikan secara singkat mengenai status perkembangan
kerja yang dilakukannva sekarang, misalnya mencantumkan status "sudah sepenuhnya selesai" atau
"sedang dijalankan". Meskipun sebuah format yang terperinci tidak ditentukan, secara umum pelaporan
menguraikan dengan singkat mengenai sejauh mana pekerjaan yang sekarang dikerjakan, masalah-
masalah apa yang dihadapi dan apa yang telah dia selesaikan sejak laporan yang terakhir dibuat.
Laporan-laporan ini, selain memberikan informasi tambahan terhadapCarlisle mengenai pekerjaan yang
sedang dilakukan di bagian yang bersangkutan, juga bisa menolong untuk memberitahukan siapa saja
yang sanggup menjalankan kerja selanjutnya.
Waktu yang dibutuhkan oleh seorang pengacara dalam penugasannya tidaklah bisa diprediksikan. Yang
menjadi variabel-variabel pokok adalah jumlah dan kompleksitas peraturan yang membatasi dalam
catatan yang tidak diamankan, sebagai contoh, dan syarat-syarat serta ketentuan dalam
instrumentengamanan dalam transaksi-transaksi yang diamankan. Jumlah dan kompleksitas dari
berbagai peraturan dalam instrumenkeamanan ini tidaklah tergantung dari ukuran atau besarnya
Finjaman,melainkan tergantung pada sifat, ukuran, dan posisi kredit dari perusahaan peminjam. Sering
kali, utang yang jumlahnya lebih kecil bahkan bisa lebih rumit daripada utang dalam jumlah besar.

Begitu juga, meskipun perincian dari utang pada awalnya telah dikerjakan untuk memberikan kepuasan
baik kepada peminjam maupun NJIC, meskipun utang tersebut sudah memberikan efek selama masa
yang lama, para peminjam sering kembali mendatangi NJIC untuk meminta sural pelepasan pembebasan
ataupun modifikasimodifikasi-yaitu mereka meminta perubahan dalam peraturan-peraturan yang
memLatasi, jangka waktu atau syarat-syarat kesepakatan lainnya. Kejadian-kejadian tersebut
menyulitkan para pengacara untuk mengatur waktu dalam membuat perencanaan.

Biasanya beban pekerjaan yang berat dalam bagian yang bersangkutan tidak hanya diatasi dengan kerja
lembur tetapi juga dengan meningkatkan jum.ah kerja yang harus ditangani oleh para pengacara dari
luar. Dalam batas-batas yang ada, pengacara yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu secara
umum menentukan seberapa banyak kerja yang harus ditugaskan kepada pengacara luar.

Meskipun bagian pinjaman perusahaan mengikuti prosedur anggaran yang sama sebagaimana seksi
utang individual, salah salu dari faktor-faktor variabel yang adayaitu, kadar pekerjaan yang didelegasikan
kepada pengacara luar-tidak akan mempengaruhi anggaran, yang akan membayar mereka adalah
peminjam.